Đầu tư ERP trong khủng
hoảng tài chính
Không chỉ có Chính phủ, các cơ quan Nhà nước mà ngay cả các
DN cổ phần và tư nhân cũng đã áp dụng các chính sách cắt giảm
chi phí, tối thiểu 10% (còn gọi tắt là C10), thu hồi công nợ.
Không chỉ có Chính phủ, các cơ quan Nhà nước mà ngay cả các
DN cổ phần và tư nhân cũng đã áp dụng các chính sách cắt giảm
chi phí, tối thiểu 10% (còn gọi tắt là C10), thu hồi công nợ. Nhiều
DN thậm chí còn đưa ra các biện pháp mạnh như dừng các giao
dịch bán hàng, DN không hoạt động trong một thời gian ngắn
nhằm điều chỉnh giá bán, thu hồi công nợ, giải quyết hàng tồn …
Với C10, các khoản mục chi tiêu không trọng điểm sẽ bị loại bỏ
hoặc bị dừng vô thời hạn. Với nhiều DN thì các dự án CNTT
được liệt vào “nhóm C10″, trong đó tất nhiên có dự án ERP.
Việc cắt giảm nói trên về cơ bản là chính xác. Nó sẽ giúp DN giải
quyết tốt các bài toán về kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát chi phí
và công nợ, hàng tồn kho. Qua đó, DN sẽ quản trị tốt dòng tiền
ra-vào. Với các DN đã ứng dụng ERP, công việc này trở nên dễ
hơn nhiều vì hệ ERP đã hỗ trợ DN trong việc kiểm soát nói trên.
Ví dụ như việc dừng bán hàng và chi phí, chỉ cần dừng hoàn toàn
hệ thống ERP, các giao dịch sẽ không thực hiện được, hóa đơn
sẽ không được in ra và hệ thống sẽ không cho phép DN tiếp tục
thực thi cho đến khi DN hoàn thiện việc điều chỉnh. Các DN chưa
ứng dụng ERP thì đang ngập ngừng xem có nên đầu tư ERP vào
thời điểm này hay không và có coi dự án ERP là dự án trong C10
hay không?
Quay trở lại với các dấu hiệu của DN cần ứng dụng ERP thì mục
đích kiểm soát chặt chẽ DN lúc này trở nên đúng hơn bao giờ
hết. Các DN cần các công cụ hỗ trợ chính xác, thông tin cần cập
nhật tức thời để có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Hơn ai hết,
ban lãnh đạo các DN này thừa hiểu việc không trả lời được các
câu hỏi như: Tổng giá trị hàng tồn tại thời điểm hiện tại? Nhóm 5
khách hàng có công nợ lớn nhất và lâu nhất? Tổng chi phí trực
tiếp trong ngày? … sẽ là một vấn đề nhức nhối nhất.
Câu hỏi đặt ra là nếu làm ERP tại thời điểm này thì có lãng phí
hay không?
Đầu tư cho ERP có lãng phí không?
Việc đầu tư ERP vào thời điểm này không phải là một thời điểm
tốt nhất vì nó sẽ bị hạn chế bởi nhiều yếu tố như ngân sách, thời
gian, nguồn lực con người … Tuy nhiên, nếu DN chưa thể kiểm
soát được thì đây lại là thời điểm cần thiết nhất đề đầu tư. Thông
thường khi đầu tư, các chủ đầu tư sẽ xem xét 3 yếu tố chính:
* Tổng chi phí
* Thời gian triển khai
* Kết quả thu được
Về tổng chi phí, rõ ràng mức đầu tư cho hệ thống ERP là không
cao so với doanh thu và lợi nhuận của DN. Hơn thế nữa, bản
thân ERP cũng là một tài sản vô hình nên việc đầu tư không nhất
thiết phải sử dụng các nguồn vốn sẵn có của DN mà có thể sử
dụng các nguồn vốn hình thành từ các nguồn khác như vốn vay,
vốn huy động khác … Một mặt quan trọng nữa là vấn đề tỷ giá.
Cơ cấu chi phí của dự án ERP bao gồm: thiết bị phần cứng và hạ
tầng, bản quyền phần mềm ERP và kinh phí dịch vụ triển khai.
Trong 03 cấu phần này thì phần lớn nhất thuộc về kinh phí dịch
vụ triển khai. Đây là phần hầu như không phải “nhập khẩu” nên
DN hoàn toàn có thể chi trả bằng đồng Việt Nam. Điều này sẽ đỡ
hơn cho DN rất nhiều trong việc được mua sản phẩm “ngoại” với
giá “nội”.
Thời gian triển khai thực sự là một vấn đề nóng bỏng, vì hệ thống
ERP sớm đưa vào sử dụng ngày nào sẽ giúp DN kiểm soát tốt
hơn ngày ấy. Chính trong thời điểm này, khi mà DN đang tập
trung nhiều hơn trong việc kiểm soát và giảm bớt các hoạt động
kinh doanh thì nguồn lực chính của DN sẽ được dành cho công
việc này. Do vậy mà việc triển khai ERP trong thời điểm này có
thể thuận lợi hơn rất nhiều, các DN sẽ đưa ra các bài toán và yêu