Kỹ năng soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
Phần I
Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai chủ thể có trụ
sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau được
coi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Hợp đồ
mua bán hàng hóa quốc tế có
ng
rủi ro rất lớn.
Để ngăn ngừa và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần
xây dựng một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
hợp pháp, đầy đủ và chi tiết.
Với khuôn khổ một bài viết, chúng tôi không thể đề cập được một cách cụ thể và
toàn diện về các nội dung của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà chỉ trình
bày những vấn đề quan trọng nhất trong một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
mà các doanh nghiệp cần lưu tâm trong quá trình soạn thảo.
1. Xác định chủ thể giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
Khi giao kết, tham gia bất kỳ một hợp đồng nào, điều đầu tiên mà các bên phải
kiểm tra đó chính là đối tác giao kết, tham gia và thực hiện hợp đồng.
1.1. Bên bán và bên mua
Trong thực tế giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, nhiều khi xẩy ra hiện
tượng:
a) Công ty mẹ là bên bán/mua đích thực (bên có và thực hiện quyền và nghĩa vụ
trong hợp đồng với tư cách là bên bán/bên mua) nhưng bên ký hợp đồng lại là
công ty con.
b) Bên bán/bên mua là pháp nhân nhưng bên đứng ra ký kết hợp đồng chỉ là đơn
vị trực thuộc của pháp nhân như chi nhánh, văn phòng đại diện, phòng kinh
doanh,…
c) Bên ký kết hợp đồng là một công ty nhưng bên thực hiện một phần hoặc toàn
bộ hợp đồng lại là một công ty liên kết của công ty ký kết hợp đồng
Hiện tượng này thường gây ra hậu quả:
a) Các bên không thiện chí có thể rũ bỏ, đùn đẩy trách nhiệm;
b) Hợp đồng rất có thể bị tuyên bố vô hiệu;
c) Việc xác định tư cách đương sự khi có tranh chấp xảy ra là rất khó khăn
Vi phạm về thẩm quyền ký kết hợp đồng cũng là một hiện tượng rất phổ biến.
Pháp luật các nước đều đưa ra nguyên tắc chung rằng người đại diện theo pháp
luật của pháp nhân có thầm quyền ký kết hợp đồng. Rất nhiều doanh nghiệp cho
rằng giám đốc là người đại diện theo pháp luật. Cách hiểu này không đúng cho
mọi trường hợp. Ví dụ các công ty Singapore thường có một ban giám đốc gồm rất
nhiều giám đốc. Vậy ai có quyền ký hợp đồng? Một hiện tượng khác, mặc dù rất
dễ phát hiện nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chủ quan bỏ qua. Đó là trường hợp
phó giám đốc, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, thậm chí nhân viên kinh doanh
ký hợp đồng…nhưng không có văn bản ủy quyền hợp lệ.
“Đối tác ma” cũng là vấn đề nhiều doanh nghiệp mắc phải, ký kết hợp đồng xong
xuôi, chuyển hàng/chuyển tiền rồi thì mới ngã ngửa ra là đối tác không có thật.
Vì vậy, để tránh những rủi ro đáng tiếc về tư cách chủ thể, các doanh nghiệp nên:
1) Kiểm tra kỹ tư cách chủ thể của đối tác giao kết hợp đồng. Trong nhiều
trường hợp cần yêu cầu đối tác chuyển bộ hồ sơ pháp lý của đối tác để thẩm tra.
Cẩn trọng hơn có thể đề nghị bên thứ ba tham gia thẩm tra.
2) Trong trường hợp bên bán/bên mua đích thực không trực tiếp ký hợp đồng thì
cần phải làm rõ lý do họ không trực tiếp ký, việc không ký trực tiếp có phù hợp
với luật áp dụng không, nếu chấp nhận việc ký kết qua ủy quyền thì cần yêu cầu
văn bản ủy quyền hợp lệ, đồng thời làm rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của bên
ủy quyền và bên nhận ủy quyền.
3) Về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng: Cần kiểm tra xem ai có quyền ký
kết hợp đồng.
Trong nhiều trường hợp, hợp đồng đang được thực hiện thì một phần hoặc toàn bộ
quyền và nghĩa vụ của một bên trong hợp đồng được chuyển cho bên thứ ba. Ví
dụ: Công ty A (Singapore) ký hợp đồng mua 100 tấn cá basa của công ty B (Việt
Nam), điều kiện CIF – cảng Singapore, A là bên trực tiếp nhận hàng, hàng đang
trên đường vận chuyển đến Singapore thì A chuyển thư lệnh đến B yêu cầu giao
hàng cho Công ty C, điều kiện CIF – cảng Singapore.
Việc chuyển nhượng/chuyển giao này nhiều khi gây khó khăn và thiệt hại cho bên
còn lại. Để ngăn ngừa các tình huống này các bên nên có những qui định về hạn
chế chuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc xây dựng điều kiện, qui
trình chuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng chặt chẽ.
Mẫu qui định dưới đây là một gợi ý:
“Không bên nào có quyền chuyển nhượng/chuyển giao bất kỳ quyền và/hoặc
nghĩa vụ nào có trong và/hoặc liên quan đến hợp đồng này nếu không có được sự
đồng ý trước bằng văn bản của bên còn lại.”
1.2. Đại lý/đại diện thương mại/bên nhận ủy thác
Thực tế thương mại quốc tế muôn hình muôn vẻ, không phải lúc nào bên bán/bên
mua đích thực trực tiếp ký và/hoặc thực hiện hợp đồng mà họ ủy nhiệm, ủy quyền
hoặc ủy thác cho bên thứ ba thường là đại lý, đại diện thương mại hoặc bên nhận
ủy thác ký kết hợp đồng và/hoặc thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này,
doanh nghiệp cần phải kiểm tra các vấn đề sau:
1) Xác định rõ quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác, cơ sở pháp lý, tính hợp pháp của
quan hệ này? Văn bản xác lập quan hệ này có hợp lệ không? Quyền và nghĩa vụ
của các bên trong quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác?...
2) Tư cách pháp lý và tình trạng tài chính của các bên như thế nào? Trách nhiệm
của các bên này đối với hợp đồng mua bán hàng quốc tế ra sao? …
Nếu không thẩm định toàn diện các vấn đề trên, rất có thể doanh nghiệp sẽ không
biết kiện ai khi tranh chấp xẩy ra hoặc nếu có kiện thành công thì quyết định, bản
án của cơ quan tài phán chưa chăc đã thi hành được.
2. Hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
2.1. Hình thức tối ưu của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
Thực tế hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể tồn tại dưới dạng văn bản, lời
nói hoặc hành động cụ thể. Nhưng, để bảo đảm an toàn, hình thức tối ưu của hợp
đồng mua bán hàng hóa quốc tế vẫn là hình thức văn bản. Ngoài văn bản viết, thực
tiễn thương mại quốc tế thừa nhận các dạng tồn tại sau đây của dữ liệu như là văn
bản:
1) Bản fax;
2) Điện tín, điện toán;
3) Tài liệu mềm (tồn tại ở dạng file điện tử như email,...)
2.2. Các phương thức giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
1) Giao kết trực tiếp: Theo phương thức này hai bên sẽ chuẩn bị một bản hợp
đồng có đầy đủ nội dung và hai bên cùng ký trực tiếp vào hợp đồng. Phương thức
này có tính an toàn cao nhất nhưng lại không tiện dụng vì hai đối tác ở hai quốc
gia khác nhau không phải lúc nào cũng gặp được nhau để ký kết.
2) Chào hàng và chấp nhận chào hàng: Đây là phương thức phổ biến nhất trong
thương mại quốc tế. Bên bán có thể gửi cho bên mua một thư chào hàng (offer),
bên mua có thể gửi cho bên bán một lệnh đặt hàng (order). Trong một thời hạn
hợp lý, bên nhận chào hàng sẽ gửi thư xác nhận về việc chấp nhận chào hàng/lệnh
đặt hàng hoặc không. Khi bên chào hàng/đặt hàng nhận được chấp nhận chào
hàng/lệnh đặt hàng thì coi như hợp đồng được giao kết. Các thư giao dịch này có
thể được gửi qua fax, email hoặc phương tiện liên lạc khác. Các doanh nghiệp cần
lưu ý, dù giao kết theo hình thức chào hàng và chấp nhận chào hàng, các nội dung
tối thiểu của một hợp đồng mua bán hàng hóa phải đầy đủ: Tên, địa chỉ của các
bên; hàng hóa, số lượng, chất lượng, qui cách, giá cả, phương thức thanh toán, thời
gian giao giao hàng. Trong thư chào hàng/lệnh đặt hàng nên ghi thời hạn trả lời
chào hàng/lệnh đặt hàng.
Các đối tác làm ăn lâu dài nên sử dụng phương thức giao kết trực tiếp để ký một
hợp đồng mua bán hàng hóa chung qui định đầy đủ các vấn đề để áp dụng chung
cho tất cả các giao dịch. Mỗi giao dịch đơn lẻ sẽ áp dụng phương thức chào hàng –
chấp nhận chào hàng.