1/16
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN
DOANH NGHIỆP
2/16
Câu 1: Anh/Chị hãy nhận diện và mô tả chất lượng của thông tin trong quản lý thông qua đặc tính của
thông tin. Cho 1 ví dụ cụ thể.
Trả lời:
Thông tin được đánh giá thông qua các thuộc tính liên quan đến đặc điểm của thông tin , các thuộc tính
của thông tin được đưa ra để nhận biết được một thông tin có chất lượng tốt hay không tốt. các thuộc tính
của thông tin là một nhóm các đặc điểm qua đó chất lượng thông tin được đánh giá
Thông thường các đặc điểm đánh giá được xếp thành các nhóm đặc biệt như thời gian, nội dung, hình thức
và các đặc điểm khác.
- Các thuộc tính về thời gian: các đặc điểm về thời gian thể hiện các tính chất về thời gian của thông tin
khi thu thập
Tính đúng lúc: thông tin cần phải được đáp ứng khi cần. Nếu thông tin được đáp ứng sớm quá
hoặc trễ quá thì sẽ không có giá trị sử dụng
Tính cập nhật: thông tin cần được cập nhật phù hợp với hoàn cảnh hiện tại khi chuyển đến người
nhận
Tính thường xuyên: cần một thông tin theo một chu kỳ thời gian nào đó, ví dụ như cần thông tin
đó hàng ngày, tuần, hay tháng
Tính thời đoạn: thông tin chỉ đúng trong một thời đoạn nào đó, ví dụ như dự báo doanh số trong
một tháng tiếp theo
- Các thuộc tính về nội dung: các đặc điểm về nội dung mô tả nội dung của thông tin để có được thông
tin chất lượng tốt
Chính xác: thông tin chứa lỗi sẽ không có hoặc ít có giá trị sử dụng
Thích hợp: thông tin được cung cấp cần phải phù hợp hoặc liên quan tới hoàn cảnh và cần phải
đúng với cái mà người nhận thông tin đang cần. Thông tin không thích hợp nhiều lúc còn gây ra
nhiều vi phạm các thuộc tính chất lượng khác như súc tích
Đầy đủ: phải cung cấp tất cả những thông tin cần thiết để đáp ứng nhu cầu thông tin của người
nhận. Thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến vi phạm các thuộc tính khác như phạm vi hoặc
chính xác
Súc tích: thông tin nên được cung cấp ngắn gọn hoặc dưới dạng tóm tắt đơn giản đủ để người tiếp
nhận hiểu. Ví dụ khi biểu diễn các thông tin về tình hình doanh số thị trường biểu diễn dưới hình
thức biểu đồ hoặc bảng chứ không diễn dịch thành lời
Đúng phạm vi: phạm vi của thông tin được cung cấp phải phù hợp với nhu cầu thông tin của
người nhận. Thông tin cung cấp cho người nhận cần được xác định xem có liên quan đến tổ chức
hay hoàn cảnh không và nó tập trung vào vần đề chi tiết hay là vấn đề tổng quát.
- Các thuộc tính về hình thức: mô tả hình thức của thông tin được đưa đến người nhận như thế nào.
Rõ ràng: thông tin nên được trình bày với hình thức phù hợp với người nhận. Những chi tiết của
thông tin có thể được làm nổi bật lên để người nhận dễ dàng hiểu được
Chi tiết: thông tin nên được trình bày một cách chi tiết dễ hiểu. Nhưng cũng nên làm một bản
rút gọn thông tin lại để trong các trường hợp khác họ lại cần một bản tóm tắt.
Có thứ tự: thông tin cần được trình bày có thứ tự phù hợp. Ví dự như báo cáo quản trị thường
bắt đầu bằng một tóm tắt để nhà quản trị có thể hiểu được vấn đề tổng quan trước khi nghiên
cứu chi tiết
3/16
Trình bày phù hợp: có nhiều phương thức giúp cho thông tin rõ ràng hơn ví dụ như trình bày
thông tin dưới dạng số của đồ thị
Phương tiện truyền thông phù hợp: thông tin cần đucợ trình bày qua các phương tiện nghe nhìn
phù hợp, ví dụ như các bản báo cáo được trình bày dưới dạng giấy in, trong khi đó khi thuyết
trình thường sử dụng cách trình bày bằng máy chiếu
- Các thuộc tính khác: ngoài các đặc điểm ở trên, để đánh giá thông tin còn có các đặc điểm khác
Bảo mật: tính bí mật của nguồn thông tin của người nhận. Người nhận thông tin cần được
chứng thực để biết chính xác có đúng người nhận hay không. Khi thông tin mang tính bí mật bị
lộ ra giá trị của nó sẽ bị ảnh hưởng
Tin cậy: nguồn tin nhận thông tin phải là nguồn tin cậy được xác thực trong quá khứ
Phù hợp: chỉ những người được phép nhận thông tin mới được nhận ví dụ như người nhận
thông tin phải đúng với vai trò của mình
Đúng người nhận: thông tin sẽ không có giá trị khi đucợ truyền đến sai người cần nhận thông
tin
Truyền đúng kênh: các tổ chức thường có những chính sách hay thủ tục truyền thông tin đối với
những tình huống cụ thể. Ví dự như khi có góp ý với một nhân viên thì phỉa truyền thông tin
dưới dạng viết đơn từ hay văn bản để truyền lên cấp trên theo hệ thống cấp bậc, còn nếu truyền
theo dạng truyền miệng có thể bị thất thoát giữa đường
Câu 2: Anh/Chị hãy nhận diện và mô tả tính chất của việc đề ra quyết định ở các cấp độ quản trị và tính
chất của thông tin cần thiết tương ứng với từng cấp. Cho 1 ví dụ cụ thể.
Trả lời:
Các đặc điểm của các quyết định được ban hành trong tổ chức thay đổi cấp độ quản trị của người ra quyết
định.
- Chiến lược: quản lý những kế hoạch dà hạn của tổ chức. Các quyết định thường là không có cấu
trúc và không thường xuyên. Quyết định của cấp quản lý này có ảnh hưởng rộng lên tổ chức và
khó thay đổi. Ví dụ: quyết định chọn lựa thị trường mới để xâm nhập.
- Chiến thuật: quản lý những kế hoạch trung hạn của tổ chức. Thường theo dõi hiệu suất làm việc
của tổ chức, kiểm soát ngân quỹ, sắp đặt các nguồn lực và thiết lập chính sách quyết định ở cấp
này thường hướng đến mục tiêu trung hạn, góp phần hoàn thành mục tiêu chất lượng dài hạn của
tổ chức. Ví dụ: thiết lập ngân quỹ cho các phòng ban
- Tác nghiệp: quản lý các kế hoạch ngắn hạn, dạng theo từng ngày hay tuần, kiểm soát các hoạt
động của tổ chức. Các quyết định ở cấp này thường nhằm vào mục tiêu trung hạn, tuân theo ngân
quỹ, chính sách, thủ tục được thiết lập ở cấp chiến thuật. Các quyết định tác nghiệp có tính cấu trúc
Chiến
lược
Chiến thuật
Tác nghiệp
4/16
cao và ít ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Ví dụ: Quyêt định thiết lập sản lượng cho từng ngày hoặc
từng tuần.
Đặc điểm về các loại quyết định của cấp quản trị
C
ấ
p Qu
ả
n Tr
ị
Lo
ạ
i quy
ế
t
định
ờ
i gian
Ả
nh hư
ở
đến tổ chức
T
ầ
n su
ấ
t ra
quyết định
Chi
ế
n lư
ợ
c
Không có c
ấ
u
trúc
Dài h
ạ
n
L
ớ
n
Không thư
ờ
xuyên
Chi
ế
n Thu
ậ
t
Trung h
ạ
n
V
ừ
a
Tác nghi
ệ
m
Có c
ấ
u trúc
ắ
ạ
n
Nh
ỏ
Thư
ờ
ng xuyên
Ví dụ về các loại quyết định
- Có cấu trúc: lập kế hoạch tác nghiệp
Xử lý đơn đặt hàng như thế nào?
Chiết khấu cho khách hàng như thế nào?
- Bán cấu trúc: lập kế hoạch chiến thuật
Làm thế nào để nhắm tới khách hàng có khả năng mang lại lợi nhuận cao nhất, các đặc
điểm của họ
Giá nào là tốt nhất cho sản phẩm
- Không có cấu trúc: lập kế hoạch chiến lược
Doanh nghiệp nên kinh doanh trong lĩnh vực nào?
Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp sẽ như thế nào?
Nên sử dụng kênh phân phối nào?
Đặc điểm thông tin trong quyết định của từng cấp quản trị
C
ấ
p Qu
ả
n
Trị
ờ
i
gian
T
ầ
n su
ấ
t
Ngu
ồ
n
Tính ch
ắ
c
chắn
Ph
ạ
m
vi
chi ti
ế
t
Chi
ế
n lư
ợ
c
Dài h
ạ
n
Không
thường
xuyên
Ngoài
Không
chắc chắn
R
ộ
ng
T
ổ
ng
quát
Chi
ế
n
Thuật
Tác nghi
ệ
m
ắ
ạ
n
Thư
ờ
ng
xuyên
Trong
Ch
ắ
c ch
ắ
n
H
ẹ
p
Chi ti
ế
t
Câu 3: Anh/Chị hãy giới thiệu các mô hình của hệ thống, nhận diện và mô tả quá trình xử lý để tạo ra
bảng cân đối kế toán theo khái niệm hệ thống bao gồm: đầu vào, quy trình xử lý, phản hồi và điều chỉnh.
Anh/Chị phải định nghĩa các dữ liệu, thông tin và quy tắc nghiệp vụ cần thiết một cách rõ ràng và ngắn
gọn.
Trả lời:
Mô hình cơ bản của hệ thống
- Với mô hình cơ bản này, các dữ liệu được sử dụng làm đầu vào cho một quá trình tạo ra các thông
tin đầu ra
5/16
Tuy nhiên đây chỉ là mô hình của hệ thống tĩnh. Với thiết kế này hiệu suất của hệ thống không thể điều
chỉnh được và không có kiểm tra để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động chính xác.
Mô hình chung của hệ thống
Để đảm bảo hiệu suất hoạt động của hệ thống, tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ phía người sử dụng về chất
lượng đầu ra, kịp thời sửa chữa các vấn đề xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống thực hiện theo đúng mục đích
thì hệ thống phải được thiết kế dựa trên mô hình chung như sau:
Các hệ thống được thiết kế theo mô hình này được gọi là hệ thống thích nghi, có nghĩa là hệ thống cho
phép chúng ta theo dõi và điều chỉnh các vấn để phát sinh trong quá trình hoạt động một cách kịp thời
Các thành phần cơ bản của hệ thống
- Đầu vào(Input): là các nguyên vật liệu dùng cho quá trình tạo ra một sản phẩm cụ thể
- Xử lý(Process): quá trình chuyển đổi có mục đích các đầu vào tạo thành đầu ra
- Đầu ra(Output): là sản phẩm hoàn tất do hệ thống tạo ra. Đầu ra cũng có thể tồn tại dưới nhiều
dạng: sản phẩm, dịch vụ, thông tin… Xét trong môn học này, thì đầu ra là những thông tin có giá
trị, được hiểu theo từng ngữ cảnh cụ thể, phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị
- Phản hồi(Feedback): cung cấp thông tin về hiệu suất hoạt động, chất lượng đầu vào, đầu ra hay các
vấn đề trục trặc trong quá trình xử lý để có thể kịp thời điều chỉnh hành vi của hệ thống. Ví dụ về
cơ chế phản hồi như: thực hiện các phép đo trên một dây chuyền sản xuất, hoặc thông tin phản hồi
của khách hàng trên một trang web của công ty
- Điều khiển(Control): cơ chế kiểm soát, để thực hiện những thay đổi cần thiết trên hệ thống, đảm
bảo rằng hệ thống làm việc luôn hướng tới hoàn thành mục tiêu(thường là tạo ra một sản phẩm cụ
thể). Kiểm soát thường được thực hiện bằng cách điều chỉnh các quy trình và các thành phần đầu
vào của hệ thống cho đến khi đạt được đầu ra đúng yêu cầu.
- Ví dụ: hệ thống kế toán của doanh nghiệp
Đầu vào: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng…
Xử lý: phần mềm kế toán, Bảng tính bằng excel, Quy trình hạch toán…
Đầu ra: Các báo cáo tài chính
Phản hồi: giả sử báo cáo cuối ngày lượng tiền mặt tồn quỹ nhiều hơn số tiền thực tế tại quỹ
-> cơ chế phản hồi giúp ta kiểm tra xem nguyên nhân vì sao có sự sai lệch
Điều khiển: thực hiện, sửa chữa để kết quả lượng tiền mặt tồn quỹ trên báo cáo và trên thực
tế khớp nhau.
Đầu vào Xử lý Đầu ra
Đầu vào Xử lý Đầu ra
Phản hồi
Điều khiển