Báo cáo kiến tập: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu

Chia sẻ: _Đỗ Thị _Hương | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:50

Thêm vào BST

Báo xấu

75
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nghiên cứu đề tài “Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu” để làm Báo cáo kiến tập ngành nghề, để qua đó nghiên cứu và đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo kiến tập: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ ĐỖ THỊ HƯƠNG 1905QTVD020 BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2019 2023 CHUYÊN ĐỀ: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA, TỈNH BÀ RỊA VŨNG TÀU Tên cơ quan: Thành ủy Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Địa chỉ: 225 Cách mạng tháng Tám, Phước Hiệp, TP. Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ cơ quan: Nguyễn Kim Anh Giảng viên hướng dẫn: ThS. Bùi Thị Hường
TP. HỒ CHÍ MINH 2022
LỜI NÓI ĐẦU Để hoàn thiện báo cáo kiến này, lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo cơ quan, các Cán bộ làm việc tại Thành ủy Bà Rịa đã tạo điều kiện giúp tôi có cơ hội để kiến tập ở môi trường mới này. Xin gửi lời cảm ơn đến các anh, các chị ở Văn phòng thành phố. Đặc biệt là chị Nguyễn Kim Anh, đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dạy cho em những kiến thức thực tiễn. Giúp em có thể áp dụng được những kiến thức đã học vào trong quá trình Kiến tập và từ đó em đã thu được bản Báo cáo Kiến tập vô cùng quý giá này. Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng và Lưu trữ và Giảng viên hướng dẫn ThS. Nguyễn Mạnh Cường đã trực tiếp giảng dạy những kiến thức về Công tác Văn thư. Giúp tôi có nền tảng cơ bản để có thể làm bài Báo cáo này một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất. Trong quá trình làm Báo cáo Kiến không thể nào tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự bỏ qua và góp ý. Tôi xin trân trọng cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng đây là báo cáo kiến tập đập lộc của riêng tôi làm. Không có bất kì hành vi gian lận nào. Các vấn đề được đưa ra trong bài là do tôi quan sát, phân tích được một cách khách quan và học hỏi qua các anh chị hưỡng dẫn mà có được. Kết quả này chưa bao giờ được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Người viết đề tài Đỗ Thị Hương
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ..........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ............................................................. 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................... 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 3 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 3 6. Đóng góp của đề tài ............................................................................... 3 7. Kết cấu của đề tài .................................................................................. 3 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 4 CHƯƠNG 1. TÌM HIỂU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA....................................................................................................................4 1.1. Khái quát chung về thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu................4 1.1.1. về vị trí địa lý .......................................................................................... 4 1.1.2. Về điều kiện tự nhiên............................................................................5 1.1.3. Về kinh tế xã hội...................................................................................5 1.2. Khái quát về Văn phòng Thành phố Bà Rịa ............................................. 5 1.2.1. Tổ chức lãnh đạo củ a Văn phòng thành ph ố Bà Ria ............................ 5 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Thành ủy Bà Rịa.......................7 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA.............................................10 2.1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản đi .......................................... 10 2.1.1. Các khái niệm ..................................................................................................... 10 2.1.2. Vai trò của văn bản của Đảng...........................................................................11 2.1.3. Chức năng của văn bản Đảng ........................................................................... 12 2.1.4. Quy trình quản lý văn bản đi ............................................................................. 13
2.2. ực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa15 2.3.1. Lưu đồ quản lý văn bản đi............................................................15 2.3.2.Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố.................16 2.3.3. Gửi văn bản mật đi........................................................................18 2.3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa..........................................................................21 2.3.1. Cơ sở đề xuất những giải pháp....................................................21 2.3.2. Cơ sở thực tiễn..............................................................................21 2.3.3. Các giải pháp cụ thể......................................................................21 2.3.3.1. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá quy trình quản lý văn bản đi.........22 2.3.3.2. Nâng cao ý thức và trách nhiệm của công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ..........................................................................22 2.3.3.3. Đầu tư chi phí tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.................................................................23 KẾT LUẬN .................................................................................................... 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 25
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong công cuộc đổi mới của đất nước và xu hướng hội nhập của nền kinh tế, cùng với sự bùng nổ của khoa học, công nghệ, sự phát triển của công nghệ thông tin thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội đều không ngừng có sự đổi mới và hiện đại hóa. Hòa theo xu thế đó, công tác văn thư đã không ngừng tiến bộ mới để đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan, tổ chức. đặc biệt là công tác quản lý văn bản đi. Mỗi năm có hàng nghìn văn bản đi, đến trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu việc quản lý văn bản không đúng quy trình, lỏng lẻo thì cơ quan có thể không kiểm soát được số lượng văn bản của mình. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Trong cơ quan hành chính nhà nước hay cũng như cơ quan Đảng thì văn bản là phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nó là công cụ cơ bản để giúp cơ quan quản lý và điều hành hoạt động của mình. Văn phòng thành phố Bà Rịa là cơ quan chuyên môn thuộc Thành ủy Bà Rịa, thực hiện tham mưu giúp cho giúp Thành ủy chỉ đạo, lãnh đạo mảng tuyên truyền, theo dõi sự hoạt động của các khối chính quyền, cụ thể là về các hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng… các hoạt động của Đảng bộ, chi bộ trực thuộc, đồng thời gúp Thành ủy về các thủ tục hành chính, tổ chức phục vụ các kỳ Đại hội, quản lý cơ sở vật chất và phương tiện hoạt động của Thành ủy. Việc nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản là việc không thể thiếu trong chính sách phát triển và đã được Phòng, Lãnh đạo Thành ủy quan tâm, chỉ đạo thực hiện đem lại hiểu quả cao đối với công tác
quản lý văn bản. Bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn chế trong quy trình quản lý văn bản nói chung và văn bản đi nói riêng. Xuất phát từ tình hình thực tiễn đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa
Vũng Tàu” để làm Báo cáo kiến tập ngành nghề, để qua đó nghiên cứu và đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu về Công tác Văn thư Lưu trữ đã có rất nhiều nhà khoa học nghiên cứu. Tại Việt Nam, cho đến nay có rất nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết trên báo, tạp chí, các luận văn tốt nghiệp, các khoá luận…Trong quá trình làm bài tập lớn, Tiểu luận, Báo cáo tôi đã tiếp cận với nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài liệu rất phong phú giúp cho việc định hướng, lựa chọn những nội dung quan trọng để thực hiện đề tài. Nhất là đối với sinh viên đang theo theo học ngành Quản trị văn phòng. Một số sách, giáo trình, có liên quan đến nhu cầu thông tin như: Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội. Báo cáo Thực tập tốt nghiệp về công tác văn thư lưu trữ Nguyễn Kim Anh Những đề tài nghiên cứu kể trên đã chỉ ra những cái đạt được, chưa đạt được và phải đạt được từ đó đưa ra những cách thức để tiếp thu và khắc phục tốt hơn. Tuy nhiên những bài viết và đề tài trên chưa có đề tài nào nói rõ và chuyên sâu tới công tác quản lý văn bản đi văn bản của Đảng. Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “ Thực trạng công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” để làm bài Báo cáo kiến tập. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản đi.
Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu về thực trạng quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố 4.2. Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: tại Văn phòng thành phố Bà Rịa + Về mặt thời gian: từ năm 2020 cho đến nay 5. Phương pháp nghiên cứu Tuân thủ nguyên tắc thống nhất tính khoa học về nhận thức. Vận dụng Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu: tác giả đã thu thập và phân tích các công trình nghiên cứu và các bài viết về công tác văn thư nói chung và quy trình quản lý văn bản đi nói riêng để làm rõ cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu. 6. Đóng góp của đề tài Về mặt khoa học: Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố nhằm tạo điều kiện để củng cố, phát triển hơn công tác quản lý văn bản ở đây. Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý văn bản đi tại cơ quan. Từ đó đưa ra một số biện pháp cụ thể để nhằm giúp cơ quan có thể khắc phục trong thời gian tới. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 2 chương: Chương 1: Tìm hiểu về văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa Tàu – Vũng Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố
Bà Rịa. .
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA, TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU 1.1. Khái quát về thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu 1.1.1. Về vị trí địa lý Bà Rịa là một thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Hiện đang là đô thị loại II. Thành phố Bà Rịa cách Thành phố Hồ Chí Minh 72km về phía Đông Nam, cách thành phố Vũng Tàu 20km về phía Đông Bắc. Địa giới hành chính thành phố: Phía Đông giáp huyện Đất Đỏ; Đông Nam giáp huyện Long Điền. Phía Tây và Tây Bắc giáp thị xã Phú Mỹ (huyện Tân Thành cũ). Phía Nam giáp thành phố Vũng Tàu. Phía Bắc giáp huyện Châu Đức. Thành phố có diện tích 91,46 km², dân số năm 2017 là 205192 người, mật độ dân số đạt 2243 người/km². Thành phố Bà Rịa được thành lập vào ngày 02/6/1994 trước đây gọi là thị xã Bà Rịa. Ngày 22/8/2012 đổi tên thành Thành phố Bà Rịa ngày nay. Thành phố Bà Rịa là trung tâm hành chính chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội của Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu. Là hạt nhân thúc đẩy quá trình đô thị hoá của tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu. Tính chất của thành phố được khẳng định: Là trung tâm thương mại dịch vụ của tỉnh và của tiểu vùng. Là trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của tỉnh và của tiểu vùng. Có vị trí quan trọng về an ninh Quốc phòng. Thành phố Bà Rịa có vai trò quan trọng trong việc kết nối về không gian kinh tế giữa các trung tâm công nghiệp của tỉnh và thực hiện vai trò cung ứng các sản phẩm dịch vụ cho các khu công nghiệp, cung ứng vật tư đồng thời tiêu thụ nông sản cho sản xuất nông nghiệp, cung ứng hàng hóa tiêu dùng cho các huyện lân cận. Thành phố Bà Rịa có 11 đơn vị hành chính gồm 08 phường và 03 xã. Khu vực nội thành gồm 8 phường: Phước Hưng, Phước Trung, Phước Hiệp, Phước Nguyên, Long Hương, Long Toàn, Kim
Dinh, Long Tâm. Khu vực ngoại thành gồm 3 xã: Hòa Long, Long Phước, Tân Hưng.
1.1.2. Điều kiện tự nhiên Địa hình thành phố khá bằng phẳng, hơi dốc ở phía bắc. Thổ nhưỡng gồm hai loại đất chính là đất xám và đất đỏ bazan. Do nằm trong khu vực Đông Nam Bộ nên chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa chung của toàn khu vực gồm 2 mùa rõ rệt gồm mùa mưa và mùa khô. Mùa mưa thường bắt đầu từ tháng 5 và kéo dài đến tháng 10, mùa khô thường bắt đầu từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Nhiệt độ trung bình trong năm từ khoảng 25,4 °C đến 27,2 °C. 1.1.3. Về kinh thế xã hội Tại thành phố, một số hoạt động nông nghiệp như trồng cà phê, cao su, điều, cây ăn quả. Bà Rịa là một đầu mối giao thông của các tuyến Quốc lộ là 51, 52, 56 và tỉnh lộ 52. Bà Rịa còn là một đầu mối giao thông buôn bán, có đường ống khí đất chạy qua, có điều kiện phát triển thương mại và những ngành công nghiệp sử dụng khí đốt làm nguyên liệu và nhiên liệu. Các mục tiêu an sinh xã hội được thực hiện tốt. Cụ thể, đã giải quyết và giới thiệu việc làm cho 2.446 lao động, trong đó tạo việc làm mới cho 1.394 lao động. Hiện nay trên địa bàn thành phố Bà Rịa đã và đang hình thành một số khu đô thị mới như khu đô thị Đồng Nhân, khu đô thị Kim Dinh, khu đô thị Lan Anh Residential, khu đô thị Bà Rịa Gate. 1.2. Khái quát về Văn phòng Thành phố Bà Rịa 1.2.1. Tổ chức lãnh đạo của Văn phòng Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Phó Bí thư Thường trực Thành ủy Lãnh đạo: 01 đồng chí (Đ/c) Bí thư, 02 Đ/c phó Bí thư (01 phó Bí thư thường trực, 01 phó Bí thư Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Bà Rịa) Bí thư là người chịu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động của Ban chấp hành Đảng bộ tại địa phương, phụ trách chung về lãnh đạo điều hành công việc của Đảng bộ. Lãnh đạo việc thực hiện và chấp hành tốt chủ trương, chính sách , nghị quyết mà cấp trên giao.
Phó Bí thư thường trực: Giúp Bí thư điều hành công việc hàng ngày, chỉ đạo trực tiếp công tác văn phòng cấp ủy nhằm thực hiện tốt công tác tham mưu. Các ban Đảng cũng chịu sự chỉ đạo của Bí thư và phó Bí thư.
Tổ chức bộ máy hoạt động của văn phòng: Gồm 01 Chánh văn phòng và 02 Phó văn phòng (01 Phó văn phòng tổng hợp và 01 Phó văn phòng hành chánh quản trị). Chánh văn phòng phụ trách chung, tham mưu, giúp thường trực chỉ đạo chung về các mặt hoạt động của văn phòng. Phó văn phòng tổng hợp trực tiếp phụ trách phòng tổng hợp và bộ phận văn thư –lưu trữ. Phó văn phòng hành chánh quản trị trực tiếp phụ trách phòng kế toán tài chính và điều hành các bộ phận tạp vụ, tài xế và bảo vệ. Tổ chức biên chế của văn phòng có 25 cán bộ biên chế gồm: Tổ tổng hợp;Tổ văn thư –lưu trữ; Tổ tài vụ; Tổ tài xế; Tổ tạp vụ; Tổ bảo vệ. Trong đó có 02 nhân viên hợp đồng thuộc tổ tạp vụ và tổ bảo vệ. Mỗi tổ có 01 tổ trưởng và 01 tổ phó điều hành các công việc hàng ngày trong tổ mình, dưới sự phân công của Chánh hoặc Phó văn phòng Bộ phận nghiên cứu tổng hợp gồm có các khối kinh tế, nội chính, văn hóa – xã hội, vận động quần chúng, xây dựng Đảng – Chính quyền. Mỗi khối được phân công 1 cán bộ, công chức phụ trách đảm nhiệm chức năng vai trò khác nhau. Cán bộ tổng hợp chịu sự lãnh đạo điều hành của đồng chí Chánh và Phó văn phòng Bộ phận văn thưlưu trữ gồm có: Nhân viên đánh máy, in ấn, nhân viên văn thư, nhân viên giao liên, cán bộ lưu trữ. Các cán bộ nhân viên trong văn phòng làm việc tuân theo nội quy của cơ quan và quy chế cụ thể của tổ. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng thành phố Bà Rịa Thành ủy Bà Rịa với chức năng nhiệm vụ chính là vận dụng chủ trương chính sách của Trung Ương Đảng, và của Tỉnh ủy để cụ thể hóa vào
địa phương; chỉ đạo các cơ quan nhà nước thuộc thị xã thực hiện các nhiệm vụ về chính trị, kinh tế, an ninh trật tự, văn hóa , quốc phòng.
Bên cạnh đó, Thành ủy còn lãnh đạo, chỉ đạo công tác tư tưởng, tổ chức kiểm tra, cơ cấu tổ chức cơ sở Đảng và đoàn thể quần chúng. Về thẩm quyền ban hành văn bản: Thành ủy có thẩm quyền ban hành các văn bản như: quyết định, chỉ thị, thông tri, thông báo, văn bản, kế hoạch, hướng dẫn, nghị quyết, biên bản… Thành ủy Bà Rịa làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Cụ thể là bộ phận Thường trực bao gồm Bí thư và phó Bí thư thường trực chịu trách nhiệm chính trong việc lãnh đạo, chỉ đạo công việc chung, khi có vấn đề cần thiết phải triển khai, thường trực Thành ủy dự kiến đưa ra Thường vụ Thành ủy thông qua và quyết định, nếu gặp những vấn đề lớn, quan trọng hơn sẽ thông qua Ban chấp hành Thành ủy quyết định. Thường trực Thành ủy có các bộ phận giúp việc sau: Văn phòng Thành phố Là cơ quan giúp việc cho Thành ủy, giúp Thành ủy chỉ đạo, lãnh đạo mảng tuyên truyền, theo dõi sự hoạt động của các khối chính quyền, cụ thể là về các hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng… các hoạt động của Đảng bộ, chi bộ trực thuộc, đồng thời gúp Thành ủy về các thủ tục hành chính, tổ chức phục vụ các kỳ Đại hội, quản lý cơ sở vật chất và phương tiện hoạt động của Thành ủy. Văn phòng Thành phố không có các phòng ban lớn mà chỉ bao gồm các bộ phận nhỏ, được đặt dưới sự chỉ đạo của đồng chí Chánh văn phòng và các đồng chí Phó văn phòng. Văn phòng Thành ủy gồm tổ tổng hợp, tổ văn thư lưu trữ, tổ tài vụ, tổ tài xế, tổ tạp vụ và tổ bảo vệ. Ban tổ chức Thành ủy Là đơn vị nghiên cứu, tham mưu cho việc sắp xếp , thành lập, bổ nhiệm cán bộ thuộc Thành phố, nhằm phục vụ tốt yêu cầu chỉ đạo, lãnh đạo của cấp ủy Đảng và chính quyền như: