107
Chương 5
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến việc bán hng v thanh toán tiền của khách hng. Một doanh nghiệp thiết kế
tốt chu trình doanh thu thì s đảm bảo cho việc bán hng v thanh toán của khách
hng được thực hiện nhanh chóng, chnh xác và luôn được kiểm soát.
Với mục đch giúp người đọc hiểu rõ được việc tổ chức thông tin trong chu
trình doanh thu, chương ny s trình by cụ thể các nội dung:
- Mục tiêu v các chức năng chnh của chu trình doanh thu.
- Tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong chu trình doanh thu l
hệ thống bán hng, hệ thống giao hng, hệ thống lập hóa đơn v hệ thống theo dõi
công nợ v thu tiền.
- Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu.
- Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu
1. Giới thiệu chu trình doanh thu
Doanh thu không phải l mục đch cuối cùng của doanh nghiệp nhưng nó lại
l điều kiện quan trọng hng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại v
phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Muốn vậy doanh nghiệp phải
xác định đúng nhu cầu của khách hng v tìm cách đáp ứng tốt nhất các nhu cầu
đó. Doanh thu của một doanh nghiệp có thể từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hng
hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc bán hng v thu tiền khách hng. Các công việc ghi
nhận, xử l những nghiệp vụ liên quan đến bán hng diễn ra liên tục v lặp lại đối
với từng lần bán hng v chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu
như doanh nghiệp thiết kế chu trình doanh thu một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ
của công nghệ thông tin hiện đại thì s đảm bảo những nghiệp vụ bán hng v
thanh toán của khách hng được thực hiện nhanh chóng, chnh xác v được kiểm
soát tốt.
108
Hnh 5.1: Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trnh doanh thu
Chu trình doanh thu thường tương tự nhau giữa các loại hình doanh nghiệp,
bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến
việc bán hng v thu tiền. Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hng, đáp ứng tốt nhất nhu
cầu của khách hng vthu được tiền thanh toán của khách hng đúng thời hạn là
mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu. Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên
chu trình doanh thu: (1) hệ thống xử l bán hng v (2) hệ thống xử l thu tiền. Để
thực hiện hai chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ
phận trực tiếp tham gia thực hiện chu trình ny l phòng kinh doanh v phòng kế
toán. Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp
nhng v hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận
với nhau.
1.1. Mc tiêu của chu trình doanh thu
Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu l phối hợp nhịp nhng v hiệu
quả giữa các bộ phận trong việc bán hng, theo dõi thanh toán vthu tiền của
khách hng. Các nội dung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm:
- Ghi nhận đặt hng nhanh chóng v chnh xác.
Phân hệ
Nhận đơn
hàng/
Bán hàng
Phân hệ
Quản lý
kho hàng/
Giao hàng/
Vận chuyển
Phân hệ
Phát hành
hóa đơn/
Theo dõi
thanh toán/
Nhận tiền
Phân hệ
Tổng hợp
CHU TRÌNH
DOANH THU
109
- Kiểm tra hạn mức tn dụng của khách hng v lượng hng sẵn có.
- Giao hng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn.
- Xuất hóa đơn cho khách hng chnh xác v kịp thời.
- Ghi nhận doanh thu một cách chnh xác.
- Theo dõi tình hình công nợ v thanh toán của khách hng.
- Thu tiền (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng).
1.2. Chc năng của chu trình doanh thu
Các chức năng chnh của chu trình doanh thu được thể hiện như ở Hình 5.2.
Hnh 5.2: Các chức năng chính của chu trình doanh thu
1.2.1. Nhận đơn đặt hàng
Đây lkhâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ở bộ
phận bán hng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hng của khách hng có thể được ghi
nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hng điền vo một mẫu đơn đặt
hàng in sẵn hoặc khách hng có thể gửi các yêu cầu đặt hng qua email, gọi điện
thoại, điền vo các mẫu đơn đặt hng trên trang web của công ti… Ngoi ra, nhân
viên bán hng có thể đến gặp trực tiếp khách hng để nhận được các đơn đặt hng.
Yêu cầu của khách hng phải được ghi nhận một cách cụ thể v chnh xác về
chủng loại hng hóa, số lượng từng mặt hng, thời gian, địa điểm giao hng cũng
110
như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hng hóa… Đây chnh l các thông tin
làm cơ sở để thực hiện các bước công việc tiếp theo của chu trình.
1.2.2. Kiểm tra tín dụng và tồn kho
Thông thường mỗi khách hng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn
nhất định. Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công
nợ của khách hng hoặc sự đảm bảo ti chnh của khách hng trước khi quyết
định chấp nhận đơn đặt hng thanh toán sau. Nếu một đơn đặt hng được nhận từ
khách hng thường xuyên thì thông tin tn dụng liên quan đến khách hng đã có
sẵn trong cơ sở dữ liệu của công ti. Thông tin s được tóm tắt trong bảng đánh giá
khả năng chi trả (như l: xuất sắc, tốt, không tốt) hoặc l một giới hạn tn dụng (v
dụ khách hng chỉ được phép nợ tối đa 50.000.000đ). Nếu một đơn đặt hng của
một khách hng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên bán hng
phải báo cáo các nh quản l xem xét riêng cho từng trường hợp.
Nếu lần bán chịu ny s lm tổng mức nợ của khách hng lớn hơn hạn mức
tn dụng cho phép, nhân viên bán hng s yêu cầu khách hng thanh toán bớt nợ
cũ trước khi thực hiện đơn hng mới. Có thể nhận thấy, trong khâu ny bộ phận
bán hng v bộ phận kế ton công nợ phải phối hợp chặt ch với nhau. Biến động
về tình hình công nợ của từng khách hng phải được kế toán cập nhật kịp thời để
cung cấp thông tin một cách nhanh chóng v chnh xác giúp bộ phận bán hng xử
l đơn đặt hng. Trong điều kiện hệ thống thông tin của doanh nghiệp được nối
mạng máy tnh, nhân viên bán hng s được phân quyền truy cập số dư công nợ
của từng khách hng để kiểm tra.
Trước khi chấp nhận đơn đặt hng, nhân viên bán hng cần phải xác định
lượng hng khách hng yêu cầu đang có sẵn hoặc s có đủ tại thời điểm giao
hàng. Do vậy bước kế tiếp nhân viên bán hng cần thực hiện kiểm tra lượng hng
tồn kho. Xác định hng được đặt có thể đáp ứng hay không l một nhiệm vụ khá
phức tạp. Đối với các doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hng
loạt, nhân viên bán hng có thể thực hiện kiểm kê thực tế số lượng hng hiện có
trong kho. Thông thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhất định để
đảm bảo an ton cho việc tiêu thụ. Trong trường hợp hệ thống thông tin được thiết
kế tốt, lượng hng dự trữ có thể được giảm xuống đến mức thấp nhất v nhân viên
bán hng được phân quyền truy cập vo dữ liệu tồn kho của các mặt hng để xác
định lượng hng hiện có, số lượng hng đang trên đường về cũng như thời điểm
dự kiến hng về đến kho. Như vậy, để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục
vụ cho công tác bán hng, tình hình biến động của hng tồn kho phải được kế
111
ton hàng tồn kho cập nhật chnh xác v kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát
sinh tăng giảm.
Nếu sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hng, nhân viên bán hng phải
phối hợp thông tin với b phn kế hoạch và b phn sn xuất để xác định ngy
sản xuất hon thnh trước khi chấp nhận đơn đặt hng.
1.2.3. Lập lệnh bán hàng
Đơn đặt hng sau khi được chấp nhận s l cơ sở để lập lệnh bán hng. Lệnh
bán hàng do b phn bn hàng lập, được in ra nhiều liên v chuyển đến các bộ
phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình. Lệnh bán hng thể hiện đầy đủ các
thông tin về tên các loại hng hóa, đơn vị tnh, số lượng, các thông tin về khách
hng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hng, thời gian giao hng, điều kiện thanh toán...
Thông thường, một bản sao của lệnh bán hng s được gửi cho khách hàng như
một sự chấp nhận đơn đặt hng v xác nhận lại các thông tin về điều kiện giao
hàng. Một liên của lệnh bán hng được chuyển đến b phn chuẩn bị hàng để
chuẩn bị, đóng gói. Một liên được chuyển đến b phn kho để lm các thủ tục
xuất kho hng hóa v đóng vai trò như phiếu xuất kho. Một liên được lưu giữ tại
bộ phận bán hng để tiếp tục xử l, theo dõi v kiểm soát ton bộ hoạt động cho
đến khi hng hóa được giao cho khách v thu được tiền. Các liên còn lại của lệnh
bán hng được gửi đến bphn kế ton để bộ phận ny biết v chuẩn bị lập hóa
đơn bán hng, theo dõi công nợ v thu tiền bán hàng.
1.2.4. Chuẩn bị hàng
Thông tin trên lệnh bán hng l cơ sở để bộ phận chuẩn bị hng thực hiện
các bước công việc tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hng, nếu hng đã có
sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hng tiến hnh chuẩn bị hng hóa theo đúng số
lượng, chủng loại, đóng gói v lm các thủ tục để xuất hng cho khách. Trong
trường hợp phải tiến hnh sản xuất theo đơn đặt hng hoặc phải cung ứng mới có
hng thì công việc chuẩn bị hng s phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự phối hợp
đồng bộ v hiệu quả giữa phòng kinh doanh v các bộ phận sản xuất, cung ứng
mới có thể đảm bảo việc giao hng cho khách đúng thời hạn thỏa thuận.
1.2.5. Giao hàng
Đến ngy giao hng, khách hng có thể nhận hng tại kho hoặc doanh
nghiệp chuyển hng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. B phn giao hàng
phải lập giấy báo gửi hng để gửi kèm với hng hóa. Giấy báo gửi hng có thể l
bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn. Hng hóa có thể được vận chuyển bằng
phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dịch vụ
chuyển hng, dịch vụ bưu điện... Vận đơn l chứng từ giao nhận hng giữa bộ