Z
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI
\
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC
TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.0
Trình độ: Cao đẳng
Tên nghề: Quản trị khách sạn
NĂM 2019
1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể
được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
2
LỜI GIỚI THIỆU
Tổ chức sự kiện là môn học bắt buộc trong chuyên ngành Quản trị nhà
hàng trình độ Cao đẳng. Tổ chức sự kiện trang bị cho sinh viên khái quát về
công tác tổ chức sự kiện, các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện, các loại sự
kiện, các hoạt động chuKn bị tổ chức sự kiện và tổ chức điều hành các hoạt động
cLa sự kiện. Giáo trình môn học Tổ chức sự kiện sẽ là tài liệu chính thức để giáo
viên sử dụng trong quá trình giảng dạy và học tập. Môn học sẽ được thực hiện
gắn liền giữa lý thuyết và thực hành. Sinh viên làm bài tập theo hình thức cá
nhân hoặc theo nhóm với một số sự kiện tiêu biểu dựa trên hướng dẫn cLa giảng
viên. Mỗi bài tập gắn liền với nội dung từng phần hoặc toàn bộ quá trình cLa tổ
chức sự kiện. Như vậy với giáo trình này sinh viên ngành Quản trị nhà hàng có
đL tài liệu chính thức, có thể nghiên cứu và thực hiện được một số sự kiện cụ
thể. Với nội dung tương đối đầy đL, cập nhật tài liệu này ngoài việc đáp ứng nhu
cầu dạy và học còn có thể xem là tài liệu tham khảo tốt cho các cán bộ quản lý,
nhân viên đang làm việc trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nói riêng và các
doanh nghiệp du lịch nói chung.
Giáo trình được biên soạn với nội dung:
Chương 1: Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện
Chương 2: Hình thành chL đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự
kiện
Chương 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Chương 4: Tổ chức điều hành các hoạt động cLa sự kiện
Trong quá trình sử dụng giáo trình, tuỳ theo yêu cầu cũng như khoa học
và công nghệ phát triển có thể điều chỉnh thời gian và bổ sung những kiến thức
mới cho phù hợp. Trong giáo trình, tác giả có đề ra nội dung bài tập cLa từng bài
để người học cLng cố và áp dụng kiến thức phù hợp với kỹ năng.
Việc biên soạn cuốn bài giảng này đó là sự tâm huyết và cố gắng không
nhỏ cLa tác giả nhằm mang tới một tài liệu tương đối hệ thống về một nghề rất
mới ở Việt Nam
Tác giả xin chân thành cảm ơn!
Hải Dương, ngày .... tháng .... năm 2019
Tác giả
Bùi Hải Yến
3
MỤC LỤC
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN.............................................................................................2
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................................3
CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC.......................................................................................8
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ......................14
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN.................................14
1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì?..................................................................................14
1.1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản cLa tổ chức sự kiện.................................16
1.1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện .......................................................17
1.1.4. Đặc điểm cLa tổ chức sự kiện......................................................................17
1.1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam .....................................19
1.2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN...........................................................................20
1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ.................................................................................21
1.2.2. Theo thời gian..............................................................................................21
1.2.3. Theo hình thức và mục đích ........................................................................22
1.3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN.......................23
1.3.1. Các yếu tố vĩ mô..........................................................................................23
1.3.2. Các yếu tố vi mô..........................................................................................23
1.4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN.....................................25
1.4.1. Ý nghĩa cLa hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự
kiện ...............................................................................................................................
25
1.4.2. Một số tác động cơ bản cLa sự kiện đến các lĩnh vực cLa đời sống xã hội.27
CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN
SÁCH SỰ KIỆN...............................................................................................31
2.1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN...................31
2.1.1. Mục tiêu cLa sự kiện....................................................................................31
2.1.2. Tiếp nhận các thông tin cLa nhà đầu tư sự kiện ..........................................34
2.1.3. Nghiên cứu các yếu tố khác có liên quan đến sự kiện.................................35
2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN ..................................................................36
2.2.1. ChL đề sự kiện là gì? ...................................................................................36
2.2.2. Hình thành chL đề cho sự kiện ....................................................................37
4
2.2.3. Các ý tưởng cho sự kiện ..............................................................................37 2.3.
LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN38 2.3.1.
Chương trình cLa sự kiện là gì?...................................................................38 2.3.2. Xây
dựng chương trình cho sự kiện ............................................................38 2.4. LẬP DỰ
TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN......................................40 2.4.1. Khái niệm
dự toán ngân sách tổ chức sự kiện.............................................40 2.4.2. Các nhóm chi
phí cơ bản trong tổ chức sự kiện ..........................................41 2.4.3. Các hình thức lập
dự toán ngân sách tổ chức sự kiện .................................43
2.4.4. Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí
biến đổi............................................................................................................45
2.5. ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƯ SỰ
KIỆN..........................................................................................................................45
CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN................................................48
3.1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN....................................48 3.1.1.
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?...................................................................49 3.1.2. Phân
loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện....................................................49 3.1.3. Vai trò cLa
kế hoạch trong tổ chức sự kiện.................................................52 3.2. NỘI DUNG LẬP KẾ
HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.......................................53
3.2.1. Một số yêu cầu cơ bản và quy trình chung khi lập kế hoạch tổ chức sự
kiện ...............................................................................................................................
53
3.2.2. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện ..................................................54
CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN ...........61
4.1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN ....................................................................61
4.1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện ...........................................61 4.1.2.
Khai mạc sự kiện .........................................................................................62 4.2. ĐIỀU
HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN.......................................................62 4.2.1. Điều
hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu...........................62 4.2.2. Điều hành,
quản lý khán giả và khách mời .................................................63 4.2.3. Điều hành các
hoạt động phụ trợ.................................................................64 4.3. KẾT THÚC SỰ
KIỆN........................................................................................64 4.3.1. Tổ chức bế mạc sự
kiện...............................................................................64 4.3.2. Tiễn
khách ...................................................................................................65
5
4.3.3. Thanh quyết toán sự kiện ............................................................................66 4.3.4.
Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện ................................67 4.3.5. Lập
các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện............................67 DANH M›C TÀI
LIỆU THAM KHẢO ......................Error! Bookmark not defined.
