Bài giảng Nguyên lý kế toán: Chương 4

CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ

LOGO

MỤC TIÊU

Chương 4 “Chứng từ kế toán - Kiểm kê kế

toán” sẽ giúp cho sinh viên:

 Hiểu về phương pháp Chứng từ Kế toán.

 Hiểu về phương pháp Kiểm kê Kế toán.

 Thực hành lập chứng từ kế toán (Tiếp cận

tình huống thực tế).

 Tiến hành kiểm kê kế toán (Tiếp cận tình

huống thực tế).

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Luật Kế toán.

 Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam.

 Thông tư 200/2014/TT/BTC

 Giáo trình:

1/ Lê Thị Thanh Hà và Trần Thị Kỳ (Đồng chủ biên, 2014), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Tài chính.

2/ Võ Văn Nhị (Chủ biên, 2012), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Phương Đông.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Các Website:

- Website của Bộ tài chính : www.mof.gov.vn

- Website của Tổng cục thuế : www.gdt.gov.vn

- Website của Hội tư vấn thuế: www.vtca.vn

- Website kế toán: www.webketoan.vn

NỘI DUNG

CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ

1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2. KIỂM KÊ TÀI SẢN

1.1 Khái niệm chứng từ

2.1 Khái niệm kiểm kê

1.2 Ý nghĩa của chứng từ

2.2 Tác dụng của kiểm kê

1.3 Phân loại chứng từ

2.3 Phân loại kiểm kê

1.4 Nội dung của chứng từ

2.4 Tổ chức công tác kiểm

1.5 Nguyên tắc lập chứng từ

kê

1.6 Trình tự xử lý và luân

chuyển chứng từ

1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ

Ví dụ: Khi bán hàng  Hóa đơn bán hàng

Khi thu tiền  Phiếu thu Khi xuất kho NVL  Phiếu xuất kho

1.1 Khái niệm

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ.

(Theo Điều 3, Luật Kế Toán, 2015)

 Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thành vào giấy tờ và vật mang tin theo quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.

1.2 Ý nghĩa của chứng từ kế toán

 Lập chứng từ là nội dung đầu tiên trong tổ chức công tác kế

toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

 Chứng từ là cơ sở để ghi sổ các nghiệp vụ đã phát sinh đảm

bảo tính pháp lý cho số liệu kế toán.

 Chứng từ là căn cứ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

 Chứng từ là phương tiện thông tin để cấp trên truyền đạt

mệnh lệnh và kiểm tra việc thực hiện.

 Cơ sở để xác định cá nhân và bộ phận chịu trách nhiệm vật chất về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ.

 Chứng từ để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về kinh tế tài

chính.

www.thmemgallery.com

1.3 Phân loại chứng từ kế toán

Theo trình tự lập chứng từ

 Chứng từ ban đầu (Chứng từ gốc) lập trực

tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh

hay hoàn thành

 Phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán

 Gồm những chứng từ gốc

Ví dụ: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền

mặt…

 Có giá trị pháp lý quan trọng nhất

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ kế toán

 Chứng từ tổng hợp (Chứng từ ghi sổ)

Dùng để tổng hợp số liệu các chứng từ gốc cùng

loại, cùng nghiệp vụ nhằm giảm bớt khối lượng ghi

chép trên kế toán.

Ví dụ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê nộp

séc….

 Chỉ có giá trị pháp lý khi đính kèm chứng từ gốc

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ kế toán

Số …02…

www.thmemgallery.com

CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28 tháng 2 năm 20xx

Tài khoản

Trích yếu

Số tiền

Nợ

Có

Rút tiền gửi NH

111

112

30.000.000

Khách hàng B trả tiền

111

131

50.000.000

Thu hồi tạm ứng

111

141

5.000.000

Cộng

85.000.000

Số lượng chứng từ gốc đính kèm: 3

Người lập (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ kế toán

www.thmemgallery.com

Phân loại chứng từ

Theo nội dung phản ánh

Theo công dụng chứng từ

Theo địa điểm lập chứng tư

Theo hình thức chứng từ

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào công dụng chứng từ o Chứng từ mệnh lệnh Dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới. Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư, quyết định thanh lý TSCĐ, đơn xin tạm ứng…  Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán.

o Chứng từ chấp hành Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất vật tư…  Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Ví dụ: Bảng thanh toán lương cho công nhân phải đi kèm với phiếu chi ( nếu chi bằng tiền mặt) hay sao kê ngân hàng (chuyển khoản)

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ

o Chứng từ thủ tục kế toán: Chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo từng đối tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. Ví dụ: Bảng kê nộp séc, chứng từ ghi sổ…

o Chứng từ liên hợp Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bảng kiểm nghiệm kiêm phiếu nhập kho …

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào nội dung kinh tế

www.thmemgallery.com

Chứng từ kế toán được ban hành theo 5 chỉ tiêu  Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, Bảo hiểm y tế, xã hội, Bảng thanh toán tiền thưởng vượt năng xuất …

 Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,

Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ …

 Chứng từ bán hàng:hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng

thông thường, bảng thanh toán hàng gửi bán đại lý ...

 Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị tạm ứng thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có …

 Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao sữa chữa lớn TSCĐ…

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ

Căn cứ hình thức chứng từ

o Chứng từ giấy

Phản ánh nội dung kinh tế phát sinh và đã hoàn

thành bằng giấy tờ.

o Chứng từ điện tử

Chứng từ có các nội được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa mà không bị thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng, máy tính hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào địa điểm lập chứng từ

o Chứng từ bên trong (nội bộ): chứng từ do đơn vị lập.

Bao gồm

 Liên quan đến nội bộ của đơn vị như bảng thanh toán

lương, phiếu xuất kho NVL dùng cho phân xưởng sản xuất, giấy đề nghị/ thanh toán tạm ứng.

 Liên quan đến các mối quan hệ kinh tế bên ngoài như hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy bào Nợ/ Có của Ngân hàng, Biên bảng thanh toán nợ.

o Chứng từ bên ngoài

Chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh luên quan đến đơn vị nhưng được lập từ đơn vị khác như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( liên 2)...

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ

Ngoài ra, còn có các kiểu phân loại sau:

 Căn cứ vào quy định Nhà nước

 Căn cứ số lần ghi một loại nghiệp vụ kinh tế trên

chứng từ

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.3 Nội dung chứng từ

 Nội dung chủ yếu Là những yếu tố bắt buộc, sự vắng mặt của những yếu tố cơ bản này sẽ làm cho chứng từ trở nên không đầy đủ và không đáng tin cậy

 Nội dung bổ sung Là những yếu tố không bắt buộc có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm riêng biệt với từng loại NVKT phát sinh đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.4 Nội dung bắt buộc

Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh

Thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Nơi phát hành chứng từ

Nơi nhận chứng từ

Yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ

Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động kinh tế

Phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.4 Nội dung bổ sung

Định khoản

Hình thức thanh toán

Thời gian bảo hành

Thời hạn thanh toán

Hạn mức công nợ

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

www.thmemgallery.com

Mẫu số 01 - VT (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Đơn vị:................... Bộ phận:................

PHIẾU NHẬP KHO Ngày....tháng....năm ....... Số: .................................

Nợ ......................... Có .........................

- Họ và tên người giao: ....................................................................................... - Theo .................. số ........... ngày ..... tháng ..... năm ..... của ........................... Nhập tại kho: ...........................................địa điểm.............................................

Số lượng

Tên, nhãn hiệu, quy cách,

T phẩm chất vật tư, dụng

Theo

Thực Đơn Thành

Đơ n Mã vị

cụ sản phẩm, hàng hoá B

số C

tính chứng từ nhập giá D

tiền 4

T A

Cộng

x

- Tổng số tiền (viết bằng chữ):....................................................................................... - Số chứng từ gốc kèm theo:..........................................................................................

Ngày ... tháng... năm...

Người lập phiếu Người giao hàng

Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)

(Ký, họ tên)

Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

www.thmemgallery.com

Mẫu số 02 - VT (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Đơn vị:................... Bộ phận:................

PHIẾU XUẤT KHO Ngày.....tháng.....năm ...... Số: ...................................

Nợ ......................... Có .........................

- Họ và tên người nhận hàng: ........................... Địa chỉ (bộ phận)............................... - Lý do xuất kho: .......................................................................................................... - Xuất tại kho (ngăn lô): ................................Địa điểm ...............................................

Đơn

Số lượng

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, Mã

vị Yêu Thực Đơn Thành

cầu xuất

sản phẩm, hàng hoá B

số C

tính D

giá 3

tiền 4

S T T A

Cộng

x

- Tổng số tiền (viết bằng chữ):..................................................................................... - Số chứng từ gốc kèm theo:........................................................................................

Ngày .... tháng ....năm...

Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng

Giám đốc (Ký, họ tên)

hàng (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

phiếu (Ký, họ tên)

(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên)

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

www.thmemgallery.com

Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Đơn vị:................... Địa chỉ:…………..

PHIẾU THU Quyển số:............ Ngày .......tháng .......năm ....... Số:................ Nợ:............... Có:................ Họ và tên người nộp tiền:.................................................................................................. Địa chỉ:.............................................................................................................................. Lý do nộp:.......................................................................................................................... Số tiền:.....................................(Viết bằng chữ):............................................................... ........................................................................................................................................... Kèm theo:.....................................................................Chứng từ gốc:

Ngày .....tháng .....năm ......

Giám đốc

Kế toán trưởng Người nộp

Thủ quỹ

Người lập phiếu (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

tiền (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):........................................................................................ + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):..................................................................................... + Số tiền quy đổi:................................................................................................................... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

www.thmemgallery.com

Mẫu số 02 - TT (Ban hành theo Thông tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC)

Đơn vị:................... Địa chỉ:..................

PHIẾU CHI Quyển số:..........

Ngày .....tháng .....năm ....... Số :..................... Nợ :.................... Có :..................... Họ và tên người nhận tiền:.................................................................................. Địa chỉ:................................................................................................................ Lý do chi:............................................................................................................ Số tiền:........................................(Viết bằng chữ):.............................................. ............................................................................................................................. Kèm theo .............................................................. Chứng từ gốc:

Ngày ......tháng ......năm .....

Giám đốc

Thủ quỹ

Người nhận

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Người lập phiếu (Ký, họ tên)

tiền (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :................................................................................. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):............................................................................... + Số tiền quy đổi:.............................................................................................................. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

Mẫu số: 01GTKT3/001

www.thmemgallery.com

HÓA ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11P Liên 1: Lưu Số: 0000001 Ngày........tháng.......năm 20.... Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH A Mã số thuế: 010023400 Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Số tài khoản............................................................................................................................................................. Điện thoại:............................................................................................................................................................... Họ tên người mua hàng................................................................ ...... ....... ........................................................... Tên đơn vị............................................................................................................................................................... Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản........................................................................... Hình thức thanh toán:.................... Tên hàng hóa, dịch vụ STT 2 1

Đơn vị tính 3

Thành tiền 6=4x5

Số lượng 4

Đơn giá 5

Cộng tiền hàng: …………................ Thuế suất GTGT: ....…… % , Tiền thuế GTGT: ……………............ Tổng cộng tiền thanh toán ............................... Số tiền viết bằng chữ:..................................................................................................................................................

Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)

Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

(In tại Công ty ........., Mã số thuế ........)

Company Logo

Ghi chú: - Liên 1: (Màu tím) Lưu - Liên 2: (Màu đỏ) Giao người mua - Liên 3: ( Màu xanh) Lưu hành nội bộ

1.4 Nội dung chứng từ

Mẫu số: 01GTKT3/001

www.thmemgallery.com

HÓA ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNGKý hiệu: AA/11P

Thành tiền 6=4x5

Số lượng 4

Đơn giá 5

Đơn vị tính 3

Mua 100 kg NVL A nhập kho Giá mua chưa thuế: 80.000đ/kg Thuế suất thuế GTGT = 10% Đã thanh toán bằng tiền mặt

Liên 2: Giao khách hàngSố: 0000001 Ngày........tháng.......năm ….... Đơn vị bán hàng: …………………………………………………………………………………………………… Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………………………. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………………. Số tài khoản............................................................................................................................................................. Điện thoại:............................................................................................................................................................... Họ tên người mua hàng........................................................................................................................................ Tên đơn vị............................................................................................................................................................... Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản........................................................................... Hình thức thanh toán:.................... Tên hàng hóa, dịch vụ STT 1 2 1 Cộng tiền hàng: …… Thuế suất GTGT: ....10… % , Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ:..................................................................................................................................................

Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)

Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

Mẫu số: 01GTKT3/001

www.thmemgallery.com

HÓA ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNGKý hiệu: AA/11P

Liên 1: LưuSố: 0000001 Ngày........tháng.......năm ….... Đơn vị bán hàng: …………………………………………………………………………………………………… Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………………………. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………………. Số tài khoản............................................................................................................................................................. Điện thoại:............................................................................................................................................................... Họ tên người mua hàng........................................................................................................................................ Tên đơn vị............................................................................................................................................................... Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản........................................................................... Hình thức thanh toán:.................... Tên hàng hóa, dịch vụ STT 2 1

Thành tiền 6=4x5

Số lượng 4

Đơn giá 5

Đơn vị tính 3

Xuất bán 100 gấu bông Giá bán chưa thuế là 100.000đ/ con Thuế suất thuế GTGT là 10% Khách hàng thanh toán sau 3 tháng

1 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: ....10… % , Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ:..................................................................................................................................................

Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)

Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

Mẫu số: 02GTTT3/001

www.thmemgallery.com

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ký hiệu: AB/12P Liên 1: Lưu Số: 0000001 Ngày........tháng.......năm ....... Đơn vị bán hàng: ………………………………………………………………………………………………….. Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………………... Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………. Số tài khoản........................................................................................................................................................ Điện thoại:.......................................................................................................................................................... Họ tên người mua hàng................................................................ ...... ....... ....................................................... Tên đơn vị........................................................................................................................................................... Địa chỉ................................................................ Số tài khoản............................................................................ Hình thức thanh toán:.................... MST:........................................................................................................... Đơn vị tính STT 3 1

Tên hàng hóa, dịch vụ 2

Thành tiền 6=4x5

Số lượng 4

Đơn giá 5

…..................................

Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: Số tiền viết bằng chữ:..............................................................................................................................................

Người bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Company Logo

1.4 Nội dung chứng từ

www.thmemgallery.com

Đơn vị:...................

Mẫu số 03 - TT

Bộ phận:................

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày ..... tháng ..... năm ......

Số : .....................

Kính gửi:.........................................................................................................................................

Tên tôi là:.........................................................................................................................................

Địa chỉ:.............................................................................................................................................

Đề nghị cho tạm ứng số tiền:..................................(Viết bằng chữ)................................................

..........................................................................................................................................................

Lý do tạm ứng:.................................................................................................................................

Thời hạn thanh toán:........................................................................................................................

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng

(Ký, họ tên)

Company Logo

1.5 Nguyên tắc lập chứng từ

o Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị đều phải lập chứng từ. Chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế

o Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ. Kịp thời, chính xác cho nội

dung quy định theo mẫu

o Không được viết tắc, tẩy xóa, sữa chữa, chỗ trống phải

gạch chéo. Khi viết sai chứng từ phải hủy bỏ

o Chứng từ phải lập đủ số liên quy định o Chứng từ lập để giao dịch bên ngoài cần có dấu của đơn vị

kế toán

o Người lập, người ký duyệt và những người liên quan phải trực tiếp ký tên (bằng bút mực không bằng bút đỏ, bút chì) và chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ

o Chứng từ được lập dưới dạng điện tử phải được in ra giấy

và lưu trữ theo quy định

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.6 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ

www.thmemgallery.com

Lập/ thu nhận chứng từ

- Lập theo mẫu, ghi nội dung KT phát sinh - Đầy đủ chữ ký

Kiểm tra & hoàn chỉnh chứng từ

- Tính rõ ràng, trung thực của các khoản mục - Tính hợp pháp, hợp lệ của NVKT - Tính chính xác của số liệu, thông tin

Luân chuyển& ghi sổ

- Phân loại chứng từ - Luân chuyển đến các bộ phận liên quan - Vào sổ kế toán

Bảo quản – Lưu trữ - Hủy

- Phân loại theo NDKT, sắp xếp theo thứ tự thời gian - Chứng từ không Sử Dụng Trực Tiếp để ghi sổ: 5 năm - Chứng từ SDTT để ghi sổ: 10 năm

Company Logo

1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ

www.thmemgallery.com

Giấy đề nghị tạm ứng

Kế toán

Thủ quỹ

Người nhận tạm ứng

Giám đốc/ Phó giám đốc

Lưu trữ

Company Logo

1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ

www.thmemgallery.com

Phiếu nhập kho

Lập chứng từ

Nhập kho Ghi vào thẻ kho

Thủ kho

Kế toán vật liệu

Phòng cung ứng

Ghi sổ Nhập NVL

Lưu trữ

Company Logo

1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ

 KIỂM TRA CHỨNG TỪ

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ

tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán

 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng

từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên

chứng từ kế toán

 Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ

 HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ

 Ghi giá trên chứng từ ( đối với loại chứng từ có yêu cầu

này)

Ví dụ: Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho do thủ kho

chuyển đến sẽ ghi vào cột đơn giá và thành tiền, sau đó

phiếu xuất kho dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán

 Phân loại và tổng hợp chứng từ

 Lập định khoản kế toán

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ

 TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

 Là việc xác định và luân chuyển chứng từ đến

người nhận, bảo quản chứng từ sau khi đã ghi sổ

kế toán

 Kế toán trưởng của đơn vị chịu trách nhiệm quy

trình luân chuyển chứng từ, thông thường được

thể hiện dưới dạng lưu đố chứng từ

www.thmemgallery.com

Company Logo

1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ

 BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

 Chứng từ kế toán phải được lưu trữ bản chính theo

thời hạn quy định

 Chỉ có cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới được

tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán

 Đối với chứng từ điện tử phải được lưu trữ ở dạng

nguyên bản và phải có phương tiện truy cập khi cần

thiết

www.thmemgallery.com

Company Logo

2. KIỂM KÊ TÀI SẢN

www.thmemgallery.com

Sự cần thiết của kiểm kê

Giữa số liệu kế toán và số liệu thực tế có thể chênh lệch

do những nguyên nhân sau:

 Do nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác về mặt số

lượng khi nhập, xuất, thu, chi.

 Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản

 Lập chứng từ, ghi sổ kế toán có sai sót

 Tình trạng tham ô, gian lận, mất mát tài sản

Company Logo

2.1 KHÁI NIỆM

Kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có nhằm xác định số thực có của tài sản trên thực tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số liệu ghi trên sổ sách kế toán.

Kiểm kê là phương pháp kế toán thực hiện việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán.

Điều 39, Luật kế toán 2003

www.thmemgallery.com

Company Logo

2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Các trường hợp phải tiến hành kiểm kê:

 Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính

 Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, bán, cho

thuê doanh nghiệp

 Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

 Đánh giá lại tài sản do các sự kiện: hỏa hoạn, lũ

lụt…

 Các trường hợp khác theo yêu cầu của nhà nước

Company Logo

2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ

o Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản của đơn vị

 Ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí và hiện tượng vi phạm

kỷ luật tài chính làm thất thoát tài sản

 Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản

o Giúp cập nhật số liệu trên sổ sách theo đúng số liệu thực tế

nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, đầy

đủ, trung thực.

o Giúp người quản lý nắm chính xác số lượng và chất lượng

tài sản hiện có đưa ra các biện pháp giải quyết thích hợp

nhằm nâng cáo hiệu quả hoạt động (TS ứ đọng, chất lượng

TS, cách thức bảo quản TS…)

www.thmemgallery.com

Company Logo

2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Company Logo

2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Căn cứ vào phạm vi kiểm kê

Kiểm kê toàn diện

 Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của đơn

vị như TSCĐ, NVL, CCDC, Tiền mặt, Tiền gửi

Ngân hàng, Khoản phải thu…

 Tiến hành ít nhất một lần vào cuối kỳ kế toán,

trước khi lập báo cáo tài chính

Company Logo

2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ

Kiểm kê từng phần

 Kiểm kê một hoặc một vài loại tài sản hiện có của

đơn vị như kiểm kê tiền mặt tại quỹ, kiểm kê

hàng tồn kho …

 Phục vụ yêu cầu quản lý hay khi có nghiệp vụ

bàn giao tài sản

www.thmemgallery.com

Company Logo

2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Căn cứ theo thời hạn kiểm kê

Kiểm kê định kỳ

 Kiểm kê theo thời hạn quy định trước như kiểm

kê cuối mỗi tháng đối với hàng hóa, cuối năm với

toàn bộ TS của đơn vị

 Kỳ hạn kiểm kê định kỳ được Nhà nước quy định

hoặc theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Company Logo

2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Kiểm kê bất thường

 Kiểm kê đột xuất, ngoài thời hạn quy định

 Kiểm kê bất thường tiến hành khi có sự

thay đổi người quản, khi đơn vị gặp sự cố

như cháy nổ, hỏa hoạn, khi cơ quan thanh

tra tiến hành đột xuất, theo yêu cầu của

kiểm toán

Company Logo

2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Company Logo

2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Trước khi kiểm kê

Kế toán viên

 Khóa sổ kế toán

 Xác định giá trị TS trên sổ sách

Nhân viên quản lý TS sắp xếp và phân loại TS

Company Logo

2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Thực hiện kiểm kê

 Thực hiện kiểm kê theo trình tự

 Thu thập, tổng hợp số liệu kiểm kê và đối

chiếu với sổ sách kế toán

Có hai phương pháp kiểm kê

 Kiểm kê hiện vật

 Kiểm kê đối chiếu

Company Logo

2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ

Phương thức tiến hành kiểm kê

Kiểm kê đối chiếu

Kiểm kê hiện vật

2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ

www.thmemgallery.com

Mẫu số 05 - VT (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Đơn vị:................... Bộ phận:................

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

- Thời điểm kiểm kê .....giờ ...ngày ...tháng ...năm...... - Ban kiểm kê gồm : Ông/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:.....................................Trưởng ban Ông/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viên Ông/ Bà: ..............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

Chênh lệch

Theo sổ kế toán

Theo kiểm kê

Thừa

Thiếu

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, Mã số C x

Đơn vị tính D x

Đơn giá 1 x

S T T A

Số lượng 4 x

Thành tiền 3

Số lượng 6 x