Học Excel -
Thủ Thuật Excel
Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1)
Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1):
Ngoài việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian trong Excel để làm
việc với các dãy ô theo một cách nào đó. Dù bạn sao chép, di chuyển, định
dạng, đặt tên, hay tô màu chúng, các dãy ô là một phần lớn trong hoạt động
hằng ngày của Excel. Và tại sao không ? Sau hết, làm việc với một dãy ô dễ
dàng hơn nhiều so với làm việc với từng ô riêng biệt.
Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung bình của một cột số từ B1 đến B30. Bạn có
thể nhập hết 30 ô đó như là những đối số của hàm AVERAGE, nhưng gõ =
AVERAGE(B1:B30) sẽ nhanh hơn (và có lẽ chính xác hơn).
Nói cách khác, các dãy ô giúp tiết kiệm thời gian làm việc. Nhưng còn nhiều
điều khác về các các dãy ô hơn là chỉ có vậy. Các dãy ô là những công cụ
mạnh mẽ thể hiện sức mạnh tiềm của Excel. Do đó, nếu bạn càng biết nhiều
về các dãy ô, thì bạn càng tận dụng được tối đa (thời gian) đầu tư vào Excel
của bạn. Phần này giúp bạn vượt ra khỏi những chuyện bình thường của dãy
ô và trình bày một số cách để bạn tận dụng được tối đa những tính năng của
Excel.
Những kỹ thuật chọn dãy nâng cao
Khi làm việc với Excel, bạn sẽ gặp phải ba tình huống mà trong đó bạn sẽ
chọn một dãy ô:
Khi một trường (field) nào đó trong một hộp thoại yêu cầu nhập dữ liệu vào
dưới dạng một dãy ô
Khi nhập một đối số của hàm
Trước khi chọn một lệnh sử dụng dữ liệu ở dạng là một dãy ô
Với trường hợp là trường dữ liệu của một hộp thoại hoặc đối số của một hàm,
cách đơn giản nhất để chọn một dãy ô là nhập tọa độ cho dãy ô bằng tay
(nhập thủ công). Bạn chỉ việc nhập địa chỉ của ô trên cùng bên trái (thường
gọi là ô neo, ô gốc), theo sau là một dấu hai chấm (:), rồi địa chỉ của ô dưới
cùng bên phải. Để sử dụng phương pháp này, bạn phải thấy được dãy ô mà
bạn muốn chọn, hoặc bạn phải biết trước tọa độ của nó.
Bởi vì điều này thường là không dễ dàng như thế, nên hầu hết người ta không
nhập trực tiếp các tọa độ dãy, mà thay vào đó, họ chọn các dãy ô bằng cách
sử dụng chuột hoặc bàn phím. Tôi sẽ giả định rằng bạn đã biết những kỹ
thuật đơn giản để chọn một dãy ô. Các mục sau đây sẽ trình bày cho bạn một
vài kỹ thuật nâng cao nhằm giúp bạn chọn một dãy ô nhanh hơn và dễ dàng
hơn.
Thủ thuật chọn dãy bằng chuột
Bạn nên ghi nhớ những kỹ thuật tiện lợi sau đây khi dùng chuột để chọn một
dãy ô:
Khi chọn một dãy ô liên tiếp theo hình chữ nhật (bằng cách nhấp giữ phím
trái và kéo chuột), có thể bạn sẽ nhận thấy mình chọn nhầm góc phải dưới
cùng, và kết quả là dãy ô quá lớn hoặc quá bé. Để sửa nó, bạn hãy nhấn giữ
phím Shift và nhấp vào đúng ô dưới cùng bên phải (mà bạn muốn). Dãy ô sẽ
tự động điều chỉnh.
Sau khi chọn một dãy ô lớn, bạn sẽ thường không còn thấy được ô trên cùng
bên trái (ô hiện hành) nữa, vì bạn đã cuộn nó ra khỏi màn hình. Nếu bạn cần
phải thấy được ô hiện hành trước khi tiếp tục, bạn có thể sử dụng các thanh
cuộn (scrollbars) để đưa nó vào khung xem được, hoặc nhấn Ctrl-Backspace.
Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel thay cho cách thông thường khi
dùng chuột chọn một dãy ô liên tiếp hình chữ nhật: Bạn nhấp chọn ô trên
cùng bên trái của dãy ô muốn chọn, nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend
(bạn sẽ thấy chữ Extend Selection hiện lên ở dưới thanh Status bar), và sau
đó nhấp tiếp ô dưới cùng bên phải của dãy ô. Excel chọn toàn bộ dãy ô đó.
Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend.