Cách viết và trình bày hiệu quả thư giao dịch bằng tiếng Anh
M c dù có th đã đ c đào t o ti ng Anh m t cách bài b n trong tr ng l p và ph i s d ngặ ể ượ ạ ế ộ ả ườ ớ ả ử ụ
ngo i ng này trong công vi c hàng ngày nh ng không ph i t t c “dân văn phòng” đ u cóạ ữ ệ ư ả ấ ả ề
th vi t và trình bày hi u qu m t b c th giao d ch b ng ti ng Anh.ể ế ệ ả ộ ứ ư ị ằ ế
>> Làm th nào đ t b gi ng Anh - Vi tế ể ừ ỏ ọ ệ
Yêu c u c a m t b c th giao d ch r t đ n gi n: trình bày đúng cách, n i dung ng n g n vàầ ủ ộ ứ ư ị ấ ơ ả ộ ắ ọ
ch t ch . M c dù có th tùy bi n theo m c đích, hoàn c nh s d ng và tính cách m i ng iặ ẽ ặ ể ế ụ ả ử ụ ỗ ườ
nh ng đ vi t m t b c th giao d ch hi u qu cũng c n tuân theo các quy t c sau:ư ể ế ộ ứ ư ị ệ ả ầ ắ
N i dung c n ng n g n, rõ ràng và phân chia thành các ý, cácộ ầ ắ ọ đo n tách bi t cho d hi u.ạ ệ ễ ể
Không nên vi t m t b c th quá 1 trang gi y, tr tr ng h p các n i dung c n trao đ i đ cế ộ ứ ư ấ ừ ườ ợ ộ ầ ổ ặ
bi t dài. Trình bày th làm sao đ b c c có th nh th này:ệ ư ể ố ụ ể ư ế
Trong th không vi t t t, tr khi là các c m t chuyên môn hay đ c s d ng. M t s c mư ế ắ ừ ụ ừ ượ ử ụ ộ ố ụ
t vi t t t cũng có th đ c ch p nh n trong các th giao d ch, tuy nhiên nên h n ch :ừ ế ắ ể ượ ấ ậ ư ị ạ ế
- asap = as soon as possible
- cc = carbon copy (g i thêm b n sao th t i m t s ng i liên quan ngoài ng i nh nử ả ư ớ ộ ố ườ ườ ậ
chính)
- bcc = blind carbon copy (g i thêm b n sao t i m t ng i nh n n danh)ử ả ớ ộ ườ ậ ẩ
- enc. = enclosure (tài li u g i kèm)ệ ử
- pp = per procurationem (ký thay)
- pp = postscript (khi mu n b sung thêm n i dung sau khi đã vi t xong và ký tên)ố ổ ộ ế
- pto = please turn over (không đ c trang tr ng l m, vi t cu i trang đ u đ i v i thượ ọ ắ ế ở ố ầ ố ớ ư
đ c in 2 m t)ượ ặ
- rsvp = répondez s'il vous plaît (b t ngu n t ti ng Pháp, có nghĩa là ắ ồ ừ ế Please
reply/respond)
Trình bày m t b c th hi n đ i th ng khá đ n gi n, ch c n chú ý các b c c nh sau (l u ýộ ứ ư ệ ạ ườ ơ ả ỉ ầ ố ụ ư ư
r ng trình bày th hi n đ i không th t l ):ằ ư ệ ạ ụ ề
1. Đ a ch :ị ỉ
- Đ a ch g i đ c vi t bên ph i b c th (bao g m các thông tin liên quan nh tên công ty, đ aị ỉ ử ượ ế ả ứ ứ ồ ư ị
ch , s đi n tho i, s fax…), th ng không vi t tên ng i g i.ỉ ố ệ ạ ố ườ ế ườ ử
- Đ a ch nh n đ c vi t bên trái, th p h n đ a ch g i m t vài dòng. Đ a ch nh n th ng cóị ỉ ậ ượ ế ấ ơ ị ỉ ử ộ ị ỉ ậ ườ
chi ti t tên, ch c danh ng i nh n và các thông tin t ng t đ a ch g i.ế ứ ườ ậ ươ ự ị ỉ ử
2. Ngày tháng:
Ngày tháng có th đ c vi t bên ph i, bên trái th tùy theo thói quen m i ng i, cách d iể ượ ế ả ư ỗ ườ ướ
ph n đ a ch m t vài dòng. L u ý, đ tránh nh m l n và cũng làm cho th trông “l ch s ” h n,ầ ị ỉ ộ ư ể ầ ẫ ư ị ự ơ
ph n tháng c n đ c vi t b ng ch . Ví d : ầ ầ ượ ế ằ ữ ụ 30 May 2011ho c ặMay 30th, 2011.
3. Ph n chào h i:ầ ỏ
- Chúng ta dùng Dear Sir/Madam đ i v i nh ng ng i chúng ta không bi t tên.ố ớ ữ ườ ế
- Chúng ta dùng Dear Mr. X / Ms. Y đ i v i nh ng ng i chúng ta bi t tên. L u ý r ng ng iố ớ ữ ườ ế ư ằ ườ
Vi t Nam chúng ta hay x ng hô b ng tên, nh ng đ i v i ng i n c ngoài thì X, Y đâyệ ư ằ ư ố ớ ườ ướ ở
chính là h c a c a ng i nh n. Nên dùng Ms. và Ms. có th dùng cho nh ng ng i đã có vàọ ủ ủ ườ ậ ể ữ ườ
ch a có gia đình.ư
4. N i dung th :ộ ư
Ph n n i dung th có th dài ng n tùy t ng tr ng h p. Có th bao g m 2, 3 đo n ho cầ ộ ư ể ắ ừ ườ ợ ể ồ ạ ặ
nhi u h n. Thông th ng, đo n đ u s là đ c p v n đ , đo n 2 s là trình bày rõ h n về ơ ườ ạ ầ ẽ ề ậ ấ ề ạ ẽ ơ ề
v n đ đã nói trên, đo n 3 s là đ xu t, ý ki n cho v n đ đó.ấ ề ở ạ ẽ ề ấ ế ấ ề
5. K t th :ế ư
K t th liên quan đ n ph n chào h i đ u th :ế ư ế ầ ỏ ầ ư
- Đ u th dùng Dear Sir/Madam (không bi t tên ng i nh n) thì ta s dùng “Yoursầ ư ế ườ ậ ẽ
faithfully,”.
- Đ u th dùng Dear Mr. X / Ms. Y (bi t tên ng i nh n) thì ta s dùng “Yours sincerely,”.ầ ư ế ườ ậ ẽ
6. Ký tên:
Sau ph n k t th , chúng ta s đ ch a ra vài dòng đ ký, ngay d i ch ký s đ tên c aầ ế ư ẽ ể ừ ể ướ ữ ẽ ề ủ
ng i g i. Nên ký tên b ng bút m c ho c bút bi ngòi to.ườ ử ằ ự ặ
Tên đ c vi t đ y đ , ngay d i ch ký. Ch c danh cũng đ c vi t ngay d i tên ng iượ ế ầ ủ ướ ữ ứ ượ ế ướ ườ
vi t.ế
N u trong tr ng h p ký thay, thì phía tr c tên ng i đ c ký thay ta thêm ế ườ ợ ướ ườ ượ pp.
N u đã hoàn thành th mà mu n b sung gì đó, ta thêm ps. và b sung ph n n i dung đó vào.ế ư ố ổ ổ ầ ộ
Trong tr ng h p th g i kèm các tài li u, văn b n khác, cu i th ta thêm enc. và li t kê cácườ ợ ư ử ệ ả ố ư ệ
tài li u, văn b n đó vào.ệ ả
Thông tin bài vi t đ c cung c p b i: ế ượ ấ ở
T p đoàn Ngôn ng & K năng AACậ ữ ỹ
65 Quán S , Hoàn Ki m, Hà N iứ ế ộ
ĐT: 04. 3942 6725 / 3942 6726
Email: info@aac.edu.vn
Website: www.aac-edu.com.vn