BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
BIÊN SOẠN: TS. ĐÀO NHẬT MINH
TỔ
: PHÂN TÍCH KINH TẾ
KHOA : KINH TẾ & KẾ TOÁN
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
QUY NHƠN - 2022
CHƯƠNG V. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Nội dung:
Chiến lược phát triển hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp
Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin kế toán
Các thủ tục phân tích và thiết kế cần thiết khi phát triển hệ thống thông
tin kế toán
Phân loại phần mềm kế toán
Các cơ sở lựa chọn phần mềm
Quy trình lựa chọn phần mềm
Tổ chức cài đặt, chuyển đổi và sử dụng phần mềm
2
TS. Đào Nhật Minh
Chiến lược phát triển
TS. Đào Nhật Minh 3
Chiến lược phát triển
Phát triển AIS nhằm đạt được một AIS cung cấp cho người dùng các thông tin hữu ích một cách chính xác, kịp thời và đáng tin cậy. Các yếu tố cần lưu ý khi phát triển AIS: • Chiến lược phát triển AIS có trùng với chiến lược chung của hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp hay không?
• Chi phí phát triển có tương xứng với hiệu quả
mang lại hay không?
TS. Đào Nhật Minh 4
Nguyên nhân phát triển
Hệ thống thông tin kế toán
TS. Đào Nhật Minh 5
Nguyên nhân
- Sự phát triển của doanh nghiệp - Sự thay đổi nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lí
và kiểm soát
- Sự thay đổi quy định của pháp luật - Sự phát triển của công nghệ thông tin
TS. Đào Nhật Minh 6
Phân tích và thiết kế
Hệ thống thông tin kế toán
TS. Đào Nhật Minh 7
Các giai đoạn của chu kì phát triển hệ thống
Nhu cầu thay đổi AIS
Vận hành hệ thống
Phân tích hệ thống
Thực hiện hệ thống
Thiết kế hệ thống
TS. Đào Nhật Minh 8
Phương thức phát triển hệ thống
• Phát triển theo mẫu thử nghiệm: thích hợp với các hệ thống xử lý nghiệp vụ nhỏ. Đây là một triển bỏ qua các giai đoạn chuẩn hướng phát mực. Phương pháp này sử dụng các hệ thống có sẵn đáp ứng đầy đủ nhất với yêu cầu thông tin đầu ra của DN, tiến hành chỉnh, sửa, thêm, bớt cho đến khi đạt được mục tiêu.
• Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực: chia nhỏ quá trình phát triển thành 4 giai đoạn: phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống.
TS. Đào Nhật Minh 9
Mục tiêu phân tích hệ thống
• Hiểu về hệ thống hiện hành • Nhận dạng vấn đề cần giải quyết • Nhận dạng nhu cầu thông tin của hệ thống • Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới • Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng
TS. Đào Nhật Minh 10
Các kỹ thuật phân tích hệ thống
• Xem xét, đánh giá các tài liệu • Phỏng vấn • Sử dụng bảng câu hỏi • Quan sát • Mô hình dữ liệu
TS. Đào Nhật Minh 11
Các giai đoạn phân tích AIS
• Đề xuất nghiên cứu hệ thống • Khảo sát sơ bộ • Nghiên cứu khả thi • Xác định nhu cầu thông tin của hệ thống • Lập báo cáo phân tích hệ thống
TS. Đào Nhật Minh 12
Đề xuất nghiên cứu hệ thống
• Lí do của những đề xuất nghiên cứu hệ thống: + Hệ thống hiện hành có nhược điểm + Hệ thống hiện hành không đáp ứng được yêu cầu kiểm soát và yêu cầu thông tin mới + Hệ thống hiện hành lạc hậu, lỗi thời về công nghệ • Sự bắt đầu một dự án
TS. Đào Nhật Minh 13
Khảo sát sơ bộ
• Dòng dữ liệu • Sự hữu hiệu • Tính hiệu quả • Kiểm soát nội bộ
TS. Đào Nhật Minh 14
Nghiên cứu khả thi
• Khả thi về kinh tế • Khả thi về kỹ thuật công nghệ • Khả thi về vận hành • Khả thi về pháp lý • Khả thi về thời gian phát triển hệ thống
TS. Đào Nhật Minh 15
Xác định nhu cầu thông tin của hệ thống
Việc xác định nhu cầu thông tin của hệ thống được thực hiện bằng một trong các cách sau: - Phỏng vấn người dùng hệ thống - Phân tích hệ thống bên ngoài - Kiểm tra hệ thống hiện hành - Sử dụng phương thức phát triển hệ thống theo
mẫu thử nghiệm
Tiếp theo thực hiện tài liệu hóa nhu cầu thông tin đã được chấp nhận từ người dùng hệ thống.
TS. Đào Nhật Minh 16
Lập báo cáo phân tích hệ thống
• Giới thiệu • Mô tả về vấn đề phát sinh cần giải quyết của hệ thống • Mục tiêu nghiên cứu hệ thống • Sơ lược về hệ thống hiện hành • Sơ lược về hệ thống được đề xuất • Mô tả công việc trong khảo sát sơ bộ • Đưa ra giải pháp • Chỉ ra các lợi ích từ hệ thống mới • Đề nghị về phần cứng, phần mềm, nhà cung cấp • Chi phí • Nhân sự và huấn luyện cho hệ thống mới • Dự kiến thời gian thực hiện hệ thống • Thông tin về các bộ phận có thể sử dụng hệ thống mới • Các đề nghị khác
TS. Đào Nhật Minh 17
Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống
• Là giai đoạn tạo ra những mô tả chi tiết về hệ thống được đề xuất nhằm thỏa mãn những yêu cầu đã được nhận dạng trong giai đoạn phân tích. • Cung cấp thông tin chi tiết để hỗ trợ cho việc ra quyết định chấp thuận hay không chấp thuận hệ thống mới.
• Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan hơn về
hệ thống mới.
TS. Đào Nhật Minh 18
Nội dung thiết kế hệ thống
• Thiết kế luận lí • Thiết kế vật lí
TS. Đào Nhật Minh 19
Thiết kế hệ thống luận lí
• Đánh giá các phương án thiết kế • Chuẩn bị các đặc điểm thiết kế • Chuẩn bị báo cáo thiết kế luận lí
TS. Đào Nhật Minh 20
Thiết kế hệ thống vật lí
• Thiết kế đầu ra • Thiết kế tập tin và CSDL • Thiết kế đầu vào • Thiết kế chương trình • Thiết kế thủ tục • Thiết kế kiểm soát
TS. Đào Nhật Minh 21
Phân loại phần mềm kế toán
TS. Đào Nhật Minh 22
Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Phần mềm kế toán bán lẻ (POS)
• Phục vụ : siêu thị, nhà hàng, kinh doanh trực tuyến
• Đầu ra của phần mềm này là đầu vào cho phần
mềm Kế toán Tài chính Quản trị
- Phần mềm kế toán tài chính quản trị
TS. Đào Nhật Minh 23
Theo hình thức sản phẩm
• - Phân loại theo hình thức sản phẩm Phần mềm đóng gói
Phần mềm đặt hàng
TS. Đào Nhật Minh 24
Phần mềm đóng gói
TS. Đào Nhật Minh 25
Phần mềm đặt hàng
TS. Đào Nhật Minh 26
Cơ sở lựa chọn
phần mềm kế toán
TS. Đào Nhật Minh 27
Cơ sở lựa chọn phần mềm kế toán
- Nguồn gốc xuất xứ - Các vấn đề liên quan đến người sử dụng - Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh - Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật - Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai - Các yếu tố về bảo mật
TS. Đào Nhật Minh 28
Nguồn gốc xuất xứ
• Nên chọn phần mềm có thương hiệu, xuất xứ rõ ràng, sẽ có ích trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo trì sản phẩm.
TS. Đào Nhật Minh 29
Các vấn đề liên quan đến người sử dụng
•Các khoản chi phí đầu tư liên quan:
−- Chi phí cho giấy phép sử dụng,
−- Chi phí triển khai,
−- Chi phí tư vấn,
−- Chi phí bảo trì,
−- Nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT
−- Tính dễ sử dụng: dễ học và sử dụng, giao diện đơn giản, thân thiện
TS. Đào Nhật Minh 30
Các vấn đề liên quan đến người sử dụng
•- Khả năng cảnh báo: Cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do nhập dữ liệu sai
•- Tài liệu dành cho người sử dụng
•- Bản địa hóa
TS. Đào Nhật Minh 31
Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh
- Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm
- Khả năng phân tích tài chính và báo cáo
TS. Đào Nhật Minh 32
Những vấn đề cần quan tâm trong triển khai và kỹ thuật
- Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai
- Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng
- Thiết kế và cấu trúc của phần mềm
- Lỗi lập trình
TS. Đào Nhật Minh 33
Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến
- Khả năng phát triển - Thiết kế phân hệ và khả năng nâng cấp - Khả năng kết nối với các phần mềm khác
TS. Đào Nhật Minh 34
Các yếu tố về bảo mật
- Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng - Nhật ký sử dụng - Mã hóa dữ liệu sử dụng - Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài - Bản sao dự phòng
TS. Đào Nhật Minh 35
Quy trình lựa chọn phần mềm
TS. Đào Nhật Minh 36
Quy trình lựa chọn phần mềm
- Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm • Yêu cầu bắt buộc • Yêu cầu mong muốn được đáp ứng - Thu thập các phần mềm kế toán - Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần
mềm
- Đánh giá, lựa chọn phần mềm
TS. Đào Nhật Minh 37
Tổ chức cài đặt, chuyển đổi và
sử dụng phần mềm
TS. Đào Nhật Minh 38
Tổ chức cài đặt, chuyển đổi và sử dụng phần mềm
Quá trình cài đặt, triển khai ứng dụng phần mềm kế toán bao gồm các bước sau: • Cài đặt phần mềm • Kiểm tra và huấn luyện sử dụng • Phân quyền trên hệ thống • Khai báo ban đầu • Chuyển đổi – kiểm tra dữ liệu (chuyển đổi trực
tiếp, hệ thống thử nghiệm, Vận hành song song, phân giai đoạn)
• Sử dụng phần mềm
TS. Đào Nhật Minh 39
Thank you
For your attention
TS. Đào Nhật Minh 40
