Học Excel -
Thủ Thuật Excel
Thiết lập các công thức nâng cao (phần 1)
Hướng dẫn thiết lập các công thức nâng cao (phần 1):
Excel là một chương trình linh hoạt có nhiều công dụng, từ việc có chức năng
như một cuốn sổ dùng để tính toán, cho đến một hệ thống cơ sở dữ liệu
phẳng, một công cụ để giải phương trình, một chương trình tính toán tuyệt
vời. Tuy nhiên, với đa số những người sử dụng là những nhà kinh doanh, sở
trường của Excel là xây dựng những mô hình cho phép định lượng những
khía cạnh cụ thể về công việc kinh doanh. Khung sườn của mô hình kinh
doanh được tạo từ những cụm dữ liệu được nhập vào hoặc được sao chép vào
các bảng tính. Nhưng nhân tố quyết định của mô hình và động lực chính đằng
sau nó là tập hợp các công thức để tổng kết số liệu, trả lời cho những câu hỏi
và đưa ra những dự đoán.
Ở chương, “Thiết lập các công thức đơn giản phần 1 và phần 2“, bạn đã thấy
rằng chỉ với một dấu bằng khiêm tốn cùng với một tập hợp các toán tử và
toán hạng, bạn có thể tạo nên những công thức mạnh mẽ, hữu dụng. Nhưng
Excel còn có nhiều thủ thuật khác và những kỹ thuật này cho phép tạo ra các
công thức mạnh mẽ hơn, có thể đưa những mô hình kinh doanh của bạn lên
tầm cao hơn.
Những nội dung chính trong chương này:
Làm việc với các mảng
Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn
Hợp nhất dữ liệu trên nhiều trang bảng tính
Áp dụng các quy tắc hiệu lực hóa liệu (data-validation) vào các ô
Sử dụng các điều khiển hộp thoại trong một bảng tính
4.1. Làm việc với các mảng
Khi bạn làm việc với một dãy các ô, dường như bạn đang làm việc với một
thứ duy nhất. Trong thực tế, Excel xem dãy này như một “đơn vị số” riêng
biệt.
Điều này hơi trái với chủ đề của phần này: mảng (array). Mảng là một nhóm
ô hoặc giá trị mà Excel xem như là một đơn vị. Ví dụ, trong một dãy được
cấu hình dưới dạng một mảng, Excel không còn xử lý các ô một cách riêng lẻ
nữa. Thay vào đó, nó làm việc với tất cả các ô trong cùng một lúc, nghĩa là
cho phép bạn làm những điều như áp dụng một công thức vào mỗi ô trong
dãy chỉ với một thao tác.
Bạn có thể tạo các mảng bằng cách chạy một hàm mà kết quả trả về là một
mảng (ví dụ như hàm LOGEST() hoặc bằng cách nhập một công thức mảng
(array formula), là một công thức đơn nhưng sử dụng các mảng làm đối số
hoặc nhập các kết quả của nó trong nhiều ô.
4.1.1. Sử dụng các công thức mảng
Sau đây là một ví dụ đơn giản minh họa công thức mảng làm việc như thế
nào. Trong bảng tính Expenses ở hình 4.1, các ô tính tổng 2008 BUDGET
tính toán bằng cách sử dụng từng công thức riêng biệt trong mỗi ô, như sau
đây:
January 2008 BUDGET: =C11*$C$3
February 2008 BUDGET: =D11*$C$3
March 2008 BUDGET: =E11*$C$3
Bạn có thể thay thế cả 3 công thức ấy bằng một công thức mảng đơn giản,
theo từng bước sau đây:
1. Chọn dãy ô mà bạn muốn dùng công thức mảng. Ví dụ trong bảng tính
2008 BUDGET, bạn chọn dãy ô C13:E13.
2. Gõ công thức, và ở những nơi mà bạn thường nhập một tham chiếu đến
một ô, hãy nhập vào đó tham chiếu đến dãy bao gồm những ô mà bạn muốn
dùng để tính toán. Đừng (tôi nhắc lại, đừng) nhấn Enter sau khi nhập xong
công thức. Trong ví dụ này, bạn nhập công thức sau:
= C11:E11*$C$3
3. Để nhập một công thức ở dạng một công thức mảng,
nhấn Ctrl+Shift+Enter.
Các ô 2008 BUDGET (C13, D13 và E13) bây giờ đều có chung một công
thức: