Office Beta: đẹp nhưng chưa hoàn toàn tương thích
ngược
Để có một giao diện mới và định dạng tập tin XML mặc định mới, Microsoft
Office 2007 (trước đây có tên là Office 12) phải thực hiện cuộc "lột xác" lớn
nhất từ trước đến nay. Nhưng dùng qua bản beta đầu tiên, vấn đề tích hợp
Office 2007 với các phiên bản cũ chưa hoàn toàn thông suốt.
Người dùng Office 2003 và XP muốn mở một tập tin trong định dạng của bộ
Office 2007 bắt buộc phải cập nhật phiên bản Windows và Office của mình
qua trang web update.microsoft.com và sau đó tải về và cài 2 bản vá cho
phiên bản hệ điều hành: File Format Awareness Update, và Compatibility
Pack (), cả hai bản này "nặng" gần 60MB.
Bản beta Office 2007 "đóng" mà Microsoft đưa ra hồi tháng 1 cho thấy
Word, Excel, PowerPoint, Access và Outlook đều có giao diện mới. Trong
mỗi ứng dụng, hầu hết menu sổ xuống và thanh công cụ đều được thay bằng
một thanh ribbon ngữ cảnh, đây là một hộp dài có tính tương tác nằm phía
trên hiển thị các nút liên quan đến tab mà bạn chọn. Riêng Outlook vẫn có
giao diện cũ, trừ cửa sổ soạn thảo e-mail.
Người dùng Office ban đầu có thể thấy việc sắp xếp lại các nút kiểu này khá
rối rắm. Tuy vậy, thanh ribbon cho phép xem trước những gì định làm, và nó
để sẵn nhiều tuỳ chọn mà trước đây bạn phải lục lọi trong hàng lớp menu
con.
Một trong những chức năng quan trọng nhất về giao diện của Office 2007 là
khi bạn đánh dấu cụm từ trong Word hoặc ô trong Excel và sau đó nhấn
chuột phải: đó chính là menu bóng mờ của những tuỳ chọn mà bạn thường
dùng nhất.
Tab View không có trong bản thử nghiệm trước, nay đã trở lại trong bản thử
nghiệm này. Nhấn vào nó sẽ đưa bạn đến một thanh ribbon, cho bạn truy cập
đến các kiểu xem (xem dạng web, outline...), chia màn hình, xem nhiều
trang và chuyển liên tục giữa các tài liệu chỉ với 1 cú nhấn chuột. Trong bản
beta trước, bạn phải "đào bới" menu kết hợp phím tắt và làm nhiều bước thì
mới có thể thực hiện các tác vụ trên.
Màn hình chật chội
Nhưng cái giá bạn phải trả cho tính tiện lợi của thanh ribbon để truy cập
nhanh đến các chức năng đó là giới hạn vùng làm việc: bạn không thể định
lại kích thước cho ribbon, mặc dù chiều dài của nó chỉ khoảng 12cm. Nếu
đang dùng màn hình 17 trở xuống thì có thể bạn sẽ muốn đổi màn hình; tình
trạng còn tệ hơn nếu bạn dùng máy tính xách tay.
Những trở ngại về vùng hiển thị màn hình là một khó khăn bên cạnh chuyện
tương thích với các phiên bản Office trước đó. Vì Word, Excel và
PowerPoint trong Office 2007 sẽ có định dạng mặc định mới: .docx, .xlsx,
và .pptx. Office 2007 có thể mở và chạy được các tập tin định dạng cũ đến
Office 97, và bạn có thể thay đổi thiết lập mặc định để tạo tập tin trong bất
cứ định dạng Office nào. Nhưng nếu bạn muốn kích thước tập tin Office nhỏ
hơn và một số lợi ích mới mẻ khác thì bạn phải sử dụng định dạng XML mới
này. Lưu ý, bạn sẽ không thể chuyển tập tin Office sang PDF nếu không
dùng công cụ add-ins.
Cập nhật tập tin Format Awareness Update và Compability Pack Beta 2, ta
có thể mở tập tin .docx và .xlsx trong Word 2003 và Excel 2003 nhưng khi
mở một tập tin .pptx trong PowerPoint 2003 thì ta lại được nhắc nhở tải
Compatibility Pack về, mà thật ra ta đã tải về và cài đặt rồi. Thậm chí nếu
trục trặc này có được giải quyết trong bản cuối cùng (dự định xuất hiện đầu
năm sau) thì vẫn còn nhiều câu hỏi đặt ra về tính tương thích giữa các phiên
bản cũ và mới của Office.