Đề tài : HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ, VĂN THƯ, LƯƯ TRỮ CỦA CÔNG TY

Chia sẻ: Thanh Thảo | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

350
lượt xem 134
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'đề tài : hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của công ty', luận văn - báo cáo phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài : HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ, VĂN THƯ, LƯƯ TRỮ CỦA CÔNG TY

ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY Giáo viên hướng dẫn : Phùng Thị Kim Liên Họ tên sinh viên :
LỜI MỞ ĐẦU Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điề u hành công việc của các cơ quan các tổ chức , nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư là một nộ i dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triể n của các nước trên thế giới. Cũng chính vì điều đó mà công tá c văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâ m tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tạ i nhà trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty xây dựng công trình giao thông 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận vă n tốt nghiệp của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể không tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư, đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cô, các chú, anh chị phòng hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đã giúp em hoàn thiện luận văn này. 1
BẢN THU HOẠCH THỰC TẬP ĐƯỢC CHIA LÀM 4 PHẦN Phần I: Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của công ty và văn phòng công ty. 1. Chức năng và nhiện vụ của công ty. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Phần II: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, vă n thư, lưu trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Công ty. 2. Công tác thư ký. 3. Công tác văn thư. 4. Công tác lưu trữ. Phần III: Một số ý kiến nhằ m hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của công ty. 1. Đánh giá chung về khâu công việc. 2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục. Phần IV: Nhận xét của Công ty về kết quả thực tập của sinh viên. 1. Ý thức tổ chức kỷ luật. 2. Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập. 3. Xếp loại. 4. Thang điể m. 5. Chữ ký của lãnh đạo trong Công ty thực tập. 2
PHẦN I I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118. - Nhiệ m vụ chủ yếu của công ty. Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính. 2.1Cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giá m đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có: - Văn phòng Hành chính. - Phòng Tài chính Kinh tế. - Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị. - Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư. - Phòng Công Đoàn. 2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính : Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tá c LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiê m văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiê m tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của công ty 02. 3
Sơ đồ tổ chức. Chánh văn phòng Phó văn phòng Nhân Nhân Nhân Nhân Nhân Nhân Nhân Cán bộ BHLĐ, viên viên viên viên viên viên lái viên chuyên chế độ thống bảo vệ bảo vệ nấu ăn xe con quản viên chính kê lao kiêm , trực trực trị đời pháp sách động tổng điện tạp vụ sống kiêm đài , tiền luật nước văn sao lương chép thư tài liệu 4
Phần II Tình hình thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 1. Khái quát tình hình Công ty. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty. Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Trình Giao Thông 118 được thành lập từ tháng 10 nă m 1982 có nhiệ m vụ tiếp nhận một phần các máy móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên thành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng Công trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải. Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... vì thế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 nă m đổi mới, sản lượng 2001 đã tăng gần 10 lần so với nă m 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh. Tháng 1 nă m 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phầ n Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớ n của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai 3 Hà Nội... Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớ n như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế, công trình Long An, Khách sạn Đông Dươ ng... và hàng loạt các công trình giao thông ở các địa phươ ng trong cả nước. Tất cả các công trình giao thông công ty thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớ n thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng thê m thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâ m. Phấ n đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên. Từ đầu nă m 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính vào công tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hoàn thiện cơ bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mề m ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty. 5
Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả nước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điệ n lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng c ụm dân cư, đô thị... 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ. Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩ m của ngành xây dựng là những công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi...) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điể m đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trả i qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa điể m thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quy trình công nghệ. Các giai đoạn để thi công công trình giao thông ( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau: Khảo sát thi công Thi công Bàn giao Hoàn thiện Nghiệm thu - Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn phươ ng án thi công hợp lý. - Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ và là m dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công lớp 6
cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường. - Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằ m đả m bảo tính thẩ m mỹ của công trình. - Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiể m tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. - Giai đoạn bà n giao: Khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bà n giao đưa vào sử dụng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đả m bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọ n nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Đứng đầu bộ máy của công ty là giá m đốc điều hành. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó giá m đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban. Các phòng ban chức nă ng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồ m: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công ty, tổ chức thực hiện công tác vă n phòng, quản lý công vă n giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty. Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình. Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu công trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình. Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng nă m cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ. 7
Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118. Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giá m đốc điều hành Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc điều hành điều hành điều hành điều hành Các đơn vị Các đơn vị sản xuất quản lý Trung Ban điều hành Cá c Xưởng Vă n Vă n Phòng Phòng Phòng Phòng tâm đ ội sửa kính tài Phòng phòng kĩ quản d ự án thí đạ i thi Công tế thu ật chính lý ch ữa nghi ệm ty công di ện thị công kinh thi ết Các đơn vị thi bị đ ộc phía trường ngh ệ tế công d ự án l ập nam 2.Công tác thư ký. 2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức là m việc của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫ n còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký vă n phòng thì ta cần hiểu rõ Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của vă n phòng. Vậy ta 8
thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của công việc và là một người thư ký vă n phòng người được đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực vă n phòng một lĩnh phạm vi hoạt động rất rộng lớn vì thế chức nă ng nhiệm vụ của người thư ký vă n phòng rất quan trọng. Và sau một thời gian được về thực tập tại công ty, qua quá trình làm việc và học hỏi em rút ra đuợc một số kinh nghiệm rất quý báu. Đây là một công ty hoạt động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong những công tác quan trọng của công ty. Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủ trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thực hiện những công việc quan trọng. Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin pha cà phê ” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức nă ng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả nă ng thực hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Những chức năng chính như: Chức nă ng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư < còn gọi là công tác thông tin >. Chức nă ng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt động vă n bản. Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phả i điều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọ i lĩnh vực khác. 2.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách. a. T ổ chức tiếp khách trong công ty. Tổ chức tiếp khách ở vă n phòng: Vă n phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợ i trước khi vào là m việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số lượng và yêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuẩ n bị kịp thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan. Thư ký cần nă m rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho các đơn vị thực hiện và duy trì. - Ngày giờ tiếp khách của công ty. - Việc tiếp khách của Giá m đốc và các Phó giám đốc - Trường hợp khách từ xa đến ă n nghỉ tại công ty - Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo - Việc bố trí ă n ở phục vụ khách khi đến công ty - Nhiệ m vụ của thư ký trong việc tiếp khách b. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách. ấn tượng đầu tiên của khách đố i với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên 9
những thuận lợi cho những công việc tiếp theo... thư ký không chỉ làm nhiệ m vụ đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc. - Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác. - Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc. - Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết... - Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừa là m nhiệm vụ phiên dịch. c. T ổ chức các buổi hẹn. - Đặt chương trình cho các buổi hẹn Thư ký nên thưòng xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp những gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết. - Thu xếp các buổi xin hẹn. Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, công văn ... Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp. Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể ghi vào sổ, phiếu hẹn... Thư ký cần phải ghi vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn, trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưon g trình hoach định sẵn cho buổ i tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận. Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi công tác chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thông cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn. Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệ m thời gian trong việc tiếp khách bằng cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những thông tin chi tiết hơ n đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này thư ký cần hết sức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệ m vụ phâ n biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, k hách đến than phiền... công việc này đoì hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những quy định của công ty. Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi ngườ i thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhấ t. Sau mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng thiện cảm đ em lại hiệu quả công việc cao nhất. 10
2.3. Tổ chức hội nghị. a. Lập kế hoạch hội nghị . Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập kế hoạch hội nghị .Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, được chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả . Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau : - Tên hội nghị . - Thời gian hội nghị . - Thành phần hội nghị . - Nội dung hội nghị . Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này. b. Chuẩn bị hội nghị. - Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hộ i nghị . - Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhâ n hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết mà người thư ký nắm được . - Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phả i ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạ m vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều k iện cho những khách ở xa. - Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . Chuẩn bị đầy đủ bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu ...tất cả phải được bố trí khoa học, hợp lý. - Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc. - Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao... c. Tiến hành hội nghị. - Đón đại biểu . - Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu . - Gữi đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay báo cáo. - Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay sau khi kết thúc hội nghị hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau. d. Công việc sau hội nghị . - Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc. 11
- Theo chỉ thị c ủa giám đốc có thể gửi thư trao đổi, công văn hành chính hoặc các giấy tờ thông báo cần thiết khác. - Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị . Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế mà càng giả m bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội nghị là một yêu cầu của nghệ thuật quản lý. Thư ký phải có trách nhiệm giúp Giám đốc hoàn thành một cách xuất sắc công việc này. 2.4 Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo. a. Yêu cầu đ ặt ra với thư ký trong vi ệc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đ ạo . - Người thư cần phải hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên mô m của mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động. - Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thôn g tin của Giám đốc. - Đánh giá được ý nghĩa của những thông tin mà mình thu thập, xử lý, phục vụ tin với những người dùng tin. - Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin cần thiết. - Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác khoa học, hợp lý, đúng lúc... - Các nguồn thông tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đổi thông tin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng... b. T ổ chức liên lạc cho lãnh đ ạo qua điện thoại. Trong một văn phòng hiện đại điện thoại cùng với máy tính như một trợ thủ đắc lực của lãnh đạo và các ban ngành. Đây là một trong những phương tiện thông tin hiện đại nhất mà hàng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viên luôn phải sử dụng để điều hành công việc. Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoạ i sẽ tiết kiệ m được rất nhiều thơìư gian trong giải quyết công việc của người lãnh đạo cũng như của các ban ngành chức năng có liên quan. Bố trí điện thoại tron g phòng làm việc là điều cần thiết nhưng phải đảm bảo tính khoa học và thuận lợi. Người thư ký đóng vai trò như “ phin cà phê ” sàng lọc lọc các cuộc đà m thoại điện thoại của Giám đốc. Mọi người gọi điện thoại cho giám đốc qua thư ký, hoạt động đàm thoại điện thoại chiế m phần lớn thời gian của người thư ký, vì theo thống kê của các nhà chuyên môn thì 75% các vấn đề hàng ngày được giải quết qua điện thoại. Vậy nên khi đàm thoại qua điện thoại thư ký cũng phải chuẩn bị kỹ như là thư công, phải chuẩn bị những tài liệu cần thiết, nên kê ra từ trước những vấn đề có thể xuất hiện trong khi đàm thoại, nắm vững được nghệ thuật nói và nghe điện thoại. Tóm lại, qua cuộc nói chuyện điện thoại người ta có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của n gười thư ký, từ đó có cảm tình tốt hoặc ngược lại với thư ký nói riêng và toàn công ty nói chung. 12
c. Thư ký trong vi ệc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đ ạo. Thư ký phaỉ biết phân loại hoạt động quản lý do người lãnh đạo của mình đảm nhiệ m, nắm được khả năng, sở trường của lãnh đạo trong việc thực hiệ n nhiệ m vụ... Điều này tạo nên mối tương quan chung với toàn bộ nhiệm vụ của công ty. Thư ký có trách nhiệm tổ chức lao động khoa học đối với khối lượng công viẹc của lãnh đạo. Đối với lã nh đạo thì chương trình kế hoạch không ở dạng chi tiết, cụ thể mà được khái quát hoá thành kế hoạch quản lý điều hành tác nghiệp đối với toàn bộ tổ chức và có tác động đến tổng thể. Thư ký cần phải theo dõi cả hai chương trình kế hoạch: Chương trìn h kế hoạch hoạt động của cơ quan và chương trình quản lý của lãnh đạo. Nói tóm lại, chương trình kế hoạch là một phương tiện hoạt động của ngườ i lãnh đạo và cuả công ty. Nó đảm bảo cho mọi hoạt động trong công ty được thực hiện đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Để trở thành một ngưòi thư ký tốt cần phải hiểu biết và quan sát nhiều để không chỉ nắm vững nghiệp vụ của mình mà phải nắm vững nghề của lãnh đạo. 2.5. Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng. a. T ổ chức các chuyến đi công tác cho giám đ ốc. Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của công ty sẽ quy định phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của giám đốc. Các chuyến đi công tác nhằ m thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc chương trình kế hoạch nhằ m đã xác định. Điều này thư ký cần quan tâm đó là: - Chức năng nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc. - Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác. - Nhiệ m vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm v i và trong mối qua hệ với các công ty khác . b. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác . Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch nă m, phải phù hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty. Khi lập kế hoạch các chuyến đ i công tác kể các chuyến đi công tác đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòi hỏ i thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn. Những vấn đề chủ yếu trong việc lập kế hoạch các chuyến đi công tác. - Nội dung của chuyến đi. - Mục tiêu của chuyến đi. - Thời gian công tác. - Cán bộ cùng đi với lãnh đạo. - Phương tiện giao thông. - Giấy tờ cần thiết. - Tài liệu tham khảo, nghiên cứu. - Kinh phí cho chuyến đi. c. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác. 13
- Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhậ n về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng công văn, điện thoại hoặc Fax... < tuỳ theo phạm vi của chuyến đi mà điều chỉnh cho hợp lý về thời gian và nộ i dung công tác >. - Chuẩn bị nội dung công tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đi công tác, tuỳ thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạp khác nhau. Vì thế người thư ký không thể tự mình giải quyết mọi công việc cho giá m đốc mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của giám đốc đến các bô phận chức năng hoặc phối hợp với các chuyên gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ để hoà n thành công việc tốt nhất. - Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc này cần được tiến hành từ khái quát đến cụ thể. Trước hết, người thư ký cần tổng hợp các tư liệu theo danh mục như các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn... Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc giải quyết mà xem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định mà chỉ cần tra cứu, ghi lại số liệu để làm việc. - Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm và thời gian công tác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm. Thư ký có trách nhiệm báo cho phòng hành chính của công ty sau khi lựa chọn được phương tiện giao thông phù hợp phục vụ cho chuyến đi. - Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đ i công tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân và các giấy tờ khác có liên quan. - Chuẩn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký cần th ông báo phố i hợp với văn phòng hành chính chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi công tác của giá m đốc theo chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân tập thể ... d . Nhiệm vụ của thư ký trong khi lãnh đạo đi công tác vắng. - Trước khi Giám đốc đi công tác vắng : Thư ký dự buổi họp bàn giao của Giá m đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại những công việc được thẩm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng . - Trong khi Giá m đốc đi công tác : Thư ký giúp các cấp phó thực hiện nhiệ m vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, thao dõi tiến độ giải qyuết công việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức về những công việc quan trọng được giải quyết hoặc những tồn tại ...Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến công việc của công t y để báo cáo với Giám đốc khi Giám đốc đi công tác về . - Sau khi Giá m đốc đi công tác về : Cần báo cáo tó m tắt diễn biến công việc trong công ty, trình những tài liệu có liên quan khác...Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác giúp giám đốc chỉnh lý, hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để là m thủ tục thanh toán với tài vụ. Thư ký cần phải có sự chuẩn b ị chu đáo để mỗi chuyến đi công tác của giám đốc đều có những kết quả tốt đẹp. Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liề n giữa người lãnh đạo với những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và được lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng. Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏ 14
trong công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai trò chức năng, nhiệm vụ của người thư ký. 3. Công tác văn thư. Công tác vănthư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả hoạt động quan lý của các co quan các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mầ công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâ m nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. 3.1. Qúa trình hình thành văn bản. Những văn bản do Công ty Cổ phần XD - CTGT 118 ban hành là các văn bả n phục vụ quản lý mọi hoạt động của công ty khi đặt mối quan hệ với công ty cấp trên và các công ty ngang cấp. Văn bản do cơ quan ban hành gồm: - Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật. - Văn bản hành chính thông thường. Văn bản được ban hành trong công ty phải theo đúng chuyên môn thẩ m quyền được nhà nước quy định. - Về mặt thể thức: Là hình thức bắt buộc để văn bản đó đả m bảo hiệu lực pháp lý, phải phù hợp với thẩ m quyền ban hành văn bản và phải đủ, đúng 9 đến 10 thành phần theo quy định. - Về nội dung: Khi quyết định ban hành văn bản cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt tới mục đích gì, có thiết thực với yêu cầu công việc quản lý xã hội không? Nội dung trình bầy văn bản phải mang tính khoa học và có khả năng thực thi trong thực tế, đặc biệt là phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, không được trái với quy định của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên. - Về văn phong: Văn phong của văn bản phải phù hợp với nội dung của vă n bản trình bầy ngắn gọn, tính chính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu một nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thông. 3.2. Tình hình ban hành văn bản. Ban hành văn bản của công ty là do Chánh văn phòng hoặc là người được Chánh văn phòng chỉ đích danh để soạn thảo một công văn cho công ty. a. Trình tự soạn thảo văn bản. - Chuẩn bị viết bản thảo: Trước khi soạn thảo văn bản người có trách nhiệ m phải xác định rõ mục đích yêu cầu của việc soạn thảo văn bản, phạm vi đố i tượng điều chỉnh của văn bản, khả năng thực hiện văn bản trong thực tế. Người soạn thảo phải căn cứ vào phạm vi tính chất của mối quan hệ xã hội và nội dung văn bản để điều chỉnh và tá c động; căn cứ vào thẩm quyền ban hành xác định hình thức của văn bản khi ban hành. Để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩ m 15
quyền ban hành của đơn vị, khi soạn thảo văn bản < đặc biệt là những văn bản quy phạm pháp luật > người soạn thảo phải xây dựng đề cươ ng và được xét duyệt qua lãnh đạo công ty. - Sửa chữa và duyệt văn bản: Khi đã hoàn chỉnh và dự thảo văn bản, ngườ i soạn thảo phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến. Các văn bản có liên quan đế n nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và đối tượng phạ m vi điều chỉnh rộng thì phải gửi bản thảo cho các đơn vị liên quan để trao đổi ý kiến và sửa chữa nếu các đơn vị thống nhất thì báo cáo lãnh đạo cơ quan ký duyệt để lànm thủ tục ban hành. - Người soạn thảo lãnh đạo cơ quan soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệ m trước pháp luật về nội dung văn bản do mình hoặc đơn vị mình soạn thảo. Phải ký tắt vào cuối bản trình ký nhằm xác định vai trò trách nhiệm của người soạn thảo đơn vị soạn thảo văn bản. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyề n hạn của công ty trong việc giúp công ty quản lý nhà nước đối với lĩnh vực đựoc phân cấp, có trách nhiệ m tham mưu xây dựng vă n bản có liên quan và chịu trách nhiệ m về nội dung, hình thức, chất lượng hồ sơ văn bản tham mưu trình ký. Hầu hết các văn bản của Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 khi ban hành đều theo đúng trình tự đã quy định mặc dù vẫn có một số văn bản của công ty sai thể thức và thể thức ký. Những cán bộ trong phòng hành chính nhanh chóng khắc phục những thiếu sót đó để không gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ ban hành văn bản trong công ty. b. Thủ tục trình ký b.1 Những quy định chung về chữ ký. - Chữ ký phải là chữ ký của người có thẩm quyền. - Chữ ký trong văn bản phải là chữ ký đã được đăng ký giới thiệu. - Không được ký bằng bút mực đỏ, bút chì hoặc mực phai màu. - Người ký phải ghi rõ họ tên, chức vụ. - Những văn bản có chữ ký bằng dấu không có giá trị giao dịch . b.2 Thủ tục trình ký văn bản . Văn bản trình ký phải đầy đủ hồ sơ, giấy tờ là m c ơ sở cho người ký xem xét quyết định. Trường hợp không có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp trình bày với người ký văn bản. Lãnh đạo cơ quan tham mưu xây dựng văn bản phải ký tắt vào văn bản trình ký. Mọi văn bản thuộc thẩ m quyền của Giám đốc, phó giá m đốc ban hành, các đơn vị phải chuyển qua phòng hành chính để kiểm tra, xem xét về thể thức và nội dung của văn bản. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về văn bản trình ký. b.3 Thủ tục ký văn bản. Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về văn bản mình đã ký. Trước khi ký, người ký văn bản phải xem xét về nội dung, 16
hình thức thật kỹ lưỡng và quan trọng hơn là phải xác định được thẩ m quyề n ban hành văn bản rồi mới ký. Sơ quá trình viết và sửa tài liệu. Nội dung Yêu cầu viết,sửa tài liệu Chỉ định người viết,sửa tài liệu viết,sửa tài liệu Lấy ý kiến góp ý Hoàn thiện tài liệu Kiể m tra Duyệt Lưu trữ,phân phối 3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 17
Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, đỉều hành công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền h ạn của công ty mình được gửi đế n các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Văn bản trước khi nhân bản để gửi các đơn vị có liên quan phải được đăng ký vào sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu. Số lượng văn bản ban hành của Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 không nhân bản trước khi ký mà thường chỉ ký một bản để phô tô, sau đó mới đóng dấu lê n các bản phô tô đó . Trước khi ban hành văn bản, cán bộ văn thư trong cơ quan có nhiệm vụ rà soát lại văn bản lần cuối về các hình thức và nội dung, nếu có phát hiện nghi vấ n thì trao đổi với người soạn thảo văn bản hoặc Chánh văn phòng, nếu chưa n hất trí thì cán bộ văn thư có thể báo cáo cho người ký văn bản đó xem xét, quyết định . Các văn bản để nhân bản chỉ được thực hiện sau khi có sự đồng ý của người ký văn bản. Một số hiện tượng sai sót trong văn bản đã được nêu ở phần xây dựng văn bản gây nên một số trở ngại cho cán bộ văn thư công ty khi tiến hành công việc đóng dấu. Đối với những văn bản cần chuyển giao ngay, thì người soạn thảo văn bản có trách nhiệm hiệu chỉnh lại cho đúng quy định trước khi ban hành văn bản. Văn bản sau khi nhân bản và hoàn tất các thủ tục còn lại được chuyển giao theo đúng thời gian quy định, đảm bảo chính xác bí mật, đúng địa chỉ, đúng số lượng. Đối với những văn bản quan trọng có phiếu gửi đi kèm để theo dõi việc nhận văn bản. Những văn bản có mức độ “khẩn, mật” thì phải đóng dấu chỉ mức độ lên bì văn bản để đảm bảo quả trình thực thi. Các văn bản gốc được xắp xếp theo từng cặp và lưu lại ở bộ phận văn thư để phục vụ nghiên cứu và sử dụng. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ tài liệu và lưu trữ công ty theo từng năm. Văn bản đi của công ty thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chức năng nhiện vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi phải đảm bảo chính xác k ịp thời tiết kiệm theo đúng quy trình mà nhà nước đã quy định. Tóm lại việc tổ chức các văn bản đi sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của công ty. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiên cứu, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc được giao. Có như vậy các văn bản đi của công ty làm ra mới có tác dụng thiết thực trong công tác quản lý đối với công ty. 18
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của công ty. Nơ i Số kí Ngày Nơ i Ghi hiệu Tên loại và trích yếu nội Chữ người tháng công dung công văn kí chú nhận nhận công văn văn bản lưu 01 30/01/04 VP QĐ nhận chính thức ông Ngô Duy Đăng 02 03/02/04 VP Điều chỉnh hệ số lương 03 04/02/04 VP Quy định chức năng , nhiệ m vụ quyền hạn c ủa phòng kế toán Quản lý đầu tư 04 20/02/04 VP Quyết định chấ m dứt hợp đồng với ông Chu Mạnh Anh 05 07/03/04 VP QĐ tiếp nhận thử việc ông Hoa về Độithi công số 6 Ghi chú: Cột 1: Số ký hiệu công văn Cột 2: Ngày tháng công văn Cột 3: Phân loại và trích yếu nội dung công văn Cột 4: Nơi nhận Cột 5: Người ký Cột 6: Nơi người nhận bản lưu Cột 7: Ghi chú Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 trong qúa trình hoạt động Văn thư còn phải nhập một số văn bản đến,văn b ản đi quan trọng vào máy như: Công văn đi - Số TT: 01 Ký hiệu: 01/VP Ngày 03/02/04. Ngày phát hành 08/02/04 - Phân loại : - Nhó m chính: QĐ nhận chính thức. - Nhó m chi tiết: QĐ nhận chính thức. - Người ký : Ông Phạm Văn Bình . Số bản phát hành: 07 - Tóm tắt nội dung : < giống trích yếu nội dung> - QĐ nhận chính thức: Ông Phạm Công Thắng. Kỹ sư đường bộ - Nơi nhận : Đội thi công số 5 - Lưu trữ : Văn phòng - Thời hạn lưu: Vĩnh viễn. Lâu dài: < 10nă m > . Tạm thời . 19