1
LỜI GIỚI THIỆU
Trong thời đại ngy nay, thông tin l một nhân tố thiết yếu trong hoạt động
quản l, l công cụ không thể thiếu để lãnh đạo, điều hnh v kiểm soát mọi hoạt
động của các nh quản trị doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán l một bộ
phận cấu thnh quan trọng của hệ thống thông tin quản l, cùng với các hệ thống
thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hon chỉnh đảm bảo sự vận
hnh của doanh nghiệp và phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Với mục tiêu nâng cao chất lượng đo tạo, đáp ứng tốt nhất yêu cầu giảng
dạy, nghiên cứu khoa học v tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch
toán kế toán tại các doanh nghiệp, Hội đồng Khoa học - Đo tạo Trường Đại học
Kinh tế - Đại học Đ Nẵng đã chỉ đạo v giao nhiệm vụ cho Khoa Kế toán v các
tác giả biên soạn Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán. Đây l ti liệu giảng
dạy Học phần "Hệ thống thông tin kế toán" cho sinh viên chuyên ngnh Kế toán
của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đ Nẵng. Cuốn sách còn bổ ch cho sinh
viên thuộc các chuyên ngnh Quản trị kinh doanh, Tin học quản l cũng như
những người có nhu cầu tìm hiểu, lựa chọn v sử dụng phần mềm kế toán.
Trong cuốn giáo trình, các tác giả tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể
nhằm trang bị cho sinh viên những hiểu biết ton diện về hệ thống thông tin kế
toán trong điều kiện tin học hóa cũng như những k năng cần thiết để khai thác, sử
dụng các phần mềm kế toán. Giáo trình bao gồm những kiến thức nền tảng nhất
về mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin chức
năng khác trong doanh nghiệp; phương pháp xây dựng bộ mã các đối tượng kế
toán; kiểm soát hệ thống thông tin kế toán; tổ chức dữ liệu cũng như quy trình
luân chuyển, xử l dữ liệu v cung cấp thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng
tin học. Nội dung xuyên suốt trong ton bộ Giáo trình l hướng đến việc tổ chức
kế toán theo các chu trình nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận
chức năng no để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử l, báo cáo hoặc phân quyền truy
cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng v chnh xác nhất trên nền tảng
ứng dụng công nghệ thông tin. Kết cấu giáo trình bao gồm 8 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Chương 2: Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
2
Chương 3: Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán
Chương 4: Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
Chương 5: Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu
Chương 6: Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng
Chương 7: Tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi
Chương 8: Tổ chức thông tin trong chu trình ti chnh
Giáo trình do PGS.TS. Nguyễn Mạnh Ton chủ biên v biên soạn các
chương 1, 2, 3, 5 v 8; TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh biên soạn các chương 4, 6 v 7
trên cơ sở tham khảo nhiều ti liệu trong v ngoi nước. Các nội dung được trình
by trong giáo trình lôgic, đảm bảo tnh khoa học.
Mặc dù các tác giả đã đầu tư nhiều thời gian v công sức, tuy nhiên do một
số nội dung được trình by còn khá mới mẻ tại Việt Nam v được biên soạn lần
đầu tiên nên giáo trình có thể còn nhiều khiếm khuyết, chúng tôi mong nhận được
ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái bản sau được hon chỉnh hơn.
Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc.
GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH
HIỆU TRƯỞNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐHĐN
3
Chương 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Mỗi doanh nghiệp được xem l một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con
như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, ti chnh, kế
toán… Mỗi hệ thống con ny đều có mục tiêu riêng, có đầu vo, có hoạt động xử
l v đầu ra khác nhau. Để thực hiện các hoạt động quản l và tác nghiệp tại một
bộ phận chức năng, cũng như trong ton doanh nghiệp cần phải có một hệ thống
thu thập, xử l v cung cấp thông tin. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp,
trong đó quan trọng nhất l hệ thống thông tin kế toán, đóng vai trò l cầu nối giữa
hệ thống quản l v hệ thống tác nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của
doanh nghiệp. Việc nghiên cứu cụ thể về hệ thống thông tin kế toán ở những
chương sau đều dựa trên cách tiếp cận hệ thống. Vì vậy, chương đầu tiên ny s
cung cấp cho người đọc những nội dung cơ bản sau:
- Khái niệm, kết cấu, đặc trưng của hệ thống nói chung vhệ thống thông
tin nói riêng.
- Khái quát về doanh nghiệp v các hệ thống chức năng của doanh nghiệp.
- Giới thiệu hệ thống thông tin quản l trong doanh nghiệp.
- Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin kế toán cũng như mối quan hệ
giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác.
- Các công cụ k thuật để nghiên cứu v mô tả một hệ thống.
1. Khái quát chung về hệ thống
1.1. Khái niệm hệ thống
Hệ thống l tập hợp các phần tử có quan hệ chặt ch với nhau, tác động qua
lại nhau một cách có quy luật để tạo thnh một chỉnh thể thống nhất nhằm thực
hiện một mục tiêu nhất định. Hoạt động của con người thường gắn liền với các hệ
thống. Chẳng hạn, con người có được cảm giác l nhờ hệ thống thần kinh - tập
hợp bao gồm các thnh phần như não bộ, thần kinh cảm giác v các tế bo cảm
giác dưới da hoạt động cùng nhau giúp chúng ta cảm nhận được sự nóng, lạnh, sự
sợ hãi... Chúng ta giao tiếp được với nhau thông qua hệ thống ngôn ngữ, bao gồm
các thnh phần l các từ ngữ, các dấu hiệu thể hiện các ý ngha. Có thể thấy, muôn
vàn hệ thống luôn tồn tại xung quanh chúng ta. Từ những hệ thống có kch thước
4
nhỏ bé, chẳng hạn như một tế bo, một cơ thể sống, một gia đình, một doanh
nghiệp cho đến các hệ thống rất lớn như hệ thống giao thông, hệ thống giáo dục,
hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế của một quốc gia, hệ thống thông tin liên lạc
trên ton thế giới, thậm ch có hệ thống khổng lồ như hệ Mặt Trời bao la. Một số
hệ thống có cấu trúc giản đơn nhưng cũng có những hệ thống cực kì phức tạp, có
những hệ thống do con người tạo ra v có những hệ thống có nguồn gốc từ tự
nhiên.
Mỗi hệ thống l một chỉnh thể thống nhất, một đối tượng tương đối trọn
vẹn. Nói đến hệ thống, cần phải xem xét cả hai điều kiện. Thứ nhất là tập hợp các
phần tử của hệ thống. Thứ hai là những mối liên hệ lẫn nhau giữa các phần tử đó.
Các phần tử của hệ thống có tnh độc lập tương đối, tuy vậy để hiểu bản chất của
một hệ thống không chỉ xem xét các phần tử bên trong hệ thống một cách riêng lẻ,
độc lập nhau m quan trọng hơn l phải hiểu các mối liên hệ tác động qua lại giữa
chúng. Cần phân biệt hệ thống với những tập hợp ngẫu nhiên các yếu tố không có
quan hệ tất yếu no với nhau. Một đống củi có thể bao gồm đầy đủ các yếu tố của
một cái cây, gồm rễ cây, thân cây, cnh cây, lá cây... nhưng không thể l một hệ
thống. Các mối liên hệ giữa các phần tử trong một hệ thống có thể được biểu hiện
dưới nhiều hình thái khác nhau: liên hệ về mặt cơ học, sinh học, năng lượng,
thông tin...
1.2. Kết cấu của hệ thống
Để hiểu một hệ thống cần phải nghiên cứu kết cấu của nó. Kết cấu của hệ
thống l cách thức cấu tạo nên hệ thống, phản ánh sự sắp xếp các phần tử v các
quan hệ giữa chúng theo một trật tự nhất định. Xem xét kết cấu của hệ thống l
tìm hiểu nội dung, bản chất của các phần tử v các mối quan hệ giữa chúng xét
trong không gian v thời gian nhất định. Kết cấu của hệ thống tồn tại một cách
khách quan. Nhờ có kết cấu xác định m hệ thống có được sự ổn định để đảm bảo
trạng thái cân bằng nội tại của nó tại một thời điểm. Khi mối liên hệ giữa các phần
tử hoặc số phần tử của hệ thống thay đổi đến một mức độ nhất định thì kết cấu của
hệ thống s thay đổi.
Trong thực tế, mỗi phần tử của hệ thống thường có nhiều mặt, nhiều thuộc
tính khác nhau. Không phải tất cả các mặt, các thuộc tnh ny đều tham gia tác
động v có mối liên hệ với các phần tử khác trong cùng hệ thống. Vì vậy, bản chất
của hệ thống chỉ phụ thuộc vo đặc điểm các mặt, các thuộc tnh của phần tử tham
gia tác động lẫn nhau. Khi số lượng các thuộc tnh của các phần tử tham gia tác
động lẫn nhau cng lớn thì kết cấu của hệ thống cng phức tạp. Cùng một số phần
tử nhưng khi tác động lẫn nhau bằng những cách thức khác nhau lại có thể tạo nên
các hệ thống khác nhau.
5
V dụ, một gia đình có ba người: vợ (A), chồng (B), con (C). Trong gia
đình, ba người đó đối xử với nhau theo quan hệ A l vợ của B v l mẹ của C; B
l chồng của A v l bố của C; còn C l con của A v B. Trong trường hợp cả ba
người này cùng lm trong một nh máy, ở đó, B l giám đốc còn A v C là công
nhân thì quan hệ giữa B với A v C lại l quan hệ lãnh đạo. Rõ rng, ba người này
đã thuộc về một hệ thống khác, đó l hệ thống tổ chức của nh máy.
Như vậy, khái niệm kết cấu phản ánh hình thức sắp xếp của các phần tử v
tnh chất sự tác động lẫn nhau của các phần tử đó. Nhờ có kết cấu m chúng ta
hiểu được vì sao đặc tnh của hệ thống nói chung không giống với tổng số đặc tnh
của các phần tử tạo thnh.
1.3. Cc đc trưng cơ bn của hệ thống
Mỗi hệ thống đều có các phần tử cấu thnh, có mục tiêu, các phương thức
hoạt động v phối hợp các phần tử nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Hệ thống tiếp
nhận các yếu tố đầu vo, xử l theo các phương thức đã được xác định v kết xuất
các kết quả đầu ra như biểu diễn trên Hình 1.1.
Hình 1.1: Các đặc trưng cơ bản của hệ thống
Một hệ thống hon chỉnh s bao gồm các đặc trưng cơ bản sau:
- Mục tiêu của hệ thống: Là l do để tồn tại hệ thống, l trạng thái, kết quả
hệ thống mong đợi hoặc dự định đạt tới trong quá trình hoạt động của hệ thống.
Mỗi hệ thống có mục tiêu chung l mục tiêu định hướng của cả hệ thống v các
mục tiêu riêng của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống. Giữa mục tiêu
chung v mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không thống nhất. Tnh có
mục tiêu l đặc trưng của hệ thống phức tạp. Mục tiêu của hệ thống có thể thay
đổi trong từng giai đoạn nhất định.
Xử l
Mục tiêu
Môi trường
Đầu vo
Đầu ra
Giao diện