Sáng kiến kinh nghiệm: Xây dựng ứng dụng Hồ sơ điện tử quản lý học sinh sinh viên Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh

Trong bối cảnh kỷ nguyên công nghệ thông tin bùng nổ và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang định hình lại mọi lĩnh vực, đặc biệt là giáo dục, việc ứng dụng công nghệ số vào công tác quản lý giáo dục trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Các chính sách quốc gia về số hóa và phát triển CNTT đã thúc đẩy các cơ sở giáo dục chuyển đổi mạnh mẽ. Tuy nhiên, nhiều trường vẫn đối mặt với thách thức trong việc quản lý dữ liệu học sinh, sinh viên một cách hiệu quả do sự phân mảnh của các hệ thống hiện có và sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy truyền thống. Nhằm giải quyết những hạn chế này và tối ưu hóa quy trình quản lý, sáng kiến kinh nghiệm về xây dựng ứng dụng hồ sơ điện tử để quản lý học sinh sinh viên tại Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh ra đời, hướng tới một hệ thống tích hợp, hiệu quả và dễ dàng truy cập.

Cán bộ quản lý, nhân viên phòng công tác học sinh sinh viên tại các trường cao đẳng và các nhà phát triển ứng dụng quản lý giáo dục.

Bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay đòi hỏi các cơ sở giáo dục phải tối ưu hóa công tác quản lý thông tin, đặc biệt là quản lý học sinh, sinh viên (HSSV). Thực trạng tại Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh cho thấy dù đã có nhiều ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý và giảng dạy, các hệ thống này còn rời rạc và chưa tích hợp sâu, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý hồ sơ HSSV. Phòng Công tác HSSV đang phải đối mặt với thách thức lớn khi quản lý hàng nghìn hồ sơ HSSV bằng phương pháp truyền thống, với phần lớn dữ liệu còn lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc chỉ ở các phần mềm văn phòng cơ bản như Word, Excel. Điều này gây ra những hạn chế đáng kể như tốn kém không gian lưu trữ, khó khăn và mất thời gian trong việc tìm kiếm thông tin, đặc biệt là cho sinh viên đã tốt nghiệp, cũng như sự chậm trễ trong việc trích xuất dữ liệu tổng hợp cho báo cáo. Sáng kiến này đề xuất xây dựng một ứng dụng hồ sơ điện tử chuyên biệt để quản lý HSSV, nhằm giải quyết triệt để các vấn đề nêu trên. Ứng dụng sẽ tích hợp thông tin, số hóa hồ sơ giấy thành định dạng điện tử, cho phép lưu trữ tập trung, truy cập nhanh chóng và bảo mật dữ liệu. Bằng cách áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, sáng kiến sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Công tác HSSV, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và cung cấp khả năng báo cáo, phân tích dữ liệu chính xác, kịp thời. Giá trị ứng dụng của sáng kiến không chỉ dừng lại ở việc cải thiện quản lý nội bộ mà còn góp phần vào lộ trình chuyển đổi số tổng thể của nhà trường, nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và đáp ứng yêu cầu của kỷ nguyên số.