QUẢN LÍ DỰ ÁN TRÊN
MỘT TRANG GIẤY
Việc cung cấp tất cả các thông tin quản lí một dự án có thể dày bằng
cả một cuốn sách. Bạn có thể cân nhắc sử dụng Microsoft Project,
Primavera P3 hay một vài chương trình phần mềm quản lý dự án
khác mà bạn vẫn thường xuyên sử dụng và soạn ra tất cả các dữ liệu
được yêu cầu.
Nhưng vấn đề ở đây là thời gian hoàn thành một báo cáo như vậy.
Bạn và nhóm dự án sẽ phải làm việc tiêu tốn rất nhiều công sức mà
đáng ra sẽ được sử dụng cho dự án. Hiệu suất của dự án có thể sẽ
giảm đi chỉ bởi vì vị Chủ tịch của bạn muốn có một bản báo cáo
toàn diện như vậy.
Bên cạnh đó, bạn biết rằng Hội đồng quản trị cũng sẽ có rất ít thời
gian. Các nhà quản lý cấp cao thường chỉ có thời gian lướt qua
những điểm nổi bật nhất. Họ không thể đọc tất cả thông tin trong
một bản báo cáo dài nhiều trang, thay vào đó họ sẽ tìm kiếm những
con số cụ thể và những thông tin quan trọng nhất. Nếu bản báo cáo
tỏ ra không hoàn thiện hoặc không thỏa đáng, họ sẽ tìm hiểu đến
cùng. Do đó, bạn cần phải soạn tỉ mỉ và thấu đáo cả những tin tốt và
tin xấu.
Bạn sẽ làm gì? Bạn nên hoãn việc triển khai của mình, dành toàn bộ
thời gian cuối tuần và một số người giỏi nhất để chuẩn bị một bản
báo cáo như vậy hay bạn nên làm một mình trong khả năng tốt nhất
có thể và hy vọng rằng Hội đồng quản trị sẽ bị phân tán bởi những
vấn đề khác trước bữa ăn trưa của họ và do đó sẽ không soi mói như
mọi khi?
Giải pháp tốt nhất tất nhiên không phải là hai giải pháp trên. Điều
bạn cần làm ngay từ giai đoạn đầu của dự án là sử dụng công cụ
Quản lý dự án trên một trang giấy của bạn. Việc này có thể được
thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và không làm ảnh hưởng
xấu đến hiệu suất của dự án. Tất cả các thông tin yêu cầu có thể
được tổng kết trong vòng một trang sử dụng các đồ họa trực quan và
giàu ý nghĩa mà ngay cả một nhà quản lý cấp cao và thành viên Hội
đồng quản trị bận bịu nhất cũng sẽ lĩnh hội một cách nhanh chóng
và thấu đáo.
Đó là lời hứa của công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy - nó sẽ
truyền tải tất cả các thông tin quan trọng nhất mà một cổ đông của
dự án cần biết và cung cấp các thông tin này một cách kịp thời, dễ
hiểu và theo một bố cục đơn giản. Từ kinh nghiệm của tôi trong
công tác quản lý nhiều dự án - từ các dự án tổ chức kỷ niệm 200
năm Hiến pháp Hoa Kỳ với ngài Chánh án tối cao Warren Berger,
cho tới dự án triển khai một giải pháp SAP đến toàn doanh nghiệp,
xây dựng một trung tâm phân phối tự động, kế hoạch giành một giải
thưởng về quản lý được nhiều người khao khát, tái cấu trúc một quy
trình kinh doanh chủ chốt, tung ra một lĩnh vực kinh doanh Internet
mới, đã được nhận chứng chỉ ISO 9000 - thì công cụ Quản lý dự án
trên một trang giấy đã thực sự đem lại kết quả. Nó cho mọi người
biết và tập trung vào những điều quan trọng, làm rõ ai chịu trách
nhiệm về việc gì và theo dõi tiến độ của dự án dựa trên một số biến
số - tất cả chỉ trong một tờ giấy viết thư cỡ 20cm x 27cm đơn giản.
Điều này liệu nghe có vẻ như quá tốt nếu nó là sự thực? Đó là phép
thuật hay có thật? Hãy đọc cuốn sách và bạn sẽ thấy rằng công cụ
Quản lý dự án trên một trang giấy này có thể thực hiện mọi điều đã
hứa.
