Bài giảng Quản trị sự kiện: Chương 4

CHƢƠNG 4 TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN

QUẢN TRỊ SỰ KIỆN ĐỀ CƢƠNG

C1: Tổng quan về quản trị sự kiện

C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

C3: Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện

Đề cƣơng

C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK

C5: Đánh giá sự kiện

C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện

CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN

4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách

4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng

3.2. Truyền thông marketing sự kiện

4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện

4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí

3.2. Truyền thông marketing sự kiện

4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách

• Xác định loại phƣơng tiện chở khách

4.1.1

• Xác định điểm đỗ và đƣa đón khách

4.1.2

• Tổ chức tiếp khách trong sự kiện

4.1.3

4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách

Vai trò

Yếu tố ảnh hƣởng

• Sự sẵn sàng tham gia SK

• Khoảng cách • Ngân sách • Khách mời • Tiện nghi cần

có

• Tầm cỡ, quy

mô SK

• An toàn • Thể hiện tầm cỡ của SK • Sự tôn trọng khách mời

4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách

Các đơn vị cung ứng dịch vụ vận chuyển

- Các hãng hàng không - Công ty đường sắt - Doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển đường bộ - Các công ty lữ hành, du lịch

4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách

Các phƣơng tiện vận chuyển và trƣờng hợp sử dụng -Trường hợp khách tự lo phương tiện vận chuyển và chi phí đi lại - Trường hợp khách tự lo việc đi lại và được ngân sách sự kiện chi trả cho chi phí vận chuyển - Trường hợp sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng - Trường hợp thuê phương tiện vận chuyển

4.1.2. Xác định điểm đỗ xe và đƣa đón khách

Điểm đỗ xe

- Chi phí giữ xe - Giấy phép giữ xe - Tác động do sử dụng

bến đỗ

- Sử dụng được - An toàn - Thuận tiện - Sức chứa - Thời gian sử dụng

- Dự kiến sự cố và giải

pháp khắc phục

4.1.2. Xác định điểm đỗ xe và đƣa đón khách

Đƣa đón khách - Tổ chức đưa đón khách đối với trường hợp sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng tới nơi tổ chức sự kiện hoặc nơi ăn nghỉ của khách - Tổ chức đưa đón khách từ nơi ăn nghỉ đến đến nơi tổ chức sự kiện

4.1.3. Tổ chức tiếp khách trong sự kiện

Chuẩn bị đón tiếp - Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách - Chuẩn bị khu vực đón tiếp khách - Chuẩn bị tài liệu, quà tặng

4.1.3. Tổ chức tiếp khách trong sự kiện

Đón tiếp khách - Bộ phận đón tiếp có mặt đúng vị trí, chào hỏi - Hướng dẫn khách mời làm thủ tục đăng ký ban đầu - Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi hoặc hoà nhập vào sự kiện - Thống kê số lượng khách mời thực tế, báo bộ phận điều hành và MC

CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN

4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách

4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng

3.2. Truyền thông marketing sự kiện

4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện

4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí

3.2. Truyền thông marketing sự kiện

4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng

• Tổ chức không gian sự kiện

4.1.1

• Tổ chức âm thanh, ánh sáng

4.1.2

4.2.1. Tổ chức không gian sự kiện

- Không gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện diễn ra, nó bao gồm mặt bằng, khoảng không gian và các yếu tố xung quanh sự kiện. - Bao gồm: + Khu vực đón tiếp + Các lối đi lại + Khu vực kỹ thuật + Khu vực triển khai sự kiện + Khu vực cung cấp dịch vụ bổ trợ + Lối thoát hiểm và khu vực sơ cứu

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong sự kiện

Âm thanh

Ánh sáng

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh

- Vai trò + tất cả các khán giả có thể nghe rõ âm nhạc, bài phát biểu và các hiệu ứng âm thanh + Giao tiếp giữa quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên + Tạo ra bản ghi âm và phát sóng âm thanh

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh

- Yêu cầu thiết kế âm thanh + Chú ý đến các loại âm thanh được khuyếch đại + Số lượng, lứa tuổi tham gia + Thuộc tính âm học của phòng + Kích thước, loại và vị trí âm loa + Tính trễ của âm thanh

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh

- Vật dụng cần chuẩn bị khi thiết kế âm thanh + Dàn điều khiển âm thanh + Thiết bị quay chậm giọng nói + Phụ kiện dây nối + Loa bổ sung + Máy casset hoặc thu âm + Tiết bị phối âm + Màn hình + Micro đẳng hướng + Micro 1 chiều + Microphone + Loa, giá đỡ loa, chùm loa…

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Âm thanh

- Ngôn ngữ trong sự kiện + Xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. + Đối với quốc tế, theo quy định hiện nay được sử dụng 5 thứ tiếng là Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung. + Vị trí dành cho phiên dịch, vị trí phát tai nghe

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Ánh sáng

- Vai trò + Có thể nhìn và tập trung sự chú ý + Thủ pháp chuyển tải chủ đề sự kiện, nâng cao hình ảnh trang trí, ẩm thực, thay đổi tâm trạng khán giả + Đảm bảo an toàn, an ninh cho sự kiện

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Ánh sáng

- Hệ thống ánh sáng gồm + Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện + Ánh sáng bảo vệ + Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện

4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK Ánh sáng

- Yêu cầu khi thiết kế ánh sáng + Đảm bảo tính khoa học, hiện đại + Đảm bảo tính nghệ thuật + Đảm bảo hiệu quả chiếu sáng + Đảm bảo yêu cầu năng lượng + Mức độ ảnh hưởng đến linh kiện điện của hệ thống khác

CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN

4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách

4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng

3.2. Truyền thông marketing sự kiện

4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện

4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt động giải trí

3.2. Truyền thông marketing sự kiện

4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện

• Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện

4.3.1

• Tổ chức các bữa ăn uống trong SK

4.3.2

• Tổ chức tiếp khách tại nơi ăn uống

4.3.3

4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 4.3.1. Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện

Dự toán chi phí

- Chi phí cố định - -

Các chi phí thực phẩm Các chi phí khác

4.3.1. Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện

- Thực đơn phong phú, đa dạng; - Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng - Hiệu quả kinh tế. - Cơ cấu món ăn hợp lý. - Thay đổi từng bữa - Ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt

Thống nhất và kiểm tra thực đơn