PHÂN TÍCH TỔ CHỨC

MỤC TIÊU

 Xác định các công việc tại các vị trí

làm

việc.

 Tập hợp các hồ sơ, dữ liệu cho từng

nghiệp vụ.

 Rút ra các quy tắc nghiệp vụ ràng buộc về xử lý và dữ liệu trong hệ thống tổ chức hiện hữu.

 Tổng hợp và mô tả tổng hợp hoạt động

của xí nghiệp.

2

MỤC TIÊU

Who?

Where?

Người hay máy

Sơ đồ biểu diễn Vị trí làm việc tổ chức

When?

What?

Điều kiện khởi động

Sơ đồ biểu diễn Sử dụng hồ sơ gì dòng công việc

Whoi?

Which?

What?

Ai sử dụng kết quả

Ràng buộc nào

Tạo ra kết quả gì?

3

Phương thức tiến hành

 Dựa trên thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát. Trong giai đoạn này phân tích viên tiến hành tập hợp và viết sưu liệu:  Sơ đồ hiện trạng  Tài liệu mô tả hồ sơ  Tài liệu mô tả công việc  Tài liệu mô tả quy tắc nghiệp vụ  Tài liệu mô tả dữ liệu

4

Sơ đồ hiện trạng

 Ví dụ 1: Khi bệnh nhân đến bệnh viện có yêu cầu được khám bệnh, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ tiếp nhận bệnh nhân. Việc tiếp nhận bệnh nhân được thực hiện bằng việc ghi thông tin vào phiếu tiếp nhận bệnh đồng thời cập nhật sổ tiếp nhận bệnh nhân. Dựa trên phiếu tiếp nhận bệnh nhân, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ lập hồ sơ bệnh nhân, đồng thời cập nhật hồ sơ bệnh nhân và cho ra sổ khám bệnh cũng như phiếu thu tiền. Bác sĩ khám bệnh sẽ ghi các thông tin liên quan đến bệnh án của bệnh nhân vào sổ khám bệnh và ghi toa thuốc. Từ những thông tin này, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ cập nhật hồ sơ bệnh án, đưa toa thuốc cùng sổ khám bệnh lại cho bệnh nhân

5

Quản lý hồ sơ bệnh nhân

Vị trí liên quan Nhân viên quản lý hồ sơ Vị trí ngoài

Yêu cầu khám Bệnh nhân

Tiếp nhận Bệnh nhân

Sổ tiếp nhận

Phiếu tiếp nhận bệnh Bệnh nhân

Lập hồ sơ bệnh nhân

Sổ khám bệnh Bệnh nhân

Hồ sơ bệnh nhân Phiếu thu tiến Bác sĩ

Toa thuốc Lưu hồ sơ bệnh án

6

Hồ sơ bệnh nhân

 Ví dụ 2: Dựa vào danh sách mặt hàng và phiếu vật tư, nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu đặt hàng để chuyển cho nhà thầu, đồng thời cập nhật sổ đặt hàng. Khi giao hàng, nhà thầu sẽ gởi kèm phiếu cung ứng. Nhân viên quản lý kho sẽ nhập và kiểm hàng, lập phiếu nhập hàng và chuyển cho nhà thầu. Khi có hóa đơn do nhà thầu gởi đến, nhân viên quản lý kho tiến hành cập nhật chứng từ gồm sổ hóa đơn và phiều vật tư.

7

Lập và chuyển đơn hàng (T1)

Danh sách MH(D2)

Nhà thầu

Phiếu đặt hàng(D3)

Phiếu vật tư (D1)

Phiếu cung ứng(D5)

Nhà thầu

Sổ đặt hàng (D3)

Nhập và kiểm hàng (T2)

Phiếu nhận hàng (4)

Sổ hóa đơn (D6)

Nhà thầu

Phiếu vật tư (D1)

Cập nhật chứng từ (T3)

8

Vị trí liên quan Nhân viên quản lý kho Vị trí ngoài

Mô tả hồ sơ

Công việc

STT HSơ Vai trò

T1,T3

1

D1

Phiếu vật tư: dùng để ghi lại các loại vật tư trong kho, cho ta biết trình trạng cùng giá trị kho hàng.

2

D2

T1

Danh sách các mặt hàng: cho biết các mặt hàng cần đặt trong ngày tới.

3

D3

T1

Phiếu đặt hàng: dùng để đặt phiếu hàng nhà thầu.

4

D4

T2

Phiếu nhận hàng: dùng ghi lại thông tin các mặt hàng nhận từ nhà thầu.

5

D5

T2

Phiếu cung ứng: chứng từ của nhà cung cấp ghi chi tiết về mặt hàng giao.

6

D6

T3

Sổ hóa đơn: tập hợp các phiếu giao hàng hay hóa đơn đã ký xác nhận.

9

Mức quan niệm dữ liệu

 Mục tiêu  Tổng hợp các xử lý  Tổng hợp các dữ liệu  Thanh lọc dữ liệu  Lập từ điển dữ liệu

10

Mục tiêu

 Làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của các tiến hành tìm hiểu hiện

thông tin khi trạng.

 Thể hiện hoạt động của hệ thống tổ chức bằng bảng các dòng luân chuyển thông tin.

 Tổng hợp các dữ liệu thành từ điển dữ

liệu.

11

Tổng hợp các xử lý

STT DÒNG THÔNG TIN NGUỒN ĐÍCH

Yêu cầu khám 1 Bệnh nhân Nhân viên

Phiếu tiếp nhận bệnh 2 Nhân viên Bệnh nhân

Phiếu tiếp nhận có điền thông tin Bệnh nhân 3 Nhân viên

4 Phiếu thu Nhân viên Bệnh nhân

5 Phiếu thu Bệnh nhân Nhân viên

6 Sổ khám Nhân viên Bác sĩ

7 Toa thuốc Bác sĩ Nhân viên

8 Sổ khám Bác sĩ Nhân viên

9 Toa thuốc Nhân viên Bệnh nhân

12

10 Sổ khám Nhân viên Bệnh nhân

Tổng hợp các dữ liệu

 Thanh lọc dữ liệu

 Dữ liệu đồng nghĩa Đơn giá  giá đơn vị  Dữ liệu đa nghĩa • Trị giá tại bộ phận cung ứng chỉ giá vốn nguyên vật

liệu.

• Trị giá tại bộ phận bán hàng chỉ giá vốn sản phẩm.

 Lập từ điển dữ liệu

STT Tên Định nghĩa Quy tắc Ví dụ

Kiển dữ liệu Loại dữ liệu Định lượng

1 TenNCC Tên nhà cung cấp Kiểu chữ, Sơ cấp 1000 COFiCo

13

dài 20 Chữ in hoa