Bài giảng Nguyên lý kế toán: Chương 2 - ThS. Hoàng Thùy Dương

CHƯƠNG II: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ

2.1. Khái niệm chứng từ kế toán  Theo Điều 4, Khoản 7, Luật kế toán Việt Nam: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

 Theo Điều 17, Luật kế toán Việt Nam: Nội dung bắt buộc của chứng từ

kế toán bao gồm:

1. Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ 3. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán 4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán 5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh 6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính 7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên

quan đến chứng từ

29

Mẫu số: 01- TT

Ví dụ chứng từ kế toán (Chứng từ viết tay) Công ty CP Vật Tư Nông Nghiệp Huế Địa chỉ: 128 Nguyễn Trãi ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ Trưởng BTC)

Liên số: Số phiếu: PT34/07

PHIẾU THU Ngày 19 tháng 07 năm N

TK Nợ:……….. TK Có:…………

Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Việt Địa chỉ: 56 Phan Chu Trinh - TP huế Lí do nộp : Thu tiền bán hàng Số tiền : 18.500.000……. (Viết bằng chữ) Mười tám triệu năm trăm ngàn đồng chẵn./.

Kèm theo 1 chứng từ gốc

Ngày 19 tháng 07 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (ký, họ tên)

(ký,họ tên) (ký, họ tên)

(ký,họ tên)

30

2.2. Ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán  Ý nghĩa: chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc

tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.

 Tác dụng • Giúp cho việc thực hiện hạch toán ban đầu; • Đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài

chính;

• Dùng làm căn cứ để ghi sổ; • Giúp cho việc xác định trách nhiệm của các các nhân và tổ chức trước pháp luật về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

31

2.3. Phân loại chứng từ * Phân loại theo hình thức vật mang tin

- Chứng từ bằng giấy - Chứng từ điện tử

* Phân loại theo công dụng

- Chứng từ gốc - Chứng từ ghi sổ

* Phân loại theo tính chất pháp lý

- Chứng từ bắt buộc - Chứng từ hướng dẫn

* Phân loại theo nội dung kinh tế

32

- Chứng từ về lao động tiền lương - Chứng từ hàng tồn kho - Chứng từ về tiền tệ - Chứng từ về bán hàng - Chứng từ về TSCĐ

2.4. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

Kiểm tra Kiểm tra chứng từ chứng từ

Lập hoặc Lập hoặc tiếp nhận tiếp nhận chứng từ chứng từ

Sử dụng Sử dụng chứng từ chứng từ để ghi sổ để ghi sổ kế toán kế toán

Bảo quản, Bảo quản, lưu trữ và lưu trữ và huỷ chứng huỷ chứng từ từ

Sau khi Sau khi chứng từ đã chứng từ đã được kiểm được kiểm tra, Kế toán tra, Kế toán sẽ sử dụng sẽ sử dụng chứng từ để chứng từ để ghi sổ kế ghi sổ kế toán toán

33

Khi NVKT Khi NVKT phát sinh, kế phát sinh, kế toán tiến toán tiến hành lập hành lập hoặc tiếp hoặc tiếp nhận chứng nhận chứng từ để thu từ để thu nhận thông nhận thông tin tin Kiểm tra Kiểm tra chứng từ kế chứng từ kế toán là kiểm toán là kiểm tra tính hợp tra tính hợp pháp và hợp pháp và hợp lệ của chứng lệ của chứng từ và của từ và của NVKT phát NVKT phát sinh sinh Sau khi chứng từ Sau khi chứng từ được sử dụng thì được sử dụng thì phải bảo quản và phải bảo quản và lưu trữ trong 1 lưu trữ trong 1 thời gian, sau đó thời gian, sau đó chứng từ sẽ được chứng từ sẽ được huỷ. Thời gian huỷ. Thời gian lưu trữ từ 5- lưu trữ từ 5- 10năm 10năm

 Các loại kiểm kê

•Kiểm kê hiện vật: vật tư, sản phẩm, hàng hoá •Kiêm kê tiền mặt, chứng phiếu có giá và chứng khoán •Kiêm kê tiền gửi ngân hàng và cac khoản thanh toán; đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng giữa sổ kế toán của doanh nghiệp và số dư trên sổ của ngân hàng.

34

2.5. Kiểm kê Kiểm kê là việc cân đong, đo, đếm số lượng, xác định và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán.  Kiểm kê thường được thực hiện trong những trường hợp • Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính • Khi thực hiện nghĩa vụ chia, tách, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê doanh nghiệp. • Khi đánh giá lại giá trị tài sản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền • Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.