50
CHƯƠNG III
KIỂM TOÁN CHU KỲ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
Sau khi nghiên cứu chương này, người đọc có thể hiểu được:
- Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán.
- Khảo sát về kiểm soát nội bộ với chu kỳ mua hàng và thanh toán.
- Thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
- Tổng hợp kết quả kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán.
Chương III trình bày về nội dung về mục tiêu, căn cứ, kiểm soát nội bộ, các thử
nghiệm cơ bản và tổng hợp kết quả trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
Hoạt động giảng dạy: Thuyết trình, vấn đáp, bài tập và bài tập thảo luận.
3.1. CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC
3.1.1. Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán
3.1.1.1. Các thông tin tài chính có liên quan đến chu kỳ mua hàng và thanh toán
❖ Đặc điểm:
- Doanh nghiệp cần phải mua vật tư, công cụ, dụng cụ và các khoản dịch vụ khác,
như: dịch vụ điện, nước, điện thoại, sửa chữa,… để phục vụ cho hoạt động SXKD.
- Việc mua sắm này phải được thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt hoặc
nhu cầu cần sử dụng vật tư ở các bộ phận doanh nghiệp.
- Khi mua sắm, DN có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu hoặc trao đổi hàng hóa.
- Thông thường, việc mua sắm phải thông qua hợp đồng và được thanh toán qua ngân
hàng.
- Hàng hóa, vật tư mua sắm có thể về ngay kho hoặc đang đi trên đường.
- Khi vật tư, hàng hóa về nhập kho, DN phải làm thủ tục kiểm nghiệm theo đúng
nguyên tắc và quy trình nhập kho.
❖ Các thông tin tài chính:
- Chu kỳ thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách
nhiệm hoặc tại bộ phận cần hàng hóa, dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán
cho người cung cấp về hàng hóa, dịch vụ đã nhận được.
- Liên quan đến chu kỳ mua vào – thanh toán thì có rất nhiều thông tin được phản ánh
trên báo cáo tài chính như: hàng tồn kho, các khoản chi phí trả trước ngắn hạn, dài
hạn, tài sản cố định,…
- Thông tin cần kiểm toán chi tiết và đưa ra ý kiến xác nhận: nghiệp vụ mua hàng,
nghiệp vụ thanh toán tiền hàng, số dư phải trả nhà cung cấp.
3.1.1.2. Mục tiêu kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán
❖ Mục tiêu cụ thể:
- Thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp từ đó đưa ra lời xác nhận về mức độ
trung thực và hợp lý của các thông tin tài chính (Phải trả cho người bán, thuế GTGT
được khấu trừ,...)
51
- Cung cấp những thông tin, tài liệu có liên quan làm cơ sở tham chiếu khi kiểm toán
các chu kỳ có liên quan khác (Hàng tồn kho, vốn bằng tiền ,..)
Để đạt mục tiêu cuối cùng đó, trong quá trình kiểm toán, Kiểm toán viên phải khảo
sát và đánh giá lại hiệu lực trên thực tế của hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ này
để làm cở sở thiết kế và thực hiện các khảo sát cơ bản.
3.1.1.3. Căn cứ để kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán
- Các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết của các tài khoản có liên quan đến các tài khoản đã
nêu ở trên. Các chứng từ, hoá đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, hoá
đơn GTGT, chứng từ vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm…
- Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, các đơn đặt hàng, các biên
bản thanh lý hợp đồng mua bán, vận chuyển, hợp đồng đi thuê.
- Các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua, giấy đề nghị mua của bộ phận
trực tiếp sử dụng có xác nhận của quản đốc phân xưởng và của bộ phận vật tư.
- Các tài liệu tính toán chiết khấu, giảm giá, hàng bị trả lại.
- Các quy định kiểm soát nội bộ có liên quan đến chu kỳ mua hàng hoá, tài sản và
thanh toán . Sổ chi tiết, tổng hợp của tài khoản; các biên bản đối chiếu định kỳ về số
liệu giữa doanh nghiệp và người bán, giữa doanh nghiệp với ngân hàng…
- Các tài liệu khác có liên quan, như: Thẻ kho, nhật ký của bảo vệ, nhật ký sản xuất
của bộ phận có sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá mua vào….
3.2. Khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với chu kì mua hàng - thanh toán
3.2.1. Các bước công việc của chu kỳ và các chức năng kiểm soát nội bộ
❖ Các bước công việc chủ yếu trong chu kỳ mua hàng – thanh toán bao gồm:
✓ Tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán
- Bắt đầu của chu kỳ mua hàng hóa, tài sản và thanh toán là từ kế hoạch mua hàng đã
được lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt hay từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có
nhu cầu sử dụng tài sản, vật tư, hàng hóa hay dịch vụ. Các đơn đề nghị mua hàng
phải đúng thực tế và được phê duyệt, kế hoạch mua hàng phải được xây dựng trên
cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh được duyệt.
- Căn cứ vào kế hoạch mua và giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận
chức năng tiến hành xử lý đơn đề nghị mua hàng và triển khai, thực hiện kế hoạch
mua hàng. Công việc đầu tiên của bộ phận này là phải lên được đơn đặt mua hàng
- Đơn đặt mua hàng phải xác định đúng số lượng, chất lượng , mua vào đúng mục
đích tránh thừa gây ứ đọng, lãng phí, hoặc thiếu hụt gây ảnh hưởng tới sản xuất
kinh doanh. Được lãnh đạo phê duyệt và đánh số liên tục để kiểm soát thuận lợi.
Được lập làm 2 bản, một bản lưu tại phòng vật tư của doanh nghiệp và một bản sẽ
được chuyển cho người bán để làm căn cứ ký kết hợp đồng mua bán.
✓ Nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ và kiểm nghiệm
- Từ đơn đặt mua hàng, bộ phận chức năng xúc tiến công việc mua hàng. Để mua
hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm hiểu thị trường và khả năng cung cấp
của người bán thông qua phiếu báo giá và hệ thống các chính sách bán hàng ,.. của
bên bán. Sau khi tìm và lựa chọn được người bán , hai bên soạn thảo hợp đồng và
chấp nhận trình lãnh đạo ký duyệt.
52
- Yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia mua hàng phải đảm bảo độc lập
giữa các bộ phận chức năng, không được kiêm nhiệm, việc phê duyệt phải đúng
thẩm quyền và đúng trình tự.
✓ Ghi nhận khoản nợ phải trả người bán
- Căn cứ vào hợp đồng mua bán đã ký kết về số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn
giao hàng, bên bán nhận hàng và thông báo cho bên mua.
- Nhận được giấy báo , bên mua tổ chức bộ phận nhận vật tư, tài sản, hàng hóa theo
phương thức tự vận chuyển hay thuê vận chuyển. Nếu thuê vận chuyển, bên mua
phải làm hợp đồng vận chuyển với bên nhận vận chuyển.
- Nếu nhận hàng ở phạm vi ngoài doanh nghiệp thì doanh nghiệp bố trí người nhận
hàng phải có đủ hiểu biết và kinh nghiệm về hàng hóa, tài sản và kinh nghiệm tiếp
nhận. Khi nhận hàng cũng phải lập biên bản giao nhận hàng, phải đảm bảo đầy đủ
về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Sau khi nhận hàng từ bên bán, phải
nhận kèm theo cả chứng từ, hóa đơn bán hàng của người bán để làm căn cứ chứng
minh nguồn gốc, xuất xứ của số hàng vận chuyển trên đường. Trách nhiệm về khâu
này hoàn toàn thuộc về bộ phận này đồng thời số vật tư, tài sản, hàng hóa lúc này
hoàn toàn thuộc quyền sỡ hữu của công ty và bắt đầu được theo dõi và hạch toán
trên tài khoản 151 cũng là thời điểm ghi nhận khoản nợ phải trả cho người bán.
- Nếu nhận hàng ở trong phạm vi DN thì DN phải thành lập bộ phận kiểm nghiệm, bộ
phận này đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và hoàn toàn độc lập với bộ phận
khác như bộ phận đi mua, thủ kho, kế toán. Khi bộ phận đi mua hàng về đến doanh
nghiệp phải nộp ngay hóa đơn cho phòng kế toán để kế toán làm căn cứ ghi sổ nợ
phải trả người bán. Sau khi vật tư, tài sản , hàng hóa được kiểm nghiệm, bộ phận
kiểm nghiệm phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là căn cứ để bộ
phận vật tư làm phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng vật tư, tài sản,
hàng hóa đã được kiểm nghiệm. Sau khi nhập hàng, thủ kho phải ghi thẻ kho đồng
thời phải chuyển phiếu nhập kho lên cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết và
tổng hợp của các tài khoản vật tư, tài sản, hàng hóa mua vào.
Yêu cầu kiểm soát đặt ra là phải tách biệt độc lập giữa bộ phận mua hàng, bộ phận
vận chuyển và bộ phận kiểm nghiệm.
✓ Xử lý và ghi nhận khoản nợ phải trả người bán
- Phiếu nhập kho vật tư do thủ kho chuyển lên và hóa đơn mua hàng do bộ phận đi
mua hàng nộp vào là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, tổng hợp về vật tư và công nợ
phải trả cho người bán.
- Khi nhận được các chứng từ, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho Kế toán kiểm tra
tính pháp lý, đối chiếu, so sánh số lượng, mẫu mã, chứng từ vận chuyển với thông
tin trên đơn đặt đặt hàng và báo cáo nhận hàng. Sau khi kiểm tra phải ghi ngay, kịp
thời vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng đối tượng và các tài khoản vật tư, tài sản,
hàng hóa mua vào.
Quá trình kiểm soát đặt ra là phải đảm bảo tính độc lập giữa kế toán vật tư, thủ quỹ,
thủ kho và bộ phận vật tư.
✓ Xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ
53
- Căn cứ vào thời hạn thanh toán trong hợp đồng, doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh
toán cho người bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Sau khi đã có phiếu chi
hợp lệ hoặc giấy báo nợ ngân hàng, kế toán phải ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết công
nợ phải trả theo đúng đối tượng bán hàng, đúng chuyến hàng và đúng chứng từ, hóa
đơn được thanh toán.
- Quá trình KSNB được đảm bảo khi người ký duyệt phải đúng thẩm quyền, tách biệt
chức nắng kế toán với chức năng ký duyệt, quy trình thanh toán phải đúng trình tự.
Bảng 3.1: Các thủ tục kiểm soát nội bộ chủ yếu chu kỳ mua hàng và thanh toán
Mục tiêu KSNB
Nội dung và thể thức thủ tục kiểm soát
Đảm bảo cho các nghiệp vụ mua hàng
và thanh toán ghi sổ là có căn cứ hợp lý
Quy định và kiểm tra việc thực hiện các quy
định về:
- Đánh số chứng từ, hợp đồng thương mại; số
thứ tự của Hóa đơn bán hàng
- Nội dung và trách nhiệm phê chuẩn bán
hàng
- Có các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ
mua hàng và thanh toán (nhập kho, vận
chuyển)
Đảm bảo cho các khoản phải trả cho
người bán được phê chuẩn đúng đắn
Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải
được phê chuẩn phù hợp với Hợp đồng
thương mại và đúng thẩm quyền: Thủ tục
kiểm soát: Xem xét hồ sơ có liên quan đến
người bán và thủ tục đơn đặt hàng.
Đảm bảo sự đánh giá đúng đắn, hợp lý
của khoản phải trả cho người bán ghi
sổ kế toán
Cơ sở dùng để tính toán số tiền mua hàng, số
tiền thanh toán phải đảm bảo đúng đắn, hợp
lý. Thủ tục kiểm soát:
- Kiểm tra, so sánh số liệu trên Hóa đơn với
số liệu trên sổ nhận hàng, chứng từ vận
chuyển, hợp đồng tiền mặt.
- Kiểm tra giá mua và việc quy đổi tỷ giá
ngoại tệ (nếu mua bằng ngoại tệ).
Đảm bảo cho việc phân loại và hạch
toán đúng đắn các nghiệp vụ mua hàng
và thanh toán
Việc phân loại và ghi sổ có đảm bảo theo
nhóm hàng và người bán (thể hiện qua hạch
toán ban đầu và ghi sổ kế toán). Thủ tục KS:
- Kiểm tra nội dung ghi chép trên Hóa đơn
bán hàng.
- Kiểm tra sơ đồ hạch toán có đảm bảo đúng
tài khoản, quan hệ đối ứng và số tiền (trên
54
sổ tổng hợp và sổ chi tiết).
Đảm bảo cho việc hạch toán đầy đủ,
đúng kỳ các nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán
Nghiệp vụ phát sinh phải được ghi sổ đầy đủ,
không thừa, thiếu, trùng. Thủ tục kiểm soát :
So sánh số lượng hóa đơn với số lượng bút
toán ghi nhận mua hàng và thanh toán; Kiểm
tra tính liên tục số thứ tự của chứng từ.
Ghi sổ phải kịp thời, đúng kỳ.Thủ tục kiểm
soát: Kiểm tra tính phù hợp ngày sinh nghiệp
vụ với ngày ghi sổ nghiệp vụ (kiểm tra tính
kịp thời cập nhật sổ sách).
Đảm bảo sự cộng dồn (tính toán tổng
hợp) đúng đắn các nghiệp vụ mua hàng
và thanh toán
Số liệu phải được tính toán tổng hợp (cộng
dồn) đầy đủ, chính xác. Thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra kết quả tính toán; So sánh số liệu
tổng hợp từ các sổ chi tiết với sổ tổng hợp.
3.2.2. Khảo sát về kiểm soát nội bộ
Mục tiêu cụ thể và chủ yếu của khảo sát về KSNB đối với chu kỳ mua hàng và
thanh toán là hiểu rõ cơ cấu KSNB đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán, đánh giá mức
độ rủi ro kiểm soát. Trên cơ sở kết quả khảo sát về KSNB, KTV sẽ xác định phạm vi
kiểm toán và thiết kế các khảo sát cơ bản thích hợp.
Việc nghiên cứu, đánh giá và khảo sát về kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng và
thanh toán được tiến hành theo trình tự các bước sau đây:
➢ Bước 1: Thiết lập hệ thống câu hỏi sẵn về KSNB chu kỳ mua hàng hóa, tài sản và
thanh toán.
Việc thiết lập hệ thống câu hỏi này phải theo trình tự, đầy đủ và chặt chẽ. Để thiết
lập được hệ thống câu hỏi này, KTV phải có sự hiểu biết chặt chẽ về kiểm soát nội bộ
chu kỳ mua vào và thanh toán cũng như hiểu biết về sự vận hành và qui định kiểm soát
đặc thù của doanh nghiệp
➢ Bước 2: Trực tiếp khảo sát, thu thập, tìm hiểu về quá trình kiểm soát nội bộ các
nghiệp vụ bán hàng và thu tiền của DN theo các cơ sở dẫn liệu của chúng.
Khi khảo sát quá trình KSNB chu trình mua hàng và thanh toán yêu cầu KTV phải
lưu ý:
- Các cơ sở dẫn liệu của quy chế kiểm soát nội bộ, ngoài ra còn chú ý đến việc chấp
hành và thực hiện nguyên tắc trong kiểm soát nội bộ
- Đặt ra câu hỏi và đánh giá quá trình kiểm soát nội bộ có hiệu lực, hiệu quả và đảm
bảo tính liên tục hay không?
- Quy chế kiểm soát có hợp lý và chặt chẽ không?
- Những nét đặc thù và khác biệt về kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp cần lưu ý?
✓ Bước 3: Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua vào và thanh toán.
Từ kết quả nghiên cứu đã thu thập được ở bước 2, KTV đánh giá rủi ro kiểm soát
nghiệp vụ mua hàng hóa, tài sản và thanh toán của doanh nghiệp ở mức độ cao, trung
bình, thấp hay ở mức độ phần trăm.