BI - Business
Intelligence: Vai trò kết
nối
BI - Business Inteligence vừa là đầu ra cuối cùng, sản phẩm "nhìn thấy"
được của các hệ thống ERP, CRM... vừa là đầu vào cho chính các hệ thống
đó.
BI là gì?
Business Inteligence – BI (tạm dịch là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông
minh) là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức/doanh nghiệp (TC/DN)
khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng (KH), thị trường,
nhà cung cấp, đối tác, nhân sự... và phân tích/sử dụng các dữ liệu đó thành
các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định. Thông
thường cấu trúc một bộ giải pháp BI đầy đủ gồm một kho dữ liệu tổng hợp
(datawarehouse) và các bộ báo cáo, bộ chỉ tiêu quản lý hiệu năng TC/DN
(Key Perfomance Indicators – KPIs), các dự báo và phân tích giả lập
(Balance Scorecards, Simulation and Forecasting...).
Thông thường, đầu ra trong mỗi hệ thống ERP, CRM, HCM... là các dữ liệu
đã sẵn sàng phục vụ việc phân tích. Tuy nhiên, đối với nhiều TC/DN, việc
khai thác các dữ liệu này chưa được chú trọng nên chỉ dừng ở các yêu cầu
kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn thuần của các phòng ban. Khá nhiều thông
tin quan trọng cho người ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược đã bị bỏ
qua do thiếu công cụ tổng hợp, phân tích, “móc nối” các dữ liệu này, hoặc
do người lãnh đạo không nhìn nhận khả năng này nên không đặt ra yêu cầu
với hệ thống CNTT. Xét ở góc độ đầu tư thì đây là sự lãng phí lớn.
Trên thực tế, BI cần cho mọi TC/DN có nhu cầu tích hợp dữ liệu và phân
tích thông tin. Đối với nhà quản lý, đây là hệ thống phân tích hoạt động DN
chính xác và toàn diện nhất do thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn trong
DN. Trong nhiều trường hợp, nếu không sử dụng BI, TC/DN sẽ không có
được các kết quả ngay, thậm chí có thể tốn kém một khoản chi phí cho việc
khảo sát, nghiên cứu, tìm tòi mới có được kết quả. Với BI, DN dễ dàng có
ngay thông tin phân tích quản lý, để trả lời các câu hỏi như: “KH quan trọng
nhất của DN hiện nay là ai?”; “Thị trường nào đang mang lại tỷ trọng lợi
nhuận chính?”...
Ứng dụng BI thế nào?
Ở mức hệ thống, BI là khâu cuối cùng của các giải pháp ERP, CRM, HCM...
Nghĩa là chỉ khi các hệ thống quản trị thông tin này đi vào vận hành, khai
thác thì BI mới phát huy được công việc của mình. Ở mức đơn giản, BI, là
các yêu cầu đặt ra của nhà lãnh đạo với mỗi hệ thống PM quản lý. Ví dụ,
nhiều công ty hiện nay khai thác các báo cáo tài chính hoặc yêu cầu đơn vị
triển khai xây dựng thêm phân hệ báo cáo cho hội đồng quản trị song song
với hệ thống ERP trong DN.
Theo ông Vương Quân Ngọc, chuyên gia tư vấn FPT ERP thì “BI vừa là đầu
ra cuối cùng của các hệ thống ERP, CRM... vừa là đầu vào cho chính các hệ
thống này. Vì nếu xây dựng DN từ các kết quả đánh giá của BI, tức là từ các
chỉ số đánh giá hiệu năng DN thì DN sẽ có thông tin đầu vào phản ánh chính
xác kết quả đầu ra đó”. Ông Ngọc cho rằng: “Khi một TC/DN đã ứng dụng
ERP thì việc áp dụng BI là phần liên kết rất nên phát triển và tận dụng. Điều
đó sẽ giúp TC/DN hoàn thiện hệ thống ứng dụng CNTT của mình để thúc
đẩy phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh”.
Ví dụ như DN trong lĩnh vực viễn thông hoặc ngân hàng sử dụng hệ thống
contact center. Bình thường, hệ thống này chỉ kết nối và trả lời tự động yêu
cầu của KH. Tuy nhiên, khi được khai thác cùng BI, BI sẽ đưa ra các chỉ số
cho biết tỷ lệ KH trung niên, KH trên đại học... sử dụng hệ thống này trong
tháng. Đây chính là đầu vào cho hệ contact center , có tác động ngược lại
cho contact center, khiến hệ thống này, từ chỗ chỉ là một trung tâm nhận và
trả lời các cuộc điện thoại của KH, phát triển thành một trung tâm thông tin
đa kênh. Những thông tin này sẽ được hệ BI chia sẻ tới nhiều bộ phận trong
DN, giúp DN đảm bảo phương châm kinh doanh “lấy KH làm trọng tâm”
của mình.
Hiện ở Việt Nam, thị trường cung cấp giải pháp BI còn khá sơ khai nhưng
cũng đã quy tụ khá nhiều tên tuổi như: Business Objects, Cognos, Hyperion,
SAP, Oracle ... Mỗi giải pháp đều có sự khác nhau về tính năng, khả năng
tích hợp, phân tích và xử lý thông tin. Như bất cứ giải pháp/phần mềm nào,
BI chỉ là một công cụ, do vậy khi TC/DN lựa chọn và sử dụng, cần cân nhắc
tới tính khả dụng và khả năng tích hợp của nó với các hệ thống khác trong
DN. Đồng thời luôn đảm bảo trong khi vận hành, thông tin đầu vào cho BI
phải luôn là thông tin xác thực.
