CÔNG TY TNHH XA LỘ THÔNG TIN – iNGA Co.,Ltd.
Email: contact@inga.com.vn - Website: http://inga.com.vn
13
COMPANY STREAM OFFICE
GIỚI THIỆU HỆ THỐNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
Phạm Tuấn Anh (ptanh@inga.com.vn)
Company Stream Office (CSOffice) – iNGA Co.,Ltd. 2
NỘI DUNG
A. ĐÔI LỜI CÙNG QUÝ DOANH NGHIỆP ............................................................................................... 3
B. TỔNG QUAN ................................................................................................................................. 4
C. LỢI ÍCH KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ............................................................................................... 4
D. NHỮNG DỊCH VỤ HƯỞNG LỢI KHI TRIỂN KHAI CSOFFICE .......................................................... 5
1. Hệ thống thư điện tử doanh nghiệp .............................................................................................. 5
2. Hệ thống WebOffice ..................................................................................................................... 6
3. Hệ thống Lưu trữ dữ liệu theo gói dịch vụ .................................................................................... 6
4. Dịch vụ hỗ trợ người dùng sử dụng .............................................................................................. 6
5. Bản quyền sử dụng hệ thống phần mềm. ..................................................................................... 6
E. TÍNH NĂNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ CSOFFICE ................................................................ 6
1. Tính năng xây dựng sẵn ............................................................................................................... 6
1. Giao diện hệ thống ..................................................................................................................... 10
2. Ứng dụng quản lý thư điện tử .................................................................................................... 10
3. Ứng dụng lịch làm việc ............................................................................................................... 10
4. Ứng dụng soạn thảo, ghi chú ..................................................................................................... 11
5. Ứng dụng tác nghiệp .................................................................................................................. 11
6. Ứng dụng thiết kế & quản lý quy trình tác nghiệp ...................................................................... 12
7. Ứng dụng tài liệu doanh nghiệp .................................................................................................. 12
8. Ứng dụng tài liệu người dung ..................................................................................................... 13
9. Ứng dụng tiếp thị điện tử ........................................................................................................... 13
10. Ứng dụng quản lý khách hang ................................................................................................ 14
11. Ứng dụng quản lý công văn đến và đi ..................................................................................... 14
12. Ứng dụng báo cáo công việc ................................................................................................... 15
G. THÔNG TIN TRIỂN KHAI ............................................................................................................ 15
Company Stream Office (CSOffice) – iNGA Co.,Ltd 3
A. ĐÔI LỜI CÙNG QUÝ DOANH NGHIỆP
Kính gửi Quý Lãnh dạo doanh nghiệp,
Lời đầu tiên, tôi gửi đến Quý Vị lời chúc sức khỏe và thành đạt.
Chúng ta đã trải qua năm 2012 đầy sóng gió và bước sang năm 2013 với nhiều kế hoạch, mục tiêu và
đầy thách thức. Tuy nhiên, các nhà kinh tế nhận định đây là năm nền tảng và bản lề để các doanh nghiệp
phát triển. Mà một trong những yếu tố chính giúp doanh nghiệp không những dễ dàng vượt qua khủng
hoảng mà còn bứt phá là áp dụng mô hình "kỹ trị" trong quản lý thay thế cho mô hình "nhân trị", đây là
điều đã giúp một Vinamilk từ khó khăn trở thành một tập đoàn trọng tâm của nền kinh tế Việt Nam với
doanh số trên 1 tỷ đô la, hay theo như chủ tịch FPT, ông Trương Gia Bình đã nhận định, 2013 là năm cơ
hội để doanh nghiệp rà soát, củng cố để chuẩn bị cho bước đại nhảy vọt sau đó. Một trong những yếu tố
tiên quyết đó là doanh nghiệp cần phải có một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và cho phép
phát huy nội lực doanh nghiệp. Muốn như vậy, công nghệ thông tin là khâu đột phá giúp doanh nghiệp
thực hiện nhanh nhất, quy chuẩn nhất và tránh được yếu tố con người trong quản lý. Một trong những giải
pháp tốt nhất để có thể giúp thực hiện điều này là áp dụng giải pháp văn phòng điện tử trong quản trị
doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là một khái niệm không mới tại Việt Nam, song trên thực tế, vẫn còn là lĩnh vực mới
mẻ đối với hầu hết các doanh nghiệp khối tư nhân. Một số đơn vị cung cấp giải pháp cũng đã có cung cấp
hệ thống văn phòng điện tử, tuy nhiên có nhiều yếu tố dẫn đến việc các giải pháp này không thể được
triển khai đại trà để áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, các yếu tố có thể kể đến như: áp dụng quy
chuẩn hành chính cũ xa rời với môi trường thực tế doanh nghiệp, hệ thống ứng dụng thiếu khả năng mở
rộng, hay như không có khả năng linh hoạt để triển khai sát với nhu cầu của doanh nghiệp,... và một yếu
tố quan trọng đó là giá thành. Một số nhà cung cấp sử dụng công nghệ của nước ngoài như Microsoft,
IBM... với chi phí giá thành triển khai thấp nhất lên đến vài chục ngàn đô la (>20.000 USD) để có 1 license
server, hoặc với chi phí lên đến hàng trăm triệu đồng. Đó là những trở ngại lớn đối với các doanh nghiệp
vừa và nhỏ nhưng chiếm đa số tại Việt Nam.
Ngay từ năm 2010, bằng kinh nghiệm triển khai thực tế các giải pháp công nghệ dành cho doanh nghiệp
vừa và nhỏ, iNGA đã bắt tay vào nghiên cứu và phát triển hệ thống văn phòng điện tử, và áp dụng triển
khai thử nghiệm cho một số doanh nghiệp, đạt được những thành quả nhất định. Trên cơ sở đó, năm
2012 chúng tôi tiến hành phát triển để cho phép triển khai đại trà đến với đại đa số doanh nghiệp, đó là
giải pháp văn phòng điện tử Company Stream Office (CSOffice).
Với lợi thế linh hoạt cho phép bám sát quy trình quản lý tại doanh nghiệp thông qua hệ thống định nghĩa
quy trình động, đơn giản dễ dàng tiếp cận sử dụng đối với người dùng, gọn nhẹ mà mạnh mẽ, ... cộng với
chi phí giá thành thực sự phù hợp với túi tiền của đại đa số doanh nghiệp tại Việt Nam, tôi tin tưởng rằng
giải pháp văn phòng điện tử mà chúng tôi cung cấp sẽ thực hiện được vai trò, chức năng, nhiệm vụ là tạo
ra ra một môi trường tác nghiệp hiện đại, thực tế trong doanh nghiệp, đồng thời là hệ thống công cụ hỗ
trợ đắc lực trong thành công của doanh nghiệp.
Ngay trong tháng 3 này, nhân dịp ra mắt phiên bản thương mại (2.1), iNGA tặng ngay 30% chi phí triển
khai hệ thống văn phòng điện tử CSOffice. Và đó cũng là món quà vô cùng ý nghĩa và thiết thực tôi gửi
đến quý Quý vị.
Kính chúc Quý vị và Doanh nghiệp thành công!
Công ty TNHH Xa Lộ Thông Tin - iNGA Co.,Ltd.
Giám đốc,
Phạm Tuấn Anh.
Company Stream Office (CSOffice) – iNGA Co.,Ltd. 4
B. TỔNG QUAN
Hệ thống văn phòng điện tử doanh nghiệp- Company Stream Office (CSOffice) - là hệ thống ứng
dụng bao gồm nhiều ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý công việc, khởi tạo và quản lý văn bản tài
liệu, quản lý công văn, tác nghiệp, trao đổi thông tin, báo cáo...nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa
các cách quản lý thông tin truyền thống.
Hơn thế nữa, CSOffice tạo dựng một môi trường làm việc cộng tác điện tử giúp xóa bỏ khoảng cách
không gian, thuận lợi, nhanh chóng hơn trong quản lý, tác nghiệp tại văn phòng.
Mô hình tổng thể hệ thống CSOffice
CSOffice có đầy đủ các tính năng ứng dụng, tiện ích cần thiết phục vụ nhu cầu xử lý công việc tại doanh
nghiệp, đồng thời các ứng dụng hoạt động có sự kết nối thông tin dữ liệu thông suốt giúp cho hệ thống
thành một thể thống nhất trên nền tảng điện toán đám mây, điều này cho phép doanh nghiệp triển khai
công việc từ bất cứ nơi đâu, bất kỳ lúc nào.
CSOffice được áp dụng những chuẩn xử lý nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế (vd: chuẩn xử lý quy trình
theo WfMC http://www.wfmc.org) cho phép hiện đại hóa và điện tử hóa hệ thống quản lý văn phòng của
tổ chức, doanh nghiệp.
C. LỢI ÍCH KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG
Qua kinh nghiệm thực tế triển khai tại cơ quan và các doanh nghiệp khách hàng, iNGA thu nhận được các
lợi ích có thể thấy rõ khi triển khai hệ thống văn phòng điện tử:
Tạo dựng môi trường làm việc hiện đại - triển khai CSOffice giúp doanh nghiệp tạo dựng một
môi trường làm việc hiện đại mà tại đó hầu hết các công việc, tác vụ đều được điện tử hóa nhằm
cho phép sự tương tác điện tử, không khoảng cách và tại bất kỳ nơi đâu.
Thiết lập hệ thống quản lý tác nghiệp tập trung - toàn bộ hệ thống ứng dụng đầy đủ, tập
trung giúp cho mỗi người dùng làm việc trực tiếp sau duy nhất một lần đăng nhập, toàn bộ hệ
thống thông tin được lưu trữ tập trung giúp người quản lý nắm bắt nhanh nhất các hoạt động
doanh nghiệp.
Company Stream Office (CSOffice) – iNGA Co.,Ltd 5
Triển khai bảng tin nội bộ trong cơ quan, giúp luồng thông tin được nhanh chóng truyền tải
một cách xuyên suốt, kịp thời từ các cấp lãnh đạo đến toàn thể nhân viên. Chủ động đưa thông
tin đến cho từng người sử dụng.
Thiết lập lịch làm việc cơ quan và cho phép mỗi người dùng có thể lên lịch làm việc, nhắc việc
tự động trước khi diễn ra công việc thông qua máy tính của người dùng. Đồng thời qua hệ thống
này, lãnh đạo cơ quan cũng có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc
đó.
Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, công nhân viên, chuyên viên trong cơ
quan có thể trao đổi thông tin với nhau thông qua tin nhắn, tin tức, giao việc, gửi tài liệu, báo cáo
công việc.
Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu
trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, mang đến cho người sử dụng những tiện ích của
mạng máy tính, của internet nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại
cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt
động tác nghiệp của nhân sự trong cơ quan.
Triển khai hệ thống kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất
lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của
lãnh đạo, cán bộ quản lý, và cán bộ chuyên môn một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp
thời.
Tạo môi trường làm việc cộng tác trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh
chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người
sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của
mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xóa bỏ khoảng cách địa lý. Chỉ cần kết
nối internet là người sử dụng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình
cho dù họ đang đi công tác ở bất kỳ nơi đâu.
Khai thác triệt để và tăng sức mạnh hệ thống mạng: triển khai hệ thống văn phòng điện tử
CSOffice, doanh nghiệp đang khai thác một cách hiệu quả hệ thống mạng, internet đã đầu tư.
Tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp - với khả năng tác nghiệp điện tử, hệ thống cho
phép toàn bộ người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính là có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà
không cần phải đi lại, việc này giúp giảm thời gian xử lý công việc tối đa cũng như sử dụng thời
gian làm việc một cách hiệu quả nhất. Hơn thế nữa ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh
nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh do việc phải liên tục cập nhật chỉnh
sửa trong quá trình tác nghiệp như giấy tờ bút mực...
Và còn nhiều lợi ích vô hình khác khi triển khai hệ thống văn phòng điện tử doanh nghiệp.
D. NHỮNG DỊCH VỤ HƯỞNG LỢI KHI TRIỂN KHAI CSOFFICE
Khi triển khai hệ thống, những dịch vụ sau được mặc định đính kèm và quý khách hàng hoàn toàn được
hưởng lợi từ dịch vụ này
1. Hệ thống thư điện tử doanh nghiệp
Thư điện tử doanh nghiệp luôn là cơ sở hạ tầng điện tử mà doanh nghiệp phải đầu tư trong thời đại
công nghệ thông tin đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động doanh nghiệp. Nhận biết điều đó, iNGA
cung cấp gói dịch vụ thư điện tử doanh nghiệp kèm theo hệ thống văn phòng điện tử với các thông
tin như sau:
Thư điện tử có dạng: TENNHANSU@DOMAIN-DOANHGNHIEP (VD: phat@inga.com.vn)
Số lượng thư điện tử tương ứng với số lượng người dùng hệ thống CSOffice + 1.
Dung lượng dịch vụ được tính trong dung lượng sử dụng của hệ thống CSOffice.