Luận văn: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI

Chia sẻ: Nguyen Bao Ngoc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:20

Thêm vào BST

Báo xấu

462
lượt xem 50
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long (tức Công ty bút bi Thiên Long) được thành lập năm 1981 do ông Cổ Gia Thọ làm Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc công ty. Trụ sở chính của Công ty: Lô 6 - 8 - 10 Đường số 3, khu CN Tân Tạo, huyện Bình Chánh, TP. Hồ Chí Minh. Trong thời gian đầu mới thành lập Công ty chỉ là một cơ sở sản xuất nhỏ, thủ công với vài công nhân. Trải qua hơn 20 năm hoạt động sản xuất kinh doanh...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI

Luận văn TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI 1
VÀI NÉT GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI 1 . ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH: 1 .1 Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty TNHH Sản xuất - Thương m ại Thiên Long (tức Công ty bút bi Thiên Long) được thành lập năm 1981 do ông Cổ Gia Thọ làm Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc công ty. Trụ sở chính của Công ty: Lô 6 - 8 - 10 Đường số 3, khu CN Tân Tạo, huyện Bình Chánh, TP. Hồ Chí Minh. Trong thời gian đầu mới thành lập Công ty chỉ là một cơ sở sản xuất nhỏ, thủ công với vài công nhân. Trải qua hơn 20 năm hoạt động sản xuất kinh doanh với rất nhiều thăng trầm, biến động của nền kinh tế nước nhà, đến nay Công ty Thiên Long đ ã trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong ngành văn p hòng phẩm. N gành nghề sản xuất kinh doanh chính của Công ty là sản xuất ra sản phẩm bút b i. Bên cạnh sản phẩm chính là bút bi, Công ty bút bi Thiên Long còn sản xuất: bút d ạ kim, dạ b i, bút xoá, bút dạ bảng, bút dạ dầu, dạ màu, sáp màu, bảng học sinh, thước kẻ, m àu nước, mực viết máy, hồ dán giấy ... V ới ưu thế về trình độ công nghệ sản xuất bút bi hiện đại, đội ngũ cán bộ, kỹ sư lành nghề, nguồn nguyên liệu được nhập ổn định từ các cô ng ty chuyên ngành hàng đầu thế giới như mực nhập từ Đức, đầu bi nhập từ Thụy Sĩ do vậy sản phẩm của Công ty luôn đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của thị trường. Hiện nay sản phẩm của Công ty có mặt trên toàn quốc và đã xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Song song với việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty cũng chú trọng tới việc nâng cao chất lượng phục vụ tới tay người tiêu dùng. Ngoài trung tâm sản xuất và cung cấp sản phẩm chính tại thành phố Hồ Chí Minh, hệ thống tiêu thụ của Công ty được trải dài từ Nam ra Bắc với sự hoạt động của 4 chi nhánh (Hà Nội, Đ à N ẵng, Nha Trang, Cần Thơ) và 1 văn phòng đại diện tại Nam Định. Công ty TNHH Sản xuất - Thương m ại Thiên Long chi nhánh Hà Nội là đơn vị thành viên trực thuộc Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long được thành lập theo QĐ số 08 - 98/QĐTC ngày 12/09/1998 của Hội đồng quản trị Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long. Chi nhánh Hà Nội có trụ sở tại số 7 Đào Duy Anh, có tư cách pháp nhân không đ ầy đủ theo pháp luật Việt Nam và là đơn vị hạch toán phụ thuộc theo chế độ báo sổ đối với Công ty. Chi nhánh Hà Nội được Công ty giao vốn và tài sản, có con dấu, 2
được mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi tại Hà Nội theo phân cấp quản lý của Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long. 1 .2 Quyền hạn và nghĩa vụ của Chi nhánh: Chi nhánh Hà Nội có nhiệm vụ: - Đăng ký và kinh doanh đúng ngành nghề, mặt hàng đã được đăng ký. Tổ chức, cung ứng tiêu thụ sản phẩm do Công ty TNHH Sản xuất - Thương m ại Thiên Long sản xuất ra. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch hàng quý, hàng năm của Chi nhánh sau khi được Công ty phê duyệt. - N ghiên cứu và triển khai mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty tại thị trường thành phố H à Nội và các tỉnh phía Bắc. - Thực hiện nghĩa vụ với người lao động cũng như các biện pháp bảo vệ môi trường, an toàn lao động và an ninh trật tự. - Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, kế toán sổ sách, báo cáo định kỳ hoặc b ất thường theo yêu cầu của Nhà nước và công ty. - Chấp hành nghiêm chỉnh các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp khác theo q uy định của nhà nước và các nghĩa vụ tài chính đối với công ty. - ......... Bên cạnh các nghĩa vụ trên thì chi nhánh Hà Nội cũng có quyền được xây dựng bộ máy tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh phù hợp ôứi mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Được quyền hợp đồng, tuyển dụng, đào tạo và bố trí lao động phù hợp với chiến lược kinh doanh và nhu cầu của Chi nhánh trình Công ty phê duyệt .... Chi nhánh được hình thành các cửa hàng giới thiệu sản phẩm; cửa hàng kinh doanh trong phạm vi Thành phố Hà Nội. Được liên kết tiêu thụ sản phẩm, hình thành và lựa chọn các khách hàng làm đại lý của Chi nhánh và Công ty trong phạm vi miền Bắc. Các đơn vị này là đơn vị trực thuộc Chi nhánh nên đều do Giám đốc Công ty p hê duyệt và quyết định thành lập theo đề nghị của Giám đốc Chi nhánh. Hoạt động của các đơn vị này không có bộ máy riêng. V ề chế độ đối với người lao động, ngoài việc đóng bảo hiển xã hội, bảo hiểm y tế Chi nhánh còn tham gia đóng b ảo hiểm tai nạn cho người lao động. Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng thường xuyên thực hiện chế độ thưởng quý theo kết quả hoạt động kinh doanh và thưởng hàng tháng theo hiệu quả công việc song song với các chế độ thưởng theo quy định của Nhà nước. Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội cũng thường x uyên tổ chức các lớp đào tạo để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho to àn thể cán bộ công nhân viên, chẳng hạn như các khoá đào tạo về Hệ thốnh quản lý chất lượng ISO 9002, các lớp đàog tạo về tin học, kỹ năng bán hàng, lập kế hoạch, thống kê ... 3
1.3 Thị trường cung cấp: Chỉ riêng tại chi nhánh Hà N ội, thị trường cung cấp sản phẩm của công ty đã đ ược phân phối tới 18 tỉnh phía Bắc như:  Hải Dương  Hải Phòng  Sơn Tây - H à Tây  Bắc Ninh  Hưng Yên  Phú Thọ  Vĩnh Phúc  Bắc Giang  Thái Nguyên  Cao Bằng  Hoà Bình  Lạng Sơn  Hạ Long - Quảng Ninh  Cẩm Phả - Q uảng Ninh  Uông Bí - Quảng Ninh  Sơn La  Tuyên Quang  Yên Bái cùng rất nhiều đại lý khác trong thành phố H à Nội. 1 .4 K ết quả kinh doanh một số năm gần đây: Đ ể có thể tồn tại và đứng vững trên nền kinh tế thị trường với tính cạnh tranh gay gắt như hiện nay, Công ty Thiên Long - chi nhánh Hà Nội đã đặt ra kế hoạch, p hương hướng, chiến lược kinh doanh phù hợp để sản phẩm của Thiên Long ngày m ột khẳng định mình trước các đối thủ cạnh tranh tại khu vực Hà Nội nói riêng và các tỉnh phía Bắc nói chung. Với nhiệm vụ phân phối sản phẩm chất lượng cao đến tận tay người tiêu dùng và phát triển thị trường phía Bắc, kể từ khi thành lập cho đến nay Chi nhánh đ ã không ngừng lớn mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu thể hiện ở ttốc độn tăng trưởng không ngừng của doanh số. Cụ thể Công ty Thiên Long - chi nhánh Hà Nội đã đ ạt được hiệu quả khá cao thông qua một số chỉ tiêu sau: 4
Đến Chỉ tiêu 1999 2000 2001 ĐVT T11/2002 triệu đ 1. Doanh thu 49.230 53.170 56.050 53.590 2. Lợi nhuận triệu đ 5 .394 6 .579 7.955 7.763 3. Thuế nộp ngân sách triệu đ 3 .988 5 .057 5.921 5.530 5. Đầu tư mới triệu đ 7 .739 8 .000 9.800 8.700 4. Tổng quỹ lương triệu đ 2 .635 3 .948 4.723 4.325 7. Số lượng lao động triệu đ 82 95 101 98 8. Thu nhập bình quân người/tháng triệu đ 0 ,878 1 ,401 1,435 1,467 2 . TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ: 2 .1 C ơ cấu tổ chức: Tại công ty bút bi Thiên Long - chi nhánh Hà Nội, cơ cấu bộ máy quản lý được tổ chức như sau: 5
2 .2 C hức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: 2 .2.1 G iám đốc chi nhánh:  Là người có quyền hành cao nhất của Chi nhánh. Do Giám đốc Công ty đề cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật sau khi đã được Hội đồng quản trị thông qua. Giám đốc Chi nhánh là người đại diện của Chi nhánh chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật về điều hành, hoạt động của Chi nhánh. Trong quá trình ta quyết định giám đốc được sự tham m ưu trực tiếp của các trưởng phòng  Xây dựng các kế hoạch hàng năm, các chương trình hoạt động, các phương án tổ chức kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm và tiếp cận thị trường; các biện pháp thực hiện hợp đồng kinh tế trình Giám đốc Công ty phê duyệt.  Xây dựng kế hoạch sử dụng lao động, đào tạo và đào tạo lại cán bộ trong Chi nhánh. Trình Giám đốc công ty phê duyệt các định mức lao động, đ ơn giá tiền lương.  Tổ chức điều hành Chi nhánh theo quy chế của Chi nhánh và các văn bản hướng dẫn của Công ty. Báo cáo Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh cuảt Chi nhánh theo đ ịnh kỳ tháng, quý, năm ; báo cáo tài chính tổng hợp, bảng cân đối tài sản, báo cáo các khoản phải thu - p hải trả và thu chi của Chi nhánh.  Được quyền áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền trong các trường hợp cần thiết đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và chịu trách nhiệm đối với các quyết định đó trước Công ty và báo cáo Công ty kịp thời các quyết định đó.  Xây dựng để trình Giám đốc Công ty phê duyệt tổng biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của Chi nhánh, kể cả phương án điều chỉnh khi thay đổi tổ chức và biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của Chi nhánh. Thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc. 2 .2.2 Trợ lý Giám đốc Chi nhánh: Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật sau khi đ ã được Hội đồng quản trị thông qua. Trợ lý Giám đốc chi nhánh là người giúp vịec cho Giám đốc Chi nhánh điều hành một hoặ một số lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh theo phân công uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh, công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phấn công và uỷ quyền thực hiện. N goài ra trợ lý Giám đốc chi nhánh còn có các chức năng, quyền hạn sau - G iám sát, bảo toàn vốn của Công ty giao cho chi nhánh. - Phân tích, đánh giá hiệu quả của Chi nhánh (Doanh số, chi phí, giá vốn) 6
- X ây dựng các quy định quản lý tổ chức kế toán. - G iám sát thu hồi các khoản nợ của Chi nhánh. - K iểm tra, giám sát hệ thống sổ sách, chứng từ của Chi nhánh - Lập các báo cáo quyết toán phản ánh tình hình kinh doanh cuả Chi nhánh. 2 .2.3 Phòng kế toán: Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh về công tác tài chính - kế toán. Đ ảm bảo phản ánh đúng, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Chi nhánh Công ty. Phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm gửi cho Giám đốc Chi nhánh và gửi về Công ty, cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận khác sử dụng thông tin. Thực hiện tổng hợp tiếp nhận, thanh, quyết toán chi lương, thưởng, BHXH và các khoản chi khác trong Chi nhánh. 2 .2.4 Phòng kinh doanh: Thực hiện kế hoạch đặt hàng với Công ty, kế hoạch bán hàng, tiêu thụ hàng hoá, theo dõi hàng hoá và đ áp ứng các nhu cầu của khách hàng. Trong đó Trưởng p hòng kinh doanh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Chi nhánh. Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ giúp G iám đốc chỉ đạo, điều hành bộ phận kinh doanh đáp ứng các nhu cầu về tiêu thụ cung ứng sản phẩm cho khách hàng. Tổ chức thực hiện việc triển khai, mở rộng thị trường ra các địa phương theo sự chỉ đạo của Giám đốc Chi nhánh và Công ty. 2 .2.5 Phòng phát triển thị trường: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc chi nhánh và Phòng kinh doanh của Công ty trong các ho ạt động đẩy mạnh việc bán sản phẩm của Chi nhánh. Tổ chức các cuộc tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi và lấy ý kiến khách hàng về việc cung ứng. Đi thực tế tại các thị trường trong phạm vi Chi nhánh quản lý, kiểm tra doanh số bán hàng từng khu vực, đốc thúc quá trình bán hàng tại các điểm phân phối hàng hoá của Công ty đồng thời xác định biến động của thị trường về hàng hoá. 2 .2.6 Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty về các mặt như công tác tổ chức nhân sự, công tác lao động tiền lương, xác định phương hướng chiến lược đầu tư và nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. 3 . TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH HÀ NỘI : 3 .1 Đ ặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Bút Bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội 7
Từ ngày mới thành lập, Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội đã thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141 - TC/QĐ ngày 01/11/95 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Mặc dù ban đ ầu còn gặp một số khó khăn nhưng dần dần cũng đi vào nề nếp, thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý của Công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và bố trí thành phòng kế toán, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty đã sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Phần mềm kế toán có tên gọi “Avt - Soft” 3 .1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tại Công ty Bút Bi Thiên Long đư ợc tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán theo kiểu tập trung. Hiện nay, đội ngũ kế toán làm việc tại phòng tài chính - kế toán của Công ty có 6 người là: - 01 kế toán trưởng. - 01 kế toán tổng hợp. - 01 kế toán thanh toán. - 02 kế toán công nợ. - 01 thủ quỹ. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI Kế toán trưởng Kế toán Kế toán Kế Thủ tổng thanh toán quỹ hợp toán công nợ 8
3 .1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán phần hành:  Kế toán trưởng: do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh và Công ty về việc thực hiện các nhiệm vụ chế độ kế toán thống kê. Chịu sự quản lý, giám sát về mặt chuyên môn, nghiệp vụ của phòng kế toán Công ty theo ngành dọc do Công ty quy định. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh, phòng kế toán Công ty và các b ộ phận chức năng khác của Chi nhánh về các kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình công nợ và hàng hóa tiêu thụ. Giúp Giám đốc chi nhánh chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Chi nhánh, có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và Công ty. Là người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về công việc của mình.  Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, chi cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung. Thanh toán theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán. Đồng thời, kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng, vốn lưu động, kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quí, hàng năm gửi tới các ngân hàng công ty có tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế toán trưởng và Giám đốc Công ty. Có tránh nhiệm kiểm tra số lượng hàng hoá nhập xuất hàng ngày, đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hoá. Theo dõi hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất - tồn trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ. Hàng tháng lập báo cáo chi tiêu tổng hợp gửi để trình Giám đốc Chi nhánh hoặc trợ lý Giám đốc Chi nhánh và gửi về Công ty .  Kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ chính là báo cáo thuế, báo cáo kế toán trưởng về việc xử lý số liệu kế toán trước khi khoá sổ kế toán. Lưu trữ toàn b ộ chứng từ kế toán và báo cáo kế toán của Công ty theo quí, năm. Lập chứng từ hạch toán của Công ty, kế toán tổng hợp toàn Công ty. Nhận kiểm tra tính chính xác số liệu báo cáo của các đ ơn vị nội bộ. Trình kế toán trưởng Công ty phương án xử lý số liệu trước khi tổng hợp toàn Công ty.  Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng khu vực, đối chiếu công nợ hàng ngày với từng khách hàng (nếu có phát sinh). Làm bảng thưởng cho khách hàng theo tháng, quý. Báo cáo về công nợ hàng tuần cho Giám đốc Chi nhánh hoặc trợ lý Giám đốc Chi nhánh. 9
 Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý việc thu, chi tiền trong Chi nhánh theo đúng các kho ản và số tiền đã được Giám đốc Chi nhánh hoặc Trợ lý Giám đốc Chi nhánh ký duyệt. N hân viên trong phòng tuy được phân công nhiệm vụ như vậy nhưng bất cứ thành viên nào gặp khó khăn trong công việc sẽ được sự giúp đỡ của lãnh đạo phòng cũng như của các thành viên khác trong phòng. + Đ ịnh kỳ báo cáo quyết toán tài chính với Giám đốc Chi nhánh và Công ty. + Tại phòng kế toán của Chi nhánh Công ty: Sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đ ầu, theo từng nhiệm vụ được phân công các nhân viên tiến hành công việc kiểm tra, p hân loại, xử lý chứng từ vào máy. 3 .2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại Chi nhánh: Tại Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội hiện nay có sử dụng các loại hoá đơn, chứng từ sau: - Phiếu đề nghị nhập / xuất; Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Thẻ kho. - Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kê nộp tiền; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán. - Đơn đặt hàng của khách; các văn bản yêu cầu của khách hàng về số hàng trả lại, giảm giá, chiết khấu... - Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán BHXH; Bảng thanh toán tiền thưởng ... - Phiếu hợp đồng vận chuyển; Các hợp đồng bán hàng; Hóa đơn giá trị gia tăng. - G iấy thông báo Nợ, Có của ngân hàng. - ....... Tất cả các hoá đơn chứng từ này đều được sự phê duyệt, ký xác nhận của trưởng các bộ phận có liên quan trong Chi nhánh và của Giám đốc Chi nhánh hoặc Trợ lý G iám đốc Chi nhánh. 10
LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU TIỀN Nhu cầu nộp tiền Các phòng có yêu cầu Bảng kê nộp tiền Thủ quỹ Kế toán chứng từ liên quan 01 Lưu; 01 người nộp giữ; Lập phiếu thu 01 Thủ quỹ giữ 01 kế toán công nợ giữ Sổ chi tiết Kế toán các phần hành liên quan Báo cáo kế toán liên quan 11
QUY TRÌNH CHI TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY Trách nhiệm Nội dung thực hiện B iểu mẫu/Phụ lục Bước Nhu cầu thanh toán Đề xuất thanh toán Giấy đề nghị thanh 01 Các phòng ban (kẹp đủ ch ứng từ để toán Trưởng phòng Giấy đề nghị thanh 02 Xét duyệt của Trưởng phòng toán Phòng kế toán Giấy đề nghị thanh 03 toán Xét duyệt của Phòng kế toán GĐ Chi nhánh Giấy đề nghị thanh 04 toán Duy ệt thanh toán Phòng kế toán 05 Cân đối ngân sách Phòng kế toán Phiếu chi 06 Th ực hiện chi 12
QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY Trách nhiệm Biểu mẫu Bước Lưu đồ Phiếu đề nghị 01 Các phòng ban Nhu cầu tạm ứng/quyết toán tạm tạm ứng Trưởng phòng 02 Trưởng phòng Không duyệt Duyệt Phòng kế toán 03 Phòng kế toán Duyệt GĐ Chi nhánh 04 Không duyệt GĐ Chi nhánh Phòng kế toán 05 Phòng kế toán Phòng kế toán 06 Thông báo cho người tạm ứng/quyết toán tạm ứng Phòng kế toán Phiếu chi 07 Th ực hiện Phiếu thu chi/thu 3 .3 Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Chi nhánh: 13
Đ ể phù hợp với tình hình hoạt động cũng như khối lượng nghiệp vụ kinh tế p hát sinh, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Hình thức kế toán này giản đơn, phù hợp với việc sử dụng máy tính của công ty hiện nay. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ lập, định khoản kế toán để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ vào số liệu đ ã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp có một số nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì đ ịnh kỳ hoặc cuối tháng, lấy số liệu trên sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái theo từng đối tượng hạch toán. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, cuối quí, cuối năm lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. Cuối kì cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG : 14
Chứng từ gốc Sổ kế toán chi Nhật ký đặc Nhật ký chung tiết biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính G hi hằng ngày G hi cuối kỳ Q uan hệ đối chiếu 3 .4 H ệ thống tài khoản tại Chi nhánh Công ty: 15
H iện nay tại Chi nhánh Công ty có sử dụng các tài kho ản sau: - Loại 1: 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 156, 157 - Loại 2: 211, 214, 213, 241 - Loại 3: 331, 333, 334, 335, 336, 338 - Loại 4: 421, 431 - Loai 5: 511, 512, 521, 531, 532 - Loại 6: 627, 632, 641, 642 - Loại 7: 711, 721 - Loại 8: 811, 821 - Loại 9: 911 - Loại 10: 003, 007, 009 3 .5 Tổ chức vận dụng sổ chi tiết: Tại Công ty Bút Bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội việc tổ chức vận dụng sổ kế toán chi tiết bao gồm những loại sổ sau: - Đ ối với phần hành hạch toán sản phẩm hàng hóa Chi nhánh áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch toán như sau:  Ở kho : Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng vào thẻ kho.  Ở phòng kế toán: Đ ịnh kỳ nhập phiếu nhập kho, xuất kho của thủ kho và ghi tiền vào phiếu. Sau đó ghi số lượng và giá trị vào Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Mở Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu. MẪU SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Chứng từ Nhập Xu ất Tồn Tài Đơn Ghi Diễn giải khoản Số Ngày giá chú Lượn Tiền Lượn Tiền Lượn Tiền đối hiệu tháng g g g ứng Số dư đầu kỳ Cộng tháng: Ngày tháng năm 200 Người ghi sổ (Ký, họ tên) K ế toán trưởng (Ký, họ tên) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT 16
TK 156 (1561 hoặc 1562) Tên hàng hoá Tồn ĐK N hập Xuất Tồn CK Tổng cộng: - Mở các loại Sổ chi tiết thanh toán:  Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên.  Sổ chi tiết thanh toán với các quỹ: BHXH, y tế ...  Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ quỹ tiền mặt; Sổ TGNH - Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - Sổ theo dõi xuất hàng 3 .6 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán: K ế toán chuyển cho GĐCN: 3 .6.1 Báo cáo ngày:  Báo cáo thu chi tiền mặt  Báo cáo tiền gửi ngân hàng  Báo cáo các khoản phải thu khách hàng  Báo cáo các khoản phải trả người bán (nêú có) - ít ở Chi nhánh  Báo cáo sản lượng tiêu thụ  Báo cáo tổng giá trị tồn kho  Báo cáo số lượng tồn kho (thủ kho hoặc kế toán kho) 3 .6.2 Báo cáo tuần:  Báo cáo các khoản phải thu đến hạn  Báo cáo các khoản phải trả đến hạn  Kế hoạch thu chi hàng tuần (Thứ 5 chuyển về Công ty: Kế toán Giám đốc CN Công ty)  Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tuần (để GĐCN nắm số liệu, không cần nộp về Công ty). 3 .6.3 Báo cáo tháng/ quý/ năm:  Bảng cân đối kế toán  Bảng cân đối tài khoản 17
 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh  Các báo cáo chi tiết khác(cho các tài kho ản)  Thuyết minh chi phí bán hàng và chi phí quản lý 3 .6.4 Kê khai, quyết toán thuế:  Kê khai thuế GTGT đầu ra  Kê khai thuế GTGT đầu vào  Báo cáo nhập xuất tồn kho  Báo cáo quyết toán thuế GTGT  Báo cáo quyết toán thuế TNDN Các báo cáo khác. 3 .7 Khái quát hạch toán một số phán hành kế toán cơ bản: 3 .7.1 H ạch toán nghiệp vụ mua hàng:  Khi mua hàng hoá từ Công ty trong Sài Gòn nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán ghi: N ợ TK 156 (1561 hoặc 1562): 175.655.000 N ợ TK 1331: 17.565.000 Có TK 336: 193.220.000 3 .7.1 H ạch toán nghiệp vụ bán hàng:  Khi xuất bán, kế toán ghi bút toán phản ánh giá vốn hàng bán: N ợ TK 632: 4 .119 . 697 . 760 Có TK 156 (1561 hoặc 1562): 4 .119 . 697 . 760  Các khoản biếu tặng, kế toán phản ánh vào Chi phí bán hàng: N ợ TK 6412 : 216.000 Có TK 1561(7): 216.000  Các khoản hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: - BT 1: N ợ TK 156 (1561 hoặc 1562): 42.358.000 Có TK 632: 42.358.000 - BT 2: N ợ TK 531: 45.000.000 N ợ TK 33311: 4 .500.000 Có TK 131: 49.500.000  Các khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi: N ợ TK 532: 1 .965.000 N ợ TK 33311: 196.500 Có TK 131: 2 .161.500 18
3.7.1 Phản ánh doanh thu: N ợ TK 131 : 4.913.626.400 Có TK 511: 4.913.626.400 V í dụ: Theo số liệu tháng 09/02 ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long ta có:  Doanh thu bán hàng cuối tháng sẽ kết chuyển, ghi: N ợ TK 511 : 4 .239.561.470 Có TK 911: 4 .239.561.470  Chi phí bán hàng cuối tháng kết chuyển, ghi: N ợ TK 911 : 5 37.627.464 Có TK641 : 537.627.464  Cuối kỳ tính kết quả SXKD: Lãi (lỗ) = Doanh thu thuần - (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng ) + (Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phi hoạt động tài chính ) SXKD = 4.913.626.400 - (4.239.561.470 + 411.969.760 ) + 263.768 = 262.358.938 đồng. 19
Tạp vụ P. Tổ chức HC Bảo vệ SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI Lái xe Nhân viên HC - HS Trưởng phòng TC - HC Tiếp thị in quảng 20 Tiếp thị bán hàng trường P. Thị Nhân viên PTTT Trưởng phòng TT Trợ lý giám đốc Giám đốc CN Mậu dịch viên CH CN NV bán hàng P. Kinh doanh Điều phối viên Phụ kho Thủ kho Trưởng phòng KD Thủ quỹ Kế toán tổng hợp P. Kế toán Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán trưởng