Một số thủ thuật trong excel hay

Chia sẻ: Tan Nguyen | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

197
lượt xem 55
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đối với nhân viên văn phòng nói chung và kế toán nói riêng, việc làm việc cùng với Word hay Excel là diễn ra liên tục và thường xuyên, các kỹ năng cũng như các thủ thuật trong soạn thảo đều rất cần thiết. Excel là công cụ không thể thiếu trong công tác kế toán khi làm excel đòi hỏi thao tác của người kế toán phải nhanh. Nhằm giúp các bạn hiểu hơn về vấn đề này, mời các bạn cùng tham khảo nội dung tài liệu "Một số thủ thuật trong excel hay".

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Một số thủ thuật trong excel hay

MỘ T S Ố TH Ủ THU Ậ T TRONG EXCEL HAY Đối v ới nhân viên v ă n phòng nói chung và k ế toán nói riêng, vi ệc làm vi ệc cùng v ớ i Word hay Excel là di ễ n ra liên t ụ c và th ư ờn g xuyên, các k ỹ n ăng c ũ ng nh ư các th ủ thu ậ t trong so ạ n th ả o đều r ấ t cầ n thi ết. Excel là công c ụ không th ể thi ế u trong công tác k ế toán khi làm excel đò i h ỏi thao tác c ủ a ng ười k ế toán ph ải nhanh. D ư ới đ ây mình xin chia s ẻ v ới các b ạ n các th ủ thu ật excel trong k ế toán và m ẹ o xử lý nhanh công th ứ c excel khi làm k ế toán 1) Phím t ắt thông d ụ ng trong Excel Phím t ắt trong các ứn g d ụ ng MS Office là m ột trong nh ữ ng tính n ăng hữu ích nh ất, giúp cho ng ười s ử d ụ ng thao tác nhanh h ơ n. Xin li ệ t kê ra đâ y m ộ t s ố phím t ắ t thông d ụ ng nh ất trong Excel. Phím t ắt dùng cho dân v ă n phòng 2)V ẽ hình vuông và b ầ u dục nằ m trong cell Khi s ử d ụ ng ch ứ c nă ng v ẽ hình vuông và b ầ u dụ c trên thanh công c ụ Draw, hình v ẽ s ẽ không n ằm trên b ấ t c ứm ột vùng cell nào trên b ảng tính. Đ ể hình v ẽ n ằ m trong cell, khi v ẽ b ạ n nh ấn gi ữ phím Alt, hình v ẽ s ẽ đi theo t ừ ng cell khi b ạ n rê chu ột. 3)Sao chép Formula Khi b ạn s ử d ụ ng công th ứ c tính toán nào đ ó trong m ộ t cell bên trên và l ại mu ốn sao chép ti ế p xu ống cell bên d ư ới thì b ạ n ch ỉ c ầ n nh ấn t ổ h ợp phím Ctrl – D đ ể th ực hi ệ n. 4)Ð ịnh h ư ớn g cho con tr ỏ khi nh ấn Enter Trong Excel, khi b ạ n nh ập li ệ u cho m ột cell, con tr ỏ s ẽ n ằ m trong cell đó và b ạ n nh ấn Enter thì nó s ẽ di chuy ển xu ống cell khác. Nh ưng có th ể b ạn mu ốn nó ph ả i di chuy ể n qua trái, ph ả i ho ặ c là đ i lên. Mu ốn v ậy, b ạn ch ọn menu Tools – Options trong h ộ p tho ạ i Options ch ọn tab Edit, click trên drop down menu Direction đ ể ch ọn Right, Left, Up ho ặ c Down. 5)C ập nh ật công th ứ c trong Excel 2000 tr ở lên Trong Excel 2000 tr ở lên, b ạ n không c ầ n sao chép hàng l ọ at công th ứ c xu ống các dòng bên d ư ới , khi các dòng bên d ư ới còn ch ư a có
d ữ li ệu. Sau khi b ạn nh ập d ữ li ệu cùng các công th ứ c xong, b ạn hãy nh ấn Ctrl+D để sao chép các công th ứ c xu ố ng dòng k ế ti ế p. B ạ n ch ỉ c ầ n nh ấn 3 l ần nh ư v ậy để sao chép cho 3 dòng k ế ti ếp thôi. B ạn yên tâm, bây gi ờ khi b ạn nh ậ p d ữ li ệ u xu ố ng các hàng k ế ti ế p nữ a, Excel s ẽ th ừa thông minh để tính sao chép ti ế p tụ c các công th ức ở hàng trên khi b ạn nh ập d ữ li ệ u vào. 6) Kích ho ạt các ô đ ã dùng trong công th ứ c Trong Excel, nh ấ n đúp m ộ t ô ngh ĩa là chuy ển ôđ ó sang ch ế độ so ạn th ảo. N ếu vô hi ệu hóa vi ệ c sửa đổ i tr ự c ti ế p trên ô thì khi nh ấ n đú p vào m ộ t ô ch ứa công th ứ c, b ạ n có th ể ch ọ n nh ững ô dùng công th ức đó ngay c ả khi chúng thu ộ c mộ t bả ng tính khác. Mu ố n vô hi ệu hóa vi ệc s ửa đổ i tr ự c ti ế p trên ô, ch ọn Tools.Options. Trong m ụ c Edit c ủa khung h ội tho ạ i Options, b ỏ ch ọn mụ c Edit directly in cell. Khi b ỏ tu ỳ ch ọn này, b ạn ch ỉ có th ể s ử a nộ i dung c ủa ô này trên thanh công th ứ c. Mu ố n th ực hi ệ n bạ n ch ọn mộ t ô, nh ấ n chu ộ t vào thanh công th ứ c ho ặ c nh ấn . Nh ấ n đú p vào m ộ t ô không ch ứ a công th ứ c s ẽ ch ẳng được gì. 7) Hi ển th ị nhi ề u dòng trong 1 cell Khi b ạn nh ập m ột d ữ li ệ u nào đó trong m ộ t cell và b ạ n mu ố n d ữ li ệu đó xu ống hàng trong cell đ ó ( tứ c là cell đ ó có 2 dòng ), để làm vi ệ c này b ạn có 2 cách : 1/ Khi nào mu ốn xu ống dòng nh ấ n Alt-Enter . 2/ Ch ọn Format – Cells, ch ọ n tab Alignment và ch ọ n mụ c Wrap Text, nh ư v ậ y m ỗi khi nh ập vào n ếu dài quá chi ề u rộng cell Excel s ẽ t ự độn g xu ống hàng. 8) T ạo chú thích (comment) cho cell Khi b ạn mu ốn làm m ộ t lờ i chú thích nào đ ó cho m ột cell, b ạ n ch ọ n cell c ần làm chú thích , ch ọ n menu Insert / Comment ( ho ặ c nh ấp chu ột ph ải lên cell đ ó và ch ọn Comment ). Nh ậ p vào l ờ i chú thích cho cell đó . Khi b ạ n di chuy ển mouse đế n cell đ ó thì s ẽ xu ấ t hi ệ n m ột popup v ới l ờ i chú thích b ạ n đã nh ập 9) S ửa ch ữa n ội dung cho chú thích (Comment ) Sau khi b ạn đã t ạo m ột comment ( chú thích ) cho m ột cell nào đ ó, bây gi ờ b ạn mu ốn s ữ a n ội dung c ủ a comment đ ó thì b ạ n click vào cell, ch ọ n menu Insert – Edit Comment. B ạ n s ẽs ữa đổ i nội dung
trong cửa sổ comment. Bạn cũng có th ể edit comment và delete comment bằng cách nh ấp chu ột ph ải mouse 10) Làm ẩn chú thích. Muốn cho ẩn đi chú thích (comment) c ủa cell ẩn đi thì nh ấp chu ột phải vào cell đó và ch ọn Hide Comment t ừ menu ph ụ m ở ra 11) Làm ẩn nội dung c ủa Cell. Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, b ạn ch ọn cell mu ốn ẩn n ội dung, chọn menu Format – Cell sau đó ch ọn m ục Custom t ừ list Category và trong mục Type nh ập vào 3 d ấu ch ấm ph ẩy (;; sau đó chọn OK. 12) Sửa lỗi nhanh trong cell. Khi bạn nhập d ữ liệu vào cell nh ưng b ạn th ấy d ữ li ệu nh ập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Mu ốn b ỏ đi mà không mu ốn m ất n ội dung cũ m ột cách nhanh nh ất là nh ấn phím Esc. 13) Ðịnh dạng ph ần trăm ( % ) cho d ữ li ệu trong cell. Khi nhập số ph ần trăm ( % ) vào m ột cell mà ch ỉ c ần nh ập vào con số thập phân thôi, còn ph ần th ập phân b ạn s ẽ t ự định ngh ĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì s ẽ được chuy ển thành 20%, và khi b ạn nhập vào là .2 thì cũng s ẽ được chuy ển thành 20 %. Ð ể làm đi ều này, bạn chọn cell và ch ọn Menu Format – Cell. B ạn s ẽ th ấy xu ất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó ch ọn Percentage và nh ấn OK. 14) Sử dụng chức năng AutoFill. Khi điền vào nh ững cell v ới nội dung nh ư n ội dung c ủa các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính ch ẳng h ạn, các s ố đó b ắt đầu t ừ 1 tr ở đi và bạn không việc gì ph ải nh ập l ần l ượt t ừng s ố vào cell, b ạn s ử dụng ch ức năng Auto Fill để làm vi ệc này : có 2 cách : Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này s ẽ li ệt kê nh ững ch ức n ăng AutoFill cho b ạn tùy chọn. Ho ặc cách khác b ạn nh ập m ột vài giá tr ị ban đầu ví dụ bạn nh ập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chu ột chọn 2 cell này ( tô đen ). R ồi đưa chu ột đến d ấu vuông ở góc d ưới bên phải của 2 cell này, con tr ỏ chu ột c ủa b ạn có hình d ấu c ộng, bạn nhấp và kéo chu ột đến vị trí cu ối cùng c ần đi ền giá tr ị r ồi th ả ra. 15) Tùy biến AutoFill. Excel chỉ cung cấp cho b ạn m ột s ố list để t ự động đi ền vào list cho
bạn nh ư số thứ tự, số ngày trong tu ần… .B ạn cũng có th ể thêm vào trong list đó một ki ểu autofill theo ý riêng c ủa mình ch ẵng h ạn nh ư bạn muốn điền m ột dãy s ố theo th ứ t ự nh ư : 1,5,9,13,… Ð ể t ạo ra một dãy số tăng theo th ứ t ự nh ư v ậy , b ạn làm nh ư sau : Nh ập các giá trị của list vào trong các cell và s ắp x ếp nh ư ý mu ốn, ch ọn menu Tools, Options, ch ọn tab Custom List, nh ấp ch ọn nút l ệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn m ới nh ập và nh ấp OK 16) Sắp xếp Khi bạn sắp xếp d ữ li ệu trong m ột c ột c ủa Excel, đôi khi b ạn s ẽ th ấy Excel sắp xếp không đúng, ví d ụ nh ư khi b ạn s ắp x ếp t ừ cao xu ống thấp bạn sẽ thấy con s ố 95.5 n ằm d ưới s ố 95. Ð ể kh ắc ph ục b ạn làm nh ư sau : 1/Chọn cột muốn sắp x ếp, b ằng cách click trên đầu c ột đó. 2/Mở menu Format – Cell. 3/Trong hộp tho ại format cell, click ch ọn tab Number và click trên General category. 4/ Sau đó sắp x ếp l ại c ột đó. 17) Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm. Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chu ột quét ch ọn vị trí cột hoặc hàng c ần ẩn đi r ồi nh ấn t ổ h ợp phím Alt Shift M ũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hi ện m ột h ộp tho ại h ỏi b ạn là C ột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook s ẽ xu ất hi ện thêm một panel hiển thị nh ững nhóm hàng ho ặc c ột mà b ạn v ừa t ạo, để ẩn nhóm đó thì b ạn nh ấn vào d ấu tr ừ và hi ện ra thì nh ấn d ấu c ộng. 18) Chuyển dòng thành c ột ho ặc ng ược l ại Bạn đã tạo xong một b ảng và l ại mu ốn chuy ển dòng thành c ột và cột thành dòng. Sau đây là cách th ực hi ện: 1. Chọn bảng. 2. Chọn Edit.Copy. 3. Chọn ô bạn mu ốn dán b ảng m ới vào. 4. Chọn Edit.Paste Special. 5. Trong khung hội tho ại Paste Special, ch ọn Transpose và nh ấn OK. 6. Nếu cần, xóa nh ững gì còn l ại c ủa b ảng cũ. Note: Dán d ữ liệu đã sao chép (copy) ho ặc đã c ắt (cut), b ạn ch ỉ c ần chọn một ô rồi nhấn . Cách này d ễ h ơn dùng menu, nh ấn
một hình tượng hay nh ấn -V hay -. Tuy nhiên cách này có nh ược đi ểm là b ạn chỉ có th ể dán được m ột l ần vì sau khi dán, clipboard s ẽ không còn gì. N ếu ph ải dán nhi ều l ần, b ạn ph ải dùng lệnh Paste 19) Tạo tiêu đề cho nhi ều sheet trong 1 l ần th ực hi ện Trong Workbook c ủa b ạn có nhi ều sheet và b ạn mu ốn t ạo cho m ỗi sheet nh ư vậy có tiêu đề gi ống nhau, b ạn ch ỉ c ần làm m ột l ần nh ư sau: nhấp chuột ph ải vào tab để ch ọn các sheet, ch ọn Select All Sheets từ menu ph ụ mở ra. B ạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, có thể là chữ, hình ảnh ,… sau đó nh ấp chu ột ph ải lên tab c ủa sheet hiện hành và ch ọn UnGroup Sheets t ừ menu ph ụ. Tiêu đề s ẽ xu ất hiện ở tất cả các sheet trong workbook. 20) Xem cú pháp hàm Excel Nếu như bạn chưa biết h ết các hàm trong Excel, ho ặc b ạn bi ết nhưng không nh ớ h ết được cú pháp các hàm trongExcel, b ạn ch ọn menu Insert – Function, h ộp tho ại Paste Function xu ất hi ện, t ừ đây bạn có thể chọn hàm mu ốn s ử d ụng cho m ục đích c ủa b ạn m ột cách chính xác. 21) Có bao nhiêu Sheet trong WorkBook Nếu như bạn mở một Workbook có r ất nhi ều sheet và b ạn mu ốn xem qua xem có bao nhiêu sheet t ất c ả trong WorkBook đó b ạn ch ỉ cần chọn Menu File – Properties , ch ọn tab Contents, s ẽ li ệt kê t ất cả các sheet có trong file cho b ạn xem. 22) Importing Text sang Excel Khi bạn có một d ữ liệu text được so ạn th ảo trong Word, khi b ạn import đo ạn dữ liệu đó vào worksheet thì d ữ li ệu đó l ại n ằm trên m ột cột. Ðể dữ liệu nằm trên nhi ều c ột, b ạn có th ể làm b ằng nhi ều cách: 1/ Nếu nh ư dữ li ệu được format d ưới d ạng table thì b ạn ch ọn Copy sau đó Paste nó vào Excel. 2/ D ữ li ệu không được format theo d ạng table mà ở dạng tab thì cũng làm t ương t ự nh ư trên. 3/ N ếu d ữ li ệu không được định d ạng table và tab thì b ạn cũng Import nh ư 2 tr ường hợp trên sau đó chọn c ột có ch ứa d ữ li ệu, ch ọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ xu ất hi ện ch ế độ Wizard h ướng d ẫn b ạn import dữ liệu đó vào worksheet c ủa Excel 23) Liên kết d ữ li ệu Excel và Word Trong tài li ệu mà b ạn đang làm vi ệc v ới Excel c ần có m ột s ố n ội
dung mà nội dung đó gi ống nh ư trong m ột tài li ệu so ạn th ảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, chỉnh s ửa n ội dung thì c ả hai n ơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. B ạn làm nh ư sau : Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép t ừ Word và Copy đo ạn v ăn đó. Khởi động Excel, ch ọn nơi nào b ạn mu ốn có đo ạn text đó ch ọn Menu Edit + Paste Special. Trong h ộp tho ại Paste Special xu ất hi ện, chọn mục Paste Link và ch ọn Microsoft Word Document Object t ừ list sau đó click OK. 24) Mở tệp tin th ường dùng Phải thao tác th ường xuyên trên m ột t ệp tin (ví d ụ b ảng quy ết toán), bạn có thể chỉ định Excel để ch ương trình m ở t ệp tin này (ví d ụ quyettoan.xls) mỗi khi ch ương trình kh ởi động. Để th ực hi ện đi ều này, chỉ cần lưu tệp tin (File > Save As) vào th ư m ục XLStart n ằm trong \Program files\Microsoft Office\Office. 25) Thêm màu cho b ảng tính Để thêm màu hoặc ảnh n ền cho b ảng tính, b ạn ch ọn Format > Sheet > Background. Ti ếp đến, tìm t ới ảnh n ền (ho ặc font màu) b ạn thích và nhấn Open. 26) Đóng băng” dòng tiêu đề Trong mỗi bảng tính th ường có dòng tiêu đề c ố định v ị trí cho t ừng cột (column). Nếu b ạn nh ập d ữ li ệu trong nhi ều dòng và tràn quá màn hình, công vi ệc nh ập d ữ li ệu s ẽ r ất khó kh ăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nh ấn chu ột ch ọn m ột ô ngay dưới dòng tiêu đề; ch ọn Window > Freeze Panes. Gi ờ b ạn có thể thoải mái nhập d ữ li ệu v ới thanh tiêu đề luôn hi ển th ị ở phía trên bảng tính.. 27) Làm đẹp hình ảnh n ền Khi dùng hình ảnh làm n ền cho s ơ đồ trong Excel đôi khi b ạn nh ận thấy hình ảnh này trông r ất x ấu. Làm sao có th ể c ải thi ện để nó đẹp hơn? Nguyên nhân là vì Excel ch ưa làm gì để đi ều chỉnh s ơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nh ập s ố li ệu vào. Ch ọn s ố li ệu này r ồi nh ấn Insert.Chart. Khi khung h ội tho ại Chart Wizard xu ất hi ện, nh ấn Finish. Nhấn phím ph ải vào vùng s ơ đồ r ồi ch ọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung h ội tho ại v ừa xu ất hi ện r ồi nh ấn ti ếp
mục Pictures trong khung h ội tho ại Fill Effects. Bây gi ờ nh ấn Select Pictures rồi nh ấn đúp chuột vào hình ảnh b ạn mu ốn dùng làm n ền cho sơ đồ. Trở về khung hội tho ại Fill Effects, nh ấn OK và OK l ần n ữa trong khung hội tho ại Format Chart Area. Cu ối cùng, dùng chu ột đi ều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp h ơn.