Tài liệu Kiểm toán tiền

Chia sẻ: Lê Thị Kim Ngân | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

122
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tổng quan về kiểm toán, kiểm toán tiền là những nội dung chính trong 2 chương của tài liệu "Kiểm toán tiền". Mời các bạn cùng tham khảo nội dung tài liệu để nắm bắt nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu Kiểm toán tiền

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KIỂM TOÁN 1. KHÁI NIỆM KIỂM TOÁN Kiểm toán là một quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng về những thông tin được kiểm tra nhằm xác định và báo cáo về mức độ phù hợp giữa những thông tin đó với các chuẩn mực đã được thiết lập. Quá trình kiểm toán phải được thực hiện bỡi các kiểm toán viên đủ năng lực và độc lập. Có thể hiểu định nghĩa kiểm toán theo sơ đồ sau: 2. PHÂN LOẠI Có hai tiêu chí để phân loại kiểm toán: 2.1 Dựa vào hình thức tổ chức: + Kiểm toán nội bộ + Kiểm toán Nhà Nước + Kiểm toán độc lập 2.2 Dựa vào mục đích kiểm toán: + Kiểm toán hoạt động
+ Kiểm toán tuân thủ + Kiểm toán báo cáo tài chính 3. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN 3.1 Chuẩn bị kiểm toán Tiền kế hoạch gồm ba bước cơ bản: Tiếp nhận khách hàng mới và duy trì khách hàng cũ Thoả thuận sơ bộ với khách hàng Kí hợp đồng kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán: Để có kế hoạch và chương trình kiểm toán phù hợp cần: Hiểu về tình hình kinh doanh và Kiểm soát nội bộ Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán 3.2 Thực hiện kiểm toán Thử nghiệm kiểm soát: là thu thập bằng chứng về sự hiện hữu của hệ thống Kiểm soát nội bộ. Thử nghiệm cơ bản: bao gồm các thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết nhằm thu thập bằng chứng về các sai lệch trọng yếu của Báo cáo tài chính. 3.3 Hoàn thành kiểm toán Đánh giá kết quả Báo cáo kiểm toán
CHƯƠNG II: KIỂM TOÁN TIỀN 1. NỘI DUNG CỦA KHOẢN MỤC TIỀN 1.1. Khái niệm Tiền là một loại tài sản lưu động của đơn vị tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. Trên bảng cân đối kế toán, tiền được trình bày ở phần tài sản, thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp. Tiền được trình bày trên Bảng cân đối kế toán theo số tổng hợp và các nội dung chi tiết được công bố tổng Bản thuyết minh báo cáo tài chính bao gồm: Tiền mặt: Đây là số tiền được lưu trữ tại két của doanh nghiệp. Tiền mặt có thẻ là tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ các loại, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý,... có thể là ngân phiếu. Số liệu trình bày trên báo cáo tài chính của khoản mục này là số dư của tài khoản Tiền mặt vào thời điểm khoá sổ sau khi đã được đối chiếu với số thực tế và tiến hành các điều chỉnh cần thiết. Tiền gửi ngân hàng: Đây là số tiền được lưu trữ tại ngân hàng của doanh nghiệp. Tiền gửi ngân hàng có thể gồm: tiền Việt Nam đồng, tiền ngoại tệ các loại, vàng bạc, đá quý, kim loại quý,...Số dư của tài khoản tiền gửi ngân hàng trình bày trên bảng cân đối kế toán phải được đối chiếu và điều chỉnh theo sổ phụ ngân hàng vào thời điểm khoá sổ. Tiền đang chuyển: Đây là số tiền của doanh nghiệp đang trong quá trình “xử lý” như chuyển gửi vào ngân hàng, kho bạc, chuyển trả cho khách hàng, khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc đường bưu điện nhưng doanh nghiệp chưa nhận được giấy báo của ngân hàng hay thông báo của bưu điện về việc hoàn thành nghiệp vụ. Tiền đang chuyển cũng có thể là tiền Việt Nam đồng nhưng cũng có thể là ngoại tệ các loại. Cách phân loại của tiền trên đây là cách thức phân loại phổ biến nhưng cũng là duy nhất được thể hiện trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Mỗi loại tiền mang những đặc điểm khác nhau và điều này ảnh hưởng tới đặc điểm quản lý đối với chúng cũng như là quá trình kiểm soát, đối chiếu trong nội bộ của đơn vị. Trong kiểm toán đối với tiền, những đặc điểm trong quản lý đặc biệt là trong hạch toán tiền có ảnh hưởng quan trọng tới việc lựa chọn phương pháp kiểm toán như
thế nào để có thể thu thập được bằng chứng kiểm toán đủ về số lượng và chất lượng về phần hành này. 1.2. Đặc điểm Tiền là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp. Khoản mục tiền thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích về khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp. Nếu số dư tiền quá thấp chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời gặp nhiều khó khăn trong khi nếu số dư tiền quá cao lại chứng tỏ một điều không tốt vì sử dụng tiền trong quay vòng vốn không hiệu quả. Tiền là khoản mục được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trong trong Tài sản ngắn hạn. Do thường được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, nên đây là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch. Thí dụ, doanh nghiệp có thể ghi nhận sớm các khoản thu được để thể hiện một khả năng thanh toán cao hơn thực tế. Tiền còn là là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp. Hình 1.1 cho thấy mối quan hệ mật thiết của khoản mục tiền với các chu trình nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp. Do đó, những sai sót và gian lận trong các khoản mục khác thường có lien quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ của tiền. Hình 1.1 Mối liên hệ giữa tiền và các chu kỳ kinh doanh chính
Do số phát sinh của các tài khoản Tiền thường lớn hơn số phát sinh của nhiều tài khoản khác, vì thế những sai phạm trong các nghiệp vụ liên quan đến tiền
có nhiều khả năng xảy ra và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống kiểm sót nội bộ hữu hiệu. Tiền còn là tài sản rất “nhạy cảm” nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài sản khác. Các thủ thuật gian lận đa dạng và thường được che giấu tinh vi để hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm toán không ngăn chặn hay phát hiện được. Một số đặc điểm khác của tiền là bên cạnh khả năng số dư bị sai lệch do ảnh hưởng của các sai sót và gian lận, còn có những trường hợp tuy số dư tiền trên báo cáo tài chính vẫn đúng nhưng sai lệch đẽ diễn ra trong các nghiệp vụ phát sinh và làm ảnh hưởng đến các khoản mục khác. Do tất cả những lý do trên, rủi ro tiềm tàng của khoản mục này thường được đánh giá là cao. Vì vậy, kiểm toán viên thường dành nhiều thời gian để kiểm tra tiền mặc dù khoản mục này thường chiếm một tỷ trọng không lớn trong tổng tài sản. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc tập trung khám phá gian lận thường chỉ được thực hiện khi kiểm toán viên đánh giá rằng hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém, cũng như khả năng xảy ra gian lận là cao. 1.3. Chứng từ hạch toán và Tài khoản sử dụng 1.3.1. Tiền mặt a. Chứng từ hạch toán Phiếu thu; Phiếu chi. Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Phiếu xuất, nhập kho vàng, bạc, đá quý. Biên lai thu tiền. Bảng kê vàng, bạc, đá quý. Biên bản kiểm kê quỹ.
Các chứng từ khác có liên quan… b. Tài khoản sử dụng Hạch toán tiền tại quỹ của doanh nghiệp được thực hiện trên tài khoản 111 “Tiền mặt”.TK 111 có 3 tài khoản cấp 2 + TK 1111 “ Tiền Việt Nam”: Phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt, bao gồm cả ngân phiếu. + TK 1112 “Ngoại tệ”: Phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo đồng Việt Nam. + TK 1113 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, thừa, thiếu, tồn quỹ tiền mặt. Sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt” để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. c. Quy trình hạch toán Tài khoản 111 “Tiền mặt” Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tồn quỹ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý xuất quỹ. ngoại tệ, vàng bạc, đá quý nhập quỹ Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi khi kiểm kê kiểm kê Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư đánh giá lại số dư Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tồn quỹ d. Sổ sách liên quan: + Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái: Nhật ký – Sổ cái; sổ, thẻ chi tiết tiền mặt, bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt + Hình thức kế toán Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, sổ Cái tài khoản 111
+ Hình thức Nhật ký Chứng từ: Nhật ký – Chứng từ số 1, Bảng kê số 1, Sổ cái tài khoản 111. + Hình thức Chứng từ ghi sổ : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản 111. 1.3.2 Tiền gửi ngân hàng a. Chứng từ hạch toán Giấy báo có, giấy báo nợ Bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc ( Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi..) Sổ phụ ngân hàng. Các chứng từ khác có liên quan. b. Tài khoản sử dụng Sử dụng tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1121_Tiền Việt Nam: Phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng Tài khoản 1122 _Ngoại tệ: Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra Việt Nam đồng. Tài khoản 1123 _Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi tại ngân hàng. c. Quy trình hạch toán Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng” Số tiền hiện gửi tại ngân hàng Các khoản tiền gửi vào ngân hàng Các khoản tiền gửi được rút ra
Chênh lệch tăng tỷ giá do đánh giá Chênh lệch giảm tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ lại số dư ngoại tệ cuối kỳ Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số tiền hiện gửi tại ngân hàng d. Sổ sách liên quan: + Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái: Nhật ký – Sổ cái; sổ, thẻ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ tiền gửi + Hình thức kế toán Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, sổ Cái tài khoản 112 + Hình thức Nhật ký Chứng từ: Nhật ký – Chứng từ số 2, Bảng kê số 2, Sổ cái tài khoản 112. + Hình thức Chứng từ ghi sổ : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản 112. 1.3.3 Tiền đang chuyển a. Chứng từ hạch toán Phiếu thu, phiếu chi Giấy nộp tiền Biên lai thu tiền Phiếu chuyển tiền… Các chứng từ liên quan khác.. b. Tài khoản sử dụng Sử dụng tài khoản 113 “ Tiền đang chuyển” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền đang chuyển. TK 113 gồm 2 tài khoản cấp 2: + TK 1131 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng VNĐ
+ TK 1132 “Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ quy đổi thành đồng Việt Nam. c. Quy trình hạch toán Tài khoản 113 “ Tiền đang chuyển” Khoản tiền đang chuyển đầu kỳ Các khoản tiền đã nộp vào ngân Kết chuyển vào các tài khoản có liên hàng, kho bạc hoặc chuyển vào bưu quan điện nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng hoặc đơn vị thụ hưởng. Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Khoản tiền đang chuyển cuối kỳ d. Sổ sách liên quan: + Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái: Nhật ký – Sổ cái; sổ, thẻ chi tiết tiền đang chuyển + Hình thức kế toán Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, sổ Cái tài khoản 113 + Hình thức Nhật ký Chứng từ: Nhật ký – Chứng từ số 3, Sổ cái tài khoản 113. + Hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản 113. 1.4. Mục tiêu kiểm toán Khi kiểm toán khoản mục tiền, các mục tiêu kiểm toán cần phải đạt được là: Hiện hữu: Số dư các khoản tiền trên báo cáo tài chính là có thực. Đầy đủ: Các khoản tiền có thực đều được ghi nhận trên báo cáo tài chính. Quyền: Doanh nghiệp có quyền sở hữu về mặt pháp lý đối với các khoản tiền được ghi nhận.
Đánh giá: Số dư tài khoản Tiền được ghi phù hợp với giá được xác định theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Ghi chép chính xác: Số liệu trên sổ chi tiết tiền được tổng cộng đúng và phù hợp với tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Trình bày và công bố: Số dư tiền được phân loại và trình bày thích hợp trên báo cáo tài chính. Các trường hợp tiền bị hạn chế quyền sử dụng đều được khai báo đầy đủ. Tương tự như khi kiểm toán các tài sản khác, kiểm toán viên thường quan tâm đến khả năng doanh nghiệp đã trình bày số dư tiền vượt quá số thực tế để chê giấu tình hình tài chính thực hoặc sự thất thoát tài sản. Do vậy, mục tiêu hiện hữu của các khoản tiền thường được xem là mục tiêu quan trọng nhất trong kiểm toán khoản mục này. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cố tình không ghi nhận đầy đủ cần được chú ý. Mục tiêu đánh giá thường ít được đặt ra với tiền, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ. Như đã trình bày trong phần trên, nhiều sai sót hoặc gian lận tuy không làm sai lệch số dư tiền nhưng lại liên quan đến các nghiệp vụ của tiền và ảnh hưởng đến các khoản mục khác của báo cáo tài chính. Do đó, trong quá trình kiểm toán tiền, một số thủ tục kiểm toán có thể được thực hiện không chỉ nhầm mục tiêu kiểm toán tiền mà còn nhằm đạt được những mục tiêu kiểm toán của các khoản mục khác. 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN 2.1.Yêu cầu của kiểm soát nội bộ Để hạn chế sai phạm có thể xảy ra, đơn vị cần thiết lập kiểm soát nội bộ đối với tiền và hệ thống này có thể chia làm hai loại: Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền. Thí dụ, chu trình bán hàng hay chu trình mua hàng. Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng.
Trong thực tiễn, muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu như sau: Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay kho bạc hay nộp vào quỹ trong khoản thời gian sớm nhất. Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và được ghi chép đúng đắn. Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả các như cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lời và có thể gặp rủi ro. 2.2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ Các nguyên tắc chung để xay dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền có thể tóm tắc như sau: Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính: vi không thể kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi mà các nhân viên không đủ khả năng, hoặc không liêm chính và cố tình gian lận. Do vậy, nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố cơ bản nhất để đảm bảo cho kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Có thể xem xét thí dụ: Đơn vị phân công cho hai nhân viên khác nhau, một nhân viên kế toán và một nhân viên là thủ quỹ để giảm thiểu gian lận. Thế nhưng nếu hai nhân viên đó không liêm chính thông đồng với nhau thì việc phân chia công việc không có ý nghĩa. Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm: nghĩa là không cho phép bất cứ cá nhân nào thực hiện các chức năng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc nghiệp vụ. Nói cách khác, mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình xử lý nghiệp vụ, bao gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán, bảo quản tài sản, kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế. Chẳng hạn trong một doanh nghiệp có quy mô trung bình, có thể phân công cụ thể như sau:
Nhân viên A phụ trách tuyển nhân sự. Nhân viên B chịu trách nhiệm chấm công. Nhân viên C phụ trách tính lương. Nhân viên D phụ trách thanh toán lương. Tập trung đầu mối thu: Nên hạn chế tối đa số lượng người giữ tiền, bằng cách chỉ cho phép một số ít nhân viên được thu tiền. Điều này sẽ giúp hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được. Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu: Phân công cho một số nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền ngay vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Việc ghi nhận kịp thời các khoản thu sẽ hạn chế khả năng chiếm dụng số tiền thu được. Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng: Điều này sẽ ngăn chặn đáng kể việc nhân viên biển thủ tiền thu được từ khách hàng. Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền: Khi đó, người thu tiền sẽ nộp đủ các khoản thu được vì biết rằng số tiền thu được sẽ bị kiểm tra bằng cách đối chiếu với các biên lai hoặc phiếu thu được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế bằng tiền mặt: Nguyên tắc này xuất phát từ khả năng xảy ra gian lận rất cao tự các khoản chi bằng tiền mặt. Cuối tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế: Cụ thể là đối chiếu giữa: Sổ cái và sổ chi tiết về số dư và số phát sinh của tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản Tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. 2.3. Kiểm soát nội bộ đối với tiền Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền được thiết kế thay đổi tuỳ theo loại hình đơn vị và tuỳ theo nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, như thu trực tiếp từ bán hàng, thu từ nợ khách hàng và nhiều khoản thu khác. Sau đây là một vài thủ tục kiểm soát nội bộ điển hình: 2.3.1. Trường hợp thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ Khi bán hàng và thu tiền trực tiếp, để ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu được và không ghi nhận các khoản này, người quản lý cần tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền. Đối với các đơn vị dịch vụ như khách sạn, nhà hàng,... họ có thể phân công một nhân viên thu độc lập với bộ phận cung cấp dịch vụ để lập phiếu tính tiền hoặc hoá đơn. Một hình thức khác để kiểm soát trong các đơn vị dịch vụ là bán vé hoặc ticket. Lúc này, chức năng thu tiền thuộc về bộ phận bán vé sẽ tách rời với chức năng cung cấp dịch vụ. Trong các thể thức trên, việc đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng trên các phiếu tính tiền, hoá đơn hoặc vé là điều cần thiết để ngăn ngừa sai phạm. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đó, thủ tục kiểm soát tốt nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền, trong đó: Nên sử dụng hệ thống máy tính tiền để khách hàng có thể nhìn thấy và kiểm tra trong khi mua hàng. Phiếu tính tiền phải được in, khuyến khích khách hàng nhận phiếu và mang theo cùng với hàng hoá. Cuối ngày, căn cứ số liệu theo dõi trên máy cần tính tổng số tiền thu của hàng hoá bán ra và đối chiếu với số tiền do nhân viên bán hàng nọp vào quỹ trong ngày.
Nếu không trang bị được hệ thống máy móc tiên tiến, cần quản lý số thu trong ngày thông qua việc yêu cầu lập các báo cáo bán hàng hàng ngày. 2.3.2. Trường hợp thu nợ của khách hàng Nếu khách hàng nộp tiền: Khuyến khích họ yêu cầu được cấp phiếu thu hoặc biên lai. Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng: Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu và thường xuyên đối chiếu công nợ đẻ chống thủ thuật gối đầu. Nếu thu tiền qua bưu điện: Cần phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm nhận các nhiệm vụ: Lập hoá đơn bán hàng – Theo dõi công nợ Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết về công nợ Mở thư và liệt kê các séc nhận được Nộp các séc vào ngân hàng và thu tiền. 2.4. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền 2.4.1. Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới dùng tiền mặt. Ngoài ra nên xây dựng một hệ thống séc được được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Các séc đã được đánh số trước nhưng không sử dụng phải được lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cắp, hay bị lạm dụng. Các séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu huỷ bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại, và phải được lưu trữ đầy đủ. Trước khi ký séc hay phiếu chi, phải đánh dấu các chứng từ gốc để ngăn ngừa việc tái sử dụng chứng từ gốc để chi nhiều lần. 2.4.2. Vận dụng đúng nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Ta đã biết, người quản lý nên thực hiện sự uỷ quyền cụ thể cho thuộc cấp trong một số công việc. Đối với tiền, chỉ phân quyền cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời cần ban hành văn bản chính thức về sự phân quyền.
2.4.3. Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi Các séc chỉ được lập và ký duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan, và cần có thể thức để theo dõi cho đến khi các séc này đã được gửi đi. 2.4.4. Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng Số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của sổ phụ của ngân hàng. Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp. 3. KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN 3.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ 3.1.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ Đối với doanh nghiệp nhỏ, kiểm toán viên thường soạn băng tường thuật, còn với doanh nghiệp lớn, họ thường sử dụng lưu đồ để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hành. Để thiết lập, kiểm toán viên thường dựa vào việc phỏng vấn, quan sát và sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ. Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có thể thực hiện theo hình 2.3 3.1.2. Đánh giá sợ bộ rủi ro kiểm soát Kiểm toán viên chỉ có thể đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với một cơ sở dẫn liệu nào đó là thấp hơn mức tối đa khi cho rằng các thủ tục kiểm soát có liên quan được thiết kế và thực hiện hữu hiệu. Đây là cơ sở giúp kiểm toán viên giới hạn phạm vi của các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành đối với các khoản mục có liên quan. Ngược lại, nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá là tối đa và xét thấy không có khả năng giảm được trong thực tế, kiểm toán viên không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, mà chỉ thực hiện các thử nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp. Hình 2.3: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với tiền
Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không Yếu kém Quan Thứ trọng yếu 1. Doanh nghiệp có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không? 2. Các phiếu thu, phiếu chi có đánh số thứ tục liên tục trước khi sử dụng không? 3. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu phiếu chi trước khi thu hay chi tiền hay không? 4. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng dấu xác nhận lên chứng từ không? 5. Cuối ngày có kiểm kê quỹ không? 6. Có định kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ không? 7. Định kỳ đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng không? 8. Có các quy định về xét duyệt chi trong doanh nghiệp không 9. .......................... 3.1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Giả sử doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, các thử nghiệm kiểm soát thông dụng có thể áp dụng sẽ là: a. Tổng cộng nhật ký quỹ và lần theo tổng cộng đến sổ cái
Mục đích là đánh giá khả năng tự kiểm tra về độ chính xác đối với các phép tính cộng trên nhật ký và sổ cái. Muốn vậy, trước hết kiểm toán viên lần theo số tổng cộng hàng tháng của tổng cộng từ nhật ký thu tiền đến tài khoản Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng trên sổ cái, cũng như đến tài khoản Phải thu. Tương tự, sẽ kiểm tra từ nhật ký chi quỹ cho đến tài khoản Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng trên sổ cái và đến tài khoản Phải trả. Nếu thử nghiệm về tổng cộng và chuyển sổ cho thấy có nhiều sai sót, thì phải tăng phạm vi kiểm toán, vì chúng là biểu hiện của kiểm soát nội bộ yếu kém. b. So sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ số quỹ (báo cáo quỹ) với nhật ký thu tiền, với các bảng kê tiền gửi ngân hàng và với tài khoản Phải thu Kiểm soát nội bộ tốt đòi hỏi các nhân viên có liên quan phải gửi ngay số tiền thu được trong ngày vào ngân hàng, hoặc chậm nhất là ngày hôm sau. Thủ tục này nhằm giảm thiểu cơ hội nhân viên chiaams dụng tiền để chi tiêu. Để xác minh vấn đề này, kiểm toán viên nên so sánh chi tiết danh sách thu tiền với bảng kê gửi tiền hàng ngày vào ngân hàng. Khi so sánh các bút toán ghi vào nhật ký hàng ngày với tiền gửi ngân hàng, kiểm toán viên có thể phát hiện loại gian lận gối đầu (lapping). Thủ thuật này được thựu hiện bằng cách ghi nhận trễ khoản tiền đã thu và bù đắp bằng những khoản tiền thu được sau đó. Do đó sẽ làm cho sổ dư tài khoản Phải thu của khách hàng được công bố sẽ cao hơn mức thực tế, và chỉ khi nào đối chiếu công nợ chi tiết và thường xuyên mới phát hiện được. Thủ thuật này rất dễ thực hiện tại các doanh nghiệp mà thủ quỹ kiêm kế toán quỹ. Thí dụ dưới đây minh hoạ về thủ thuật gối đầu: c. Chọn mẫu để so sánh giữa khoản chi đã ghi trong nhật ký chi tiền với tài khoản Phải trả, và với các chứng từ có liên quan Thử nghiệm được thực hiện bằng cách chọn ra một số khoản chi trên nhật ký và đối chiếu ngược trở về với các chứng từ gốc như đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn, và các séc chi trả. Khi xem xét kiểm soát về chi tiền. Tương tự, kiểm toán viên cũng cần đặc biệt lưu ý đến sự xét duyệt trên các tài liệu, và xác định xem các tài liệu trên có phù hợp với nhau hay không.
3.1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm/ Sau khi đã thực hiện các thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu. Công việc này chủ yếu là để nhận diện các điểm yếu và điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm điều chỉnh chương trình kiểm toán cho phù hợp. Nếu kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát là thấp, các thử nghiệm cơ bản vào cuối năm có thể hạn chế ở mức chỉ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, và so sánh số dư này với thư xác nhận của khách hàng. Còn nếu đánh giá mức độ rủi ro trong kiểm soát là trung bình, có teher áp dụng các thủ tục trên và bổ sung thêm một số thủ tục nhằm phát hiện gian lận. Nhưng nếu đánh giá rủi ro kiểm soát là đáng kể hay tối đa, kiểm toán viên phải mở rộng phạm vi thực hiện thử nghiệm chi tiết các khoản mục. 3.2. Thử nghiệm cơ bản Do rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục này rất cao, nên nếu đánh giá kiểm soát nội bộ không hữu hiệu KTV phải mở rộng thủ tục kiểm toán, đặc biệt là trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỷ và kế toán quỷ. Thế nhưng để đơn giản, chúng tôi giả định rằng kiểm soát nội bộ về tiền là hữu hiệu, do vậy thủ tục khám phá gian lận sẽ không được nhấn mạnh. Lúc này các thử nghiệm cơ bản thường được tiến hành được giới thiệu trong hình VIII3 3.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích Số dư tìa khoản tiền chịu ảnh hưởng rất lớn bởi các quyết định và chiến lược tài cính của các nhà quản lý. Do vậy trong các cuộc kiểm toán, kiểm toán viên thường ít hy vọng sẽ tìm được mối liên hệ bền vững và có thể dự đoán được với các dữ liệu khác của năm hiện hành hay của năm trước, nghĩa là thủ tục phân tích ít được sử dụng. Tuy nhiên trong một số trường hợp, thủ tục phân tích vẫn có thể hữu ích. Thí dụ như có thể sử dụng tỷ lệ giữa số dư tài khoản tiền với các tài sản
ngắn hạn. Tỷ lệ này có thể đem so với số dự toán về ngân sách hay với tỷ lệ của năm trước. Các biến động bất thường cần được tìm hiểu và giải thích nguyên nhân Hình 2.3. Các thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục tiền Loại Thử nghiệm cơ bản Mục tiêu kiểm toán So sánh số dư tài khoản Thủ tục tiền năm hiện hành với số liệu Hiện hữu, đầy đủ, phân tích kế hoạch, số dư của năm trước đánh giá. Tính toán tỷ lệ giữa tiền với tổng tài sản ngắn hạn và so sánh với số liệu dự kiến Đối chiếu số dư đầu kỳ trên sổ kế toán với số dư trên hồ Thử sơ kiểm toán năm trước Ghi chép chính xác nghiệm Phân tích bảng kê chi tiết chi tiết của tài khoản tiền, và đối chiếu với số dư trên sổ cái Kiểm kê quỹ Hiện hữu, đầy đủ, quyền. Gửi thư xác nhận đến ngân hàng Kiểm tra việc khoá sổ các Hiện hữu đầy đủ nghiệp vụ thu, chi tiền Kiểm tra các nghiệp vụ Hiện hữu, trình bày và thu, chi bất thường công bố Kiểm tra việc quy đổi ngoại Đánh giá tệ ra tiền Việt Nam, hoặc đồng tiền được chọn để hạch toán 3.2.2. Thử nghiệm chi tiết a. Phân tích bảng kê chi tiết của tài khoản tiền và đối chiếu với số dư trên sổ cái Trước khi thực hiện các thử nghiệm khác, KTV yêu cầu đơn vị cung cấp hay tự lập một bảng kê chi tiết các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển theo từng loại tiền là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý của từng