Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 4 - Dương Tuấn Anh, Nguyễn Thanh Sơn

ươ

ế

Ch

ề

ể

ộ

ệ ng 4 Thuy t trình­Làm vi c theo  ọ nhóm­Đi u khi n cu c h p

ỹ

ế

ệ

ề

ể

ộ

• Ph n I:ầ  K  năng thuy t trình • Ph n II: Làm vi c theo nhóm ầ • Ph n III: Đi u khi n cu c h p ọ   ầ

ươ

ễ

ấ

  by D ng Tu n Anh &Nguy n Thanh S n ơ

1­1

Ế

Ỹ

I K  NĂNG THUY T TRÌNH

ẩ

ộ ố ướ ặ

ế

ươ

ệ

ế ộ ố ể

ế

• M t s  câu h i ỏ • B c chu n b ị • Đ c đi m c a m t bài thuy t trình ộ ủ ể • Trình bày b ng ph ự ằ ng ti n tr c quan • Thuy t trình b ng overhead projector ằ • M t s  đi m c n l u ý khi thuy t trình ầ ư

1­2

ộ ố

ỏ M t s  câu h i

• Thuy t trình là gì ? . ấ

i nói cung c p thông tin cho ng ườ i  Ng

.

ắ  Th i gian trình bày “ng n”.

ế ườ nghe. ờ • Ai c n ai ? ầ  Ng Ng

ss

1­3

ườ ườ ầ ườ ầ i nói c n ng i nghe c n ng i nghe hay ườ i nói.

ướ

ẩ

ị B c chu n b

ị

ụ

ằ ế

ượ

• Xác đ nh m c tiêu b ng các câu h i ỏ .  T i sao có bu i thuy t trình này. ổ ạ  Cái gì đ ườ

ấ c cung c p cho ng i nghe.

ế

• Xác đ nh thính gi ị  Th  lo i c a ch  đ  thuy t trình. ể ạ ủ  Trình đ  thính gi ộ

ả. ủ ề ả .

ss

1­4

ướ

ẩ

ị B c chu n b

ế

ờ

ị

:

• Xác đ nh th i gian thuy t trình

ầ

ẫ

ổ

ệ  Chia th i gian trình bày thành các ph n  ờ ầ ớ ừ ỏ ươ ng  ng v i t ng công vi c xác

ế

ấ

c. ủ ề ủ

dung trình bày, t ố qu  mong mu n đ t đ  Ph n 2 : trình bày t ng ch  đ  c a

ch

ả ầ ươ ầ

ế

ế

ầ

ậ

i sao có v n đ  này, k t  ạ ượ ừ ị ự ng trình ngh  s .  Ph n 3 : k t lu n c a ph n thuy t trình. ủ

ss

1­5

ứ nh  t ụ ị đ nh. Thí d  :  Ph n 1 : d n nh p : t ng quan v  n i  ề ộ ậ ề ạ

ướ

ẩ

ị B c chu n b

ộ

ầ  :

ể

• Chia n i dung thành 2 ph n  Ph n trình bày trên các slide. ầ  Ph n đ  nói. ầ

ss

1­6

ủ

ế

ể

ặ

Đ c đi m c a 1 bài thuy t trình

• Rõ ràng :

ơ ắ

ử ụ ắ

ể

ọ

ss

1­7

 Ng n và đ n gi n. ả  Highlight các đi m quan tr ng. ể • S  d ng hình  nh, âm thanh, màu  ả ệ ạ s c, ... đ  làm m nh các thông đi p

ủ

ế

ể

ặ

Đ c đi m c a 1 bài thuy t trình

ộ

• N i dung slide là :

ố ế

ờ

ss

1­8

 X ng s ng c a bài thuy t trình ươ ủ  H  tr  cho l ỗ ợ i nói. • Nh t quán : ấ  Màu s cắ  Font, size chữ  Indentation.

ủ

ế

ể

ặ

Đ c đi m c a 1 bài thuy t trình

ỗ

ồ

ủ

ỗ

:

• M i slide bao g m :  Hình  nh, video, âm thanh. ả  Ch  vi ữ ế t • M i dòng c a slide là

ạ ệ

ss

1­9

ắ  Đo n câu (phrase) không là m nh đ . ề  Xúc tích, ng n g n. ọ

ủ

ế

ể

ặ

Đ c đi m c a 1 bài thuy t trình

ủ

ự

ả

• S  d ng các hi u  ng c a powerpoint  ệ ứ ử ụ  Tr t t ủ ệ ậ ự ộ ấ  xu t hi n c a n i dung trình bày  Xu t hi n c a t ng slide ủ ừ ệ ấ  Xu t hi n c a t ng dòng, ch , ký t ữ ủ ừ ệ ấ  Xu t hi n c a t ng hình  nh. ủ ừ ệ ấ

ss

1­10

ủ

ế

ể

ặ

Đ c đi m c a 1 bài thuy t trình

ủ

ỗ

ử ụ ử ụ

ầ ệ ứ

ữ

ệ

• S  d ng ph n note c a m i slide. • S  d ng hi u  ng l ch slide gi a máy

tính và máy chi u.ế • Slide là abstract c a document (word  ủ

file).

ss

1­11

Case study 1

ứ

ạ ộ

i n i dung

• Nghiên c u và trình bày l

trang web Norton Antivirus.

ự

ế ủ

ộ ầ

ụ

ấ

• Xây d ng m t bu i thuy t trình thuy t  ế ổ ườ ng  ph c các Th y/Cô giáo c a 1 tr ệ c p 3 mua máy tính xách tay hi u X.

ss

1­12

Case study 2

ứ

ạ ộ

i n i dung

• Nghiên c u và trình bày l ủ trang web c a Oracle.

ổ ậ ủ

ế

• Thuy t trình các tính năng n i b t c a

ữ

ngôn ng  VB.

ss

1­13

Case study 3

ế

ộ

• Thuy t trình ph  bi n n i dung công  ổ ế

tác mùa hè xanh cho các SV.

ổ

ơ

• Báo cáo t ng k t công tác mùa hè  ế ị ủ xanh c a đ n v .

ss

1­14

ế ế

ự

Thi

t k  trình bày tr c quan

ạ

ả ủ

ế ế ế ể

c a b n i nghe

ố

t là … ắ

ữ

• Hãy nghĩ đ n thính gi • Thi ườ t k  đ  giúp ng • Trình bày tr c quan nên…  ự • Trình bày tr c quan t ự • Nh ng cách đ  thêm s c thái vào  ể

ự

s  trình bày

ss

1­15

ả ủ

ạ

ế Hãy nghĩ đ n thính gi

c a b n

ắ  “ng

ơ ỉ ắ ờ

ả ườ ừ

ạ   ộ c trình bày m t m ch ế ớ ừ  5 đ n 7

ạ ớ ỉ 25% đ n 50% th i gian. ượ  B  nh  ng n h n ch  nh  t ắ

• L ng nghe khó h n đ c ọ   i nghe" ch  l ng nghe kho ng t ế • Thông tin đ ộ đi m.ể ắ

ả ớ

ss

1­16

ả ọ  L ng nghe nh  kho ng 10%, ớ còn đ c nh  kho ng 50%.

ả ủ

ạ

ế Hãy nghĩ đ n thính gi

c a b n

ế

ầ

• N u thính gi ỉ

ờ ỉ ả ắ  l ng nghe ch  1 ph n th i  ọ ớ

ề ạ

ử

ủ

ở

ả

ộ ờ i 5.0% trên toàn b  th i

gian và ch  nh  10% đi u h  nghe thì ổ “c a s ” thông tin c a b n m  ra  ớ kho ng 2.5% t gian trình bày !

• V yậ ậ

ườ

!

ườ

ệ ể

i nghe  ị i nghe ch u nghe và

Th t tôi nghi p cho ng Hãy làm gì đ  ng nhớ.

ss

1­17

ế ế ể

ườ

Thi

t k  đ  giúp ng

i nghe

ướ ạ

i d ng

ự ứ

• Organize – d  li u trình bày d ữ ệ ấ jigsaw puzzle boxtop" đ  ể ự ổ  ch c và tái xây d ng   t ằ

khung và có c u trúc  Cung c p 1 " ấ ườ i nghe t ng ữ nh ng thông tin b ng l ệ t kê các đi m đã đ

ờ ủ ượ ạ i c a b n. c trình bày và  Li

ss

1­18

ấ ể ả ồ cung c p 1 b n đ  mà anh trình bày.

ế ế ể

ườ

Thi

t k  đ  giúp ng

i nghe (tt)

ể

i nghe chuy n

•

ườ Illustrate – giúp ng data thành thông tin   V  1 b c hình. ứ  K  1 câu chuy n. ệ  Đ a ra nh ng so sánh. ữ

ss

1­19

ẽ ể ư

ế ế ể

ườ

Thi

t k  đ  giúp ng

i nghe (tt)

ự ế

ệ

• Repeat – c i thi n s  ti p thu data đ i  ố

ớ

ả ườ v i ng i nghe  Nh  r ng “ng ớ ằ ờ i 50% th i gian. ườ

ườ ừ ậ i nghe" t p trung t 25

ss

1­20

ớ t  Th ng xuyên l p l ậ ạ i.

ự

Trình bày tr c quan nên…

ỗ ợ

ụ

• Trình bày tr c quan h  tr  cho m c

ề

tiêu truy n đ t

• Trình bày tr c quan làm phong phú

ệ thông đi p b ng l

i nói

.

ử ụ

ờ • Trình bày tr c quan nên s  d ng màu

ắ

ự ạ .  ự ằ ự ả . s c và hình  nh

ss

1­21

ự

ố

Trình bày tr c quan t

t là …

ớ

ấ

ượ ừ c t

30 feet.

ấ

ừ  projector t ọ ủ

• Visible – th y thì m i tin ấ  M i ng ườ ọ i xem th y rõ   Ký t ự  cao 1 inch th y đ  C n ph i tính  ả ầ • Đ  r ng c a màn hình  ủ ộ ộ • Kho ng cách t ả • Kho ng cách c a m i ng ả

ớ i màn hình ườ ớ i t

i màn hình

ss

1­22

ự

ố

Trình bày tr c quan t

t là …

ỗ

• Visible (tt)  S  t ố ừ ủ ừ  c a t ng dòng   3 t ố ư ớ i  u i 4 là t  6 t ố ớ i đa i 7 là t  S  dòng c a m i slide  ố ủ  Ít h n 10 ơ

ss

1­23

ự

ố

Trình bày tr c quan t

t là …

ượ

ệ

c ngay thông đi p

• Clear – hi u đ ờ

ể i nói

ậ

ề ể ậ

ằ b ng l  M i visual t p trung trên 1 ý t ỗ ng Tránh quá nhi u thông tin s  đ ng Dùng màu đ  t p trung trên thông tin then

ch tố

ưở ơ ẳ

ế ớ ạ i m c tiêu truy n đ t

ặ

ả

ụ ệ ằ ờ  Liên h  tr c ti p t ệ ự  B  sung cho thông đi p b ng l ề i nói

ss

1­24

ổ Âm đi uệ T ng quan ho c hình  nh toàn c c ụ ổ

ự

ố

Trình bày tr c quan t

t là …

• Simple

ọ

ơ

ss

1­25

ả ắ ả  L ai ra thông tin không liên quan  Làm đ n gi n b ng cách dùng b n phác  ả ằ th o, màu s c …

ữ

ể

ắ

ự Nh ng cách đ  thêm s c thái vào s   trình bày

ữ ế

ệ

ể

ồ

ế ợ Ch  vi

t, ký hi u, bi u đ ,

• K t h p :  hình  nh…ả

ắ

ấ

ậ

• Thêm màu s c đ  nh n m nh, th n  ể

ủ

ề

tr ng v  ý nghĩa c a màu s c.

ạ ắ ủ

ặ

ọ ử ụ ế

• S  d ng bút chi u, che ph  ho c là  ế ấ bi n m t slide … ổ

ể

ướ

c

• Thay đ i backgrounds đ  chuy n b

ể

ặ

ể ủ ề ớ ho c chuy n ch  đ  m i ự

ọ

nhìn (ngang, d c,

• Thay đ i trình t ổ

ss

xiên)

1­26

ử ụ

S  d ng Overhead Projectors

ữ

ệ ợ ủ

i c a Overhead

ữ

ủ

• Nh ng đi m b t ti n c a

• Nh ng ti n l Projectors ấ ệ ể Overhead Projectors

ỹ

• Các k  thu t trình bày v i  ớ ậ

Overhead Projectors

• Overhead Projection Survival Kit

ss

1­27

ệ ợ

ữ

Nh ng ti n l

i of Overhead Projectors

ượ

ự

:

• T p trung đ

ả c s  chú ý c a thính gi ng ti n trình bày. ườ

ậ  Gây s  chú ý lên ph ươ  Ng ng s  chú ý lên ng ự

ủ ệ i nói.

ự

ấ

ỉ

ừ ể ệ

• Có th  hi u ch nh gi y trong lúc trình

ể

ế ả

ọ ư ế t lên b ng. ằ ứ ạ ấ ả

• Làm đ n gi n thông tin ph c t p b ng

bày  Highlight các đi m quan tr ng   Vi t lên gi y trong nh  vi ơ ặ

ấ cách đ t các gi y trong lên nhau.

ễ

ấ

• Gi y trong d  mang đi.

ss

1­28

ữ

ủ

ấ ệ ể Nh ng đi m b t ti n c a Overhead  Projectors

ậ

• Overhead projector khó v n chuy n. ể • Overhead projection kém “chuyên

ệ

ơ nghi p” h n slides.

ss

1­29

ỹ

ớ

ậ

Các k  thu t trình bày v i Overhead  Projectors

ể

:

• Chuy n đ i s  chú ý

ổ ự  Vào màn hình hay vào ng

ắ

T t projector khi không dùng.

ườ i trình bày.

• • "Chalkboarding"

 Dùng projector nh  b ng đen ấ ư ả • Pointing đ  nh n m nh ạ   ể

ọ ể ự  Dùng đèn pin r i đ  kéo s  chú ý t ạ ơ i n i

ss

1­30

chi u.ế

ớ

ậ

ỹ Các k  thu t trình bày v i Overhead  Projectors

• Highlighting

ể ố  Dùng màu khác v i màu g c đ  gây chú  ớ

ý.

• Che n i dung trình bày

ủ ề ỗ

ầ ượ ở c m .

ộ ở ừ ướ ừ ủ ấ

 M  t ng ch  đ  m i lúc.   H ng chú ý vào ph n đ  Ng a s  sao lãng. ự

• Ph  l p các gi y trong lên nhau  ấ

ứ ạ ơ

ss

1­31

ượ ừ ừ ầ  Làm đ n gi n các khái ni m ph c t p.  ả  T ng ph n đ ệ c trình bày t ng lúc.

Overhead Projection Survival Kit

ầ

ế ị ỗ ợ

t b  h  tr  :

ổ ắ

• C n chu n b  các thi ị ẩ • Extension Cord (dây n i).ố • Ungrounded Plug Adapter (  c m 3

ch u).ấ

ự

.

• Spare Bulb (bóng d  phòng) • Transparency Pen (bút lông xóa). • Acetate Film (gi y trong).  ấ

ss

1­32

ề ầ ư

ữ

ế

Nh ng đi u c n l u ý khi thuy t trình

ả

Đ ng tr

ướ ử ọ ự

ạ

c c  t a, thuy t trình viên ph i   tin, ch  đ ng sáng t o trong

ầ ư

ử

ữ

ế ủ ộ ng x . Khi thuy t trình, c n l u ý nh ng

ứ bình tĩnh, t ế ứ ắ nguyên t c sau đây:

ứ

ọ

ừ

ế

ộ

• Nói ch  không ph i là đ c bài. ả • Đ ng thuy t trình tr  phi b  b t bu c  ị ắ

ứ ả

ồ ph i ng i nói..

1­33

ề ầ ư

ữ

ế

Nh ng đi u c n l u ý khi thuy t trình

ả

ể

ộ

ỉ ứ

• Th nh tho ng di chuy n và có đi u b   ộ ệ ỗ ứ ch  không nên đ ng yên m t ch . ể ọ

ườ

i nghe rõ, phát

ượ

ệ

ị

ng, nh p đi u, âm

• Nói đ  l n đ  m i ng ủ ớ ẩ âm chu n xác, không nói quá nhanh  hay quá ch m.ậ • Thay đ i âm l ổ ọ ủ

ề

ề

ệ ộ

đi u c a gi ng nói. Tránh nói đ u đ u  m t cách bu n t

ồ ẻ .

1­34

ề ầ ư

ữ

ế

Nh ng đi u c n l u ý khi thuy t trình

• Đ i di n c  t a, nhìn vào m t c  t a (eye­

ố ệ

ậ ạ ủ

ế ượ

ươ ế

•

ề

ề ỗ ờ

ắ ử ọ ắ ử ọ ế ự ể ề contact) đ  nh n bi t s  truy n đ t c a  ư ể ậ c ti p nh n nh  th  nào. Qua đó  mình đ ậ có th  ể thay đ iổ  cách ti p c n hay ph ng  ợ ạ pháp truy n đ t cho thích h p. ể ậ đi m chính , tránh sa đà vào  T p trung vào  ị ộ ệ ặ ế t trong các h i ngh , nhi u  t. Đ c bi chi ti ả ễ di n gi  trình bày, th i gian dành cho m i  ườ ấ ng

ụ ỗ ợ i r t ng n.  ụ ử ụ

• Khi s  d ng d ng c  h  tr  nh  projector,  tránh nói v i screen mà nói v i c  t a.

1­35

ư ớ ử ọ ớ

ề ầ ư

ữ

ế

Nh ng đi u c n l u ý khi thuy t trình

ể ể ng xuyên ki m soát th i gian đ

ề ờ ờ . Đi u này

ụ

•

ổ tr cướ  khi nói và

ế ế

•

ử ọ ớ

• Ph i th ườ ả ế ấ t bài thuy t trình đúng gi hoàn t ượ  (rehearsal) bài nói  ậ ả t p d ỏ t đòi h i ph i  ầ ề ầ nhi u l n cho thu n th c. ể ữ ế T ng k t nh ng đi m chính  sau khi k t thúc bài thuy t trình. ủ ề Theo dõi c  t a, có ni m say mê v i ch   ứ ề ạ đ  và nh y bén đáp  ng nh ng nhu c u  ử ọ   ủ c a c  t a.

1­36

ữ ầ

Ự

Ệ

II. XÂY D NG NHÓM VÀ LÀM VI C  THEO NHÓM

ả

ủ ạ ợ

ủ ạ ộ t

ữ ữ ế ỹ

• Khái ni m team ệ • T i sao ph i hình thành team • L i ích c a team • Nh ng vai trò trong team • Nh ng giai đo n phát tri n c a m t team ộ ể ạ • Th  nào là nh ng team ho t đ ng t ố ữ • K  năng giao ti p trong team ế • Mâu thu n trong team và cách kh c ph c ụ ắ • Kh c ph c th I k  trì tr  trong team ờ ỳ

1­37

ẫ ụ ệ ắ

ệ Khái ni m nhóm

ấ

ệ

ậ ẽ

ả

ộ

• B t lu n làm ngh  nghi p nào, chúng ta  ề cũng s  ph i đóng góp cho m t team nào  đó.

ệ

• Team hi n di n kh p n i trong môi

ắ ệ

ườ

ơ ệ ạ ệ ng làm vi c hi n đ i.

tr

ữ

ả

ế ợ ị

ữ

nhi uề  đ n v  khác nhau trong   ch c đ  làm thành nh ng

.

• Nhi u c p qu n lý k t h p nh ng cá nhân  ề ấ ơ ừ ộ  m t hay  t ộ ổ ứ ể cùng m t t ệ team có hi u năng cao

1­38

ệ Khái ni m nhóm

ộ

ườ

ộ

• “M t team là m t nhóm ng

ổ ụ

ủ

ỹ i có k  năng  ộ b  túc cho nhau mà cùng tham gia vào m t  m c đích chung c a nhóm.”

ầ

ừ

ng thành viên v a

ộ ả

ừ

• M t team c n có s  l ố ượ ế ả  6 đ n 20.

ph i, kho ng t

1­39

ả

ạ

T i sao ph i hình thành nhóm

ự

ớ t nh ng d  án l n ả ề c nhi u gi

i

•  Đ  có th  hoàn t ấ ể ữ •  Đ  có th  tri n khai đ ượ ể ể

ể ể pháp ễ

ữ

ế

ế c nh ng khi m khuy t

ệ ượ ả i pháp ữ ượ

c nh ng quan h  đ ng

•  D  phát hi n đ ộ trong m t gi •  Xây d ng đ ự ệ ố ớ nghi p t

ệ ồ ệ ơ t v i nhau n i làm vi c

1­40

ợ

ủ L i ích c a nhóm

Ngoài 4 l

i ích chính đã nêu,  team còn có

ợ m t s  l

i ích sau đây:

ộ ố ợ ạ ơ ộ ế ậ

ề

ể

• T o c  h i ti p c n nhi u quan đi m

khác nhau

ỗ ượ ưở ế ề ớ c ti p xúc v i nhi u ý t M i thành viên đ

ờ ậ

1­41

ọ ượ ề ề ấ ng  ọ khác nhau mà các thành viên khác có, nh  v y h   ế ậ c nhi u cách ti p c n v n đ  khác nhau. h c đ

ợ

ủ L i ích c a nhóm

ể

ỹ

ữ k  năng làm vi c v i con ng

ề ườ . i

ỗ

• Phát tri n nh ng k  năng truy n thông,  ỹ ệ ớ ệ    Thông qua s  làm vi c trong nhóm, m i  ể ọ ượ

ự thành viên có th  h c đ

c:

­ Cách l ng nghe m t cách tích c c và h u

ữ ự ắ ộ

ệ hi u nh ng thành viên khác

ữ ễ ệ

ữ ả ự ế ạ ấ ồ

1­42

ộ          ­ Di n đ t m t cách h u hi u  ữ          ­ Cung c p nh ng ph n h i chân th c đ n  cho các thành viên khác trong nhóm.

ợ

ủ L i ích c a nhóm

ể

• Phát tri n kh  năng suy nghĩ  có phê

ả ỹ phán và các k  năng đánh giá.

Các thành viên th ể ỹ ữ ề ứ ạ ủ ả ấ

ữ ả ườ ng ph i dùng nh ng k  năng  ữ  đó l p ra nh ng gi i pháp và

1­43

ữ ữ này đ  đánh giá nh ng v n đ  ph c t p c a  ậ ừ ề nh ng đ  án và t ạ   ế nh ng k  ho ch.

ợ

ủ L i ích c a nhóm

ỹ

ả

ể

ế

ữ

ộ . i quy t xung đ t ữ

ư ệ

ế

ữ ế ả c nh ng cách gi

• Phát tri n k  năng gi    Nh ng team luôn luôn có nh ng xung đ t  ộ ề ắ ớ ự (conflict), nh ng v i s  rèn luy n đúng đ n v   ỹ ể ọ k  năng giao ti p, các thành viên có th  h c  ộ . ữ ượ i quy t nh ng xung đ t đ

1­44

ữ

Nh ng vai trò trong nhóm

ữ

ề

ộ

ỗ

nào là tùy thu c vào t ng đ  án. ị  do xác đ nh các vai

ư

ắ

ọ

• Trong team có nh ng vai trò (role) nh  th   ư ế ừ •  M i team có quy n t ề ự trò, nh ng có hai nguyên t c quan tr ng:

­ M i ng

ỗ ườ ồ ề ớ i đ ng ý v i nhau v  các vai trò

1­45

ỗ ườ ủ ề ­ M i ng i hài lòng v  vai trò c a mình

Team leader

• H u h t m i nhóm th

ộ tr

ườ ẽ ị ưở ệ

• Quy n h n và vai trò c a tr

ọ ầ ế ng nhóm .  ng có m t  ả ườ ưở ng nhóm s  ch u trách nhi m qu n lý  i tr Ng ộ ề toàn b  đ  án. ạ ưở ủ ng nhóm không

ề nên quá l nớ

ườ ị

ả

ộ

1­46

• Tr ặ ệ ưở ng nhóm th ng ch u trách nhi m đ t ra  ộ ổ ứ ươ  ch c các  ch ng trình hành đ ng căn b n, t ư ớ ế ộ ọ cu c h p, theo dõi ti n đ  và giao l u v i các  thành viên.

Team leader

ưở

ể ề

ấ

ộ

ộ

ưở

ng nhóm có th  đ  xu t m t  ng nhóm

ớ ề

• M c dù tr ặ ế ti n trình hành đ ng, nh ng tr ả ượ ph i đ ế

ả ẵ

ư ấ ồ c nhóm đ ng ý v i đ  xu t đó.  • N u nhóm mu n th c hi n theo m t ti n  ộ ế ố ệ ự ưở ng nhóm ph i s n sàng

trình khác, tr dung hòa.

1­47

ủ

ể

ạ

Các giai đo n phát tri n c a team

ạ

ườ ạ

ậ ể Team th ng phát tri n qua 4 giai đo n: (cid:0)  Giai đo n hình thành (forming stage)    Đây là giai đo n “tu n trăng m t” khi các thành

ầ ớ ớ ạ viên m i làm quen v i nhau.

ạ

ệ

(cid:0)  Giai đo n bão táp (storming stage) ấ ộ ắ ầ    Các xung đ t b t đ u xu t hi n khi các thành  ể ộ ữ ệ ớ ắ ầ

ư ệ ộ

ố ẽ ọ ượ

1­48

viên b t đ u làm vi c v i nhau và bi u l  nh ng  ấ ồ  trong  cách làm vi c. Nh ng đây là m t  b t đ ng ạ giai đo n then ch t cho team vì thông qua giai  ệ ớ ạ c cách làm vi c v i  đo n này team s  h c đ nhau.

ủ

ể

ạ

Các giai đo n phát tri n c a team

ậ  (norming stage)

ắ

ả ủ

ứ

ệ

ậ

ọ

ượ ượ

ệ ớ

• Giai đo n xác l p ạ ạ    Team đi vào giai đo n mà các nguyên t c  ử làm vi c và  ng x  căn b n c a team đã  c xác l p và các thành viên đã h c  đ c cách làm vi c v i nhau.   đ

ệ

ả (performing stage)

ổ

ệ

ấ ố t t

t

ữ

ế

ầ

• Giai đo n hi u qu ạ ị ư ộ    Lúc này, nhóm đi vào  n đ nh nh  m t  ả ệ nhóm làm vi c có hi u qu  và hoàn t ệ ượ c giao h u h t nh ng công vi c đ .

1­49

ủ

ầ

ộ

ọ

Cu c h p đ u tiên c a nhóm

ụ

ộ ọ

ủ

ắ

• M c đích c a cu c h p đ u tiên là  ậ        ­ xác l p nh ng

ầ ả   ữ nguyên t c căn b n

ậ

(ground rules) v  cách mà team v n hành

ụ

ủ

ị

ề ữ

­ xác đ nh nh ng m c tiêu c a team.

ề ụ

• Cu c h p đ u tiên nên có nh ng đ  m c

ộ ọ sau trong ch ự ớ

ầ ữ ươ ị ự ng trình ngh  s : ệ i thi u ữ ể

ụ

ủ ề

­ T  gi         ­ Phát bi u nh ng m c tiêu c a đ  án

1­50

ủ

ầ

ộ

ọ

Cu c h p đ u tiên c a nhóm

ạ

ặ       ­ Đ t tên nhóm công tác. ế ậ ế t l p k  ho ch công tác và gán        ­ Thi ệ

công vi c cho m i thành viên

ặ

ắ

ắ

ỗ ả         ­ Đ t ra các nguyên t c căn b n ả ể ể ắ              nh ng nguyên t c căn b n đ  tri n khai  ộ ọ công vi c, nguyên t c khi h i h p và nh ng  ả ế nguyên t c liên quan đ n cách gi đ t.ộ

1­51

ữ ệ ắ ữ ế i quy t xung

ạ ộ

ữ

ế

ố

Th  nào là nh ng team ho t đ ng t

t

ườ

Nh ng team ho t đ ng t

t th

ng có chung

ạ ộ ệ

ấ

ữ ố nh ng d u hi u sau đây:

ữ ỗ

ầ ủ

ệ

t

•  M i thành viên tham gia đ y đ  và nhi

ệ

.

ọ

ệ ộ ờ

ữ ề

tình vào công vi c chung ấ ắ    D u hi u này g i là tính g n bó (commitment).  ỗ M i m t thành viên đóng góp th i gian và công  ứ s c cho đ  án, tham gia vào quá trình ra nh ng  quy t đ nh v  công vi c c a nhóm.

ự

ệ ủ ế ị ề

.

• S  tin c y l n nhau ậ ẫ

1­52

ạ ộ

ữ

ế

ố

Th  nào là nh ng team ho t đ ng t

t

ệ

ở

ệ ế

ữ ệ

• Quan h  thân thi n, c i m    S  giao ti p là h u hi u khi t

ở ấ ả t c  các thành

ự viên:

ữ ng

ư ượ ủ ộ ưở       ­ ch  đ ng đóng góp nh ng ý t ộ ồ ả ữ ấ       ­ cung c p nh ng ph n h i m t cách xây d ng  ỏ ữ ầ       ­ yêu c u làm sáng t  nh ng gì ch a đ ự c rõ

ràng

ữ ậ ấ ườ ng xuyên.

1­53

ắ ậ       ­ cung c p nh ng c p nh t th       ­ l ng nghe thành viên khác .

ạ ộ

ữ

ế

ố

Th  nào là nh ng team ho t đ ng t

t

ườ

i trong nhóm công

• Vai trò c a m i ng ỗ ủ tác là rõ ràng  ườ

ỗ     M i ng

ự ở ỗ ả ườ ộ i có m t vai trò rõ ràng trong nhóm  ự ủ ầ ườ i là có đ  t m cho  ệ i đó đ m nhi m. Năng l c   đây

công tác. Năng l c m i ng vai trò mà ng g m: ồ

ả

1­54

ế ự             năng l c chuyên môn,  ề ế ấ ự i quy t v n đ                năng l c gi ự             năng l c giao ti p.

ạ ộ

ữ

ế

ố

Th  nào là nh ng team ho t đ ng t

t

ắ ự

ụ

• tính g n bó (commitment),  • năng l c (competence) và  • m c tiêu chung (a common goal).

1­55

ạ ộ

ữ

ế Th  nào là nh ng team ho t đ ng  không t

tố

ế ự ậ ẫ

•  Thi u s  tin c y l n nhau ế    Đ  gi

ạ ậ i quy t tình tr ng này, nhóm nên nh n

ể ả ứ ể

ờ ể ệ ớ

ư

ể ế ủ ạ ữ th c ra nh ng đi m m nh/đi m y u c a nhóm  ề và nên dành nhi u thì gi  đ  làm vi c v i nhau  ộ nh  là m t nhóm. ộ

•  Có thái đ  ng i xung đ t v i nhau ạ ể ộ ể c n thi ầ ộ    Xung đ t có th  là  ộ ớ ể ố

ộ ớ t ế  đ  đ t phá m t v n

ộ

ệ ầ ậ ữ qui

ẽ ề

1­56

ắ ộ ấ ề đ  nào đó. Đ  đ i phó v i xung đ t m t cách  ả ữ ậ h u hi u, nhóm c n th o lu n xác l p nh ng  ệ ể ả  v  cách mà nhóm s  làm vi c đ   ắ t c căn b n ộ . ụ kh c ph c xung đ t

ạ ộ

ữ

ế Th  nào là nh ng team ho t đ ng  không t

tố

ắ ớ ụ ủ

ế ể ố ớ

• Thi u g n bó v i m c tiêu chung c a team ạ    Đ  đ i phó v i tình tr ng này, sau m i bu i h p,  i trách nhi m c a m i thành

. ổ ọ ỗ ỗ ủ ệ ạ ầ

ế ọ

nhóm c n xem xét l ả ằ ả viên và đ m b o r ng m i thành viên liên k t  v i nhau.

• Tr n tránh trách nhi m ệ ạ    Đ  đ i phó v i tình tr ng này, nhóm c n làm rõ

ớ

ườ ớ ố ể ố ữ

ụ ữ

ọ

1­57

ầ ả ậ ủ ng  nh ng m c tiêu c a nhóm; th o lu n th ụ ề ữ ế ướ ướ ng v  nh ng m c  c ti n h xuyên nh ng b ủ ầ ạ ấ ụ tiêu và liên t c nh n m nh t m quan tr ng c a  ụ ữ ệ ươ ớ i nh ng m c tiêu vi c v n t .

ạ ộ

ữ

ế Th  nào là nh ng team ho t đ ng  không t

tố

ế ế

ạ ộ

ả

• Không quan tâm đ n k t qu  ho t đ ng

ủ c a nhóm

.

Đ  đ i phó v i tình tr ng này, nhóm c n t p  ạ

ầ ậ ể ố

ớ ữ ụ ụ ể

ạ ượ ữ ữ ng nh ng cá nhân t o đ c nh ng thành

1­58

trung vào nh ng m c tiêu c  th  và chú ý khen  ưở th tích.

ữ

ỏ

Nh ng câu h i đánh giá team

ế ự ọ

ủ

• Các thành viên c a nhóm có đ n d  h p đúng gi ờ

không ?

ị ướ

ẩ

ế ự ọ

c khi đ n d  h p

• Các thành viên có chu n b  tr

không?

ượ ổ ứ ố

t ?

c t ươ

ị ự ủ

ộ

ch c t ng trình ngh  s  c a cu c

• Các cu c h p có đ ộ ọ • Nhóm có theo đúng ch

ọ

h p không?

ộ

ồ

ề ế ị

ữ

ệ

• Các thành viên có đóng góp m t cách đ ng đ u ?  • Nhóm có quy t tâm th c hi n nh ng quy t đ nh đã  ự

ặ

ệ ượ

ữ

ả

ế c nh ng k t qu  mong

• Nhóm có th c hi n đ

ố

ế đ t ra không? ự mu n không ?

1­59

ế

ỹ

K  năng giao ti p trong team

ỗ

ộ ố ỹ

ữ

Có m t s  k  năng mà giúp cho m i thành  ng

ưở ộ

ớ ả ơ ắ

ưở

viên trong nhóm trình bày nh ng ý t ủ c a mình v i các thành viên khác m t cách  ệ hi u qu  h n. ỹ ỹ ỹ

ư

ổ   ­ K  năng l ng nghe và phê bình trao đ i   ­ K  năng trình bày ý t ng ế ự   ­ K  năng giao l u tr c tuy n

1­60

ắ

ổ L ng nghe và phê bình trao đ i

ắ

ế ề ng hai chi u, r t c n  ồ ấ ầ ự ủ

t chú ý l ng nghe đ ng s  c a ta  ể ế ể ữ ừ ắ

• L ng nghe tích c c ự ề ườ    Truy n thông là con đ ắ t cho ta bi thi ố ọ khi h  phát bi u. Đ ng u n n n nh ng phát bi u  ữ ườ ủ c a ng phát bi u. ể

ắ ử i khác thành nh ng gì mà ta s p s a

ỏ t đ t câu h i

ề

ỏ ạ ể ượ c gi

• Bi     Khi ta l ng nghe đi u gì mà ta không rõ, thì nên  ộ i thích m t cách  i trong nhóm.

1­61

ả ườ ế ặ ắ ề i đ  cho đi u đó đ ố ớ ấ ả ọ t c  m i ng h i l rõ ràng đ i v i t

ắ

ổ L ng nghe và phê bình trao đ i

ế

ủ

ờ ạ

ữ bình c a m t ng i có th  làm cho nh ng k  ho ch c a  ả c  nhóm ti n tri n hay b  đ  v .

ộ ự ệ

• Bi ế    C n khéo léo khi phân tích, đánh giá, phê bình. L i phê  ầ ể ủ ị ổ ỡ ư ế

ự ế

.

i thích nh ng lý do riêng c a b n

ể ạ

ộ ườ ể ế ễ ả ộ  m t ý ki n nh  là m t s  ki n th c t ủ ạ ữ ấ ế i (restate) ý ki n xu t phát  ả ứ

ườ

i khác

ưở

ườ

ứ

ả

ộ

ng ch  không ph i m t con ng

I

ị

ữ

ữ

ệ

ậ

t, khó

1­62

ừ        ­ Đ ng di n t ả        ­ Gi        ­ Phát bi u l ứ ứ        ­ Đáp  ng (response) ch  không ph n  ng (react)  ủ ưở ậ        ­ Công nh n ý t ng c a ng ắ ờ ừ        ­ Đ ng ng t l i  ộ        ­ Phê bình m t ý t ự        ­ Luôn l ch s   ừ        ­ Đ ng dùng nh ng thu t ng  quá chuyên bi hi u ể

ộ ồ ả ự . t ph n h i m t cách xây d ng

ắ

ổ L ng nghe và phê bình trao đ i

ộ

ẫ

.

ộ ọ

• Bi ế   M t cu c h p không ph i lúc nào cũng ph i  ả ộ

ườ ưở i tr

ể

ấ ồ ữ ẽ ẳ i t a s  căng th ng do nh ng b t đ ng s  có

t tán g u m t chút ả ệ ng nhóm  mang không khí công vi c. Ng ớ nên tán g u đôi chút v i các thành viên đ  giúp  gi th  x y ra sau đó

1­63

ẫ ả ỏ ự ể ả .

Trình bày ý t

ngưở

ệ

ộ

• Coi ch ng ngôn ng , đi u b  khi trong  ữ

ự ộ tâm tr ng b c b i

ừ ạ    Khi đang

ạ ự ộ  m t tâm tr ng b c b i, ta có th  b c

ấ ở ộ ữ ị

ả ộ

ệ ề ẫ

ậ ợ ứ

ữ ệ ạ ể ộ ệ ộ  ra thành nh ng d u hi u khó ch u qua ngôn  l ấ ữ ng , đi u b . Vào lúc  y ngay c  khi ta nói ra  ộ m t đi u đúng, các thành viên trong nhóm v n  ữ i vì ngôn ng ,  đáp  ng m t cách không thu n l ệ ư đi u b  c a ta đ a ra nh ng tín hi u sai l c.

ưở

ng

ộ ộ ủ ẻ

• Nên vui v  và có óc hài h ướ c • Nên kiên nh n khi trình bày ý t ẫ

1­64

ư

ự

ế

ỹ

K  năng giao l u tr c tuy n

• Email hay b ng thông báo là nh ng cách r t  ấ

ớ ả ể

ữ ừ ệ

ế

• Khi dùng nh ng ph

ư ậ ữ

ệ ậ ề

• Ta có th  ph i giao ti p v i các thành viên  ế khác trong nhóm thông qua email hay  b ng ả thông báo (bulletin board).  ữ ả ữ ể ấ  nh ng thành  h u hi u đ  l y thông tin t ổ ự viên ít nói, không thích trao đ i tr c ti p.  ể ươ ng ti n nh  v y đ   ẩ truy n thông, ta nên c n th n, sao cho thông  đi p c a ta rõ ràng, không b  hi u nh m.

1­65

ị ể ủ ệ ầ

ư

ự

ế

Giao l u tr c tuy n

ể i khuyên sau đây có th  có ích khi giao

ộ ố ờ M t s  l ư ằ l u b ng email hay bulletin board.

ế ướ i thông đi p tr ờ ậ t email khi đang gi n ử c khi g i ể ặ ủ ườ ệ ế t th i bi u có m t c a ng i

• Đ ng vi ừ • Đ c l ọ ạ • G i email khi bi ử nh nậ . ị ờ ạ

• Xác đ nh th i h n tr  l ả ờ • G p tr c ti p hay nói chuy n qua đi n tho i khi  ự ế ự ấ có s  b t hòa

1­66

(24­48 gi ).ờ ạ ệ i email ệ ặ

ả

Mâu thu n trong team và cách  gi

ẫ ế i quy t

ườ

ệ ng làm vi c ngày nay

ự

ệ

Trong môi tr ế ữ

ữ

ữ

ể

ả

ộ

ự ườ th ng thi u nhân s  và áp l c công vi c  ộ ấ ớ r t l n, nh ng xung đ t gi a nh ng thành  viên trong m t team khó có th  không x y  ra.

Sau đây là m t s

đ  gi

ữ

ẫ

ể ả ỏ ệ ộ ố bi n pháp i t a  nh ng mâu thu n trong nhóm công tác .

1­67

ệ

ả

ế

Các bi n pháp gi

ộ i quy t xungđ t

ộ ố

ắ

ẳ ộ ở

• Xác l p m t s  nguyên t c căn b n ả . ậ      ­ Xung đ t đ ắ

ở

ể ả ỏ ữ ễ ộ ượ ử c x  lý m t cách th ng th n, c i  ấ .  m , không che gi u      ­ Không tìm nh ng cách d  dàng đ  gi i t a

xung đ tộ .

ộ ở ể ẫ ­ Tránh đ  cho xung đ t tr  thành mâu thu n cá

nhân.

•  Bám sát vào s  ki n ự ệ

1­68

ệ

ả

ế

Các bi n pháp gi

ộ i quy t xungđ t

ả

ắ

ỗ

• Tìm m t ch  và m t kho nh kh c cho  ộ

Nên có th i gian và n i ch n đ  m i ng

ơ i h p

ể ọ ữ ố ế ườ ọ i theo đ nh k , cùng nói h t ra nh ng gì làm

ộ xung đ tộ ờ ị ọ ự ộ

ỳ ạ l cho h  b c b i.

ạ Ngoài ra, nên t

ườ

ữ ổ ứ  ch c nh ng sinh ho t mà tách  ườ ỏ i ra kh i môi tr ư ệ ng công vi c và cùng  ẻ ớ ả

1­69

ọ m i ng ắ ữ có nh ng kho nh kh c th  giãn, vui v  v i  nhau.

ệ

ả

ế

Các bi n pháp gi

ộ i quy t xungđ t

ươ ẫ

ưở

ệ

ng lên vi c

• Lãnh đ o b ng g     ng x  c a tr ử ủ ế

ả

ng nhóm cũng có  nh h ộ

i quy t xung đ t.

Ứ gi

ậ

ữ

ượ

c tin c y

­ Nh ng tr

ữ ng nhóm h u hi u và đ

ườ

th

ư

ng nhóm coi đó nh  là

ườ ặ         ­ Khi g p th t b i, ng

ề

ể ọ ỏ ữ ọ

ệ ắ ườ

ơ ệ ơ i làm vi c h n là ra

ự

ộ

ệ ưở ạ ữ i minh b ch. ng là nh ng ng ấ ạ ườ ưở i tr ộ ệ m t kinh nghi m đ  h c h i. ườ ưở ng nhóm h u hi u l ng nghe nhi u h n          ­ Ng i tr ệ ề ạ nói, t o đi u ki n cho m i ng ế ị quy t đ nh. ườ ưở i tr

ng nhóm can thi p khi s  xung đ t gi a

­ Ng

ệ ắ ầ

ườ

ọ

ữ các thành viên trong nhóm b t đ u mang tính cách cá  nhân.        ­ Ng

i nói ra

1­70

ế ng nhóm khuy n khích m i ng ộ ọ

ườ ưở i tr ấ ồ

ữ

nh ng b t đ ng trong cu c h p.

ạ ằ ưở ng m u ả

ệ

ả

ế

Các bi n pháp gi

ộ i quy t xungđ t

ộ

ử ả ứ

ng nhóm không nên ph n  ng l ộ ọ

ở ạ

ầ

•  Tránh nh ng ph n  ng ki u tr  đũa     Khi m t thành viên có m t  ng x  nóng n y trong cu c  ả ộ ứ ộ ưở ọ i ngay hành vi  h p, tr ể ẹ này, mà nên chuy n cu c h p sang ch  đ  khác và nh   ườ nhàng yêu c u ng

i đó bình tĩnh tr  l

ạ ủ ề i.

ể ữ ả ứ ả

ử

ộ

i

ưở

ả

ng nhóm nên tìm hi u k  vì có kh  năng s  ki n đó

ườ ự ệ ả

ữ

ề

ấ

ế ữ ệ

1­71

• Tìm ki m nh ng thông đi p căn b n ả     Khi m t thành viên có m t  ng x   đáng trách, ng ộ ứ ỹ ể tr ấ cho th y có nh ng v n đ  sâu xa nào đó đang n y sinh ra  ộ ộ trong n i b  nhóm.

ệ

ả

ế

Các bi n pháp gi

ộ i quy t xungđ t

ả ng thì nh ng gi ắ i pháp t bên trên không t t

ữ

ể ố i pháp do chính thành viên trong  t ự ả  gi ế   i quy t

ữ ấ

• Dùng nhóm đ  hàn g n nhóm ể ừ ữ ườ    Th ả ằ b ng nh ng gi nhóm nghĩ ra. Hãy đ  cho nhóm  ề ủ nh ng v n đ  c a chính nó.

ố ữ ợ ướ ợ i ích tr ắ c m t và l i ích lâu • Cân đ i gi a l

ả ế ữ ợ dài     Ng ố t cân đ i gi a l i

1­72

ườ ưở i tr ướ ợ ủ ng nhóm ph i bi ắ c m t và l ích tr i ích lâu dài c a nhóm.

ụ

ờ ỳ

ệ ủ

ắ Kh c ph c th i k  trì tr  c a  team

• H u h t m i team th

ầ ế ạ ộ

ả ng ho t đ ng đ y sinh  ầ

ứ

ọ ệ ứ ạ ộ ệủ ở ườ ủ : các thành viên th

ệ

ế ầ ằ

ầ ườ ự l c và có hi u qu  trong vài năm đ u tiên.  • Đ n năm th  hai ho c th  ba, tình hình s  thay  ẽ ặ ế ổ ệ đ i. Ho t đ ng c a nhóm tr  nên trì tr , kém  ế ỏ ọ ữ ng b  h p, thi u  h u hi ả hăng hái cho công vi c chung, k t qu  công tác  ủ c a nhóm không b ng vài năm đ u tiên. Đây là  ờ ỳ th i k  trì tr ệ (somophore slump) c a nhóm.

ề ấ m i b ủ ườ ướ  sau đây đ  ể c

• Các chuyên gia đ  xu t  kh c ph c tình hình này

1­73

ụ ắ .

ụ

ờ ỳ

ệ ủ

ắ Kh c ph c th i k  trì tr  c a  team

ả

ộ ệ ố

• Thi    Các c p qu n lý trong t

ữ

ừ

ưở

ữ

ữ

ủ

ố ả

ụ ủ

ệ

ỗ ợ ả

ế ậ t l p m t h  th ng h  tr  cho team ậ ổ ứ ấ ộ ệ ố  ch c ph i xác l p m t h  th ng  ậ ỗ ợ ỗ ự ủ h  tr  cho team: th a nh n và tôn vinh nh ng n  l c c a  ậ ủ nhóm, ban th ng nh ng thành tích c a nhóm, xác l p  ắ ơ ả ạ ộ nh ng nguyên t c c  b n cho ho t đ ng c a nhóm,  ể i th  nhóm khi nhi m v  c a nhóm đã hoàn  tuyên b  gi ấ t, v.v… t

ấ

ả

ữ

ị

ộ ủ

ể

ế ầ ư ỳ

ố ớ ữ

• Hu n luy n cho các thành viên nh ng k  năng

• Tôn vinh nh ng ti n b  c a nhóm ộ ủ ự ủ ữ     Các c p qu n lý c n l u ý tôn vinh nh ng thành t u c a  ự ữ ộ ọ ủ nhóm, theo đ nh k  tham d  nh ng cu c h p c a nhóm  ạ ỏ ự ủ  s   ng h  c a lãnh đ o đ i v i nhóm đ  bày t ỹ ệ ấ m iớ

1­74

.

ụ

ờ ỳ

ệ ủ

ắ Kh c ph c th i k  trì tr  c a  team

ủ

ớ  ch c.

• Nh n di n nh ng m c tiêu m i c a nhóm ữ ụ ậ        C n duy t xét l ữ ạ ứ ạ i s  m ng c a nhóm, đ t ra nh ng  ữ ư ợ ớ ủ m c tiêu m i c a nhóm cho phù h p v i nh ng  u tiên  c phát tri n c a t m i trong chi n l

ể ủ ổ ứ ệ ủ

ệ ủ

ộ ọ ủ

ệ ệ ớ ủ ặ

•

ữ ệ

ầ ụ ớ ế ượ • C i ti n nh ng qui trình làm vi c c a nhóm ả ế ữ        C i ti n l ấ ả ế ạ ữ i nh ng qui trình làm vi c c a nhóm, nh t  ổ ứ  ch c các cu c h p c a nhóm sao cho  là qui cách t ơ . ệ ữ h u hi u h n ể Luân chuy n vai trò và công vi c gi a các  thành viên  ộ T o ra m t văn hóa coi tr ng team

•

1­75

ạ ọ

ụ

ờ ỳ

ệ ủ

ắ Kh c ph c th i k  trì tr  c a  team

•

ề ữ

ọ ả ứ ệ Thù lao đúng m c cho team v  nh ng công tác  mà h  đ m nhi m thêm

•

ấ

ậ

ượ ổ ứ

ch c cung

Khi m i thành l p, team th

c t ề

ộ

ườ

ớ ầ ủ ổ ứ

ch c th

ể ự ở ng tr  nên l

ữ

ầ ủ ế ụ Ti p t c cung c p đ y đ  thông tin cho nhóm  công tác

ườ ng đ ờ ệ ấ c p đ y đ  thông tin đ  th c hi n đ  án. Sau m t th i  ấ ệ ơ  là trong vi c cung c p  gian, t ớ ế thông tin này, làm cho nhóm thi u nh ng thông tin m i  nh t.ấ ư ệ ư

ớ ừ

bên ngoài vào nhóm

• Đ a thêm nhân s  m i vào nhóm         Vi c đ a thêm giòng máu m i t ứ ố

ơ

ở

ẽ s  làm nhóm tr  nên có s c s ng  h n.

1­76

ự ớ

Ộ

Ọ

Ề

Ể III. ĐI U KHI N CU C H P

ữ

ộ ọ

ọ

ộ

ộ

ữ ộ

ộ

• Nh ng hình th c h i h p căn b n ả ứ • Chu n b  cu c h p ọ ộ ị ẩ • Vai trò c a ng ườ ủ ủ i ch  trì cu c h p • Ghi biên b n cu c h p ọ ộ ả • Nh ng vi c ph i làm sau cu c h p ọ ả ệ • Cu c h p đ ng não ọ

1­77

ộ ọ

ủ

ọ Vai trò quan tr ng c a h i h p

ọ

ộ ọ ổ ứ ộ ọ

ạ ệ ế

ượ

• H i h p có vai trò quan tr ng trong qu n lý.  ả • T  ch c h i h p đúng cách s  ti ờ ệ ẽ ế t ki m th i  ả ấ ự ộ i quy t  gian, t o đ ng l c, tăng hi u su t và gi ề ấ c các v n đ .  đ ỉ ổ

ả ả

ạ ậ

ậ ầ i. 55% ph n

ặ

• Văn b n ch  chuyên ch  7% ý nghiã và c m xúc  ở ệ ỉ th t. Trao đ i qua đi n tho i ch  có 38% ý nghiã  ể ể ả ả và c m xúc th t có th  chuy n t ằ ộ ệ ể ả ạ i thì b ng bi u c m trên nét m t, đi u b   còn l ờ ấ ữ i.  và nh ng d u hi u không th  hi n thành l ộ ố     Đ y là lý do t

ữ ấ ệ ể ệ i sao h i h p và nh ng cu c đ i

1­78

ộ ọ ấ ạ ạ tho i “face to face” r t có ích.

ộ ọ

ủ

ọ Vai trò quan tr ng c a h i h p

ị

ộ ọ

ề ế

ộ ọ ữ

ể ổ

ớ

ộ

ề

ồ ự

• Chu n b , đi u khi n cu c h p và theo dõi  ể ẩ ả follow­up) cu c h p  ự ự s  th c thi k t qu  ( ạ ẽ ươ ng pháp s  đem l i nh ng ích  đúng ph ứ ỏ ợ ứ i x ng đáng v i công s c b  ra đ  t l ộ ọ ứ ch c  h i h p.  • Ng ộ ọ ượ ạ ổ ứ  ch c cu c h p m t cách  i, t c l ờ ả ẽ ẩ c u th  s  làm lãng phí th i gian, ti n  ạ b c, ngu n l c.

1­79

ộ ọ

ứ

ữ

ả

Nh ng hình th c h i h p căn b n

ườ

ọ

• Cu c h p cung c p thông tin (status meeting)    H p đ  ph  bi n ph  bi n thông tin. Thí d , đ i v i m t  ộ ụ ố ớ ề i trong nhóm đ

ộ ọ ể

ọ ộ ọ ề đ  án, ta c n cu c h p đ  cho m i ng ế ễ án bi

ổ ế ầ ế ượ t đ

ấ ủ ề . c di n ti n m i nh t c a đ  án

ấ ổ ế ể ớ

• H p tìm gi

ọ

ị

ư

ậ

ườ ướ c tiên xác đ nh  i tr ả t nào đó và th o lu n nh m đ a ra

ộ ấ ộ

ằ ả

ề ặ ề ệ

ề

ả

ọ ả ề ấ i pháp cho v n đ  (problem­

ề.

1­80

solving meeting)    Trong lo i cu c h p này, m i ng ộ ọ ạ ệ m t v n đ  đ t bi ả ả i pháp. Các thành viên ph i có kh   m t hay nhi u gi ự ấ ậ i pháp  năng nh n di n v n đ  và có năng l c nghĩ ra gi cho v n đấ

ộ ọ

ữ

ứ

ả

Nh ng hình th c h i h p căn b n

ọ ế ị ộ i hành đ ng

• H p ra quy t đ nh ti n t ế ớ (decision­making meeting)

ạ

ượ

ế

ạ

ộ ọ ư

ạ

ấ

ự ệ

ậ

ạ

c ti n hành qua 4 giai đo n:      Cu c h p lo i này đ ự ệ        ­ Đ a ra các s  ki n (giai đo n cung c p thông tin) ế ự        ­ Thu th p ý ki n d a vào các s  ki n (giai đo n bàn

b c)ạ

ạ

ư

ế ị

ườ ấ ố

ế ị

ự

ồ

ớ ả ồ ế ố ế  l y s  phi u đa s   ậ   ắ đ ng thu n

ạ ộ ố ả i pháp (giai đo n sáng t o)        ­ Đ a ra m t s  gi ọ ạ ự        ­ Ra quy t đ nh (giai đo n l a ch n) ọ ế ị i ph i đ ng ý v i nhau      Trong khi ra quy t đ nh, m i ng ỏ ố b  phi u là quy t đ nh theo l i  (voting by majority) hay d a vào nguyên t c  (concensus).

1­81

ẩ

ộ

ọ

ị Chu n b  cu c h p

ế ố ầ

đ u tiên

ấ ạ ủ

• Chu n b  cu c h p là y u t ị ộ ọ ự

ổ ọ

ụ ị m c tiêu

c a ủ

ẩ ế ị quy t đ nh cho s  thành công/th t b i c a  m t bu i h p. ả c tiên ph i xác đ nh  cu c h p là gì?  • Nh ng v n đ  đ

ộ • Tr ướ ộ ọ ữ ộ

ộ ọ ứ ộ ẩ

c đ a vào cu c h p tùy  ọ  và m c đ  kh n

ấ thu c vào  c pấ  c a nóủ

ề ượ ư ầ t m quan tr ng .

1­82

ươ

ị ự

ị Xác đ nh ch

ng trình ngh  s

• Xác đ nh  ả

ị

ụ

ờ

ị

ừ gian cho t ng m c.

ườ

ủ

ứ

ự

ữ

ng trình ngh  s ạ

ự i tham d , nh ng ý

ế

ki n tán thành hay ph n đ i. ữ

ấ ầ ậ

ả ể

ọ ấ

ấ

ỏ

ố         ­ Ghi chú nh ng đi m quan tr ng nh t c n t p trung  ề ữ ư ự ế

ư

ữ

ể

ả

nh n manh, suy nghĩ v  nh ng c u h i mà các thành viên  i pháp đ a ra. có th  nêu lên cũng nh  d  ki n nh ng gi

1­83

ị ự (agenda) là phác  ươ ch ế ủ ộ ọ ộ ế t c a cu c h p.  th o m t k  ho ch chi ti • Khi chu n b  agenda, ng ả ủ ườ ị ẩ i ch  trì ph i: ủ ộ ọ ị         ­ Xác đ nh rõ ràng m c tiêu c a cu c h p ộ ọ ế ủ ạ ộ ế ạ         ­ V ch m t k  ho ch chi ti t c a cu c h p ề ụ ổ ậ ệ t kê các đ  m c tranh lu n, trao đ i và đ nh th i          ­ Li ụ ữ         ­ D  đoán nh ng đáp  ng c a ng

ươ

ị ự

ị Xác đ nh ch

ng trình ngh  s

ộ ộ ọ

ế

• Th i l ộ ờ ượ ng dành cho m t cu c h p tùy thu c  ườ ộ ộ ọ ụ ng  vào m c tiêu và agenda. M t cu c h p th ộ ọ ờ ế . N u cu c h p   30 phút cho đ n 2 gi kéo dài t ở kéo dài t  2 ti ng tr  lên thì nên có 10 ­15 phút  break.

ừ ừ ế

• Agenda cũng không nên ôm đ m quá nhi u

ồ

ộ ọ ẽ ễ ư ậ ụ ề  đ  ề m c nóng vì nh  v y cu c h p s  d  kéo dài.

• Khi xác đ nh trình t ị ấ

ộ ọ ự ủ

ữ ề ọ

1­84

ễ ị ỏ ướ ể ế ể  c a cu c h p, nên đ   ế c, vì n u  nh ng v n đ  ít quan tr ng ra tr không chúng d  b  b  quên n u đ  ra sau.

ươ

ị ự

ị Xác đ nh ch

ng trình ngh  s

• Nh ng v n đ  có  ấ

ấ

ề ữ

ẩ ấ  ph i đ a  ả ư tính kh n c p ẩ ấ ề c và nh ng v n đ  không kh n c p

ủ

ữ ướ ra tr ể nên đ  ra sau. • Ng ể ư ộ ọ ườ i ch  trì cu c h p có th  l u hành  ọ ế ủ ả b n nháp c a agenda đ n m i thành viên  ả ườ ọ ế  m i ng ể tham kh o ý ki n ộ ọ cu c h p đ   i  ộ ố ề ỏ ể ề v  agenda, đ  tránh b  sót m t s  đ   m cụ .

1­85

ầ

ị

ự

Xác đ nh thành ph n tham d

• Nên ch n đúng ng ọ

i tham gia cu c h p.

ễ ộ ộ ọ ự ườ ị ng thì d  xác đ nh ai nên tham d  vào m t

• Nên đ a vào thành ph n tham d  nh ng ng

ườ

ế ị

ữ

ề

ấ

ự ữ ầ ườ i

i ra quy t đ nh cho nh ng v n đ  liên

quan.

ữ

ầ

ấ

ữ

i có th  cung c p nh ng thông tin đ u

ể ộ ọ

ự ế

ẵ i có quan tâm và s n sàng can d  đ n

ấ

ườ t cho cu c h p. ườ ộ ọ v n đ  nêu ra trong cu c h p ẽ ự ườ

ế ị

ữ

ượ

­ Nh ng ng ế ầ vào c n thi ữ         ­ Nh ng ng ề ữ         ­ Nh ng ng

i mà s  th c thi nh ng quy t đ nh đ

c

ư

đ a ra trong cu c h p

ộ ọ .

1­86

ườ Th ộ ọ cu c h p. ư sau đây: ữ         ­ Nh ng ng

ầ

ị

ự

Xác đ nh thành ph n tham d

ệ ự ở ị

• Vi c xác đ nh thành ph n tham d  tr  nên  ầ ị t ộ ơ ườ ờ khi m i ng ự ế bên ngoài đ n tham d .

ặ ổ ứ ị i thu c đ n v  khác ho c t nhế  ch c

• M i nh ng ng

ỉ ờ ế ữ i ngoài ch  khi nh ng ki n th c

ườ ủ ọ

ự ệ ữ ộ ọ ữ ệ ủ ọ

ả ậ

ạ ấ ữ ờ

• Khi ph i m i nh ng lãnh đ o c p trên tham gia  ể

ứ chuyên môn c a h  giúp ích cho cu c h p. Tuy  ấ ậ v y, do có s  hi n di n c a h , có nh ng v n  ề ộ ộ không ti nệ  nêu lên th o lu n trong  đ  n i b   ộ ọ cu c h p.  ả ộ ọ ệ ọ can thi p quá

1­87

cu c h p, nên tránh đ  cho h   ộ ọ . nhi uề  vào cu c h p

ơ ở ậ

ờ

ị

ấ ể Th i gian ­ đ a đi m­c  s  v t ch t

ộ

ợ

ấ ể ổ ứ

ộ

ị ố ắ

• Xác đ nh ngày h p ọ :       C  g ng tìm m t ngày phù h p nh t đ  t

ch c cu c

h pọ .

ộ

ổ

ờ ọ :   h p ọ

ế

ọ

ị

• Xác đ nh gi ị ề . ườ ng gói g n trong m t bu i sáng hay chi u      Th • Xác đ nh đ a đi m ể :  ị ả ủ ớ      Ch n phòng ph i đ  l n cho s  ng

ỏ

ớ

ặ ế ự ậ

ưở

ữ

ủ

nh h

ố ườ ự ọ i d  h p. N u  ặ ọ phòng quá l n ho c quá trang tr ng ho c quá nh , cũng  ả ng đ n s  t p trung c a nh ng thành viên tham  d  .ự

ể

ờ

ị

ơ

ộ ổ      Chú ý: Không nên thay đ i th i gian và đ a đi m cu c  ư ậ  phút chót vì làm nh  v y có nguy c  làm

ờ ộ ọ

ọ ỏ

h p vào gi h ng cu c h p.

1­88

ơ ở ậ

ờ

ị

ấ ể Th i gian ­ đ a đi m­c  s  v t ch t

ỗ ợ

ộ

ng ti n nghe nhìn h  tr  cho cu c

ẩ ả

ầ ọ

• Chu n b  c  s  v t ch t ấ :  ẩ ị ơ ở ậ    C n chu n b  t ệ ươ ị ố t ph ủ h p.  Ph i có đ  screen cho các projector.  ế

ạ

ộ

Cách s p đ t bàn gh  tùy thu c vào lo i hình và qui mô

ặ ắ ộ ọ ủ c a cu c h p.

ộ ọ

ườ

­ Đ i v i cu c h p đông ng

ộ ườ ướ

ng và  ặ c m t,

ự ồ ườ

ộ ọ

i ch  trì cu c h p.

ố ớ i thì dùng h i tr ườ ng i tham d  ng i thành hàng, nên có bàn tr ệ ố đ i di n v i ng ố ớ

ủ ớ     ­ Đ i v i cu c h p s  l

ộ ọ ố ượ ữ

ng trung bình thì nên x p ng i  ủ

ệ

ớ

ồ ế ủ ườ i ch

ồ ố theo hình ch  U, ng i đ i di n v i bàn c a ng trì.

ộ ọ

ườ

ộ

­ Đ i v i cu c h p ít ng

i thì nên dùng m t bàn hình

ố ớ ữ ậ . ch  nh t

1­89

ơ ở ậ

ờ

ị

ấ ể Th i gian ­ đ a đi m­c  s  v t ch t

ế ị

ế

• Vi c đ t đ  các  ệ ặ ể ấ t b  nghe nhìn thi  là r t quan  ằ ọ ư ậ ượ ồ tr ng. L u ý r ng thông tin nh n đ c g m:  ế ừ ị ừ thông tin t  th  giác chi m 83% còn t  thính giác  ậ ượ ả ừ ị  th  giác c m nh n đ chi m 11%. Thông tin t c  ậ ượ ả ữ ơ d  dàng h n và nh n đ c c  nh ng thông tin  ứ ạ ph c t p.

ễ

ả ế ừ ả máy chi u ph i rõ. Âm thanh ph i

• Hình  nh t ể ể ủ ớ đ  l n đ  có th  nghe, dù ng i  h p. ọ ầ

ồ ở ố ả  cu i phòng

• C n ph i có k  thu t viên coi sóc các thi ậ ệ ố ố ặ ỹ

ỹ ả ế ị t b

1­90

ụ ộ ọ nghe nhìn trong su t cu c h p. Tuy t đ i tránh  ậ . nh ng ữ tr c tr c k  thu t

ở

ư ờ G i th  m i

• Th  m i h p nên g i đ n nh ng ng ộ ườ

ự i tham d   ả ườ ủ ườ ử ế c m t tu n l i ch  trì ph i

ờ

ờ

ị

, ngày, tháng) và đ a

ữ

ớ

ư ờ ọ ướ ả kho ng tr ỗ ử ế g i đ n m i ng ư ờ ộ

ủ ể đi m c a cu c h p.  ộ ươ      ­ M t ch ủ ị ngh  tham gia c a ng ắ ộ ộ ồ ơ

ề

ấ

­ M t b  h  s  ng n g n có n i dung: Các v n đ  chính

ị ự ự ườ i tham d . ọ ộ ớ

c trình bày và gi

ớ

ề ặ

ữ ệ i thi u nh ng thành viên tham  ủ ọ ề ầ ủ

ấ ọ

ữ ầ ễ . Ng ự i tham d :      ­ M t th  m i ghi rõ th i gian (gi ộ ọ ề ng trình ngh  s  rõ ràng cùng v i nh ng đ

ấ ọ ứ

ẽ ượ s  đ ự d  cùng v i các báo cáo c a h  v  các v n đ  đ t ra. • Nên cung c p tài li u đ y đ  cho m i thành viên   và đ  cho h  có đ  th i gian nghiên c u chúng  tr

1­91

ệ ủ ờ ổ ọ ể ướ c khi đi vào bu i h p.

ủ

ườ

ủ

ộ

i ch  trì cu c

Vai trò c a ng h pọ

ả ả

ả

ườ

ộ

ọ

ệ ự ề i (facilitator) cho s  đ Nh ng ch c năng ph i đ m nhi m     (cid:0)

ế ế

ị

ữ  Ng ấ        Ng

ộ ọ ề i đi u khi n (controller) cu c h p đi đúng (cid:0)

ả

ả

i ch  trì ph i bám sát agenda c a cu c h p, đ m

ủ ộ ọ

ậ ợ

ướ

ể

ộ ọ ế ng đ n

ủ i, h

ườ ng:  ườ

ụ

ế b o cho cu c h p ti n tri n thu n l ặ nh ng m c tiêu đ t ra

.

1­92

ứ ậ ợ ườ ạ i t o thu n l ọ ế ủ xu t ý ki n c a m i thành viên:  ậ ộ ọ ủ t cách v n đ ng m i  i ch  trì cu c h p ph i bi ậ ưở ng, nh n xét,  thành viên tham gia đóng góp ý ki n, ý t ộ ọ .  ề phân tích, phê phán, đ  ngh  cho cu c h p ể  Ng ướ h        Ng ả ữ

ủ

ườ

ủ

ộ

i ch  trì cu c

Vai trò c a ng h pọ

ườ

ộ ọ

ủ

i ch  trì cu c h p ph i tính đ n

ự

ố ề  khác nhau v

ư ủ ọ ớ ể

ữ ố ủ

ự ế ắ

ồ

(cid:0) Ng     Ng ế tr ng thái tâm lý ạ ả   ệ ư ữ ủ c a các thành viên tham d  cũng nh  nh ng m i liên h   ế ố riêng t  c a h  v i nhau. Nh ng y u t tâm lý có th  là ngu n g c c a các s  b  t c.

ế

ẽ

ạ ỏ ữ

ự

ế

ạ ự     Ch c năng đi u hòa s  làm liên k t các cá nhân, t o s   t gi a các thành viên tham d  và lo i b  nh ng

ề ữ ẫ

ố ầ

ứ ể hi u bi ể . ự s  mâu thu n, đ i đ u có th  có

1­93

ề ườ i đi u hòa

ậ ủ

ữ

ỹ

ườ

ủ

ộ

ọ

Nh ng k  thu t c a ng

i ch  trì cu c h p

ạ

ể

• Trình bày l      Nó cho phép ng

ạ

ể

ậ

ể

ủ ọ ậ ườ i nh n th c  ể c phát bi u và

ườ

i (restate) ườ ừ

ậ

ọ

c các d  ki n chính y u do t p th  phát  i nh n th c đ

ậ ế ứ ượ ậ ệ ư ạ ượ

ạ ượ

ấ ằ i v a phát bi u th y r ng ch  t a đã  ứ ọ ự i làm cho m i ng hi u mình. S  trình bày l ừ ượ ấ ồ ỏ các đi m th a thu n hay b t đ ng v a đ ủ ủ ộ i ch  trì.  làm rõ thái đ  khách quan c a ng • T ng h p (summarize) ữ ệ ộ ể     Là m t tóm l ườ c l p  ể ng c a mình trong quá trình làm vi c, ki m tra  c hay ch a đ t đ

ượ bi u. Nó cho phép m i ng ủ tr nh ng gì đã đ t đ

c.

ể

ỏ

ể ườ ữ • Đ t câu h i ỏ ặ ệ ặ      Vi c đ t câu h i cho phép m i thành viên có th  đi sâu  ấ

ọ ệ

ế

ề

ậ . vào v n đ  hay ti p đà cho vi c tranh lu n

1­94

ợ ổ

ờ

ườ

ủ

ộ

i khuyên cho ng

i ch  trì cu c

ữ Nh ng l h pọ

• Hãy là m t t m g

ự ộ ấ ng v  tính trung th c và tính

ươ ề ộ ọ công bình trong cu c h p ươ ộ

• Bám sát ch ộ ề  đi u này m t cách quá tr c ti p. ể

l

ế

ỗ ể ỗ ơ ộ ể ộ

ả

ị ự ư ng trình ngh  s  nh ng không b c  ự ế ộ • Đ  cho m i ng ườ i có c  h i đóng góp ý ki n.  • Nên đ  m i ng ờ ỉ ườ i phát bi u ch  trong m t th i  ấ ị kho ng nh t đ nh, thí d  2 phút. ả

ế ọ ụ • Tránh đ c t ng ch  m t văn b n trong cu c h p  ộ ọ ữ ộ ườ ể ả i đ c văn b n này đ n m i ng

1­95

ọ ừ mà nên g i tr ướ ọ đ c tr ử ướ c.

ờ

ườ

ủ

ọ

ộ

ữ Nh ng l

i khuyên ng

i ch  trì cu c h p

ắ ữ

• Quan sát s c m t, đi u b  đ  bi ộ ể ế ấ ặ t nh ng b t  ộ ữ ể

ệ ẫ

ồ đ ng, nh ng mâu thu n đ  có nh ng hành đ ng  ầ c n thi

ườ ể ấ i đang nói hoàn t t phát bi u

ườ

ạ ề ể i phát bi u lan man l c đ , nên tìm  ề ớ ề ụ ở ể ườ i đó quay v  v i đ  m c  ậ

• Tránh h i thúc m i ng

ộ ế ọ i đi v i đ n quy t đ nh

ế ị ậ ể ả

1­96

ế ắ ọ ữ ế . t • Hãy đ  m t ng ể ộ ủ c a anh ta. • N u có ng ế ắ cách nh c nh  đ  ng ả đang th o lu n. ườ ố ộ ọ ủ ụ n u m c đích c a cu c h p là đ  th o lu n và  ườ ạ ớ ế i v i nhau. g n k t m i ng i l

ậ ủ

ữ

ỹ

ườ

ủ

ọ

ộ

Nh ng k  thu t c a ng

i ch  trì cu c h p

• Tránh tranh lu n miên man hàng gi ế ị

ậ ộ khi cu c

ọ ầ ả ờ ế h p c n ph i đi đ n m t quy t đ nh.

ộ • Tránh không đ  hai thành viên tranh cãi tay đôi

ể trong cu c h p.

ỉ

ướ c. Hãy m m c ế ộ ấ ồ

ả ớ ể ả

ộ ọ • Nên vui v  và có óc hài h ườ ẻ i  ớ ngay c  khi b t đ ng v i m t ý ki n nào đó.  ệ ủ ệ Ch  đ  c m xúc can thi p vào công vi c c a lý  trí.

• Ph i luôn luôn t

ỏ ự ệ

ể ệ ủ ả i ph i bi

1­97

rõ s  hi n di n c a mình  ế ắ ả t l ng  ậ ọ c  t p th . Ph i là ng ườ ọ t tôn tr ng ng ườ i khác, tôn tr ng t p

ả ướ ậ tr ế nghe, bi th .ể

ộ

ọ

ả Ghi biên b n cu c h p

ộ i làm

ườ th  kýư  ghi biên b n cu c h p,  ả ộ ọ i ch  trì cu c h p, n u

ng i bên c nh ng ủ không ng

ệ

ữ

ề ượ nh t tríấ c

ỏ ữ

• M t cu c h p không biên b n thì nh ng quy t  ế

ữ ả ộ

ị

• Có m t ng ườ ộ ọ ạ ồ ế ủ ườ ề ộ ọ ả i ch  trì ph i ghi chép v  cu c h p. • Biên b n r t quan tr ng cho vi c qu n lý di n  ả ấ ọ ễ ả ữ ế ả ả ế ế ị ti n, nh ng quy t đ nh và nh ng k t qu  cu   ữ ế ộ ọ cu c h p. Nó đúc k t nh ng đi u đ ơ ồ ề  nh ng đi u m  h .  và làm sáng t ộ ọ ả ả ộ ọ ẽ ị quên lãng và  ế đ nh và k t qu  cu  cu c h p s  b   u ng ổ ứ ổ ứ ữ  ch c cu c h p tr  thành  nh ng công s c t phí.

1­98

ộ ọ ở

ọ

ộ

ả Ghi biên b n cu c h p

• Sau cu c h p, biên b n đ

ộ ọ

ả ử ế

và minh b chạ ,

• Biên b n nên  ả ữ ồ

ệ ả ượ c hoàn thi n, đánh  ọ ề máy và sao thành nhi u b n g i đ n m i thành  ự ộ ọ viên tham d  cu c h p. ọ ắ ố ữ

ự ệ ờ ạ ng n g n, chính xác bao g m nh ng con s , nh ng s  ki n, nh ng  hành đ ng ph i làm và nh ng th i h n.

ả ộ ữ ượ ả c nh t trí ph i đ ộ • Nh ng hành đ ng đ

ị ữ ữ ấ ườ ả ượ c mô t ệ i ch u trách nhi m

1­99

rõ ràng và có phân công ng ỳ ạ và có k  h n hoàn t ấ . t

ộ

ọ

ả Ghi biên b n cu c h p

ầ ả

• Biên b n cu c h p nên có nh ng ph n sau đây: ộ ọ ữ ộ ọ ể ị ờ  và đ a đi m cu c h p      ­ Ngày gi ặ ắ ặ ườ ữ      ­ Nh ng ng i có m t, v ng m t  ậ ả ủ ề ượ ữ c th o lu n      ­ Nh ng ch  đ  đ ộ ọ ủ ữ ế ị      ­ Nh ng quy t đ nh c a cu c h p ắ ớ ộ ữ c hành đ ng s p t I      ­ Nh ng b

ướ

ố ổ ọ ủ ả

• Cu i bu i h p, ng ổ bi u ể t ng k t  l i ả ướ ọ h p tr c khi gi

ộ ọ ườ i ch  trì cu c h p ph i phát  ữ ủ ộ

1­100

ể ế ạ  nh ng đi m chính c a cu c  ộ ọ . i tán cu c h p

ữ

ủ

tâm lý c a các thành viên

ế ố ọ ộ

Nh ng y u t trong cu c h p

ọ

ườ ệ

ặ

ộ

• Trong cu c h p, m i ng ộ ọ ng cho mình là đ c bi ị v  trí xã h i

i có khuynh  ọ t, là quan tr ng,  ộ  c a ủ

ườ

ườ

ướ h ề đi u này tùy thu c vào  ỗ m i ng i. • Các thành viên mong đ iợ

ở ỗ  m i ng ị

ộ i m t  ộ

ộ ư ử

ườ

ộ

ỗ ố ớ

ộ thái đ  c  x  tùy thu c vào v  trí xã h i  ườ ỗ ủ i có m t vai trò,  c a ng i đó. M i ng ườ ự ộ ậ   i t các vai trò có tính đ c l p, m i ng ườ ủ ị xác đ nh vai trò c a mình đ i v i ng i  khác.

1­101

ế ố

ữ

Nh ng y u t

tâm lý…

ạ

ộ

Có ba lo i vai trò khác nhau trong các cu c

• Nh ng vai trò  ố ạ

h pọ . ữ ườ ể ằ

ệ : nh ng ữ ệ ủ ậ ế chú tr ng đ n công vi c i cho công vi c c a t p i mu n t o thu n l

ấ

ả ậ ọ ậ ợ ng ế ư th  b ng cách đ a ra các ý ki n, cung c p các  thông tin, l p các b ng bi u …

ể ự ắ duy trì s  g n bó c a t p th

ườ ả

ể:  ẹ ữ ấ ậ ộ

ủ ậ ả ự ố ẵ ế i khác, s n sàng ti p

• Nh ng vai trò  ữ ữ i có kh  năng làm gi m nh  nh ng  nh ng ng ể ạ xung đ t trong t p th , t o nên s  th ng nh t,  ế ườ tìm cách khuy n khích ng ườ ế ủ thu ý ki n c a m i ng i.

1­102

ọ

ế ố

ữ

Nh ng y u t

tâm lý…

ườ ọ ượ ổ ậ ố i thích đ

ể ề

• Nh ng vai trò  ữ ầ chú tr ng vào nhu c u cá nhân :  ắ ữ c n i b t, mu n n m  nh ng ng ồ ề ự quy n l c, thích k  v  mình, thích tìm đ ng  ạ ộ ườ minh. Đó là nh ng ng ể ủ ậ c a t p th .

1­103

ữ ả ở i hay c n tr  ho t đ ng

ộ

ọ

ộ

Cu c h p đ ng não

ộ ỹ

ề

ộ ả

ế ấ

ự

ưở

ữ

• Đ ng não (brainstorming) là m t k  thu t  ậ i quy t v n đ , xây d ng nhóm công  ng sáng

gi ư tác (team) và đ a ra nh ng ý t t o. ạ ộ

ườ

ộ ỹ i là m t k

• Đ ng não v i m t nhóm ng ớ ữ

ậ

thu t khá h u hi u.

ể

ộ ệ ẩ

ậ

ộ ỹ

ủ

ắ

ữ

ề

ấ

ả

ệ

ơ ắ

• Đ ng não thúc đ y các team phát tri n vì  ế k  thu t này g n k t các thành viên c a  ớ team vào trong nh ng v n đ  qu n lý l n  h n và làm cho các thành viên làm vi c  ớ g n bó v i nhau.

1­104

ộ

ọ

ộ

Cu c h p đ ng não

ầ ượ ổ ứ c t

ủ  ch c và tuân th

m t s

• Đ ng não liên quan đ n

ủ

ả

ế ượ t đ

ễ

ệ

ạ

ế team mà theo đó  c  m i thành  viên c a team ph i bi nh ng hi n tr ng đang di n ra trong team.

ườ

ả

•  Đ ng não đ t nhi m v  quan tr ng lên  ệ ặ ủ , ng i ch  trì

ự

ỗ

ế ị

ữ

ự

ệ ộ

cu c h p đ ng não

• Đ ng não c n đ ộ ộ ố qui t cắ .  ộ ọ ữ ọ ụ ộ ả ườ vai ng i này ph i qu n lý  ủ quá trình, s  đóng góp c a m i thành viên  và theo dõi vi c th c thi nh ng quy t đ nh  ừ ộ ọ t .

1­105

ự ủ

ộ

ộ

Trình t

ọ  c a cu c h p đ ng não

ữ

1. Xác đ nh và nh t trí v  m c tiêu ề ụ ấ ị 2. Đ a ra nh ng ý t ị ề ưở ng, đ  ngh   3. X p lo i, ph i h p và tinh ch  nh ng ý  ố ợ ạ

ữ ế

ư ế ngưở t

ữ

ứ ự ư ụ ả ự ữ   u tiên cho nh ng kh  năng l a

6. Tho  thu n v  hành đ ng và th i gian th c

4. Phân tích đánh giá nh ng tác d ng 5. Đ t th  t ặ ch nọ ả hi nệ

ự ề ậ ộ ờ

7. Theo dõi vi c th c thi nh ng quy t đ nh ự

1­106

ế ị ữ ệ

ề ụ

ị

ấ Xác đ nh và nh t trí v  m c tiêu

ả

ồ ứ

• B c này đ m b o m i thành viên tham gia vào  ọ ề ụ ậ cu c h p đ ng não nh n th c và đ ng ý v  m c  tiêu c a cu c h p.  ộ

ướ ộ ọ ủ

ề ế ả ộ ộ ọ ậ ị ạ ộ ớ

ệ

ế ấ t ki m chi tiêu nh ng v n

ấ

ụ

• Thí dụ: xác l p m t lo t các ho t đ ng tuyên  ạ ị ề ộ ả ẩ tuy n ti p th  cho m t s n ph m m i, đ  ngh   ề ạ ấ ượ ng đào t o, đ   các bi n pháp nâng cao ch t l ẫ ư ệ ệ xu t các bi n pháp ti ả ả đ m b o năng su t, v.v….  • C n gi ữ ầ ả ộ

ờ

1­107

ướ ế ể cho m c tiêu cu  cu c h p đ ị gi n. Xác đ nh th i gian trao đ i đ  gi ể đ ng ti n tri n đúng h ả ộ ọ ượ ơ ổ ể ữ ng và có ki m soát. c đ n  ạ  cho ho t

ả

ộ

ọ

ộ

Qu n lý cu c h p đ ng não

ệ

ộ ọ ườ ề

ề ộ

ẫ

• Cu c h p đ ng não t o đi u ki n cho m i  ạ ọ ưở ng m t cách ng u

ộ ấ i đ  xu t ý t

ng h ng. ứ

ủ

ườ

ế

ườ

ế

ể ạ

• Công vi c c a ng ệ ủ i ch  trì là khuy n  ọ khích m i ng i tham gia đóng góp mà  ấ ứ không ch i bố ỏ b t c  ý ki n nào dù cho ý  ư ế ổ ế  lùng, bay b ng nh  th   ki n đó có th  l nào.

ưở

ữ

ấ t nh t th

ng t

ẻ ạ

ầ

ườ ố ng mà lúc ban đ u có v  l

ng là nh ng   lùng

1­108

ữ    (Nh ng ý t ưở ý t nh t). ấ

ả

ộ

ọ

ộ

Qu n lý cu c h p đ ng não

ề ế ưở ờ ạ

• Khi th i h n đ  xu t ý t ụ i v i nhau. Đúc k t và hoàn ch nh các ý t

ạ ưở ế ng đã k t thúc, ti n  ng

ấ hành phân lo i, gom c m, liên k t các ý t ế ạ ớ l

ưở ng.  ế

ế ỉ • Có th  k t h p đ a c  nh ng ý t ưở ể ế ợ ư ả ữ ỏ ơ ủ ề ớ

• M i ng ọ

ng còn y u  ự ữ ể ữ vào nh ng ch  đ  l n đ  tránh b  r i nh ng s   đóng góp này.

ưở ườ i tham gia đánh giá, phân tích tính h p  ưở ủ ụ ủ u tiên c a các ý t

ặ kh  ả ợ ứ ự ế ữ   ng. X p th  t ộ ng thành m t danh sách  hành đ ngộ  (action) ho c các

1­109

lý và tác d ng c a nh ng ý t ư ỉ hoàn ch nh các  ự năng l a ch n ọ  (option).

ả

ế ị

ữ

ự ộ

ủ

ộ

ệ Qu n lý vi c th c thi nh ng quy t đ nh  ọ c a cu c h p đ ng não

ồ ệ ớ

ề ữ ề ờ ạ ả

• B c này đ ng ý v i nhau v  nh ng vi c làm  ướ ị ậ ắ ớ i là gì. Tho  thu n v  th i h n và ai ch u  s p t trách nhi m làm vi c gì.

ệ

ư ộ ệ ộ ọ

• Sau cu c h p đ ng não, l u hành văn b n ghi  ả ồ chép, theo dõi và l ng nghe các ph n h i.

ắ

ả ạ

ấ ộ ế ỗ ự ả ả ự

ự ể t ph i t o ra m t k t qu  tích c c đ   ủ i c m th y n  l c và s  đóng góp c a  i là đáng công.

ữ ủ ọ i th y r ng nh ng c  g ng c a h

• C n thi ế ầ ườ ả ọ m i ng ườ ọ m i ng • Khi m i ng ọ ườ ữ ư ạ đ a l i nh ng hành đ ng và chuy n bi n tích  ơ ữ ố ọ ẽ ự c c, h  s  hăng hái và mu n đóng góp h n n a  ờ trong th i gian t

ấ ằ ộ ố ắ ể ế

1­110

ớ   i.