HI THO KHOA HC - QUN TR VÀ KINH DOANH (COMB-2015)
473
PHƢƠNG PHÁP TIP CN QUN TR D ÁN CÁC DOANH NGHIP VA
VÀ NH GIẢI PHÁP CHO TRƢỜNG HP VIT NAM
PROJECT MANAGEMENT METHODOLOGIES APPLIED TO SMALL AND MEDIUM
SIZE ENTERPRISES SOLUTIONS FOR THE CASE IN VIETNAM
ThS. Nguyn Ngọc Uyên Phương
Trường Đại hc Kinh tế - Đại học Đà Nẵng
uyenphuong1987@gmail.com
TÓM TT
Phương pháp tiếp cn qun tr d án được áp dng rng rãi trên toàn thế gii mang li s thành công ca d án
(Kerzner 2004). Ngày nay, nhiều phương pháp qun tr d án được hình thành phát triển nhưng tuỳ vào đặc
đim ca d án bn cht ca doanh nghip thc hin cn phi la chọn phương pháp phợp (Lemétayer
2010). Điều này hoàn toàn đúng với trường hp ca các doanh nghip va nh Vit Nam trong quá trình hi
nhp phát huy li thế cnh tranh trong Cộng đồng Kinh tế chung Asean AEC hin nay. Bài báo tp trung gii
quyết các vấn đề chính: phân tích phương pháp qun tr d án so sánh hai phương pháp phổ biến nhất (phương
pháp truyn thống và phương pháp linh hoạt), đánh giá thực trng ca các doanh nghip va và nh trên thế gii nói
chung Việt Nam nói riêng, đề xuất phương pháp quản tr d án phù hợp trong trường hp Vit Nam. Nhng
hn chế ca bài báo s là cơ sở cho nhng nghiên cứu sâu hơn trong tương lai.
T khoá: phương pháp tiếp cn qun tr d án, phương pháp truyền thống, phương pháp linh hot, doanh
nghip va và nh, gii pháp
ABSTRACT
Project management methodologies, which are widely used all over the world, play an important role in project
success (Kerzner 2004). Nowadays, many kinds of project management methodologies have been created and
developed but depending on characteristics of the project and the nature of the enterprise implementing that project,
the most suitable choice must be selected (Lemétayer 2010). This is absolutely true in the case of Small and Medium
size Enterprises in Vietnam in the process integrating and promoting their competitive advantages in the Asean
Economics Community AEC today. The paper gives three main findings: critically analyzing project management
methodologies and comparing pros and cons of two common methodologies (traditional approach and agile
approach), assessing the situation of the small and medium size enterprises in the world in general and in Vietnam in
particular, proposing project management methodology suitable for Vietnam. The limitations of the paper will be the
basis for further studies in the future.
Key words: project management methodologies, traditional project management, agile project management,
Small and Medium size Enterprises, solution
1. Giới thiệu
Trong xu thế toàn cu hoá, Việt Nam đang từng bƣớc phát trin và hi nhp vi nn kinh tế ca
toàn thế gii. vy, chính ph Việt Nam luôn quan tâm đến hoạt động ca các doanh nghip trong
nƣớc, đặc bit là các doanh nghip va và nh - loi doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong nn kinh
tế đất nƣớc (Tp chí Dân ch & Pháp luật 2014). Để đẩy nhanh quá trình hi nhp AEC (Cộng đồng Kinh
tế chung Asean) ca các doanh nghip va và nh, chính ph và chính các doanh nghiệp này cũng hết sc
chú ý và đƣa ra các giải pháp h tr và phát trin trong sut quá trình hoạt động kinh doanh ca h. Trong
đó, các vấn đề liên quan đến d án và qun tr d án cũng chiếm v thế khá đặc bit.
Phƣơng pháp tiếp cn qun tr d án tác dng của đối vi d án không phi mt ch đề
mi trong nghiên cu ca các nhà khoa hc trong những năm gần đây. Tuy nhiên, việc áp dụng phƣơng
pháp nào để gii quyết nhng vấn đề ca các doanh nghip nh và vừa ít đƣợc chú ý bi các d án ca h
thƣờng đƣợc xem nhỏ, đơn giản ít nhận đƣợc s ƣu tiên (Sdrolias, Sirakoulis, Trivellas & Poulios
2005). Chính vy, bài báo này n lc vch ra những ƣu khuyết điểm của các phƣơng pháp quản tr d
TRƢỜNG ĐẠI HC KINH T - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
474
án ph biến cũng nhƣ những khó khăn loi doanh nghip này Vit Nam gp phải để đề xut ra
phƣơng án đƣợc k vng là tối ƣu cho họ.
2. Phƣơng pháp tiếp cận quản trị dự án (Project Management Methodologies)
Phƣơng pháp tiếp cn qun tr d án đóng vai thết sc quan trng trong c vòng đời ca d án
(Kerzner 2004). Theo Goff (2007; 2013), phƣơng pháp quản tr d án mt h thng các hoạt động, k
thut, th tc, và lut l phù hp t quá trình, vai trò trách nhim ca các nhân b phn, cu
trúc phân chia công vic các thông tin h tr khác. Phƣơng pháp quản tr d án đƣợc s dng t lúc
bắt đầu cho đến lúc kết thúc d án nhm giúp cho vic qun tr d án các doanh nghiệp đƣợc nht quán,
linh hot, hiu qu và chất lƣợng ngày càng đƣợc ci thiện hơn (Project Management Institute 2008). Bên
cạnh đó, việc áp dụng phƣơng pháp quản tr d án còn mang li nhiu li ích cho các d án nói riêng
cũng nhƣ các doanh nghiệp đang dự án nói chung, d nhƣ làm cho các bên hữu quan hài lòng hơn
đối vi d án; giúp ci thin các k năng thành tích công việc ca các nhóm d án các thành viên
ca doanh nghip; gn kết các d án cht ch hơn hƣớng đến chiến lƣợc ca doanh nghip; giúp s dng
ngun vn và ngun lc ca doanh nghip hiu qu hơn; … (Goff 2007; 2013).
vy, nói cách khác, vic la chn một phƣơng pháp qun tr d án phù hp vi tng loi d án
vấn đề sng còn th ngăn chặn đƣợc các ri ro cho d án nhƣng việc này không phi d dàng
(Riemenschneider, Hardgrave Davis 2002; Kerzner 2004). Munns Bjeirmi (1996) cho rằng phƣơng
pháp qun tr d án nếu không đƣợc áp dng hoc b s dng không phù hp có th làm cho d án đi đến
tht bi. nhiều phƣơng pháp quản tr d án, tuy nhiên theo Lemétayer (2010), có 2 phƣơng pháp đƣợc
các nhóm d án áp dng ph biến nht chính là phƣơng pháp truyền thống và phƣơng pháp linh hoạt.
2.1. Phương pháp tiếp cận truyền thống (Traditional Project Management)
2.1.1. Giới thiệu chung
Phƣơng pháp quản tr d án truyn thng hay còn gọi phƣơng pháp định hƣớng theo kế hoạch đƣợc
ra đời vào những năm 1950 phƣơng pháp mục tiêu, c gii pháp, yêu cầu, đặc điểm kế hoch
cho d án phải đƣợc xác định hoàn chnh ràng ngay t đầu (Boehm & Turner 2004). Bên cạnh đó,
phƣơng pháp quản tr d án truyn thng k vng ít s thay đổi nên phù hợp khi đƣợc s dng
trong môi trƣờng có th d báo đƣợc và s không rõ ràng mức độ cc k thp (Wysocky 2011).
2.1.2. Điểm mạnh
Theo Wysocki (2009), khong 20% trong s 10.000 d án đƣợc khảo sát đặc điểm ca d án
truyn thng hin nay vẫn đƣợc s dng rng rãi bi những điểm mnh không ai th chi
cãi.
Boehm & Turner (2004) đề xut rng khi có s chun b k càng ngay t ban đầu thì xác sut thành
công cho d án cao hơn bởi hầu nhƣ mọi nhim v công vic trong d án đều đã đƣợc định trong
cu trúc phân chia công việc (WBS). Hơn na, mi vấn đề nhƣ các rủi ro, ƣớc lƣợng chi phí, phân chia
ngun lc, và so sánh kế hoch vi thc tế đều đƣợc xác định, đánh giá và giải quyết sn. Mi chi tiết đều
đƣợc xác định trƣớc nên phƣơng pháp này phụ thuc vào rt nhiu tài liu, rt phù hp vi các d án ln
nhm nhc nh công vic và phi hp các thành viên nhóm d án (Wysocki 2011).
Thêm vào đó, phƣơng pháp truyền thống không đòi hỏi nhng thành viên nhóm d án phi có kinh
nghim và lành ngh nht. Larson & Gray (2014) cho rng vic này là do các tài liu ca d án đƣợc thc
hiện trƣớc khi d án bắt đầu đã bao gồm đầy đ cu trúc phân chia công vic kế hoch phân công
ngun lc là ch da và là nhng hƣớng dn vô cùng c th cho các thành viên nhóm d án.
HI THO KHOA HC - QUN TR VÀ KINH DOANH (COMB-2015)
475
2.1.3. Điểm yếu
Tuy nhiên, Leffingwell (2007) li cho rằng phƣơng pháp quản tr d án truyn thng ch th
hoạt động tt nếu d án trong một môi trƣờng kh năng dự báo kcao, kế hoch đƣợc xây dng
hoàn ho t trƣớc và các thay đổi ca phm vi d án rt nh hoc không có. Những điều này đã gây ra
bt li cho nhng d án s dụng phƣơng pháp này vì phm vi d án và công ngh đƣợc s dng trong d
án không th nào đƣợc nm bt toàn b ngay t đầu luôn s thay đổi không ngừng trong vòng đời
ca d án và khó d đoán đƣợc. Khi thay đổi, thì phƣơng pháp định hƣớng theo kế hoch s tr
nên ti t (Larson & Gray 2014).
Hơn nữa, phƣơng pháp này nặng v tính quy tc, quá trình nhiu tài liu; chƣa kể đến vic khi
có s thay đổi xy ra thì kế hoạch cũ bị li thi và phải đƣợc cp nht. Vì vy, tài liu quá ti và quy trình
cng nhắc làm tăng chi phí cho dự án, kéo dài thi gian thc hiện, gây khó khăn giảm năng suất làm
vic ca các thành viên d án (Cockburn 2007).
Cui cùng, khi s dụng phƣơng pháp này, khách hàng chỉ đƣợc đóng góp ý kiến và trình bày nhng
h thc s k vng vào thời đim lp kế hoạch trƣớc khi d án diễn ra. Sau đó, kế hoch ca d án s
hầu nhƣ không sự thay đổi nào trong c cuộc đi d án. Trong nhiều trƣờng hp, khách hàng ch mi
bắt đầu có ý tƣởng v toàn b cái mà h mun ngay vào thời điểm h phi quyết định. Nhƣ vậy, tƣơng tác
gia nhóm d án với khách hàng trong phƣơng pháp này tƣơng đối thp (Larson & Gray 2014).
Tng kết: Nhƣ vậy, phƣơng pháp tiếp cn qun tr d án truyn thng da vào nhng kế hoạch đã
đƣợc đƣa ra trƣớc khi d án bắt đầu. Do đó, phƣơng pháp này ƣu đim s chun b cùng k
càng cho d án t trƣớc, tránh gây khó khăn cho nhóm d án trong quá trình thc hin. Tuy vậy, phƣơng
pháp truyn thng ch đạt đƣợc kết qu tt nếu nhƣ không bất k s thay đi nào xy ra. trong
nhiều trƣờng hp, kết qu ca d án không mang li giá tr nào cho ngƣời s dng bi ý kiến ca h đã
thay đổi theo thời gian nhƣng không đƣc cp nhật (Lemétayer 2010). Theo Wysocki (2009) phƣơng
pháp này trong thc tế không đem lại nhiu d án thành công nếu không đƣợc s dng cho d án phù
hp.
2.2. Phương pháp tiếp cận linh hoạt (Agile Project Management)
2.2.1. Giới thiệu chung
Phƣơng pháp quản tr d án linh hoạt phƣơng pháp trái ngƣợc với phƣơng pháp truyền thng.
Thay toàn b kế hoch phải đƣợc xây dng ngay t đầu nhƣ trong phƣơng pháp truyền thng, t
phƣơng pháp linh hoạt li th thc hin hiu qu các d án trong môi trƣờng tình trng không s
rõ ràng bng nhng phát trin liên tc và lp li (Larson & Gray 2014). Thêm nữa, phƣơng pháp linh hoạt
là phƣơng pháp định hƣớng giá tr vi nhng công vic hoc nhim v thích ứng đƣợc thc hin ngay khi
cn thiết để to nên giá tr kinh doanh (Wysocki 2009).
2.2.2. Điểm mạnh
Phƣơng pháp tiếp cn qun tr d án linh hoạt đƣợc áp dng khi mc tiêu ca d án đã đƣợc xác
định nhƣng không cần toàn b kế hoch cho d án đƣợc xác định t ban đầu. Leffingwell (2007) cho
rng vic mt chui các giải pháp tính thích nghi đƣợc đƣa ra kịp thi bt c khi nào cn thiết s giúp
cho d án kp thi hoàn thành hiu qu nhng yêu cu và công ngh mới, thay đổi thƣờng xuyên trong
sut quá trình thc hin d án. Do đó, th thy rằng phƣơng pháp linh hot tính mm do kh
năng thích ng vi hoàn cảnh hơn so với phƣơng pháp truyền thng cng nhc thc s phù hp vi
các d án có tính rủi ro cao (Wysocki 2009). Điều này s tối ƣu hoá thành tích của doanh nghip.
TRƢỜNG ĐẠI HC KINH T - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
476
Thêm vào đó, các khách hàng khó có thể d đoán và cung cấp đƣợc chính xác tt c nhng k vng
ca mình khi mà các d án đang thực hin li trong nh trạng môi trƣờng công ngh luôn thay đổi
chóng mt (Lemétayer 2010). vậy, phƣơng pháp linh hoạt, vi nhng nhim v ca d án thƣờng
xuyên cp nht, phi s tƣơng tác với khách hàng rt mạnh để cho phép khách hàng m hiu v nhu
cu th thay đổi ca mình tham gia trong tt c các giai đoạn ca d án (Charvat 2003). chính
nhng ý kiến đóng góp của khách hàng s là công c cùng đắc lc nhm mang li thành công cho d
án (Boehm 2002).
Sau cùng, các nhóm d án s dụng phƣơng pháp linh hoạt s thành tích tt nht khi các thành
viên của nhóm trao đổi trc tiếp, ci m và làm vic thoi mái vi nhau ch không phi làm vic qua các
tài liệu khô khan (Cockburn & Highsmith 2001). Hơn nữa, do bn cht của phƣơng pháp này là tính mềm
do thích ng với thay đổi nên s giúp cho các nhân viên ci thin kh năng thích nghi, sẵn sàng
đƣơng đầu vi các yêu cu khác nhau biến đổi liên tục cũng nhƣ tăng cƣờng tính sáng to
(Leffingwell 2007).
2.2.3. Điểm yếu
Do phƣơng pháp quản tr d án linh hot chp nhận theo đuổi s thay đổi nên kế hoch các
tài liu cho d án ban đầu còn hn chế nghèo nàn. Các công vic ca d án s đƣợc xác định kp thi
ngay khi cn thiết hoc có s thay đổi trong sut quá trình thc hin d án nên không th xác định kết qu
và sn phẩm đầu ra ca d án cho đến khi d án kết thúc (Wysocki 2009).
Hơn nữa, d án áp dụng phƣơng pháp linh hot s b ph thuc rt nhiu vào k năng của các thành
viên nhóm d án yêu cu phi s tham gia nhit tình ca khách hàng (Charvat 2003). Các thành
viên nhóm không các tài liệu hƣớng dn kế hoch d án chi tiết nên d án đòi hỏi h phi kinh
nghim làm vic, tính t t chc khá cao vai trò ca tng thành viên s đƣc phân công c th để
đảm bo mc tiêu ca d án (Cockburn & Highsmith 2001). Bên cạnh đó, khách hàng cũng nhân tố
quan trng bởi phƣơng pháp linh hot coi trng nhng ý kiến ca h trong việc xác định đặc điểm sn
phm ca d án. D án áp dụng phƣơng pháp này yêu cầu khách hàng phi am hiu, mun cng tác
tn tâm (Boehm 2002). vy, nếu các yếu t v nhân viên khách hàng không đƣợc đáp ng s gây
khó khăn cho dự án đang thực hin.
Tng kết: Nhƣ vậy, phƣơng pháp tiếp cn qun tr d án linh hot có th đƣc áp dng phù hp cho
các d án trong môi trƣờng th thay đổi khó d báo. Phƣơng pháp này tính mềm do thích
ng cao vì d án áp dng nó không cn phi lên kế hoch chi tiết ngay t ban đầu mà các công việc đƣợc
xác định ngay khi cn thiết. Bên cạnh đó, quá trình thc hin d án không những cho phép tính tƣơng tác
gia nhóm d án vi khách hàng rất cao để d án th tho mãn nhu cu ca h còn giúp cho các
thành viên ci thiện đƣợc k năng thích ứng và tăng ng tính sáng tạo. Tuy nhiên, đây cũng chính
điểm yếu của phƣơng pháp này khi mà các khách hàng và thành viên tham gia phi tho mãn mt s tiêu
chun nhất định.
3. Quản trị dự án ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)
Bt c mt doanh nghip nào khi mun thc hin d án đều phải phƣơng pháp quản tr d án
phù hp. Tuy nhiên, các doanh nghip va và nh hiện nay đang thiếu nhng lý thuyết v phƣơng pháp
tiếp cn qun tr d án áp dng vào thc tế ca doanh nghip. Các d án ca c doanh nghip này
thƣờng đƣợc cho nh đơn giản nên thiếu s quan tâm ca cộng đồng chính ph hơn so với các
t chc ln. Chính vy, vic la chọn phƣơng pháp phù hợp cho các doanh nghip va nh nhu
cu rt cn thiết (Sdrolias, Sirakoulis, Trivellas & Poulios 2005).
HI THO KHOA HC - QUN TR VÀ KINH DOANH (COMB-2015)
477
3.1. Khái niệm doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ayyagari, Beck & Kunt (2007) cho rng nhiu ý kiến khác nhau khi gii thích khái nim doanh
nghip va nh (Small and Medium size Enterprises (SME)) các quc gia khác nhau tu thuc
vào các s liu thng kê v SME. Các tiêu chuẩn để xác định khái niệm SME đƣợc s dng ph biến là s
ng nhân viên, tng tài sn ròng, mức doanh thu và đầu tƣ, loại khách hàng… (Kadri et al 2004). Trong
các tiêu chuẩn đó, nhiều nƣớc thƣờng la chn da vào s nhân viên đang làm việc trong doanh nghip
để phân loi doanh nghip và phân loi SME. Tuy nhiên, con s này cũng có sự khác bit theo từng nƣớc.
Trong khi mt s nƣớc, doanh nghip có th có t 0-250 nhân viên đƣợc gọi là SME, nhƣng có nƣớc li
ly s 500 làm mc tối đa đi vi mt SME (Ayyagari, Beck & Kunt 2007). Sdrolias, Sirakoulis,
Trivellas & Poulios (2005) đng ý vi hn mc 250-300 bi các tác gi này phát biu rng các SME
nhng t chc kinh doanh t quản độc lp s ng nhân viên khong 250-300. Mc 250-300 nhân
viên tƣơng đi phù hp vi nghiên cứu này trong trƣờng hp Vit Nam bi theo Điều 3, Ngh định s
56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 ca Chính ph Vit Nam, mt doanh nghip nh và va có khoảng dƣới
300 ngƣời lao động.
Theo Decker, Schiefer & Bulander (2006), không s đồng nht cho vic gii thích SME
các nƣớc nhƣng vai trò của SME trong nn kinh tế ca c quc gia cùng quan trng. Tuy nhiên,
SME vn gp phi nhiu vấn đềthách thc trong quá trình hoạt động kinh doanh ca mình khi so sánh
chính bn cht ca SME vi các doanh nghip ln.
3.2. Các vấn đề gặp phải của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên thế giới nói chung
Theo Sdrolias, Sirakoulis, Trivellas & Poulios (2005), các doanh nghip va và nh trên thế gii
đều gp phi những khó khăn thách thức đến t cách t chc, qun quy ca h khi so sánh
vi các doanh nghip lớn hơn. Những vấn đề này s cn tr nhng li thế ca h và gây khó khăn trong
quá trình hoạt động.
Khó khăn đu tiên thuc v cách thc qun của các SME khi ngƣời ch doanh nghiệp cũng
chính ngƣời quản lý, trong khi đi vi c doanh nghip lớn hơn thì quyền s hu và quyn qun
thuc v c nhân khác nhau. Chính đặc điểm này của các SME mà ngƣời ch s hu qun
doanh nghiệp là ngƣời có quyền đƣa ra các quyết định ca doanh nghiệp nhƣng chủ yếu là để phc v cho
li ích mc tiêu của mình, gây ra nhƣng vấn đề không th tránh khi cho các SME (McCartan-Quinn
& Carson 2003).
Th hai, bn cht ca các SME chính là quy mô nh nên theo Westhead & Storey (1996), điu này
tác động mạnh đến hoạt động kinh doanh ca các SME. Nguyên nhân do quy nh s làm h b rơi
vào hoàn cnh thiếu quyn lc dẫn đến việc ―đóng đô‖ nhng v trí không thu hút, thiếu th trƣờng,
thiếu các khách hàng lớn cũng nhƣ dễ b tác đng khi có ri ro so vi các doanh nghip lớn hơn. vậy,
các SME v các doanh nghip khó d đoán không chắc chn trong hoạt động kinh doanh ca
mình.
Hơn nữa, hin nay, kinh tế, khoa hc k thut, chính tr, xã hội… có s thay đổi hằng ngày. Do đó,
Snell & Lau (1994) phát biu rng những thay đổi liên tc của môi trƣờng nhƣ vậy gây khó khăn cho các
SME trong vic gi đƣợc v thế ca mình trên th trƣờng trƣớc những đối th mnh là các doanh nghip
lớn. Điều này gii thích ti sao các SME luôn yêu cu kh năng quản khắt khe hơn so với các doanh
nghip ln.
Điu cuối cùng nhƣng vô cùng quan trọng liên quan đến các nhân viên, là mt trong nhng nhân t
sng còn ca doanh nghip. Do các SME nhng doanh nghip quy nh không ch v s ng
nhân viên mà v mt tài chính còn có nhiu hn chến các nhân viên ca SME không có nhiều điều kin