intTypePromotion=1

Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Nguyen Cao Tri

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:24

0
115
lượt xem
12
download

Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Nguyen Cao Tri

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Soạn thảo văn bản xí nghiệp trình bày về các loại văn bản trong xí nghiệp; các yêu cầu khi trình bày các văn bản; văn bản dạng electronic, cấu trúc của thông báo sự vụ,... Mời các bạn tham khảo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Nhập môn công tác kỹ sư Công nghệ thông tin: Chương 6 - Nguyen Cao Tri

  1. Chương 6 Soạn thảo văn bản xí nghiệp by Nguyen Cao Tri
  2. Đặt vấn đề • Mục tiêu và nội dung • Văn bản trong xí nghiệp là gì? • Hệ  thống  văn  bản  trong  xí  nghiệp  &  hoạt động của xí nghiệp • Tại  sao  người  kỹ  sư  phải  chú  ý  đến  soạn thảo văn bản trong xí nghiêp? • Các loại văn bản trong xí nghiệp 1­2
  3. Các loại văn bản trong xí nghiệp Các hoạt động quản lý • Thư từ • Thông báo  Thông báo sự vụ  Thông báo thông tin • Bản tổng hợp (báo cáo,tình hình, số liệu) • Thư thông báo • Bản tường trình 1­3
  4. Các loại văn bản trong xí nghiệp Các hoạt động về kỹ thuật • Bài báo kỹ thuật • Văn bản kinh tế kỹ thuật • Lưu ý kỹ thuật • Bằng phát minh , sáng chế • Các  bản  nghiệm  thu  và  biên  bản  kỹ  thuật 1­4
  5. Các yêu cầu khi trình bày các văn  bản • Văn bản xí nghiệp và các loại văn khác • Các yếu tố chình phải đạt được đối với  văn bản trong xí nghiệp  Đơn giản, dễ hiểu.  Chuyển tải chính xác thông tin cần truyền  đạt:  Đúng, đủ nội dung   Đúng đối tượng cần tiếp nhận  Rõ ràng , tường minh  Văn bản chung và riêng 1­5
  6. Văn bản dạng electronic • Các văn bản dạng electronic cũng ngày  càng phổ biến:  Email  Forum  Các  hệ  thống  dữ  liệu  và  tin  tức  nội  bộ  dạng document hay web • Những chú ý với văn bản electronic:  Tính pháp lý  Tính bảo mật 1­6
  7. Thư từ • Dùng  truyền  đạt  thông  tin  giữa  người  này  và  người  kia: đề bạt nguyện vọng, đề nghị,… • Cấu trúc cơ bản của thư từ  Người gởi – Nơi gởi  Về việc gì?  Ngưởi nhận – Địa chỉ  Lời xưng hô: theo quan hệ cá nhân giữa người viết và người  nhận trong bối cảnh công việc và tổ chức của cơ quan.   Các nội dung chính:  Nguyên nhân viết thư  Vấn đề cần trao đổi (Tôi cần điều gì)   Điều mong đợi từ phía người nhận (kết quả, trả lời,..)  Câu xã giao kết thúc  Ký tên 1­7
  8. Thông báo sự vụ • Đây là loại văn bản dùng để thông báo chính  thức  về  một  nội  dung  cần  phổ  biến  đến  người đọc. Thông thường là một quyết  định,  yêu  cầu,  mệnh  lệnh  mà  người  đọc  cần  phải  tuân thủ • Thông  báo  sự  vụ  thông  thường  có  ảnh  hưởng trực tiếp đến toàn thể hoặc một nhóm  người.  Có  thể  có  những  phản  ứng  khác  nhau: đồng tình, phản đổi. Do đó ngôn từ sử  dụng phải ngắn gọn, chính xác, lập luận chặt  chẽ và xúc tích. • Văn bản này thông thường phải do người có  trách nhiệm soạn thảo, ký và công bố. 1­8
  9. Cấu trúc của thông báo sự vụ • Ngày thông báo • Tên & chức vụ của người ký • Tên người/nhóm người nhận (thi hành) • Chủ để vắn tắt của thông báo (thường  trong 1­2 dòng) • Hiệu  lực  thi  hành:  đối  tượng,  phạm  vi,  thời gian. • Các  thông  tin  khác:  hình  thức  xữ  lý  vi  phạm,… 1­9
  10. Thông báo sự vụ ­ cách hành văn • Danh xưng: sử dụng theo vị trí công tác • Tính  chính  xác:  phải  đề  cập  đầy  đủ  những thông tin cần thiết liên quan đến  sự  vụ  như  ngày  tháng,  kỳ  hạn,  nơi  chốn,  căn  cứ  cơ  sở  để  đưa  đến  thông  báo, đối tượng tiếp nhận & thi hành • Tính  mạch  lạc:  phân  tích  rõ  nguyên  nhân để dẫn đến kết luận/mệnh lệnh • Ngôn từ: dễ hiểu, ngắn gọn, trực tiếp. 1­10
  11. Thông báo thông tin • Là  loại  văn  bản  dùng  để  cung  cấp  những  điểm  chính  về  một  thông  tin  mà  người  đọc  /người nhận cần phải tiếp nhận • Có 2 nhóm:  Thông tin nội bộ  Thông tin cho bên ngoài • Chú  ý:  dùng  để  thông  tin  hoặc  giải  thích  thông  tin  chứ  không  phải  để  kết luận  hay  ra  mệnh lệnh • Ví dụ: Thông báo về bảo hiểm xã hội 1­11
  12. Thư thông báo • Là  một  loại  thông  báo  thông  tin  nhưng  thường được gởi trực tiếp đến đối tượng cần  tiếp nhận thông tin  • Ngoài  tính  chất  thông  báo  thường  kèm  theo  yêu  cầu  xữ  lý  những  thông  tin  được  cung  cấp: như confirm, hay các xữ lý khác. • Có  thể  cùng  một  thông  tin  cung  cấp  đến  nhiều  nhóm  người  với  nhiều  mục  đích  khác  nhau • Ví dụ: thông tin về việc chấm dứt hoạt động. 1­12
  13. Bản báo cáo tổng hợp • Là loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác  hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn ; có  thể khác biệt hoặc thậm chí mâu thuẫn nhau. • Thông  thường  văn  bản  này  được  làm  cho  lãnh  đạo  hoặc  cấp  có  thẩm  quyền  để  có  thông tin và ra quyết định cho các hoạt động  của cơ quan. • Thông báo tổng hợp; chỉ có thông tin đã tổng  hợp. Không có những đánh giá hay kết luận. • Báo  cáo  tổng  hợp:  thường  có  thêm  phần  nhận định, đánh giá hay kết luận theo ý kiến  của người viết 1­13
  14. Trình tự soạn thảo • Xem xét tổng hợp hồ sơ • Làm  sáng  tỏ  các  thông  tin  chính  yếu  cần  tổng  hợp.  Sắp  xếp  chúng  theo  nguồn  gốc  và  những  điểm  chung,  tương đồng:  Lĩnh vực, vấn đề  Cùng ý nghĩa hay tính tương đồng số liệu  Cùng phương thức, nguồn gốc, trình bày 1­14
  15. Trình tự soạn thảo • Đánh dấu các thông tin trọng yếu, hoặc  nỗi bật. • Làm rõ tính trung thực, khách quan của  thông  tin.  Loại  bỏ  những  ý  kiến,  đánh  giá chủ quan • Sắp  xếp  hệ  thống  thoe  logic  vần  đề  cần trình bày • Soạn thảo. 1­15
  16. Bản tường trình – Biên bản • Là  loại  văn  bản  dùng  phản  ánh  toàn  bộ  hay  một  phần của một sự kiện như: buổi họp, một hoạt động  nào đó, với mục tiêu:  Cho phép người đọc nắm được diễn tiến của sự việc theo  đúng tính chất & trình tự dù không tham dự.  Cho  phép  nhớ  lại  những  sự  việc  xảy  ra  đối  với  người  có  tham dự. Đặc biệt là những yêu cầu, quyết định và kết luận  để có thể thi hành.  Là cơ sở thông tin để có thể đi đến những hành động khác  như: thỏa thuận, ra quyết định, ghi nhớ, làm bằng chứng,… • Phải được viết với cách hành văn thật rõ ràng, mạch  lạc, đúng trình tự để có thể hiểu đúng • Phải  trung  thực,  khách  quan  trong  việc  ghi  nhận  thông  tin,  tránh  mọi  sai  lệnh  có  thể  gây  ảnh  hưởng  tiếu cực/tích cực đến 1 chủ thể nào khác. 1­16
  17. Bản tường trình – Biên bản • Các điểm phải chú ý:  Phải nhằm vào lợi ích được cung cấp đầy  đủ thông tin của người đọc. Giới thiệu đầy đủ mọi khía cạnh, diễn tiến của  sự  việc.  Không  được  ưu  tiên  những  gì  người  viết thích.  Tuyệt  đối  không  đưa  những  ý  kiến  nhận  định  riêng của người viết vào văn bản. Tôn  trọng  trình  tự  về  thời  gian  và  tính  trung  thực của các sự kiện, phát biểu. 1­17
  18. Bản tường trình – Biên bản • Trình tự soạn thảo:  Chọn  lựa  thông  tin:  theo  mục  tiêu  và  đối  tượng đọc  Sắp  xếp  thông  tin:  thường  theo  trình  tự  thời gian và theo chủ đề  Viết biên bản • Cấu trúc cơ bản:  Nguyên nhân buổi họp, thời gian địa điểm,  thành phần tham dự  Diễn tiến cũa nội dung cần tường trình. 1­18
  19. Báo cáo • Có  chưa  năng  cung  cấp  thông  tin  và  để  nghị  một  thực hiện một hành động nào đó dựa trên phân tích,  đánh giá của người viết theo các thông tin liên quan. • Có  tác  dụng  giúp  người  đọc  nắm  rõ  vấn  để  và  ra  quyết định.  • Báo  cáo  khác  với  bản  tường  trình:  ngoài  việc  ghi  nhận  thông  tin  phải  có  sự  phân  tích  và  đề  nghị giải  pháp của người viết. • Báo  cáo  ngoài  nguồn  thông  tin  ghi  nhận  được  từ  thực  tế,  người  soạn  cầ  pảhi  có  keí6n  thức  tương  ứng,  thông  tin  nội  bộ  và  các  tài  liệu  khác  liên  quan  để có thể thực hiện việc phâ tích đánh giá chính xác  và đề nghị hướng giải quyết đúng. 1­19
  20. Báo cáo – cấu trúc • Ngày báo cáo • Tên người viết báo cáo • Tiêu đề chính của báo cáo • Dẫn nhập: nêu lên nguyên nhân và bối cảnh  đưa đến bản báo cáo • Trình bày thông tin  Phân tích  Đánh giá • Xác định các giải pháp   đề nghị giải pháp  cụ thể, có thể bao gồm kế hoạch thực hiện • Các  tài  liệu,  minh  chứng  cho  các  phân  tích,  đánh giá 1­20
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2