Sử dụng hộp thư thoại hiệu quả

Chia sẻ: Anhtu Anhtu | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:2

Thêm vào BST

Báo xấu

194
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hộp thư thoại - dịch vụ trả lời tự động có thể rất hữu ích cho lãnh đạo rất tổ chức. Tuy nhiên, nhiều người đã lạm dụng nó để ẩn mình sau các thông điệp cho dù họ có mặt ở văn phòng và có thể nhấc điện thoại lên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sử dụng hộp thư thoại hiệu quả

Sử dụng hộp thư thoại hiệu quả Hộp thư thoại - dịch vụ trả lời tự động có thể rất hữu ích cho lãnh đạo rất tổ chức. Tuy nhiên, nhiều người đã lạm dụng nó để ẩn mình sau các thông điệp cho dù họ có mặt ở văn phòng và có thể nhấc điện thoại lên. Sử dụng hộp thư thoại sẽ cho phép người gọi để lại thông điệp và truyền đạt hiệu quả hơn so với việc gửi thư điện tử hoặc nhắn lại thông qua một người khác. Cách bạn sử dụng hộp thư thoại cũng để lại ấn tượng về kỹ năng lãnh đạo và mức độ chuyên nghiệp. Đây là một số mẹo giúp bạn hiểu cách nào để sử dụng hộp thư thoại hiệu quả hơn. Khi bạn là người gọi... Thế mạnh của hộp thư thoại là khả năng để lại thông điệp chi tiết trong một khoảng thời gian ngắn. Thế mạnh này sẽ trở nên rõ ràng hơn nếu chúng ta nói mạch lạc và đưa ra các điểm mấu chốt một cách nhanh chóng. Khi để lại một thông điệp, ngay lập tức phải tự xác định và cung cấp thời gian và ngày bạn đang gọi. Nói vào nội dung trọng tâm của thông điệp trong vài câu và nếu bạn muốn người nhận gọi lại, hãy đề nghị điều đó. Hãy để cho người bạn đang gọi biết khi nào là thời điểm tốt nhất gọi lại cho bạn. Đừng nói dông dài. Hãy nhớ rằng một thông điệp 45 giây ở hộp thư thoại không thay thế được cho cuộc nói chuyện điện thoại 5 phút nếu vấn đề bạn định đề cập rất quan trọng. Nếu bạn để lại số, hãy nói chậm và thậm chí đọc lại nếu người bạn đang gọi chưa có số. Lời phàn nàn phổ biến nhất của người nhận thông điệp ở hộp thư thoại là người gọi để lại số điện thoại và tên sai. Khi bạn là người nhận... Các thông điệp bạn để lại ở hộp thư thoại cũng nói lên rất nhiều điều về bản thân bạn. Hãy nhớ những điểm sau nếu bạn muốn để lại những thông điệp "có bản sắc" riêng. * Tiếp thêm sinh lực cho các thông điệp. Một giọng nói đều đều sẽ dễ bị xem là không thân thiện hoặc không thích thú hay hào hứng gì. Hãy đưa thêm và lời nói của bạn lòng nhiệt tình. Một cách để làm điều này là đứng dậy và mỉm cười khi bạn tạo ra thông điệp. Dù tin hay không, mọi người có thể nghe thấy sự khác biệt mà tiếng cười tạo ra khi bạn nói. Đứng dậy sẽ làm cho giọng nói của bạn khoẻ hơn. * Hạn chế nói "tôi". Sẽ rất tự nhiên khi sử dụng những câu có từ "tôi" như "Tôi không rảnh vào lúc này...", "Tôi không có mặt ở văn phòng, xin vui lòng để lại lời nhắn...". Tuy nhiên, việc sử dụng từ "tôi" có thể khiến người khác cảm giác bạn quá đề cao bản thân, coi mình là trên hết. Bạn có thể cân bằng thông điệp của mình bằng cách thay thế một số câu dùng "tôi" bằng "bạn". Ví dụ, "bạn đang gọi đến văn phòng của....". Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng với người gọi đến và bớt tập trung vào cá nhân bạn. * Sáng tạo nhưng không thiếu chuyên nghiệp. Sẽ thật tuyệt nếu bạn thể hiện được sự sáng tạo trong thông điệp của mình. Có thể đó là một lời chào hoặc lời tạm biệt theo cách của riêng bạn. Điều này cũng sẽ thể hiện bạn là người khéo ăn nói. Tuy nhiên, sáng tạo cũng phải có chừng mực. Ở văn phòng, tốt nhất là tránh tạo ra một thông điệp ở hộp thư thoại mà gồm cả điệp khúc của một bài hát nổi tiếng hoặc một lời chào từ do bạn thu lại từ con vẹt yêu quý của
bạn chẳng hạn. Sáng tạo là cần thiết nhưng vẫn phải chuyên nghiệp. * Nói chậm và rõ ràng. Nói chậm không có nghĩa là n...ó...i...c...h...ậ...m. Chắc bạn cũng không muốn để lại một âm thanh mỏi mệt hoặc đều đều giống như đang đọc một kịch bản phim. Mặt khác, nếu bạn nói quá nhanh, bạn sẽ dễ nói ngọng và nói vấp. Do vậy, hãy nói bằng một giọng ung dung, điều đó sẽ thể hiện với người gọi bạn là bạn đang rất bình tĩnh. * Khúc chiết, ngắn gọn là tốt nhất. Cố gắng để thông điệp của bạn ngắn hơn 10 giây. Một thông điệp dài có thể tạo ra ấn tượng là bạn không để ý gì đến thời gian của người khác. Khi một người gọi biết rằng bạn không có mặt ở đó, họ chỉ muốn nhanh chóng để lại một thông điệp. Họ cũng có thể tự hỏi bạn đi đâu mà không nhấc điện thoại. Do đó, trong trường hợp bạn không có mặt ở văn phòng vì đi nghỉ mát chẳng hạn, tốt nhất là để người gọi biết khi nào bạn sẽ trở lại văn phòng. Những mẹo nhỏ trên sẽ là lời nhắc nhở bạn nhớ đến câu nói của Robert Frost: "Một nửa thế giới này được xem là những người có nhiều điều để nói nhưng không thể nói ra được, và một nửa chẳng có gì để nói nhưng lại nói liên mồm". Nguyệt Ánh Theo leadingtoday