Khóa luận tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

ĐẠI HỌC HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

-----  -----

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề Tài:

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN HÀ TĨNH

Giáo viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

ThS. Phan Thị Hải Hà

Nguyễn Thị Thủy

Khóa học: 2009 – 2013

1 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Lời Cảm Ơn

Sau 4 năm học tập tại trường Đại học kinh tế Huế và qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn em đã tiếp thu được rất nhiều kinh nghiệm chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tiễn từ phía quý thầy cô giáo và từ phía các cán bộ, nhân viên tại đơn vị thực tập.

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trường, quý thầy cô giáo trường Đại học kinh tế Huế đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em học tập trong 4 năm qua, đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Th.S. Phan Thị Hải Hà đã tận tình giúp đỡ, dành thời gian và công sức giúp em hoàn thành tốt khóa luận này.

Đồng thời, em cũng xin chân thành cảm ơn đến các anh chị phòng ban tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn đã tạo điều kiện giúp em trong suốt thời gian thực tập tại công ty cũng như trong quá trình thu thập số liệu thực hiện đề tài nghiên cứu.

Lời cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình và bạn bè, những người luôn ở bên cạnh, động viên, khích lệ, làm động lực lớn giúp em vượt qua khó khăn và thực hiện tốt khóa luận tốt nghiệp, dấu mốc chốt lại quãng đời sinh viên.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do năng lực bản thân còn nhiều hạn chế, yếu kém nên đề tài nghiên cứu mà em thực hiện không thể không tránh những sai sót. Vì vậy, kính mong quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để em có thể hoàn thiện khóa luận hơn nữa.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Hà Tĩnh, ngày 1 tháng 5 nam 2013. Sinh viên

Nguyễn Thị Thủy

2 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ..................................................................................................1

I.1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................1

I.2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................1

I.3. Đối tượng nghiên cứu................................................................................................2

I.4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2

I.5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................2

I.5.1. Câu hỏi nghiên cứu ................................................................................................2

I.5.2. Thiết kế nghiên cứu................................................................................................2

I.5.2.1. Phương pháp lập luận trong nghiên cứu .............................................................2

I.5.2.2. Loại hình nghiên cứu...........................................................................................3

I.5.3. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................3

I.5.4. Giá trị của đề tài .....................................................................................................4

I.6. Kết cấu đề tài.............................................................................................................4

PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..................................................6

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM

SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN................................................6

1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................6

1.1.1. Khái niệm ..............................................................................................................6

1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................7

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................................8

1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................9

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát .........................................................................................9

1.1.4.2. Đánh giá rủi ro..................................................................................................11

1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát .........................................................................................12

1.1.4.4. Thông tin và truyền thông ................................................................................12

1.1.4.5. Giám sát............................................................................................................13

1.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền .......13

1.2.1. Các khái niệm liên quan ......................................................................................13

1.2.2. Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền ....................................14

3 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.2.3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền................16

1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ...................................17

1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền .................................17

1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ..............17

1.2.4.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ................................20

1.3. Tóm tắt kết quả nghiên cứu trong thời gian qua.....................................................23

CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –.............................24

THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN...........................24

2.1. Tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn ..............................................24

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ......................................................24

2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ...................................................................25

2.1.3. Nguồn lực kinh doanh .........................................................................................26

2.1.3.1. Tình hình lao động của công ty ........................................................................26

2.1.3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty.....................................................28

2.1.3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ......................................................30

2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý ......................................................................................31

2.1.5. Tổ chức công tác kế toán .....................................................................................34

2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................................34

2.1.5.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.....................................................36

2.1.5.3. Tổ chức chế độ kế toán.....................................................................................36

2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn .........................................................................................40

2.2.1. Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập

đoàn Hoành Sơn ............................................................................................................40

2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm hàng hóa của công ty...................................................40

2.2.1.2. Các phương thức tiêu thụ tại công ty ...............................................................40

2.2.1.3. Các phương thức thanh toán tại công ty...........................................................40

2.2.1.4. Các bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn .........................................................................................40

2.2.2. Nội dung công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập

đoàn Hoành Sơn ............................................................................................................41

4 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2.2.2.1. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần

tập đoàn Hoành Sơn ......................................................................................................41

2.2.2.2. KSNB nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn..............42

2.2.2.3. KSNB đối với khoản phải thu khách hàng .......................................................54

2.2.2.4. KSNB nghiệp vụ thu tiền .................................................................................58

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

HOÀNH SƠN................................................................................................................68

1. Đánh giá.....................................................................................................................68

1.1.Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................................68

1.1.1. Ưu điểm ...............................................................................................................68

1.1.2. Nhược điểm .........................................................................................................69

1.2. Đánh giá về chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn....... 69

1.2.1. Ưu điểm ...............................................................................................................69

1.2.2. Nhược điểm .........................................................................................................70

1.2.3. Nguyên nhân........................................................................................................70

2. Đề xuất giải pháp.......................................................................................................70

PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .....................................................................72

III.1. Kết luận.................................................................................................................72

III.2. Kiến nghị ..............................................................................................................72

TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................74

5 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối

với nghiệp vụ bán hàng .................................................................................................20

Bảng 1.2 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối

với nghiệp vụ thu tiền. ...................................................................................................22

Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2011-2012...............................26

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2011-2012 ............28

Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011-2012 ................30

6 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý .....................................................................31

Sơ đồ 2.2- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán......................................................................34

Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán máy ....................................39

7 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BCTC Báo cáo tài chính

BTC Bộ tài chính

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

CCDC Công cụ dụng cụ

DN Doanh nghiệp

ĐVT Đơn vị tính

GĐ Giám đốc

GTGT Giá trị gia tăng

HĐQT Hội đồng quản trị

HTK Hàng tồn kho

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB Kiểm soát nội bộ

KH Khách hàng

LN Lợi nhuận

NVL Nguyên vật liệu

PXK Phiếu xuất kho

SXKD Sản xuất kinh doanh

TK Tài khoản

TSCĐ Tài sản cố định

TSNH Tài sản ngắn hạn

TSDH Tài sản dài hạn

VND Việt nam đồng

8 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

I.1. Tính cấp thiết của đề tài

Hòa chung với tiến trình phát triển của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt

Nam cũng đang vươn mình trỗi dậy một cách mạnh mẽ và vững chắc với sự quản lý cả

về phương diện vi mô lẫn vĩ mô theo định hướng XHCN. Đặc biệt, việc Việt Nam gia

nhập WTO vào tháng 11/ 2007 đã tạo ra nhiều thuận lợi đối với sự phát triển của các

doanh nghiệp. Bên cạnh những thuận lợi đem lại thì cũng tạo ra những thách thức lớn

đối với các DN trong nước, trong cơ chế mới sự cạnh tranh khắc nghiệp luôn là mối đe

dọa cho những doanh nghiệp yếu kém. Vì vậy, các doanh nghiệp đã và đang không

ngừng chú trọng vào hoạt động quản lý nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh cho công ty.

Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiểm soát tốt hoạt động

bán hàng – thu tiền, đảm bảo cho DN đạt được doanh thu đã đặt ra và hạn chế các rủi

ro không đáng có nhằm hướng tới mục tiêu chung của DN. Chính vì vậy, việc hoàn

thiện và đẩy mạnh kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền là một trong những

vấn đề hết sức cần thiết đối với các DN.

Để tăng khả năng cạnh tranh giúp cho DN có thể đứng vững và phát triển trên

thị trường, bên cạnh việc định hướng các chiến lược, chính sách phát triển cũng như

những mục tiêu đúng đắn thì ban lãnh đạo của công ty cần phải xây dựng được một

quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng – thu tiền hiệu quả. Có như vậy mới hạn chế

được các thất thoát và đảm bảo hoạt động phân phối của đơn vị diễn ra theo đúng kế

hoạch, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, đem lại lợi ích cho công ty. Vì vậy, em

chọn thực hiện đề tài “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

phần tập đoàn Hoành Sơn” nhằm tìm hiểu thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng – thu tiền hiện có tại đơn vị này.

I.2. Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát

nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.

- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng –

thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.

- Trên cơ sở lý luận và việc tìm hiểu thực tế tiến hành so sánh, đánh giá những

ưu và nhược điểm của hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại 1 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và

nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.

I.3. Đối tượng nghiên cứu

- Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

phần tập đoàn Hoành Sơn.

I.4. Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong 2 năm

2011, 2012.

- Về không gian: đề tài được nghiên cứu trong phạm vi công ty, tập trung chủ

yếu vào phòng tài chính - kế toán.

- Về nội dung: đề tài tập trung vào hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình

bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.

I.5. Phương pháp nghiên cứu

I.5.1. Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi nghiên cứu chính: Làm thế nào để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình

bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?

Từ câu hỏi nghiên cứu chính đó, ta có thể có các câu hỏi phụ như sau:

1. KSNB là gì? Chu trình bán hàng – thu tiền là gì? KSNB chu trình bán hàng

bao gồm những công việc gì?

2. Các cách thức để tìm hiểu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền

tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?

3. Điểm mạnh, điểm yếu trong KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn là gì?

4. Nguyên nhân nào dẫn đến các điểm yếu đang tồn tại trong hệ thống KSNB

chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty?

5. Các biện pháp nào có thể giúp công ty hoàn thiện hơn nữa hệ thống KSNB

chu trình bán hàng – thu tiền?

I.5.2. Thiết kế nghiên cứu

I.5.2.1. Phương pháp lập luận trong nghiên cứu

Một đề tài nghiên cứu có thể thực hiện theo phương pháp diễn dịch hoặc

phương pháp quy nạp, ta có thể định nghĩa ngắn gọn 2 phương pháp này như sau:

2 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Phương pháp diễn dịch: Là phương pháp đi từ cái chung đến cái riêng, từ cái

tổng thể đến cái chi tiết.

- Phương pháp quy nạp: Là phương pháp đi từ cái riêng tới cái chung, từ cái chi

tiết tới cái tổng thể.

Đề tài mà em nghiên cứu sử dụng phương pháp diễn dịch, đó là từ nhận thức về

lý thuyết, cở sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền để tìm hiểu

thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn

Hoành Sơn. Qua đó so sánh lý thuyết và thực tế, đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào

quy trình thực tế tại đơn vị, nhận định những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và

đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại

công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.

I.5.2.2. Loại hình nghiên cứu

Loại hình nghiên cứu khoa học sử dụng để nghiên cứu đề tài này là nghiên cứu

triển khai – thực nghiệm.

- Nghiên cứu triển khai – thực nghiệm: sử dụng loại hình nghiên cứu này để

khảo sát thực tế, tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

phần tập đoàn Hoành Sơn.

I.5.3. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các chuẩn mực kế toán, chuẩn

mực kiểm toán Việt Nam, các giáo trình kiểm toán...để làm cơ sở hình thành phần cơ

sở lý luận về KSNB, chu trình bán hàng – thu tiền cũng như làm nền tảng tìm hiểu

thực tế hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị.

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tiến hành phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân

viên tại phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, đặc biệt là những đối tượng cung

cấp thông tin và số liệu có liên quan đến đề tài. Việc phỏng vấn trực tiếp giúp giải đáp

được những thắc mắc trong quá trình tiếp cận thông tin tại đơn vị. Nhờ đó ta có được

cái nhìn tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, qua đó giúp thực hiện

được tốt đề tài.

- Phương pháp quan sát: thực hiện trong quá trình thực tập tại đơn vị bằng cách

quan sát những nhân viên phụ trách các mảng lĩnh vực trong đơn vị, từ đó tích lũy kiến

thức và kinh nghiệm.

- Phương pháp thu thập số liệu:

3 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Dữ liệu thứ cấp: thu thập từ những nguồn có sẵn bên trong đơn vị như BCTC,

các sổ sách, chứng từ...; từ các phương tiện truyền thông như báo chí, tập san, internet,

website.

+ Dữ liệu sơ cấp: thu thập từ việc quan sát, phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại đơn vị.

- Phương pháp xử lý, phân tích, so sánh số liệu: thực hiện xử lý những số liệu

thô đã được đơn vị cung cấp, tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu giữa các năm, sự tăng

giảm các chỉ tiêu. Từ đó xác định được vị trí, tốc độ tăng giảm và rút ra được nhận xét

về những sự thay đổi đó tại đơn vị.

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: từ những thông tin, số liệu thu thập được kết

hợp với quá trình quan sát hoạt động KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị để

đưa ra những nhận định, đánh giá những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và từ

đó đề xuất các giải pháp.

I.5.4. Giá trị của đề tài

Đối với thực tiễn: Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bán

hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. Trong quá trình tìm hiểu và

tiếp cận thực tế người đọc có thể nhận thấy một số điểm khác biệt giữa các vấn đề lý

luận và các vấn đề thực tế, điều này được làm rõ trong các giải pháp mà đề tài đưa ra

nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. Chính vì

vậy, đề tài mang tính thực tiễn cao, là nền tảng cho nghiên cứu các mảng đề tài khác

liên quan được thực hiện sau này.

Đối với đơn vị: đề tài được thực hiện dựa trên các vấn đề cơ sở lý luận về

KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Trên cơ sở lý luận đó và việc tìm hiểu

thực tế về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn

Hoành Sơn tiến hành so sánh giữa lý luận và thực tiễn. Từ đó thấy được những điểm

mạnh và điểm yếu, tìm ra nguyên nhân và đề xuất được các giải pháp nhằm hoàn thiện

hơn nữa hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.

I.6. Kết cấu đề tài

Bố cục của đề tài nghiên cứu gồm 3 phần:

- Phần I: Đặt vấn đề

- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

4 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà Khóa luận tốt nghiệp

Gồm 3 chương:

+ Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng thu tiền

+ Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu

tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

+ Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát

nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

- Phần III: Kết luận và kiến nghị

5 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1. Khái niệm

KSNB là bộ máy thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm vi đơn vị, phục vụ

yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị, hệ thống KSNB chính là công cụ chủ yếu của KSNB.

Nói đến KSNB thì có rất nhiều định nghĩa khác nhau, có thể kể đến một vài định nghĩa

như sau:

Theo IAS 400: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám

Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt

động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản

lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và

đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong

muốn.”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị và

toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo.

HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo

trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an

toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính

xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa HTKSNB như sau:

“KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo

lường được thừa nhận trong DN để bảo đảm an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù

hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và

khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “HTKSNB là các quy

định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm

đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn

ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý và sử

dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”

6 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

KSNB theo quan điểm của COSO: “KSNB là quá trình do người quản lý, hội

đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một

sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế

toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đưa ra như sau: “Hệ thống

kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị

của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị

đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao

gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát

hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp

thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ

còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế

toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của

hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ.”

Hội kế toán Anh quốc (EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau :

“Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau

được thành lập bởi Ban quản lý nhằm:

- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả.

- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị.

- Giữ an toàn tài sản.

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần

riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động

kiểm tra nội bộ.”

Như vậy, HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế

hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để

đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.

1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Thạc sĩ Lê Văn Luyện (2009), mục tiêu và nhiệm vụ của HTKSNB được

trình bày như sau:

7 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

a. Mục tiêu:

Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động

- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác.

- Hạn chế rủi ro.

- Đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh

nghiệp để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán.

- Tránh được các chi phí không đáng có hay việc đặt các lợi ích khác (của nhân

viên, của khách hàng…) lên trên lợi ích của doanh nghiệp.

Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính và

quản lý.

- Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định nội

bộ trong doanh nghiệp.

- Thông tin gửi đến Ban GĐ, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan giám sát phải

có đủ chất lượng và tính nhất quán.

- BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa

trên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng.

Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định. Đảm bảo mọi hoạt động

của doanh nghiệp đều tuân thủ.

- Các luật và quy định.

- Các yêu cầu về giám sát.

- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.

b. Nhiệm vụ:

- Ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.

- Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh.

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột của người sử dụng lao

động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có HTKSNB, người lao

động dễ vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của

toàn tổ chức, của người sử dụng lao động. Để biết được tổ chức đang phải đối mặt với

những rủi ro tiềm ẩn nào, đảm bảo việc phân công phân nhiệm, ủy quyền, giao việc

cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học thì đều dựa trên HTKSNB.

8 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và các báo cáo tài chính của

công ty.

- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc

nhân viên của công ty gây ra.

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây hại cho công ty.

- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa

đầy đủ.

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt các

mục tiêu đặt ra.

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ

chức và các quy định của pháp luật.

- Giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD.

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

Một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ thống quản trị doanh nghiệp

vững mạnh, điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà

đầu tư thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.

1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu, quy mô của từng đơn vị mà HTKSNB

được sử dụng với mục đích khác nhau, nhưng thông thường thì để hoạt động hiệu quả

hệ thống này bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động

kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại

hình KSNB.

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ

chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát và các yếu tố bên ngoài.

 Đặc thù quản lý

Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN

của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,

cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh

9 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung

thực của BCTC và những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi

trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không vận hành một cách có

hiệu quả.

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm

giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần

tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên

suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định

cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó. Đồng thời, cơ cấu tổ

chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài

chính kế toán của DN. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các

nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN,

không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.

- Thực hiện sự phân chia rành mạch các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản.

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.

 Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một HTKSNB nào cũng là con người. Sự

phát triển của DN luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một

nhân tố quan trọng trong HTKSNB. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt

năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một

HTKSNB đúng đắn và chặt chẽ thì các gian lận và sai sót vẫn xảy ra. Ngược lại, nếu

đội ngũ này hoạt động tốt sẽ giúp DN giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB.

 Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữa

chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm các ước tính cân đối tình hình tài

chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng

trong quá trình kiểm soát.

10 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

 Ủy ban kiểm soát

Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồm

những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty. Ủy ban kiểm soát đảm

nhiệm chức năng và quyền hạn như sau:

- Giám sát việc chấp hành pháp luật của công ty.

- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.

- Giám sát tiến trình lập BCTC.

- Dung hòa những bất đồng giữa Ban GĐ và các kiểm toán viên bên ngoài.

 Các yếu tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong ở trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng

của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh

hưởng của chủ nợ, khách hàng…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát

của ban quan lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB.

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến

HTKSNB, trong đó nhân tố chủ yếu đóng vai trò quan trọng nhất là đặc thù về quản lý

của các nhà quản lý trong đơn vị.

1.1.4.2. Đánh giá rủi ro

Rủi ro là khả năng DN không đạt mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình

thực hiện mục tiêu. Các rủi ro phát sinh rất nhiều, nó có thể từ bên trong, cũng có thể

từ bên ngoài đơn vị. Nó cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc khách

quan. Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, trong thực tế không có biện pháp nào có thể loại

bỏ hoàn toàn các rủi ro. Điều này có nghĩa, có những rủi ro chúng ta phải thừa nhận sự

tồn tại của nó và có biện pháp phù hợp để giảm thiểu tác động của chúng. Để thực hiện

điều này, các nhà quản lý của tổ chức cần tiến hành theo các bước sau:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu riêng

của từng hoạt động.

- Nhận diện và phân loại rủi ro, các yếu tố khiến mục tiêu không đạt được.

- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra.

- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục thích hợp đối với từng loại

rủi ro.

- Theo dõi, đánh giá và có sự điều chỉnh nếu cần thiết.

11 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát

Là các chính sách và các thủ tục do các nhà quản lý xây dựng để quản lý được

các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu theo đúng nội

dung và tiến độ mà tổ chức đã đặt ra. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:

- Phân công trách nhiệm đầy đủ: với một hệ thống KSNB thì thông thường một

cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những nhiệm vụ này cùng nằm trong

quy trình của một hoạt động cụ thể. Ví dụ người có quyền phê duyệt mua sắm tài sản

thì không kiêm bảo quản hoặc sử dụng tài sản đó, hoặc cá nhân theo dõi ghi sổ tài sản

thì không giữ nhiệm vụ bảo quản tài sản... Đây là nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

- Ủy quyền các nghiệp vụ và các hoạt động: khi mức độ hoạt động của một tổ

chức phát triển thì nhà quản lý không có đủ thời gian cũng như năng lực để quản lý và

kiểm soát toàn bộ mọi hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy, nhà quản lý cần trao quyền

cho một hay nhiều người khác thực hiện một hoạt động hoặc một quyết định nào đó.

- Bảo vệ tài sản: tài sản ở đây có thể là tài sản vật chất hoặc phi vật chất. Đối

với tài sản vật chất, các thủ tục kiểm soát thường bao gồm các phương pháp hạn chế

sự tiếp cận với tài sản bằng các chính sách và các thủ tục.

- Kiểm tra độc lập: là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối với

nghiệp vụ mà không phải do cá nhân đó thực hiện. Hay nói một cách khác, người kiểm

tra và đối tượng được kiểm tra thuộc hai bộ phận khác nhau.

1.1.4.4. Thông tin và truyền thông

Tất cả các cấp quản lý và các bộ phận trong một tổ chức đều cần thông tin để có

thể thực hiện nhiệm vụ của mình. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau thì sẽ có nhu cầu về

thông tin khác nhau. Quy trình của hệ thống thông tin là thu thập, nhận dạng, xử lý và

báo cáo các thông tin cần thiết cho người xử lý thông tin. Truyền thông là sự chuyển

giao và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin, bao gồm cả bên trong

lẫn bên ngoài tổ chức. Truyền thông sử dụng các hình thức như: các tài liệu kế toán,

các báo cáo kế toán (BCTC hay báo cáo quản trị). Thông tin và truyền thông đảm bảo

cho việc kiểm soát có thể được thực hiện một cách hiệu quả và ngược lại, việc kiểm

soát tốt sẽ đảm bảo được sự trung thực của các thông tin. Trong các phân hệ của hệ

thống thông tin trong một tổ chức thì hệ thống thông tin kế toán chiếm một vai trò

quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được xây dựng tốt sẽ hạn chế được tối đa

các gian lận và sai sót có thể xảy ra.

12 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.1.4.5. Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện KSNB một cách liên tục,

giúp cho KSNB luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau.

Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát cũng thay đổi theo. Trong

điều kiện này, giám sát giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống KSNB cần thay đổi

những gì, đánh giá các thiết kế và các hoạt động kiểm soát, đồng thời thực hiện các

điều chỉnh khi cần thiết. Giám sát bao gồm sự giám sát thường xuyên và sự đánh giá

độc lập. Giám sát thường xảy ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và

các nhà quản lý thực hiện. Sự đánh giá độc lập có thể được thực hiện thông qua kiểm

toán độc lập hoặc kiểm toán nội bộ.

1.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

– thu tiền

1.2.1. Các khái niệm liên quan

- Chu trình bán hàng thu tiền: là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa

qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ. Nó

bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng

hóa thành tiền.

- Chiết khấu thương mại: là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng

mua hàng với khối lượng lớn.

- Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu

thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.

- Các phương thức bán hàng:

+ Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp tại

kho, tại phân xưởng của DN và DN chuyển quyền sở hữu cho người mua.

+ Phương thức chuyển giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến

địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người

mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.

+ Phương thức bán hàng qua đại lý (ký gửi): DN sẽ chuyển hàng bán đến đại

lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ DN, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên

doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước.

+ Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho

khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy định của DN.

13 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.2.2. Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền có vai trò to lớn, là một bộ phận có liên quan đến

nhiều chỉ tiêu trên BCTC, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu

kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

- Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền gồm:

a) Xử lý đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là

yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua – bán hàng hóa, dịch

vụ...Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác

định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng – thu tiền.

Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu

tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.

b) Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay

từ thỏa thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần

hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế

như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua – bán trong hợp đồng. Việc

xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến

khích người mua trả tiền nhanh theo tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán.

Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh

toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.

c) Chuyển giao hàng

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu

thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của quy trình nên thường

là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng

được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển. Đối với các công ty có

quy mô lớn có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận

chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế thường quy

định: khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa

đơn bán hàng được lập đồng thời với hóa đơn vận chuyển hoặc kiêm chức năng chứng

từ vận chuyển.

14 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

d) Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

Việc gửi hóa đơn tính tiền cho khách hàng là một phương tiện mà qua đó khách

hàng biết được thông tin về số tiền nợ của số hàng hóa nên nó phải được làm một cách

chính xác và đúng lúc. Khía cạnh quan trọng nhất của việc gửi hóa đơn tính tiền là

đảm bảo rằng tất cả hàng hóa gửi đi đều được tính tiền, không có chuyến hàng gửi đi

nào được tính hai lần và từng chuyến hàng gửi đi được tính chính xác. Việc tính đúng

số tiền phụ thuộc vào việc số lượng hàng hóa gửi đi với giá được phê chuẩn. Giá được

phê chuẩn bao gồm những xem xét về cưới phí vận chuyển, bảo hiểm và phương thức

thanh toán. Quá trình ghi sổ đúng đắn doanh số vào sổ nhật ký bán hàng và sổ cái TK

phải thu cũng là một phần quan trọng của quá trình kế toán.

e) Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Nếu như bốn chức năng nói trên có chức năng đưa hàng hóa đến tay người tiêu

dùng, tính tiền chính xác và phản ánh thông tin vào sổ sách kế toán thì đến giai đoạn

này liên quan đến quá trình thu và ghi sổ tiền mặt cùng các phương tiện khác làm giảm

các khoản phải thu.

Trong quá trình xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền, vấn đề quan trọng nhất đó là

khả năng bị mất cắp. Sự mất cắp có thể xảy ra trước hoặc sau khi các khoản phải thu

được ghi vào sổ. Vấn đề của việc quản lý các khoản thu tiền mặt là ở chổ tất cả các

khoản tiền mặt phải được ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt, sổ phụ các khoản phải thu

và ký gửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng thời điểm.

f) Xử lý hàng bán bị trả lại

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thõa mãn về hàng

hóa, khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá bán. Trường hợp này phải

lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các

khoản phải thu.

g) Xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Việc một số khách hàng mua hàng không thanh toán được hóa đơn đối với công

ty là điều bình thường xảy ra trong quá trình bán hàng thu tiền. Khi một công ty đã đi

đến kết luận là số tiền bán hàng không còn thu hồi được thì số tiền đó sẽ được xóa sổ.

Điều này thường xảy ra khi khách hàng đệ đơn xin phá sản hoặc tài khoản đó được

giao cho một người khác. Chính vì vậy đòi hỏi kế toán cần có một sự điều chỉnh đúng

đắn đối với các tài khoản không thu được này.

15 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

h) Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Dự phòng nợ khó đòi phải đủ để bao gồm doanh số của kỳ hiện hành mà công

ty không thể thu hồi được trong tương lai. Đối với hầu hết các công ty thì dự phòng đại

diện cho phần còn lại từ sự điều chỉnh cuối kỳ của mức dự phòng phải thu khó đòi của

Ban quản trị.

1.2.3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền

- Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của KH

+ Không nhận được đơn đặt hàng của KH vì đơn đặt hàng do người không có

nhiệm vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào.

+ Đơn đặt hàng của KH không được xử lý do giao không đúng bộ phận.

+ Bán hàng cho KH chưa được phê duyệt.

+ Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho.

+ Đồng ý bán hàng nhưng không cung cấp.

+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số

điều khoản bán hàng khác.

- Đối với việc xét duyệt bán chịu:

+ Bán hàng cho KH có tình hình tài chính không tốt.

+ Bán hàng cho KH không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc

thanh toán.

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh

doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.

- Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và việc chuyển giao hàng hóa.

+ Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng.

+ Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt.

+ Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua.

+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.

+ Giao hàng không kịp thời cho khách hàng.

+ Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.

+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định

được người chịu trách nhiệm.

+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.

- Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng.

16 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều

hóa đơn bán hàng cho mỗi lần vận chuyển.

+ Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn.

+ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.

+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.

+ Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có

thẩm quyền.

- Đối với việc nhận hàng bán bị trả lại

+ Hàng hóa bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từ

phía khách hàng.

+ Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng.

1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót.

- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển phải được phê duyệt

đúng đắn.

- Hóa đơn được lập đúng quy định.

- Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật, đúng theo các điều kiện ghi

trong đơn đặt hàng.

- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn.

- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng.

- Các nghiệp vụ phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.

1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng –

thu tiền

Hệ thống kế toán:

Những chứng từ, sổ sách sử dụng chủ yếu trong quy trình bán hàng – thu tiền

bao gồm:

Đơn đặt hàng: là hợp đồng đã ký kết về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đây là

những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa DN và khách hàng về loại

hàng hóa, dịch vụ mà DN có khả năng cung cấp. Đồng thời đơn đặt hàng cũng là cơ sở

pháp lý ràng buộc giữa hai bên

- Khách hàng phát hành

17 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Chữ ký: có ít nhất 2 chữ ký

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đặt hàng).

+ Người có thẩm quyền (ký để phê duyệt việc bán hàng).

- Số liên: 2 liên

+ 1 liên gốc lưu để theo dõi việc thực hiện việc bán hàng.

+ 1 liên chuyển cho bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa xuất bán.

- Bộ phận bán hàng phát hành

- Chữ ký: có 5 chữ ký

+ Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)

+ Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời và đúng số tiền)

+ Giám đốc (ký để xác nhận việc xuất bán)

+ Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)

- Số liên: 4 liên

+ 1 liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu.

+ 1 liên thủ kho giữ lại xem như là lệnh xuất kho.

+ 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…

+ 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu việc nhập kho tại kho của KH.

Phiếu vận chuyển: là loại chứng từ được lập lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã của

hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác. Phiếu vận chuyển còn được sử dụng như

là một cách tính tiền của người mua.

Hóa đơn GTGT (mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK): là chứng từ do

đơn vị bán lập để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm,

hàng hóa cho người mua.

- Bộ phận kế toán lập hóa đơn

- Chữ ký: có 3 chữ ký

+ Người lập (ký để xác nhận việc lập hóa đơn).

+ Thủ trưởng (ký và đóng dấu phê duyệt hoặc xác nhận việc bán hàng nhất là

với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng

của mình là hoàn toàn hợp pháp).

18 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để

chứng minh việc bán hàng)

- Số liên: 3 liên

+ 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ.

+ 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng.

+ 1liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công

nợ phải thu.

Hóa đơn bán hàng: là chứng từ của đơn vị bán xác nhận mẫu mã, số lượng,

chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua. Hóa đơn bán

hàng là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ

cho người mua vận chuyển hàng đi đường, lập phiếu mua hàng, thanh toán tiền mua

hàng và ghi sổ kế toán.

Bảng thanh toán đại lý: là chứng từ phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý

(ký gửi) giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng. Là chứng từ để đơn vị có hàng

và đơn vị nhận đại lý ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán.

Bảng quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng và và cung cấp dịch vụ: là chứng

từ minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại.

Thẻ quầy hàng: là chứng từ theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá

trình nhập và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt được

tình hình nhập, xuất, tồn. Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bán

hàng từng ngày (kỳ).

Các hợp đồng, khế ước tín dụng: là các văn bản về chính sách tín dụng thương

mại của công ty với khách hàng như chính sách bán hàng, phương thức bán

hàng…Các chứng từ, tài liệu trên đều có vai trò nhất định trong doanh thu.

Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết các tài khoản phải thu, báo

cáo hàng tháng…

19 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.2.4.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với các mục tiêu:

 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng

Bảng 1.1 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ

yếu đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

Doanh thu bán hàng ghi sổ có căn cứ hợp - Quá trình vào sổ doanh thu được chứng

lý (Mục tiêu là tính có thực) minh bằng các chứng từ vận chuyển và

các đơn đặt hàng đã được phê duyệt của

khách hàng.

- Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ

tự trước và được theo dõi ghi sổ đúng đắn.

- Các báo cáo hàng tháng được gửi đều

đặn cho khách hàng, các xung đột kinh tế

xảy ra được theo dõi độc lập.

- Các khoản tiền ghi sổ bao gồm doanh

thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, các

khoản phải thu KH, tiền mặt, tiền gửi

ngân hàng...

Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn - Sự phê chuẩn cụ thể hoặc phê chuẩn

đúng đắn (sự phê chuẩn) chung phải có ba đặc điểm chính, thông

qua các thể thức đúng đắn:

+ Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi

hàng.

+ Gửi hàng.

+ Xác định giá, phương thức thanh toán,

cước phí vận chuyển và các khoản chiết

khấu.

+ Các khoản chiết khấu được hạch toán

vào TK 521 và giảm trừ doanh thu.

Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều - Các chứng từ vận chuyển (hóa đơn vận

20 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

được ghi sổ (tính đầy đủ) chuyển) được đánh số trước và ghi sổ.

- Hóa đơn bán hàng được đánh số trước

và ghi sổ.

Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá - Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và

đúng đắn (sự đánh giá) chuyển sổ, quá trình kiểm tra này được

thực hiện bởi một người độc lập.

Doanh thu bán hàng được phân loại đúng - Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.

đắn (sự phân loại) - Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ.

Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc - Các thủ tục quy định việc tính tiền và

(thời gian tính) vào sổ doanh thu theo căn cứ hàng ngày

và càng gần ngày phát sinh càng tốt.

- Kiểm tra nội bộ.

Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh - Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi

đúng đắn vào các sổ phụ và được tổng sổ nhật ký bán hàng với nhiệm vụ ghi sổ

hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và phụ các tài khoản phải thu.

tổng hợp) - Gửi báo cáo hàng tháng đều đặn cho

khách hàng.

- Kiểm tra nội bộ.

21 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Bảng 1.2 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ

yếu đối với nghiệp vụ thu tiền.

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền - Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền

công ty thực tế nhận được (tính có căn cứ mặt với ghi sổ kế toán.

hợp lý) - Cân đối độc lập các tài khoản ngân

hàng.

Các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê - Tồn tại một chính sách về chiết khấu

chuẩn (sự phê chuẩn) tiền mặt.

- Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu

tiền mặt.

Tiền mặt nhận được đều được ghi vào sổ - Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền

nhật ký thu tiền (tính đầy đủ) mặt với ghi sổ kế toán.

- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các

bảng kê trước tiền mặt.

- Ký tắt ngay đằng sau các chi phiếu gửi

đến.

- Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi sổ

các khoản thu tiền mặt.

- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn cho

khách hàng.

Các khoản thu tiền mặt ghi sổ được đem - Về cơ bản giống với mục tiêu đầy đủ.

gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được (sự - Điều hòa đều đặn với tài khoản ngân

đánh giá) hàng.

Các khoản thu tiền mặt được phân loại - Sử dụng một sơ đồ tài khoản.

đúng đắn (tính phân loại) - Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.

Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn - Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu

cứ theo thời gian (thời gian tính) tiền mặt hàng ngày.

- Kiểm tra nội bộ.

Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ - Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi

22 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

phụ đúng đắn và được tổng hợp chính xác sổ nhật ký thu tiền mặt với nhiệm vụ ghi

(chuyển sổ và tổng hợp) sổ phụ các tài khoản phải thu.

- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn cho

khách hàng

- Kiểm tra nội bộ.

1.3. Tóm tắt kết quả nghiên cứu trong thời gian qua

Hiện nay, trong khoa Kế toán – Tài chính có rất nhiều nghiên cứu, khóa luận,

chuyên đề viết về đề tài kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, các đề tài chủ yếu là kiểm soát

nội bộ hàng tồn kho, TSCĐ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm

toán báo cáo tài chính tại một công ty kiểm toán hay là kiểm soát nội bộ cho vay, tín

dụng tại các ngân hàng còn về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại một

doanh nghiệp thì có ít nghiên cứu, khóa luận, chuyên đề tìm hiểu. Hơn nữa, công ty

mà em chọn là một công ty tương đối mới, đã có các đề tài làm về công ty này nhưng

phần lớn tập trung vào lĩnh vực vốn bằng tiền, HTK, TSCĐ....Về kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn thì chưa có chuyên

đề, khóa luận nào nghiên cứu.

23 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –

THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN

2.1. Tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

- Trụ sở chính: Huyện Đức Thọ - Tỉnh Hà Tĩnh

- Điện thoại: 093.833.053 – Fax: 0393 575 999

- Mã số thuế: 30002440065

Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn có trụ sở đóng tại khối 11 phường Đức

Thuận, Thị xã Hồng Lĩnh, Tỉnh Hà Tĩnh. Trụ sở của doanh nghiệp nằm ngay trên quốc

lộ 1A, tuyến đường quốc lộ mạch máu nối liền Bắc Trung Nam. Vị trí địa lý như vậy

tạo điều kiện thuận lợi cho giao thông, thương mại, giao lưu hàng hóa và đáp ứng mọi

yêu cầu của khách hàng trên địa bàn Tỉnh Hà Tĩnh nói riêng và cả nước nói chung.

DN được cấp giấy phép kinh doanh theo số 2801000057 vào ngày 19/01/2001

và thay đổi lần thứ 3 vào ngày 18/9/2006. Khởi đầu từ một doanh nghiệp tư nhân

chuyên về dịch vụ vận tải doanh nghiệp đã nhanh chóng vươn lên trở thành một trong

những doanh nghiệp dẫn đầu về dịch vụ vận tải, kinh doanh phân bón, lương thực,

nông sản thực phẩm và lĩnh vực xây dựng dân dụng, cầu đường tại Việt Nam. Năm

2001, công ty được thành lập với lĩnh vực kinh doanh chính là dịch vụ vận tải, kinh

doanh phân bón, lương thực, nông sản, thực phẩm. Trụ sở chính của công ty đặt tại

huyện Đức Thọ - Tỉnh Hà Tĩnh. Năm 2004, sau 3 năm hoạt động công ty đã nhanh

chóng khẳng định được vị thế của mình tại khu vực Miền Trung và đã triển khai được

hệ thống dịch vụ vận tải khắp các tỉnh Miền Trung. Tháng 12/2008, công ty chuyển trụ

sở về khối 10, phường Đức Thuận –thị xã Hồng Lĩnh – Tỉnh Hà Tĩnh nhằm mở rộng

quy mô và hoạt động kinh doanh. Năm 2009 doanh nghiệp thành lập thêm 2 công ty

con là Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công thương Hoành Sơn và Công ty Cổ

phần đầu tư và phát triển Vũng Áng. Năm 2011 đánh dấu một bước ngoặt lớn của công

ty với sự kiện công ty chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

“HOANH SON GROUP,JSC”. Kể từ đó công ty không chỉ kinh doanh dịch vụ vận tải,

kinh doanh phân bón, lương thực, nông sản thực phẩm mà còn mở rộng sang khai thác 24 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

khoáng sản, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, thi công xây dựng công trình dân dụng,

công nghiệp, giao thông thủy lợi. Mục tiêu phấn đấu của công ty là đến năm 2015 sẽ

trở thành một Tập đoàn kinh tế vững mạnh.

2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn là một doanh nghiệp có đầy đủ tư cách

pháp nhân, chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, được mở TK tại Ngân hàng và sử

dụng con dấu riêng. Chức năng chính là kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng,

phân bón và vận tải.

Doanh nghiệp là đại lý phân phối cho các nhà máy lớn ở phía Bắc như: Nhà

máy xi măng Hoàng Mai, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, Đạm Phú Mỹ, Nhà máy phân

bón Lâm Thao...Ngoài ra DN còn nhập về xuất bán các mặt hàng như thạch cao,

quặng sắt.

Một khoản thu nhập chiếm tỷ trọng khá lớn của DN là thu từ dịch vụ chạy cước,

hiện tại công ty có hơn 100 xe vận tải các loại lớn nhỏ khác nhau, nhưng phần lớn là

các xe vận tải có trọng tải từ 70 đến 100 tấn. Bên cạnh đó, DN cũng nhận thầu các

công trình xây dựng các gói thầu vừa và nhỏ, các công trình giao thông, trạm, đường

điện dưới 35KV.

Hoạt động kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm tốt, công ty đạt lợi nhuận cao, góp

phần xây dựng địa phương, đất nước ngày càng vững mạnh.

25 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2.1.3. Nguồn lực kinh doanh

2.1.3.1. Tình hình lao động của công ty

Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2011-2012

2011 2012 So sánh

Chỉ tiêu 2012/2011 Số LĐ % Số LĐ % +/- %

1120 100 1400 100 280 25 Tổng số lao động

1. Phân theo công việc

134 15,7 70,71 76,43 990 856 Lao động trực tiếp

146 55,3 29,29 23,57 410 264 Lao động gián tiếp

2. Phân theo HĐLĐ

55,64 -6 -0,8 70,1 779 785 Không xác định thời hạn

44,36 286 85,4 29,9 621 335 Có xác định thời hạn

3. Phân theo trình độ

21,43 105 53,9 17,41 300 195 Đại học

16,21 80 55,2 12,95 225 145 Trung cấp

58,57 120 17,1 62,5 820 700 Từ 9/12 đến 12/12

3,9 -25 -26 7,14 55 80 Dưới 9/12

4. Phân theo giới tính

100 11 910 81,25 1010 72,14 Nam

180 85,7 210 18,75 390 27,86 Nữ

(Nguồn: phòng kế toán công ty)

Nhận xét:

Qua bảng số liệu trên, ta thấy tổng lao động của công ty tăng dần qua 2 năm. Cụ

thể, năm 2012 tăng so với năm 2011 là 280 người tương ứng với 52%.

- Nếu phân theo công việc: Số lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn, cơ

cấu lao động cũng có nhiều thay đổi, hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên

tục nên số lao động trực tiếp của công ty vì thế mà tăng lên.

26 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Nếu xét theo trình độ: chất lượng lao động không ngừng tăng cao, trình độ

chuyên môn của người lao động không ngừng được cải thiện. Do đặc thù về loại hình

kinh doanh nên số lượng lao động phổ thông luôn chiếm tỷ trọng lớn, chiếm gần 60-

70%.

- Nếu xét theo giới tính: do đặc trưng của công ty chủ yếu là phân phối các loại

vật liệu xây dựng và khối lượng công việc khá lớn đòi hỏi nhân viên phải có sức khỏe

và chịu áp lực lớn nên số lao động nam chiếm tỷ trọng khá lớn, chiếm hơn 70-80%

trong các năm.

Qua phân tích tình hình lao động của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, ta

thấy rằng lãnh đạo của công ty đang có hướng đi đúng đắn, đó là đào tạo nâng cao

trình độ chuyên môn của người lao động từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu

quả kinh doanh, ngày càng củng cố và gia tăng vị thế của mình trên thị trường.

27 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2.1.3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2011-2012

ĐVT: VND

2012/2011 Chỉ tiêu 2011 2012 Chênh lệch %

1.Tài sản ngắn hạn 12,019,852,101 14,345,066,156 3,325,214,055 19,34

Tiền và các khoản tương 13,944,367,197 16,020,256,039 2,075,888,842 14,89 đương tiền

Các khoản phải thu -9,665,877,498 -6,950,000,000 -2,715,877,498 -28,1

Hàng tồn kho 4,992,834,032 1,738,886,922 -3,253,947,110 -65,17

Tài sản ngắn hạn khác 2,748,528,400 3,535,923,195 787,394,795 28,65

2.Tài sản dài hạn 4,181,518,982 8,686,315,844 4,504,796,862 107,73

Tài sản cố định 2,113,670,210 5,211,553,200 3,097,882,990 146,56

Các khoản đầu tư tài 1,200,000,000 200,000,000 -1,000,000,000 -83,33 chính dài hạn

Tài sản dài hạn khác 867,848,772 3,274,762,644 2,406,913,872 277,34

Tổng Tài sản 16,201,371,083 23,031,382,000 6,830,010,917 42,16

1. Nợ phải trả 8,399,371,083 5,452,720,000 -2,946,651,083 -35,08

2. Vốn chủ sở hữu 7,802,000,000 17,578,662,000 9,776,662,000 125,31

Tổng Nguồn vốn 16,201,371,083 23,031,382,000 6,830,010,917 42,16

(Nguồn: Phòng kế toán công ty)

Nhận xét:

Tài sản của DN là một bộ phận rất quan trọng, nó giúp các DN có thể hoạt động

một cách bình thường. Do đó, khi thay đổi kết cấu của tài sản, nhà quản trị phải cân

nhắc kỹ lưỡng sao cho có lợi nhất bởi đây là quyết định mang tính dài hạn ảnh hưởng

rất lớn đến kết quả kinh doanh hay chi phí của DN.

Theo số liệu ở bảng 1, ta thấy tình hình tài sản của công ty tăng đều qua 2 năm,

điều này do hai nguyên nhân chính:

28 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Thứ nhất: Do TSDH của công ty tăng mạnh, năm 2011 chỉ có 4,181,518,982

đồng nhưng đến năm 2012 nó đã tăng lên 8,686,315,844 đồng, tương ứng với tăng

4,504,796,862 đồng, tỷ lệ tăng là 107,73%. Đây là một tỷ lệ rất lớn. Hơn nữa, TSDH

lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản nên nó làm cho tổng tài sản của công ty tăng

mạnh. Nhìn vào bảng số liệu trên, ta có thể thấy việc tăng mạnh TSNH chủ yếu là do

các khoản tiền và tương đương tiền tăng (từ 13,944,367,197 đồng năm 2011 lên

16,020,256,039 đồng năm 2012 tương ứng với tỷ lệ tăng 14,89% , tăng tuyệt đối là

2,075,888,842 đồng). Bên cạnh đó, các TSNH khác cũng tăng lên đáng kể từ

2,748,528,400 đồng lên thành 3,535,923,195 đồng năm 2012, tương ứng với tăng

787,394,795 đồng, tỷ lệ tăng 28,65%.

Thứ hai: TSCĐ của DN năm 2011 là 2,113,670,210 đồng nhưng đến năm 2012

là 5,211,553,200 đồng. Như vậy TSCĐ của công ty đã tăng lên 3,097,882,990 đồng,

tương ứng với tỷ lệ tăng 146,56%. Sự gia tăng TSCĐ là do năm 2012 công ty đã đầu

tư mua sắm thêm nhiều trang thiết bị mới như máy vi tính, máy điều hòa, sửa chữa lại

nhà xưởng và một số thiết bị khác...

Bên cạnh đó, NPT của công ty qua 2 năm giảm từ 8,399,371,083 đồng xuống

còn 5,452,720,000 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 35,08% còn VCSH thì tăng lên đáng

kể, VCSH tăng lên từ 7,802,000,000 đồng (2011) lên thành 17,578,662,000 đồng

(2012), tăng 9,776,662,000 đồng tương ứng với tỷ lệ 125,31%. Đây là một dấu hiệu tốt

vì nó cho thấy khả năng bảo đảm nợ vay bằng nguồn vốn chủ sở hữu tăng.

Nhìn chung, so với năm 2011 thì năm 2012 DN đã có nhiều biến chuyển tích

cực trong công tác quản lý tài sản, tài sản của DN tăng lên cả về TSNH, TSDH và

VCSH, điều này cho thấy tình hình tài chính của công ty hiện tại là tương đối tốt.Tuy

nhiên, DN nên xem xét lại cơ cấu tỷ trọng giữa TSNH và TSDH sao cho có sự cân đối

hơn, từ đó làm tiền đề phát triển cho DN trong tương lai.

29 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2.1.3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011-2012

ĐVT: VND

2012/2011 STT Chỉ tiêu 2011 2012 Chênh lệch %

Doanh thu thuần 138,781,959,518 194,588,812,177 55,826,852,659 40,21% 1

Giá vốn hàng bán 11,927,826,078 13,771,453,378 1,843,627,300 15,46% 2

Lợi nhuận gộp 126,834,133,440 180,817,358,799 53,983,225,359 42,56% 3

Doanh thu từ HĐTC 1,370,808,816 1,597,842,709 85,806,852,659 16,56% 4

Chi phí tài chính 41,137,718,988 37,446,948,338 1,843,627,300 -8,97% 5

Chi phí BH 20,982,339,578 36,360,857 83,963,225,359 -99,83% 6

Chi phí QLDN 14,481,398,886 11,869,635,000 -2,611,763,886 -18,04% 7

LN thuần 51,603,484,804 133,062,257,313 81,458,772,509 157,86% 8

Thu nhập khác 7,775,165,798 10,658,187,587 2,883,021,789 37,08% 9

Chi phí khác 1,358,183,814 3,224,447,561 1,866,263,747 137,41% 10

LN khác 6,416,981,984 7,433,740,026 1,016,758,042 15,84% 11

Tổng LN trước thuế 58,020,466,788 140,495,997,339 82,475,530,551 142,15% 12

Thuế TNDN phải nộp 14,505,116,697 35,123,999,335 20,618,882,638 142,15% 13

LN sau thuế 43,515,350,091 105,371,998,004 61,856,647,913 142,15% 14

(Nguồn: phòng kế toán công ty)

30 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà Khóa luận tốt nghiệp

Nhận xét:

Qua bảng số liệu trên, ta thấy các chỉ tiêu doanh thu, chi phí có sự biến đổi rõ

rệt qua các năm.

Doanh thu thuần và giá vốn năm 2012 đều tăng so với năm 2011, đồng thời chỉ

tiêu lợi nhuận trước thuế của công ty đạt được tăng đáng kể qua các năm. Vì vậy, sau

khi đã nộp thuế thu nhập doanh nghiệp thì lợi nhuận sau thuế cũng tăng lên một cách

đáng kể qua 2 năm. Đây là một dấu hiệu tốt, chứng tỏ công ty đang kinh doanh hiệu

quả bởi lợi nhuận là chỉ tiêu tài chính tổng hợp phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá

trình mua hàng, bán hàng và những giải pháp kỹ thuật, quản lý kinh tế tại công ty.

2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GĐ

PHÓ GĐ

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

KHO VẬT TƯ, HÀNG HÓA BỘ PHẬN CÂN HÀNG

ĐỘI THI CÔNG CÔNG TRÌNH

ĐỘI XE VẬN TẢI, MÁY THI CÔNG CÔNG TRÌNH

Sơ đồ 2.1- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

31 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- HĐQT: quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của công ty,

quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với GĐ

hoặc Tổng GĐ, kế toán trưởng và người quản lý khác theo quy định tại Điều lệ của

công ty.

- Tổng GĐ: là người đứng đầu DN chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi

hoạt động, quản lý tài sản, là chủ quản của DN, có chức năng và nhiệm vụ như:

+ Điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động SXKD của công ty theo nghị

định, quyết định của HĐQT, điều lệ của công ty và tuân thủ pháp luật.

+ Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo các phương án kinh doanh đã được

HĐQT phê duyệt.

+ Quyết định giá mua, bán NVL, sản phẩm (trừ những sản phẩm do Nhà nước

quy định), quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, khuyến khích mở

rộng SXKD.

+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật đối với các cán bộ,

công nhân viên dưới quyền, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động hoặc cho thôi việc

đối với nguồn lao động phù hợp với Bộ luật lao động.

+ Ký kết các hợp đồng kinh tế theo quy định.

- Phó giám đốc: là người tham mưu, trợ giúp cho Tổng GĐ trong quá trình hoạt

động kinh doanh, thay thế tổng GĐ điều hành công ty khi Tổng GĐ đi vắng, tư vấn

cho tổng GĐ về mặt kỹ thuật, quản lý và ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác.

- Phòng tài chính kế toán: có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ đảm bảo nguồn vốn

phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, giám sát vốn hiện có, tạm ứng

vốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý TSCĐ, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài

chính, lập các BCTC theo quy định.

- Phòng kinh doanh: tham mưu cho Tổng GĐ và thực hiện chức năng trong các

lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm; tham gia nghiên cứu, khảo sát và mở rộng thị trường.

Đồng thời, ký kết các hợp đồng kinh tế nằm trong phạm vi thẩm quyền, đề xuất các

chính sách bán hàng trình lên Tổng GĐ...

- Phòng tổ chức hành chính: là bộ phận tham mưu giúp GĐ tổ chức lao động

theo quy mô sản xuất, tuyển chọn các cán bộ công nhân có năng lực. Ngoài ra, phòng

32 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

tổ chức hành chính còn phụ trách việc tổ chức công tác quản lý, bảo vệ tài sản, phương

tiện mua sắm giúp DN thực hiện những công việc hành chính.

- Phòng kế hoạch kỹ thuật:

+ Quản lý, điều hành máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, các bộ phận kỹ

thuật nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết, tránh lãng phí cho DN.

+ Thiết kế kỹ thuật các công trình xây dựng, đảm bảo chất lượng công trình

theo đúng yêu cầu của khách hàng.

+ Quan hệ ký kết các hợp đồng xây lắp, lập dự toán, định mức chi tiết, hồ sơ dự

thầu và chỉ định dự thầu công trình.

+ Duyệt và tổ chức phương án thi công cho các đội sản xuất, chỉ đạo việc thực

hiện các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng mẫu mã của công trình và hạng mục công trình

để lập phương án tổ chức thi công công trình trúng thầu và chỉ định thầu, trình tư vấn

giám sát duyệt.

+ Tổ chức nghiệm thu, bàn giao khối lượng xây lắp hoàn thành các công trình

với chủ đầu tư, lập hồ sơ thanh toán quyết toán công trình...

33 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2.1.5. Tổ chức công tác kế toán

2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN THUẾ

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN CHI PHÍ

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

KẾ TOÁN NVL CCDC

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP

THỦ KHO

Sơ đồ 2.2- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phần hành trong bộ máy kế toán:

- Kế toán trưởng: là người giúp việc cho GĐ, điều hành trực tiếp việc tổ chức

công tác kế toán phù hợp với quá trình kinh doanh, tổ chức kiểm tra, duyệt BCTC đảm

bảo lưu trữ tài liệu kế toán. Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra sổ tổng hợp, sổ theo

dõi TSCĐ, sổ theo dõi nguồn vốn, các loại sổ chi tiết tiền mặt, tiền vay và sổ theo dõi

các loại thuế, tính toán và hạch toán giá thành sản phẩm. Đồng thời có nhiệm vụ quản

lý điều hành các nhân viên trong phòng kế toán, phân công công việc cho từng kế toán

viên sao cho đạt hiệu quả cao nhất, thường xuyên thông báo cho GĐ tình hình kinh

doanh của DN để kịp thời đưa ra phương án giải quyết có lợi cho DN.

- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo kế toán của các bộ

phận kế toán trong phòng, là người có thể thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng

đi vắng. Cuối tháng, cuối kỳ kế toán có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, sổ sách, BCTC và

thông báo cho kế toán trưởng.

- Kế toán vốn bằng tiền:

+ Phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử

dụng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.

34 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý nguồn vốn bằng

tiền.

+ Thông báo cho cấp trên về tình hình nguồn vốn bằng tiền của DN để có kế

hoạch kinh doanh kịp thời, không để ứ đọng nguồn vốn, đảm bảo chu kỳ kinh doanh

được thông suốt và đạt hiệu quả cao.

- Kế toán công nợ: Theo dõi sổ sách công nợ của khách hàng và thanh toán nội

bộ DN. Qua đó phản ánh được đâu là khách hàng tiềm năng, đâu là khách hàng chiến

lược của DN, giúp DN nhận biết được khách hàng tốt và khách hàng xấu để đề ra

chiến lược bán hàng hiệu quả.

- Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế XNK, thuế GTGT,

cuối kỳ có nhiệm vụ tổng hợp các khoản thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập DN, lập

bảng kê nộp thuế trình lên cho cơ quan thuế và tập hợp các hóa đơn chứng từ của hàng

hóa, dịch vụ mua vào để được khấu trừ thuế của hàng hóa dịch vụ bán ra, từ đó xác

định được số thuế phải nộp nhà nước theo quy định hiện hành.

- Kế toán chi phí: tập hợp chi phí theo số liệu phát sinh ngày, bao gồm các chi

phí như chi phí đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào, chi phí bán hàng, chi phí quản

lý DN, giá vốn hàng bán và các chi phí khác...Cuối kỳ kế toán chi phí tiến hành tập

hợp các khoản chi phí của DN để xác định kết quả kinh doanh.

- Kế toán bán hàng: Là phần hành kế toán quan trọng của DN có nhiệm vụ lập

các hóa đơn chứng từ phát sinh hàng ngày của hàng hóa, dịch vụ bán ra, cuối kỳ kế

toán xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Kế toán bán hàng sẽ cung cấp

số liệu chi tiết về khách hàng thường xuyên mua hàng và hình thức thanh toán của

khách hàng đó để có chính sách ưu đãi hợp lý.

- Kế toán NVL, CCDC: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách

chính xác, đầy đủ và kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị vật tư cố định hiện có,

tình hình nhập, xuất tồn NVL, CCDC nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, sử

dụng và bảo quản vật tư ở DN.

- Kế toán tiền lương: Theo dõi và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên,

trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định, hạch toán các khoản tiền

lương, tiền thưởng, tiền ăn và các khoản phải trả cho người lao động.

- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ hợp pháp để tiến

hành xuất, nhập quỹ, ghi sổ... Trong ngày đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của kế toán

35 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

thanh toán tiền mặt, theo dõi ghi sổ quỹ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày đối chiếu

số dư tồn quỹ giữ sổ sách và số tiền tồn thực tế tại quỹ.

- Thủ kho: Phản ánh tình hình xuất, nhập tồn kho hàng hóa.

2.1.5.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

- Niên độ kế toán: niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và

kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: VND

- Phương pháp kế toán TSCĐ: phương pháp khấu hao theo đường thẳng.

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc.

- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và

xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp nhập trước – xuất trước.

- Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2.1.5.3. Tổ chức chế độ kế toán

a. Tổ chức hệ thống tài khoản

- Tài khoản kế toán của công ty áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.

- Danh mục hệ thống tài khoản sử dụng tại đơn vị (Phụ lục 1)

b. Tổ chức hệ thống chứng từ

Với các ngành nghề và mặt hàng kinh doanh chủ yếu trên, Công ty cổ phần tập

đoàn Hoành Sơn sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Chỉ tiêu lao động tiền lương:

+ Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL)

+ Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL)

+ Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL)

+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 05-LĐTL)

+ Bảng trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10-LĐTL)

+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11-LĐTL)

- Chỉ tiêu TSCĐ:

+ Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01-TSCĐ)

+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02-TSCĐ)

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04-TSCĐ)

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05-TSCĐ)

36 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06-TSCĐ)

- Chỉ tiêu hàng tồn kho:

+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03-VT)

+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05-VT)

+ Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT)

+ Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC (Mẫu số 07-VT)

- Chỉ tiêu bán hàng:

+ Hóa đơn thanh toán, hóa đơn GTGT

+ Bảng thanh toán hàng đại lý (Mẫu số 01-BH)

- Chỉ tiêu tiền tệ:

+ Phiếu thu (Mẫu số 01-TT-BB)

+ Phiếu chi (Mẫu số 02-TT-BB)

+ Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT)

+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT)

+ Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT)

+ Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT)

+ Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a-TT, 08b-TT-HD)

+ Giấy báo nợ, giấy báo có.

c. Hình thức sổ và hệ thống sổ

Xuất phát từ tình hình hoạt động kinh doanh thực tế tại công ty, cũng như căn

cứ vào khả năng và phương tiện kỹ thuật, cơ sở vật chất kỹ thuật, yêu cầu thông tin

kinh tế, công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn đã sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ

vào công tác kế toán.

- Công ty sử dụng phần mềm kế toán phục vụ cho công tác kế toán của công ty.

Quy trình sử dụng phần mềm kế toán chia làm 3 công đoạn:

- Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản

ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được

thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

37 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy

tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.

- Công đoạn 2: Xử lý

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời tự động tính toán,

lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.

- Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động

kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích…Từ

đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất dữ liệu để phục vụ cho các mục

đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.

Tùy theo nhu cầu của người sử dụng cũng như khả năng của từng phần mềm kế

toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng các

yêu cầu quản trị của đơn vị.

Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra

giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán

ghi bằng tay.

- Công ty sử dụng phần mềm kế toán Open accounting vào công tác kế toán.

Quy trình xử lý số liệu của phần mềm Open Accounting mà doanh nghiệp sử dụng có

thể mô tả bằng sơ đồ như sau:

38 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Chứng từ gốc

Ghi thẳng vào sổ các chi tiết, các tài khoản liên quan

Máy vi tính

Tổng hợp số liệu ghi vào sổ Cái, Chứng từ ghi sổ

Nội dung nghiệp vụ

Bút toán kết chuyển Mã đối tượng kế toán

Máy tự động kết chuyển dư Nợ, dư Có, sau đó phản ánh trên mẫu sẵn và in ra những báo cáo sổ kế toán cần thiết

Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán máy

d. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

- Thời điểm lập báo cáo: cuối năm tài chính, áp dụng chế độ kế toán theo Quyết

định số 48/2006/ QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC.

- Các BCTC theo quy định:

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01- DN).

+ Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02 - DN).

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN).

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN).

- Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng hệ thống báo cáo nội bộ như:

+ Báo cáo tình hình sử dụng, quản lý tài sản, nguồn vốn.

+ Báo cáo tình hình phân phối lợi nhuận, trích lập quỹ...

39 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu

tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

2.2.1. Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

phần tập đoàn Hoành Sơn

2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm hàng hóa của công ty

Sản phẩm hàng hóa của công ty tương đối đa dạng, phong phú, mỗi đối tượng

khách hàng có một nhu cầu khác nhau về chủng loại, mẫu mã về sản phẩm hàng hóa.

Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu của từng nhóm đối tượng KH trong các

bộ phận thị trường khác nhau có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc tiêu thụ sản

phẩm của công ty.

Công ty chủ yếu phân phối các mặt hàng cho các nhà máy như Nhà máy xi

măng Hoàng Mai, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, Đạm Phú Mỹ, Nhà máy phân bón Lâm

Thao...Ngoài ra, còn có các mặt hàng như thạch cao, quặng sắt.

Sản phẩm hàng hóa của công ty xuất bán có chất lượng cao, đảm bảo quy cách

về mẫu mã, chủng loại, đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng KH khác nhau.

2.2.1.2. Các phương thức tiêu thụ tại công ty

Phương thức bán buôn: chủ yếu công ty bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng.

Phương thức bán lẻ, bán thông qua các đại lý: Theo phương thức này đại lý

cho xe đến nhận hàng tại kho của công ty. Điều kiện để được làm đại lý tiến tới ký kết

hợp đồng kinh tế, đó là: Đại lý phải có giấy phép kinh doanh hợp pháp, có khu vực

phân phối hàng, có xe vận chuyển, có kho chứa hàng, sản lượng bán phải đạt mức nhất

định do công ty quy định cho từng khu vực. Trong hợp đồng quy định mỗi đại lý có

một mã khách hàng xuyên suốt trong các quá trình phân phối ra thị trường.

2.2.1.3. Các phương thức thanh toán tại công ty

- Thanh toán một lần bằng tiền mặt cho toàn bộ đơn hàng đặt mua.

- Thanh toán thông qua chuyển khoản ngân hàng: Định kỳ đại lý chuyển sẵn tiền

vào TK giao dịch của đại lý tại ngân hàng trước khi tiến hành giao dịch mua bán với công

ty.

2.2.1.4. Các bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền

tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

 Ban lãnh đạo: Hoạt động bán hàng – thu tiền là một khâu quan trọng và

chiếm phần lớn tại đơn vị, góp phần tạo nên hoạt động liên tục và sự tồn tại của công 40 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

ty. Chính vì vậy, mọi hoạt động bán hàng – thu tiền luôn chịu sự quản lý chặt chẽ của

ban giám đốc, luôn có sự phê duyệt của ban lãnh đạo.

 Phòng kinh doanh: tiến hành tiếp nhận và xác nhận đơn đặt hàng, ký phê

duyệt đơn đặt hàng. Đây là bộ phận đầu tiên trong khâu xử lý bán hàng và cung cấp

dịch vụ, hoạt động dưới dự chỉ đạo của ban giám đốc và chịu trách nhiệm báo cáo về

tất cả các vụ việc xảy ra nằm trong sự kiểm soát của mình.

 Phòng kế toán – tài chính: Trong nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phòng kế

toán – tài chính giữ một vai trò quan trọng, then chốt, cụ thể:

- Kế toán bán hàng lập bảng tổng hợp hàng ngày của hàng hóa, dịch vụ bán ra,

xác định doanh thu tiêu thụ, cung cấp số liệu chi tiết về khách hàng cũng như các hình

thức thanh toán của KH.

- Kế toán công nợ thực hiện việc theo dõi công nợ của KH.

- Kế toán vốn bằng tiền: bộ phận này có trách nhiệm theo dõi tình hình thanh

toán của KH về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Nếu khách hàng thanh toán qua ngân

hàng thì bộ phận này đảm nhiệm việc giao dịch với ngân hàng và ghi vào chứng từ ghi

sổ tiền gửi ngân hàng.

- Thủ quỹ: nhận và giữ tiền thanh toán của KH, đối chiếu giữa số dư tồn quỹ và

số tiền tồn thực tế tại quỹ của đơn vị.

2.2.2. Nội dung công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

phần tập đoàn Hoành Sơn

2.2.2.1. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

Các chính sách liên quan đến hoạt động bán hàng:

- Quy định về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá bán:

+ Công ty không có bảng giá quy định áp dụng trong thời gian 1 năm mà bảng

giá được lập theo từng địa điểm.

+ Chiết khấu thương mại: công ty không có chính sách cụ thể mà đối với từng

đơn đặt hàng, tùy loại hàng thì có một mức chiết khấu phù hợp nhưng chủ yếu là theo

thỏa thuận giữa công ty và KH.

+ Giảm giá hàng bán: công ty không có quy định định mức cụ thể mà tùy vào

sản lượng mua của KH trong tháng mà công ty có chính sách hoa hồng và giảm giá

theo sản lượng khác nhau.

41 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Ký kết hợp đồng: công ty ký kết hợp đồng với khách hàng dựa trên yêu cầu

của KH và khả năng đáp ứng của công ty.

- Phương thức bán hàng:

+ Phương thức bán buôn: bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng của KH.

+ Phương thức bán lẻ qua các đại lý: hợp đồng với đại lý được công ty ký 1

năm 1 lần và được sử dụng xuyên suốt trong năm đó.

2.2.2.2. KSNB nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

a) Đối với việc nhận và xét duyệt Đơn đặt hàng của KH

 Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị:

- Đơn đặt hàng đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác.

- Đơn đặt hàng giao đúng bộ phận.

- Đơn đặt hàng phải có hiệu lực, đầy đủ chữ ký theo yêu cầu.

- Đơn đặt hàng phải được kiểm tra, xem xét trước khi phê duyệt.

- Đơn đặt hàng được phê duyệt đúng đắn.

 Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị:

- Bằng fax Đơn đặt hàng hoặc thông qua người đại diện được KH cử đến.

- Đơn đặt hàng không theo mẫu tiêu chuẩn mà do KH tự lập, bao gồm các thông

tin như tên khách hàng, loại hàng, số lượng...

- Phòng kinh doanh xác minh lại đơn đặt hàng, thông tin về khách hàng và dự

trữ hàng tồn kho.

- Sau đó, nếu đơn đặt hàng đạt tiêu chuẩn, đảm bảo yêu cầu và số lượng dự trữ

hàng trong kho đủ để cung cấp theo chủng loại, số lượng, mẫu mã như trên ĐĐH thì

trưởng Phòng kinh doanh ký duyệt đơn đặt hàng của KH.

- Việc phê chuẩn phải để lại dấu vết như có ký chữ, đóng dấu xác nhận, phải

được đánh số thứ tự trước và được lập thành nhiều liên.

42 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Lưu đồ lập và luân chuyển đơn đặt hàng:

Phòng kế toán Phòng kinh doanh Khách hàng

ĐĐH bao gồm:

- Kiểm tra ĐĐH đã có chữ ký của KH. - Tên KH ĐĐH đã duyệt - Loại hàng - Kiểm tra các yêu cầu trên ĐĐH đã đầy đủ, rõ ràng chưa. - Số lượng

- Ngày tháng giao hàng - Xem xét số lượng, chủng loại hàng còn trong kho để bán có đủ đáp ứng theo yêu cầu của KH.

- Địa điểm

-

Lưu ĐĐH để theo dõi nghiệp vụ bán hàng

ĐĐH đã ký xác nhận

Sau khi kiểm tra xong trưởng phòng kinh doanh sẽ ký duyệt xác nhận ĐĐH

43 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Đơn đặt hàng của KH:

C Ộ N G H O À X Ã H Ộ I C H Ủ N G H Ĩ A V I Ệ T N A M

Đ ộ c l ậ p - T ự d o - H ạ n h p h ú c - - - - - - - * * * - - - - - - -

Đ à N ẵ n g , n g à y 0 2 t h á n g 0 3 n ă m 2 0 1 2

ĐƠ N Đ ẶT H ÀNG

BÊN A (Bên mua): CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI DV NGỌC MINH TÂM

- Địa chỉ: 74 Hải Hồ - P. Thanh Bình – Q. Hải Châu – TP. Đà Nẵng

- Điện thoại: 05113829570 Fax: 05113530610

- Tài khoản: 0041001150345 Tại ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng

- MST: 0401381627

BÊN B (Bên bán): CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN

- Địa chỉ: Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh

- Điện thoại: 093.833.053 Fax: 0393 575 999

- Tài khoản: 102010000414991 Tại ngân hàng công thương Hà Tĩnh

- MST: 3000214365

STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá(VND) Thành tiền (VND)

1 Xi măng Bỉm Sơn Bao 460 75,000 34,500,000

2

Địa điểm và thời gian giao hàng:

Bên B giao hàng cho bên A tại địa điểm: tại kho của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

Thời gian giao hàng: 10/03/2012

Phương thức thanh toán:

Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Xác nhận đồng ý của khách hàng

Họ tên

(Ký và đóng dấu)

44 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Từ đơn đặt hàng của KH, công ty không lập giấy xác nhận mà bộ phận kinh

doanh xem xét và ký xác nhận ngay trên đơn đặt hàng.

Nhận xét về thủ tục kiểm soát của công ty:

- Công ty thực hiện việc kiểm soát về xét duyệt ĐĐH khá tốt, giảm thiểu được

các rủi ro khi nhận ĐĐH cũng như rủi ro KH giả mạo.

- Đơn đặt hàng sau khi được phòng kinh doanh ký duyệt được chuyển đến

phòng kế toán, điều này tạo ra sự kiểm soát chéo và giúp bộ phận kế toán dễ theo dõi,

đối chiếu.

b) Đối với việc phê duyệt bán chịu

 Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị:

- Bán hàng theo hạn mức tín dụng.

- Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính tốt, có khả năng thanh toán.

 Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị:

- Việc xét duyệt bán chịu dựa trên chính sách bán hàng, quy định của công ty.

- Đối với khách hàng lâu năm thì việc xét duyệt bán chịu chủ yếu là dựa trên sự

tin tưởng, tín nhiệm của công ty đối với khách hàng.

- Đối với các khách hàng mới, khi có yêu cầu mua chịu thì ban giám đốc công

ty xem xét và ký duyệt thông qua hợp đồng với khách hàng.

- Việc xét duyệt bán chịu do Tổng GĐ phê duyệt hoặc ủy quyền cho P. Tổng

GĐ phê duyệt.

- Công ty cho phép KH mua nợ nhưng phải có bảo lãnh của ngân hàng về số nợ

đó.

Sơ đồ luân chuyển đối với việc kiểm soát xét duyệt bán chịu tại công ty cổ phần

tập đoàn Hoành Sơn:

45 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Tổng GĐ Phòng kinh doanh Kế toán công nợ KH cũ

- Đối chiếu công nợ KH. - Căn cứ vào quy định của công ty. Yêu cầu được mua chịu

- Sổ chi tiết khoản PTKH.

- Xem xét, tìm hiểu thông tin về KH từ phòng kế toán.

KH mới

Ký duyệt bán chịu

HĐ bảo lãnh, cam kết trả nợ

Nhận xét:

- Thủ tục kiểm soát của công ty về xét duyệt bán chịu khá tốt, tương đối

chặt chẽ.

- Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm tra tín dụng, tìm hiểu thông tin

khách hàng.

- Đối với những KH cũ do đã có mối quan hệ quen biết lâu năm nên thường bỏ

qua một số thủ tục kiểm soát.

c) Đối với việc chuyển giao hàng và lập hóa đơn

- Đối với việc xuất kho hàng

 Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị:

- Giao hàng đúng đối tượng khách hàng.

- Giao hàng đúng số lượng, chủng loại, hàng hóa còn nguyên vẹn.

- Giao hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận.

- Thủ tục lập PXK phải đúng trình tự và PXK phải được ghi sổ đầy đủ.

 Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị:

- Phân ly trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán bán hàng.

- Phiếu xuất kho được lập nhiều liên và phải được đánh số thứ tự trước.

46 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Thủ kho sau khi kiểm tra số lượng, mẫu mã cần thiết và chỉ xuất kho khi

Phiếu xuất kho đã có sự phê duyệt. Sau đó, thủ kho sẽ ký xác nhận số lượng thực xuất

về lô hàng vào phần của thủ kho trên hóa đơn và lập phiếu xuất kho.

- Phiếu xuất kho gồm 4 liên: 1 liên gốc lưu tại bộ phận kinh doanh để theo dõi

doanh thu và công nợ phải thu, 1 liên thủ kho giữ lại xem như lệnh xuất kho, 1 liên

chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, HTK và 1 liên KH giữ để làm cơ

sở đối chiếu với việc nhập kho tại kho của KH.

Nợ: 632 PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 10 tháng 03 năm 2012 Có: 156

Số 126

- Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Xuân Đức Địa chỉ (bộ phận): Công ty

cp Thương Mại DV Ngọc Minh Tâm

- Lý do xuất kho: Xuất bán

- Xuất tại kho: Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

Số lượng Tên, nhãn hiệu quy cách, Đơn Mã Đơn Thành STT phẩm chất vật tư, dụng cụ vị Yêu Thực số giá tiền sản phẩm, hàng hóa tính cầu xuất

A B C D 1 2 3 4

1 Bao 460 760 70,000 32,200,000 Xi măng Bỉm Sơn

460 760 70,000 32,200,000 Cộng

- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Ba mươi hai triệu, hai trăm nghìn đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo: 1

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

47 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Lưu đồ lập, luân chuyển Phiếu xuất kho ở công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn:

Thủ kho Phòng KD

Tổng GĐ Khách hàng Phòng kế toán tài chính

A Đơn đặt hàng ĐĐH đã phê duyệt N Xem xét, ký phê duyệt

Ký

ĐĐH đã phê duyệt

Phiếu xuất kho

Ký

Xuất hàng, ký xác nhận phiếu xuất kho PXK đã xác nhận,ký phê duyệt

PXK đã ký xác nhận

A N

N

48 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Giải thích lưu đồ:

- Khách hàng lập đơn đặt hàng gửi bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, hình

thức thanh toán, ngày tháng giao hàng,địa điểm...gửi đến phòng kinh doanh.

- Phòng kinh doanh kiểm tra, xem xét các yêu cầu trên đơn đặt hàng đã đầy đủ,

rõ ràng chưa và dự trữ hàng tồn kho xem có đủ và đáp ứng đúng theo yêu cầu trên đơn

hàng. Nếu như đơn đặt hàng đảm bảo các yêu cầu và dự trữ hàng trong kho đáp ứng đủ

thì trưởng phòng kinh doanh ký phê duyệt ĐĐH.

- Căn cứ ĐĐH đã phê duyệt, thủ kho lập PXK gồm 4 liên và tiến hành xuất

hàng cho KH. Sau khi xuất xong hàng, thủ kho và KH cùng ký xác nhận trên PXK.

- Tiếp đó, trình PXK cho Tổng GĐ ký duyệt, thường là trình ký theo định kỳ, vì

PXK đã được kiểm tra, ký duyệt ở bộ phận kinh doanh nên Tổng GĐ chỉ kiểm tra lại

và ký duyệt.

- 1 liên gốc của PXK thủ kho giữ, 1 liên được gửi đến bộ phận kế toán để ghi sổ

kế toán, 1 liên gửi đến phòng kinh doanh, 1 liên đưa cho KH để đối chiếu khi cần thiết.

- Đối với việc lập hóa đơn

 Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị:

+ Hoá đơn được lập đúng về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của KH.

+ Hóa đơn có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu.

+ Hóa đơn được lưu trữ đầy đủ.

+ Hóa đơn được lập là có thật.

+ Hóa đơn được ghi sổ đầy đủ, chính xác.

 Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị:

- Trước khi lập hóa đơn phải kiểm tra sự khớp đúng giữa ĐĐH với Phiếu xuất

kho đã được phê duyệt do các bộ phận khác gửi tới.

- Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn

- Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên gồm 5 chữ ký của người mua hàng,

người bán hàng, thủ kho, kế toán trưởng và GĐ (Phụ lục 2)

- Hóa đơn lúc này được xem như lệnh xuất hàng, KH sẽ ký vào phần người mua

hàng trên hóa đơn. Sau đó, liên 1 của hóa đơn (liên tím) giữ lại tại phòng kế toán; liên 2

và liên 3 (liên xanh và liên đỏ) giao cho KH chuyển đến quầy thu ngân để thanh toán.

Thủ quỹ ở quầy thu ngân sẽ kiểm tra số lượng và đơn giá của hàng hóa được ghi trên

49 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

hóa đơn và thu tiền của KH đúng số tiền đã được kế toán ghi trên hóa đơn rồi ký tên lên

hóa đơn, giữ lại liên 2 và trả lại cho KH liên 3. KH sẽ cầm tờ liên 2 trình lại phòng kế

toán kiểm tra là đã thanh toán tiền hay chưa và đưa số hàng hóa muốn mua ra khỏi cổng

công ty.

- Hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước.

Sơ đồ lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT:

Khách hàng Thủ quỹ Tổng GĐ

Phòng kế toán tài chính

Ký A Căn cứ ĐĐH, PXK Ký duyệt

Thu tiền,ký Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT N

N A

50 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà Khóa luận tốt nghiệp

Nhận xét:

- Thủ tục khi chuyển giao hàng và lập hóa đơn cho hàng bán công ty thực hiện

khá tốt.

- Tuy nhiên, đối với việc lập hóa đơn do kế toán bán hàng lập, chưa có người

độc lập kiểm tra hóa đơn.

d) Kiểm soát việc ghi nhận và theo dõi doanh thu tiêu thụ

 Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị:

- Doanh thu chỉ được ghi nhận tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu

hàng hóa.

- Ghi nhận doanh thu tiêu thụ đúng, đủ.

- Doanh thu phải được phân loại hợp lý: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ, doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu nội bộ và doanh thu khác.

- Việc theo dõi diễn ra thường xuyên, liên tục.

- Tiến hành đối chiếu theo định kỳ.

 Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị:

- Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và Đơn đặt hàng đã được phê

duyệt tiến hành ghi sổ doanh thu tiêu thụ. Việc ghi sổ được kế toán bán hàng thực hiện

hàng ngày.

- Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp tập hợp các chứng từ ghi sổ mỗi tháng để lên

sổ Cái chi tiết TK 511.

- Hàng tháng căn cứ vào báo cáo bán hàng mà đại lý gửi đến, bộ phận kinh

doanh lập hóa đơn GTGT, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu.

- Cuối mỗi quý, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng hàng với doanh thu

tiêu thụ.

51 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

BẢNG TỔNG HỢP HÀNG BÁN RA

Quý I/2012

STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Doanh thu

1 Xi măng Bỉm Sơn Bao 100 7,500,000

2 Xi măng Bỉm Sơn Bao 300 22,500,000

..... ....... ...... ........ .......

4 Xi măng Hoàng Mai Bao 63 4,756,108

5 Xi măng Hoàng Mai Bao 23 1,710,665

..... ....... ....... ......... .........

..... ....... ....... ......... .........

Tổng cộng 13,426,016,872

SỔ CÁI

Tài khoản: 5112

Quý I/2012

TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tổng cộng

TK 131 4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872

Cộng PS Có 4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872

4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872 TK 911

0 0 0 0 TK 531

0 0 0 0 TK 532

Cộng PS Nợ 4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872

52 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO HÀNG HÓA

Tháng 3/2012

Số tiền

Tên, quy cách sản Tồn đầu Nhập trong Xuất Tồn cuối STT phẩm hàng hóa kỳ kỳ trong kỳ kỳ

B 1 2 3 4 A

Xi măng Bỉm Sơn 5,232,000 4,352,997 6,305,254 3,279,743 1

Xi măng Hoàng Mai 1,265,425 3,902,000 3,589,273 1,578,152 2

Đạm Phú Mỹ 2,000,000 5,962,038 6,891,234 1,070,804 3

......

Phân bón Lâm Thao 4,090,909 8,789,110 4,334,299 8,545,720 5

......

Xi măng Bỉm Sơn 3,272,850 6,369,673 5,752,232 3,890,291 7

.....

Xi măng Hoàng Mai 4.215.325 1,265,425 1,710,665 3,770,085 9

.....

Nhận xét:

- Việc ghi nhận doanh thu chưa được kiểm soát tốt và không thường xuyên vì

việc đối chiếu chỉ được thực hiện vào cuối mỗi quý.

- Việc kiêm nhiệm chức năng trong quá trình ghi nhận và theo dõi doanh thu

tiêu thụ vẫn xảy ra, đây chính là một hạn chế, có thể dẫn tới rủi ro, gian lận.

e) Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu

 Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị:

- Nhận hàng bán bị trả lại đúng và đủ số lượng, chủng loại hàng.

- Hàng bán bị trả lại vì không đạt chất lượng và nguyên nhân phát sinh từ phía

công ty.

- Chính sách chiết khấu thương mại rõ ràng, hợp lý.

 Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị:

- Đối với các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:

53 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

+ Chiết khấu thương mại được trừ trực tiếp trên hóa đơn, đã được phòng kinh

doanh thỏa thuận với KH và phải được Tổng giám đốc ký phê duyệt.

+ Giảm giá hàng bán thường không xảy ra, trừ trường hợp KH yêu cầu sau khi

nhận hàng, tuy nhiên công ty thường đổi hàng cho KH.

+ Nếu Tổng GĐ duyệt cho giảm giá thì phòng kinh doanh lập hóa đơn điều chỉnh.

- Đối với hàng bán bị trả lại:

+ Việc xét duyệt hàng bị trả lại phải do Tổng GĐ của công ty ký phê duyệt.

+ Khi khách hàng trả lại hàng cho công ty thì phòng kinh doanh có nhiệm vụ

nhận lại hàng kèm theo các chứng từ liên quan.

+ Những khách hàng bán theo hợp đồng phải làm biên bản đề nghị trả lại hàng,

nếu được ký duyệt thì sẽ giao nhận hàng trả lại.

Nhận xét:

- Công ty đã xây dựng thủ tục kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu khá tốt.

- Cuối kỳ kế toán tổng hợp kết chuyển các khoản này và xác định doanh thu

thuần, giúp ngăn chặn được trường hợp kế toán bán hàng vừa ghi sổ nghiệp vụ bán

hàng vừa lập doanh sách các khoản giảm giá.

- Tuy nhiên, công ty không có chính sách chiết khấu, giảm giá rõ ràng, điều

ngày sẽ dẫn đến rủi ro không kiểm soát được việc xét duyệt và thực hiện.

2.2.2.3. KSNB đối với khoản phải thu khách hàng

a) Theo dõi và quản lý khoản nợ phải thu khách hàng

 Mục tiêu kiểm soát:

- Theo dõi kịp thời các khoản phải thu khách hàng.

- Ngăn ngừa việc bán hàng vượt hạn mức tín dụng.

- Các khoản phải thu phải được ghi sổ đầy đủ, chính xác.

- Hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ khó đòi.

 Thủ tục kiểm soát:

- Ngay sau khi nhận được chứng từ hóa đơn GTGT, Phiếu thu và Giấy báo Có,

kế toán công nợ theo dõi rồi ghi vào sổ theo dõi chi tiết công nợ.

- Hàng tháng, kế toán công nợ báo cáo về tình hình công nợ của khách hàng,

những khách hàng nào đã đến hạn trả nợ, những khách hàng nào đã quá hạn trả nợ cho

kế toán trưởng.

54 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Khi khách hàng trả nợ kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu. Trong trường

hợp giảm giá phát sinh ngoài hợp đồng, hàng bán trả lại thì kế toán công nợ căn cứ vào

biên bản giao nhận hàng, hóa đơn GTGT để ghi giảm các khoản phải thu.

SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ

Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng

Khách hàng: Công ty cp Thương Mại DV Ngọc Minh Tâm

Địa chỉ: 74 Hải Hồ - P. Thanh Bình – Q. Hải Châu – TP. Đà Nẵng

Điện thoại: 05113829570 Fax: 05113530610

Tài khoản: 0041001150345 Tại ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng

MST: 0401381627

Công nợ từ ngày 1/3/2012 đến ngày 31/3/2012

Hạn TK đối Số tiền STT Ngày SHCT Diễn giải Số tiền Nợ nợ ứng Có

Số dư đầu 35.548.650 kỳ

30 Bán theo 5112, 08/03 0086525 159.228.300 ngày hợp đồng 3331

.............. ............. ............

Nhận xét:

- Các thủ tục kiểm soát của công ty trước khi ghi nhận khoản phải thu khách

hàng là tương đối tốt, đảm bảo được tính xác thực, khách quan của thông tin và đạt

được mục tiêu kiểm soát.

- Tuy nhiên, công tác quản lý nợ của công ty còn mang tính tự phát, công ty không lập

bảng đối chiếu công nợ với khách hàng theo định kỳ hàng tháng mà chỉ lập khi có yêu cầu.

b) Tổ chức công tác thu hồi nợ

 Mục tiêu kiểm soát:

- Đôn đốc việc thu hồi nợ.

- Thu hồi nợ đúng, đủ, kịp thời.

 Thủ tục kiểm soát:

- Hàng tháng, kế toán công nợ báo cáo cho khách hàng các khoản nợ đến hạn

hay quá hạn.

- Sau đó, lập giấy đề nghị thanh toán gửi đến khách hàng.

55 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Sau thời hạn gửi giấy đề nghị thanh toán 1 tuần, nếu khách hàng vẫn không trả

nợ theo yêu cầu thì Tổng GĐ hoặc kế toán trưởng cử 2 nhân viên của công ty trực tiếp

đi thu nợ.

- Sau khi đi thu nợ về, 2 nhân viên này báo cáo lại tình hình thu nợ cho kế toán

trưởng để có biện pháp xử lý đối với số tiền khách hàng đang nợ công ty.

56 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Mẫu số: 05 – TT

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày 19 tháng 3 năm.2012

Kính gửi: .Giám đốc Công ty TNHH Quốc Toản

Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thị Phượng

Bộ phận (hoặc địa chỉ): Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua Xi măng

Số tiền: 9.349.850 (Viết bằng chữ): Chín triệu, ba trăm bốn mươi chín nghìn tám

trăm năm mươi đồng.

(Kèm theo: 01 chứng từ gốc)

Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Nhận xét:

- Công tác thu hồi nợ tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn tương đối tốt.

- Nhân viên thu hồi nợ chỉ được đi thu hồi nợ khi có sự chỉ định, đồng ý của

Tổng GĐ, kế toán trưởng.

- Tuy nhiên, công tác thu hồi nợ tại công ty vẫn còn một số hạn chế như:

+ Công ty chưa có một tổ đi thu hồi nợ bằng văn bản, chưa có người tổ trưởng,

chịu trách nhiệm riêng trong công tác đi hồi nợ.

+ Việc công ty không lập biên bản đối chiếu công nợ thường xuyên gây khó

khăn khi nhân viên đi thu hồi nợ.

c) Lập dự phòng và xóa sổ các khoản nợ phải thu

 Mục tiêu kiểm soát:

- Hạn chế các rủi ro, gian lận có thể xảy ra.

- Việc xét duyệt đối với việc xóa sổ các khoản nợ phải thu được quy định một

cách chặt chẽ.

- Theo dõi thường xuyên các khoản lập dự phòng.

57 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà Khóa luận tốt nghiệp

 Thủ tục kiểm soát:

- Công ty thực hiện theo Thông ty số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 2 năm

2006 của BTC.

- Cuối năm, kế toán công nợ và kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chi tiết các

khoản phải thu đã quá hạn.

- Sau đó, đưa ra cuộc họp với ban giám đốc vào cuối năm và căn cứ vào biên

bản họp đã có sự thống nhất của ban giám đốc kế toán tổng hợp tiến hành trích lập

dự phòng.

- Khi xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi phải dựa vào báo cáo của kế toán

trưởng, dựa vào bằng chứng xác thực mới cho xóa sổ.

- Việc xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Tổng GĐ

và kế toán trưởng.

Nhận xét:

- Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi được công ty thực hiện rất

nghiêm túc chặt chẽ, đúng quy định.

- Việc xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi chỉ được thực hiện khi được sự cho

phép của Tổng GĐ và kế toán trưởng. Đồng thời đều phải dựa trên những bằng chứng

có thực, đã được kiểm định.

2.2.2.4. KSNB nghiệp vụ thu tiền

a) KSNB nghiệp vụ thu tiền mặt

 Mục tiêu kiểm soát:

- Thu tiền đủ, đúng số tiền thực bán.

- Ghi sổ đầy đủ, chính xác.

- Hạn chế gian lận.

 Thủ tục kiểm soát:

- KH trả tiền, bộ phận kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên, 1 liên lưu ở bộ phận kế

toán - tài chính, 1 liên lưu ở thủ quỹ xem như lệnh thu tiền và 1 liên giao cho KH để

thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền.

- Phiếu thu được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và đóng dấu đã thanh toán.

Có 5 chữ ký: GĐ, kế toán trưởng, người nộp phiếu, người lập phiếu, thủ quỹ.

- Thủ quỹ kiểm tra tiền nếu đầy đủ thì ký xác nhận.

58 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Tách biệt trách nhiệm giữa người ghi sổ và người thu tiền: phiếu thu được thủ

quỹ ghi vào sổ quỹ, kế toán bán hàng lập bảng kê thu tiền sau này đối chiếu với số dư

tiền mặt tồn quỹ.

- Cuối tuần đối chiếu, kiểm kê quỹ có sự chứng kiến của kế toán trưởng.

Mẫu số 01-TT

(Ban hành theo QĐ số 48/QĐ-BTC CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN

Trung Lễ- Đức Thọ- Hà Tĩnh Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU Số: 14

Ngày 02 tháng 03 năm 2012 Nợ : 111

Có : 131

Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hồng

Địa chỉ: Tại kho Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoành Sơn

Lý do nộp tiền: Xuất bán Xi măng Bỉm Sơn

Số tiền: 34.784.750 đ (viết bằng chữ) Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi tư

nghìn bảy trăm năm mươi đồng.

Kèm theo: 1 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp phiếu

(ký, họ tên (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên )

Đóng dấu)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ): Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi tư

ngàn bảy trăm năm mươi đồng

+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng bạc, đá quý ):

+ Số tiền quy đổi:

59 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

- Sơ đồ lập và lưu chuyển Phiếu thu:

Thủ quỹ Tổng GĐ Bộ phận kế toán tài chính Khách hàng

Trả tiền hàng Ký duyệt

Bộ chứng từ: HĐ GTGT, PXK, ĐĐH Phiếu thu Ký

Phiếu thu Phiếu thu

Thu tiền, ký xác nhận

Phiếu thu

Phiếu thu

N

N

60 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC

Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính)

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

Tháng 3/2012

Số hiệu Diễn giải NT Số tiền Chi Thu Thu Chi

02/03 14 34,784,750

35 05/03 86,941,100 8,694,110

...

07/03 15 9,585,200 958,520

10,000,000

Số dư đầu kỳ Bán xi măng Nhập phân bón Lâm Thao ................. Thanh lý, bán một số phụ tùng 36 Chi tạm ứng .................. 08/03 ....

37 Mua máy vi tính 10/03 6,562,500 656,250

11/03 16 31,622,500 3,162,250 Tồn 15,635,134,780 15,669,919,530 15,582,978,430 15,574,284,320 ........ 15,583,869,520 15,584,828,040 15,574,828,040 .............. 15,568,265,540 15,567,609,290 15,599,231,790 15,602,394,040

38 12/03 315,769,000 15,286,625,040

....... ...........

15/03 17 670,000,000 15,956,625,040

Bán xi măng cho đại lý.... Doanh nghiệp thanh toán nợ ........... Rút tiền gửi NH về nhập quỹ TM Chị Liên TT tiền hàng 16/03 18 45,000,000

17/03 39 Thuê sữa chửa nhà kho 4,100,000 410,000

..... 16,001,625,040 15,997,525,040 15,997,115,040 ..........

16,000,360,040 22/03 19 3,245,000

40 25/03 150,000,000 15,850,360,040

.......

28/03 20 .............. Thanh toán tiền vật tư thừa Rút tiền mặt đem gửi NH .......... Xuất bán đạm Phú Mỹ và phân bón Lâm Thao 329,000,000 32,900,000

28/03 41 Thanh toán tiền điện ............ 16,179,360,040 16,212,260,040 16,208,860,040 16,208,520,040

1,160,258,220 3,400,000 340,000 586,872,960

16,208,520,040 Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ

61 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC

Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính)

SỔ CHI TIẾT TIỀN MẶT

Tháng 3/2012

Số phát sinh Số hiệu TK Số tồn Diễn giải NT ĐƯ Thu Chi GS Thu Chi 15,635,134,780 Sốdư đầu kỳ

02/03 14 34,784,750 15,669,919,530 131 Bán xi măng

86,941,100 15,582,978,430 156 Nhập phân 05/03 35 8,694,110 15,574,284,320 133 bón...

............. ..... .............

Thanh lý, bán 15,583,869,520 711 9,585,200 07/03 15 một số phụ 15,584,828,040 333 958,520 tùng

08/03 36 Chi tạm ứng 141 10,000,000 15,574,828,040

..... ......... ...........

211 Mua máy vi 6,562,500 15,568,265,540 10/03 37 133 tính 656,250 15,567,609,290

Bán xi măng 31,622,500 15,599,231,790 131 11/03 16 cho đại lý.... 3,162,250 15,602,394,040

Doanh nghiệp 331 12/03 38 315,769,000 15,286,625,040 thanh toán nợ

...... .......... ..........

Rút tiền gửi

15/03 17 NH về nhập 112 670,000,000 15,956,625,040

quỹ TM

Chị Liên TT 16/03 18 131 45,000,000 16,001,625,040 tiền hàng

Thuê sữa chửa 241 4,100,000 15,997,525,040 17/03 39 nhà kho 133 410,000 15,997,115,040

62 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

........... ..... ...........

Thanh toán tiền 22/03 19 141 3,245,000 16,000,360,040 vật tư thừa

............ ...... ...........

Rút tiền mặt 25/03 40 150,000,000 15,850,360,040 112 đem gửi NH

Xuất bán đạm 329,000,000 16,179,360,040 511 28/03 20 Phú Mỹ và 32,900,000 16,212,260,040 333 Lâm Thao

Thanh toán tiền 642 3,400,000 16,208,860,040 28/03 41 340,000 16,208,520,040 điện 133

Cộng số phát 1,160,258,220 586,872,960 sinh

Số dư cuối kỳ 16,208,520,040

Ngày 31 tháng 03 Năm 2012

Người lập Kế toán trưởng

(ký,tên) (ký, họ tên )

63 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT

Vào ....giờ ...ngày 31 tháng 3 năm 2012

Chúng tôi gồm:

Ông/Bà: Trần Văn Nam Đại diện kế toán

Ông/Bà: Nguyễn Thị Phượng Đại diện thủ quỹ

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau:

STT Diễn giải Số lượng Số tiền

B A 1 2

Số dư theo sổ quỹ: I 16,208,520,040

Số kiểm kê thực tế II 16,208,520,000

1 Trong đó:

2 - Loại 500.000 25.000

3 - Loại 200.000 15.000

4 - Loại 100.000 6.500 300.000

5 - Loại 50.000 950 300.000

6 - Loại 20.000 500 100.000

7 - Loại 10.000 72 100.000

8 - Loại 5.000 25 20.000

9 - Loại 2.000 6.000

III Chênh lệch (III = I – II) X 182

- Lý do: + Thừa: tiền lẻ

+ Thiếu: ......................................................................................................................

-Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ..................................................................................

Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

64 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

b) KSNB nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng  Mục tiêu kiểm soát:

- Ghi sổ đầy đủ, chính xác.

- Chuyển khoản đúng tài khoản, đúng đối tượng.

- Hạn chế rủi ro, gian lận có thể xảy ra.  Thủ tục kiểm soát:

- Căn cứ vào Giấy báo Có do ngân hàng gửi đến, kế toán ngân hàng ghi sổ,

chuyển kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu.

- Kế toán đối chiếu số dư với ngân hàng hằng ngày.

- Cuối quý, kế toán trưởng tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng.

Lệnh chuyển có

Số lệnh: VC00002595 Ngày lập: 11/03/2012 SBT: 2

Kí hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ 30 Lệnh chuyển Có – 101 CT cho các

TCKT

Ngân hàng thành viên gửi lệnh: VP bank – PGD Hà Tĩnh. Mã NH: 42309001

Ngân hàng thành viên nhận lệnh: NHCT Hà Tĩnh Mã NH: 42201001

Người trả/chuyển tiền: CONG TY XAY DUNG VA THUONG MAI DONG BAC

NGHE AN

Địa chỉ/ Số CMNN:

Tài khoản : Tại: 42309001 VPBank CN Hà Tĩnh

Người thụ hưởng: CONG TY CO PHAN TAP DOAN HOANH SON

Địa chỉ/ Số CMNN:

Tài khoản: 10201.0000.414.991 Tại: 42201001 NHCT Hà Tĩnh

Mã số thuế:

Mục lục ngân sách:

78.000.000

Nội dung: CHUYEN TRA TIEN HANG

Số tiền:

Bằng chữ: Bảy mươi tám triệu đồng chẵn

Truyền đi lúc giờ phút Nhận lúc 16 giờ 43 phút NHCT: Nguyễn Tuyết Nhung

Ngày: 11/03/2012.

Kế toán Kiểm soát

65 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Trung Lễ- Đức Thọ- Hà Tĩnh ( Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính )

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng

Số hiệu:112

Tháng 3/2012

ĐVT:VNĐ

TK ĐƯ Số phát sinh Diễn giải Chứng từ NT SH Nợ Có

2,269,903,900

05/03 111 670,000,000

.............

..... 09/03 515 76,035,556

15,960,000

331 131 78,000,000

.............

10/03 11/03 ....... 15/03

511 333 48,283,750 4,828,375

........ 20/03 thanh 635 ............. 3,500,000

311 16,000,000

...........

21/03 .... 25/03 111 250,000,000

..... 28/03 311 ............ 500,000,000

473,147,681 2,743,051,581

Số dư đầu kỳ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ ............... Thu lãi tiền gửi ngân hàng Trả tiền mua NVL Thu nợ tiền hàng .............. Bán xi măng cho công ty TNHH Quốc Toản ............. Trả chiết khấu toán Vay ngân hàng ........... Đem tiền mặt đi gửi ngân hàng ................ Thanh toán nợ vay ngắn hạn cho công ty Nga Sơn Cộng phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ 1,189,460,000 1,189,460,000 1,553,591,581

Người lập Kế toán trưởng

(ký,tên) (ký, họ tên)

66 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC

Trung Lễ- Đức Thọ- Hà Tĩnh ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính )

SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Tháng 03/2012

ĐVT: VNĐ

Chứng từ Số tiền

Diễn giải TK ĐƯ NT GS Thu Chi Còn lại SH NT

2,269,903,900

111 05/03 05/03 670,000,000 1,599,903,900

515 ..... 09/03 09/03 76,035,556 ......... 1,675,939,456

331 10/03 10/03 15,960,000 1,659,979,456 Số dư đầu kỳ Nhập quỹ tiền gửi ngân hàng ............ Thu lãi tiền gửi Trả tiền mua NVL

11/03 Thu nợ tiền hàng 131 78,000,000

11/03 ..... ...... 1,737,979,456 .........

15/03 Bán xi măng 53,112,125 15/03 1,791,091,581 511 333

..... ...........

635 20/03 20/03 3,500,000 1,787,591,581 ............ Trả chiết khấu thanh toán

311 16,000,000

21/03 ....... 1,803,591,581 ............

25/03 25/03 2,053,591,581 111 250,000,000

.... ..............

28/03 28/03 311 500,000,000

473,148,681 1,189,460,000

2,743,051,581 1,189,460,000 1,553,591,581 21/03 Vay ngân hàng ........... Đem tiền mặt gửi ngân hàng .......... Trả nợ vay ngắn hạn Cộng phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh

Cộng X X X 1,553,591,581

Kế toán trưởng

Người lập (ký,tên) (ký, họ tên)

Nhận xét:

- Việc thu tiền qua ngân hàng đảm bảo cho công ty không bị thất thoát tiền bán

hàng, số tiền thu được bảo vệ an toàn hơn. Do vậy, kiểm soát đạt hiệu quả hơn.

- Tuy nhiên, việc đối chiếu hằng ngày giữa kế toán ngân hàng và ngân hàng

không thường xuyên do không có người kiểm tra, giám sát.

67 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN

1. Đánh giá

1.1.Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ

Thực tế chứng minh rằng không thể tồn tại một HTKSNB hoàn hảo bất chấp

những nỗ lực của ban quản trị và nhân viên trong đơn vị. Tình hình kinh doanh và thị

trường luôn biến đổi không ngừng, đòi hỏi HTKSNB cũng phải không ngừng hoàn

thiện để phù hợp với tình hình mới. Chính vì vậy, bên cạnh những điểm mạnh mà công

ty đã xây dựng được vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong HTKSNB chu trình bán

hàng – thu tiền của công ty.

1.1.1. Ưu điểm

 Về môi trường kiểm soát:

- Hệ thống chứng từ của công ty tương đối đầy đủ. Đây là cơ sở để hoạt động

kiểm soát nội bộ thực hiện được các mục tiêu đề ra. Chứng từ được luân chuyển một

cách hợp lý giữa các phòng ban giúp đảm bảo tính kiểm soát và rút ngắn thời gian luân

chuyển.

- Hệ thống tài khoản được sử dụng đúng theo quy định của Bộ tài chính và đáp

ứng được yêu cầu quản lý của công ty.

- Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, đây là hình thức ghi sổ

được sử dụng phổ biến trên kế toán máy nhờ sự đơn giản, thuận tiện, thích hợp với

mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ gốc.

- Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy giúp giảm nhẹ công việc kế toán, rút

ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm sai sót do tính toán; có sự liên kết, kế thừa thông

tin giữa các phòng ban, dễ dàng trong lập BCTC.

- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty theo mô hình tập trung giúp tập trung

được thông tin phục vụ ban lãnh đạo, bên cạnh đó cũng đảm bảo việc phân cấp phân

quyền cụ thể, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán.

68 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

 Thủ tục kiểm soát:

- Đối với nghiệp vụ bán hàng, dựa trên tính tự động hóa của phần mềm máy

tính kế toán trưởng xem xét, kiểm tra đối chiếu công nợ, điều kiện mua hàng của

khách hàng để phê duyệt bán hàng.

- Đối với bán chịu có sự kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng giao dịch với công

ty.

1.1.2. Nhược điểm

- Công ty có thể bị mất các dữ liệu kế toán trong trường hợp xảy ra sự cố về

phần mềm, máy móc do đó cần có biện pháp lưu trữ thích hợp nhằm đảm bảo an toàn.

- Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung làm hạn chế việc kiểm tra giám sát tại

chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị.

1.2. Đánh giá về chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần tập

đoàn Hoành Sơn.

1.2.1. Ưu điểm

- Công ty đã xây dựng được một hệ thống kiểm soát khá chặt chẽ (bộ phận bảo

vệ thường trực giám sát hoạt động giao nhận hàng, bộ phận Kiểm soát, bộ phận Vật

tư).

- Có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận (bộ phận Vật tư, bộ

phận kinh doanh, bộ phận kế toán...).

- Các bộ phận, phòng ban (bộ phận kinh doanh, bộ phận tài chính kế toán...) có

sự độc lập tương đối trong chu trình bán hàng – thu tiền, do đó đảm bảo được tính

khách quan của các thông tin cần cung cấp.

- Công ty ứng dụng phần mềm kế toán máy vào quy trình bán hàng – thu tiền,

giúp giảm thiểu được thời gian lưu chuyển chứng từ, tăng độ chính xác cho các thông

tin liên quan cần cung cấp, tiết kiệm nguồn nhân lực nhờ nguyên tắc lưu trữ một lần.

Bên cạnh đó, giúp giảm thời gian cho khách hàng trong quá trình chờ đợi thông tin

phản hồi từ công ty.

- Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đều được giải quyết dứt điểm

trước khi xe hàng ra khỏi cổng của công ty, giúp giảm thiểu được các trách nhiệm của

công ty có liên quan đến các hư hỏng thiếu hụt phát sinh trong quá trình vận chuyển

hàng hóa của KH.

69 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

1.2.2. Nhược điểm

- Công ty chưa có mẫu Đơn đặt hàng riêng theo những tiêu chuẩn thống nhất

cho KH, dó đó có thể dẫn đến xảy ra các sai sót trong quá trình đối chiếu, kiểm soát

thông tin liên quan đến hàng bán.

- Mỗi phòng ban chức năng đều tự thực hiện kiểm tra kiểm soát vì công ty chưa

xây dựng được một phận kiểm soát riêng, ảnh hưởng đến độ tin cậy, khách quan của

các thông tin.

- Thủ tục kiểm soát của công ty đối với các KH quen khi vào mua hàng chưa

thực sự được chặt chẽ, vẫn xảy ra nhiều sai sót.

1.2.3. Nguyên nhân

- Công ty không có mẫu Đơn đặt hàng riêng vì các quy định liên quan đến việc

mua hàng đã được thỏa thuận thống nhất trong hợp đồng.

Đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng khởi đầu cho quy trình bán hàng, việc

không quy định mẫu đơn thống nhất làm giảm tính chất pháp lý của chứng từ và gây

khó khăn cho công ty trong việc nhận diện và lưu trữ thông tin.

- Công ty không thiết lập một bộ phận kiểm soát riêng cho từng phòng ban chức

năng vì chi phí cho việc xây dựng bộ phận kiểm soát riêng rất là tốn kém. Thay vào đó

là ban lãnh đạo của công ty tiến hành kiểm soát chung, các phòng ban chức năng tự

kiểm soát riêng.

Theo ý kiến của em, đây chưa hẳn là một sai sót trọng yếu của công ty cổ phần

tập đoàn Hoành Sơn khi cân nhắc giữa lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra cho việc xây

dựng bộ phận kiểm soát này.

- Thủ tục kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền cho các KH quen chưa chặt

chẽ vì công ty đã có mối quan hệ thân thiết với một số KH lâu năm và muốn tiết kiệm

thời gian giao dịch nên không thắt chặt các thủ tục kiểm soát đối với các đối tượng

này. Tuy nhiên, theo thống kê của công ty thì những sai sót xảy ra trong giai đoạn này

là không đáng kể.

2. Đề xuất giải pháp

Qua quá trình tìm hiểu thực trạng tại công ty, em nhận thấy hệ thống kiểm

soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

khá chặt chẽ.

70 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Do hiện tại quy mô của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn vẫn đang ở mức

vừa phải nên khi cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mang lại, công ty có thể chưa cần

thiết xây dựng một bộ phận kiểm soát cho toàn đơn vị. Tuy nhiên, trong tương lai nếu

quy mô của công ty ngày càng mở rộng thì công ty nên cân nhắc việc thiết lập một bộ

phận kiểm soát riêng và bộ phận kiểm soát nội bộ nếu cần thiết. Việc này sẽ giúp công

ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, từ đó góp phần

tăng doanh số cũng như vị thế của công ty trong môi trường cạnh tranh như hiện nay.

Công ty nên có một mẫu ĐĐH chuẩn cho tất cả các đối tượng KH, như vậy thì

khi nhận và xử lý ĐĐH sẽ thực hiện trên 1 ĐĐH duy nhất của công ty, đảm bảo được

tính chính xác, giúp công ty kiểm soát tốt hơn.

Công ty nên xây dựng một bộ phận tín dụng, bộ phận này đặt dưới sự quản lý

và điều hành của ban GĐ công ty. Bộ phận này độc lập với bộ phận kế toán, giúp công

ty có thể dễ dàng tìm hiểu các thông tin về KH mua hàng tại công ty. Đồng thời, công

ty nên đề ra chính sách bán chịu, chiết khấu rõ ràng hơn.

Đối với các khoản giảm trừ doanh thu, công ty nên mở sổ chi tiết TK giảm trừ

doanh thu để có thể theo dõi dễ dàng hơn. Kế toán bán hàng và phòng kinh doanh nên

lập bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại và định kỳ đối chiếu cuối mỗi quý, có sự kiểm tra

của kế toán trưởng.

Đối với thực trạng kiểm soát đối tượng mua hàng là các khách hàng cũ nên thực

hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát để tránh rủi ro có thể xảy ra.

Đối với các khoản tiền mặt thì có thể quy định một người độc lập lập bảng theo

dõi hàng tháng tiền KH thanh toán và gửi cho KH để đối chiếu.

Các khoản tiền gửi ngân hàng mà KH thanh toán nên có người kiểm tra độc lập

việc đối chiếu số dư TGNH hàng ngày. Việc đối chiếu số dư nên thực hiện bằng văn

bản và được lưu trữ đầy đủ để đối chiếu khi cần thiết.

71 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

III.1. Kết luận

Bán hàng – thu tiền là một trong những hoạt động quan trọng mang ý nghĩa

cạnh tranh quyết định ở các doanh nghiệp kinh doanh. Do vậy DN nào thực hiện kiểm

soát tốt quy trình này thì DN đó có được những lợi thế nhất định. Sau 3 tháng thực

hiện nghiên cứu là đề tài, những thành quả mà em đã đạt được trong đề tài, đó là:

- Hệ thống hóa được phần lý thuyết cũng như cơ sở lý luận về hoạt động kiểm

soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.

- Tìm hiểm được thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng –

thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.

- Nhận biết, phân tích quá trình, mức độ vận dụng hệ thống lý thuyết về hoạt

động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền vào thực tiễn của công ty cổ phần

tập đoàn Hoành Sơn. So sánh thực tế với hệ thống lý thuyết, qua đó thấy được những

ưu và nhược điểm trong hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại

công ty

- Thông qua những nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn, đề xuất được một

số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác kiểm soát nội

bộ đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ

phần tập đoàn Hoành Sơn.

Mặc dù em đã rất cố gắng để có thể hoàn thành tốt đề tài, nhưng do những

giới hạn nhất định về mặt thời gian thực tập, kinh nghiệm và khả năng tiếp cận

thông tin....nên bài làm của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất

mong nhận được ý kiến đánh giá và đóng góp từ quý thầy cô. Một lần nữa, em xin

chân thành cảm ơn.

III.2. Kiến nghị

HTKSNB ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại các

DN. KSNB không chỉ giúp cho người quản lý sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực

kinh tế tại công ty mà còn giúp DN thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, đối

với DN thì việc xây dựng một HTKSNB thực sự hữu hiệu kết hợp với các yếu tố vận

hành nhịp nhàng là một sự hỗ trợ rất lớn cho ban lãnh đạo của công ty. Từ đó góp phần

72 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

tích cực vào sự trưởng thành, phát triển của mỗi DN, đặc biệt trong nền kinh tế thị

trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, em đã có cơ

hội tìm hiểu về chu trình bán hàng – tiền cũng như HTKSNB và các thủ tục kiểm soát

áp dụng trong chu trình đó. Nhờ đó, em có điều kiện so sánh được với các kiến thức đã

được tiếp thu trên ghế nhà trường.

Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian, không gian nghiên cứu và năng lực của bản

thân nên đề tài của em vẫn còn những hạn chế nhất định. Đó là đề tài chỉ mới dừng lại

ở việc tìm hiểu thực trạng và các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – tiền tại

công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, so sánh thực tế với lý thuyết, cơ sở lý luận về hệ

thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà chưa đi sâu vào phân tích những hạn

chế để từ đó hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền. Đề tài cũng chỉ mới dừng lại ở

việc so sánh thực tiễn với lý thuyết về KSNB chu trình bán hàng – thu tiền.

Do đó, các đề tài nghiên cứu sau này có thể phát triển theo hướng đi sâu vào

hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền, hoặc khảo sát sự cần thiết của việc xây dựng

bộ phận kiểm soát nội bộ trong công ty hoặc có thể mở rộng nghiên cứu so sánh với hệ

thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của một công ty khác cùng ngành trên địa

bàn Hà Tĩnh.

73 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Alvin A. Arens James K. Loebbecke, Đặng Kim Cương, Kiểm toán Auditing,

Nhà xuất bản thống kê.

2. Bộ Tài chính, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính.

3. Bộ Tài chính, Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, NXB Tài chính.

4. Chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên trường Đại học Kinh tế

Huế.

5. Nguyễn Thế Hưng(2006), Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết – Bài tập và

Bài giải), NXB thống kê.

6. Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành

Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa.

7. Trung Nguyên, Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nhà xuất bản giao

thông vận tải.

8. TS. Nguyễn Phúc Sinh, ThS. Nguyễn Phú Cường, ThS. Nguyễn Trọng

Nguyên, ThS. Châu Thanh An, Kiểm toán đại cương, NXB giao thông vận tải.

9. Website:

www.google.com

www.danketoan.com

www.kiemtoan.com.vn

www.webketoan.com

www.libhce.edu.vn

www.tailieu.vn

www.baohatinh.vn

74 SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

PHỤ LỤC

Phụ lục 1:

DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TẠI ĐƠN VỊ

Số hiệu TK Tên tài khoản

TK cấp 1 TK cấp 2

Tiền mặt 111

1111 Tiền Việt Nam

Tiền gửi ngân hàng 112

1121 Tiền Việt Nam

1122 Ngoại tệ

Phải thu khách hàng 131

Thuế GTGT được khấu trừ 133

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1331

Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 1332

Phải thu khác 138

1381 Tài sản thiếu chờ xử lý

1388 Phải thu khác

Tạm ứng 141

Chi phí trả trước ngắn hạn 142

Nguyên liệu, vật liệu 152

Công cụ, dụng cụ 153

Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 154

Hàng hóa 156

1561 Giá mua hàng hóa

1562 Chi phí vận chuyển hàng hóa

Tài sản cố định 211

2112 Tài sản cố định hữu hình

2113 Tài sản cố định thuê tài chính

2118 Tài sản cố định vô hình

Hao mòn TSCĐ 214

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình

221 Đầu tư tài chính dài hạn

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

2212 Góp vốn liên doanh

2213 Đầu tư vào công ty liên kết

2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác

Xây dựng cơ bản dở dang 241

2411 Mua sắm TSCĐ

2412 Xây dựng cơ bản dở dang

2413 Sửa chữa lớn TSCĐ

Chi phí trả trước dài hạn 242

Ký quỹ, ký cược dài hạn 244

Vay ngắn hạn 311

Phải trả cho người bán 331

Thuế và khoản phải nộp Nhà nước 331

3311 Thuế GTGT

3333 Thuế xuất, nhập khẩu

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

3336 Thuế tài nguyên

3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất

3338 Các loại thuế khác

3339 Phí, lệ phí, phải nộp khác

Phải trả người lao động 334

Chi phí phải trả 335

Phải trả, phải nộp khác 338

3381 Tài sản thừa chờ giải quyết

3382 Kinh phí công đoàn

3383 Bảo hiểm xã hội

3388 Phải trả phải nộp khác

Vay, nợ dài hạn 341

3411 Vay dài hạn

3412 Nợ dài hạn

Nguồn vốn kinh doanh 411

4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4112 Thặng dư vốn cổ phần

Quỹ khen thưởng phúc lợi 431

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

4312 Quỹ phúc lợi

511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

5111 Doanh thu bán hàng hóa

5112 Doanh thu bán các thành phẩm

5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ

5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá

5117 Doanh thu kinh doanh BĐS đầu tư

Doanh thu nội bộ 512

Doanh thu hoạt động tài chính 515

Chiết khấu bán hàng 521

5211 Chiết khấu thương mại

5213 Giảm giá hàng bán

Giá vốn hàng bán 632

6321 Giá vốn hàng bán

6322 Giá vốn vận chuyển

6324 Giá vốn vật tư

Chi phí hoạt động tài chính 635

Chi phí quản lý doanh nghiệp 642

6421 Chi phí bán hàng

6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Thu nhập khác 711

Chi phí khác 811

Xác định kết quả kinh doanh 911

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Phụ lục 2: Hóa đơn GTGT

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Mẫu số: 01GTKT3/001

Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: CS/11P

Ngày 02 tháng 03 năm 2012 Số: 0000396

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN

Địa chỉ: Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh

Số tài khoản: 102010000414991 – NHCT Hà Tĩnh

Fax: 0393 575 999 MST:

Điện thoại: 093.833.053 3000244065

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hồng

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN CÁT SỎI MIỀN TRUNG

Địa chỉ: Huyện Nghi Xuân – Tỉnh Hà Tĩnh

Số tài khoản: 102010000752419 – NH CT Bến Thủy – Vinh - NA

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST:300782338

STT Tên hàng hóa, dịch vụ

2

Xuất bán xi măng ĐVT 3 Bao Số lượng 4 463 Đơn giá 5 75,000 Thành tiền 6=4*5 34,784,750 1 1

2

Cộng tiền hàng: 34,784,750

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3,478,475

Tổng cộng tiền thanh toán: 38,263,225

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu, hai trăm sáu mươi ba nghìn hai trăm hai mươi lăm đồng.

Người bán hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn

Người mua hàng vị

(Ký, (Ký, (Ký, (Ký, (Ký, đóng dấu,

(Cần, kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)

ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên)

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà

Phụ lục 3: Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ

Chứng từ kế toán

Hướng luân chuyển của dữ liệu hay xử lý trong lưu đồ

Ký hiệu này có hai ý nghĩa:

+ Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ.

+ Chỉ ra các dữ liệu hay thông tin bắt đầu từ đâu hay

chuyển tới đâu.

Xử lý thủ công

A Điểm nối trong cùng một trang

Lưu trữ chứng từ

D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu

N: Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu

A: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán