CHƢƠNG II
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC
I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
• Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm việc dự báo nhu cầu và cung lao động trong mối quan hệ với mục tiêu của tổ chức và những sự thay đổi từ môi trƣờng, và việc lập kế hoạch phải đảm bảo lực lượng lao động ổn định và có đủ năng lực được tuyển dụng.
• Hoạch định nguồn nhân lực liên quan đến dòng
ngƣời vào, dịch chuyển và ra khỏi tổ chức
Hoạch định nhu cầu nhân lực một cách cụ thể, bao
gồm:
Xác định cần bao nhiêu ngƣời với trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ, hay mục tiêu của tổ chức.
Xác định lực lƣợng lao động sẽ làm việc cho tổ
chức.
Lựa chọn giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điễm thích hợp trong tƣơng lai
MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC
triển liên tục của nó
• Tối đa hóa việc sử dụng nguồn lực và đảm bảo sự phát
• Bảo đảm có khả năng cần thiết để thực hiện các mục tiêu
• Phối hợp với các hoạt động về nguồn nhân lực với các
của tổ chức.
mục tiêu của tổ chức.
• Tăng năng suất của tổ chức.
Mối quan hệ của hoạch định nguồn nhân lực với các đối tƣợng khác trong tổ chức • Mối quan hệ với hoạch định chiến lƣợc. • Mối quan hệ với mục tiêu của tổ chức • Mối quan hệ với văn hóa và môi trƣờng của tổ chức.
II. TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC
THU THẬP THÔNG TIN
DỰ BÁO NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC
DỰ BÁO CUNG NGUỒN NHÂN LỰC
HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN CÁC CHƢƠNG TRÌNH CẦN THIẾT
PHẢN HỒI VỀ TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH
1. Bƣớc 1: Thu thập thông tin
• Môi trƣờng bên trong • Môi trƣờng bên ngoài
Môi trƣờng bên ngoài
• Các điều kiện kinh tế • Công nghệ • Sự cạnh tranh • Thị trƣờng lao động • Khuynh hƣớng xã hội và nhân khẩu học • Các quy định chính phủ
Môi trƣờng bên trong
• Chiến lƣợc công ty • Các kế hoạch kinh doanh • Nguồn nhân lực hiện tại • Tỷ lệ thay thế nhân viên
• Phân tích môi trƣờng giúp doanh nghiệp đánh giá
• Cơ sở xác định mục tiêu và phƣơng hƣớng hoạt động
chính xác các thuận lợi, khó khăn, các ƣu nhƣợc điểm, các cơ hội và nguy cơ
của DN
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ CHIÊN LƢỢC CHO DOANH NGHIỆP
Ngắn hạn: Mục tiêu ngắn hạn. Dài hạn: Mục tiêu chiến lƣợc. - Mục tiêu phải cụ thể, linh hoạt, định lƣợng đƣợc, có tính khả thi, nhất quán và hợp lý. - Mức lợi nhuận, năng suất, vị thế cạnh tranh, phát triển việc làm, quan hệ giữa các nhân viên, vị trí dẫn đầu về công nghệ, trách nhiệm trƣớc công chúng…
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CHO DOANH NGHIỆP
khăn,thuận lợi của DN
Xác định đƣợc các điểm mạnh, điểm yếu,những khó
trình vào môi trƣờng làmviệc cụ thể.
Việc phân tích đòi hỏi đặt các yếu tố của hệ thống và quá
Kết quả hoạt động của HRM đƣợc phản ánh ở cả hiệu quả làm việc của tổ chức DN lẫn hiệu quả làm việc của cá nhân.
Bƣớc 2: Phân tích hiện trạng HRM
PP bảng câu hỏi: Mức độ động viên, kích thích của DN và công việc đối với nhân viên. Sự thoả mãn của nhân viên đối với công việc Môi trƣờng văn hoá tổ chức Cách thức con ngƣời đƣợc quản lý trong DN Sự cam kết thực hiện đối với công việc của Công ty Tính rõ ràng của các mục tiêu trong DN Những vấn đề khó khăn vả tồn tại trong DN Cách thức giải quyết các khó khăn, tồn tại và hoàn thiện HRM trong DN
Dự báo khối lƣợng công việc
khối lƣợng công việc
• Đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn: Dự báo
lƣợng công việc
• Đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn: xác định khối
Xác định nhu cầu về nguồn nhân lực: nguyên nhân của nhu cầu
Những thách thức bên ngoài – Kinh tế: lạm phát, thất nghiệp và những thay đổi trong mô hình lực lƣợng lao động – Những thách thức về xã hội, chính trị, pháp luật – Những thay đổi công nghệ: máy tính, sợi quan học – Đối thủ cạnh tranh
Xác định nhu cầu về nguồn nhân lực: nguyên nhân của nhu cầu Những quyết định của tổ chức – Dự báo về doanh số và sản xuất: ghi nhận nhanh hơn nhƣng thay đổi nhu cầu nhân sựtrong ngắn hạn. –Những dự án mới: thay đổi nhu cầu nhân sự
Xác định nhu cầu về nguồn nhân lực: nguyên nhân của nhu cầu
Các yếu tố của lực lƣợng lao động – Nghỉ hƣu – Sa thải – Chấm dứt hợp đồng – Chết – Nghỉ việc
2. Bƣớc 2: Dự báo cầu lao động
• Ƣớc đoán tổng nhu cầu • Dự báo một cách cụ thể về các nhu cầu về kỹ năng qua số
lƣợng và loại nhân viên.
Bƣớc 2: Dự báo cầu lao động
PHƢƠNG PHÁP DỰ BÁO NGẮN HẠN Phân tích xu hƣớng Phân tích hệ số Dự báo đơn vị Kỹ thuật Dephi PHƢƠNG PHÁP DỰ BÁO DÀI VÀ TRUNG HẠN • Phân tích toàn cảnh • Mô phỏng bằng máy tính
PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH XU HƢỚNG
Phƣơng pháp này mang tính định hƣớng, dựa
vào xu hƣớng phát triển trong tƣơng lai.
Phƣơng pháp này ngƣời ta lập một danh mục thể hiện tình hình kinh doanh hiện tại. tiên lƣợng những thay đổi về nhu cầu nhân lực dựa vào những thay đổi trong kinh doanh.
Hạn chế: - Ít chính xác (dựa vào yếu tố thời gian, xu hƣớng) - Phải sử dụng trong môi trƣờng kinh doanh tƣơng đối ổn định.
PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH HỆ SỐ
sản xuất – kinh doanh, dịch vụ và năng suất của nhân viên.
Xác định nhu cầu nhân viên dựa vào khối lƣợng, quy mô
Hạn chế: - Ít chính xác (phụ thuộc vào dự báo khối lƣợng sản xuất kinh doanh và giả định năng suất không đổi)
DỰ BÁO ĐƠN VỊ
Từ dƣới lên: Theo phƣơng pháp này, các đơn vị trực thuộc căn cứ vào mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ/khối lƣợng công việc cần phải hoàn thành cho thời kỳ kế hoạch của đơn vị mình tiến hành dự đoán bao nhiêu nhân lực. Trên cơ sở đó, tổ chức xác định tổng nhân lực cần thiết năm kế hoạch.
KỸ THUẬT DEPHI (PHƢƠNG PHÁP CHUYÊN GIA)
dƣới.
• Là phƣơng pháp dự báo từ cấp lãnh đạo lệnh xuống cấp
lại đến khi đạt đƣợc thống nhất.
• Các nhà lãnh đạo cấp trên và chuyên gia bàn thảo lặp đi lặp
• Phƣớng pháp này đóng vai trò quan trọng trong việc dự báo
nhu cầu nhân lực.
KỸ THUẬT DEPHI (PHƢƠNG PHÁP CHUYÊN GIA)
• Phƣơng pháp này các chuyên gia thảo luận các vấn đề nhƣ: Xác định các phƣơng hƣớng chiến lƣợc Thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc Dự báo mức độ khả dụng của nguồn nhân lực Mục tiêu của kế hoạch nghề nghiệp.
PHÂN TÍCH TOÀN CẢNH
Phân tích toàn cảnh
nhiều yếu tố ảnh hƣởng tƣơng tác lẫn nhau.
Là việc phân tích những hoàn cảnh khác nhau, đánh giá
Trong từng thời điểm cụ thể nhà hoạch định cũng cần có kế hoạch ngắn hạn phục vụ cho mục tiêu dài hạn. Phƣơng pháp này có khả năng cung cấp một cách nhanh
chóng những kế hoạch phù hợp.
MÔ PHỎNG BẰNG MÁY TÍNH
Là một trong những biện pháp hiện đại để dự báo. Mô phỏng máy tính là sự trình bày bằng toán học quá trình và chính sách chính của tổ chức, cũng nhƣ diễn biến nhân lực của tổ chức.
Nhà quản trị sử dụng nhiều cách khác nhau trong việc thu thập dữ liệu, bo gồm bảng câu hỏi, phân tích hồ sơ, phỏng vấn và quan sát.
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
• Dự báo cung nguồn nhân lực Cung bên ngoài Cung nội bộ
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
Cung về nguồn nhân lực Dự báo cung nhân lực bên trong công ty – Kiểm toán nhân sự – Hoạch định liên tiếp – Sơ đồ và tóm tắt quá trình thay thế Dự báo cung nhân lực bên ngoài công ty – Nhu cầu bên ngoài – Phân tích thị trƣờng lao động – Thái độ cộng đồng – Nhân khẩu học
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
Cung về nguồn nhân lực Nguồn cung bên trong công ty bao gồm những nhân viên hiện tại, những nhân viên nàycó thể đƣợc: – Thăng tiến – Thuyên chuyển – Giáng chức để đƣa vào các vị trí còn trống
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
Cung về nguồn nhân lực (Nguồn cung bên trong) Kiểm toán nguồn nhân lực - Tóm tắt các kỹ năng, kiến thức, khả năng của mỗi nhân viên – Có hai dạng kiểm toán: • Kiểm kê kỹ năng: kiểm toán những nhân viên không giữa vị trí quản lý • Kiểm kê quản lý: kiểm toán những nhà quản lý
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM • Cung về nguồn nhân lực (Nguồn cung bên trong) • Kiểm toán nguồn nhân lực Kiểm kê kỹ năng – Phần I: xác định công việc của nhân viên, kinh nghiệm, tuổi... – Phần II: tổng hợp các khả năng của nhân viên, nhân viên luôn đƣợc khuyến khích cập nhật khả năng này --- Phần III: tóm tắt những tiềm năng trong tƣơng lai của nhân viên – Phần IV: kiểm tra lần cuối về các kỹ năng Kiểm kê quản lý – Tƣơng tự nhƣ kiểm kê kỹ năng thêm phần các hoạt động quản lý
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
• Cung về nguồn nhân lực (Nguồn cung bên trong) Hoạch định liên tiếp –Tiến trình chuyển đổi các thông tin về nhân viên hiện tại thành các quyết định về thay thế công việc bên trong công ty trong tƣơng lai –Hoạch định này giới hạn trong những nhân viên tiềm năng quan trọng dài hạn.
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM * Cung về nguồn nhân lực (Nguồn cung bên trong) Tại sao
phải hoạch định liên tiếp?
– Phát hiện những khả năng lãnh đạo – Phát triển các dữ liệu tìm hiểu – Giúp quản lý điều hành xem lại những phần liên quan đến nhân viên – Cung cấp phản hồi và thực hiện kế hoạch – Đánh giá tiến trình phát triển
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
* Cung về nguồn nhân lực (Nguồn cung bên trong) Sơ đồ và tóm tắt quá trình thay thế – Sơ đồ quá trình thay thế • Trình bày bằng hình ảnh ai thay thế ai nếu có vị trí trống • Đƣợc xây dựng dựa trên thông tin của kiểm toán nhân sự • Giống sơ đồ tổ chức • thể hiện công việc hiện tại và khả năng thăng tiến trong tƣơng lai
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
* Cung về nguồn nhân lực (Nguồn cung bên trong) Sơ đồ và tóm tắt quá trình thay thế – Tóm tắt thay thế • Liệt kê những thay thế cho mỗi công việc và chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu liên quan • Cung cấp nhiều dữ liệu hơn cho sơ đồ thay thế -cho phép ngƣời ra quyết định có nhiều thông tin để lựa chọn
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
* Cung về nguồn nhân lực (Nguồn cung bên trong) Sơ đồ và tóm tắt quá trình thay thế phải đƣợc bảo mật vì: – Bảo vệ tính cá nhân riêng tƣ của nhân viên – Tránh sự bất mãn giữa các nhân viên không đƣợc đề nghị thăng tiến
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, điều chỉnh hệ thống HRM
Nguồn cung bên ngoài công ty bao gồm những ngƣời
Dự báo nguồn cung bên ngoài công ty – Phân tích thị trƣờng lao động • Thị trƣờng lao động liên quan • Lao động từ các nƣớc khác đến (hợp tác lao động) – Thái độ cộng đồng – Tình hình nhân khẩu: ảnh hƣớng để tính sẵn có của nguồn cung bên ngoài
không làm việc cho tổ chức
4. Bƣớc 4: Hoạch định và thực hiện các chƣơng trình cần thiết
• Lập kế hoạch cho thiếu hụt Chiêu mộ nhân viên mới Đề nghị các phần thƣởng cho việc trì hoãn về hƣu Tuyển dụng lại những ngƣời đã về hƣu Giảm thiểu tốc độ thay thế nhân viên Làm thêm giờ Ký hợp đồng với bên ngoài Thuê các nhân viên tạm thời Cải tiến lại quy trình
4. Bƣớc 4: Hoạch định và thực hiện các chƣơng trình cần thiết
Lập kế hoạch cho dƣ thừa Không thay thế những nhân viên rời bỏ Đề nghị phần thƣởng cho việc về hƣu sớm Thuyên chuyển hoặc bố trí lại nhân viên Sử dụng thời gian rỗi để đào tạo nhân viên hoặc bảo trì thiết
bị
Giảm thiểu giờ làm việc nghỉ việc tạm thời
5. Bƣớc 5: Phản hồi về tiến trình hoạch định
• Dự báo có chính xác không ? • Các chƣơng trình có đáp ứng nhu cầu không?
• Giả định rằng tổng giám đốc và nhà hoạch định nhân sự dự kiến doanh nghiệp sẽ cần giảm 25% nhân viên của mình trong 3 năm do những phát minh công nghệ. Vậy nhà quản lý nhân sự cần phải làm gì tronghiện tại?
