QUY Đ NH
Ị V vi c qu n lý và s d ng con d u c a Công ty C ph n XYZ
: ấ ủ
ề ệ ử ụ ầ ả ổ
ả ử ụ ổ ể ệ ầ ủ ả ồ ữ ắ ậ Đ vi c qu n lý và s d ng con d u c a Công ty C ph n XYZ đáp ng ứ ấ ủ ệ ử ờ ng h p l m ợ ạ ả ậ ườ ữ ụ ấ ầ k p th i yêu c u công tác hàng ngày c a Công ty, đ ng th i đ đ m b o vi c s ờ ể ả ị d ng con d u đúng nguyên t c, đúng pháp lu t, tránh nh ng tr ụ d ng ho c s d ng d u không đúng m c đích có th gây ra nh ng h u qu ụ không t ấ ể ặ ử ụ t cho Công ty, T ng Giám đ c Công ty quy đ nh : ố ổ ố ị
: I). CÁC QUY Đ NH CHUNG
Ị
hi n hành c a Vi ủ ậ ệ ệ ấ ủ I.1). Theo lu t l c đóng trên các văn b n, ch ng t và thông l ệ ệ ứ ả ừ ủ cách pháp nhân c a Công ty trong quan h giao d ch v i các c c a Công ty là y u t ế ố ệ ủ ự ư ị ế ậ t Nam, d u tròn c a Công pháp lý quan tr ng ọ ơ ị ớ ự c, công nh n tính xác th c i ký tên thay m t Ban c cũng nh ngoài n ư ợ trong n ệ ướ ủ ướ ẩ ườ ề ặ
ố Do v y, d u tròn c a Công ty c n đ ty đ ượ đ ch ng th c t ể ứ quan, đ n v kinh t ơ c a n i dung công vi c và th m quy n h p pháp c a ng ủ ộ Giám đ c Công ty. ấ ậ ủ ả c phân công c a Công ty và ng ủ ộ ẻ ở ầ ặ i cán b này có trách nhi m s d ng con ệ ườ c quy đ nh trong B n Quy đ nh ộ ử ụ ả ụ ữ ị ị c qu n lý ch t ch b i m t cán b ượ đ ộ ượ d u đúng m c đích và theo nh ng nguyên t c đ ắ ượ ấ này. I.2). Cán b đ ự ữ ấ ượ Phòng HCQT, đ và đ ố ộ ượ c Tr ủ ị ữ ấ ượ ự ồ ể ả ữ ở i c quan ngoài gi ờ ấ
i này l ầ ở ạ ơ ờ ể ườ
ứ Trong tr ộ c phân công gi d u tròn c a Công ty là nhân s thu c ủ ng Phòng HCQT chính th c phân công sau khi đã trình ứ ưở c s đ ng ý c a T ng Giám đ c. ổ Đ đ m b o đáp ng k p th i yêu c u công vi c hàng ngày c a Công ty, ờ ệ ủ ứ ầ ả c phân công gi d u tròn c a Công ty trong nh ng ngày làm vi c, cán b đ ộ ượ ủ ệ t i nhi m s và trong m t s tr ầ ng h p c n ph i luôn luôn có m t đúng gi ệ ờ ạ ặ ả ợ ộ ố ườ ệ i này ph i l t và c p bách, ng thi làm vi c đ th c hi n ệ ể ự ả ở ạ ơ ườ ế vi c đóng d u theo yêu c u công tác. Ch có các thành viên Ban Giám đ c Công ty ố ấ ệ ỉ ầ đ đóng d u các văn i c quan ngoài gi m i có quy n yêu c u ng ấ ề ớ c p bách. b n, ch ng t ừ ấ ả ng h p ng ợ ườ ườ i ặ ạ ử ế ể ưở ệ ở ờ i này, vì m t lý do nào đó ph i v ng m t t ộ i t m th i thay th đ qu n lý và s nhi m s , Tr ườ ạ d ng con d u nh m ph c v k p th i yêu c u công vi c hàng ngày c a Công ty. ầ ấ ụ ả ắ ả ủ ữ ấ ng Phòng HCQT là ng ụ ụ ị ằ I.3). D u tròn c a Công ty ph i luôn luôn đ ủ ả ờ ả ấ ỉ ấ ầ ệ ệ ệ ổ con d u, m t do cán b qu n lý d u gi ượ ả ữ ộ ấ ờ ử ộ ệ ộ
ệ c c t gi trong ngăn bàn làm ượ ấ vi c có khóa c a cán b qu n lý d u; ch l y ra s d ng khi có yêu c u công ử ụ ộ ủ c đ trên bàn làm vi c. Chìa vi c, sau đó ph i c t ngay vào ch cũ, không đ ể ả ấ ưở và m t do Tr khóa ngăn bàn c t gi ng ấ ấ ộ ữ Phòng HCQT gi đ k p th i x lý công vi c trong tr ng h p cán b qu n lý ữ ể ị ả ợ ườ i nhi m s . d u v ng m t t ở ệ ặ ạ ấ ắ I.4). Ch có cán b qu n lý d u m i đ ỉ ấ ộ i có th m quy n nh đ ớ ượ ử ụ ẩ ườ c s d ng con d u đ đóng trên ấ c quy ề ể ư ượ các văn b n, ch ng t ả ứ ừ có ch ký c a nh ng ng ủ ữ ả ữ
1/4
i đây, mà không đ c giao cho b t c CBNV ho c b t c ặ ượ ấ ứ ấ ứ i ph n II d ầ đ nh t ị ng ườ ấ ả ữ ạ i nào khác s d ng. ướ ữ I.5). Tr ẩ ờ ồ ấ ề ả ộ ừ ệ ọ ả ằ ầ ể ả i ký (ngo i tr các văn b n, tài li u, ch ng t ả ượ do chính T ng Giám đ c ký) ườ ướ ử ụ c khi đóng d u, cán b qu n lý d u ph i so chi u ch ký do ế ấ ấ i này mà cán b qu n lý d u i có th m quy n ký v i ch ký m u c a ng ộ ườ ớ đ đ m b o tính ch t xác th c c a ch ký; đ ng th i cán b qu n lý ả ữ ữ ể ả có liên ứ ề ủ c ký đúng th m quy n c a ẩ ố ả ộ ng ẫ ủ ả ườ l u gi ự ủ ộ ư d u cũng c n đ c qua n i dung ch y u c a văn b n, tài li u, ch ng t ủ ế ủ ấ quan đ đ m b o r ng các lo i gi y t ấ ờ ng ệ ổ I.6). V m t nguyên t c, d u tròn c a Công ty đ này đã đ ừ ứ ủ ạ ừ ề ặ ượ ấ ữ ủ ả ộ ế ấ i hình th c “d u treo” (là d u đ t, d u tròn còn có th đ ấ ứ ể ượ ấ ứ đ u tiên) ho c d ướ ả ứ ạ . Các tr ả ườ ph i đ ừ ả ượ ự ấ ặ ấ ả ự ế ủ ệ ố ạ ả c đóng ch ng lên 1/3 ồ ắ ừ có ch ký c a các cán b có th m quy n c a Công ty trên các văn b n, ch ng t ẩ ề ủ c đóng ng h p c n thi liên quan. Tuy nhiên, trong tr ợ ầ ườ ượ c c a Công ty d trên các văn b n, ch ng t ứ ừ ủ ả i hình i góc trái trên cùng c a trang văn b n, ch ng t đóng t ặ ướ ừ ầ ủ ng h p đóng th c “đóng d u giáp lai” gi a các trang văn b n, ch ng t ợ ừ ứ ữ ứ “d u treo” ho c đóng “d u giáp lai” trên các văn b n, ch ng t c s cho ứ ấ phép c a thành viên Ban Giám đ c Công ty tr c ti p ch đ o các công vi c có liên ỉ ạ i này s ch u trách nhi m v s cho phép c a mình. quan, và ng ủ ẽ ị ề ự ườ ệ
ố ấ ệ ặ ề ế ệ ể ố ố t c n thi ế ầ I.7). Tuy t đ i nghiêm c m vi c đóng d u “kh ng” trên các tài li u, ệ ấ t và trên gi y ầ ủ ừ ấ còn đ tr ng ho c ch a đi n đ y đ các chi ti ư ể ắ ề ủ ề ặ I.8). Đ i v i các ch b sung, s a đ i trên các văn b n, tài li u, ch ng t ố ớ ứ ộ ử ổ ả ấ ỗ ạ ấ ế ứ ặ t, c n thi ầ ữ ể ế ả ủ c xem là h p pháp ho c h p l ớ ượ ế ủ ứ ẩ ườ ỗ ử ợ ề ỉ ạ ự ố ế t trên ch b sung, s a đ i thì m i đ ả ệ ử ổ ớ ượ ỗ ổ ướ ấ ắ ồ ch ng t ứ (có tiêu đ ho c không có tiêu đ c a Công ty) còn đ tr ng. ừ ệ ả ỗ ổ c đóng d u tròn c a c a Công ty có liên quan, cán b qu n lý d u không đ ủ ấ ượ ủ ậ Công ty lên trên các ch này mà ph i s d ng lo i d u riêng (dùng đ xác nh n ể ả ử ụ t ph i đóng ng h p h t s c đ c bi vi c s a ch a) đ đóng. Các tr ợ ệ ệ ữ ừ d u tròn c a Công ty lên các ch s a ch a trên các văn b n, tài li u, ch ng t có ả ứ ệ ữ ấ , ho c theo yêu c u c a các liên quan thì m i đ ặ ầ ủ ặ ợ ệ c quan ch c năng có th m quy n, cán b qu n lý d u ph i xin ý ki n c a thành ả ấ ộ ơ ượ viên Ban Giám đ c tr c ti p ch đ o công vi c có liên quan, ch khi nào đ c ỉ ng c đóng d u tròn lên trên các ch này. i này đ ng ý và ký t ỗ ả ấ ộ ộ ủ ổ ặ ữ ộ ộ ờ ấ ủ ổ ầ ố ủ ả ế ị ể ả ấ ộ ộ ế ủ ấ ả ượ ị ữ ư ủ ạ ấ I.9). Các văn b n n i b c a Công ty có tính ch t thông báo, trao đ i thông trình c a ủ tin trong n i b Phòng/Ban ho c gi a các Phòng/Ban, các báo cáo, t ố i g i cho c p trên, các báo cáo c a các Phòng/Ban trình T ng Giám đ c c p d ướ ở ấ t ph i và sao g i cho các thành viên khác trong Ban Giám đ c..nên không c n thi ả ở ế đóng d u tròn c a Công ty. Riêng các văn b n tuy có tính ch t n i b nh ng là ư ấ văn b n pháp lý đ thi hành (nh các quy t đ nh, quy đ nh, quy ch ...) thì c n ầ ẩ c đóng d u tròn c a Công ty bên c nh ch ký c a c p có th m thi quy n ký ban hành. t ph i đ ế ề
2/4
Ấ
Ủ
Ẩ
Ừ
Ả
Ệ
C ĐÓNG D U TRÒN C A CÔNG TY
QUAN Đ
:
Ữ II). CÁC C P CÓ TH M QUY N C A CÔNG TY MÀ CH Ề KÝ TRÊN CÁC VĂN B N, TÀI LI U, CH NG T CÓ LIÊN Ấ
Ứ Ủ
ƯỢ
II.1). Ch t ch HĐQT và T ng Giám đ c Công ty ủ ị ổ ố
ặ ở : ủ ị • Các văn b n, tài li u c a Công ty đ ữ ề ề ệ ộ ạ Công ty. ả ề ượ ề ệ ạ
ệ ủ ấ c quy đ nh t ả • Toàn b các văn b n, tài li u, ch ng t c a Công ty đ c ký b i T ng Giám ở ổ ề ệ ị ả ượ c ký b i Ch t ch HĐQT, thay m t cho ượ ủ HĐQT, v nh ng v n đ thu c ph m vi quy n h n và trách nhi m c a ạ HĐQT đ ộ ể ả đ c (k c các văn b n có tính ch t n i b n u T ng Giám đ c yêu c u). ố i đi u 17 B n Đi u l ứ ừ ủ ấ ộ ộ ế ầ ả ổ ố
• Các văn b n, tài li u, ch ng t II.2). Các Phó T ng Giám đ c ổ ệ ứ ả ố ẩ ề ủ ượ ứ ố ị ạ ố : ạ do các Phó T ng Giám đ c ký tên trong ph m ổ ừ c quy đ nh t i B n Quy đ nh ch c trách ị ị c H i đ ng qu n tr Công ty ký ượ ả c T ng Giám đ c y quy n cho ố ủ ượ ạ ả ộ ồ ổ ề vi th m quy n c a các Phó TGĐ đ c a các thành viên Ban Giám đ c Fideco đ ủ ban hành; cùng các ph m vi công tác đã đ các Phó TGĐ t ạ ề ố i các văn b n y quy n có liên quan. ậ
ả : ố ệ ả ủ II.3). Các Giám đ c các B ph n công tác ộ • Các văn b n, tài li u, ch ng t ừ ứ ề ủ ạ ả ườ ượ ữ ị ạ ứ ẩ ủ i này đ ố ượ ố ủ ạ ổ do các Giám đ c các B ph n công tác ký tên, ộ ậ i B n Quy trong ph m vi th m quy n c a nh ng ng c quy đ nh t đ nh ch c trách c a các thành viên Ban Giám đ c Công ty do HĐQT Công ty ị ký ban hành; cùng các ph m vi công tác đã đ ề c T ng Giám đ c y quy n cho Giám đ c các B ph n công tác. ậ ố ộ ộ ố ằ ặ ề ụ ưở ậ ả ệ ộ ố ổ ả ủ ạ ộ ẩ ổ ả ữ ố ề ề ạ ổ ố
ở c bi ế ệ ố ỉ ự ấ ự ệ ế II.4). Phó T ng Giám đ c và Giám đ c các B ph n công tác có th y ể ủ ậ ố ng Phòng (ho c Ph trách Phòng) tr c thu c ộ quy n b ng văn b n cho các Tr ự ộ thu c B ph n công tác c a mình ký tên trên m t s văn b n, tài li u, ch ng t ừ ứ ề c y quy n th m quy n c a mình, và ch trong ph m vi này mà thôi, không đ ỉ ượ ủ ề ủ ký nh ng văn b n, ch ng t mà T ng Giám đ c đã y quy n ký cho Phó TGĐ ủ ừ ứ ho c Giám đ c các B ph n công tác, và v i đi u ki n là ph m vi, n i dung công ệ ộ ộ ậ ố ặ ớ ệ c y quy n và th i h n y quy n ph i đ c T ng Giám đ c duy t vi c đ ả ượ ề ờ ạ ủ ề ượ ủ ệ c sao g i thông báo cho các thành viên ch p thu n và văn b n y quy n ph i đ ề ả ượ ậ ấ t. Vi c y quy n này, n u có, ch th c hi n đ n Ban Giám đ c khác đ ế ế ề ệ ủ ng (ho c Ph trách Phòng) mà không th c hi n đ n c p Phó Phòng c p Tr ặ ấ và/ho c c p Tr lý, Ph tá BGĐ. ợ ng Phòng (ho c Ph ưở ặ ấ ỉ ưở ứ ừ ả ủ ượ ụ ụ Ch có các văn b n, tài li u, ch ng t ả ộ ậ ộ do các Tr ự ủ ộ ố ố ng Phòng (ho c Ph ổ c đóng d u tròn bên c nh ch ký c a các Tr ạ ề ợ ệ ậ ưở ớ ượ ữ ủ ặ ấ
ụ ặ ệ và h p pháp trách Phòng) thu c các B ph n công tác ký theo s y quy n h p l ợ c a các Phó T ng Giám đ c và các Giám đ c các B ph n công tác nh đã nêu ủ ư trên m i đ ụ trách Phòng) có liên quan. ấ ượ ề ẩ Công ty bên c nh ch ký nh đã nêu trên, cán b qu n lý d u không đ II.5). Ngoài các c p có th m quy n ký tên và đ ả ủ c đóng d u tròn c a ấ ượ ử c s ữ ư ấ ạ ộ
3/4
có ch ký c a b t c ứ ể ệ ả ừ ủ ấ ứ ữ i nào khác trong Công ty. d ng d u tròn đ đóng trên các văn b n, tài li u, ch ng t ụ m t ng ộ ấ ườ
ị ệ ự ị ể ừ ị ả ố ỉ ị ủ ặ ợ ớ ị ngày B n Quy đ nh này có hi u l c pháp lý và có giá tr thi hành k t ả c c T ng Giám đ c Công ty ký ban hành. Các văn b n, ch th , quy đ nh tr đ ướ ổ ượ đây c a Công ty mà n i dung trái ho c không phù h p v i các quy đ nh c a B n ả ủ ộ Quy đ nh này đ u không còn hi u l c thi hành. ị ệ ự ề
Trong quá trình th c hi n, các n i dung trong B n Quy đ nh này có th ự ộ ị ớ ể phát sinh trong ho t ạ ằ c c th hóa b ng ử ổ ủ ợ ọ ổ ử ổ ả ệ đ c b sung, s a đ i cho phù h p v i tình hình và th c t ự ế ượ ổ đ ng hàng ngày c a Công ty. M i b sung, s a đ i ph i đ ả ượ ụ ể ộ văn b n do T ng Giám đ c ký ban hành. ả ố ổ
Yêu c u các Phòng, Ban, B ph n công tác ph bi n B n Quy đ nh này ổ ế ả ị ậ ầ đ n t ng CBNV đ quán tri ế ừ ể ộ t và ch p hành. ấ
ệ TP. H chí Minh, ngày tháng năm ồ T NG GIÁM Đ C Ổ Ố
