intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Báo cáo: Công tác văn thư và quản trị văn phòng ở Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân

Chia sẻ: Hồ Duyên | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:58

112
lượt xem
17
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo Báo cáo "Công tác văn thư và quản trị văn phòng ở Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân" dưới đây.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Báo cáo: Công tác văn thư và quản trị văn phòng ở Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân

  1. LỜI NÓI ĐẦU Như chúng ta đã biết phòng hành chính – văn thư  giữ một vị trí quan trọng trong   các cơ quan doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp nhà nước dù lớn hay nhỏ. Công tác văn  phòng, văn thư  đóng góp một phần không nhỏ  vào sự  thành bại của cơ  quan, doanh   nghiệp. Vì vậy, phòng hành chính – văn thư phải được tổ chức, quản lý một cách khoa   học và hiệu quả.   Làm tốt công tác văn phòng – văn thư  sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ  quan, đơn vị  được nhanh chóng, chính xác, năng suất và hiệu quả. Vì vậy, người làm   công tác văn phòng – văn thư  cần nắm vững kiến thức lý luận và các phương pháp  thực hiện nghiệp vụ  như: công tác soạn thảo; công tác quản lý văn bản đến, văn bản   đi; quản lý con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan…  Nhằm củng cố  kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực   tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Được sự  đồng ý của nhà Trường, Bộ  môn và   sự  tiếp nhận của Quý cơ  quan Trung tâm Y tế  huyện Hoài Ân, em đã hoàn thành đợt   thực tập theo đúng thời gian và cũng như thực hiện đủ các nội dung mà bản đề cương   thực tập nêu ra.  Trong quá trình tập, em đã nhận được sự  giúp đỡ  nhiệt tình, tận tâm và tạo điều   kiện tốt nhất của Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị trong Trung tâm, đặc biệt là anh   chị trong phòng Văn thư   để  em hoàn thành đợt thực tập. Em xin gửi lời cảm  ơn chân  thành đến các cô chú, anh chị  cán bộ, nhân viên Phòng Tổ  chức     Hành chính thuộc  Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân và các thầy cô đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em giúp   em xây dựng bài báo cáo này. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình em  làm báo cáo chắc chắn vẫn còn thiếu sót nhiều, kính mong Quý cơ quan và các thầy cô  hướng dẫn giúp đỡ để em hoàn thành bài báo cáo được tốt hơn.  Em xin chân thành cảm ơn./.  1
  2. TP.HCM, ngày 01 tháng 09 năm 2015 Sinh viên thực hiện Hồ Thị Mỹ Duyên NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP 2
  3. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ 3
  4. ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ 4
  5. PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 1. Khái quát về Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân 1.1.Bối cảnh lịch sử,  thời gian thành lập  của Trung tâm Y tế Hoài Ân. Quyết định số 292/QĐ­UB ngày 9/9/1992 của UBND huyện Hoài Ân về việc sát  nhập phòng y tế và bệnh viện đa khoa thành Trung tâm Y tế; 1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. + Chức năng: Thực hiện khám bệnh, chữa bệnh đa khoa kết hợp y học cổ  truyền với y học   hiện đại; đào tạo, chỉ đạo tuyến và chuyên môn kỹ  thuật và là cơ  sở  thực hành về  Y,   Dược của các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu.  + Nhiệm vụ và quyền hạn:  1. Khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng: a. Tổ chức cấp cứu, khám bệnh, điều trị  ngoại trú, nội trú; chăm sóc kết hợp Y   học hiện đại với Y học cổ truyền theo quy định và các phương pháp điều trị khác theo   đúng quy chế chuyên môn.  b.   Tổ   chức   khám   và   chứng   nhận   sức   khỏe   theo   quy   định   tại   Thông   tư   số  13/2007/TT­BYT ngày 21/11/2007 của Bộ Y tế hướng dẫn khám sức khỏe. 2. Nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát triển Y, Dược: a. Triển khai nghiên cứu khoa học, nghiên cứu kế thừa, nghiên cứu ứng dụng và  kết hợp Y học cổ truyền với Y học hiện đại. b. Chuyển giao các kết quả  nghiên cứu khoa học, bảo tồn, thừa kế,  ứng dụng  theo quy định của pháp luật. 3. Đào tạo: a. Tiếp nhận, tạo điều kiện và hướng dẫn cho học sinh, sinh viên của các cơ sở  đào tạo và các đơn vị có nhu cầu đến thực hành lâm sàn tại bệnh viện. 5
  6. b. Cử công chức, viên chức đủ năng lực tham gia giảng dạy và hướng dẫn thực  hành lâm sàn. c. Tổ chức đào tạo liên tục cho cán bộ y tế theo quy định. 4. Chỉ đạo tuyến: a. Tổ chức tiếp nhận, triển khai các kỹ thuật được tuyến trên chuyển giao. b. Lập kế hoạch chỉ đạo, triển khai công tác chỉ đạo tuyến về y, dược, kết hợp   Y học cổ  truyền với Y học hiện đại cho các trạm y tế  xã, thị  trấn; tham gia kiểm tra   việc thực hiện các quy chế  chuyên môn kỹ  thuật về  y, dược đối với các cơ  sở  y tế  trong huyện. c. Phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo xây dựng vườn thuốc nam trong các   cơ  sở  y tế  và thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe cộng đồng bằng y, dược cổ  truyền. 5. Phòng, chống dịch bệnh: a. Chủ động hướng dẫn người bệnh và người dân phòng bệnh bằng các phương   pháp y học. b. Phối hợp với các đơn vị  liên quan trong công tác phòng, chống dịch bệnh khi   có dịch bệnh xảy ra trên địa bàn theo quy định. 6. Công tác tuyên truyền giáo dục sức khỏe: a. Tổ  chức tuyên truyền các chủ  trương chính sách của Đảng và Nhà nước về  công tác y, dược. b. Tuyên truyền ứng dựng các biện pháp y, dược hợp lý, an toàn, hiệu quả trong  bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân. 7. Công tác dược và vật tư y tế: a. Cung ứng đầy đủ, kịp thời, bảo đảm chất lượng thuốc, hóa chất, vật tư y tế  cho công tác khám, chữa bệnh nội, ngoại trú. 6
  7. b. Hướng dẫn sử  dụng dược liệu, thuốc đông y, thuốc từ  dược liệu và các vị  thuốc Y học cổ truyền hợp lý, an toàn, hiệu quả. c. Bố trí trang thiết bị theo danh mục tiêu chuẩn trang thiết bị y tế theo quy định  của Bộ Y tế. 8. Quản lý bệnh viện: a. Quản lý, sử dụng có hiệu quả ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp   pháp khác theo quy định của pháp luật. b. Thực hiện công tác xã hội hóa công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức  khỏe nhân dân trong lĩnh vực y, dược học. c. Quản lý nhân lực, cơ sở vật chất của bệnh viện theo quy định. 9. Thực hiện các nhiệm vụ, quyển hạn khác cho giám đốc Sở Y tế giao. 1.3.Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện: 1. Lãnh đạo: Trung tâm Y tế Hoài Ân có Giám đốc và các Phó Giám đốc; Giám đốc chịu trách   nhiệm trước Sở  Y tế  và trước pháp luật về  toàn bộ  hoạt động của Trung tâm; Phó  Giám đốc được Giám đốc phân công phụ  trách từng lĩnh vực công tác và chịu trách   nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về những lĩnh vực được phân công. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh Giám đốc, các Phó Giám đốc   thực hiện theo phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh và theo quy định của pháp luật. 2. Các Phòng chức năng: ­ Phòng Tổ chức – Hành chính; ­ Phòng Kế hoạch tổng hợp – Công nghệ thông tin; ­ Phòng Tài chính – Kế toán; ­ Phòng Điều dưỡng; 7
  8. ­ Các khoa chuyên môn. 1.4.Nguyên tắc làm việc: ­ Trung tâm Y tế Hoài Ân làm việc theo chế độ thủ trưởng. ­ Giám đốc là người đứng đầu chịu trách nhiệm về  tổ  chức quản lý và điều  hành mọi hoạt động của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao. ­ Các Phó Giám là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám   đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công. ­ Mỗi cán bộ  công viên chức nghiệp vụ  của Phòng, khoa được Trưởng phòng   phân công phụ trách từng lĩnh vực công việc cụ thể. 1.5.Chế độ hội họp: ­ Họp giao ban hàng ngày để  báo cáo nhanh kết quả, số  lượng điều trị  trong  ngày và những diễn biến nổi bật trong ngày. ­ Hàng tuần Ban Giám đốc, Lãnh đạo Phòng họp một lần vào chiều thứ  6 để  giải quyết các vấn đề hành chính phát sinh trong tuần, đồng thời thông qua các vấn đề  nổi cộm trong tuần. ­ Hàng tháng cơ quan họp giao ban y tế xã ngày 03 hàng tháng để từng trạm báo  cáo kết quả  công tác tháng trước và triển khai nhiệm vụ  tháng tới của mình, những   vấn đề  cần giải quyết, Giám đốc đánh giá tình hình thực hiện công việc, định ra  chương trình công tác tháng tới cần giải quyết. Đề  ra biện pháp cụ  thể  và phân công   công việc cho các bộ  phận có liên quan cơ  quan, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ  được giao. 1.6.Mối quan hệ công tác: Trung tâm Y tế Hoài Ân chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của Giám đốc Sở  Y tế. 8
  9. Trung tâm Y tế Hoài Ân chịu sự quản lý về chuyên môn nghiệp vụ trước Sở Y  tế. Trung tâm Y tế Hoài Ân có trách nhiệm chỉ đạo về chuyên môn kỷ thuật về Y,  Dược đối với các khoa, phòng, đội, trạm y tế xã, thị trấn. Phối hợp với các cơ  sở đào tạo y, dược và các đơn vị  có nhu cầu tham gia đào   tạo, bồi dưỡng kiến thức về Y, Dược. Phối hợp với các tổ  chức chính trị  ­ xã hội khác có liên quan trên địa bàn thực   hiện chức năng nhiệm vụ được giao. 1.7.Công tác Văn thư Lưu trữ: ­ Toàn bộ  công văn giấy tờ  đều tập trung Phòng Tổ  chức ­ Hành chính để  văn   thư đăng ký vào sổ sau đó chuyển ngay đến Giám đốc để Giám đốc xem xét xử lý. ­ Mỗi cán bộ công viên chức phải chủ động sưu tầm, lập hồ sơ công việc, thu   thập và mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã được Giám đốc ký ban hành. Như vậy, căn cứ vào thời gian lịch sử thành lập và hoạt động của Trung tâm Y  tế  Hoài Ân thì tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động đã được hình   thành 01   phông lưu trữ: ­ Phông Lưu trữ Trung tâm Y tế Hoài Ân  2. Quản trị hành chính văn phòng  2.1. Tình hình chung của văn phòng Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân Phòng Tổ  chức ­ Hành chính là phòng nghiệp vụ  chịu sự  lãnh đạo trực tiếp của   giám đốc Trung tâm và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác hành chính  quản trị trong Trung tâm.  Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của văn phòng Chức năng  9
  10. Phòng Tổ chức ­ Hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp cho Trung tâm về  hoạt động của Trung tâm ; tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về  chỉ  đạo, điều hành  của Giám đốc Trung tâm; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Trung  tâm; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Trung tâm, giúp Trung tâm   thực hiện chức năng quản lý. Nhiệm vụ  ­ Căn cứ kế hoạch công tác của Trung tâm, lập kế hoạch công tác của phòng để  trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện. ­ Lập kế hoạch cung  ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa,  phòng   trong Trung tâm theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ đúng chủng loại, đúng  quy định về quản lý tài chính. ­ Tổ chức tót công tác quản lý có hệ thống công văn đi và đến của Trung tâm, hệ  thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ thoe quy định. Đảm bảo hệ thống tin liên lạc của Trung   tâm. ­ Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn Trung tâm. ­ Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy,thiết bị  thông   dụng của các khoa,phòng trong Trung tâm. ­ Quản lý nhà của, kho tàng, vật tư, thiết bị thông dụng của Trung tâm. ­ Quản lý các phương tiện vận tải của Trung tâm. Điều động xe ô tô đi công tác   và cấp cứu thoe quy định. ­ Tổ  chức, thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông   dụng thoe kế hoạch. ­ Đảm bảo cung cấp đầy đủ  nước sạch, cung  ứng điện, hơi để  sấy, hấp tiệt   trùng và xử lý chất thải bệnh viện. 10
  11. ­ Đảm bảo vệ  sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ  thống cống  rãnh thông thoát trong bệnh viện. Định kỳ  tổ  chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh   viện. ­ Đảm công tác trật tự trị  an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động  trong Trung tâm. ­ Định kỳ  tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, trang thiết bị  thông  dụng, báo cáo giám đốc Trung tâm. ­ Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư  thông dụng để  trình giám đốc   Trung tâm duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đóc việc sử dụng hợp lý, có hiệu   quả; chống lãng phí, thâm ô. ­ Định kỳ báo cáo giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các  khoa, phòng trong Trung tâm để  giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ  luật. Quyền hạn  Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo chế độ Thủ trưởng;  Văn phòng chịu trách nhiệm trước Trung tâm Y tế Hoài Ân, Giám đốc Trung tâm   và trsớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Khi Trưởng Văn phòng vắng  mặt, phó Văn phòng được Trưởng Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của   Văn phòng;  Phó Văn phòng là người giúp việc cho Trưởng Văn phòng, được Trưởng Văn  phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng   Văn phòng, trước pháp luật và liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về  lĩnh vực,   nhiệm vụ  được phân công phụ  trách. Văn phòng Trung tâm Y tế  Hoài Ân gồm có   Trưởng phòng,  1­2 phó trưởng phòng. Tổ chức ­ Hành chính, công văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ. 11
  12. ­ Tiếp khách. ­ Cung ứng vật tư thông dụng. ­ Sửa chữa nhà của, vườn hoa cây cảnh. ­ Điện, nước sạch, nước thải, lò hơi chât đốt. 2.2.  Nghiệp vụ văn phòng   Lập kế hoạch, chương trình công tác  Hoạt động lập kế hoạch, chương trình công tác tại Trung tâm Y tế Hoài Ân được   quy định cụ thể trong chương III, Quy chế làm việc của Trung tâm Y tế Hoài Ân trong   đó có những nội dung quan trong sau:  Lập kế  hoạch và chương trình công tác là những công việc quan trọng, thường   xuyên của Văn phòng Trung tâm.  Kế hoạch là dự định của lãnh đạo Văn phòng cho công việc tương lai của Trung   tâm nói chung và cho Văn phòng Trung tâm nói riêng về  mục tiêu, nội dung, phương   thức quản lý và các nguồn lực đƣợc chương trình hóa.  Chương trình là một dạng kế hoạch đặc biệt. Một chương trình lớn được chi tiết  hóa thành nhiều chương trình nhỏ và kế hoạch cụ thể.   Các chương trình công tác của Trung tâm không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ  với nhiều chương trình khác. Vì thế việc lập chương trình công tác là một dạng lập kế  hoạch đặc biệt.  Các kế hoạch của Văn phòng Trung tâm phân làm 2 loại kế hoạch:     Thứ nhất, theo tính chất của kế hoạch gồm có:  Kế hoạch chiến lược: Là kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn dùng  cho toàn bộ tổ chức.  12
  13.   Kế  hoạch chiến thuật: Là kế  hoạch được xây dựng trên cơ  sở  chiến lược, là  chương trình hành động chi tiết của kế hoạch chiến lược.  Thứ hai, theo thời gian thực hiện kế hoạch:  Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch dài hạn, ngắn hạn:  Kế hoạch dài hạn:  Là kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch chiến lược trong thời gian   trên một năm cho tới năm năm.  Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm. Kế  hoạch này được   xây dựng trên cơ sở sự thay đổi trong môi trường hoạt động của cơ quan.   Hoạt động thu thập, xử lý thông tin  Văn phòng Trung tâm được coi là “ cửa ngõ thông tin” của cơ  quan, mọi nguồn   thông tin đến và đi đều được thu thập, xử  lý và truyền tải tại đây. Khi nhận được  thông tin đến, Văn phòng phải thu thập kịp thời, chính xác. Sau khi phân loại, xử  lý   phải truyển tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng, nhiệm vụ  để  lãnh đạo   nắm được tình hình và giải quyết kịp thời. Hằng ngày lãnh đạo cơ quan phải tiếp nhận  thông tin đến bằng nhiều nguồn khác nhau, dưới những hình thức khác nhau và họ sẽ  không đủ thời gian để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ nếu không có sự hỗ trợ  đắc lực của Văn phòng.  Ví dụ  để  lập kế hoạch hoạt động trong năm của cơ  quan, Văn phòng phải tổng  hợp kế  hoạch hoạt động của các đơn vị  để  có được bản kế  hoạch hợp lý, sau đó tổ  chức lấy ý kiến từ các phòng, ban để đảm bảo công việc không bị chồng chéo về mặt   thời gian, nhân lực cũng như các nguồn lực khác rồi mới trình lên lãnh đạo xin ý kiến   phê duyệt.  Hoạt động thu thập thông tin: Để tiến thu thập thông tin được nhanh chóng, chính  xác cần thực hiện 3 hoạt động nhỏ sau:  Cách thức tiếp nhận thông tin:  Tiếp nhận thông tin là sự  tập hợp thông tin từ  nhiều nguồn về một nơi một cách chủ động hoặc bị động.  13
  14. ­ Thông tin mang ý nghĩa pháp lý: Thông tin Văn phòng Trung tâm được thu thập   từ  các quy định của Đảng, Nhà nước, của cơ quan cấp trên có liên quan đến lĩnh vực   quản lý của Trung tâm; Tình hình triển khai các quyết định, những phản ánh, yêu cầu,  nguyện vọng của cấp dưới. ­ Thông tin thực tiễn: Là thông tin liên quan đến vấn đề, nội dung cần giải quyết.  Công cụ  thu thập thông tin: Thông qua các văn bản pháp luật hoặc văn bản chỉ  đạo, hướng dẫn của cấp trên, các thông tin số  liệu, số  liệu tổng hợp từ  báo cáo của  các đơn vị cấp dưới hoặc qua theo dõi, kiểm tra thực tế; Các thông tin từ phương tiện  thông tin đại chúng như báo chí, đài phát thanh…  Nhân lực thu thập thông tin: Đây là nhiệm vụ  chung của Văn phòng Trung tâm.  Tuy nhiên, Trưởng phòng là người trực tiếp phân công nhiệm vụ cụ thể cho tổ hay cá   nhân có chuyên môn về công việc được giao. Bên cạnh đó thì các khoa, phòng chuyên   môn của trung tâm cũng là nguồn nhân lực quan trọng, hỗ trợ Văn phòng Ủy ban hoàn   thành nhiệm vụ.  Hoạt động xử lý thông tin  Thông tin tự nó không có giá trị, giá trị của nó là do việc sử dụng nó như thế nào.  Vì  vậy,   trong  quản  lý   hành  chính,   Văn  phòng  trung   tâm   đã   có   quy  trình   và   những  phương pháp hiệu quả  trong xử  lý thông tin như: tập hợp và phân loại thông tin; tóm   tắt thông tin; tổng hợp thông tin; phân tích thông tin; xác định độ tin cậy của thông tin;  lựa chọn thông tin.  Quy trình xử lý thông tin:  Tiếp nhận  Tóm lược  Kiểm tra  Phân tích  Kiến nghị  thông tin thông tin độ tin cậy  tổng hợp giải quyết của thông  tin    ­ Tiếp nhận thông tin: Là sự  tập hợp thông tin từ  nhiều nguồn về  một nơi một  cách chủ động hoặc bị động.  14
  15. Sau khi tiếp nhận thông tin, Văn phòng tiến hành phân loại thông tin. Đó chính là  việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các   tiêu chí được lựa chọn: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thông tin từ cấp trên gửi  xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến); hình thức  truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ).   ­ Tóm lược thông tin: Là việc giảm bớt lượng nội dung tin nhưng vẫn đảm bảo   những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để  phục vụ  cho việc tổng hợp thông  tin và sử dụng thông tin.  ­ Xác nhận, kiểm tra độ  tin cậy của thông tin Thông tin được thu thập từ  các  nguồn tin khác nhau:  + Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin này thường có giá trị  pháp lý cao.  + Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin này thường không được coi là nguồn  tin có giá trị pháp lý cao. Bởi độ tin cậy của các nguồn tin có sự  khác nhau nên khi sử  dụng hoặc cung cấp thông tin cần chú thích rõ nguồn thông tin. Để kiểm tra độ tin cậy   của nguồn tin, Văn phòng cần kiểm tra thực tế bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc kiểm   tra gián tiếp nguồn tin.  ­ Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết:   + Phân tích thông tin là quá trình phân loại, so sánh, đối chiếu để  kiểm tra tính   chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin. Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung  và hiểu đúng bản chất của thông tin, bản chất của tình hình, sự việc. Có nhiều phương   pháp so sánh thông tin để  xác định độ  tin cậy và chính xác của thông tin như: so sánh   thông tin thu được về  tiến độ  giải quyết công việc, kết quả  đạt được với chương   trình, kế hoạch đã định; so sánh thông tin về cách thức tổ chức thực hiện với ý kiến chỉ  đạo của cấp trên; so sánh số liệu của báo cáo trước với báo cáo sau;…  15
  16. + Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã đƣợc kiểm tra, xác   minh, phân tích, chọn lọc theo một chủ  đề  nhất định. Chủ  đề  đó có thể  là theo thời   gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác. Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự  nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo   cơ  quan. Quá trình tổng hợp thông tin sẽ  giúp nhân viên Văn phòng nhìn nhận được   bản chất, mối liên hệ  và quy luật biến đổi, phát triển của các vấn đề, sự  kiện thông   qua các thông tin.   ­ Kiến nghị  giải quyết thông tin: Trước hết, để  kiến nghị, giải quyết tin, công   chức, viên chức cần có sự lựa chọn những thông tin phù hợp để  cung cấp. Trên cở sở  những thông tin được lựa chọn, Văn phòng xin ý kiến tham mưu giải quyết tin để đảm  bảo việc sử dụng thông tin có hiệu quả.   Tổ chức hội họp  Hội họp là biện pháp quan trọng để  Văn phòng thực hiện chương trình công tác   của cơ  quan nói chung và Văn phòng nói riêng. Tổ  chức hội họp của Trung tâm Y tế  Hoài Ân được quy định cụ  thể  trong Quy chế  làm việc của Trung tâm,  tại Điều 21,   Điều 22, Điều 23 trong Chương V. Dựa vào nội dung, mục đích,tính chất các cuộc họp  của Trung tâm, có thể chia thành 2 loại cuộc họp như sau:  Các cuộc họp không nghi thức: Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức  như  các cuộc họp của nhân viên trong tổ, các cuộc họp đột xuất, các cuộc họp thảo   luận và các cuộc họp bàn bạc giải quyết vấn đề…   Các cuộc họp không nghi thức thường diễn ra nhanh và hết ít thời gian chuẩn bị.   Ví dụ: đối với cuộc họp đánh giá tình hình công tác giữa các nhân viên của phòng   được tổ chức 2 tuần một lần, do đó quy trình chuẩn bị đơn giản như sau:  ­ Đăng ký phòng họp: Phó trưởng phòng đăng ký phòng trước cuộc họp 3 ngày.  ­ Thông báo cho nhân viên trong phòng: Thông báo trực tiếp và thông qua lịch công  tác.  16
  17. ­ Chuẩn bị tài liệu: Bảng phân công nhiệm vụ kỳ họp trước, tài liệu theo dõi tình   hình công tác của nhân viên, bảng phân công nhiệm vụ tuần,…  ­ Ghi biên bản: Biên bản chỉ cần ghi những nội dung chính và gửi Trưởng phòng  xem xét.  Các cuộc họp theo nghi thức: Là các cuộc họp lớn, trang trọng theo nghi thức như:  Hội nghị, các cuộc họp giữa Lãnh đạo Trung tâm với toàn thể  nhân viên trong Trung   tâm  hay giữa lãnh đạo cấp trên với lãnh đạo Trung tâm hay cuộc họp cần tập thể đưa  ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả  các thành viên đều phải bị  ràng buộc  tuân theo…   Trong một cơ  quan, quy chế làm việc đóng một vai trò hết sức quan trọng. Quy  chế  làm việc là hệ  thống văn bản điều chỉnh chủ  yếu mối quan hệ  trong nội bộ  cơ  quan, tổ  chức, có tính chất bắt buộc thi hành đối với cán bộ, công chức trong các cơ  quan hành chính. Tùy theo vị  trí của từng cơ  quan, tổ  chức, đơn vị  mà quy chế  được  ban hành hoặc là văn bản quy phạm pháp luật hoặc là văn bản hành chính.   Hiểu được điều đó, từ  khi thành lập Văn phòng Trung tâm Y tế  Hoài Ân đã ban   hành quy chế  làm việc. Quy chế  làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế  Hoài Ân  được ban hành lần đầu tiên là quy chế  Tổ  chức và hoạt động của Văn phòng Trung   tâm Y tế  Hoài Ân. Sau bản quy chế  này, Văn phòng Trung tâm Y tế  Hoài Ân đã ban   hành quy chế làm việc của Trung tâm Y tế Hoài Ân.  Quy chế  làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế  Hoài Ân năm 2011 gồm 5  chương:  Chương 1: Những quy định chung  Chương II: Trách nhiệm giải quyết công việc  Chương III: Chế độ làm việc, hội họp và nghỉ phép Chương IV: Khen thưởng – Kỷ luật  Chương V: Điều khoản thi hành  17
  18. Sau khi ban hành các cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng và các tổ  chức, cá  nhân có quan hệ với Văn phòng chịu sự điều chỉnh của quy chế này. Quy chế làm việc  của Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân góp phần đưa công tác của Văn phòng đi vào  nề nếp và mang ý nghĩa điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa cơ  quan, tổ chức đơn vị, công chức viên chức, nhân viên với nhau và với cơ quan, tổ chức   và nhân dân. Hướng dẫn hành vi của mọi công chức, viên chức, từ  người đứng đầu   đến nhân viên nhằm tạo nên những nguyên tắc, nề  nếp, công khai, minh bạch, và là   nền tảng của văn hóa công sở; giúp hạn chế các tiêu cực, tham nhũng, lãng phí trong cơ  quan, tổ  chức, đơn vị, góp phần nâng cao chất lƣợng hoạt động, vị  thế  và uy tín của   cơ quan, tổ chức, đơn vị.   Tổ chức sắp xếp trang thiết bị nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện   làm việc trong văn phòng  Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những  phương tiện làm việc cần thiết, trong đó Cán bộ, nhân viên  của Văn phòng thực hiện  công vụ, nhiệm vụ của mình. Mỗi ngày Cán bộ, nhân viên phải làm việc 8 tiếng ở Văn  phòng Trung tâm. Đây cũng là một thời gian khá dài, hơn nữa là khoảng thời gian cán  bộ mất nhiều sức lực nhất trong ngày. Do đó cách bố trí nơi làm việc của Văn phòng   ảnh hướng rất nhiều đến tâm sinh lý cũng như hiệu quả công việc của Cán bộ.  ­ Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân là văn phòng làm việc đóng. Đó là hình thức  văn phòng mà các bộ  phận của Văn phòng được bố  trí trong những phòng khép kín,  riêng biệt. Văn phòng Trung tâm có diện tích 20m2. Trung bình mỗi người sử  dụng   5m2.  ­ Cách bố trí, sắp xếp nơi làm việc của Văn phòng đảm bảo các yêu cầu sau:  + Phòng làm việc của Trưởng phòng và các Phó phòng được đặt ở  tòa nhà Điều   hành của Trung tâm.  18
  19. + Phòng làm việc của các nhân viên chuyên môn được bố trí ở xung quanh phong   làm việc của Trưởng phòng; phòng làm việc thiết kế  theo dây truyền đường thẳng,   mỗi người một phòng làm việc riêng, không ngược chiều, không chồng chéo lên nhau.  + Trong các phòng, các bàn làm việc được bố  trí quy về  một hướng, để  mọi  người không gây ảnh hưởng lẫn nhau trong quá trình làm việc.  + Phòng Văn thư được bố trí gần lối ra vào trong Văn phòng, thuận tiện cho công   tác di chuyển cũng như tiếp khách. Tổ Bảo vệ được bố trí ở tầng trệt, gần cổng ra vào  của Trung tâm.  + Tạo khung cảnh thoải mái cho nhân viên bằng cách điều chỉnh không khí, nhiệt  độ, ánh sáng, âm thanh, màu sắc phòng làm việc; đảm bảo sự tiện nghi và vệ sinh.  ­ Trang thiết bị, phương tiện làm việc trong Văn phòng là những trang thiết bị,  máy móc, dụng cụ  cần thiết mà Cán bộ, nhân viên cần sử  dụng trong quá trình làm  việc, gồm:  Máy vi tính, máy in laser, máy scanner, máy photocopy, máy fax, máy điện thoại,  máy điều hòa, bàn, ghế, tủ, kệ đựng tài liệu, và các văn phòng phẩm khác (bút, ghim,  kẹp, keo dán,…) và các thiết bị  Hội nghị  như: máy ghi âm, ghi hình, máy quay, máy   chiếu, tivi, micoro,loa.  3. Công tác văn thư  3.1.  Tìm hiểu chung về công tác văn thư  Chức năng, nhiệm vụ và quy mô tổ chức của công tác văn thư  Chức năng  Phòng văn thư  là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận văn bản  đến và   chuyển giao văn bản đi cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý công   việc sao cho kịp thời và đúng tiến độ quy định.  Nhiệm vụ  19
  20. Theo điều 1 quy chế về công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Y tế Hoài Ân thì công  tác văn thư  quy định tại Quy chế  này bao gồm các công việc về  soạn thảo, ban hành  văn bản; Quản lý các văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của  Trung tâm Y tế  Hoài Ân và các phòng ban chuyên môn, lập hồ  sơ  hiện hành và giao  nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.  Quy mô tổ chức  Tổ  văn thư  được bố  trí trong một phòng làm việc riêng nằm vị  trí đầu tiên của   dãy nhà Văn phòng, thuận tiện cho công việc nhận và chuyển giao văn bản. Trong   phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện làm việc.  3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư  Để thực hiện tốt công tác văn thư, cán bộ văn thư Trung tâm Y tế Hoài Ân đã căn   cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quy định về Công tác văn thư như:  1. Nghị định số 58/2001/NĐ­CP ngày 24­8­2001 của Chính phủ  về quản lý và sử  dụng con dấu;  2. Nghị định số 110/2004/NĐ­CP ngày 08­4­2004 của Chính phủ  về công tác văn  thư;  3. Nghị định số 09/2010/NĐ­CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung  Nghị  định số 110/2004/NĐ­CP của Chính phủ về Công tác văn thư;  4. Thông tư số 02/2010/TT­BNV ngày 28­4­2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức   năng, nhiệm vu, quyền hạn và tổ  chức văn thư, lưu trữ  Bộ, cơ  quan ngang Bộ và Ủy   ban nhân dân các cấp;  5. Thông tư  số  07/2012/TT­BNV ngày 22­11­2012 của Bộ  Nội vụ  hướng dẫn  quản lý văn bản, lập hồ sơ, và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.  6. Thông tư  số 04/2013/TT­BNV ngày 16­4­2013 của Bộ Nội vụ  về việc hướng   dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan, tổ chức;  20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
3=>0