1
Luận văn
Ứng dụng của tin học văn phòng
2
LỜI NÓI ĐẦU
Nói đến tin học là nói đến một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Chưa bao
giờ nó lại gây được ấn tượng và sức hấp dẫn mạnh đặc biệt là giới trẻ như ngày
nay. Bởi tin học đã trở thành chuẩn mẫu về con người mới trong mọi lĩnh vực
của cuộc sống. Mặc dù được hoà nhập vào Việt Nam khá muộn nhưng THVP
một phần rất nhỏ trong bộ môn tin học đã mang lại lợi ích to lớn đối với người
sử dụng. Đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng, tài chính, kế toán…tại các công
sở, cơ quan, trường học…
Chính vì tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong cuộc sống cũng
như công việc. Em đã tích luỹ và học hỏi được rất nhiều điều bổ ích và thiết thực
về bộ môn THVP . Điều đó chính là động lực thúc đẩy tôi có quyết tâm làm bài
báo cáo này.
3
GIỚI THIỆU CHUNG
1.Tổng quan về máy tính.
Máy tính điện tử được ra đời vào những năm1964 tại Hoa Kỳ và từ đó nó
được phát triển rất nhanh, ngày càng được cải tiến gọn nhẹ hơn qua các thế hệ:
+. Máy tính thế hệ thứ nhất:(những năm 1950). Trong thời kỳ này các
máy tính chủ yếu sử dụng đèn điện tử “bóng điện tử chân không” ,kích thước
lớn, tiêu hao năng lượng nhiều,tốc độ xử lý dữ liệu rất chậm mà giá thành lại
cực đắt.
+. Máy tính thế hệ thứ 2: (những năm 1960). Máy tính thế hệ này sử
dụng bóng đèn bằng “ chất bán dẫn” kích thước đã giảm đáng kể, điện năng tiêu
tốn ít hơn, tốc độ xử lý đạt khoảng vài chục ngàn phép tính trên một giây.
+. Máy tính thế hệ thứ 3: (những năm 1970). Thế hệ này máy tính được
xây dựng dựa trên những mạch tổng hợp IC với công nghệ “vi mạch tích hợp
IC”. Máy có kích cỡ nhỏ gọn hơn nhiều, tiêu thụ năng lượng ít hơn, tốc độ xử lý
nhanh hơn đến vài trăm ngàn phép tính trên một giây.
+. Máy tính thế hệ thứ 4: (những năm 1980). Máytính thế hệ này sử
dụng những mạch tổng hợp cỡ lớn (VLSI – very large sale integation). Những
máy tính sử dụng công nghệ VLSI này làm cho kích cỡ của nó nhỏ đến mực tối
thiểu. Tốc độ xử lý cao hơn nhờ công nghệ ép vi mạch. Bởi thế những máy tính
trong thế hệ này được gọi là máy vi tính. Máy vi tính của thế hệ thứ 4 có ba loại
được sử dụng trên thị trường lúc đó.
-. Siêu máy tính
-. Máy mini
-. Máy vi tính: Loại máy này ra đời năm 1982 và có rất
nhiều ưu điểm, giá rẻ, kích thước nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển, tiêu thụ năng
lượng ít và ít bị hư hỏng hơn. Nó bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam những năm
1980.
4
+. Máy tính thế hệ thứ 5: Đó là những máy tính đang có mặt trên thị
trường và được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Bởi nhiều ưu điểm nổi trội như
nhỏ gọn, tốc độ xử lý dữ liệu cao hàng chục tỷ phép tính trên một giây. Vì thế
máy tính từ thế hệ này được phát triển và nâng cấp rất nhanh về dung lượng bộ
nhớ và cấu hình của máy.
2.Ứng dụng của tin học văn phòng.
Mỗi khi nói đến THVP là người sử dụng biết ngay đây là một phần mềm
khá tiện ích về văn phòng trong đó có Word, excel…Nó giúp cho người sử dụng
có thể tính toán, ghi chép, lưu giữ thông tin dưới số lượng lớn. Đây là phần mềm
được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như văn phòng, cơ quan, công sở,
trường học…và rất nhiều ngành nghề khác trong đời sống xã hội ngày nay. ở
đâu cũng có bộ môn tinhọc được ứng dụng. Bởi vì nhờ có bộ môn THVP mà nó
đã góp phần lớn cho sự phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học xã hội của nhân
loại. Không chỉ có vậy THVP còn làm thay đổi hẳn quan niệm, cách thức làm
việc, năng suất và hiệu quả lao động trong xã hội hiện đại.
Ngày nay ở Việt Nam THVP thực sự trở thành một phương tiện để giao
dịch cho nhiều lĩnh vực. Đó là một giải pháp rất hữu dụng đối với người sử
dụng, bởi nó tiết kiệm thời gian và công sức cho các đơn vị, cơ quan hay cá
nhân mình. Tuy vậy để khai thác những khả năng tuyệt vời của THVP thì trước
hết bạn cần có kiến thức thực tế về nó để có thể sử dụng nó sao cho có hiệu quả
cao nhất trong một số ứng dụng cụ thể.
+.Tại các văn phòng,THVP được sử dụng rất phổ biến, vì nó giúp cho
các văn phòng tiện quản lý công việc chuyên môn cũng như các công tác giao
dịch giấy tờ khác. THVP có một vai trò hết sức đặc biệt bởi nó giúp các văn
phòng quản lý nhân sự, quản lý danh sách khách hàng cùng nhiều vấn đề mang
tính bảo mật cao.
+.Tại các trường học thì THVP là một thành phần không thể thiếu. Nhờ
có THVP mà nhà trường có thể lưu giữ những thông tin về học sinh, sinh
viên,giáo viên như quê quán, kết quả học tập…của từng thành viên một cách chi
5
tiết. Không chỉ có vậy mà mỗi khi cần thiết, thông qua phần mềm THVP mà nhà
trường có thể tạo ra những giấy tờ liên quan đến từng người.
+.Đối với các công sở, cơ quan, nha máy, xí nghiệp…thì THVP góp
phần đáng kể trong sự nghiệp phát triển của họ. Nếu không có THVP thì họ rrất
khó quản lý, lưu trữ thông tin về nhân viên cũng như những hoạt động giao dịch
tài chính khác.
+.Tại các cơ quan quân sự thì THVP đóng góp một phần rất lớn cho việc
lưu giữ hồ sơ tội phạm một cách đầy đủ và chi tiết.
+.Còn tại các ngân hàng thì THVP là một công cụ đắc lực giúp họ quản
lý hồ sơ khách hàng và những vấn đề mang tính bảo mật khác.
+.Ngoài ra còn rất nhiều lĩnh vực khác cũng sử dụng tin học văn phòng
phục vụ công việc của họ…
3.Quan điểm chọn đề tài.
Nhờ tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong công việc cũng như
trong cuộc sống mà bản thân em thấy rằng nó là một phần không thể thiếu được
trong cuộc sống của chúng ta. Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công
nghệ thông tin và máy tính. Có thể nói THVP là một ngành mũi nhọn của thế kỷ
21 và là một công cụ không thể thiếu được trong đời sống cũng như mọi hoạt
động của con người. Vì ở bất cứ lĩnh vực gì dù lớn hay nhỏ đều cần sự có mặt
của THVH. Tại Việt Nam của chúng ta có đến 80% nhân viên văn phòng sử
dụng tin học phục vụ cho công việc của mình.
Vì thế mà trong thời gian học tập cũng như thực hành ở trường em nhận
thấy trong THVP có một phần đặc biệt hay và thiết thực trong cuộc sống của
chúng ta. Nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức của người sử dụng.
“Các phương pháp sao chép dữ liệu trong word”, và “ các thủ thuật tính toán
trong excel” là một phần như vậy.
Nhờ “các phương pháp sao chép dữ liệu của word” mà người sử dụng có
thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh gọn. Đây là một chương trình
tiện ích rất hay và thông dụng bởi nó có thể sao chép thông tin từ một cơ sở dữ