Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Nguyen Cao Tri

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

168
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Soạn thảo văn bản xí nghiệp trình bày về các loại văn bản trong xí nghiệp; các yêu cầu khi trình bày các văn bản; văn bản dạng electronic, cấu trúc của thông báo sự vụ,... Mời các bạn tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Nguyen Cao Tri

Chương 6 Soạn thảo văn bản xí nghiệp by Nguyen Cao Tri
Đặt vấn đề • Mục tiêu và nội dung • Văn bản trong xí nghiệp là gì? • Hệ thống văn bản trong xí nghiệp & hoạt động của xí nghiệp • Tại sao người kỹ sư phải chú ý đến soạn thảo văn bản trong xí nghiêp? • Các loại văn bản trong xí nghiệp 12
Các loại văn bản trong xí nghiệp Các hoạt động quản lý • Thư từ • Thông báo  Thông báo sự vụ  Thông báo thông tin • Bản tổng hợp (báo cáo,tình hình, số liệu) • Thư thông báo • Bản tường trình 13
Các loại văn bản trong xí nghiệp Các hoạt động về kỹ thuật • Bài báo kỹ thuật • Văn bản kinh tế kỹ thuật • Lưu ý kỹ thuật • Bằng phát minh , sáng chế • Các bản nghiệm thu và biên bản kỹ thuật 14
Các yêu cầu khi trình bày các văn bản • Văn bản xí nghiệp và các loại văn khác • Các yếu tố chình phải đạt được đối với văn bản trong xí nghiệp  Đơn giản, dễ hiểu.  Chuyển tải chính xác thông tin cần truyền đạt:  Đúng, đủ nội dung  Đúng đối tượng cần tiếp nhận  Rõ ràng , tường minh  Văn bản chung và riêng 15
Văn bản dạng electronic • Các văn bản dạng electronic cũng ngày càng phổ biến:  Email  Forum  Các hệ thống dữ liệu và tin tức nội bộ dạng document hay web • Những chú ý với văn bản electronic:  Tính pháp lý  Tính bảo mật 16
Thư từ • Dùng truyền đạt thông tin giữa người này và người kia: đề bạt nguyện vọng, đề nghị,… • Cấu trúc cơ bản của thư từ  Người gởi – Nơi gởi  Về việc gì?  Ngưởi nhận – Địa chỉ  Lời xưng hô: theo quan hệ cá nhân giữa người viết và người nhận trong bối cảnh công việc và tổ chức của cơ quan.  Các nội dung chính:  Nguyên nhân viết thư  Vấn đề cần trao đổi (Tôi cần điều gì)  Điều mong đợi từ phía người nhận (kết quả, trả lời,..)  Câu xã giao kết thúc  Ký tên 17
Thông báo sự vụ • Đây là loại văn bản dùng để thông báo chính thức về một nội dung cần phổ biến đến người đọc. Thông thường là một quyết định, yêu cầu, mệnh lệnh mà người đọc cần phải tuân thủ • Thông báo sự vụ thông thường có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn thể hoặc một nhóm người. Có thể có những phản ứng khác nhau: đồng tình, phản đổi. Do đó ngôn từ sử dụng phải ngắn gọn, chính xác, lập luận chặt chẽ và xúc tích. • Văn bản này thông thường phải do người có trách nhiệm soạn thảo, ký và công bố. 18
Cấu trúc của thông báo sự vụ • Ngày thông báo • Tên & chức vụ của người ký • Tên người/nhóm người nhận (thi hành) • Chủ để vắn tắt của thông báo (thường trong 12 dòng) • Hiệu lực thi hành: đối tượng, phạm vi, thời gian. • Các thông tin khác: hình thức xữ lý vi phạm,… 19
Thông báo sự vụ cách hành văn • Danh xưng: sử dụng theo vị trí công tác • Tính chính xác: phải đề cập đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến sự vụ như ngày tháng, kỳ hạn, nơi chốn, căn cứ cơ sở để đưa đến thông báo, đối tượng tiếp nhận & thi hành • Tính mạch lạc: phân tích rõ nguyên nhân để dẫn đến kết luận/mệnh lệnh • Ngôn từ: dễ hiểu, ngắn gọn, trực tiếp. 110
Thông báo thông tin • Là loại văn bản dùng để cung cấp những điểm chính về một thông tin mà người đọc /người nhận cần phải tiếp nhận • Có 2 nhóm:  Thông tin nội bộ  Thông tin cho bên ngoài • Chú ý: dùng để thông tin hoặc giải thích thông tin chứ không phải để kết luận hay ra mệnh lệnh • Ví dụ: Thông báo về bảo hiểm xã hội 111
Thư thông báo • Là một loại thông báo thông tin nhưng thường được gởi trực tiếp đến đối tượng cần tiếp nhận thông tin • Ngoài tính chất thông báo thường kèm theo yêu cầu xữ lý những thông tin được cung cấp: như confirm, hay các xữ lý khác. • Có thể cùng một thông tin cung cấp đến nhiều nhóm người với nhiều mục đích khác nhau • Ví dụ: thông tin về việc chấm dứt hoạt động. 112
Bản báo cáo tổng hợp • Là loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn ; có thể khác biệt hoặc thậm chí mâu thuẫn nhau. • Thông thường văn bản này được làm cho lãnh đạo hoặc cấp có thẩm quyền để có thông tin và ra quyết định cho các hoạt động của cơ quan. • Thông báo tổng hợp; chỉ có thông tin đã tổng hợp. Không có những đánh giá hay kết luận. • Báo cáo tổng hợp: thường có thêm phần nhận định, đánh giá hay kết luận theo ý kiến của người viết 113
Trình tự soạn thảo • Xem xét tổng hợp hồ sơ • Làm sáng tỏ các thông tin chính yếu cần tổng hợp. Sắp xếp chúng theo nguồn gốc và những điểm chung, tương đồng:  Lĩnh vực, vấn đề  Cùng ý nghĩa hay tính tương đồng số liệu  Cùng phương thức, nguồn gốc, trình bày 114
Trình tự soạn thảo • Đánh dấu các thông tin trọng yếu, hoặc nỗi bật. • Làm rõ tính trung thực, khách quan của thông tin. Loại bỏ những ý kiến, đánh giá chủ quan • Sắp xếp hệ thống thoe logic vần đề cần trình bày • Soạn thảo. 115
Bản tường trình – Biên bản • Là loại văn bản dùng phản ánh toàn bộ hay một phần của một sự kiện như: buổi họp, một hoạt động nào đó, với mục tiêu:  Cho phép người đọc nắm được diễn tiến của sự việc theo đúng tính chất & trình tự dù không tham dự.  Cho phép nhớ lại những sự việc xảy ra đối với người có tham dự. Đặc biệt là những yêu cầu, quyết định và kết luận để có thể thi hành.  Là cơ sở thông tin để có thể đi đến những hành động khác như: thỏa thuận, ra quyết định, ghi nhớ, làm bằng chứng,… • Phải được viết với cách hành văn thật rõ ràng, mạch lạc, đúng trình tự để có thể hiểu đúng • Phải trung thực, khách quan trong việc ghi nhận thông tin, tránh mọi sai lệnh có thể gây ảnh hưởng tiếu cực/tích cực đến 1 chủ thể nào khác. 116
Bản tường trình – Biên bản • Các điểm phải chú ý:  Phải nhằm vào lợi ích được cung cấp đầy đủ thông tin của người đọc. Giới thiệu đầy đủ mọi khía cạnh, diễn tiến của sự việc. Không được ưu tiên những gì người viết thích. Tuyệt đối không đưa những ý kiến nhận định riêng của người viết vào văn bản. Tôn trọng trình tự về thời gian và tính trung thực của các sự kiện, phát biểu. 117
Bản tường trình – Biên bản • Trình tự soạn thảo:  Chọn lựa thông tin: theo mục tiêu và đối tượng đọc  Sắp xếp thông tin: thường theo trình tự thời gian và theo chủ đề  Viết biên bản • Cấu trúc cơ bản:  Nguyên nhân buổi họp, thời gian địa điểm, thành phần tham dự  Diễn tiến cũa nội dung cần tường trình. 118
Báo cáo • Có chưa năng cung cấp thông tin và để nghị một thực hiện một hành động nào đó dựa trên phân tích, đánh giá của người viết theo các thông tin liên quan. • Có tác dụng giúp người đọc nắm rõ vấn để và ra quyết định. • Báo cáo khác với bản tường trình: ngoài việc ghi nhận thông tin phải có sự phân tích và đề nghị giải pháp của người viết. • Báo cáo ngoài nguồn thông tin ghi nhận được từ thực tế, người soạn cầ pảhi có keí6n thức tương ứng, thông tin nội bộ và các tài liệu khác liên quan để có thể thực hiện việc phâ tích đánh giá chính xác và đề nghị hướng giải quyết đúng. 119
Báo cáo – cấu trúc • Ngày báo cáo • Tên người viết báo cáo • Tiêu đề chính của báo cáo • Dẫn nhập: nêu lên nguyên nhân và bối cảnh đưa đến bản báo cáo • Trình bày thông tin  Phân tích  Đánh giá • Xác định các giải pháp  đề nghị giải pháp cụ thể, có thể bao gồm kế hoạch thực hiện • Các tài liệu, minh chứng cho các phân tích, đánh giá 120