QUI ĐNH CHI TI TỊ Ế
H NG D N CÔNG VI C TH C T C A CÁC B PH N ƯỚ Ẫ Ệ Ự Ế Ủ Ộ Ậ

I. - AIR FREIGHT DEPT
1. Air Xu t:ấ
L y thông tin t ng i g i hàng.ấ ừ ườ ử
Liên h v i Airlines đ có đc giá t t nh t. (N u đc yêu c u)ệ ớ ể ượ ố ấ ế ượ ầ
Mail cho ng i g i hàng t Shipper’s Letter of Instruction (m u này do Forwarder phátườ ử ờ ẫ
hành).
Làm 1 t Shipper’s Letter of Instruction khác (m u này do Airlines phát hành) g i choờ ẫ ử
Airlines. L y các nhãn c a Airlines đ chu n b vi t.ấ ủ ể ẩ ị ế
Thông báo v i ng i g i hàng v chuy n hàng đã đc gi ch , h n ng i g i hàng ngàyớ ườ ử ề ế ượ ữ ỗ ẹ ườ ử
gi làm hàng t i TCS (Tr m Hàng hóa Qu c t sân bay Tân S n Nh t). Yêu c u ng i g iờ ạ ạ ố ế ơ ấ ầ ườ ử
hàng thông báo s xe, ng i liên h tr c ti p và cách nh n di n h .ố ườ ệ ự ế ậ ệ ọ
Đi n các chi ti t vào nhãn c a Airlines và c a Forwarder. Chu n b các nhãn ký mã hi uề ế ủ ủ ẩ ị ệ
đc bi t khác nh hàng d v , gi i h n x p ch ng, hàng mau h ng, hàng nguy hi m ho cặ ệ ư ễ ỡ ớ ạ ế ồ ỏ ể ặ
nh ng nhãn c n thi t khác.ữ ầ ế
Đi n các chi ti t c n thi t vào T Cân Hàng (Shipper’s Instruction for Despatch) m u doề ế ầ ế ờ ẫ
TCS phát hành.
Đón ng i g i hàng t i Tr m Hàng hóa Qu c t sân bay Tân S n Nh t. ườ ử ạ ạ ố ế ơ ấ
H ng d n ng i g i hàng li n h v i Đi H i quan Th t c sân bay đ làm th t c H iướ ẫ ườ ử ệ ệ ớ ộ ả ủ ụ ể ủ ụ ả
quan và thanh lý t khai hàng xu t kh u c a ng i g i hàng. N u là hàng phi m u d ch vàờ ấ ẩ ủ ườ ử ế ậ ị
đc yêu c u làm th t c H i quan thay cho ng i g i hàng, báo cho b ph n Customsượ ầ ủ ụ ả ườ ử ộ ậ
Clearance làm các th t c c n thi t nh : t khai xu t hàng phi m u d ch, ki m hóa, đóngủ ụ ầ ế ư ờ ấ ậ ị ể
thu ...ế
Dán các nhãn c a Airlines và c a Forwarder và các nhãn ký mã hi u lên các thùng carton,ủ ủ ệ
ki n hàng.ệ
Liên h nhân viên TCS b ph n cân hàng đ cân toàn b lô hàng ho c đi di n 1 sệ ở ộ ậ ể ộ ặ ạ ệ ố
thùng r i qui ra s tr ng l ng c bì c a toàn lô. N u là hàng nh , xác đnh th tích c aồ ố ọ ượ ả ủ ế ẹ ị ể ủ
toàn b lô hàng và tính ra tr ng l ng ch u c c (Volume Weight/ Chargeable Weight). ộ ọ ượ ị ướ
Liên h nhân viên c a TCS đ nh n mâm (Air Pallet/ Cont) x p hàng và yêu c u nhân viênệ ủ ể ậ ế ầ
b c x p x p hàng lên mâm.ố ế ế
Liên h nhân viên b ph n ch ng t c a Airlines đ chu n b làm Không v n đn chệ ộ ậ ứ ừ ủ ể ẩ ị ậ ơ ủ
(MAWB).
Căn c vào các s li u v tr ng l ng, phát hành Không v n đn th c p (HAWB), chu nứ ố ệ ề ọ ượ ậ ơ ứ ấ ẩ
b Air Freight Pre-Alert, Cargo Manifest, Statistic, chu n b các công vi c ghi n (Billing)ị ẩ ị ệ ợ
cho đi lý t i sân bay n i đn ho c ng i g i hàng (n u c c Prepaid).ạ ạ ơ ế ặ ườ ử ế ướ
Mail copy c a HAWB t i ng i g i hàng đ ki m tra và yêu c u h xác nh n s chínhủ ớ ườ ử ể ể ầ ọ ậ ự
xác.
Chu n b 1 bì th đ g i kèm theo chuy n bay bao g m:ẩ ị ư ể ử ế ồ
Các ch ng t c a FWDR: 1 t p HAWB ph n dành cho ng i nh n hàng (Original forứ ừ ủ ệ ầ ườ ậ
consignee), 1 Air Freight Pre-Alert, 1 Cargo Manifest, 1 Invoice ghi n đi lý n i đn, 1ợ ạ ơ ế
Credit Note (n u có).ế
Các ch ng t c a ng i g i hàng: 1 Packing List, 1 Commercial Invoice và các ch ngứ ừ ủ ườ ử ứ
t khác (n u có) g m 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin,ừ ế ồ
1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1
Fumigation Certificate.
Thu ti n c c t ng i g i hàng (n u c c Prepaid t i Vi t nam), giao HAWB cho ng iề ướ ừ ườ ử ế ướ ạ ệ ườ
g i hàng lo i b n g c dành cho ng i g i hàng (Original for shipper), giao ti n hoa h ngử ạ ả ố ườ ử ề ồ
(Commission) cho ng i g i hàng (n u có).ườ ử ế
Copy các ch ng t c n thi t cho m c đích l u tr .ứ ừ ầ ế ụ ư ữ
Sau khi làm hàng xong, thanh toán c c cho Airlines. ướ
Mail Air Freight Pre-Alert t i đi lý t i n i đn.ớ ạ ạ ơ ế
Hoàn t t h s đ l u tr .ấ ồ ơ ể ư ữ
Tr l i mail đi v i v n đ liên quan đn Operation.ả ờ ố ớ ấ ề ế
H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Salesỗ ợ ộ ậ ế ặ ể
Lead.
H tr ho c đm trách công vi c làm th t c H i quan cho nh ng lô hàng air xu t/ nh pỗ ợ ặ ả ệ ủ ụ ả ữ ấ ậ
khi b ph n Customs clearance v ng m t ho c b n công tác khác.ộ ậ ắ ặ ặ ậ
2. Air Nh p:ậ
Nh n thông tin t đi lý c a Forwarder n c ngoài b ng Mail.ậ ừ ạ ủ ở ướ ằ
Liên h tr c b ng đi n tho i v i ng i nh n hàng, thông báo v i h v lô hàng v i cácệ ướ ằ ệ ạ ớ ườ ậ ớ ọ ề ớ
chi ti t đy đ.ế ầ ủ
Chu n b các gi y t c n thi t cho 1 lô hàng g m có: Gi y gi i thi u c a Forwarder, Gi yẩ ị ấ ờ ầ ế ồ ấ ớ ệ ủ ấ
báo nh n hàng, Hóa đn thu c c (n u c c collect). ậ ơ ướ ế ướ
Liên h v i nhân viên TCS và xu t trình Gi y gi i thi u đ nh n ch ng t (bì th ) g iệ ớ ấ ấ ớ ệ ể ậ ứ ừ ư ử
kèm theo chuy n bay do đi lý t i n i đi g i ho c nh n t thùng th thuê c a TCSế ạ ạ ơ ử ặ ậ ừ ư ủ
Photo copy toàn b các ch ng t trên cho m c đích l u tr .ộ ứ ừ ụ ư ữ
Yêu c u ng i nh n hàng xu t trình Gi y Ch ng minh Nhân dân, Gi y gi i thi u ho cầ ườ ậ ấ ấ ứ ấ ớ ệ ặ
gi y y quy n/ kấ ủ ề ý h u ậc a Ngân hàng, thu c c v n chuy n t ng i nh n hàng (n uủ ướ ậ ể ừ ườ ậ ế
c c collect) và giao toàn b h s cho ng i nh n hàng và yêu c u h ký nh n.ướ ộ ồ ơ ườ ậ ầ ọ ậ
Photocopy các ch ng t c n thi t.ứ ừ ầ ế
Hoàn t t h s đ l u tr .ấ ồ ơ ể ư ữ
Tr l i mail đi v i v n đ liên quan đn Operation.ả ờ ố ớ ấ ề ế
H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Salesỗ ợ ộ ậ ế ặ ể
Lead.
II. - SEA FREIGHT DEPT
1. Sea Xu t:ấ
Nh n thông tin book hàng t ng i g i hàng.ậ ừ ườ ử
Mail SLI, L ch tàu cho ng i g i hàng, yêu c u h đi n đy đ các chi ti t và mail tr l i.ị ườ ử ầ ọ ề ầ ủ ế ở ạ
Liên h v i Shipping lines đ th ng l ng giá c (n u đc yêu c u) và book ch , yêuệ ớ ể ươ ượ ả ế ượ ầ ỗ
c u h mail ngay L nh giao v r ng, Booking Note/ Shipping Note.ầ ọ ệ ỏ ỗ
Mail L nh giao v r ng và Shipping Note (n u yêu c u) cho ng i g i hàng. ệ ỏ ỗ ế ầ ườ ử
Liên h v i ng i g i hàng xin s container, s seal và ki m tra l i các chi ti t hàng cóệ ớ ườ ử ố ố ể ạ ế
thay đi hay không?ổ
Căn c vào chi ti t trên chu n b b n nháp V n đn nhà (HBL), V n đn ch (MBL).ứ ế ẩ ị ả ậ ơ ậ ơ ủ
Mail b n nháp HBL cho ng i g i hàng đ ki m tra và xác nh n l i. Mail MBL choả ườ ử ể ể ậ ạ
Shipping lines đ phát hành MBL Surrendered.ể
Khi nh n đc mail c a MBL t Shipping lines, ph i ki m tra trên đó các chi ti t c nậ ượ ủ ừ ả ể ế ầ
thi t. Luôn yêu c u Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice và Telex release/ế ầ
Surrender Notice khi container đn Singapore/ Port Klang.ế
N u nh n đc xác nh n c a ng i g i hàng r ng V n đn nhà đã chính xác, phát hànhế ậ ượ ậ ủ ườ ử ằ ậ ơ
b n g c c a V n đn này và chu n b giao cho ng i g i hàng.ả ố ủ ậ ơ ẩ ị ườ ử
Chu n b các ch ng t c n thi t khác g m có: Shipping Advice, Hóa đn ghi n / ghi cóẩ ị ứ ừ ầ ế ồ ơ ợ
(Invoicing/ Crediting). N u c c tr tr c, làm Hóa đn thu ti n c c ng i g i hàng. ế ướ ả ướ ơ ề ướ ườ ử
Mail Shipping Advice, MBLL & HBL cho đi lý n i đn.ạ ở ơ ế
Ho c chu n b 1 bì th đ g i cho đi lý n i đn b ng Airmail: copy c a MBL & HBL,ặ ẩ ị ư ể ử ạ ơ ế ằ ủ
Hóa đn ghi n /ghi có. ơ ợ
Photocopy các ch ng t c n thi t.ứ ừ ầ ế
Hoàn t t h s đ l u tr .ấ ồ ơ ể ư ữ
Tr l i mail đi v i v n đ liên quan đn Operation.ả ờ ố ớ ấ ề ế
H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Salesỗ ợ ộ ậ ế ặ ể
Lead.
2. Sea Nh p:ậ
Nh n thông tin t đi lý c a Forwarder n c ngoài b ng mail.ậ ừ ạ ủ ở ướ ằ
Liên h tr c b ng đi n th ai v i ng i nh n hàng, thông báo v i h v lô hàng v i cácệ ướ ằ ệ ọ ớ ườ ậ ớ ọ ề ớ
chi ti t đy đ.ế ầ ủ
Chu n b các gi y t c n thi t cho 1 lô hàng g m có: Gi y báo nh n hàng, Gi y y quy nẩ ị ấ ờ ầ ế ồ ấ ậ ấ ủ ề
(do Forwarder phát hành), Hóa đn thu c c (n u c c collect). ơ ướ ế ướ
Liên h v i Shipping lines đ n m tình hình v lô hàng và g i HBL đ b sung vào Cargoệ ớ ể ắ ề ử ể ổ
Manifest.
Liên h v i Shipping lines và n u MBL c a lô hàng đã đc đi lý n i đi “Surrendered”ệ ớ ế ủ ượ ạ ơ
cho Shipping lines thì xu t trình Gi y gi i thi u c a Forwarder đ nh n h s nh n hàng.ấ ấ ớ ệ ủ ể ậ ồ ơ ậ
Photo copy toàn b các ch ng t trên cho m c đích l u tr .ộ ứ ừ ụ ư ữ
Yêu c u ng i nh n hàng xu t trình b n g c HBL, Gi y Ch ng minh Nhân dân, Gi y gi iầ ườ ậ ấ ả ố ấ ứ ấ ớ
thi u ho c Gi y b o lãnh/ kệ ặ ấ ả ý h u ậc a Ngân hàng (Bank Guarantee/ Endorsement), thuủ
c c v n chuy n t ng i nh n hàng (n u c c Collect). ướ ậ ể ừ ườ ậ ế ướ
Photocopy các ch ng t c n thi t.ứ ừ ầ ế
Hoàn t t h s đ l u tr .ấ ồ ơ ể ư ữ
Tr l i mail đi v i v n đ liên quan đn Operation.ả ờ ố ớ ấ ề ế
H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Salesỗ ợ ộ ậ ế ặ ể
Lead.
3. Sea-Air Xu t:ấ
Nh n thông tin t ng i g i hàng.ậ ừ ườ ử
Th ng l ng giá v i ng i g i hàng đc th c hi n t Customer Service tính b ngươ ượ ớ ườ ử ượ ự ệ ừ ằ
USD/kg).
Mail cho ng i g i hàng L ch tàu, t Shipper’s Letter of Instruction (m u này do Forwarderườ ử ị ờ ẫ
phát hành).
Liên h v i Shipping lines và book ch , yêu c u h mail ngay L nh giao v r ng (FCL)ệ ớ ỗ ầ ọ ệ ỏ ỗ
ho c L nh đóng hàng (LCL), Booking Note/ Shipping Note.ặ ệ
Mail L nh giao v r ng/L nh đóng hàng và Shipping Note (n u yêu c u) cho ng i g iệ ỏ ỗ ệ ế ầ ườ ử
hàng. N u có th , c p nhãn HAWB ho c là nhãn Sea-Air c a Forwarder đ dán lên cácế ể ấ ặ ủ ể
ki n hàng tr c khi x p vào Container.ệ ướ ế
Liên h v i ng i g i hàng xin s container, s seal và ki m tra l i các chi ti t hàng. ệ ớ ườ ử ố ố ể ạ ế
-Yêu c u khách hàng cung c p 1 Packing List, 1 Commercial Invoice và các ch ng t khácầ ấ ứ ừ
(n u có) g m 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin, 1ế ồ
Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation
Certificate đ g i cho đi lý t i đi m chuy n t i (Transit Point) b ng mail ho c là Airmail.ể ử ạ ạ ể ể ả ằ ặ
Căn c vào chi ti t trên chu n b b n nháp Ch ng t V n t i H n h p (Combinedứ ế ẩ ị ả ứ ừ ậ ả ỗ ợ
Transport Document: CTD), MBL.
Mail b n nháp CTD cho ng i g i hàng đ ki m tra và xác nh n l i. Mail MBL choả ườ ử ể ể ậ ạ
Shipping lines đ phát hành MBL Surrendered. Cũng ghi chú thêm trên đó “Hàng u tiên để ư ể
v n chuy n Sea-Air” và yêu c u Shipping lines ghi rõ tên tàu m (Mother Vessel) đi tậ ể ầ ẹ ừ
Singapore/ Port Klang.
Khi nh n đc mail c a MBL t Shipping lines, ph i ki m tra tên đi lý, c ng d hàng t iậ ượ ủ ừ ả ể ạ ả ỡ ạ
đi m chuy n t i. Luôn yêu c u Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice vàể ể ả ầ
Telex release khi container đn Singapore/ Port Klang.ế
N u nh n đc xác nh n c a ng i g i hàng r ng CTD đã đúng, phát hành b n g c c aế ậ ượ ậ ủ ườ ử ằ ả ố ủ
CTD này và chu n b giao cho ng i g i hàng.ẩ ị ườ ử
Chu n b các ch ng t c n thi t khác g m có: Sea-Air Pre-Alert, Cargo Manifest, Hóa đnẩ ị ứ ừ ầ ế ồ ơ
(Invoice/Credit Note). N u c c tr tr c, làm Hóa đn thu ti n c c ng i g i hàng, ghiế ướ ả ướ ơ ề ướ ườ ử
có cho đi lý n i đn.ạ ơ ế
Mail cho đi lý n i đn Sea-Air Pre-Alert, CTD và MBL (n u c n), Packing list vàạ ơ ế ế ầ
Commercial Invoice, Export Licence và các ch ng t c n thi t khác.ứ ừ ầ ế
Chu n b 1 bì th đ g i cho đi lý n i đn b ng Airmail: CTD và MBL, Hóa đn ghiẩ ị ư ể ử ạ ơ ế ằ ơ
n /ghi có, các ch ng t c n thi t khác nh : Packing list, Commercial Invoice, Exportợ ứ ừ ầ ế ư
Licence, Certificate of Origin...đã nh n đc t ng i g i hàng.ậ ượ ừ ườ ử
Photocopy các ch ng t c n thi t.ứ ừ ầ ế
Hoàn t t h s đ l u tr .ấ ồ ơ ể ư ữ
Tr l i mail đi v i v n đ liên quan đn Operation.ả ờ ố ớ ấ ề ế
H tr b ph n Sales & Customer service tìm ki m khách hàng ho c thông tin đ làm Salesỗ ợ ộ ậ ế ặ ể
Lead.
III. - SALES & CUSTOMER SERVICE DEPT
1. Sales & Marketing:
Đáp ng t t và làm hài lòng các khách hàng hi n có.ứ ố ệ
Quan tâm đúng m c t i nh ng khách hàng có ti m năng l n, c g ng giành đc nh ngứ ớ ữ ề ớ ố ắ ượ ữ
khách hàng này b ng nh ng cách có th . N u c n thi t, có th xin 1 ch đ đc bi t uằ ữ ể ế ầ ế ể ế ộ ặ ệ ư
đãi cho h .ọ