38
3.4 Các phân hệ kế toán chủ yếu trong Fast Accounting
3.4.1 Phân hệ kế toán tổng hợp
Các chức năng chính của phân hệ kế toán tổng hợp
Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc
liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình.
Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát,
các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều
chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các
phân hệ khác.
Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
Chøng t õ
PhiÕu kÕ to¸ n
Bót to¸ n kÕt chuyÓn tù ®éng
Bót to¸ n ph©n bæ tù ®éng
ChuyÓn sè l iÖu t õ
c ¸ c ph©n hÖ k h¸ c
C«ng nî ph¶i thu
C«ng nî ph¶i tr¶
Vèn b»ng tiÒn
B¸ n hµng
Mua hµng
Hµng tån kho
Ph©n hÖ k Õ t o ¸ n
t æng hî p
ChuyÓn sè l iÖu sa ng
c ¸ c ph©n hÖ k h ¸ c
B¸ o c ¸ o
Sæ s¸ ch kÕ to¸ n
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp
Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp
Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp
Cập nhật số liệu
Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
39
Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006
Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006
Sổ kế toán dùng chung cho các hình thức sổ theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006
Báo cáo tài chính theo QĐ 15/2006
Báo cáo tài chính theo QĐ 48/2006
Lọc tìm và tra cứu số liệu
Danh mục từ điển
In các danh mục từ điển.
Hình 3.4: Màn hình phân hệ kế toán tổng hợp
Khai báo các danh mục từ điển
Danh mục tài khoản
Danh mục tiểu khoản
Danh mục phân nhóm các tiểu khoản
Danh mục phân loại các tài khoản.
Danh mục tài khoản
40
Phương án tổ chức danh mục tài khoản trong Fast Accounting
Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc
vào 02 yếu tố:
Thứ nhất: yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.
Thứ hai: phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán
được sử dụng.
Trong Fast Accounting khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:
Ta sẽ mở các tiểu khoản cho các đối tượng mà danh sách các đối tượng này ít
thay đổi theo thời gian. Ví dụ: danh mục mã các khoản mục phí, danh mục các
ngành hàng kinh doanh, danh mục các bộ phận hạch toán, các tài khoản ngân hàng,
tài khoản tiền vay...
Đối với đối tượng mà danh sách các đối tượng này hay thay đổi theo thời gian
thì không nên mở các tiểu khoản để theo dõi. Đối với các đối tượng này nên sử
dụng các danh mục khác để theo dõi, ví dụ: danh mục vụ việc, danh mục sản phẩm,
danh mục từ điển tự do...
Các thông tin về tài khoản
Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:
Hình 3.5: Màn hình khai báo thông tin về tài khoản
Số (hiệu) tài khoản
41
Tên tài khoản
Tên ngắn (tên rút gọn dùng để lên 1 số báo cáo)
Tên 2 (tên tiếng anh)
Tên ngắn 2
Mã ngoại tệ (loại tiền)
Tài khoản mẹ
Tk theo dõi công nợ
Khai báo có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay
phải trả.
Các tài khoản được khai báo là công nợ phải thuộc danh sách các tài khoản
công nợ được khai báo phần khai báo các tham số tùy chọn ở phân hệ hệ thống.
9) Tài khoản sổ cái
Khai báo tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái.
Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết
toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của
tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu
tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.
10) Loại tài khoản
Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ
cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh
mục phân loại các tài khoản.
11) Phân xưởng
12) Bộ phận hạch toán
13) Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản
Nếu tài khoản có theo dõi số dư theo ngoại tệ thì phải khai báo phương pháp
tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản.
Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong các phương pháp sau:
Không tính chênh lệch: chương trình sẽ không tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá.
Trung bình tháng
42
Đích danh (người sử dụng tự gõ tỷ giá ghi sổ)
Nhập trước xuất trước
Trung bình di động (ngày)
Tỷ giá giao dịch: tỷ giá ghi sổ sẽ được chương trình tự động gán bằng tỷ giá
giao dịch. Trong trường hợp này sẽ không có chênh lệch tỷ giá.
Danh mục phân loại tài khoản
Danh mục phân loại tài khoản đã được khai báo sẵn cho người sử dụng
Hình 3.6: Màn hình khai báo danh mục phân loại tài khoản
Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm
Vào số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản
Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu kỳ và đầu năm của
các tài khoản.
Cập nhật số dư đầu của các tài khoản được thực hiện ở menu “Kế toán tổng
hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản”.
Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:
Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ.
Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài
việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân
đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được
nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản.
Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản
này sẽ được chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ ở phân hệ
kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả.
Đối với các tài khoản hàng tồn kho người sử dụng phải nhập, chương trình
không tự động chuyển từ số dư chi tiết của từng vật tư.