Khi tự tạo ra thời gian cho chính mình

Khi t t o ra th i gian cho chính mình, nh ng u tiên và m c tiêu c a b n s giúp cho b n nh n th y b n mu n s d ng qu th i gian nh thự ạ ờ ữ ư ụ ủ ạ ẽ ạ ậ ấ ạ ố ử ụ ỹ ờ ư ế

nào. Lên k ho ch cũng là m t cách đ bi n nh ng mong c thành hi n th c.ế ạ ộ ể ế ữ ướ ệ ự

Lên k ho chế ạ là quá trình b n xem xét qu th i gian và d đ nh b n s làm gì đ đ t đ c nh ng m c tiêu đã đ ra. S d ng m t th i gian bi uạ ỹ ờ ự ị ạ ẽ ể ạ ượ ữ ụ ề ử ụ ộ ờ ể

h p lý s có th giúp b n:ợ ẽ ể ạ

- Bi t đ c b n s đ t đ c đi u gì v i qu th i gian c a mìnhế ượ ạ ẽ ạ ượ ề ớ ỹ ờ ủ

- Lên k ho ch đ t n d ng đ c th i gian có s n m t cách t t nh tế ạ ể ậ ụ ượ ờ ẵ ộ ố ấ

- Dành đ th i gian cho nh ng gì b n nh t đ nh ph i làmủ ờ ữ ạ ấ ị ả

- Có m t qu th i gian đ i phó v i nh ng đi u b t ng x y raộ ỹ ờ ố ớ ữ ề ấ ờ ả

- T i thi u hóa stress b ng cách tránh cam k t nh ng đi u quá s cố ể ằ ế ữ ề ứ

M t k ho ch thông su tộ ế ạ ố giúp cho b nạ ki m soát đ c nh ng cam k t c a mình trong khi b n v n có th i gian đ làm nh ng vi c quanể ượ ữ ế ủ ạ ẫ ờ ể ữ ệ

tr ng khácọ. Do v y, nó chính là vũ khí quan tr ng nh t giúp b n đ i phó v i s quá t i trong công vi c.ậ ọ ấ ạ ố ớ ự ả ệ

B t đ u l p k ho ch nh th nào?ắ ầ ậ ế ạ ư ế

T t nh t là hãy lên k ho ch theo m t qui trình th ng xuyên, ch ng h n nh khi kh i đ u m i tu n. Hãy đi theo nh ng b c sau đây đ lên kố ấ ế ạ ộ ườ ẳ ạ ư ở ầ ỗ ầ ữ ướ ể ế

ho ch c a b n:ạ ủ ạ

1. B t đ u b ng cách xác đ nh th i gian b n mu n cho t ng công vi c.ắ ầ ằ ị ờ ạ ố ừ ệ

Đi u này s ph thu c vào cách thi t k công vi c c a b n và nh ng m c tiêu cá nhân trong cu c đ i.ề ẽ ụ ộ ế ế ệ ủ ạ ữ ụ ộ ờ

2. Xác đ nh rõ nh ng hành đ ng b n bu c ph i làm đ hoàn thành t t công vi c.ị ữ ộ ạ ộ ả ể ố ệ

Ví d nh b n làm công tác qu n lý con ng i, v y thì b n ph i dành th i gian đ đào t o, giám sát và x lý nh ng v n đ phát sinh. T ng t , b nụ ư ạ ả ườ ậ ạ ả ờ ể ạ ử ữ ấ ề ươ ự ạ

ph i dành th i gian đ nói chuy n v i c p trên và c c p d i c a b n.ả ờ ể ệ ớ ấ ả ấ ướ ủ ạ

(Trong m t th i gian ng n, n u b n không chú ý đ n h thì nh ng n l c qu n lý th i gian t t nh t c a b n ch c ch n s b ch ch h ng n u nhộ ờ ắ ế ạ ế ọ ữ ỗ ự ả ờ ố ấ ủ ạ ắ ắ ẽ ị ệ ướ ế ư

b n không dành m t chút th i gian nào cho nh ng ng i quan tr ng trong cu c đ i b n)ạ ộ ờ ữ ườ ọ ộ ờ ạ

3. Xem xét l i danh sách nh ng vi c c n làm c a b n và lên k ho ch cho nh ng ho t đ ng c n u tiên và kh n c pạ ữ ệ ầ ủ ạ ế ạ ữ ạ ộ ầ ư ẩ ấ cũng nh nh ngư ữ

nhi m v c n thi t ph i duy trì mà không th tránh ho c giao phó cho ai khác.ệ ụ ầ ế ả ể ặ

4. V ch ra qu th i gian đ i phó m t v i nh ng đi u x y ra b t ng m t cách thích h p.ạ ỹ ờ ố ộ ớ ữ ề ả ấ ờ ộ ợ

Nh kinh nghi m b n s bi t nó c n bao nhiêu th i gian.ờ ệ ạ ẽ ế ầ ờ

Thông th ng, càng có nhi u vi c b t ng x y ra, qu th i gian đ i phó càng c n nhi u. S th c là nhi u ng i có công vi c th ng xuyên b giánườ ề ệ ấ ờ ả ỹ ờ ố ầ ề ự ự ề ườ ệ ườ ị

đo n: nhi u cu c nghiên c u đã ch ra r ng các giám giám đ c/ tr ng phòng m t trung bình 6 phút đ hoàn thành m t vi c n u nh nó không bạ ề ộ ứ ỉ ằ ố ưở ấ ể ộ ệ ế ư ị

gián đo n.ạ

Rõ ràng là b n không th bi t khi nào s gián đo n s x y ra. Tuy nhiên, hãy đ nh ng kho ng tr ng trong th i gian bi u, b n có th linh ho t s pạ ể ế ự ạ ẽ ả ể ữ ả ố ờ ể ạ ể ạ ắ

x p l i k ho ch đ đ i phó m t cách hi u qu v i nh ng v n đ c p bách x y ra.ế ạ ế ạ ể ố ộ ệ ả ớ ữ ấ ề ấ ả

5. Nh ng kho ng th i gian đ tr ng chính là kho ng th i gian tuỳ ý c a b nữ ả ờ ể ố ả ờ ủ ạ

Th i gian đ b n làm nh ng gì u tiên ho c đ th c hi n m c tiêu cá nhân. Xem l i danh sách nh ng vi c u tiên c n làm và nh ng m c tiêu cáờ ể ạ ữ ư ặ ể ự ệ ụ ạ ữ ệ ư ầ ữ ụ

nhân, c đ nh th i gian th c hi n c n thi t và đ a chúng vào th i gian bi u.ướ ị ờ ự ệ ầ ế ư ờ ể

Khi b n đã th c hi n đ c 5 b c trên, có th b n s th y mình còn r t ít th i gian ho c ch ng còn chút th i gian tuỳ ý nào. Trong tr ng h pạ ự ệ ượ ướ ể ạ ẽ ấ ấ ờ ặ ẳ ờ ườ ợ

này, xem xét l i nh ng gi đ nh b n đã s d ng trong 4 b c đ u tiên và h i xem li u nh ng vi c đó có th c s c n thi t hay khôngạ ữ ả ị ạ ử ụ ướ ầ ỏ ệ ữ ệ ự ự ầ ế , li uệ

b nạ có th giao chúng cho ng i khácể ườ làm đ c không ho c li u b nượ ặ ệ ạ có th rút ng n th i gianể ắ ờ làm nh ng vi c đó không.ữ ệ

Nhân c h i này b n cũng nên xem l i danh sách nh ng vi c c n làm và m c tiêu cá nhân. Có nh ng m c tiêu b n đ t raơ ộ ạ ạ ữ ệ ầ ụ ữ ụ ạ ặ không phù h p v i quợ ớ ỹ

th i gian b n cóờ ạ ho c b n đangặ ạ đ m nhi m thêm quá nhi u công vi c riêng l khácả ệ ề ệ ẻ ho c b n có quá xem tr ng m i vi c h n m c bình th ngặ ạ ọ ọ ệ ơ ứ ườ

không.

N u nh qu th i gian tuỳ ý c a b n v n eo h p, có l b n c n ph i đi u ch nh l i kh i l ng công vi cế ư ỹ ờ ủ ạ ẫ ẹ ẽ ạ ầ ả ề ỉ ạ ố ượ ệ

Nh ng đi m then ch tữ ể ố

Lên k ho ch là quá trình b n d đ nh s d ng th i gian c a mình nh th nào. N u b n bi t cách lên k ho ch, b n có th gi m stress và t i đaế ạ ạ ự ị ử ụ ờ ủ ư ế ế ạ ế ế ạ ạ ể ả ố

hoá hi u qu công vi c c a mình. Đây cũng đ c coi nh m t trong nh ng k năng qu n lý th i gian quan tr ng nh t.ệ ả ệ ủ ượ ư ộ ữ ỹ ả ờ ọ ấ

Tr c khi b n có th lên k ho ch h p lý,ướ ạ ể ế ạ ợ b n c n có m t h th ng lên k ho ch hi u quạ ầ ộ ệ ố ế ạ ệ ả. Nó có th là m t cu n nh t ký, cu n l ch, b ng bi uể ộ ố ậ ố ị ả ể

v ch ra trên gi y ho c gói ph n m m nh MS Outlook. đây,ạ ấ ặ ầ ề ư Ở có 2 công c hi u quụ ệ ả mà b n có th áp d ng ngay v i nh ng vi c b n đang cóạ ể ụ ớ ữ ệ ạ

trong tay: đó là To-do list vàFeedforward.

To-do List

ToDoList là m t công c qu n lí công vi c, cho phép b n chia nh công vi c c a b n thành nhi u ph n nh h n đ d dàng qu n lí trong khi v nộ ụ ả ệ ạ ỏ ệ ủ ạ ề ầ ỏ ơ ể ễ ả ẫ

đ m b o s rõ ràng và quen thu c.ả ả ự ộ

Trong To-do List, b n có thạ ể li t kê các công vi c c n làmệ ệ ầ , kèm theo th i h n hoàn thành, m t m c ghi chú nh ng thay đ i và n i đ c pờ ạ ộ ụ ữ ổ ơ ể ậ

nh t tình tr ng công vi cậ ạ ệ (đang ti n hành, hoàn thành, hay th t b i). Đ i v i nh ng m ng công vi c l n c n chia nh h n, b n có đ ghi thànhế ấ ạ ố ớ ữ ả ệ ớ ầ ỏ ơ ạ ể

nh ng nhi m v chính v i các công vi c c n hoàn thành theo sau.ữ ệ ụ ớ ệ ầ

Hi n nay, To-do list đã đ c xây d ng thành r t nhi u ch ng trình có th tích h p v i đi n tho i và máy tính c a b n. N u b n th ng xuyên làmệ ượ ự ấ ề ươ ể ợ ớ ệ ạ ủ ạ ế ạ ườ

vi c v i máy tính, có m t công c nh v y đ nh c nh công vi c theo t ng th i đi m là r t h u ích. Còn n u b n c m th y b t ti n, ngay c m tệ ớ ộ ụ ư ậ ể ắ ở ệ ừ ờ ể ấ ữ ế ạ ả ấ ấ ệ ả ộ

cu n s tay cũng có th tr thành To-do List c a b n.ố ổ ể ở ủ ạ

Feedforward

Feedforward, ng c v iượ ớ Feedback, là công c cho phép b n chu n b tr c và l y đánh giá công vi c ngay t tr c khi b t đ u, ch không ph i rútụ ạ ẩ ị ướ ấ ệ ừ ướ ắ ầ ứ ả

kinh nghi m sau khi m i vi c k t thúc. Feedforward r tệ ọ ệ ế ấ h u hi u trong làm vi c nhómữ ệ ệ , nh t là trong nh ng công vi c c nấ ữ ệ ầ s theo dõi và góp ýự

c a các thành viên khácủ, ho c c nặ ầ linh đ ng thay đ i trong tình hình th c tộ ổ ự ế.

hình th c c b n nh t, Feedforward cũng đ c trình bày gi ng nh To-do List, nh ng có thêm ph n c p nh t vàỞ ứ ơ ả ấ ượ ố ư ư ầ ậ ậ ghi chú dành cho t t c cácấ ả

thành viên, và m t ph n độ ầ ể đánh giá ch t l ng th c t so v i m c tiêuấ ượ ự ế ớ ụ (có th theo thang %). M t đ c đi m n a, v i Feedforward l p cho m iể ộ ặ ể ữ ớ ậ ỗ

ngày hay m i tu n,ỗ ầ công vi c có th đ c lên trong các ngày ho c tu n liên ti pệ ể ượ ặ ầ ế , và c p nh t ti n đ hoàn thành thay cho deadline đ c nhómậ ậ ế ộ ể ả

có th n m rõ. Nói ng n g n,ể ắ ắ ọ Feedforward d ng đ n gi n là To-do list c a b n, nh ng chi ti t h n đ c nhóm có th cùng xem đ cạ ơ ả ủ ạ ư ế ơ ể ả ể ượ .