1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYÊN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
BÀI GIẢNG
KẾ TOÁN MÁY
Người biên soạn: Phan Thị Thanh Huyền
Nguyễn Thị Thanh Thủy
Bộ môn: Tin học Tài chính
Thái nguyên, 06/2012
2
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH
NGHIỆP ....................................................................................................................... 7
1.1 Thông tin kế toán và các quyết định ................................................................... 7
1.2 Hệ thống thông tin kế toán ...................................................................................... 7
1.2.1 Khái niệm ........................................................................................................ 7
1.2.2 Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp ......... 7
1.2.3 Tiến trình kế toán ............................................................................................. 8
1.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ................................. 8
1.3 Tổng quan chung về xử lý nghiệp vụ kế toán .......................................................... 9
1.3.1 Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển
hình........................................................................................................................... 9
1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ ............................................. 11
1.3.3 Giới thiệu sơ bộ về thiết kế các hệ thống ghi sổ kép ...................................... 12
1.3.4 Hệ thống mã hóa trong xử lý các nghiệp vụ kế toán ....................................... 12
1.3.5 Chứng từ và các vấn đề liên quan ................................................................... 13
CHƯƠNG 2 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP .......... 14
2.1 Công nghệ thông tin ............................................................................................. 14
2.1.1 Giới thiệu chung ............................................................................................. 14
2.1.2 Phần cứng của máy tính điện tử ...................................................................... 14
2.1.3 Phần mềm của máy tính điện tử...................................................................... 15
2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán hiện đại .............. 16
2.2.2 So sánh kế toán thủ công và kế toán máy ....................................................... 17
2.2.3 Phần mềm kế toán .......................................................................................... 17
2.2.4 Cơ sở dữ liệu kế toán...................................................................................... 18
2.2.5 Hệ thống danh mục từ điển kế toán ................................................................ 18
CHƯƠNG 3 PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING ..................................................... 20
3
3.1 Giới thiệu chung ................................................................................................... 20
3.1.1 Các phân hệ của Fast Accounting ................................................................... 20
3.1.2 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Fast Accounting ............. 22
3.1.3 Một số vấn đề khi cập nhật chứng từ trong Fast Accounting........................... 23
3.2 Những thông tin hệ thống trong Fast Accounting .................................................. 24
3.2.1 Các đối tượng thông tin được quản lý trong Fast Accounting ......................... 24
3.2.2 Quy trình xử lý số liệu trong Fast Accounting ................................................ 30
3.2.3 Các phím chức năng ....................................................................................... 31
3.2.4 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng Fast Accounting ..... 32
3.3 Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu ................................. 33
3.4 Các phân hệ kế toán chủ yếu trong Fast Accounting ............................................. 38
3.4.1 Phân hệ kế toán tổng hợp ............................................................................... 38
3.4.2 Phân hệ kế toán vốn bằng tiền ........................................................................ 50
3.4.3 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu ............................................... 63
3.4.5 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả ............................................... 81
3.4.5 Phân hệ kế toán hàng tồn kho ......................................................................... 96
3.4.6 Phân hệ kế toán tài sản cố định và công cụ lao động..................................... 116
4
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 3.1: Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting
Hình 3.2: Quy trình xử lý dữ liệu trong Fast Accounting
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp
Hình 3.4: Màn hình phân hệ kế toán tổng hợp
Hình 3.5: Mành hình khai báo thông tin về tài khoản
Hình 3.6: Màn hình khai báo danh mục phân loại tài khoản
Hình 3.7: Màn hình cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản
Hình 3.8: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán tổng hợp
Hình 3.9: Phiếu kế toán
Hình 3.10: Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động
Hình 3.11: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
Hình 3.12: Màn hình Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay
Hình 3.13: Giấy báo Có (thu) của ngân hàng
Hình 3.14: Phiếu chi tiền mặt
Hình 3.15: Cập nhật hóa đơn thuế đầu vào của Phiếu chi tiền mặt
Hình 3.16: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Hình 3.17: Màn hình phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Hình 3.18: Màn hình thông tin khách hàng
Hình 3.19: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Hình 3.20: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Hình 3.21: Hóa đơn dịch vụ
Hình 3.22: Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại
Hình 3.23: Hóa đơn giảm giá
Hình 3.24: Phiếu ghi nơ, ghi có tài khoản công nợ
Hình 3.25: Chứng từ bù trừ công nợ
Hình 3.26: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
5
Hình 3.27: Màn hình Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Hình 3.28: Phiếu nhập mua hàng
Hình 3.29: Màn hình nhập chi phí mua hàng
Hình 3.30: Màn hình nhập hóa đơn thuế giá trị gia tăng của người bán
Hình 3.31: Phiếu nhập khẩu
Hình 3.32: Phiếu nhập chi phí mua hàng
Hình 3.33: Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
Hình 3.34: Phiếu nhập mua xuất thẳng
Hình 3.35: Hóa đơn mua hàng dịch vụ
Hình 3.36: Phiếu thanh toán tạm ứng
Hình 3.37: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho
Hình 3.38: Phân hệ kế toán hàng tồn kho
Hình 3.39: Màn hình thông tin vật tư
Hình 3.40: Màn hình sửa số dư vật tư
Hình 3.41: Màn hình thêm số dư vật tư
Hình 3.42: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán hàng tồn kho
Hình 3.43: Phiếu nhập kho
Hình 3.44: Phiếu xuất kho
Hình 3.45: Phiếu xuất điều chuyển kho
Hình 3.46: Phân hệ Kế toán tài sản cố định
Hình 3.47: Màn hình khai báo thông tin tài sản cố định
Hình 3.48: Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ