Ị
ƯỚ
Ộ Ậ
Ẫ
Ế QUI Đ NH CHI TI T Ự Ế Ủ
Ệ
H
NG D N CÔNG VI C TH C T C A CÁC B PH N
(cid:0) I. AIR FREIGHT DEPT 1. Air Xu t:ấ ấ ừ ườ ử ng (cid:0) ệ ớ ố ầ ấ ế ượ c giá t t nh t. (N u đ
ườ ử i g i hàng. L y thông tin t ượ ể Liên h v i Airlines đ có đ ờ i g i hàng t c yêu c u) ẫ Shipper’s Letter of Instruction (m u này do Forwarder phát
(cid:0) ờ ử
ẩ ể (cid:0) ế ề c gi ẫ Shipper’s Letter of Instruction khác (m u này do Airlines phát hành) g i cho ị ế ấ t. ượ i g i hàng v chuy n hàng đã đ
ờ ạ ố ế ườ ử ầ i g i hàng ngày ườ ử i g i
ạ ườ ệ ự ế ữ ỗ ẹ ơ ấ ệ ậ
(cid:0) Mail cho ng hành). Làm 1 t ủ Airlines. L y các nhãn c a Airlines đ chu n b vi ườ ử ớ Thông báo v i ng gi làm hàng t hàng thông báo s xe, ng
ch , h n ng sân bay Tân S n Nh t). Yêu c u ng ọ i liên h tr c ti p và cách nh n di n h .
ế ủ ị
(cid:0) Đi n các chi ti ệ
ủ ễ ỡ ớ ạ ẩ ỏ ế ể ồ
i TCS (Tr m Hàng hóa Qu c t ố ệ ề t vào nhãn c a Airlines và c a Forwarder. Chu n b các nhãn ký mã hi u ặ ư ặ đ c bi i h n x p ch ng, hàng mau h ng, hàng nguy hi m ho c ữ nh ng nhãn c n thi ề t khác. ế ẫ ờ t khác nh hàng d v , gi ế ế ầ t c n thi t vào T Cân Hàng (Shipper’s Instruction for Despatch) m u do
ấ ạ ơ
sân bay Tân S n Nh t. ủ ụ ệ ớ ướ ệ ể
ủ ụ ị ậ ế ố ế i Tr m Hàng hóa Qu c t ả ộ ườ ử ẩ ủ ấ khai hàng xu t kh u c a ng
ậ ầ ả ộ c yêu c u làm th t c H i quan thay cho ng
ủ ụ ủ ụ ầ ư ờ ể ế t nh : t
ầ (cid:0) Đi n các chi ti TCS phát hành. (cid:0) Đón ng ạ ườ ử i g i hàng t (cid:0) H ng d n ng ả ườ ử ẫ i g i hàng li n h v i Đ i H i quan Th t c sân bay đ làm th t c H i ờ i g i hàng. N u là hàng phi m u d ch và quan và thanh lý t ườ ử ượ i g i hàng, báo cho b ph n Customs đ ị ậ ấ Clearance làm các th t c c n thi khai xu t hàng phi m u d ch, ki m hóa, đóng thu ...ế
ủ ủ ệ
(cid:0) Dán các nhãn c a Airlines và c a Forwarder và các nhãn ký mã hi u lên các thùng carton,
ệ (cid:0) ể ệ ặ ạ
ố ọ ế ể ị ố ộ ủ ng c bì c a toàn lô. N u là hàng nh , xác đ nh th tích c a
ở ộ b ph n cân hàng đ cân toàn b lô hàng ho c đ i di n 1 s ượ ọ ẹ c (Volume Weight/ Chargeable Weight). ủ ị ướ ng ch u c (cid:0) ậ ả ượ ậ ủ ể ế ầ
ế ki n hàng. ệ Liên h nhân viên TCS ồ thùng r i qui ra s tr ng l ộ toàn b lô hàng và tính ra tr ng l ệ Liên h nhân viên c a TCS đ nh n mâm (Air Pallet/ Cont) x p hàng và yêu c u nhân viên ố ế b c x p x p hàng lên mâm.
(cid:0) ộ ậ ệ ứ ừ ủ ể ẩ ậ ơ ị c a Airlines đ chu n b làm Không v n đ n ch ủ
(cid:0) ề ọ ố ệ ượ
ứ ấ ệ ậ ị ợ
ẩ ế ướ ườ ử Liên h nhân viên b ph n ch ng t (MAWB). ẩ ơ ứ Căn c vào các s li u v tr ng l ng, phát hành Không v n đ n th c p (HAWB), chu n ị b Air Freight PreAlert, Cargo Manifest, Statistic, chu n b các công vi c ghi n (Billing) ạ cho đ i lý t i g i hàng (n u c
c Prepaid). ọ ầ ậ ự ể ể ặ ườ ử i g i hàng đ ki m tra và yêu c u h xác nh n s chính ơ ế ạ i sân bay n i đ n ho c ng ớ ủ i ng
(cid:0) Mail copy c a HAWB t
(cid:0) ồ (cid:0) ậ ệ ứ ườ ư ể ử ế ừ ủ c a FWDR: 1 t p HAWB ph n dành cho ng
ơ ế ợ ạ
(cid:0) ứ ườ ử
(cid:0) ệ ạ t nam), giao HAWB cho ng i g i hàng (n u c c Prepaid t i Vi
ề ườ i ồ i g i hàng (Original for shipper), giao ti n hoa h ng
ế ướ ườ ử ế i g i hàng (n u có). (cid:0) ứ ư ữ t cho m c đích l u tr . c n thi (cid:0) xác. ẩ ị Chu n b 1 bì th đ g i kèm theo chuy n bay bao g m: ầ i nh n hàng (Original for Các ch ng t consignee), 1 Air Freight PreAlert, 1 Cargo Manifest, 1 Invoice ghi n đ i lý n i đ n, 1 ế Credit Note (n u có). ứ ừ ủ i g i hàng: 1 Packing List, 1 Commercial Invoice và các ch ng c a ng Các ch ng t ồ ế ừ t khác (n u có) g m 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin, 1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation Certificate. ườ ử ề ướ ừ c t Thu ti n c ng ố ạ ả ử g i hàng lo i b n g c dành cho ng ườ ử (Commission) cho ng ụ ế ừ ầ Copy các ch ng t ướ Sau khi làm hàng xong, thanh toán c
ớ ạ ạ ơ ế i đ i lý t c cho Airlines. i n i đ n.
(cid:0) ề ế ấ ồ ơ ể ư i mail đ i v i v n đ liên quan đ n Operation.
(cid:0) Mail Air Freight PreAlert t (cid:0) Hoàn t ữ t h s đ l u tr . ả ờ Tr l ỗ ợ ộ
ố ớ ấ ậ ế ể ặ
(cid:0) H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Sales
Lead.
ấ ả
(cid:0) H tr ho c đ m trách công vi c làm th t c H i quan cho nh ng lô hàng air xu t/ nh p ậ ủ ụ
ả ặ ậ ỗ ợ ộ ặ ậ ặ ữ ệ ắ khi b ph n Customs clearance v ng m t ho c b n công tác khác.
2. Air Nh p:ậ (cid:0) Nh n thông tin t ậ đ i lý c a Forwarder (cid:0) ừ ạ ằ ạ ớ ệ ớ ọ ề ớ ườ ủ c b ng đi n tho i v i ng ằ ở ướ c ngoài b ng Mail. n ậ i nh n hàng, thông báo v i h v lô hàng v i các
(cid:0) ấ ờ ầ ấ ồ ớ ệ ủ ấ i thi u c a Forwarder, Gi y
ế ướ c collect). c (n u c (cid:0) ậ ệ ớ ứ ừ ể ậ ớ ư ử (bì th ) g i
ử ạ ư ặ ệ ướ Liên h tr ế ầ ủ chi ti t đ y đ . ế ị ẩ t cho 1 lô hàng g m có: Gi y gi c n thi Chu n b các gi y t ướ ơ báo nh n hàng, Hóa đ n thu c Liên h v i nhân viên TCS và xu t trình Gi y gi ế kèm theo chuy n bay do đ i lý t ấ ệ ấ i thi u đ nh n ch ng t ủ ậ ừ ạ ơ i n i đi g i ho c nh n t thùng th thuê c a TCS
(cid:0) ứ ụ ư ộ
ừ Photo copy toàn b các ch ng t ấ ấ ữ trên cho m c đích l u tr . i nh n hàng xu t trình Gi y Ch ng minh Nhân dân, Gi y gi
ậ ườ ề ng ậ ý h u ậ c a Ngân hàng, thu c
ứ ướ c v n chuy n t ậ ặ ệ ớ i thi u ho c ậ ế i nh n hàng (n u ậ ấ ườ ọ ườ ể ừ ầ i nh n hàng và yêu c u h ký nh n. c collect) và giao toàn b h s cho ng (cid:0) ủ ộ ồ ơ ế t.
ừ ầ ứ c n thi ữ t h s đ l u tr . (cid:0) ề ế
(cid:0) Yêu c u ng ầ ấ ủ gi y y quy n/ k ướ c Photocopy các ch ng t ấ ồ ơ ể ư i mail đ i v i v n đ liên quan đ n Operation.
(cid:0) Hoàn t ả ờ Tr l ỗ ợ ộ
ố ớ ấ ậ ế ể ặ
(cid:0) H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Sales
Lead.
i g i hàng. ầ ế II. SEA FREIGHT DEPT 1. Sea Xu t:ấ (cid:0) Nh n thông tin book hàng t ậ (cid:0) Mail SLI, L ch tàu cho ng ị t và mail tr l (cid:0) ầ ủ ượ ả ế ượ ở ạ ỗ ầ ng l i. c yêu c u) và book ch , yêu
ừ ườ ử ng ọ ề ườ ử i g i hàng, yêu c u h đi n đ y đ các chi ti ể ươ ng giá c (n u đ Liên h v i Shipping lines đ th ỏ ỗ ầ c u h mail ngay L nh giao v r ng, Booking Note/ Shipping Note.
ế ầ
(cid:0) Mail L nh giao v r ng và Shipping Note (n u yêu c u) cho ng
i g i hàng. (cid:0) ệ ỏ ỗ ườ ử ể ố ố ế ườ ử ạ i g i hàng xin s container, s seal và ki m tra l i các chi ti t hàng có
(cid:0) ủ ế ậ
ệ ớ ọ ệ ệ ớ Liên h v i ng ổ thay đ i hay không? ứ Căn c vào chi ti ả ơ ậ ể ể ẩ (cid:0) Mail b n nháp HBL cho ng ơ ị ả t trên chu n b b n nháp V n đ n nhà (HBL), V n đ n ch (MBL). ậ ạ ườ ử i g i hàng đ ki m tra và xác nh n l i. Mail MBL cho
ượ ừ ậ ả ể Shipping lines đ phát hành MBL Surrendered. ủ c mail c a MBL t ể Shipping lines, ph i ki m tra trên đó các chi ti
ầ
(cid:0) Khi nh n đ ế
ế ầ t c n t. Luôn yêu c u Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice và Telex release/
ậ ủ ơ
thi Surrender Notice khi container đ n Singapore/ Port Klang. ậ ườ ử i g i hàng. (cid:0)
(cid:0) N u nh n đ ậ ố ủ ị
ứ ẩ
c n thi ế ướ ề ướ ả ướ ế ằ ườ ử ượ ế c xác nh n c a ng i g i hàng r ng V n đ n nhà đã chính xác, phát hành ị ẩ ơ ậ ả b n g c c a V n đ n này và chu n b giao cho ng ừ ầ t khác g m có: Shipping Advice, Hóa đ n ghi n / ghi có Chu n b các ch ng t (Invoicing/ Crediting). N u c ợ i g i hàng. ơ ườ ử c ng ế c tr tr
ư ể ử ủ ồ ơ c, làm Hóa đ n thu ti n c ở ơ ế n i đ n. ằ ơ ế ặ ạ
(cid:0) Mail Shipping Advice, MBLL & HBL cho đ i lý ạ (cid:0) Ho c chu n b 1 bì th đ g i cho đ i lý n i đ n b ng Airmail: copy c a MBL & HBL,
ơ ị ợ
(cid:0) ế t.
ừ ầ ứ c n thi ữ t h s đ l u tr . (cid:0) ố ớ ấ ế ề ẩ Hóa đ n ghi n /ghi có. Photocopy các ch ng t ấ ồ ơ ể ư i mail đ i v i v n đ liên quan đ n Operation.
(cid:0) Hoàn t ả ờ Tr l
ỗ ợ ộ ế ể ặ ậ
(cid:0) H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Sales
Lead.
2. Sea Nh p:ậ (cid:0) Nh n thông tin t ậ (cid:0) đ i lý c a Forwarder ọ ừ ạ ằ ệ ớ ớ ườ ớ ọ ề ủ c b ng đi n th ai v i ng ằ ở ướ c ngoài b ng mail. n ậ i nh n hàng, thông báo v i h v lô hàng v i các
(cid:0) ậ ấ ế ấ ủ c n thi ề t cho 1 lô hàng g m có: Gi y báo nh n hàng, Gi y y quy n
ướ c collect). (cid:0) ử ệ ớ ơ ể ắ ồ ế ướ c (n u c ề ể ổ
(cid:0) ệ ớ ượ ủ ế ơ
c đ i lý n i đi “Surrendered” ồ ơ ệ ủ ấ ậ ậ ấ ớ ạ ể i thi u c a Forwarder đ nh n h s nh n hàng. (cid:0) ứ ừ ư ữ trên cho m c đích l u tr .
ụ ố ộ ậ ườ ấ ấ ầ
ả ủ
(cid:0) Yêu c u ng ặ ệ
ế ướ i nh n hàng (n u c c Collect). (cid:0) t.
(cid:0) ề ế ệ ướ Liên h tr ế ầ ủ chi ti t đ y đ . ấ ờ ầ ị ẩ Chu n b các gi y t (do Forwarder phát hành), Hóa đ n thu c Liên h v i Shipping lines đ n m tình hình v lô hàng và g i HBL đ b sung vào Cargo Manifest. Liên h v i Shipping lines và n u MBL c a lô hàng đã đ cho Shipping lines thì xu t trình Gi y gi Photo copy toàn b các ch ng t ớ ứ ấ i i nh n hàng xu t trình b n g c HBL, Gi y Ch ng minh Nhân dân, Gi y gi ý h u ậ c a Ngân hàng (Bank Guarantee/ Endorsement), thu ấ ả thi u ho c Gi y b o lãnh/ k ậ ể ừ ườ ướ ậ c v n chuy n t c ng ế ừ ầ ứ c n thi Photocopy các ch ng t ấ ồ ơ ể ư ữ t h s đ l u tr . i mail đ i v i v n đ liên quan đ n Operation.
ế ể ặ ố ớ ấ ậ
(cid:0) Hoàn t ả ờ Tr l ỗ ợ ộ
(cid:0) H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Sales
Lead.
3. SeaAir Xu t:ấ (cid:0) Nh n thông tin t (cid:0) ự ượ ượ ệ ừ i g i hàng. ườ ử i g i hàng đ c th c hi n t ằ Customer Service tính b ng ừ ườ ử ng ớ ng giá v i ng
ị ờ ườ ử ẫ i g i hàng L ch tàu, t Shipper’s Letter of Instruction (m u này do Forwarder
(cid:0) ỏ ỗ ệ ầ ỗ ọ
ặ
ệ ế ầ
(cid:0) Mail L nh giao v r ng/L nh đóng hàng và Shipping Note (n u yêu c u) cho ng
ậ ươ ng l Th USD/kg). (cid:0) Mail cho ng phát hành). ệ ớ Liên h v i Shipping lines và book ch , yêu c u h mail ngay L nh giao v r ng (FCL) ệ ho c L nh đóng hàng (LCL), Booking Note/ Shipping Note. ệ ế ủ ể ặ
ỏ ỗ ể ấ ế ệ (cid:0) c khi x p vào Container. ườ ử ể ế ạ ố ố ườ ử i g i hàng. N u có th , c p nhãn HAWB ho c là nhãn SeaAir c a Forwarder đ dán lên các ướ ki n hàng tr ệ ớ Liên h v i ng i g i hàng xin s container, s seal và ki m tra l i các chi ti t hàng.
(cid:0) ấ ầ ừ ứ
ồ ế
ể ạ ạ (cid:0) ặ ợ ừ ậ ứ ứ ế ỗ i đi m chuy n t ị ả ẩ t trên chu n b b n nháp Ch ng t ằ ả V n t
khác Yêu c u khách hàng cung c p 1 Packing List, 1 Commercial Invoice và các ch ng t (n u có) g m 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin, 1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation ể ả ể ử Certificate đ g i cho đ i lý t i (Transit Point) b ng mail ho c là Airmail. Căn c vào chi ti i H n h p (Combined Transport Document: CTD), MBL.
ả ườ ử ể ể ậ ạ
(cid:0) Mail b n nháp CTD cho ng
i g i hàng đ ki m tra và xác nh n l
ể
ầ ẹ i. Mail MBL cho ể ư ừ
ỡ ả ạ ả ể
(cid:0) Khi nh n đ
Shipping lines, ph i ki m tra tên đ i lý, c ng d hàng t
ể ể ả ừ ủ c mail c a MBL t ầ ạ i i. Luôn yêu c u Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice và
ậ ằ ế ượ Shipping lines đ phát hành MBL Surrendered. Cũng ghi chú thêm trên đó “Hàng u tiên đ ể ậ v n chuy n SeaAir” và yêu c u Shipping lines ghi rõ tên tàu m (Mother Vessel) đi t Singapore/ Port Klang. ậ ượ đi m chuy n t ế Telex release khi container đ n Singapore/ Port Klang. ậ ủ ả
(cid:0) N u nh n đ
(cid:0) ị ẩ ừ ầ
ố ủ i g i hàng r ng CTD đã đúng, phát hành b n g c c a i g i hàng. ồ ả ướ ề ướ ườ ử ơ c, làm Hóa đ n thu ti n c c ng
ạ
ườ ử c xác nh n c a ng ị ẩ ườ ử CTD này và chu n b giao cho ng ơ ế ứ c n thi t khác g m có: SeaAir PreAlert, Cargo Manifest, Hóa đ n Chu n b các ch ng t ế ướ (Invoice/Credit Note). N u c i g i hàng, ghi c tr tr ơ ế có cho đ i lý n i đ n. ơ ầ ạ
(cid:0) Mail cho đ i lý n i đ n SeaAir PreAlert, CTD và MBL (n u c n), Packing list và
ừ ầ ế ế t khác. c n thi (cid:0) ơ ế ẩ ơ ị
ừ ầ ế ạ c n thi
i g i hàng. ng c t (cid:0) ế t.
ừ ầ ứ c n thi ữ t h s đ l u tr . (cid:0) ề ế ế ứ Commercial Invoice, Export Licence và các ch ng t ư ể ử ằ Chu n b 1 bì th đ g i cho đ i lý n i đ n b ng Airmail: CTD và MBL, Hóa đ n ghi ư ứ ợ t khác nh : Packing list, Commercial Invoice, Export n /ghi có, các ch ng t ậ ượ ừ ườ ử Licence, Certificate of Origin...đã nh n đ Photocopy các ch ng t ấ ồ ơ ể ư i mail đ i v i v n đ liên quan đ n Operation.
ế ể ặ ố ớ ấ ậ
(cid:0) Hoàn t ả ờ Tr l ỗ ợ ộ
(cid:0) H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Sales
Lead.
ứ ệ t và làm hài lòng các khách hàng hi n có.
ố ắ ượ ớ III. SALES & CUSTOMER SERVICE DEPT 1. Sales & Marketing: (cid:0) Đáp ng t ố (cid:0) Quan tâm đúng m c t
i nh ng khách hàng có ti m năng l n, c g ng giành đ ữ ứ ớ ằ ế ộ ặ ề ầ ể ế ế ể t, có th xin 1 ch đ đ c bi ữ c nh ng ệ ư t u
ữ khách hàng này b ng nh ng cách có th . N u c n thi đãi cho h .ọ
(cid:0) ọ ầ ữ ữ ủ ữ ệ ơ ở ề
(cid:0) ớ ệ ạ ộ
ụ ớ ệ ụ ủ ầ ụ ể ủ ị i thi u toàn b lãnh v c ho t đ ng d ch v c a Công ty FWDR v i khách ệ (cid:0) ườ ữ ữ
ề ữ ụ ồ ạ ầ
ụ ủ ộ ố ớ ữ ớ ệ i nh ng khách hàng mà mình ph trách. Nên có nh ng ng xuyên liên h và quan tâm t ụ ắ ớ ậ ng v i khách hàng v nh ng gì còn t n t i c n kh c ph c ố ớ ị
(cid:0) ả ề ệ ừ (cid:0) ả ẩ c m c tiêu Sales đã đ ra hàng tháng cho t ng Salesman. ệ ố ế ữ ế ạ t k ho ch thăm khách hàng, trong nh ng cu c ti p xúc nh
ữ ư ự ị ố ắ ả ặ ưở ộ ạ ượ ế ế ộ ộ ỗ ng b ph n Sales, n u có đ ộ ầ c đ y đ
(cid:0) ậ ệ ố ộ ấ ừ ấ ớ ậ khách hàng cho b ph n Customer Service đ ể
ả
ế ổ ề ệ ể
ằ ả ầ ầ ố
ụ c dành 1 ngày trong 1tu n (t ượ ự ậ ở ạ t ụ ề ướ ệ ẫ ệ t t ng quát v nghi p v Forwarding và đ sales 1 cách có hi u i văn i đa 2 tu n) không đi sales ng d n thêm các qui trình nghi p v v hàng c h
ấ (cid:0) ụ ừ ẽ ệ ậ ả Admin +
ặ ở ộ ườ ắ ấ Cung c p nh ng d ki n c s v khách hàng và nh ng nhu c u c a h cho Customer Service. ự ệ Có nhi m v gi ự hàng, th c hi n vi c chào giá đ i v i nh ng yêu c u c th c a khách hàng. Th ươ ả đánh giá và th o lu n song ph ầ ể và nh ng u đi m c n phát huy đ i v i d ch v c a Công ty. ụ ượ Ph i th c hi n cho đ ư ự Chu n b và ph i th c hi n t ế ậ v y c g ng xin “Reccomendation Letter” ho c “Routing Order”. Sau m i cu c vi ng ủ t và n p l i “Sales report” cho tr thăm, ph i vi ả ử ạ thông tin thì ph i g i “Sales Lead” đi cho các đ i lý trong h th ng Network. ổ Cung c p và trao đ i thông tin m i nh t t theo dõi và qu n lý. (cid:0) Nh m nâng cao hi u bi ể ẽ ượ qu , salesman s đ ể ể phòng đ tìm hi u, th c t p và đ ủ sea/air c a xu t/ nh p, customs service, customer service... Salesman cũng s Accounting) khi có ng ậ ộ ph i làm thay cho các b ph n nghi p v khác (tr ậ b ph n đó. i v ng m t
(cid:0) 2.Customer Service: ấ ể ỗ ợ ượ ứ ủ ầ cho Salesman đáp ng đ c các yêu c u c a khách hàng
(cid:0) ệ ể ệ ẩ ẫ ấ
(cid:0) ơ ở ữ ệ ề ậ t l p và c p nh t hóa các c s d li u v khách hàng.
Cung c p thông tin đ h tr trong quá trình đi Sales. ự Có trách nhi m xây d ng, tiêu chu n hóa các bi u m u dùng cho Sales và hu n luy n các Salesman. ế ậ Thi ả ặ ồ ơ ề ị ị
(cid:0) Qu n lý h s v giá c , thông tin khách hàng, l ch tàu, l ch bay, quotation cho khách hàng
(cid:0) ạ ạ ề ấ ệ ố các đ i lý trong h th ng Network v v n ượ ử ế ừ c g i đ n t ả ệ ố i các mail đ
ế (cid:0) ỗ ợ ư ề t các thông tin h tr cho Sales nh : thông tin v hãng tàu, hãng hàng không,
ặ ạ và các đ i lý trong h th ng Network. ả ờ ả So n th o và tr l ủ ụ ộ ề đ giá, th t c làm hàng, thông tin và các n i dung khác không liên quan đ n Operation. ị ố ẩ Chu n b t ị ị l ch tàu, l ch bay, quà t ng khách hàng, các thông tin khác...
ể
ậ ữ ệ ể ả ạ ủ ầ ế ế ậ
(cid:0) Ki m soát các Sales Lead In và đáp ng các yêu c u trong Sales Laed đó. ứ (cid:0) Ghi nh n, thu th p d ki n đ gi i quy t các khi u n i c a khách hàng.
ẫ ư ấ ủ ụ ử ề ế ấ ậ
(cid:0) H ng d n và t
v n cho khách hàng các v n đ liên quan đ n th t c g i/ nh n hàng
ướ hóa. ả
ệ ố ể ệ ố ụ ờ ị
(cid:0) Qu n lý theo dõi h th ng Sales Lead Out, Sales Report. (cid:0) Duy trì h th ng bi u giá áp d ng cho khách hàng (Customer Tariff) thông báo k p th i cho
ữ ướ ổ ề c. (cid:0) ố ủ ạ ị ườ ạ ng, các đ i th c nh tranh và báo cho các đ i lý trong h th ng Network. (cid:0) ệ ố ể ệ ố ẹ ố ớ ủ t đ p v i hãng tàu, hãng hàng không đ tranh th có
(cid:0) ố ườ ụ ể ấ ợ ụ ặ
t l p và duy trì 1 m i quan h t t nh t cho Công ty. ả ắ ng h p v ng Salesman ph trách 1 vùng ho c 1 khách hàng c th nào đó, ph i ọ ầ ủ ứ Salesman + Operation nh ng thay đ i v giá c ể Tìm hi u th tr ế ậ Thi ợ đu c giá t Trong tr ả ờ tr l i và đáp ng m i yêu c u c a khách hàng đó.
3. Customs Clearance & Local Service: (cid:0) ể ượ ả ồ
ỉ ử ậ
ớ ả (cid:0) ệ ượ ấ ệ ữ Customs Clearance đ c hi u là bao g m nh ng công vi c: Khai báo H i quan, Xin gi y ể ả phép H i quan, Ki m hóa, đóng thu XNK, ch nh s a Cargo Manifest (Hàng nh p) và các ệ công vi c khác liên quan t Local Service đ (cid:0) ể ươ ử ươ i, máy bay, tàu, xe l a), các ph
ữ i (xe t ể ị
(cid:0) ế i H i quan. ồ c hi u là bao g m nh ng công vi c: ậ ả ể ể ủ ệ ng ti n v n t ố ế ả ả
ị ậ ế ặ ư ỏ ế ế ặ ả ầ Cty/ Đ i lý b o hi m đ n ế ự i quy t xong s
(cid:0) ủ ẩ ặ ị ị
ể ụ ạ ị (cid:0) ư ng m i vá các lo i hình d ch v khác... ữ ấ ụ ả ệ ố ị ủ ấ ậ
(cid:0) t d ch v H i quan đ i v i nh ng lô hàng Air/sea c a xu t/nh p. ế ể t tính chi phí đ làm hàng (Customs clearance & Local service) và báo cho b ộ
ệ ế ả ướ Thuê m n các ph ng ti n x p ầ ể ẩ ỡ d (xe c u, xe nâng, b c x p) đ chuy n hàng đ n 1 đ a đi m khách hàng yêu c u. ể ạ ặ Thay m t ch hàng mua b o hi m hàng hóa ho c yêu c u ị ấ ẩ giám đ nh hàng hóa nh p kh u b m t ho c h h ng cho đ n khi gi v .ụ ụ ể Thay m t ch hàng làm các d ch v nh : ki m tra văn hóa ph m, ki m d ch, hun trùng, ạ ộ ươ giám đ nh hàng, xin gi y phép B th ự ố ớ ậ ậ ớ ị Th c hi n t ả L p b ng chi ể ph n Customer Service đ chào giá v i khách hàng.
ấ ầ ầ ứ ủ ừ ầ ế ể c n thi
(cid:0) Yêu c u khách hàng cung c p đ y đ nhanh chóng các ch ng t
ấ Ủ
ờ ả t đ làm H i ề quan: Gi y y quy n, MAWB, HAWB, HBL, MBL, C/I, P/L, C/O, E/L, D/O , Insurance Policy, Certificate of quality, quantity ... ả ấ ậ
(cid:0) Đăng ký t
ế ả ể ướ ằ ậ ị t đóng thu XNK phi m u d ch, tr t ừ ậ i đ nh n hàng t ả ấ ả t c kho và giao
(cid:0) ự ể
ề ị ậ ả ạ ố ỉ ữ ặ
ườ ứ ự ế ả ẩ ố c Giá bi u v d ch v H i quan & Local service cho khách hàng trong ư ng nh : hàng ồ
ể khai H i quan, ki m hóa và hoàn t ể ư ư các chi phí nh l u kho, bãi, c c v n chuy n b ng xe t ế đ n nhà khách hàng. ượ ụ ả Ph i xây d ng đ ụ ph m vi Sài gòn và 1 s t nh lân c n áp d ng cho nh ng m t hàng thông th ế ỗ ơ ụ gia d ng, th c ph m, quà bi u, bàn gh g , s n mài, mây tre lá, g m s , th m len, đ nh a ...ự
ự
(cid:0) Khi lãnh v c Customs clearance & Local service đã đ
ừ ượ c tiêu chu n hóa và đ m nh, t ng ữ ấ ượ ụ ể ố ị c nâng cao ch t l AZ. b
ng d ch v đ có th làm t ế ướ ỗ ợ ộ ủ ạ ẩ ừ t nh ng lô hàng Project Cargo t ể ặ ậ ể (cid:0) H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Sales
Lead.
ồ ơ ự ệ ế IV. ADMINISTRATION & ACCOUNTING DEPT (cid:0) Qu n lý h s nhân s , thúc đ y vi c ký k t HĐLĐ. (cid:0) ẩ ớ ệ ứ
Th c hi n đăng ký, báo cáo v i các c quan ch c năng. ể ơ ẫ ủ ấ
(cid:0) Qu n lý và c p phát các bi u m u c a Cty: HBL, HAWB, Invoice, Credit note và các bi u ể
(cid:0) ế ị ắ ế ị ệ ắ t b thông tin, mua s m trang thi t b và văn phòng
ả ự ả ẫ ự ẩ (cid:0) ả
(cid:0) ờ ạ ướ ư ướ m u khác. ệ ặ Th c hi n vi c l p đ t các trang thi ụ ụ ph m ph c v công tác. Theo dõi th i h n b o hành các thi ệ Thanh toán c ế ị t b . ệ c phí b u đi n, đi n, n
ậ ả ấ
ệ c... (cid:0) Qu n lý mail, mail, telex nh n/ g i đi, đóng d u Received/Mailed, photo đóng vào t ng ừ ườ i có trách nhi m. (cid:0) ử ế ể
(cid:0) ị ệ ườ ấ ẹ i ng
ự ậ ồ ơ ể ớ ậ i các cu c đi n đàm m t cách th t nh nhàng, l ch s và chuy n t ạ ệ i có trách ộ i đó đi v ng ho c đang b n (đi n tho i, công vi c, h i
ấ ể ạ ặ ọ ớ ệ ắ ể i cho h s m nh t có th . (cid:0) ắ ệ ặ ủ
ệ ưở
ả Binder, phân phát các văn b n này đ n ng ả ả ủ ậ L p h s qu n lý tài s n c a Cty đ tránh th t thoát. ộ ộ ả ờ Tr l ậ ứ ườ ệ nhi m ngay l p t c. Khi ng ể ạ ầ ọ h p...) c n ghi l i Message đ chuy n l ự ệ Theo dõi s hi n di n/ v ng m t c a các nhân viên trong văn phòng. Nhân viên khi đi ra ậ ả ngoài công tác/ vi c riêng ph i báo cho b ph n Admin và Tr ậ ư ậ ủ ng b ph n c a mình. ủ ậ ộ ộ ộ ộ ử ệ
(cid:0) Đ m trách công vi c g i th đi cho b ph n Operation và các b ph n khác c a văn
(cid:0) ệ ể ề
ề ỏ ệ ậ ặ (cid:0) ậ ơ ờ ỗ i l . (cid:0) ả
ề ệ ặ ọ ạ ộ ả ợ (cid:0) Qu n lý qu ti n m t. M i kho n chi đ u ph i đ
ầ ấ ố ợ ầ c General Manager ký duy t, riêng các ướ ồ ỹ ề ừ ả phòng. ầ ự Th c hi n công vi c phát hành Invoice, Credit Note, chuy n ti n, rút ti n khi có yêu c u ừ ộ b ph n Operation, General Manager ho c yêu c u c p phát hóa đ n đ cho khách hàng. t ả Báo cáo tình hình ho t đ ng hàng tháng, l p b ng cân đ i thu chi, l Theo dõi thu h i công n , lên danh sách các kho n n c n ph i đòi. ả ượ ả ể ồ khách hàng/ các ngu n khác có th thu tr c báo cáo sau. (cid:0) ề ấ ị
ả ả kho n thu t ế ư ấ T v n cho General Manager trong v n đ chi tiêu, mua bán và các giao d ch liên quan đ n tài chính.
ắ ượ ặ ố ư ợ ề ả
(cid:0) N m và báo cáo cho General Manager l
ng ti n m t, s d / n trong tài kho n khi đ ượ c
(cid:0) ể ợ ấ ạ ể ờ giá đ thu/ chi sao cho có l i nh t t i th i đi m thanh toán. (cid:0) ố ớ ấ ả ờ ế yêu c u.ầ Thông báo cho Operation v t Tr l ề ỷ ề i mail đ i v i v n đ liên quan đ n tài chính.
