Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị: Thông tin trong quản trị

9/11/2012

HỆ THỐNGTHÔNGTIN QU ẢNTR Ị THÔNGTIN TRONGQU ẢNTR Ị

ThS. NguyễnHu ỳnhAnh V ũ

Mụctiêu

2

Saukhi h ọcxongch ươngnày, người họccóth ể: ¤ Phân biệt: Dữ liệu, Thông tin, Tri thức. ¤ Mô tả và đánh giá chất lượng thông tin

qua các đặc tính của thông tin.

¤ Phân loại các quyết định theo loại và cấp

độ ra quyết định trong tổ chức.

¤ Nhận diện các thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết định ở các cấp độ khác nhau của tổ chức.

¤ Nhận diện một số công cụ và kỹ thuật

giúp đề ra quyết định.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Các vấn đề quảntr ị

3

¤ Tầm quan trọng của việc quản lý

thông tin và kiến thức trong tổ chức.

¤ Quá trình biến đổi từ dữ liệu sang

thông tin có chất lượng cao.

¤ Quá trình và các ràng buộc của việc

đề ra quyết định.

¤ Các loại quyết định khác nhau để các nhà quản lý đề ra và các tác động của chúng đến tổ chức.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

1 9/11/2012

Nộidung chính

4

1.Khái ni ệm dữ liệu và thông tin

2.Thông tin trong môi tr ường doanh nghiệp

3. Đề ra quyết định trong quản trị và nhu cầu

thông tin

4.Qu ản lý tri thức và khai thác thông tin

trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Khái niệm dữ liệu và thông tin

1

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Dữ liệuvàthôngtin

6

¤ Cáckháini ệm về dữ liệu:

⁄ Chuỗikhôngng ẫunhiêncácký t ự, số,

giátr ị hoặc từ.

⁄ Tập hợpcác d ữ kiệnkhôngng ẫunhiên

l ạidoquansáthaynghiên

đượcghi cứu.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

2 9/11/2012

Dữ liệuvàthôngtin

7

¤ Cáckháini ệm về thôngtin:

⁄ Dữ liệu được xử lývàcóý ngh ĩa.

⁄ Dữ liệu được xử lýcó m ụctiêu.

⁄ Dữ liệucóth ểđượ cdi ễn dịchvàhi ểu

bởing ườinh ận.

¤ Thôngtin làmgi ảmtính b ất định

của sự việchay tìnhhu ống (cid:224) hỗ trợ chovi ệc đề raquy ết định.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Quátrình t ạorathôngtin

8

Dữ liệu

Thôngtin

Quátrình xử lý

n Phânlo ại n Sắp xếp n Tổng hợp n Tínhtoán n Chọn lựa

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Dữ liệu (Data)

9

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

? ? ? NguyễnThanhAn x TrầnThị Bích x LêHoàngMinh Có Trần VănNh ật x PhanCôngPhúc x Trương VănTài x ĐàoThị Xuân Không

3 9/11/2012

Thông tin (Information)

10

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Họ vàtênsinhviên Hiệndi ện trên lớp Vắng (có phép ?) NguyễnThanhAn x TrầnThị Bích x LêHoàngMinh Có Trần Văn Nhật x Phan Công Phúc x Trương Văn Tài x ĐàoThị Xuân Không

Thảo luận

11

Dữ liệuhay thôngtin ?

(a)Ngày05/09/2012 (b) Số 1355.76 (c)Giá c ổ phiếu. (d) Điểm học tập củasinhviên. (e)Ch ứng từ kế toán. (f)Báocáotàichính. (g)Th ờikhóabi ểuHK 1 (2011–2012).

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Giátr ị củathôngtin

12

⁄ Giátr ị hữuhình.

⁄ Giátr ị vôhình.

Thôngtin được sử dụnghi ệuqu ả sẽ đem

lạigiátr ị nhất địnhchodoanhnghi ệp.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

4 9/11/2012

Thảolu ận

13

⁄ Trongcácgiátr

ị màthôngtin

đem lại ị hữu

sau đâyphânbi hình, đâulàgiátr

ệt đâulàgiátr ị vôhình:

n Cảithi ệnvi ệcqu ảnlý t ồnkho. n Nângcao d ịch vụ kháchhàng. n Tăng năngsu ất sảnxu ất. n Giảmchiphíqu ảnlý. n Tănglòngtin c ủakháchhàng. n Nângcaohình ảnhcôngty.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Nguồn củathôngtin

14

⁄ Nguồnchínhth ứcth ườngtruy ềnthông theoph ươngth ứctruy ềnthôngtheo hìnhth ức(formalcommunication):có cấutrúcrõràngvàch

ặtch ẽ.

⁄ Nguồnkhôngchínhth

ứcth ườngtruy ền

ươngth ứctruy ềnthông

hình

thức

(Informal

ấutrúc,giao

thôngtheoph không theo communication):íttính c tiếpbìnhth ường.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Thảolu ận

15

⁄ Truyềnthôngkhôngtheohìnhth

ứccó l ợigì?

⁄ Cónên h ạnch ế truyềnthôngkhôngtheo

hìnhth ứctrongdoanhnghi ệp ?

⁄ Ngăn cấmtruy ềnthôngkhôngtheohình

thứcgâyratác

độngnào ?

⁄ Làmsao để kiểmsoáttruy ềnthôngkhông

theohìnhth ức để có lợichodoanhnghi ệp ?

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

5 9/11/2012

Chất lượngthôngtin

16

Thờigian Nộidung Hìnhth ức Khác

Rõràng An toàn Tính đúnglúc Tính chínhxác Chi tiết Tin cậy Tính cậpnh ật Tính phù hợp

Cóth ứ tự Thích hợp Tính thườngxuyên Tính đầy đủ

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Nhận đúngng ười Tính thời đoạn Tính súctích Trìnhbày phù hợp Gởi đúngkênh Tính phạmvi Phươngti ện phù hợp

2

Thôngtin trongmôitr ường doanhnghi ệp

q Môitr ườngkinhdoanh

q Nguồn lực củadoanhnghi ệp

q Cáclo ạithôngtin trongdoanhnghi

ệp

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Môitr ườngkinhdoanh

18 Môitr ường tự nhiên

Môitr ường vĩ mô

Môitr ườngvi mô

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

6 9/11/2012

Nguồn lực củadoanhnghi ệp

19

Nguồn lực củadoanhnghi ệpbao g ồmcác loạitài s ản:

⁄ Tài sản hữuhình(tangibleassets):

tiền, đất đai,nhà x ưởng, lực lượnglao động,ph ần cứng,ph ần mềm… ⁄ Tài sảnvôhình(intangibleassets):

ức,cácý t

ệm, động cơ làm ưởng, sự phán

thôngtin,kinhnghi việc,trith đoán…

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Cáclo ạithôngtin trongdoanhnghi

ệp

20

⁄ Thôngtin c ứng/thôngtin

định lượng (harddata/quantitativedata):th ường xác định số lượng,ch ứa đựngcác y ếu tố thốngkê (cid:224) kỹ năngphântích c ủanhà quảntr ị

⁄ Thôngtin m ềm/thôngtin

địnhtính(soft

định

data/qualitativedata):mangtính chất,xác địnhtínhch ất của sự việchay tìnhhu ống,ph ụ thuộcvàokinhnghi ệm phán đoán củanhàqu ảntr ị

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

3

Đề raquy ết địnhtrongqu ảntr ị vànhu c ầuthôngtin

q Đề raquy ết địnhtrongqu ảntr ị

q Cáclo ạiquy ết địnhtrongDN

q Các cấpquy ết địnhtrongqu ảntr ị

q Quytrìnhraquy ết định

q Qui tắcnghi ệp vụ vàlýthuy ếtra

quyết định

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

7 9/11/2012

Đề raquy ết địnhtrongqu ảntr ị

22

Nhu cầuthôngtin c ủanhàqu ảntr ị

⁄ Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo

vàki ểmsoát.

⁄ Quyết địnhqu ảntr ị phụ thuộcvào

chất lượngthôngtin.

⁄ Mức độ pháttri ển củadoanhnghi ệp

làm tăng độ phức tạptrong điềukhi ển, hệ thốngthôngtin tr ở thànhdâyth ần kinh củadoanhnghi ệp.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Cáclo ạiquy ết địnhtrongDN

23

⁄ Quyết

có

cấu

trúc

định

lặp lạitrong

lặp đi

(structured decisions):trongtr ường hợpcácràngbu ộc vàqui t ắc để raquy ết định đượcbi ếttr ước, tìnhhu ống đơngi ản, doanhnghi ệp

⁄ Quyết địnhkhông c ấutrúc(unstructured

decisions):tìnhhu ốngph ức tạpho ặckhông biếttr ướccácqui t ắcvàràngbu ộc.

⁄ Cognitivestyle:hành x ử củanhàqu ảntr ị sẽ ảnh hưởng đếncách h ọ tiếpthuthôngtin (phântíchhayphán đoán),kinhnghi ệm.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Các cấp quyết định trong quản trị

24 Cấp chiến lược (strategic)

Cấpchi ếnthu ật (tactical)

Cấptácnghi ệp (operational)

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

8 9/11/2012

Tínhch ất củavi ệcraquy ết định vàcác c ấp độ quảntr ị

25 Thời gian

Cấp quảntr ị

Mứctác độnglên tổ chức

Loại quyết định

Tần suấtra quyết định

Dài hạn

Lớn

Ít

Chiến lược

Không có cấutrúc

Vừa

↔

Nhỏ

Nhiều

Chiến thuật Tác nghiệp

Có cấu trúc

Trung hạn Ngắn hạn

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Tínhch ất củathôngtin trongvi ệc đề raquy ết định mỗi cấp

26 Thời gian

Phạm vi

Chi tiết

Cấp quảntr ị

Tính thường xuyên

Nguồn thông tin

Tính chắc chắn

Không

Rộng

Ít

Chiến lược

Dài hạn

Bên ngoài

Tổng quát

↔

Nhiều Hẹp

Chiến thuật

Tác nghiệp

Ngắn hạn

Thường xuyên

Bên trong

Chi tiết

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Thảolu ận

27

Phânlo ạicácquy ết địnhvà c ấp độ củachúng:

a) Ngânsáchcho n ăm tới? b) Khinàothìáp d ụngchi ếtkh ấubánhàngcho

c) Cónênthuêthêmnhân s ự trongcáctr ường hợp

kháchhàng?

d) Cónên m ở rộngchi nhánhra n ướcngoài?

e) Chúngta có c ần mộtchi ến dịchqu ảngcáo? f) Cầnkho ảnvayng ắn hạn để giảiquy ết vấn đề

khẩn cấp?

g) Tấncôngvàoth ị trường mới? h) Làmgì v ớimáymóc b ị hỏnghóc?

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

tiền mặt?

9 9/11/2012

Quytrìnhraquy ết định

28 Bước

Hoạt động

Nhận thức

-Nh ậndi ệncác v ấn đề

-Nh ậnth ức cần đưaraquy ết định

Thiết kế

-Xác địnhcácgi ảiphápcóth ể

- Đánhgiácácgi ảipháp

Chọn lựa

-Ch ọn lựagi ảipháp t ốtnh ất

Hiệnth ực

-Hi ệnth ựcgi ảipháp

Đánhgiá

- Đánhgiá ảnh hưởnghay độ thànhcông

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Qui tắcnghi ệp vụ vàlýthuy ết raquy ết định

29

⁄ Qui tắcnghi ệp vụ:

các điềuki ện (cid:224) qui tắchành động

⁄ Lýthuy ếtraquy ết định dựavào:

n Câyquy ết định(Decision tree)

n Bảngquy ết định(Decision table)

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Câyquy ết định(Decision tree)

30

Tiếpnh ận đơn đặthàng

Có

Không

Hànghóatrongkho còn đủ không?

Không

Có

Khả năng thanhtoán?

Không

Có

Cóngu ồn đảm bảokhác?

Quy tắc 1 Từ chối

Quy tắc 2 Từ chối

Quy tắc 3 Đề xuất

Quy tắc 4 Đề xuất

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

10 9/11/2012

Bảngquy ết định(Decision table)

31

Quy tắc

1 2 3 4

Có Ko Có Có Hànghóatrongkho còn đủ không? Điềuki ện Khả năngthanhtoán? Ko Ko Có -

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

- Ko Có - Cónguồn đảm bảokhác? Đề xuất X X Hành động Từ chối X X

4

Quảnlýtri th ứcvàkhaithác thôngtin trongdoanhnghi ệp

q Thế nàolàtri th ức

q Quảnlýtri th ức

q Các ứng dụngqu ảnlýtri th ức

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Thế nàolàtri th ức

33

ệmvà

⁄ Trith ứccóth ểđượ c địnhngh ĩanh ư là khả năngphánquy ết củaconng ười dựa trên sự kết hợpgi ữakinhnghi thôngtinmà h ọ có được. n Trith ức tườngminh:Cáctrith

ức đã được

diễn đạtvà l ưutr ữ trong hệ thốngthôngtin.

n Trith ứckhông t ườngminh:không

được phátbi ểu,ph ụ thuộcvàotr ựcgiác c ủacon người.

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

11 9/11/2012

Quảnlýtri th ức

34

⁄ Quảnlýtrith

ứclàmcôngvi

ệcthuth ậptri

thứcvàchuy ển đổitrith ức về dạngchia s ẻ dễ dàng.Ph ầnquantr ọngnh ấtchínhlàvi ệcthu thậpvàchuy ển đổitrith ứckhông t ườngminh thànhtrith ức tườngminh.

⁄ Doanhnghi ệp cầnph ải sử dụng mộtcách t ốt

nhấtngu ồn lựcthôngtin c ủamình n Sự toàn cầuhoávàthay

đổinhanhchóng c ủa môitr ườngkinhdoanh (cid:224) quảntr ị trith ứclà m ột nhân tố cạnhtranhchi ến lược n Chảymáutrith ức(doanhnghi ệp)

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Tri thức(Knowledge)

35

Trong5 n ămqua, n ăngsu ất sảnxu ất củadoanh nghiệpchúngta t ăng10% m ỗi năm. Nămnay, d ự báo năngsu ất sảnxu ấtti ếp tục tăngthêm10%, do đóchúngta c ầntìmngu ồnnguyên v ậtli ệuvà thị trườngtiêuth ụ chokho ản tăng10% đó. (cid:216) Trongtr ường hợpnày, thôngtin trongcác n ăm qua được sử dụng đểđề raquy ết định về việc dự báo mức tăngtr ưởngtrong n ămnay vànhu cầu về nguồnnguyên v ậtli ệuvàth ị trườngtiêu thụ. Quyết địnhvà d ự báo đóchínhlàtri th ức (knowledge) hay còn được gọilàcách s ử dụng thôngtin ( use of information)

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

Lýdo doanhnghi ệp cầnph ải quảnlýtri th ức

36

⁄ Tăng cường lợinhu ận,doanhthu ⁄ Giữ lạikinhnghi ệm củachuyêngia ⁄ Tăng sự thoãmãnkháchhàng ⁄ Bảo vệ thị trườngkhicó

đốith ủ cạnh

tranh mới

⁄ Tăngvòng đời sảnph ẩmvàoth ị trường ⁄ Mở rộngth ị trường ⁄ Giảmthi ểuchiphí ⁄ Pháttri ển sảnph ẩm, dịch vụ mới

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012

12 9/11/2012

Các ứng dụngqu ảnlýtri th ức

37

⁄ Kinh doanh thông minh - BI

ậpthôngtin v

intelligence):thuth cạnhtranh(côngngh thôngtinkháchhàng,ho

(Business ềđố ith ủ ệ mới, cơ hộith ị trường, ạt động của đốith ủ…) ⁄ Số hoácáctàili ệuin ấn: sử dụngcác h ệ thống

DIP(Documentimageprocessing).

⁄ Khaiphá d ữ liệu(Datamining): d ựatrêncác

dữ liệu tươngtác v ớinhau t ạoracácxu h ướng, kinhnghi ệm,trith ức,ph ươngth ứckhông được biếttr ước (cid:224) mang lại rấtnhi ều lợiíchcho doanhnghi ệp

Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong qu ản trị

11/09/2012