GIÁO TRÌNH
SOẠN THẢO VĂN BẢN
TRÌNH ĐỘ:
CAO ĐẲNG, TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-... ngày ………tháng.... năm……
i
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
ii
LỜI GIỚI THIỆU
Là môn học được bố trí sau khi học xong các môn cơ sở và song song với các
môn kế toán.
Soạn thảo văn bản là môn cơ sở trong chương trình đào tạo nghề Kế toán doanh
nghiệp.
Xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu, các quý doanh nghiệp, công ty; Khoa
Đại cương, các đơn vị và quý thầy cô trong và ngoài trường đã tham gia đóng góp xây
dựng giáo trình này.
Cần Thơ, ngày……tháng……năm………
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên: Ths. Nguyễn Hoàng Nhân
2. Ths. Trần Thị Hồng Châu
iii
MỤC LỤC
MỤC LỤC ..................................................................................................................... iii
CHƯƠNG 1. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN ................................... 1
1. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN ................................................................. 1
1.1 Khái niệm .......................................................................................................... 1
2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN ........................................................................... 2
2.1 Chức năng thông tin .......................................................................................... 2
2.2 Chức năng pháp lý ............................................................................................ 2
2.3 Chức năng quản lý ............................................................................................ 2
2.4 Chức năng văn hoá xã hội ................................................................................. 3
2.5 Chức năng sử liệu .............................................................................................. 3
3. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ................. 3
3.1 Văn bản quy phạm pháp luật ............................................................................. 3
3.2 Văn bản hành chính ........................................................................................... 5
3.3 Văn bản chuyên môn kỹ thuật ........................................................................... 6
3.4 Văn bản của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội ........................................ 6
CHƯƠNG 2. VĂN BẢN PHÁP QUY (thể thức văn bản) ......................................... 7
1. KHÁI NIỆM .......................................................................................................... 7
2. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN ......................................................................... 7
2.1 Quốc hiệu .......................................................................................................... 7
2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ............................................................ 7
2.3 Số, ký hiệu của văn bản .................................................................................... 8
2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản .............................................. 9
2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản .................................................... 10
2.6 Nội dung văn bản ............................................................................................ 11
2.7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ..................................... 12
2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức ................................................................................ 13
2.9 Nơi nhận .......................................................................................................... 14
2.10 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ............................................................................ 15
2.11 Các thành phần thể thức khác ....................................................................... 16
2.1.2 Thể thức bản sao .......................................................................................... 16
3. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ......................... 26
3.1 Khái niệm ........................................................................................................ 26
3.2 Cách sử dụng luận chứng ................................................................................ 27
3.3 Một số điểm lưu ý ........................................................................................... 27
CHƯƠNG 3. VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (KỸ THUẬT XÂY DỰNG) .................. 28
1. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản ..................................................... 28
iv
1.1 Tính mục đích ..................................................................................................28
1.2 Tính khoa học ..................................................................................................28
1.3 Yêu cầu phải có tính đại chúng .......................................................................29
1.4 Yêu cầu tính bắt buộc thực hiện ......................................................................29
1.5 Tính khả thi ......................................................................................................29
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản ........................................................29
3. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính .......................................32
3.1 Báo cáo ............................................................................................................32
3.2 Công văn: ........................................................................................................33
Các hình thức văn bản hành chính khác(*) ................................................................36
TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) ..................................................................................36
3.3 Tờ trình ............................................................................................................36
Mẫu tờ trình trong nội bộ cơ quan, tổ chức. .............................................................38
Về việc ……………………..(6)……………………… ...............................................38
3.4 Thông báo: .......................................................................................................39
3.5 Biên bản ...........................................................................................................40
3.6 Mẫu hợp đồng: .................................................................................................43
3.7 Mẫu Thư công..................................................................................................44
CHƯƠNG 4. .................................................................................................................46
VĂN BẢN HỢP ĐỒNG - QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC,
DOANH NGHIỆP ........................................................................................................46
1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ................................................................................46
1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến ......................................................................46
1.2 Trình và chuyển giao văn bản đến ...................................................................48
1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ..........................49
2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ....................................................................................50
2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của
văn bản ...................................................................................................................50
2.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ..................................................51
2.3 Đăng ký văn bản đi ..........................................................................................51
2.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. ...............52
2.5 Lưu văn bản đi .................................................................................................54
3. LƯU TRỮ HỒ SƠ ...............................................................................................54
3.1 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ .......................................................54
3.2 Các phương pháp lưu trữ hồ sơ .......................................................................55