Hoàn thiện dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam: Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP

KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH

NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

TS. MAI THANH HUYỀN NGUYỄN ĐỨC THÀNH

Lớp: K54E1

Mã sinh viên : 18D130048

HÀ NỘI – 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện quy trình nhận

hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam” là

công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép của bất kỳ ai.

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình!

Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2021

Người cam đoan

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành bài khóa luận đề tài: “Hoàn thiện dịch vụ nhận hàng

hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam ”,

với sự cố gắng và nỗ lực của bản thân, cùng với sự giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo

nhiệt tình, chu đáo của Thầy Cô giáo trong Khoa Kinh tế và Kinh doanh Quốc

tế, Nhà trường cũng như sự giúp đỡ của anh chị đồng nghiệp tại Công ty TNHH

Nguyên Đăng Việt Nam

Em xin cảm ơn các Thầy Cô trong trường Đại học Thương mại, cảm ơn Thầy

Cô khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế đã tạo điều kiện để em học tập, nghiên cứu,

tiếp thu kiến thức chuyên ngành một cách toàn diện, có hệ thống, bài bản nhất. Em

cũng xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS. Mai Thanh Huyền– giáo viên trực

tiếp hướng dẫn em trong quá trình làm bài khóa luận- sự hướng dẫn tận tình của Cô

đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này.

Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc, anh chị nhân viên tại

Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam đã cung cấp em đầy đủ tư liệu, nhiệt tình chỉ

bảo, tạo điều kiện cho em hoàn thành bài khóa luận.

Dù đã rất cố gắng, nỗ lực nhưng do kiến thức và thời gian thực tập tại công ty

còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ

bảo và đóng góp của Thầy Cô để bài khóa luận này hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Contents 2.3.5. Giao hàng cho khách hàng ...................................................................................... 13

2.3.6. Thanh lý hợp đồng ................................................................................................... 13

3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam ......... 19

Bàng 3.2 : Tỷ trọng hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Nguyên Đăng ............. 23

3.3 Thực trạng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng dường biển tại công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam ........................................................................................ 24

3.3.1 Tìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin, nhu cầu từ khách hàng và tư vấn dịch vụ phù hợp cho khách hàng ............................................................................................... 24

Đầu tiên và không thể thiếu chính là giai đoạn tìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin về nhu cầu của khách và từ đó tư vấn giúp khách chọn ra dịch vụ phù hợp nhất cho khách hàng. Công việc này được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên sales của công ty, những nhân viên thuộc bộ phận này sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ tìm hiểu thông tin về thị trường, về khách hàng. Những thông tin này có được thông qua các nhà máy sản xuất, các công ty thương mại, công ty xuất nhập khẩu, các liên hệ mà sales tạo lập được hoặc thông qua các websites về thông tin doanh nghiệp như: trangvang.vn, hosocongty.vn, hay các sàn giao dịch B2B như Alibaba, ... Và sau khi đã nắm bắt được thông tin của các khác hàng tiềm năng, nhân viên sales của công ty sẽ bắt đầu thực hiện liên lạc với khách hàng thông qua nhiều phương thức như : gọi, nhắn tin, gửi email hay gặp mặt trực tiếp để có thể tìm hiểu nhu cầu của khách cụ thể hơn. Từ đó, dựa vào thông tin đã có nhân viên sales sẽ gửi cho bộ phận overseas để check giá cước của các bên agent ở đầu bên kia từ đó có giá cước để sales báo giá cho khách cùng với giá của các dịch vụ khác như thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa, ... Đối với các khoản phí như phí kiểm dịch, kiểm hóa, ... là do công ty sẽ ứng trước rồi sau đó lấy hóa đơn để thanh toán với khách hàng. Đối với khách hàng mới, trên thực tế để tạo dựng niềm tin của nhau cho các lần hợp tác lâu dài tiếp theo, công ty thường tiến hành làm trước một lô hàng để đối tác có thể đánh giá được năng lực làm việc của công ty. Và nếu đáp ứng được nhu cầu của khách, công ty sẽ ký kết những hợp đồng dài hạn như theo quý, theo năm, ... với số lượng hàng lớn và ổn định .................................................... 24

3.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập ................................................................ 24

Sau khi hoàn thành việc làm thủ tục hải quan tại chi cục, nhân viên Nguyên Đăng sẽ cầm bộ tờ khai xuống cảng để đổi lệnh sau đó đóng phí nâng hạ và nhận phiếu giao nhận container. Nhân viên giao nhận cần kiểm tra số container, số seal thật kỹ trước khi vào thanh lý cổng sau đó nhận hàng hóa ................................................................................... 29

3.3.8 Giao chứng từ nhận hàng cho người vận tải nội địa ............................................. 29

Nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu EIR màu vàng đã đóng dấu, 3 bản chính phiếu vận chuyển kiêm biên bản giao hàng cho công ty phát hành cho người vận tải và giấy hạ container rỗng. Trên phiếu vận chuyển sẽ có đầy đủ thông tin về địa chỉ khách hàng, người nhận, người giao, người vận chuyển, tên hàng, số lượng… ................................................ 29

3.3.9 Bàn giao hồ sơ, hóa đơn và thanh toán hóa đơn cho khách hàng ........................ 29

3.4.3 Những nguyên nhân .................................................................................................. 32

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM .......................................................... 35

4.1 Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam ............................................... 35

4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam ........................................................... 36

4.3 Một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan chức năng để hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam . 39

4.3.1 Sửa đổi hệ thống quy phạm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận ....... 39

Thực tế cho thấy hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nƣớc ta chƣa đầy đủ, thiếu đồng bộ và đôi khi còn nặng tính áp đặt, chƣa đứng về lập trƣờng của ngƣời làm kinh doanh vì vậy gây không ít ách tắc và bức xúc cho các doanh nghiệp khi đƣa vào áp dụng. ............................................................................................................................................. 39

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chữ cái viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

Full Container Load Hàng nguyên container FCL

Free Trade Agreement Hiệp định thương mại tự do FTA

Letter of Credit Thư tín dụng L/C

Less Than Container Load Hàng không đủ một container LCL

NK Nhập khẩu

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

XK Xuất khẩu

XNK Xuất Nhập Khẩu

VNĐ Việt Nam Đồng

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

STT Tên bảng biểu, sơ đồ Trang

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Vận chuyển 1 23 quốc tế HD

2 Bảng 3.3: Kết quả kinh doanh của Công ty (2017 – 2019) 25

Bảng 3.4: Khối lượng hàng hóa giao nhận của Công ty TNHH 3 27 Vận chuyển quốc tế HD (2017-2019)

Bảng 3.5: Doanh thu từ các dịch vụ giao nhận của Công ty 4 28 TNHH Vận chuyển quốc tế HD (2017-2019)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu:

Đứng trước sự phát triển của thế giới, Việt Nam cũng đang nỗ lực trong quá trình

hội nhập với nền kinh tế toàn cầu chính vì vậy các hoạt động xuất nhập khẩu cũng được

mở rộng phát triển dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng

không ngừng phát triển. Đồng thời, dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng thể hiện được

vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động thương mại quốc tế. Chính vì vậy, việc

ra đời của các công ty dịch vụ giao nhận vận chuyển đang đang trở thành xu hướng

nhằm đáp ứng nhu cầu và đẩy mạnh việc phát triển hoạt động ngoại thương ngày càng

thuận tiện và dễ dàng

Giao nhận đường biển là hình thức giao nhận hàng hóa phổ biến hiện này và cũng

đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận tải giao nhận quốc tế do đảm nhiệm lượng

lớn hàng hóa mỗi năm. Loại hình vận tải này được đa số doanh nghiệp lựa chọn vì rất

nhiều ưu điểm dưới đây mà các phương thức khác không có như lợi thế về chiều dài

đường biển lớn của Việt Nam, hệ thống cảng biển đa dạng, có thể vận chuyển được khối

lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, giá cước vận chuyển không cao và quãng đường vận

chuyển dài..Ngoài ra so với nhiều phương thức vận chuyển khác, vận chuyển bằng

đường biển đã tác động không nhỏ tới cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường giao nhận

trong buôn bán quốc tế. Tuy nhiên để tối ưu hiệu quả của phương thức vận tải này thì

các công ty Logistics của Việt Nam còn nhiều thiếu xót đặc biệt là trong hoạt động cung

cấp dịch vụ giao nhận

Là một công ty hoạt động chủ yếu là về lĩnh vực giao nhận và có thị phần lớn trong

lĩnh vực vận tải đường biển. Trong những năm hoạt động kinh doanh công ty đã không

ngừng phát triển và tạo uy tín tốt đối với đối tác, khách hàng trong lĩnh vực giao nhận

hàng hóa ở Việt Nam. Tuy nhiên qua quá trình hoạt động tại công ty, em nhận thấy chất

lượng của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một vấn đề cần được quan

tâm và xem xét, Đây không chỉ là vấn đề quan trọng đối với công ty Nguyên Đăng mà

còn đối với hầu hết các công ty giao nhận hiện nay khi đứng trước bối cảnh hội nhập

cùng với sự gia tăng nhu cầu nhập khẩu, và đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các

doanh nghiệp trong và ngoài nước. Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của

quy trình giao nhận hàng hóa nói chung và quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường 1

biển nói riêng tại công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam, em nhận thấy đề tài “Hoàn

thiện quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nguyên

Đăng Việt Nam” là đề tài rất cấp thiết trong bối cảnh hiện nay trong tình hình cạnh tranh

gay gắt như hiện nay, công ty muốn tồn tại và phát triển lâu dài thì cần có những giải

pháp thực tế, linh hoạt với thị trường hơn để thúc đẩy được hoạt động có hiệu quả hơn

nữa.

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu:

Trong thời gian qua, đã có một số đề tài luận văn, nghiên cứu khoa học về hoạt

động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, trong đó có:

- Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng container của Công ty

TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Hoàng Thị Phương

Biên , Khoa Thương Mại Quốc Tế.

- Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại Công ty

Cổ phần vận tải OVC”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Ngô Thị Thúy

Duyên, Khoa Thương Mại Quốc Tế.

- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tại

công ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2009)

- Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần

thương mại và vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2008)

- “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

TNHH Nissin Logistics Việt Nam” ( Đỗ Thị Hạnh Ngân, năm 2016)

Trong quá trình nghiên cứu và tham khảo tài liệu của các tác giả đi trước, em nhận

thấy Các khóa luận này đã tiếp cận được cả dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nên phân

tích có độ chính xác cao hơn, cho chúng ta cái nhìn cụ thể và đa chiều hơn về thực trạng

của Công ty và đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao nghiệp vụ giao nhận. Tuy

nhiên với tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật luôn luôn thay đổi dẫn đến những tác

động lớn ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu cũng như sự cạnh tranh

gay gắt và khốc liệt thì việc hoàn thiện dịch vụ giao nhận là hết sức cần thiết để có thể

giúp doanh nghiệp có thể tồn tại được và phát triển. Nhưng tình hình thực tế là chưa có

bất kỳ nghiên cứu nào về quy trình làm hàng xuất nhập khẩu tại công ty Nguyên Đăng

Việt Nam. Từ việc nghiên cứu các tài liệu cùng với quá trình thực tập tại công ty TNHH

Nguyên Đăng Việt Nam, em chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá

nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam” làm đề tài cho

bài khóa luận tốt nghiệp của mình

1.3 Mục đích nghiên cứu 1.3.1 Mục tiêu tổng quát:

Bằng việc hoàn thiện các mục tiêu cụ thể, bài nghiên cứu hướng tới mục tiêu

cuối cùng là hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty

1.3.2 Mục tiêu cụ thể:

- Hệ thống hóa cơ sở lí thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường

biển

- Đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công

- Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công

1.4

Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu

1.5 1.5.1 Phạm vị nội dung

Đề tài đi sâu nghiên cứu về hoàn thiện quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng

đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam. Trong đó, Công ty đóng vai

trò là người giao nhận, thực hiện các công việc về nhận hàng hóa nhập khẩu.

1.5.2 Phạm vi không gian

Đề tài tập trung nghiên cứu về thực trạng và đề ra một số giải pháp hoàn thiên quy

trình nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

1.5.3 Phạm vi thời gian:

Đề tài nghiên cứu và thu thập số liệu liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa

xuất nhập khẩu từ năm 2018 đến 2021, từ đó đề xuất một số giải pháp phát triển dịch vụ

giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty giai đoạn 2022-2025.

1.6 Phương pháp nghiên cứu: 1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

 Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu ở các nguồn sau:

- Nguồn dữ liệu tại thư viện trường Đại học Thương Mại gồm: giáo trình và

tài liệu từ các đề tài nghiên cứu cấp trường, các luận văn chuyên đề về giao

nhận vận tải quốc tế,…

- Nguồn dữ liệu từ nội bộ công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam như: báo

cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh các năm, các

văn bản và quyết định của công ty.

- Nguồn dữ liệu trên Internet: thu thập thông tin từ website của công ty, các

trang web của Hải quan cũng như của Nhà nước về các văn bản pháp luật,…

 Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập từ quá trình quan sát thực tế thông qua thực

hiện quy trình giao nhận hàng hóa và tiến hành phỏng vấn, học hỏi nhân viên

trong công ty

1.6.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu

Để đảm bảo cho nội dung của nghiên cứu cụ thể và làm rõ được vấn đề nghiên cứu,

sau khi thu thập được dữ liệu thứ cấp từ các nguồn, dữ liệu tiếp tục được sàng lọc để lấy

thông tin cần thiết, được tổng hợp và sắp xếp lại cho phù hợp với các phần nghiên cứu

khác nhau. Các phương pháp được sử dụng bao gồm

- Phương pháp thống kê: Thống kê từ nguồn dữ liệu thứ cấp

- Phương pháp so sánh: Lập bảng biểu thống kê từ đó chỉ ra sự thay đổi trong hoạt

động kinh doanh của công ty qua các năm, so sánh kết quả đạt được với các chỉ

tiêu đã đề ra để đưa ra những mặt đạt được, chưa được và hướng giải quyết của

vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp phân tích tổng hợp

1.7 Kết cấu của đề tài

Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt, tài

liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận bao gồm 4 chương sau:

Chương 1:Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương 2:Một số vấn đề lý luận cơ bản về phát triển dịch vụ nhận hàng hóa nhập

khẩu bằng đường biển

Chương 3:Thực trạng quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của

Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

và các kiến nghị

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2.1 Một số khái niệm cơ bản 2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo Quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “ Dịch vụ giao nhận được

định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho,

bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay

có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm,

thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.”

Theo điều 136 Luật thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hoá : “là hành vi

thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ

chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên

quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc

của người giao nhận khác”

Qua hai khái niệm trên, có thể hiểu giao nhận hàng hóa là tập hợp những công

việc liên quan đến quá trình vận tải nhằm mục địch di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng

( người gửi hàng) đến nơi nhận hàng ( người nhận hàng)

2.1.2 Khái niệm về người giao nhận

Theo FIATA, người giao nhận được hiểu là “Người lo toan để hàng hóa được

chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người

giao nhận cũng đảm nhận mọi công việc thực hiện liên quan đến hợp đồng giao nhận

như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.

Người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác của

khách hàng hoặc người chuyên chở. Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao

nhận gọi là người giao nhận. Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi anh ta tự đứng ra

thực hiện các công việc giao nhận cho hàng hoá của mình), là chủ tàu ( khi chủ tàu thay

mặt người chủ hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận ), công ty xếp dỡ hay kho hàng

hoặc người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác thực hiện dịch vụ

đó.

2.2 Cơ sở lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.2.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.2.1.1 Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ

tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc tiếp nhận hàng hóa từ nơi gửi

hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia

khác bằng đường biển. Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển.

2.2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Cũng giống như các loại hình dịch vụ khác, dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu

bằng đường biển cũng có các dặc điểm chung sau: tính vô hình không thể lưu kho cất

giữ được, sản xuất và tiêu dùng xảy ra đồng thời, không có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể

đồng nhất và chất lượng của dịch vụ thì phụ thuộc vào thái độ của người tiêu dùng

Bên cạnh những đặc điểm chung, giao nhận hàng hóa nhập hóa bằng đường biển

còn có các đặc điểm khác:

- Không tạo ra sản phẩm vật chất vì nó chỉ làm thay đổi vị trí của đối tượng trong

không gian mà không có tác động kỹ thuật là thay đổi đối tượng. Điều này tác

động tích cực tới sự phát triển của sản xuất và nâng cao chất lượng đời sống của

nhân dân

- Mang tính thụ động vì phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy

định của người vận chuyển, các nguyên tắc quy định trong pháp luật và thể chế

của đất nước

- Mang tính thời vụ vì giao nhận chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu

mà thường thì hoạt động xuất nhập khẩu chỉ mang tính thời vụ nên hoạt động

giao nhận cũng chịu ảnh hường của tính thời vụ

- Thường sử dụng các thiết bị đặc trưng: container, xe đầu kéo, rơ mooc,.. để đóng

gói, vận chuyển hàng hóa. Nơi diễn ra hoạt động giao hàng thường là các cảng biển.

- Vận tải đường biển thích hợp với tất cả các loại hàng hóa trong thương mại quốc

tế. Giá cước vận tải bằng đường biển thường rất thấp, chỉ cao hơn đường sắt một

chút nên vận tải đường biển thường thích hợp trên cự ly dài và khối lượng chuyên

chở cực lớn

2.2.1.3 Vai trò của họat động giao nhận hàng hóa

 Đối với nền kinh tế:

- Tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an tòan và tiết kiệm mà

không cần có sự tham gia của người gửi cũng như người nhận.

- Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận

tải, tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải cũng như

các phương tiện hỗ trợ khác

- Giúp gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tải giao nhận vì

hoạt động giao nhận có quy mô mở rộng và phức tạp hơn nhiều so với hoạt

động vận tải giao nhận thuần túy cho nên các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu

từ người kinh doanh vận tải giao nhận cũng phải đa dạng và phong phú.

- Góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế, tạo ra cầu nối đáp ứng

nhu cầu của dòng dịch chuyển hàng hóa toàn cầu

 Đối với công ty xuất nhập khẩu:

- Giảm thiểu được những rủi ro và tránh được tình trạng chậm trễ trong việc

thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển

vì những người giao nhận là người có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn hóa

trong việc thuê phương tiện, nhất là tàu biển vì họ thường xuyên tiếp xúc

nhiều với các hãng tàu nên họ biết rõ hãng tàu nào có uy tín, cước phí phù

hợp, lịch trình tàu chạy…

- Giúp cho chủ hàng tiết kiệm được thời gian làm các thủ tục và tìm kiếm người

giao nhận, tiết kiệm được chi phí phát sinh cho chủ hàng.

- Tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm bớt nhân sự, nhất là việc giao nhận

không thường xuyên.

- Trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường thì người giao nhận sẽ

đảm trách việc này, giúp doanh nghiệp không cần người đại diện tại nước

chuyển tải cũng như đảm bảo sao cho hàng hóa ít bị tổn thất trong quá trình

chuyển tải hàng hóa.

- Bên cạnh đó, người giao nhận có thể thay mặt doanh nghiệp (nếu được doanh

nghiệp ủy quyền) để làm các thủ tục khiếu nại với người vận chuyển hoặc cơ

quan bảo hiểm khi xảy ra tổn thất hàng hóa, người giao nhận cũng có thể giúp

doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũng như áp mã thuế (nếu là hàng phải chịu

thuế) sao cho số thuế mà doanh nghiệp phải nộp là hợp lý.

2.2.2 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.2.2.1 Cơ sở pháp lý

Việc giao hàng hoá nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như: các quy phạm

pháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn, vận tải, công ước về hợp đồng mua bán

hàng hóa quốc tế…), các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao

nhận vận tải, các loại hợp đồng và L/C… thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất

nhập khẩu.

 Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như:

- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế.

- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển,

ký tại Brussels ngày 25/08/1924.

- Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về

vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968).

- Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, 1978.

- …

 Nhà nước Việt Nam cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên

quan đến vận tải, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như:

- Bộ luật hàng hải 1990.

- Luật Hải quan.

- Luật thương mại năm 2005.

- Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết Luật

Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách

nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics.

- …

2.2.2.2. Nguyên tắc

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao hàng nhập khẩu tại

các cảng biển Việt nam như sau:

- Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các bên lựa

chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất;

- Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương

thức ấy.

- Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được chủ hàng

ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu). Chủ hàng phải tổ chức giao nhận hàng

hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng.

- Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giao

nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa.

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình

những chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận một cách

liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá ghi trên chứng từ.

- Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan....

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu xi,

chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát

mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng.

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trường

hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng

xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho

cảng.

- Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật

và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng. Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng

hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng

các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất.

- Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện trên cơ sở

hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được

ủy thác.

2.2.3 Các chứng từ cơ bản sử dụng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.2.3.1 Phiếu đóng gói ( Packing List – P/L)

Chứng từ do chủ hàng lập kê khai số lượng, số khối và chủng loại hàng hóa đóng

gói trong bao, thùng... Căn cứ vào P/L người giao hàng hãng tàu lập bản lược khai sơ

đồ xếp hàng (Cargo Plan). Nội dung của P/L bao gồm: Người xuất khẩu, Người nhập

khẩu, Số hợp đồng ngoại thương, Cảng xếp/ Cảng dỡ, Tên hàng, Ký hiệu, Số bao kiện,

Số lượng, Khối lượng, ...

2.2.3.2 Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do

người chuyên chở (Carrier) hoặc người giao nhận (Forwarder) cấp cho người gửi hàng

(Shipper), sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc nhận để xếp. Đây là bộ chứng từ

quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Nó điều chỉnh mối quan hệ giữa người gửi hàng và

chuyên chở hoặc người giao nhận và người nhận hàng (Consignee). Theo thông lệ quốc

tế, vận đơn có 3 chức năng chủ yếu là:

 Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải.

 Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở.

 Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hóa có thể chuyển từ người gửi hàng sang

người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng.

Đứng trên góc độ của nghiệp vụ giao nhận ta có hai vận đơn căn cứ theo người

phát hành vận đơn.

 Vận đơn do người giao nhận phát hành, hay còn gọi là vận đơn đại lý (House Bill

of Lading – HB/L) là vận đơn do công ty giao nhận phát hành cho người gửi hàng

thực sự. HB/L chỉ có giá trị xuất trình với đại lý giao nhận mà không có giá trị

xuất trình với hãng tàu trừ khi trong B/L và Manifest (bảng lược khai hàng hóa)

của hãng tàu ghi rõ ở ô Consignee “TO ORDER OF THE HOLDER OF

ORIGINAL HB/L NO...” (Theo lệnh của người cầm HB/L gốc số...).

 Vận đơn của người chuyên chở hoặc hãng tàu (Master Bill of Lading – MB/L) là

vận đơn do hãng tàu cấp cho người gửi hàng rằng hàng đã được xếp tàu hoặc đã

được nhận để xếp lên tàu.

2.2.3.3 Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice – C/I)

Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán yêu cầu người mua

phải trả số tiền ghi trên hóa đơn. Trong đó, hóa đơn phải ghi được đặc điểm của hàng

hóa, đơn giả, tổng giá trị của đơn hàng, cảng đến, cảng đi, tên người bán và người mua

Hóa đơn thường được lập từ nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau như: xuất

trình cho ngân hàng để đòi tiền, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm,

cho hải quan để tính thuế, ...

2.2.3.4 Tờ khai hải quan

Là một văn bản do chủ hàng hoặc chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ

quan HQ

trước khi hàng hoặc phương tiện nhập qua lãnh thổ quốc gia

2.2.3.5 Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Notice)

Chứng từ này thường được gửi cho người nhận hàng sau khi tàu về đến cảng dỡ

hàng.

2.2.3.6 Lệnh giao hàng ( Delivery Order – D/O)

Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc (nếu có),

giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu có dấu mộc và chữ kí của công ty đến hãng tàu

hoặc đại lý hãng tàu để nhận lệnh giao hàng. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc

và trao 3 hoặc 4 bản D/O cho người nhận hàng.

2.3 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.1 Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Đầu tiên, Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam tiếp nhận thông tin chi tiết về

lô hàng hóa của khách hàng, sau đó tiến hành báo giá cho lô hàng nhập của khách hàng.

Khách hàng có thể là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ủy thác cho công ty giao nhận

tiến hành nhận hàng hóa nhập khẩu, hoặc có thể là các công ty giao nhận, hãng tàu ở

nước ngoài làm hợp đồng đại lý với công ty giao nhận ở cảng đến, theo dõi lô hàng nhập

khẩu và tiến hành các thủ tục cho người nhận hàng thực tế

2.3.2 Kiểm tra chứng từ

Khi nhận được chi tiết hàng hóa nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra toàn bộ chứng

từ giao nhận xem có sai sót cần sửa chữa hay bổ sung hay không

2.3.3 Thỏa thuận, đàm phán với khách hàng

Hai bên đàm phán cùng nhau. Nếu công ty giao nhận không thể đáp ứng được

yêu cầu của khách hàng thì từ chối đơn hàng , nếu đồng ý thì tiến đến ký kết hợp đồng .

Sau khi đã ký kết hợp đồng thì chuyển sang bước tiếp theo

2.3.4 Tổ chức nhận hàng nhập khẩu

Cho dù khách hàng là nhà nhập khẩu trong nước hay là các công ty giao nhận quốc

tế thì công ty giao nhận vẫn phải thực hiện một số công việc sau:

- Hoàn thành bộ chứng từ để nhận hàng nhập khẩu;

- Khai thuê thủ tục hải quan, tiến hành thông quan cho lô hàng nhập khẩu;

- Nhận hàng tại container yard;

- Dỡ hàng khỏi cảng, vận chuyển đến địa điểm quy định trong hợp đồng.

2.3.4.1. Trường hợp nhận hàng lẻ:

Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu công ty giao nhận thay mặt mình nhận

hàng thì công ty giao nhận tiếp vận sẽ đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận hàng và giao lại

cho khách hàng.

Khi khách hàng không yêu cầu hay không ủy thác cho công ty giao nhận tiếp vận

nhận hàng thay mình thì công ty giao nhận tiếp vận chỉ giao lệnh cho khách hàng khi họ

xuất trình B/L để tự ra kho hàng lẻ nhận hàng.

 Thủ tục nhận hàng:

Nhân viên giao nhận của công ty giao nhận sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để

đóng phí chứng từ, phí hàng lẻ để nhận lệnh giao hàng (D/O). Sau đó mang D/O, Hóa

đơn thương mại và đến văn phòng cảng ký nhận D/O để tìm vị trí để hàng, tại đây ta

phải lưu lại một bản D/O.

Nhân viên giao nhận phải mang D/O đến kho vận làm phiếu xuất hàng, tại đây

người giao nhận cũng phải lưu lại một bản D/O nữa và nơi đây làm ”giấy xuất kho“ cho

người giao nhận của công ty giao nhận tiếp vận ( hai bản ).

Tiếp theo, người giao nhận đem hai phiếu xuất kho này đến kho chưa hàng làm thủ

tục xuất kho và tách riêng hàng hóa của mình ra chờ Hải Quan kiểm hóa, khi Hải Quan

ký xác nhận và kiểm hóa xong thì coi như hàng đã được thông quan.

2.3.4.2 Trường hợp nhận hàng nguyên container

Như đã nói ở trên nếu như khách hàng là tự nhận hàng tại container thì công ty

giao nhận tiếp vận sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng.

Nếu khách hàng nhờ công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng thay mình thì công ty

sẽ thay mặt khách hàng nhận hàng.

 Thủ tục nhận hàng:

Công ty giao nhận tiếp vận sẽ liên hệ với hãng tàu để nắm lại lịch trình tàu cho

chính xác. Khi nhận được thông báo tàu đến ( Notice of Arrival ), với vai trò là người

nhận hàng công ty sẽ cử nhân viên đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấy D/O.

Sau đó đem D/O đến hải quan cảng đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và

nhận chứng từ.

Người giao nhận đem chứng từ và D/O xuống cảng nhận hàng.

- Nội dung làm thủ tục hải quan khi nhận hàng:

Nhân viên giao nhận của phòng giao nhận của công ty giao nhận tiếp vận sẽ làm

thủ tục hải quan

2.3.5. Giao hàng cho khách hàng

Sau khi tổ chức nhận hàng nhập khẩu xong, công ty giao nhận tiến hành vận chuyển

hàng hóa đến địa điểm quy định trong hợp đồng để giao hàng cho khách hàng.

2.3.6. Thanh lý hợp đồng

- Thanh toán các chi phí liên quan đến giao nhận như chí phí lưu kho, lưu bãi, bốc

xếp, vận chuyển, ...

- Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dở (nếu có)

- Theo dõi kết quả nhận hàng của người nhận, giải quyết khiếu nại về hàng hoá

(nếu có).

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng nhập bằng đường biển

2.4.1 Các yếu tố bên trong

Hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố

như : nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của bản than công ty, cơ chế quản lý hoạt động

sản xuất kinh doanh, chính sách của công ty đối với nhân viên, đối với khách hàng, trình

độ chuyên môn nghiệp vụ của độ ngũ cán bộ nhân viên. Đây được coi là các nhân tố nội

tại của một doanh nghiệp. Nhóm nhân tố này được coi là có ý nghĩa quyết định tới kết

quả hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động giao nhận vận tải biển nói

riêng

Doanh nghiệp nào có được đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ, thông thạo các

tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ, thông tường luật

phát, có kiến thức về tính chất hàng hóa, có khả năng thuyết phục khách hàng thì doanh

nghiệp đó sẽ thành công.

Một doanh nghiệp với các phương tiện hệ thống kho bãi, xây dựng trang thiết bị,

ứng dụng hệ thống thông tin, mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng hoạt động có thể

đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi khách hàng.

Bên cạnh đó, với một nguồn tài chính ổn định doanh nghiệp sẽ dễ dàng trở thành

sự lựa chọn của nhiều khách hàng hơn, sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, có thể chủ động

hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô

hoạt động khi cần đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động giao hàng

xuất khẩu.

2.4.2 Các yếu tố bên ngoài

- Môi trường kinh tế

Như chúng ta đã biết, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt

động giao nhận hàng hóa. Điều này xuất phát từ môi trường kinh tế quốc tế, sự biến

động của nền kinh tế thế giới nói chung sẽ ảnh hưởng tới nến kinh tế Việt Nam và kéo

theo đó là ảnh hưởng tới nhu cầu tiêu dùng của người dân trong nước. Ngoài ra việc

tham gia các hiệp hội và tổ chức trên thế giới cũng thúc đẩy lượng lớn hàng hóa xuất

nhập khẩu. Kể từ khi gia nhập WTO, giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các nước không

ngừng gia tăng đã làm cho ngành giao nhận có cơ hội phát triển

- Môi trường chính trị - pháp luật

Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến

nhiều quốc gia khác nhau. Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường

luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hóa

đi qua , quốc gia hàng hóa được gửi đến và luật pháp quốc tế. Cho nên, việc hiểu biết về

những nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác sẽ giúp công ty giao

nhận tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất và tránh xảy ra sai sót khi thực hiện

quy trình giao hàng nhập khẩu

- Môi trường tự nhiên

Chắc chắn trong hoạt động vận tải không thể không kể đến tác động của các yếu

tố thời tiết, điều kiện khí hậu. Trong quá trình chuyên chở hàng trên biển, nếu thời tiết

đẹp thì hàng sẽ an toàn hơn. Ngược lại, nếu gặp bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần,

hoặc mưa to gió lớn thì nguy cơ hàng hóa hư hỏng, tổn thất đã là rất lớn.

- Môi trường văn hóa – xã hội

Với thói quen cũng như văn hóa kinh doanh nhỏ lẻ của người Việt Nam từ trước

tới nay cũng là những hạn chế gây nên tình trạng trì trệ và phát triển manh mún của

ngành Logistics ở Việt nam

Công ty chưa đủ khả năng kinh doanh tất cả các mắt xích trong chuỗi các hoạt động

logistics, nên vấn đề liên kết, hợp tác đôi bên cùng có lợi giữa các công ty Logistics là

tất yếu. Nhưng thực tế việc này được các công ty thực hiện còn yếu, dẫn đến không tiết

kiệm được chi phí cũng như nâng cao hiệu quả dịch vụ, tạo niềm tin với khách hàng

- Môi trường công nghệ

Trong những năm trở lại đây, khi ngành Logistics ở Việt Nam phát triển mạnh, kéo

theo là nhu cầu về sự đổi mới công nghệ trong ngành vận tải đường biển cũng tăng theo.

Các trang web của các cơ quan chuyên ngành Logistics đã hỗ trợ được nhiều cho doanh

nghiệp khi cần khai báo thủ tục hải quan, nhanh hơn, thuận tiện hơn. Ngày nay, trong

ngành vận tải hàng hóa đường biển, càng ngày càng nhiều những thế hệ tàu mới lớn hơn,

hiện đại hơn so với thế hệ các con tàu cũ. Sử dụng những phương tiện, thiết bị với chỉ

số kỹ thuật tốt nhất cũng là một cách để lấy được niềm tin của khách hàng với những

đòi hỏi ngày càng cao khi muốn sử dụng dịch vụ

- Đối thủ cạnh tranh

Đây là áp lực thường xuyên và trực tiếp cạnh tranh với công ty để giành lấy vị thế

cạnh tranh nhất định. Nhất là vào thời điểm hiện nay, các công ty Logistics mọc lên rất

nhiều. Các doanh nghiệp Logistics thường dùng các chiến thuật cạnh tranh về giá cả,

quảng cáo và gia tăng chất lượng chăm sóc khách hàng

- Khách hàng

Khách hàng sử dụng dịch vụ Logistics của doanh nghiệp buộc doanh nghiệp đưa

ra những mức giá thấp nhất hoặc có nhu cầu chất lượng dịch vụ cao hơn và dịch vụ tốt

hơn.

Chương 3 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG

ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM

3.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

3.1.1 Giới thiệu chung

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

 Tên giao dịch quốc tế: Nguyen Dang Viet Nam Co. Ltd

 Văn phòng chính của công ty đặt tại Số 1, ngõ 329, đường Cầu Giấy phường

Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam

 Điện thoại: 0 7777 8468

 Website: nguyendang.net.vn

 Email: cskh@nguyendang.net.vn

 Tháng 2/ 2011: Công ty Nguyên Đăng Việt Nam được thành lập, chuyên cung

cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, mang đến những giá trị gia tăng cho khách

hàng. Năm 2012, Để thuận tiện cho nghiệp vụ tại các cảng, sân bay và các chi

cục hải quan, Chi nhánh Hải Phòng và Nội Bài được thành lập, giúp thuận tiện

hơn trong việc thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cho khách hàng. Năm

2015, Công ty quyết định mở rộng thị trường vào khu vực miền Nam, Thành lập

thêm chi nhanh tại Thành phố Hồ Chí Minh, đạt độ phủ toàn quốc, làm bàn đạp

tiến ra biển lớn. Tính đến nay, công ty đã có 11 năm hoạt động và đã có 4 chi

nhánh trên toàn quốc, cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu Việt Nam và cho mọi

miền đất nước, trở thành đối tác tiềm năng với nhiều doanh nghiệp lớn trong nước

và trên thế giới

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

 Một số lĩnh vực kinh doanh chính của công ty gồm: Vận tải biển - vận chuyển

hàng container FCL; vận chuyển hàng lẻ LCL;… Công ty liên kết với các đối tác

là các hãng tàu hàng đầu như MAERSK, EVERGREEN, YANGMING,

HAPAG-LLOYD,… và các hãng hàng không lớn như VIETNAM AIRLINE,

AMERICAN AIRLINES, SINGAPORE AIRLINES, ... kết nối với mạng lưới

các đại lý NVOCC trên toàn thế giới, đảm bảo đầy đủ các dịch vụ xuyên suốt với

chất lượng cao trong quá trình vận tải biển; Vận tải hàng không – kết hợp vận tải

Sea/Air, Air hợp nhất (xuất khẩu) và nhập khẩu, công ty kết hợp vận tải hàng

không quốc tế giữa đường biển và đường hàng không qua trung tâm khu vực:

Singapore, Hongkong, Bangkok, Dubai,…giúp khách hàng tiết kiệm chi phí mà

thời gian vận chuyển nhanh hơn, thuận tiện hơn.

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Kể từ khi thành lập và phát triển cho tới nay, Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kinh doanh

Kế toán - Nhân sự

Phòng chứng từ

Phòng hiện trường

Phòng Marketing

Phòng Pricing

Sale nội địa

Overseas Development

Nam đã dần đi vào ổn định với cơ cấu tổ chức các phòng ban rõ ràng và linh hoạt

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Công ty

Nguồn: Phòng kế toán nhân sự - Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

Ba năm gần đây số lượng nhân viên trong công ty cũng có sự biến động. Hiện

nay, tổng số nhân viên trong công ty đang là 35 người. Trình độ học vấn của nhân viên

ở công ty đều ở trình độ cao từ tốt nghiệp cao đẳng đến đại học và cả hệ đào tạo sau đại

học nắm chắc được nghiệp vụ, chịu được áp lực cao và dễ dàng thích nghi với công việc

trong bất kì môi trường nào. Về đội ngũ lãnh đạo của công ty đều là những người giàu

kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cao với công

việc

3.1.4 Cơ sở vật chất

Trải qua 11 năm hình thành và phát triển, công ty đã xây dựng hệ thống cơ sở vật

chất, hạ tầng đủ cho nhu cầu kinh doanh và phát triển của mình. Công ty có văn phòng

đại diện tại Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh, Nội Bài với diện tích rộng rãi cùng hệ

thống máy tính và các phần mềm chuyên dụng, nhà kho cùng nhiều tài sản hữu hình và

các tài sản vô hình khác.

3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

3.2.1 Kết quả hoạt động giao nhận vận chuyển của công ty Nguyên Đăng Việt Nam

Trải qua 11 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Nguyên Đăng đã đạt

được nhiều thành công, ngày càng được khẳng định được vị thế trong tâm trí khách hàng

cũng như đứng vững trong lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam hiện nay. Những điều

này sẽ được thể hiện qua tình hình phát triển kinh doanh của công ty trong giai đoạn

2018 – 2020 như sau:

 Về doanh thu và lợi nhuận:

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2018 – 2020

Chỉ tiêu 2018 2019 2020

Doanh thu thuần về bán

hàng và cung cấp dịch 13,978,888,972 14,077,692,246 21,241,149,275

vụ

Lợi nhuận gộp về bán

hàng và cung cấp dịch 3,386,120,476 2,548,837,997 5,496,602,204

vụ

150,611,585 726,564,772 Lợi nhuận thuần từ hoạt 176,299,136 động kinh doanh

Lợi nhuận khác - 2,441,195 - 9,371,730 - 39,521,975

Tổng lợi nhuận kế toán 148,170,390 166,927,406 687,042,797 trước thuế

Lợi nhuận sau thuế thu 107,950,739 121,432,633 600,430,890 nhập doanh nghiệp

Nguồn: Phòng kế toán nhân sự– Công ty TNHH Nguyên Đăng

Bảng 2. 2: Tỷ lệ doanh thu, lợi nhuận và chi phí của công ty từ 2018 – 2020

2019/2018 2020/2019

Chênh lệch Tỷ lệ Chênh lệch Tỷ lệ

Doanh thu 7,163,457,02 98,803,274 0.7% 50.9% 9

Lợi nhuận 13,481,894 12.5% 478,998,257 394,5% sau thuế

Nguồn: Phòng kế toán nhân sự – Công ty TNHH Nguyên Đăng

Nhận xét:

 Từ bảng số liệu 2.1 và 2.2, ta có thể thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty

TNHH Nguyên Đăng tăng liên tục từng năm. Từ năm 2018 sang năm 2019 đã

tăng 98,903,274 VNĐ và thu về lợi nhuận sau thuế tăng lên 12,5%. Đặc biệt là

giai đoạn từ năm 2019 sang 2020 là một bước đột phá của công ty TNHH Nguyên

Đăng khi doanh thu tăng tới 50,9% chênh lệch lên tới 7,162,457,029 VNĐ và lợi

nhuận tăng xấp xỉ 395%. Có được sự tăng trưởng ngoạn mục này chắc chắn là do

khả năng nắm bắt cơ hội nhạy bén và tìm ra được những giải pháp khắc phục

được những khó khăn mà COVID-19 đã gây ra. Việc này đã càng giúp Nguyên

Đăng củng cố lòng tin ở khách hàng cũng như vị thế trước các công ty giao nhận

khác.

 Qua cả 3 năm thì công ty đều đạt doanh thu vượt mức kế hoạch đề ra. Có thể nói

đây là sự cố gắng rất lớn của cả công ty trong giai đoạn khủng hoảng và hậu

khủng hoảng vừa qua. Xét trên góc độ tổng thể thì ta có thể thấy rất rõ sự tăng

trưởng nhanh và ổn định của công ty, đây cũng là một nhân tố thể hiện được triển

vọng phát triển của công ty trong tương lai.

3.2.2 Kết quả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khâp khẩu bằng đường biẻn tại

công ty TNHH Nguyên Đăng VIệt Nam

Bảng 2.3: Doanh thu của công ty theo phương thức kinh doanh từ 2018 – 2020

Phương thức Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 kinh doanh

Vận tải đường 7,674,717,191 8,223,029,199 12,384,033,943 biển

Vận tải đường 3,293,230,390 2,870,656,657 3,347,910,423 hàng không

Vận tải đường 854,930,201 798,423,014 1,548,389,384 bộ

Dịch vụ hải 908,049,392 1,023,580,959 2,843,984,988 quan

Hội chợ, sự

kiện triển lãm 723,037,849 654,490,247 249,520,345

quốc tế

Dịch vụ khác 524,923,949 507,512,170 867,310,192 (Kho bãi, …)

Nguồn: Phòng Kế Toán Nhân sự – Công ty TNHH Nguyên Đăng

Tổng doanh 13,978,888,972 14,077,692,246 21,241,149,275 thu

 Nhận xét kết quả kinh doanh thu được từ năm 2018 – 2020:

Vận tải đường biển: Với dịch vụ vận chuyển hàng xuất và hàng nhập từ Việt

Nam đi các khu vực và ngược lại, vận tải đường biển mang lại doanh thu lớn nhất trong

các lĩnh vực của công ty. Cụ thể năm 2018 đạt 7,674,717,191 VNĐ (54,9%), năm 2019

chiếm 8,223,029,199 VNĐ (58,4%) và năm 2020 chiếm 12,384,033,943 VNĐ ( 58.3%). 21

Ở mọi năm dịch vụ vận chuyển hàng đều đóng tỉ trọng lớn (> 50%) trong tổng doanh

thu. Đặc biệt năm 2020 có sự gia tăng đáng kể doanh thu từ lĩnh vực này. Có thể lý giải

dựa vào dịch bệnh COVID xảy ra năm 2020 đã làm ảnh hưởng tới dòng hàng hóa và các

ngành dịch vụ khác như ngành hàng không. Việc này đã làm cho lượng hàng hóa chuyển

qua vận chuyển bằng đường biển tăng lên. Ngoài ra giá cước đường biển cũng có nhiều

biến động giúp thu được nhiều lợi nhuận hơn

Vận tải đường không: Chiếm tỷ trọng tương đối sau vận chuyển bằng đường biển.

Doanh thu năm 2018 – 2020 có sự biến động cụ thể năm 2018 tổng doanh thu của lĩnh

vực này là 3,293,230,390 VNĐ (23,6%). Sang đến năm 2019 con số này giảm xuống

2,870,656,657 VNĐ (20,4%). Con số sụt giảm lại một lần nữa là do tác động của

COVID 19 khi các hãng bay bắt đầu bị đóng cửa nhằm đảm bảo an toàn phòng chống

dịch vì vậy hàng hóa không đi được đường hàng không. Sang đến năm 2020, sau khi

dịch bệnh được ổn định hơn doanh thu của vận tải hàng không lại tăng lên 3,347,910,423

VNĐ(24%) tuy nhiên sau khoảng thời gian này, dịch bệnh COVID quay lại và diễn biến

vẫn còn đang rất phức tạp gây ảnh hưởng không nhỏ đến dịch vụ vận chuyển hàng không

sau này

Vận tải đường bộ: Chiếm tỷ trọng không quá lớn trong cơ cấu doanh thu của công ty,

năm 2018, 2019 và 2020 lần lượt là 854,930,201 VNĐ; 798,423,014 VNĐ;

1,548,389,384 VNĐ Từ năm 2019 – 2020 tổng doanh thu của vận chuyển đường bộ tăng

lên hơn gấp đôi là do lượng hàng hóa nhận được từ các doanh nghiệp cần vận chuyển

đường biển thuê công ty làm thêm dịch vụ trucking nhằm tạo sự liền mạch của chuỗi

cung ứng

Dịch vụ hải quan, Hội chợ, Sự kiện triển lãm quốc tế: Các dịch vụ này đều mang đến

một nguồn doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp. Doanh thu trung bình mỗi từ 1 tỷ 6 đến

2 tỷ 2 VNĐ chiếm tỉ trọng khoảng 11%. Tuy nhiên năm 2020 – dịch vụ Hội chợ, triễn

quốc tế chỉ thu về vỏn vẹn 249,520,345 VND do không thể tổ chức các hoạt động ở các

quốc gia vì yếu tố dịch tễ

Các dịch vụ khác: Đây là nguồn thu nhập thấp nhất mà hầu hết dựa trên tài sản cố định

mà công ty có như kho, bãi, ... nhưng cũng dựa vào tình hình doanh thu này cũng tăng

đều hàng năm khi đều được duy trì, bảo dưỡng. Năm 2019 – 2020, doanh thu tăng tới

359,798,022 VNĐ

Bàng 3.2 : Tỷ trọng hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Nguyên Đăng

(Đơn vị tính : tỷ đồng)

Hàng nhập khẩu đường biển Tổng giá trị hàng Năm nhập Tỷ đồng Tỷ lệ

2018 6.43 5.75 89.42%

2019 6.63 5.86 88.39%

2020 9.68 8,29 88.51%

Tổng 22.74 19.9 87.75%

Thông qua bảng phân tích tỷ trọng hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty

Nguyên Đăng Việt Nam, ta có thể thấy tổng lượng hàng nhập khẩu của công ty tăng đều

qua mỗi năm, đặc biệt hàng hóa chủ yếu được nhập khẩu bằng đường biển chiếm tới

gần 90% lượng hàng công ty nhập khẩu

Năm 2018-2019 giá trị nhập khẩu bằng đường biển tăng từ 6.43 tỷ đồng lên 6.63

tỷ đồng, tăng 200 triệu đồng

Năm 2019-2020 giá trị nhập khẩu bằng đường biển tăng từ 6.54 đồng lên 9.68 tỷ

đồng, tăng 3.05 tỷ đồng

Giá trị hàng nhập bằng đường biển của công ty qua các năm đều tăng đã khẳng

định được uy tín, giá trị của Nguyên Đăng Việt Nam và dần có được lượng khách hàng

đều và ổn định trên thị trường

Ngoài ra qua bảng phân tích, ta cũng thấy được tầm quan trọng trong vận tải hàng

hóa bằng đường biển của công ty hiện nay. Bằng nghiệp vụ giao nhận hàng tốt và nhanh

chóng giúp các công ty có thể hoàn thành hợp đồng theo yêu cầu và xây dựng được uy

tín và giữ vững niềm tin của khách hàng. Do lượng lớn khách đều lựa chọn phương pháp

vận chuyển bằng đường biển nên hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đã trở thành

một yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh của công ty

Việc đạt được con số tăng trưởng khả quan đặc biệt trong giai đoạn 2019 – 2020,

một phần do những ưu điểm mà phương thức vận tải dường biển đem lại, thì còn do sự

lãnh đạo đột phá của ban lãnh đạo và sự nỗ lực hết mình của toàn bộ nhân viên trong

công ty giúp vượt qua được khó khăn mà bệnh dịch mang tới

3.3 Thực trạng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng dường biển tại

công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

3.3.1 Tìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin, nhu cầu từ khách hàng và tư

vấn dịch vụ phù hợp cho khách hàng

Đầu tiên và không thể thiếu chính là giai đoạn tìm kiếm khách hàng, thu thập thông

tin về nhu cầu của khách và từ đó tư vấn giúp khách chọn ra dịch vụ phù hợp nhất cho

khách hàng. Công việc này được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên sales của công ty,

những nhân viên thuộc bộ phận này sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ tìm hiểu thông tin về thị

trường, về khách hàng. Những thông tin này có được thông qua các nhà máy sản xuất,

các công ty thương mại, công ty xuất nhập khẩu, các liên hệ mà sales tạo lập được hoặc

thông qua các websites về thông tin doanh nghiệp như: trangvang.vn, hosocongty.vn,

hay các sàn giao dịch B2B như Alibaba, ... Và sau khi đã nắm bắt được thông tin của

các khác hàng tiềm năng, nhân viên sales của công ty sẽ bắt đầu thực hiện liên lạc với

khách hàng thông qua nhiều phương thức như : gọi, nhắn tin, gửi email hay gặp mặt trực

tiếp để có thể tìm hiểu nhu cầu của khách cụ thể hơn. Từ đó, dựa vào thông tin đã có

nhân viên sales sẽ gửi cho bộ phận overseas để check giá cước của các bên agent ở đầu

bên kia từ đó có giá cước để sales báo giá cho khách cùng với giá của các dịch vụ khác

như thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa, ... Đối với các khoản phí như phí kiểm dịch,

kiểm hóa, ... là do công ty sẽ ứng trước rồi sau đó lấy hóa đơn để thanh toán với khách

hàng. Đối với khách hàng mới, trên thực tế để tạo dựng niềm tin của nhau cho các lần

hợp tác lâu dài tiếp theo, công ty thường tiến hành làm trước một lô hàng để đối tác có

thể đánh giá được năng lực làm việc của công ty. Và nếu đáp ứng được nhu cầu của

khách, công ty sẽ ký kết những hợp đồng dài hạn như theo quý, theo năm, ... với số

lượng hàng lớn và ổn định

3.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập

Để tránh được những rủi ro về bộ chứng từ như bị sai sót, thiếu, ... có thể bị hải

quan từ chối thông quan, nhân viên giao nhận phải đảm bảo nắm bắt được những chứng

từ cần thiết. Ngay khi nhận được thông báo của khách hàng, nhân viên giao nhận cần

phải liên lạc với khách để lấy bộ chứng từ gốc cần thiết để làm thủ tục hải quan nhập

khẩu. Sau khi nhận đủ bộ chứng từ, nhân viên cần kiểm tra đầy đủ về: Commercial

Invoice, Packing list, Bill of Lading, Hợp đồng, .... tiếp theo kiểm tra chéo thông tin

giữa các chứng từ đảm bảo sự trùng khớp, tính hợp lệ và chính xác của chứng từ. Nếu

bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ báo với nhân viên kinh

doanh để đề nghị khách hàng bổ sung và sửa chữa kịp thời. Việc đảm bảo tính chính xác

và đầy đủ của chứng từ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh xảy ra phiền phức

cho khách hàng nhiều lần.

Trên thực tế, đối với những khách hàng là khách hàng thân thuộc của công ty và

người khai báo cũng có kinh nghiệm với mặt hàng khách nhập khẩu thì có thể nhờ khách

hàng gửi trước thông tin của lô hàng như: commercial invoice, hợp đồng, packing list,

Bill of lading qua email để Nguyên Đăng có thể lên tờ khai hải quan điện tử trước và

truyển hải quan để nhận kết quả phân luồng, sau đó in tờ khai cho khách đóng dấu và kí

xác nhận. Việc này giúp làm giảm thời gian cho việc đăng ký tờ khai.Những chứng từ

bản gốc và những chứng từ liên quan khác nhân viên giao nhận sẽ lấy cùng với tờ khai

đã được doanh nghiệp đóng dấu để thuận tiện cho cả nhân viên giao nhận và khách hàng.

Ngoài ra việc nghiên cứu kĩ mặt hàng nhập khẩu là việc rất cần thiết đối công tác

nhận hàng nhập khẩu. Người giao nhận cần tìm hiểu kĩ thông tin tên hàng, công dụng,

tính chất, chất liệu, loại hàng nhằm xác định được đúng mã áp thuế ( mã HS) chính xác.

Đối với khách hàng đã từng nhập khẩu có sẵn mã HS, cũng cần kiểm tra lại mã HS xem

còn phù hợp không. Việc nghiên cứu hàng hóa này giúp nhân viên giao nhận có thể nhận

đúng hàng, tránh trường hợp hàng nhận về không trùng hợp hoặc không khớp với số

lượng trên hợp đồng. Trong trường hợp nhân viên giao nhận không kiểm tra cẩn thận

thì khi gặp sai sót sẽ phải chịu trách nhiệm và những chi phí về thiệt hại công ty sẽ phải

chịu hoàn toàn nếu khách hàng không đồng ý chi.

3.3.3 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan

Sau khi đã có đủ thông tin về lô hàng từ khách hàng qua các chứng từ được khách

hàng cung cấp như commercial contract, invoice, packing list, B/L… , nhân viên bộ

phận nhập khẩu bắt đầu lên tờ khai hải quan điện tử. Nhân viên chứng từ sẽ nghiên cứu

bộ chứng từ được cung cấp để có thể nắm rõ thông tin hàng đúng với thực tế và áp dụng

các quy định trong việc áp biểu thuế xuất nhập khẩu do Bộ tài chính quy ban hành. Vì

vậy người lên tờ khai cần kiểm tra thật kĩ những thông tin về tên hàng và các thông tin

không thể sửa trên tờ khai như tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện, số bill, số

container, ngày tàu đi và đến, ... Nếu áp mã HS sai, người lên tờ khai sẽ phải chịu toàn

bộ trách nhiệm. Do đó cần nắm chắc các quy tắc trong việc lên tờ khai để tránh sai sót.

Khi lên tờ khai đòi hỏi người nhân viên cần chú ý đến địa điểm dỡ hàng để làm thủ tục

hải quan ở cảng đó. Sau đó gửi tờ khai thử in thử cho khách hàng kiểm tra và xác nhận.

Bổ sung, chỉnh sửa tờ khai theo yêu cầu của khách hàng, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý.

Trong trường hợp khách hàng đưa ra yêu cầu không hợp lý như việc sửa mã HS để

hưởng ưu đãi thuế, người làm tờ khai và nhân viên kinh doanh cần giải thích rõ các

phương án và vấn đề xảy ra giúp khách đưa ra quyết định chính xác hơn

3.3.4 Nhận lệnh giao hàng ( Delivery Order – D/O)

Sau khi nhận được Bill of Lading và thông báo hàng đến của hãng tàu ( Arrival

Notice) do khách hàng gửi đến thì nhân viên giao nhận của Nguyên Đăng Việt Nam sẽ

tiến hành mang vân đơn, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của công ty khách hàng

tới văn phòng của hãng tàu để lấy lệnh. Hãng tàu sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

và nếu phù hợp và đúng thông tin thì sẽ giao D/O cho nhân viên . Lúc này nhân viên sẽ

phải ứng tiền làm hàng bao gồm phí chứng từ, phí đại lý, phí vệ sinh container, ... Thông

thường, nhân viên sẽ liên hệ trước với hãng tàu để thống nhất về các chi phí và điều kiện

lấy lệnh. Nhân viên giao nhận sẽ làm thủ tục cược container, làm giấy mượn container

và đóng tiền cược container, đăng kí đưa container về đâu và cam kết trả container đúng

hạn, đúng nơi quy định khi sử dụng xong. Sau khi lấy được lệnh trên hãng tàu, bạn cần

kiểm tra lại số cont, số chì, hạn lệnh, Kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ

trên hóa đơn. (Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi kí lên hóa đơn). Song song

với việc lấy lệnh thì nhân viên giao hàng phải tiến hàng liên hệ với cảng để liểm tra xem

hàng hóa đã đến cảng hay chưa

3.3.5 Chuẩn bị phương tiên vận tải để nhận hàng ( nếu cần)

Mặc dù công ty không có đầy đủ phương tiện vận tải để chuyên chở hàng hóa

nhưng khi thỏa thuận dịch vụ với đối tác, Nguyên Đăng sẽ nhận thêm trách nhiệm luôn

cả khoản thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa và yêu cầu khách thanh toán

theo hóa đơn khi có. Nhân viên giao nhận sẽ xem xét loại hàng, khối lượng, tính chất

của hàng hóa cần vận chuyển từ đó đưa ra phương án thuê phương tiện vận tải để đảm

bảo quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng được nhanh chóng, thuận tiện và

an toàn. Địa điểm giao hàng có thể là kho của khách hàng hoặc địa điểm khách hàng chỉ

định. Bên cạnh đó, nhân viên giao hàng cần bố trí thời gian và sắp xếp phương tiện hợp

lí để tránh trường hợp đã lấy hàng ra khỏi cảng mà chưa có phương tiện vận tải. Bên

cạnh đó, nhân viên giao nhận phải liên hệ trước với khách hàng để xác định lại thời gian

và địa điểm giao hàng trước khi khởi hành để tránh cho khách hàng phải chờ đợi

3.3.6 Làm thủ tục thông quan

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình nhận hàng của công ty giao nhận.

Các vấn đề và trục trặc thường xảy ra trong bước này. Do đó cần sự phối hợp tốt giữa

các bộ phận với nhau. Dưới đây là sơ đồ quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu được

công ty Nguyên Đăng áp dụng:

Lên tờ khai hải quan Kiểm tra lại tờ khai Phúc tập hồ sơ Kiểm tra thực tế hàng hóa

Đóng lệ phí, đóng dấu thông quan và nhận lại tờ khai

Sơ đồ quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Bước 1: Lên tờ khai hải quan

Sau khi kê khai đầy đủ các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA, nhân viên

chứng từ sẽ gửi thông tin lên hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, xuất ra

các chỉ tiêu quan trọng đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào.

Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ đã được chuẩn bị đến chi cục hải

quan nộp cho nhân viên tiếp nhận tại ô số đã được cấp trên tờ khai hải quan điện tử. Cán

bộ hải quan sẽ tién hành kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ, kiểm tra mã số thuế của doanh

nghiệp để kiểm tra nợ thuế và cũng như ân huệ thuế của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp

còn nợ thuế, Hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp thanh toán hết khoản thuế còn nợ mới

cho giải tỏa hàng hóa. Sau khi hoàn tất, hải quan sẽ nhập thông tin vào máy, và thông

tin sẽ được xử lý và đưa ra kết quả phân luồng cho lô hàng

Bước 2: Kiểm tra lại tờ khai

Sau khi làm thủ tục đăng ký tờ khai, nhân viên giao nhân sẽ chuyển bộ hồ sơ cho

hải quan tính thuế. Hải quan tính thuế sẽ kiểm tra xem thuế đã được tình đúng hay chưa

và ghi kết quả lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra thuế. Nếu kết quả tính thuế khớp ( hoặc sai

số nhỏ 100 đồng) thì sẽ tiếp tục thông quan cho doanh nghiệp. Nếu chưa khớp kiểm tra

ngay lại tờ khai về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết. Nếu tờ

khai của doanh nghiệp được phân luồng xanh thì hải quan tính thuế sẽ in số tiền phải

thu để cho doanh nghiệp đóng thuế và kết thúc thủ tục . Nếu hồ sơ bị phân luồng vàng,

đỏ thì hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra hàng hóa nếu được yêu cầu

Bước 3: Kiểm tra chi tiết hàng hóa

Sau khi được kiểm tra tính thuế xong, hải quan tính thuế sẽ chuyển hồ sơ sang

cho cán bộ hải quan kiểm hóa:

 Kiểm hóa có 2 hình thức:

- Kiểm bằng máy soi: chỉ thực hiện với hàng nguyên container và việc soi lô hàng

này được thực hiện tại bãi kiểm hóa bằng các thiết bị của hải quan. Xe container hàng

sẽ chạy qua máy soi, mà không cần cắt chì niêm phong. Nếu thấy nghi ngờ, họ có thể

yêu cầu tiếp tục chuyển sang kiểm thủ công: mở container để kiểm tra trực tiếp.

- Kiểm hóa thủ công: Quá trình này sẽ được thực hiện trực tiếp bởi cán bộ hải quan.

Nhân viên giao nhận của Nguyên Đăng sẽ lấy phiếu đăng ký kiểm hóa điền đầy đủ thông

tin về số tờ khai, tên công ty, số điện thoại và địa điểm kiểm hóa, ký tên xác nhận để 28

đăng ký kiểm hóa cho lô hàng , bộ hồ sơ cũng sẽ được chuyển đến cán bộ hải quan chịu

trách nhiệm kiểm hóa để phân tỷ lệ kiểm tra hàng hóa. Tùy theo loại hàng, mức độ rủi

ro về giá, mà hải quan có thể yêu cầu kiểm lượng hàng nhiều hay ít. Và sau đó đưa cho

lãnh đạo chi cục hải quan để duyệt tỷ lệ kiểm tra. Cán bộ kiểm hóa sau khi kiểm tra hàng

thực tế sẽ ghi kết quả kiểm hóa lên Phiếu ghi kết quả kiểm hóa với nội dung” lô hàng

đúng như doanh nghiệp khai báo” và ký tên. Sau đó cán bộ kiểm hóa sẽ chuyển bộ tờ

khai đi tính thuế. Nếu không có vấn đề gì thì hồ sơ sẽ được ký thông quan và trả lại cho

nhân viên giao nhận của công ty tại nơi trả hồ sơ

Bước 4: Đóng lệ phí hải quan, nhận lại tờ khai đã đóng dấu xác nhận thông quan

Tem hải quan thường được công ty mua trước và phát cho nhân viên giao nhận để

dán vào tờ khai hải quan. Tem này sẽ được bán tại khu vực trả tờ khai ở cảng. Sau khi

hàng tiến hành kiểm hóa xong và xác nhận thông quan, nhân viên giao nhận sẽ ra bảng

điện tử chờ có số tờ khai của mình sau đó vào khu vực trả tờ khai ghi tên công ty và số

tờ khai, sau đó đợi gọi và nhận lại tờ khai đã đóng dấu chấp nhận thông quan.

Bước 5: Phúc tập hồ sơ

Tại đây nhân viên sẽ kiểm tra lại một lần nữa để tránh sai sót và sữa chữa kịp thời.

3.3.7 Nhận hàng hóa

Sau khi hoàn thành việc làm thủ tục hải quan tại chi cục, nhân viên Nguyên Đăng

sẽ cầm bộ tờ khai xuống cảng để đổi lệnh sau đó đóng phí nâng hạ và nhận phiếu giao

nhận container. Nhân viên giao nhận cần kiểm tra số container, số seal thật kỹ trước khi

vào thanh lý cổng sau đó nhận hàng hóa

3.3.8 Giao chứng từ nhận hàng cho người vận tải nội địa

Nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu EIR màu vàng đã đóng dấu, 3 bản chính phiếu

vận chuyển kiêm biên bản giao hàng cho công ty phát hành cho người vận tải và giấy

hạ container rỗng. Trên phiếu vận chuyển sẽ có đầy đủ thông tin về địa chỉ khách hàng,

người nhận, người giao, người vận chuyển, tên hàng, số lượng…

3.3.9 Bàn giao hồ sơ, hóa đơn và thanh toán hóa đơn cho khách hàng

Sau khi hoàn tất công việc ở cảng, nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra và ghi

chép, sắp xếp các hóa đơn đóng lệ phí hải quan, các hóa đơn liên quan đến giám định

định, các chi phí lấy D/O và tờ khai hải quan đã thông quan mang về văn phòng. Sau đó

kế toán sẽ dựa vào các hóa đơn chi phí liên quan đến lô hàng để lập hóa đơn và lập thêm

2 bảng kê bàn giao hồ sơ, chứng từ. Sau khi thanh toán hết mọi hóa đơn, Nguyên Đăng

sẽ trả chứng từ gốc về cho khách. Khách hàng sẽ kiểm tra nếu thấy đầy đủ các chứng từ

thì sẽ ký tên xác nhận lên biên bản bàn giao chứng từ. Sau khi khách hàng ký nhận thì

nhân viên giao nhận sẽ mang biên bản bàn giao chứng từ về công ty và lưu vào hồ sơ để

chuyển bảng kê thanh toán cho kế toán

3.3.10 Lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất quá trình giao nhận, nhân viên Nguyên Đăng sẽ photo các chứng

từ cần thiết và lưu lại cùng với bảng kê có ký tên xác nhận của khách hàng để tiện cho

việc theo dõi sổ sách cũng như yêu cầu khách hàng thanh toán lại, tránh những rắc rối

chứng từ phát sinh

3.4 Đánh giá chung về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

3.4.1 Những thành công

Nhờ sự cố gắng và nỗ lực của toàn thể các nhân viên , cán bộ ở các chi nhánh,

Nguyên Đăng đã xây dựng được lên thương hiệu của mình trong lĩnh vực giao nhận vận

chuyển , đại lý hải quan và nhận được những kết quả tích cực

Hoạt động kinh doanh của các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển

của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam mặc dù diễn ra trong bối cảnh thị trường

thế giới có nhiều biến động về cung, cầu, giá cả, chính sách xuất nhập khẩu… do dịch

bệnh COVID 19 gây ra nhưng vẫn đạt mức tăng trưởng rất tốt và còn đột phá. Với sự

thích nghi tốt, quyết đoán và biết nắm bắt thời cơ, ban giám đốc của công ty cùng với

sự nỗ lực quyết tâm của thành viên công ty đã vượt qua mọi thử thách, tận dụng lợi thế

từ chính công ty và thị trường nên kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu

bằng đường biển luôn có những bước tiến vượt bậc, công tác quản trị nhận hàng nhập

khẩu bằng đường biển phát triển và ngày càng bền vững, góp phần xây dựng uy tín của

Công ty trên thương trường.

Có thể nhận thấy, nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển

của Nguyên Đăng nhìn chung có những chuyển biến tích cực nhờ uy tín thương hiệu.

Bộ phận Kinh doanh của Công ty đã tích cực làm việc tìm kiếm khách hàng, nâng cao

chất lượng dịch vụ đem lại kết quả tốt, không chỉ chi nhánh ở Hồ Chí Minh, mà trụ sở

ở Hà Nội…cũng đạt được những thành công to lớn. Nhờ đó thị trường giao nhận ngày

càng mở rộng trên phạm vi cả nước và quốc tế.

Qua quá trình làm việc lâu dài của mình, hiện giờ Nguyên Đăng cũng có mối quan

hệ rất tốt với các hãng tàu nên thường xuyên nhận được ưu đãi và sự ưu tiên. Ngoài ra

đối với thị trường nước ngoài, Nguyên Đăng ngay từ đầu cũng chú trọng nên cũng có

nhiều đối tác thân thiết uy tín tại nhiều quốc gia khác nhau giúp hàng hóa của công ty

được giao nhận an toàn và thông suốt tối ưu hóa thời gian. Các mối quan hệ cũng là một

nguồn lực mà công ty đã cố gắng đạt được trong thời gian làm việc góp phần tạo lên

thành công cho công ty trong quá trình quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu

bằng đường biển.

3.4.2 Những khó khăn

Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, dù các nhà

quản trị, các nhân viên của Nguyên Đăng đã luôn nỗ lực để hoàn thành tốt nhất những

công việc có liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng, song vẫn không thể tránh khỏi những

tồn tại, vướng mắc phát sinh khi thực hiện chúng.

- Thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định

Đây không chỉ là vấn để tồn tại ở Nguyên Đăng mà ở hầu hết các công ty giao

nhận. Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì đây lại là tồn tại rất

lớn.

- Trong quá trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ

Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu

khác nhau trong đó có các khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa như khâu nhận

hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng…Chúng cũng ít nhiều liên quan,

ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ…làm giảm chất

lượng nhận hàng của công ty.

- Hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ nhân viên chưa cao

Tại Nguyên Đăng, nhân viên thực tế còn non yếu, thiếu các kĩ năng và sự hiểu biết

cần thiết. Thực tế hoạt động ở Nguyên Đăng cho thấy rằng những sai sót thiệt hại gay

ra cho Công ty hầu hết là do nhận viên thiếu kinh nghiệm và hạn chế về trình độ chuyên

môn. Và bên cạnh đó, hiệu quả làm việc cũng chưa phản ánh đúng thực lực của Công ty

- Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên được nâng cao, đổi mới

Do hỏng hóc, trục trặc thường xuyên trong trang thiết bị, máy móc văn phòng,

cơ sở vật chất kỹ thuật dẫn đến việc thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập

khẩu gặp nhiều khó khăn, chưa được hiện đại hóa.

- Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ

Đây không chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn được coi là

một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao

nhận quá lớn trong khi thiếu thiết bị, kho bãi,… không thể phục vụ hết nhu cầu của

khách hàng; song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, sản lượng giao nhận

cũng giảm. Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm từ tháng 6

đến giữa tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương lịch).

Những tháng còn lại việc kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn nên lượng hàng hóa giao

nhận cũng ít đi.

Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của Công ty không ổn định, kết quả kinh

doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của nhân

viên gây ra nhận thức không đúng đắn về nghề nghiệp.

Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngoài sự trù liệu của doanh nghiệp nên để

khắc phục không đơn giản, nó cần sự vận động của bản thân doanh nghiệp, hơn thế là

sự tin tưởng, ủng hộ của khách hàng.

3.4.3 Những nguyên nhân

 Nguyên nhân chủ quan :

Do trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế. Mặc dù nhân lực của công ty đều tốt

nghiệp trình độ cao đẳng, đại học trở lên tuy nhiên trải nghiệm thực tế lại chưa có nhiều,

còn chưa trau dồi được nhiều tay nghề và chuyên môn.

Thêm nữa, do thời gian sử dụng dài nhưng nguồn vốn còn hạn chế nên việc bảo trì,

nâng cấp cho thiết bị, máy móc còn chưa được thực hiện đều đặn dẫn đến việc thực hiện

quy trình còn gặp nhiều khó khăn, bị động, lệ thuộc vào các bên công ty thuê ngoài,

đồng thời nguồn lợi to lớn từ loại hình dịch vụ tổng hợp này vẫn tiếp tục chảy vào túi

các doanh nghiệp khác

Ngoài ra còn có các nguyên nhân chủ quan khác phát sinh trong các khâu của quy

trình nhận hàng nhập khẩu đường biển như sau:

 Vấn đề với việc chuẩn bị chứng từ

Vấn đề này có thể xuất phát sự chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách

của Công ty. Khi chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo Hải quan, nhân viên Nguyên Đăng

lại kiểm tra không kỹ, làm thiếu chứng từ hoặc khai báo sai sót các thông số ở các loại

chứng từ khác nhau. Đây là lỗi rất dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ bao gồm rất nhiều

loại giấy tờ kèm theo rất nhiều khoản mục trên đó. Các thông số khai báo không khớp

nhau dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất rất nhiều thời gian khi làm thủ tục

hải quan do bị Hải quan trả lại hoặc phải mất thời gian sửa chữa hoàn thiện lại bộ chứng

từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của quá trình

nhận hàng nhập khẩu.

Đôi khi, bộ chứng từ bị thiếu lại do bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song do

nhân viên của Công ty đã không theo sát thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ

sung, cũng có thể do trình đọ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chưa vững để xử

lý kịp thời những thiếu sót này

 Phát sinh trong khâu nhận hàng nhập khẩu:

Nếu nhận viên của Nguyên Đăng không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát quá trình

nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót như nhận hàng không đúng, không đủ,

thiếu về trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói không đúng phẩm chất, quy cách, nhận

nhầm hàng… Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng

hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết hoặc phát sinh

chi phí không cần thiết.

 Phát sinh trong khâu vận chuyển hàng hóa:

Việc vận chuyển hàng hóa dù ở bất kì phương thức nào thì trở ngại do vấn đề thời

tiết, thiên tài như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt, ... đều không thể dự báo, phòng tránh

được, kích thước các con tàu chở hàng từ nước quá lớn, không thể vào cảng bên trong.

Khí đó, hãng tàu mặc dù cũng kết hợp với cảng để giải quyết hợp lý bảo đảm an toàn

cho hàng hóa nhưng thời gian hàng phải chờ đợi cũng khiến cho quy trình bị gián đoạn,

chậm trễ

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhiều khi gặp những trở ngại ngoài dự định,

chẳng hạn như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt…, kích cỡ các con tàu chở hàng từ nước

ngoài quá lớn, không đi sâu vào cảng được. Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có

cách giải quyết hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi này rất hay xảy ra khiến hàng nhập

chậm lại.

Việc nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cũng như các công việc giao nhận

khách không chỉ được thực hiện bởi một các nhân mà là nằm trong một phần của chuỗi

cung ứng gồm nhiều thành phần như khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, ...

Chúng ít nhiều cũng trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình và nhiều khi làm hàng hóa giao

nhận gặp sự cố về hỏng hóc, sức mẻ, ... làm giảm chất lượng nhận hàng của công ty

Ngoài ra do sự phối hợp của các bộ phận tham gia ( nhân viên làm chứng từ, nhân

viên giao nhận, khách hàng, bộ phận thuê tàu, ...) còn chưa có sự nhịp nhàng ăn ý nên

tiến độ của lô hàng nhập khẩu thường xuyên bị gián đoạn

 Nguyên nhân khách quan :

- Trong làm thủ tục hải quan, cán bộ Hải quan gây khó dễ trong quá trình làm thủ

tục khai hải quan, thuế nộp cho cán bộ hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước.

- Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn hoặc tàu đến trễ.

- Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định.

- Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất

nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hóa chính là đối tượng của hoạt động giao nhận.

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN

TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM

4.1 Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu

bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, với đà tăng trưởng mạnh mẽ của năm

2020 Nguyên Đăng đã đề ra mục tiêu giữ vững mức độ tăng trưởng ở mức 10% - 20%

trên mặt năm trong những năm tiếp theo. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất

nhập khẩu bằng đường biển cố gắng chiểm tỉ trọng 60% -70% so với các hoạt động còn

lại. Để đạt được mục tiêu, Công ty đã gặp phải không ít khó khăn và cần phải nỗ lực duy

trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các

doanh nghiệp xuất nhập khẩu vừa và nhỏ ở trong nước. Cùng với đó, Công ty cũng đã

xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:

- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn vào việc đầu tư cơ sở hạ tầng, khai thác và tận dụng

tối đa chức năng của kho bãi, phương tiện thiết bị vận chuyển bốc dỡ phục vụ

công tác giao nhận

- Xây dựng cơ chế điều hành kinh doanh, quy chế về hoa hồng, doanh thu phù hợp

tạo động lực thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý, tiết kiệm chi phí

hoạt động, đảm bảo dịch vụ và khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

trên thị trường nhằm thu hút được khách hàng mới và giữ chân được khách hàng

quen thuộc

- Tích cực mở rộng thị trường, đẩy mạnh hoạt động Marketing thông qua website

của Nguyên Đăng nhằm giới thiệu được đến khách hàng hoạt động, khả năng

giao nhận của công ty . Tập trung phát triển các thị trường trọng điểm như Châu

Mỹ, Châu Á, mở rộng ngành nghề đảm nhận

- Thường xuyên tham gia huấn luyện, đào tạo thêm kỹ năng nghiệp vụ cho nhân

viên, tổ chức các buổi hội thảo để truyền đạt kinh nghiệm, bổ sung kiến thức và

nâng cao trách nhiệm đối với công ty

- Khuyến khích sự gắn kết giữa các phòng ban, chi nhánh, tạo sự gắn bó, phối hợp

trôi chảy trong hoạt động của công ty nhằm đạt được lợi ích chung và lợi ích của

từng đơn vị

- Nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển các phương tiện vận chuyển của hoạt

động giao nhận nhằm đáp ứng thêm nhu cầu cho khách hàng và khai thác thêm

các thế mạnh có sẵn về cơ sở vật chât, đội ngũ nhân viên được đào tạo

Ngoài những định hướng chung của Công ty trong thời gian tới, Công ty còn đưa

ra phương hướng nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản trị quy trình giao nhận

hàng nhập khẩu bằng đường biển. Đó là hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển của Công ty, đồng thời đơn giản hóa và hiện đại hóa việc thực hiện quy trình

đó.

4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng

đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

4.2.1 Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã HS cho hàng hóa

Sau quá trình hoạt động tại công ty, nhận thấy các nhân viên thường rất ngại khi

phải tra mã HS cho hàng hóa mà khách hàng nhập khẩu. Đây là một khó khăn mà công

ty đang phải đối mặt làm giảm hiệu quả trong công tác tư vấn cho khách hàng và làm

việc với hải quan. Vấn đề về mã HS thường gây ra tranh luận giữa Hải quan và nhân

viên giao nhận, vì khách hàng thường không khai báo đúng tên hàng, mô tả chi tiết hàng

hóa gây khó khăn trong việc áp đúng mã HS. Vấn đề này làm thủ tục kéo dài thời gian

và tốn thêm chi phí. Vì vậy giải pháp đưa ra là tối ưu hóa thời gian và tăng độ chính xác

trong khâu áp mã HS

Để có thể khắc phục được vấn đề về áp mã HS, trước tiên trước khi tiến hành làm

thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết nhƣ catalogue,

tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng,... của hàng

hóa nhằm tạo thuận lợi cho áp mã HS hàng hóa phù hợp. Nếu hàng hóa là máy móc,

thiết bị phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nên yêu cầu nhân viên kỹ thuật phía

khách hàng hỗ trợ công tác trực tiếp tham gia. Công việc này đòi hỏi một kiến thức tổng

quát về các loại hàng cũng như nắm vững cơ cấu của biểu thuế nhập khẩu. Thực tế việc

áp mã hàng hóa không phải công việc đơn giản đòi hỏi sự hỗ trợ từ phía khách hàng về

các thông tin về đặc điểm, tính chất, công dụng, ... kết hợp với sự linh hoạt trong việc

vận dung kiến thức và kinh nghiệm đề đưa ra mã HS chính xác. Ngoài ra với nhân viên

cần phải cập nhật thường xuyên các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan

4.2.2 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ

Điều đầu tiên cần kiểm tra trong việc chuẩn bị chứng từ là bộ chứng từ cần đầy

đủ giấy tờ cần thiết cho lô hàng. Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết sẽ không thể

nhận hàng đúng hạn cho khách hàng. Sau đó cần đảm bảo tính chính xác và khớp nhau

giữa chứng từ để tránh mất thời gian và chi phí sửa chữa. Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị

chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thông suốt, dễ dàng hơn. Có thể áp dụng

các biện pháp cụ thể như sau:

- Phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ

chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong

khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào còn chưa rõ thì phải có sự

trao đổi lại với khách hàng và các bêb liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu

sót hoặc không phù hợp.

- Cần phân công người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp

vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung,

điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.

4.2.3 Hoàn thiện công tác kiểm hàng và nhận hàng

Nhân viên đầu tiên cần phải nắm bắt được hàng hóa mình nhận, đảm bảo nhận

chính xác lô hàng sau đó cần kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, với các chứng

từ đã được giao và các điều khoản đã thỏa thuận không. Cần thực hiện tốt khâu kiểm

hàng để tránh rắc rối cho công ty vì đã có căn cứ xác nhận khi có vấn đề xảy ra về chất

lượng hay số lượng hàng hóa

- Nhân viên giao nhận cần lưu ý địa điểm kiểm hóa và nội dung đầu tiên kiểm hóa.

Bởi chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hay địa điểm cũng khiến cho công tác kiểm

tra bị chậm lại kéo theo tiến độ nhận lô hàng cũng chậm lại

- Công ty cũng phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến

kiểm tra hàng sao cho có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng.

Cấn cử thêm cán bộ chuyên trách trong Công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra

để tránh những đổ vỡ, hư hỏng không đáng có ngay thời điểm nhận và kiểm hàng.

Vì vậy cần lựa chọn cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu biết về mặt hàng và

cẩn thận

- Nhân viên cần đối chiếu tên hàng hóa với packing list cẩn thẩn vì danh sách hàng

hóa có thể dài và nhiều loại khác nhau rất dễ gây nhầm lẫn

- Khi kiểm tra bao bì cũng cần chú ý kiểm tra cẩn thận bao gồm cả mã kí hiệu nằm

trên bao bì ( nếu có). Nhân viên giao nhân Nguyên Đăng cần đảm bảo tính nguyên

vẹn của bao bì, nếu có hiện tượng rách hay ký mã hiệu thiếu thì cần phải bỏ hàng

ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thấy cần thiết

4.2.4 Đầu tư hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận

hàng nhập khẩu

`Việc làm việc trong thời gian dịch bệnh truyền nhiễm nguy hiểm, hầu hết các cơ

quan, doanh nghiệp đều chuyển sang phương thức hoạt động trực tuyến. Tuy nhiên,

Nguyên Đăng mặc dù đều đã được trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện

thoại… nhưng hầu hết các náy này cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ

đến hoạt động liên lạc, kinh doanh trong Công ty. Vì vậy, để đáp ứng được nhu cầu cho

khách hàng, việc nâng cấp đổi mới trang thiết bị cho nhân viên sẽ giúp hiệu quả công việc

được tăng lên, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, chi nhánh và thuận tiện cho

công tác giao dịch với khách

Ngoài ra nếu muốn mở rộng thêm hoạt động vận tải, công ty có thể đầu tư mua

sắm thêm trang thiết bị vận tải và bảo trì để các phương tiện như xe tải, đầu kéo, máy

nâng hoạt động hiệu quả và đảm bảo an toàn kỹ thuật

4.2.5 Giải pháp đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên

Việc đầu tư cho nhân viên cũng giống như đặt nền móng cho công ty để có thể

đạt được các mục tiêu to sau đó do con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ

chức muốn mạnh phải có những cá nhân mạnh. Vì vậy Công ty cần có biện pháp nâng

cao trình độ tay nghề nhân viên như sau:

- Về trình độ nghiệp vụ, khuyến khích nhân viên tự trau dồi, học hỏi thêm về

nghiệp vụ. Để hỗ trợ nhân viên, công ty có thể tổ chức các khoá học về nghiệp 38

vụ giao nhận vận tải, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp, marketing, luật

pháp cho các nhân viên kinh doanh. Ngoài ra có thể tố chức các cuộc thi để tăng

tính thi đua học tập cho các nhân viên trong công ty

- Ngay từ khâu tuyển dụng của Công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân

viên có tài thật sự, nhiệt tình trong công việc. Như vậy mới đảm bảo đƣợc nhân

viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khóa đào tạo sau này

- Công ty cần có quy tắc riêng trong công ty nhằm tăng tinh thần trách nhiệm cho

các cá nhân khi làm việc. Đưa ra những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương

xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng và

khuyến khích những nhân viên hoàn thành tốt, ít để xảy ra sai sót, giáo dục, tập

huấn cho nhân viên cách xử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị

giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh.

4.3 Một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan chức năng để hoàn thiện quy

trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt

Nam

4.3.1 Sửa đổi hệ thống quy phạm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận

Thực tế cho thấy hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nƣớc ta chƣa đầy đủ,

thiếu đồng bộ và đôi khi còn nặng tính áp đặt, chƣa đứng về lập trƣờng của ngƣời làm

kinh doanh vì vậy gây không ít ách tắc và bức xúc cho các doanh nghiệp khi đƣa vào

áp dụng.

4.3.2 Về thủ tục Hải quan

Cần có sự cải tiến nhằm tạo sự thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc xuất

nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo tiến độ và quy trình cho các doanh nghiệp. Có sự thống

nhất cao giữa Hải quan và các ban ngành liên quan. Luật Hải quan cần có các quy định

nhằm cải cách thủ tục Hải Quan theo hướng đơn giản hóa, minh bạch hóa. Tích cực giải

quyết khiếu nại phát sinh và giải đáp thắc mắc cho nhân dân. Trong hoạt động Logistics

cần phải đảm bảo các khâu được thông suốt trong quá trình vận chuyển hàng hóa, yếu

tố đúng thời điểm rất quan trọng trong hoạt động giao nhận. Chính vì vậy cải tiến thủ

tục hải quan sao cho giảm thời gian ngắn nhất và chuẩn hóa trong khai báo hải quan là

một trong những yếu tố quan trọng

4.3.3 Cần có những quy chế, chính sách để giành quyền vận chuyển cho công ty

Việt Nam

Chính phủ còn có ít các cơ chế hỗ trợ các công ty vận tải giao nhận Việt Nam

giành được quyền vận tải đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, còn phải thuê phương tiện

vận tải và dịch vụ do các nhà đầu tư trong nước cung cấp

4.3.4 Cải cách thủ tục hành chính, tạo môi trường pháp lý thông thoáng

Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống luật về đầu tư nước ngoài, ban hành các văn

bản luật theo hướng mở cửa, hội nhập , phù hợp với thông lệ quốc tế, đặc biệt là luật

đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, cải cách thủ tục hành chính cho đơn giản, gọn nhẹ nhằm

thu hút FDI đặt biệt ở ngành vận tải giao nhận. Công tác quản lý nhà nước đối với trong

đầu tư và sau đầu tư cần tạo ưu đãi nhưng cũng phải chặt chẽ để bảo vệ lợi ích cho các

doanh nghiệp trong nước tránh các công ty nước ngoài lợi dụng ưu đãi để hạ mức giá,

cạnh tranh không lành mạnh, gây thiệt hại và thất thu ngân sách cho Nhà nước.

4.3.5 Đầu tư nâng cao cơ sở hạ tầng cho hệ thống cảng biển

Nhà Nước cần có chính sách và kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư, hoàn thiện cơ

sở vật chất các cảng biển về cơ sở hạ tầng cho vận tải cả về đường bộ lẫn đường biển.

Nếu đầu tư hợp lý và khai thác tốt, các biển nước ta có thể có trở thành điểm trung

chuyển quan trọng trong khu vực và thế giới nhờ vị trí địa lý thuận lợi. Tuy nhiên, do

chưa được chú trọng đầu từ nên hiệu quả đem lại từ các cảng biển còn chưa cao mà còn

nảy sinh nhiều rắc rối như: giá cước vận chuyển hàng hóa bị tăng cao do số lượng cảng

có thể đón tàu lớn ở Việt Nam còn hạn chế, hàng từ Việt Nam đi các nước hay từ các

nước về Việt Nam phải chuyển tải qua nước khác hay năng suất làm việc của các cảng

còn kém, trang thiết bị, kho bãi lạc hậu

KẾT LUẬN

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ở nước ta đang ngày càng phát triển

mạnh mẽ cả về chất lượng, số lượng cũng như khả năng cạnh tranh kinh doanh của các

doanh nghiệp trên thị trường. Việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

trong tình hình cạnh tranh như hiện nay là điều rất cần thiết đối với các công ty trong

ngành giao nhận nói chung và công ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD nói riêng, phát

triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là điều rất cần thiếtđể công ty có thể

đáp ứng những nhu cầu ngày càng phức tạp cũng khách hàng cũng như để công ty có

thể tồn tại và phát triển bền vững được trong tương lai. Qua bài khóa luận trên, có thể

bao quát được thực trạng phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công

ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD cũng như những thành công mà công ty đạt được

trong những năm vừa qua và những định hướng, bước đi của công ty trong những giai

đoạn tiếp theo. Qua đó, có thể thấy được rằng, công ty đã có chú trọng vào việc phát

triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại một số

những hạn chế nhất định. Nói tóm lại, công ty cần đẩy mạnh, nâng cao hơn nữa việc

phát triển dịch vụ giao nhận trong bối cảnh kinh tế đầy rẫy cả cơ hội và thách thức như

hiện nay.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ môn quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2015), Giáo trình quản trị giao

nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Trường Đại học Thương mại, Khoa Thương mại

quốc tế.

2. Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD, Báo cáo tài chính năm 2017, 2018,

2019.

3. Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD, Báo cáo nhân sự tổng hợp năm 2017,

2018, 2019.

4. Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB

Chính trị hành chính, Hà Nội.

5. Nguồn Internet:

Website chính thức của công ty: http://www.hdintertrans.com

https://masothue.vn/0105366925-cong-ty-tnhh-van-chuyen-quoc-te-hd

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

---------------------

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Đề tài khóa luận:

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM

GVHD: TS. Mai Thanh Huyền

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Thành

Lớp: K54E1

Mã sinh viên : 18D130048

Khoa: Kinh tế và Kinh doanh quốc tế

Trường: Đại học Thương Mại

Nhận xét của Giảng viên hướng dẫn:

…………………………………………………………………………………………

……………………..……………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………….

Hà Nội, ngày… tháng…năm 2021

Người hướng dẫn

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế: Hoàn thiện dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

Chủ đề: