Chương V: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN

Chia sẻ: Fdbf Fbdhb | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:9

Thêm vào BST

Báo xấu

2.023
lượt xem 369
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp thành hai loại: Loại thứ nhất là các Hội nghị. Thuộc loại này gồm có hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập. Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập. Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. Hội nghị khoa học...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương V: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN

Chương V HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN. I- Tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan. Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp thành hai loại: Loại thứ nhất là các Hội nghị. Thuộc loại này gồm có hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập. Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập. Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập .v.v... Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác. Loại thứ hai là các cuộc họp. Thuộc loại này thường có các cuộc họp thường kỳ của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, các cuộc họp của các lẫnh đạo cơ quan với đơn vị trong cơ quan, các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan v.v... Đặc điểm chung của cuộc họp là: Số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể. Văn phòng tham gia tổ chức hội nghị với các công việc sau đây: 1. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị. Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, có quy mô ngành, đơn vị chủ trì hội nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian. Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo... nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo cơ quan phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản đó. Khi các văn bản đã được các đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểm tra lại quy trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành và thể thức của văn bản. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng cơ quan xét duyệt. Sau khi được duyệt, Văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đúng thể thức và đủ số lượng so với nhu cầu. Để các đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị, Văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấy
tờ, tài liệu cần thiết như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị. Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng còn có trách nhiệm đề nghị với thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu mời dự hội nghị. Thuộc trách nhiệm của mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nơi nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị, các phương tiện nghe nhìn.. Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, Hội nghị. Projector
Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để truyền tải thông tin Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc hop để thông tin
Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin hoặc làm quyết đinh Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp làm quyết định
2. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong quá trình hội nghị làm việc. Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp thủ trưởng đơn vị có nội dung hội nghị để tổ chức việc đón tiếïp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự hội nghị.v.v... Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Nhà quản trị Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ kịp thời các nhu cầu để hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định. Văn phòng tổ chức việc thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất xảy ra trong quá trình hội nghị làm việc như y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa, đài, thông tin có liên quan đến nội dung hội nghị... Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị. 3. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan giải quyết các việc sau khi hội nghị bế mạc. Sau khi hội nghị kết thúc, nhà quản trị Văn phòng đề xuất với thủ trưởng cơ quan nội dung và hình thức thông báo kết quả của hội nghị; báo cáo với cấp trên về kết quả hội nghị. Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của Văn phòng thì Văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội nghị. Nếu công việc thuộc đơn vị khác thì Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định. Căn cứ vào kết quả hội nghị, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc bổ sung những việc mà hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan. Thuộc chức năng của mình, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc quyết toán kinh phí hội nghị. II. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài...Có thể nói, từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các nhà lãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ quan. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo. Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc chính duới đây:
1. Lậpkế hoạch đi công tác: Để chủ động các chuyến đi công tác cũng cần được nhà quản trị Văn phòng hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó. Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian, thành phần, phương tiện và kinh phí.Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, nhà quản trị Văn phòng đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian. 2. Chuẩn bị trước chuyến đi. Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơ quan giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất gồm có: - Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; - Nội dung và lịch làm việc; - Thời gian đoàn đi từ cơ quan;
- Những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn; 3. Chuẩn bị nội dung công tác. Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân côngcho các đơn vị chuẩn bị. Trách nhiệm của nhà quản trị Văn phòng trong việc này là: Biết sự phân công của lãnh đạo. Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và về tiến độ thời gian. Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác.
4. Chuản bị phương tiện giao thông, kinh phí. Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Việc sử dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần xuất phát từ nhiều yếu tố. Trong đó có nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi, nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người cùng đi.v.v... Về kinh phí. Nói chung các chuyến đi công tác đều phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu chi về: - Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường). - Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ. - Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà nước. - Kinh phí dự phòng. 5. Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan. Nếu thủ trưởng cơ quan đi công tác dài ngày, nhà quản trị Văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc dưới đây: - Trước ngày thủ trưởng đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng cơ quan. - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo cơ quan để thủ trưởng có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian thủ trưởng đi công tác. - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức việc thông báo bằng văn bản để các đơn vị biết thời gian và sự phân công trong lãnh đạo cơ quan trong thời gian thủ trưởng đi công tác. - Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của cơ quan trong thời gian thủ trương đi công tác. - Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày nhiệm vụ Văn phòng trong việc tổ chức các cuộc họp của cơ quan. Câu 2: Trình bày nhiệm vụ Văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. THẢO LUẬN
Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp và một chuyến đi công tác đạt kết quả như mong muốn?