Bài giảng Quản trị sự kiện: Chương 2 - Th.S Bùi Xuân Luân

Trong bối cảnh ngành quản trị sự kiện ngày càng phát triển, việc nắm vững quy trình tổ chức là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công cho mọi sự kiện. Tài liệu này, thuộc Chương 2 của môn học Quản trị sự kiện tại Đại Nam University, tập trung giới thiệu quy trình chung tổ chức sự kiện, đặc biệt nhấn mạnh vào ba khía cạnh nền tảng: hình thành chủ đề, xây dựng chương trình tổng thể và lập dự toán ngân sách. Nắm bắt các nguyên tắc và bước đi chi tiết này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan mà còn trang bị kiến thức thực tiễn để triển khai các sự kiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, từ đó góp phần vào thành công chung của ngành.

Sinh viên ngành Quản trị sự kiện, những người làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hoặc bất kỳ ai quan tâm đến việc lập kế hoạch và quản lý sự kiện một cách bài bản.

Tài liệu cung cấp một cái nhìn toàn diện và có hệ thống về quy trình chung tổ chức sự kiện, tập trung vào các giai đoạn khởi tạo và chuẩn bị. Nó bắt đầu bằng việc định nghĩa và hướng dẫn cách hình thành chủ đề sự kiện, từ việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, phối hợp với nhà đầu tư, đến việc khuyến khích tư duy sáng tạo để tạo ra sự kiện đột phá. Tiếp theo, tài liệu trình bày chi tiết quy trình xây dựng chương trình tổng thể thông qua một sơ đồ luồng công việc rõ ràng, bao gồm các bước từ nghiên cứu ban đầu, xác định chủ đề, lập kế hoạch dự phòng, đến điều chỉnh chương trình dựa trên phản hồi của nhà đầu tư và chuẩn bị chi tiết trước khi khai mạc. Đặc biệt, phần dự toán ngân sách sự kiện được phân tích sâu sắc, làm rõ sự khác biệt giữa dự toán và giá thành thực tế. Tài liệu phân loại các nhóm chi phí cơ bản, bao gồm chi phí trực tiếp, giá trị của nhà tổ chức, thuế và chi phí dự phòng, đồng thời giới thiệu ba phương pháp thống kê chi phí trực tiếp: theo danh mục hàng hóa/dịch vụ, theo trình tự công việc trong chương trình, và phương pháp hỗn hợp – được khuyến nghị cho các sự kiện phức tạp. Phương pháp tiếp cận này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn giảm thiểu rủi ro tài chính. Với các hoạt động thực hành như thành lập Ban tổ chức, xây dựng kế hoạch hậu cần, kịch bản MC và Market sân khấu, tài liệu này trang bị cho người học những kỹ năng thiết yếu để triển khai các sự kiện từ ý tưởng đến hiện thực một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.