2.1. Khái niệm chứng từ kế toán
Theo Điều 4, Khoản 7, Luật kế toán Việt Nam: “Chứng từ kế toán là
những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Theo Điều 17, Luật kế toán Việt Nam: Nội dung bắt buộc của chứng từ
kế toán bao gồm:
1. Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính
7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ
CHƯƠNG II: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ
29
Ví dụ chứng từ kế toán (Chứng từ viết tay)
Công ty CP Vật Tư Nông Nghiệp Huế Mẫu số: 01- TT
Địa chỉ: 128 Nguyễn Trãi ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của bộ Trưởng BTC)
Liên số:
Số phiếu: PT34/07
PHIẾU THU
Ngày 19 tháng 07 năm N
TK Nợ:………..
TK Có:…………
Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Việt
Địa chỉ: 56 Phan Chu Trinh - TP huế
Lí do nộp : Thu tiền bán hàng
Số tiền : 18.500.000……. (Viết bằng chữ) Mười tám triệu năm trăm ngàn đồng chẵn./.
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Ngày 19 tháng 07 năm 2009
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký, họ tên)
30
2.2. Ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán
Ý nghĩa: chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc
tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ vì nó chứng minh
tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên
sổ kế toán.
Tác dụng
•Giúp cho việc thực hiện hạch toán ban đầu;
•Đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài
chính;
•Dùng làm căn cứ để ghi sổ;
•Giúp cho việc xác định trách nhiệm của các các nhân và tổ
chức trước pháp luật về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh.
31
2.3. Phân loại chứng từ
* Phân loại theo hình thức vật mang tin
- Chứng từ bằng giấy
- Chứng từ điện tử
* Phân loại theo công dụng
- Chứng từ gốc
- Chứng từ ghi sổ
* Phân loại theo tính chất pháp lý
- Chứng từ bắt buộc
- Chứng từ hướng dẫn
* Phân loại theo nội dung kinh tế
- Chứng từ về lao động tiền lương
- Chứng từ hàng tồn kho
- Chứng từ về tiền tệ
- Chứng từ về bán hàng
- Chứng từ về TSCĐ
32
2.4. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ
Lập hoặc
tiếp nhận
chứng từ
Lập hoặc
tiếp nhận
chứng từ
Kiểm tra
chứng từ
Kiểm tra
chứng từ
Sử dụng
chứng từ
để ghi sổ
kế toán
Sử dụng
chứng từ
để ghi sổ
kế toán
Bảo quản,
lưu trữ và
huỷ chứng
từ
Bảo quản,
lưu trữ và
huỷ chứng
từ
Khi NVKT
phát sinh, kế
toán tiến
hành lập
hoặc tiếp
nhận chứng
từ để thu
nhận thông
tin
Khi NVKT
phát sinh, kế
toán tiến
hành lập
hoặc tiếp
nhận chứng
từ để thu
nhận thông
tin
Kiểm tra
chứng từ kế
toán là kiểm
tra tính hợp
pháp và hợp
lệ của chứng
từ và của
NVKT phát
sinh
Kiểm tra
chứng từ kế
toán là kiểm
tra tính hợp
pháp và hợp
lệ của chứng
từ và của
NVKT phát
sinh
Sau khi
chứng từ đã
được kiểm
tra, Kế toán
sẽ sử dụng
chứng từ để
ghi sổ kế
toán
Sau khi
chứng từ đã
được kiểm
tra, Kế toán
sẽ sử dụng
chứng từ để
ghi sổ kế
toán
Sau khi chứng từ
được sử dụng thì
phải bảo quản và
lưu trữ trong 1
thời gian, sau đó
chứng từ sẽ được
huỷ. Thời gian
lưu trữ từ 5-
10năm
Sau khi chứng từ
được sử dụng thì
phải bảo quản và
lưu trữ trong 1
thời gian, sau đó
chứng từ sẽ được
huỷ. Thời gian
lưu trữ từ 5-
10năm
33