Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
PSD101_Bai 4_v1.0011104207 93
BÀI 4: VẤN ĐỀ GIAO TIẾP TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP
Mục tiêu
Nắm được một số vấn đề ứng xử giao
tiếp trong môi trường làm việc, các tổ
chức, doanh nghiệp.
Giúp học viên hiểu được tầm quan trọng
của việc xây dựng những mối quan hệ
ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp, qua
đó áp dụng các cách ứng xử phù hợp và
làm việc hiệu quả.
Giúp học viên nhận diện văn hóa giao
tiếp trong công sở ở Việt Nam, đồng
thời trang bị một số kỹ năng giao tiếp
trong nội bộ doanh nghiệp.
Nội dung Thời lượng
Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp;
Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ bản
trong doanh nghiệp;
Giao tiếp có văn hóa nơi công sở;
Các kênh giao tiếp trong doanh nghiệp.
15 tiết
Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
94 PSD101_Bai 4_v1.0011104207
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống: 1001 Tình huống giao tiếp ứng xử
Trong cuộc sống hàng ngày, bạn luôn phải ứng phó với biết bao tình huống giao tiếp. Đặc biệt
là trong môi trường doanh nghiệp, những mối quan hệ phức tạp giữa cấp trên, cấp dưới và
đồng nghiệp làm bạn luôn phải đối mặt với những tình huống, có lúc dễ dàng xử lý nhưng có
lúc thật đau đầu, khó xử.
Ví dụ:
Bạn mới đi làm được 4 tháng và chưa hoàn toàn thích nghi với môi trường làm việc. Trưởng
nhóm của bạn tỏ ra không thích bạn vì xét về mọi mặt, bạn có phần nổi trội hơn cô ta/anh ta.
Lợi ích của bạn cũng ít được quan tâm. Bạn ngại sự cãi vã và mất lòng.
Hay
Bạn là một nhân viên mới được nhận vào làm việc nhưng trưởng phòng lại không giao bất cứ
công việc gì cho bạn cả. Vấn đề nằm ở chỗ là vị trí của bạn trước đây trưởng phòng đã được
“nhắm” cho một người thân, nhưng giám đốc nhân sự không duyệt.
Trưởng phòng của bạn vừa xin nghỉ việc và bạn được cử thay vị trí điều hành phòng với tư
cách quyền trưởng phòng. Nhưng vì chỉ là một nhân viên bình thường mới được đề bạt nên
bạn vấp phải sự coi thường của cả nhân viên trong phòng và các trưởng phòng khác.
Câu hỏi
Bạn sẽ giải quyết các tình huống trên như thế nào? Làm thế nào để có thể ứng xử một cách
thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả?
Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
PSD101_Bai 4_v1.0011104207 95
4.1. Giao tiếp ứng xử – một biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp
Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm các mối quan hệ ứng xử giữa cấp trên
với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa con người với công việc. Các mối
quan hệ này có sự tác động qua lại lẫn nhau. Nếu mối quan hệ này được kết hợp hài
hòa với mục tiêu vì lợi ích chung của doanh nghiệp sẽ tạo nên sức mạnh thúc đẩy
doanh nghiệp phát triển.
4.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử của mọi người trong môi trường
doanh nghiệp như:
Loại hình doanh nghiệp, tổ chức: Yếu tố này ảnh
hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức, điều lệ
doanh nghiệp... và từ đó ảnh hưởng đến các mối
quan hệ trong doanh nghiệp.
Việc góp vốn: Số lượng và nguồn gốc vốn góp là
một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến
văn hóa doanh nghiệp.
Một trong những nguồn lực quan trọng trong doanh nghiệp là nguồn vốn. Quan
niệm “Mạnh vì gạo, bạo vì tiền” đã ăn sâu vào tiềm thức con người. Do đó, yếu tố
tài chính quyết định nhiều vấn đề trong doanh nghiệp. Mối quan hệ con người
cũng bị chi phối bởi yếu tố này.
Vấn đề đa văn hoá. Đa văn hóa thể hiện những tập tục, truyền thống, lối sống và
cách hành xử khác nhau. Tính chất đa văn hóa ảnh hưởng trực tiếp đến các mối
quan hệ giao tiếp trong doanh nghiệp, đặc biệt ở các doanh nghiệp có yếu tố nước
ngoài.
Ảnh hưởng của phong tục, thói quen, truyền thống, văn hóa Việt Nam tại địa
phương nơi doanh nghiệp hoạt động: có tác động lớn đến sự hình thành văn hóa
giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp.
4.1.2. Các góc độ giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
4.1.2.1. Xét từ góc độ cá nhân
Con người là nhân tố quan trọng nhất, nhân tố quyết định mọi vấn đề trong một tổ
chức. Một tổ chức, một doanh nghiệp vận hành được là nhờ sự vận động của các mối
quan hệ giữa người với người trong tổ chức đó.
Phấn đấu đạt các mục tiêu cá nhân: Mối quan hệ hành xử của mỗi cá nhân đều
hướng theo các mục tiêu khác nhau và thay đổi theo không gian cũng như thời gian.
Ví dụ: Trong doanh nghiệp có người chỉ chú trọng đến vấn đề chuyên môn mà
không quan tâm đến các mối quan hệ khác, có người có quan niệm làm việc để kiếm
tiền, bằng mọi giá phải có tiền người khác thì quan tâm đến sự thăng tiến…
Mục tiêu phấn đấu riêng của mỗi cá nhân trên thực tế ảnh hưởng đến văn hóa giao
tiếp trong công sở.
Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
96 PSD101_Bai 4_v1.0011104207
Nhu cầu cá nhân theo tháp nhu cầu Maslow: Theo quan điểm của Maslow, nhu
cầu của con người không ngừng tăng lên. Khi các nhu cầu cơ bản (nhu cầu sinh
lý, nhu cầu an toàn) được thỏa mãn thì con người có nhu cầu được mọi người
trong xã hội thừa nhận và kính trọng… Theo đó, con người tự điều chỉnh hành vi
để đạt được điều mà mình mong muốn.
Tháp nhu cầu của Maslow
Xây dựng "hình tượng riêng": Đối với mỗi cá nhân, việc xây dựng và giữ hình
ảnh tốt đẹp của mình trong mắt mọi người có vai trò rất quan trọng. Mỗi người,
bằng cách này hay cách khác đều xây dựng hình ảnh của mình. Để giữ được hình
ảnh cá nhân, con người thường tạo ra mối quan hệ giao tiếp ứng xử tốt đẹp trong
doanh nghiệp mình, đó có thể là một ngành công nghiệp, hội nghề nghiệp, hay
mạng lưới làm việc, hợp tác. Hình ảnh cá nhân cũng là yếu tố nhằm phát triển, giữ
gìn uy tín cá nhân (ảnh hưởng đến nhận xét của người tham khảo khi thay đổi công
việc, khi xin học bổng …).
Hài hòa với mục tiêu của doanh nghiệp và các bên liên quan: Mỗi cá nhân là
một thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Hành vi văn hóa giao tiếp của mỗi cá
nhân cũng sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt đông của cả tổ chức.
4.1.2.2. Xét từ góc độ doanh nghiệp
Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp là yếu tố đặc biệt quan trọng, góp phần:
Phát triển thương hiệu, nâng cao vị thế, sức cạnh tranh từ đó giúp doanh nghiệp
phát triển bền vững.
Xây dựng, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa của doanh nghiệp, từ đó tăng
cường uy tín của doanh nghiệp trên thương trường.
Thu hút khách hàng, gây thiện cảm với đối tác, nâng cao hiệu quả quản trị trong
quá trình giao tiếp. Yếu tố này cũng là cầu nối để quảng bá hình ảnh của doanh
nghiệp với thị trường, đồng thời nó cũng tạo ra sức ép đối với đối thủ cạnh tranh.
Phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bài 4: Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
PSD101_Bai 4_v1.0011104207 97
Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng
Cuối tháng 6/2006, Viện nghiên cứu những nơi tốt nhất để làm việc (GPWI) ở Mỹ đã phối
hợp với Tổ chức quản trị nguồn nhân lực thực hiện một cuộc khảo sát và công bố bằng xếp
hạng thường niên lần thứ ba “Những Công ty vừa và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ”. Một số
điểm chung của các Công ty lọt vào danh sách này là những điều đáng để cho các doanh
nghiệp Việt Nam suy ngẫm và học hỏi trong xây dựng và đầu tư cho nguồn nhân lực…
Theo GPWI, điểm chung của 25 Công ty hàng đầu lọt vào danh sách “Những Công ty vừa
và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ" là có tỷ lệ thay thế nhân viên do nghỉ việc thấp, có
chương trình đào tạo để phát triển nhân viên bài bản, chuyên nghiệp, áp dụng chế độ làm
việc theo giờ giấc linh hoạt.
Trong 50 Công ty vừa và nhỏ tốt nhất của Mỹ (gồm 25 Công ty nhỏ, từ 50-250 nhân viên
và 25 Công ty vừa từ 251 đến 999 nhân viên), tỷ lệ nhân viên nghỉ việc là 11% và thời gian
đào tạo trung bình mối năm dành cho một nhân viên là 41 giờ. Các Công ty này cũng cho
phép nhân viên có thâm niên làm việc một năm trở lên được nghỉ phép có hưởng lương
trung bình 28 ngày/năm. Ở Công ty nhỏ tốt nhất, Badger Mining, 174 nhân viên và tỷ lệ
nhân viên nghỉ việc chỉ là 4%. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc thấp chỉ là một trong nhiều lợi ích
mà các Công ty có một môi trường làm việc lý tưởng có được.
………………………..
Ngoài ra, qua các cuộc phỏng vấn tìm hiểu môi trường làm việc với một số Công ty trong
danh sách của GPWI năm nay, Tạp chí Business Week cũng rút ra một số điểm chung sau:
Thứ nhất, giao tiếp nội bộ đóng vai trò rất quan trọng. Mặc dù lương bổng và các phúc
lợi cũng quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất khiến các nhân viên gắn bó với
doanh nghiệp. Những hoạt động biểu hiện sự quan tâm đến nhân viên như tổ chức tiệc
Giáng sinh, cung cấp thực phẩm đầy đủ trong nhà bếp của Công ty để nhân viên có thể ăn
nhẹ... cũng là những điều được các nhân viên đánh giá cao. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng
nhất khiến nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp là sự giao tiếp trong nội bộ doanh
nghiệp. Các Công ty trong danh sách của GPWI thường xuyên cập nhật cho các nhân viên
về tình hình tài chính của doanh nghiệp, vị thế của doanh nghiệp.
Thứ hai, bên cạnh việc áp dụng chế độ làm việc theo giờ.giấc linh hoạt, các Công ty
cũng quan tâm đến việc định hướng cho các nhân viên mới, giúp cho họ hội nhập nhanh
chóng với môi trường làm việc. Một số Công ty như Badger Mining còn thực hiện các
chương trình định hướng cho các nhân viên mới ngay sau khi họ vừa nhận được thư mời
làm việc để họ có thể quen với việc ngay từ ngày làm việc đầu tiên.
Trích nguốn: Theo Saga.vn
4.1.3. Hiệu quả của việc giao tiếp tốt trong doanh nghiệp
Các bạn có thể thấy các thành viên trong doanh nghiệp có mối quan hệ, ứng xử tốt với
nhau sẽ:
Tạo sự đồng thuận, hứng khởi trong công việc.
Tăng cường hợp tác, sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng gấp nhiều lần.
Giúp nhân viên có thái độ yên tâm công tác, đạt sự cân bằng công việc và cuộc
sống. Ví dụ: Không mang stress về nhà, luôn vui vẻ làm việc.
Làm đẹp thêm hình tượng của doanh nghiệp. Khi toàn thể doanh nghiệp đã đạt được
sự đồng thuận về cách giao tiếp ứng xử, sức mạnh mềm của doanh nghiệp tăng lên
mạnh mẽ. Đây chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển.