ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HOC
OO
MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TPHCM, 2012
ĐỀ TÀI 9: NHẬN DẠNG CÁC TIÊU CHUẨN ĐỂ
ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ
TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM
(HOẶC TP.HCM).
GVHD
: THS. NGUY
ỄN PH
Ư
ỚC BẢO ẤN
NHÓM 1 – K21 – KẾ TOÁN KIỂM TOÁN ĐÊM
1. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT
NAM:
_Phần mềm kế toán là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế toán trong quá trình thu
thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin kế toán hửu ích theo yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp. Lựa chọn và tổ chức sử dụng một phần mềm kế toán phù hợp
với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một công việc rất quan trọng khi tổ
chức công tác kế toán. Một sự sai lầm trong việc lựa chọn phần mềm kế toán có thể để lại
một hậu quả lớn, gây thiệt hại về tài chính.
_ Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần
mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài.Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp
lớn đã sử dụng ERP trong nỗ lực tự động hóa công tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là
một phân hệ.
1.1 Phần mềm kế toán Việt Nam:
Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết
_ Hiện nay chưa có một thống kê chính thức về số lượng doanh nghiệp sử dụng phần
mềm kế toán do nhân viên của chính doanh nghiệp viết hay thuê các đơn vị cung cấp dịch
vụ viết. Các phần mềm kế toán do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết thường đơn giản,
phù hợp với yêu cầu xử lý dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp, dễ sử dụng. Tuy nhiên tính
kiểm soát của phần mềm thường không cao, xét cả dưới góc độ người quản lý doanh
nghiệp và góc độ người sử dụng phần mềm kế toán.
_ Bên cạnh đó tính ổn định và bảo mật của các phần mềm này không cao, do đó các
doanh nghiệp này thường gặp lúng túng và khó khăn khi cập nhật và nâng cấp phần mềm.
Phần mềm kế toán đóng gói (còn gọi là phần mềm thương phẩm)
_ Các phần mềm kế toán Việt Nam được viết theo dạng đóng gói và bán cho người sử
dụng hiện nay rất phong phú và đa dạng. Các phần mềm này phù hợp cho nhiều loại hình
doanh nghiệp khac nhau. Các phần mềm này thường có tính ổn định cao, viêc bảo trì, cập
nhật, hay nâng cấp dễ dàng. Các phần mềm này được viết, biên dịch, đóng gói ffvàvà
babn1và bán cho doanh nghiệp nên các khả năng gian lận trong quá trình sẽ và và bán
cho các doanh nghiệp nên khả năng gian lận trong quá trình xử lý cũng được hạn chế.Tuy
nhiên, nếu các phần mềm có tính kiểm soát không tốt, kế toán cũng có thể gian lận. Các
phần mềm thông dụng hiện nay như Effect, Misa, SME, AccNet, Lemon 3, SSP, Bravo,
Fast Accounting, ACSoft, DAS,…Trong những phần mềm này có thể chia thành 2 nhóm:
Nhóm những phần mềm có tính linh hoạt cao – cho phép người dùng thay đổigiao diện
nhập liệu hay báo cáo và nhóm phần mềm không có tính linh hoạt. Đối với phần mềm có
tính linh hoạt cao, hệ thông báo cáo kế toán phong phú và đa dạng hơn nên khả năng
cung cấp thông tin tốt hơn.
_ Một số phần mềm kế toán cung cấp tính năng in một số chứng từ như HĐ GTGT, phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán lương….Các phần mềm
kế toán này cũng hỗ trợ tính năng kết xuất dữ liệu ra dạng bảng tính Excel, điều này cũng
hỗ trợ thêm công cụ cho việc kiểm tra, quyết toán.
_ Cần lưu ý là mặc dù sự cạnh tranh trong lĩnh vực phần mềm kế toán đã dẫn đến chất
lượng các phần mềm thương phẩm ngày càng được nâng cao, tuy nhiên một số phần
mềm kế toán còn nhiều hạn chế như:
+ Không in sổ Kế toán theo đúng biểu mẫu quy định
+ Khi chỉnh sửa số liệu hoàn toàn không để lại dấu vết kiểm toán. Điều này khiến cho
việc lần theo các dấu vết gian lận kế toán thường gặp khó khăn.
1.2 Phần mềm kế toán nước ngoài
_ Hiện nay có khá nhiều phần mềm kế toán thương phẩm của nước ngoài đang được sử
dụng tại Việt Nam như Solomon, Quickbooks, MYOB,… giá bán của những phàn mềm
này từ vài ngàn đế vài trăm ngàn hoặc vài triệu USD. Đặc điểm chung của phần mềm
này là khả năng xử lý đa dạng, phong phú, tính ổn định, tính kiểm soát, tính chuyên
nghiệp cao, hạn chế được các khả năng gian lận của nhân viên kế toán, một số phần mềm
được Việt hóa và phù hợp với chế độ kê toán Việt Nam. Các phần mềm kế toán nước
ngoài được viết khá linh hoạt và cung cấp cho người dung các tùy biến để điều chỉnh
phần mềm phù hợp với yêu cầu sử dụng. Tuy nhiên một số phần mềm chưa được Việt
hóa hay quá trình Việt hóa không tốt hoặc chưa phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam
(mẫu biểu sổ sách, mẫu báo cáo tài chính,… chưa phù hợp) dẫn đến các khó khan cho
doanh nghiệp khi sử dụng. Mặt khác các phần mềm này thường gặp khó khăn trong
trường hợp có những thay đổi, điều chỉnh, bổ sung chế độ kế toán
1.3 Phần mềm ERP:
Khái quát :
ERP – Enterprice Resource Planning System- Hệ thống hoạch định/ quản trị các
nguồn lực của doanh nghiệp. Hệ thống Hoạch định / quản trị các nguồn lực của doanh
nghiệp là một thuật ngữ được dùng để mô tả một loạt các hoạt động do phần mềm máy
tính hỗ trợ. Các hoạt động này sẽ giúp một doanh nghiệp quản lý các tác nghiệp chính
bao gồm kế toán , phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và
quản lý sản xuất,… ERP là một hệ thống tích hợp tất cả các hướng tổ chức quản lý hoạt
động của một doanh nghiệp.Người ta cũng có thể định nghĩa ERP như là một hệ thống
quản lý doanh nghiệp tòan vẹn. Về mặt hình thức biểu hiện, ERP là một phàn mềm I tính
chạy trên hệ thống mạng theo mô hình Khách / chủ (Client/Serve) , tích hợp nhiều phân
hệ bao gồm cả quản trị sản xuất , kho hàng, bán hàng… cho đến kế toán. ERP hỗ trợ cho
doanh nghiệp hoạch định toàn bộ nguồn lực của mình , bao gồm cả quản lý nhân sự, dịch
vụ khách hang, hoạch định tài chính, thương mại điện tử. Về mặt giải pháp, ERP hỗ trợ
cho việc tin học hóa công tác quản lý toàn doanh nghiệp , toàn bộ dữ liệu trong doanh
nghiệp được hệ thống hóa và đồng bộ. ERP thu thập và xử lý tất cả các nguồn thông tin
từ toàn bộ hoạt động doanh nghiệp, tính toán phương án tối ưu, đề xuất giải pháp , quản
lý tác vụ kinh doanh và lưu trữ thông tin. Hiện nay trên thị trường có nhiều hệ thống ERP
do các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài cung cấp, dành cho cả doanh nghiệp lớn
như SAP, Baan; cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như Intuitive ERP , Scala, Accpac, Exact,
hay Rinpoche của SSP,… các phần mềm này có thể khác nhau về hình thức nhưng về cơ
bản, một hệ thống ERP có các phân hệ sau:
Phân hệ quản lý tài chính: Mục tiêu hoạch định chính sách tài chính
Phân hệ sản xuất: Kế hoạch sản xuất, quản trị sản xuất, định mức chi phí,…
Phân hệ quản lý bán hang: Theo dõi dự toán bán hàng, quản lý khách hang, hợp
đồng, giao hàng, thanh toán công nợ,…
Phân hệ cung cấp: Quản trị mua hàng, nhà cung cấp
Phân hệ kho hàng
Phân hệ kế toán
Phân hệ quản lý nhân sự
Phân hệ lập kế hoạch
Phân hệ quản trị hành chính
Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ với nhau trong thu thập dữ liệu, xử lý dữ
liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Dữ liệu chỉ cần cập
nhật một lần, tất cả các phân hệ có liên quan đều được cập nhật.
ERP và kế toán trong môi trường máy tính
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP, phần mềm kế toán được xem như
một phân hệ của hệ thống. Lúc này, dữ liệu của hệ thống ERP sẽ được chia sẻ cho tất cả
các phân hệ tuỳ theo nhu cầu cập nhật và truy xuất thông tin. Tính thống nhất và tích hợp
về dữ liệu trong hệ thống ERP cung cấp cho doanh nghiệp các khả năng cung cấp thông
tin chính xác, kịp thời và đa dạng.Đây là trường hợp mà mức độ ứng dụng công nghệ
thông tin trong kế toán được cho là cao nhất. Tuy nhiên, đây cũng chính là trường hợp mà
hệ thống kế toán đặt ra nhiều thách thức nhất cho công tác kiểm soát, thể hiện qua:
Phần lớn chứng từ gốc được lập đều do phần mềm in ra và chuyển giao trong nội
bộ doanh nghiệp thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử.
Các dữ liệu làm cơ sở để ghi chép kế toán được hình thành và xử lý trước ở các bộ
phận khác
Hầu hết quá trình xử lý được thực hiện tự động
Các đặc tính kiểm soát, bảo mật, an toàn đều do toàn hệ thống quyết định chứ
không chỉ nằm ở hệ thống kế toán.
Tuy nhiên, một phần lớn các thách thức trên có thể được giải quyết vì các phần mềm