ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN
-----------------------
HÀ HẢI YẾN
KẾ HOẠCH BIÊN SOẠN “THƯ MỤC NGUYỄN VĂN ĐẠO”
VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Giảng viên hƣớng dẫn : TS. Nguyễn Huy Chƣơng
Sinh viên thực hiện : Hà Hải Yến
Ngành : Thông tin – Thƣ viện
Hệ : Chính quy
Khóa : QH-2006-X
HÀ NỘI, 2010
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................... 4
Lý do chọn đề tài .......................................................................... 4 1.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................... 5 2.
3. Mục đích nghiên cứu của đề tài .................................................. 6
Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................. 6 4.
Tình hình nghiên cứu đề tài ........................................................ 6 5.
Những đóng góp của đề tài .......................................................... 6 6.
Bố cục của Khóa luận .................................................................. 7 7.
CHƢƠNG 1. TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN
VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ MỤC ....................................... 8
1.1 Giới thiệu Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN .......... 8
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển ......................................... 8
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ .............................................................. 10
1.1.3 Tiềm lực ................................................................................... 12
1.2 Thƣ mục và hoạt động thông tin – thƣ mục tại Trung tâm TTTV
ĐHQGHN ............................................................................................. 13
1.2.1 Khái niệm thƣ mục ................................................................. 13
1.2.2 Nhiệm vụ, vai trò của Thƣ mục ............................................. 14
1.2.3 Hình thức và các loại thƣ mục ............................................... 15
1.2.4 Hoạt động thông tin thƣ mục tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN
............................................................................................................ 18
CHƢƠNG 2. KẾ HOẠCH BIÊN SOẠN “THƯ MỤC NGUYỄN VĂN
ĐẠO”VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAITẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN –
THƢ VIỆN, ĐHQGHN ........................................................................... 22
2.1 Đặc điểm của “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” ................................ 22
2.1.1 Giới thiệu về cố GS. VS. Nguyễn Văn Đạo ........................... 22
2.1.2 Đặc điểm của “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” ......................... 26
2.1.3 Yêu cầu của “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” ............................ 27
2.2 Quản lý kế hoạch ............................................................................ 29
2.3 Quy trình biên soạn ....................................................................... 31
2.3.1 Lập đề cƣơng ........................................................................... 31
2.3.2 Sƣu tầm tài liệu ....................................................................... 33
2.3.3 Xử lý hình thức và nội dung tài liệu ...................................... 34
2.3.4 Sắp xếp tài liệu ........................................................................ 39
2.3.5 Lập bảng tra cứu ..................................................................... 41
2.3.6 Biên tập, xuất bản và phổ biến thƣ mục ............................... 42
2.4 Thực tiễn triển khai kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn
Đạo” ....................................................................................................... 43
2.4.1 Lập đề cƣơng ........................................................................... 43
2.4.2 Sƣu tầm tài liệu ....................................................................... 44
2.4.3 Xử lý hình thức và nội dung tài liệu ...................................... 45
2.4.4 Hiệu đính và nhập máy .......................................................... 49
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊError! Bookmark
not defined.
3.1 Một số nhận xét và đánh giá ......... Error! Bookmark not defined.
3.1.1 Nhận xét về kế hoạch biên soạnError! Bookmark not defined.
3.1.2 Nhận xét về quá trình triển khai thực hiện Error! Bookmark
not defined.
3.2 Đề xuất một số giải pháp ............... Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN ............................................... Error! Bookmark not defined.
PHỤ LỤC .................................................. Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................ 52
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
ĐHQGHN là một trung tâm đại học lớn, đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng
cao, kết hợp chặt chẽ giữa đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ xã hội. Đây là
trung tâm giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học hàng đầu cả nước, cung cấp
nhiều cán bộ giỏi trên nhiều lĩnh vực, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao và
không ngừng đổi mới của nền kinh tế xã hội nước ta hiện nay. Đồng thời, đây cũng
là một trung tâm văn hóa lớn của cả nước, là một đầu mối giao lưu quốc tế quan
trọng.
Những thành tích to lớn mà ĐHQGHN đạt được, trước hết là nhờ sự chỉ đạo,
quan tâm và ủng hộ của Đảng và Nhà nước, nhờ tinh thần đấu tranh bền bỉ, không
mệt mỏi của các vị lãnh đạo đầu tiên ngay từ những ngày đầu thành lập, cùng sự
phấn đấu không ngừng nghỉ của thầy trò và đội ngũ cán bộ ĐHQGHN. Trong đó,
người có công lớn không thể không nhắc đến và đóng vai trò đặc biệt quan trọng
trong sự hình thành và phát triển của ĐHQGHN đó là GS. VS. Nguyễn Văn Đạo,
người thầy tâm huyết với sự nghiệp giáo dục của Việt Nam, vị giám đốc đầu tiên
của ĐHQGHN. Thầy đã cùng với những cộng sự của mình đấu tranh cho sự tồn
vong của ĐHQGHN và giành lấy vị thế xứng đáng cho ĐHQG. Những năm tháng
gian nan đó đã chứng tỏ bản lĩnh của một nhà lãnh đạo tài ba, đặt nền móng và
những tiền đề tốt đẹp đầu tiên cho sự phát triển của ĐHQGHN như ngày hôm nay.
Bên cạnh vai trò là một nhà giáo dục có tầm nhìn xa, có tư tưởng cách tân,
GS. VS. Nguyễn Văn Đạo còn là một nhà khoa học lỗi lạc tầm cỡ quốc tế, có nhiều
đóng góp quan trọng cho nền khoa học nước nhà và thế giới, được giới khoa học
thế giới thừa nhận, một người thầy mẫu mực, một nhà hoạt động xã hội tâm huyết,
giàu lòng nhân ái, một người bạn chân thành...
Thấy được vai trò to lớn và quan trọng của GS. VS. Nguyễn Văn Đạo đối
với ĐHQGHN và đối với khoa học, với xã hội... Trung tâm Thông tin – Thư viện
ĐHQGHN đã có kế hoạch phát triển bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo trong đó, chiếm
một dung lượng lớn là các tài liệu không công bố của ông trong các lĩnh vực hoạt
động mà ông tham gia. Đó là những tài liệu có giá trị vô cùng lớn không những đối
với ĐHQGHN mà còn đối với khoa học, với xã hội... phản ánh một con người, một
nhân cách, một thời kỳ, một nền khoa học... Trong đó, việc biên soạn công trình
“Thư mục Nguyễn Văn Đạo” là một phần quan trọng của kế hoạch, ngoài ý nghĩa
to lớn nêu trên, còn giúp bạn đọc quan tâm có thể tiếp cận với các tài liệu của Giáo
sư một cách nhanh chóng và thuận tiện, dễ dàng nhất.
Nhận thấy ý nghĩa to lớn của công trình này, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Kế
hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” và thực tiễn triển khai tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài Khóa luận của mình.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn
Đạo” và thực tiễn triển khai tại Trung tâm TT - TV, ĐHQGHN.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Các tài liệu được xuất bản, tài liệu chưa được
công bố của GS. Nguyễn Văn Đạo
3. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Đề tài nghiên cứu kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” và thực
tiễn triển khai tại TT TTTV, ĐHQGHN nhằm xem xét tính khả thi và phát hiện
những điểm tích cực của kế hoạch, đồng thời xem xét những mặt mạnh cần phát
huy và chỉ ra những thiếu sót, hạn chế qua quá trình thực hiện kế hoạch để đề ra
các biện pháp khắc phục.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Nghiên cứu lý thuyết, khảo
sát thực tế, phân tích tổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, trao đổi,
mạn đàm với các cán bộ tại Trung tâm, từ đó nhìn nhận, phân tích, đánh giá đúng
kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” và thực tiễn thực hiện tại Trung
tâm.
5. Tình hình nghiên cứu đề tài
Hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN đã có nhiều
người nghiên cứu, tuy nhiên hoạt động thông tin – thư mục nói chung và kế hoạch
xây dựng Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo nói riêng là một vấn đề mới. Trước khóa
luận này, chỉ có 1 niên luận nghiên cứu về đề tài này và do chính tác giả thực hiện.
6. Những đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận
+ Khóa luận làm rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của kế hoạch biên soạn “Thư
mục Nguyễn Văn Đạo” cùng với thực tiễn triển khai kế hoạch, cũng như hoạt động
thông tin – thư mục tại TT TTTV ĐHQGHN.
+ Gợi ý về phương pháp xây dựng và hoàn thiện kế hoạch biên soạn thư mục
nhân vật cũng như công tác thông tin – thư mục tại Trung tâm.
- Về mặt thực tiễn: Tác giả phân tích tình hình và đề xuất một số giải pháp
nhằm thực hiện hiệu quả và chất lượng kế hoạch phát triển Bộ sưu tập Nguyễn Văn
Đạo nói chung và Thư mục Nguyễn Văn Đạo nói riêng, đồng thời hoàn thiện hoạt
động thông tin – thư mục tại TT TTTV ĐHQGHN.
7. Bố cục của Khóa luận
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của Khóa luận
chia làm 3 chương:
Chƣơng 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội với
hoạt động thông tin – thư mục
Chƣơng 2: Kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” và thực tiễn
triển khai tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội
Chƣơng 3: Một số nhận xét và kiến nghị
CHƢƠNG 1
TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN
VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ MỤC
1.1 Giới thiệu Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (tên tiếng Anh:
Library and Information Center, Vietnam National University, Hanoi) được thành
lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học
Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại
học trực thuộc. Trung tâm là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư
cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Trung tâm có 4 cơ sở đặt tại các khu giảng đường, ký túc xá... của các
trường thành viên và khoa trực thuộc, gồm:
- Trụ sở chính: Nhà C1, 144 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ: 1 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
- Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình, bao gồm:
+ Tầng 1, 2, 3 nhà E, 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
+ Tầng 7 nhà T5, 334 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
+ 19 Lê Thánh Tông, Hà Nội
- Phòng phục vụ bạn đọc Mễ Trì
Mô hình cơ cấu tổ chức của Trung tâm được xây dựng tương đối hoàn chỉnh
và khoa học, dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linh hoạt với đội ngũ cán bộ
có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo chuyên sâu. Bao gồm: Ban giám đốc,
khối các phòng chức năng, khối các phòng nghiệp vụ và hệ thống phòng phục vụ
bạn đọc.
Trung tâm có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu tin và tài liệu cho các hoạt động
giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học... góp phần quan trọng trong việc nâng
cao chất lượng đào tạo, giáo dục, xây dựng và phát triển ĐHQGHN.
Nhận thức rõ vai trò, vị trí của Trung tâm trong việc góp phần thực hiện
những nhiệm vụ chiến lược quan trọng của ĐHQGHN, Ban Giám đốc ĐHQGHN
đã dành sự quan tâm đặc biệt và đầu tư thích đáng về kinh phí cho việc nâng cấp,
xây dựng và phát triển Trung tâm thành một cơ quan thông tin – thư viện lớn: Cơ
sở vật chất, vốn tài liệu, trang thiết bị hiện đại...
Hiện nay, Trung tâm đã có cơ ngơi khang trang với các phòng phục vụ được
trang bị khá đầy đủ các phương tiện hiện đại, những kho tư liệu phong phú, đa
dạng có thể đáp ứng nhu cầu người dùng tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Trung tâm có quan hệ với hàng trăm trường đại học, viện nghiên cứu, tổ
chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Hoa Kỳ, Pháp, Đức, Nga, Italy, Nhật Bản, Hàn
Quốc và nhiều nước khác, trong đó có: Viện Harvard Yenching, Đại học Cornell,
Đại học Hawaii, Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, Đại học Paris, Đại học Sorbone, Đại
học Lômônôxôp, Viện Hàn lâm Khoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Kyodo...
Ngoài ra, Trung tâm còn có quan hệ với nhiều tổ chức quốc tế tại Hà Nội
như Phòng Văn hóa Thông tin Đại sứ quán Hoa Kỳ, Viện Gớt, Hội đồng Anh, Qũy
Châu Á, Phòng Thông tin Đại sứ quán Hàn Quốc, Ngân hàng Thế giới, Hội đồng
Pháp ngữ ...
Trung tâm là thành viên sáng lập và tham gia Ban Chấp hành Hội thư viện
đại học trực tuyến các nước Đông Nam Á (AUNILO) và Hội đồng thư viện Đại
học Quốc gia các nước Đông Á (East Asian University Library Council).
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng:
Điều 5 Bản Quy chế tổ chức và hoạt động được Giám đốc ĐHQGHN ban
hành tháng 4 năm 1998 đã trình bày rõ chức năng của Trung tâm, đó là ngoài chức
năng cơ bản của một thư viện là tàng trữ dữ liệu, thông tin văn hóa, giáo dục,
“Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện, phục vụ công tác đào tạo và nghiên
cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của ĐHQGHN”.
Nhiệm vụ:
Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo và cung cấp
thông tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và
sinh viên ĐHQGHN, cụ thể là:
- Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt
động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng
dạy và học tập trong ĐHQGHN.
- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối
toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN.
- Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lí tài liệu và tin. Tổ chức sắp
xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN bao gồm tất cả các loại hình
ấn phẩm và vật mang tin.
- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập
và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong
ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu
của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài.
- Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận
án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh viên
ĐHQGHN; Những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp
ĐHQGHN và cấp Nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị
thuộc ĐHQGHN chủ trì hoặc do cán bộ ĐHQGHN thực hiện. Xây dựng
các cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin
tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa
học và đào tạo.
- Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý
luận khoa học chuyên ngành. ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ
thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện.
- Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung
cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện. Trang bị
kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm
kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN.
- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin,
thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước.
Tham gia tổ chức và điều hành Liên hiệp thư viện các trường đại học và
Hiệp hội thông tin - thư viện Việt nam. Tham gia các hiệp hội thư viện
quốc tế. Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin - thư viện ĐHQGHN
và ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới.
- Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản
khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy
định của ĐHQGHN.
1.1.3 Tiềm lực
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị:
Các phòng ban trong Trung tâm đều được trang bị các thiết bị hiện đại, các
hoạt động thông tin thư viện được ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Trung
tâm có nhiều địa điểm phục vụ tạo điều kiện học tập, nghiên cứu thuận lợi cho toàn
cán bộ, sinh viên trong ĐHQGHN.
Trung tâm luôn chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất và trang thiết bị để phục
vụ tốt cho quá trình học tập và nghiên cứu. Hệ thống phòng máy tính của Trung
tâm có 4 máy chủ và hơn 200 máy trạm được kết nối Internet dùng để phục vụ tra
cứu. Ngoài ra, trung tâm còn trang bị 1 hệ thống các máy chuyên dụng như máy
quét, máy in lase, máy in siêu tốc, máy phôtô... Hệ thống mạng Internet, mạng
LAN, mạng không dây WIFI được lắp đặt rộng rãi.
- Nguồn lực thông tin:
Theo số liệu thống kê của trung tâm, tính đến tháng 2 năm 2009, tổng số
nguồn tin Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có 128.000 tên
sách với 750.000 bản, 2.145 tên báo và tạp chí (cập nhật 415 tên), giáo trình của 88
ngành đào tạo, 4.000 luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ. Bài giảng điện tử, sách điện
tử, giáo trình điện tử, tài liệu nghe nhìn: Cassette, video, đĩa CD-ROM, vi phim, vi
phiếu; 2.000 thác bản văn bia; 6.000 biểu ghi về cơ sở dữ liệu bài trích tạp chí;
16.000 biểu ghi thư mục các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ Đại học
Quốc gia Hà Nội ; cơ sở dữ liệu trực tuyến (nguồn tin online) bao gồm các tạp chí
điện tử, sách điện tử, bài giảng điện tử...
- Đội ngũ cán bộ:
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm khá đông đảo với trình độ cao, được đào tạo
chuyên môn. Hiện nay Trung tâm có 142 cán bộ, bao gồm:
+ 89 cán bộ viên chức
+ 53 cán bộ hợp đồng
Trong đó có: 1 Tiến sĩ, 12 Thạc sĩ, 83 Cử nhân...
Khối các phòng chức năng: 25 cán bộ
Khối các phòng nghiệp vụ: 33 cán bộ
Khối các phòng phục vụ bạn độc: 84 cán bộ
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thường xuyên được chú trọng đào tạo và đào
tạo lại về chuyên môn, tin học và ngoại ngữ nhằm đáp ứng kịp thời những yêu cầu
và đòi hỏi về trình độ và khả năng chuyên môn của một người cán bộ Thông tin –
Thư viện hiện đại.
Với tiềm lực khá mạnh, Trung tâm luôn luôn phấn đấu hơn nữa về mọi mặt
để phát triển thành một thư viện hiện đại, tiên tiến nhất.
1.2 Thƣ mục và hoạt động thông tin – thƣ mục tại Trung tâm TTTV
ĐHQGHN
1.2.1 Khái niệm thƣ mục
Danh từ Thư mục (Tiếng Việt) trong tiếng Pháp là Bibliographie, tiếng Anh
là Biliography. Nó bắt nguồn từ một danh từ cổ Hy Lạp với ý nghĩa là “ghi chép về
sách” hay “khoa học về sách vở”.
Ở các nước Á đông, đồng nghĩa với Thư mục có từ Kinh tịch chí, có nghĩa là
“Tập sách ghi chép thu thập tên sách”.
* Theo từ điển “The American Heritage Dictionary of English language”
xuất bản lần thứ 3 năm 1992, Thư mục là:
- Danh mục tác phẩm của một tác giả hoặc một nhà xuất bản
- Danh mục các bài viết liên quan đến một chủ đề
- Danh mục các tài liệu được sử dụng hoặc tham khảo của một tác giả trong
quá trình biên soạn sáng tác.
* Theo từ điển tiếng Việt, Thư mục là:
- Danh mục các sách báo, tài liệu viết về một vấn đề (VD: Thư mục tài liệu
tham khảo in ở cuối sách).
- Tài liệu giới thiệu vắn tắt những đặc điểm và nội dung cơ bản của các sách,
báo, để giúp bạn đọc tìm và sử dụng.
1.2.2 Nhiệm vụ, vai trò của Thƣ mục
Nhiệm vụ:
Thư mục thực hiện 3 nhiệm vụ:
- Sưu tầm, phát hiện tài liệu
- Phân tích nội dung tài liệu (xử lý tài liệu)
+ Mô tả
+ Tóm tắt
+ Dẫn giải
- Sắp xếp tài liệu
Vai trò:
Thư mục là một sản phẩm thông tin đặc biệt, có hàm lượng thông tin khoa
học cao, phát huy tác dụng trong nhiều mặt của đời sống xã hội. Qua thư mục, cán
bộ thư viện có thể quản lý được tài liệu dễ dàng, biết được tình hình kho sách của
cơ quan mình để có định hướng điều chỉnh hợp lý. Đây còn là công cụ đắc lực trợ
giúp cho công tác nghiên cứu khoa học của cán bộ khoa học, cán bộ nghiên cứu
bằng việc giới thiệu một cách đầy đủ nhất về tình hình tài liệu xuất bản, những tin
tức, những hoạt động và thành tựu khoa học mới nhất trong nước và thế giới.
Ngoài ra, thư mục còn được biên soạn theo những đề tài, những mục đích cụ thể
nên giúp rút ngắn thời gian tra tìm, thu thập tài liệu, công việc đầu tiên và quan
trọng trong mỗi công trình nghiên cứu. Việc sử dụng thư mục của cán bộ nghiên
cứu là một công việc hai chiều. Họ sử dụng thư mục để tập hợp, tra tìm tài liệu,
phục vụ cho công trình của họ, và bên cạnh đó, họ còn trực tiếp làm những công
việc của cán bộ thư mục là tự chọn lọc những tài liệu sát hợp đề tài, hệ thống hóa
lại thành bản thư mục và phản ánh trong công trình nghiên cứu của mình. Ngoài ra,
bằng phương pháp chọn lọc và giới thiệu tài liệu có hệ thống theo trình tự từ thấp
đến cao, từ dễ đến khó, thư mục còn giúp việc tự học và định hướng việc đọc tài
liệu của độc giả. Hơn thế nữa, các bản thư mục sách khoa học kỹ thuật và sách
nông nghiệp có tác dụng rõ rệt trong việc trang bị các kiến thức cần thiết và truyền
bá những kinh nghiệm quý báu cho công nhân và nông dân, trực tiếp nâng cao
năng suất lao động, phục vụ sản xuất...
Với những tác dụng thiết thực về nhiều mặt, thư mục đã xác định được vai
trò quan trọng và ý nghĩa lớn lao của nó trong xã hội: Là cầu nối giữa tài liệu và
người dùng tin, giữa tri thức và con người.
1.2.3 Hình thức và các loại thƣ mục
Hình thức của thƣ mục:
Thư mục phong phú về thể loại và đa dạng về hình thức xuất bản.
Thư mục in thành sách:
Có thể có một hoặc nhiều tập là ấn phẩm thư mục hoàn chỉnh, có chủ đề nhất
định và mục đích rõ ràng. Thư mục thường gồm những phần chính: Lời giới thiệu,
hướng dẫn sử dụng, nội dung thư mục, hệ thống bảng tra cứu, mục lục
Thư mục Tạp chí:
Xuất bản theo kỳ hạn nhất định (hàng tuần, tháng, quý, năm...). Thư mục
thông báo sách mới của các nhà xuất bản, Thư mục Quốc gia tháng... thường xuất
bản dưới hình thức này.
Thư mục tờ rời, tờ gấp:
Là thư mục thông báo tài liệu mới hoặc chọn lọc tài liệu theo chuyên đề,
xuất bản nhanh chóng, kịp thời, trả lời theo yêu cầu bạn đọc.
Thư mục in kèm trong sách, báo, tạp chí:
Trong các thư mục giới thiệu sách mới, điểm sách, phê bình tài liệu mới,
trong một số sách nghiên cứu và sách giáo khoa còn có thư mục cuối chương, cuối
phần, cuối sách.
Thư mục Phiếu:
Là những ô phiếu thông báo sách, tài liệu mới hoặc thư mục giới thiệu
chuyên đề phục vụ bạn đọc tại thư viện.
Một số thư mục lớn, do chưa có điều kiện in thành sách thì lập thành thư
mục phiếu để dùng tạm thời.
Thư mục đọc máy:
Là các thư mục trên vi phim, vi phiếu băng từ, đĩa từ, đĩa quang hoặc trực
tuyến. Thư mục này có thể giới thiệu, tập hợp một khối lượng rất lớn tài liệu về
một hoặc nhiều ngành khoa học.
Các loại thƣ mục:
Thực tiễn thư mục trên thế giới đã sản sinh ra nhiều loại thư mục khác nhau.
Có nhiều dấu hiệu khác nhau để phân loại thư mục. Căn cứ vào mỗi dấu hiệu
khác nhau sẽ phân chia được thành những loại thư mục khác nhau. Dấu hiệu chủ
yếu nhất làm căn cứ để phân loại là mục đích biên soạn và ý nghĩa sử dụng. Theo
dấu hiệu này, ta có những loại thư mục sau:
Thư mục quốc gia:
Hay còn được gọi là thư mục dân tộc, là phương tiện thông tin đầy đủ nhất,
phản ánh tối đa tình hình xuất bản của đất nước.
Có hai loại thư mục quốc gia: Thư mục quốc gia hiện tại và thư mục quốc
gia quá khứ.
Thư mục thông báo (thư mục chuyên khoa):
Loại thư mục này là công cụ đắc lực giúp các nhà nghiên cứu nắm bắt và lựa
chọn những tài liệu cần thiết. Có hai loại là thư mục thông báo khoa học và thư
mục thông báo rộng rãi. Ngoài ra, cũng là thư mục thông báo rộng rãi, thư mục
thông báo sách mới thường gồm vài trang, được treo ở phòng đọc, phòng mượn
hoặc gửi tới cơ quan, cá nhân.
Thư mục giới thiệu (thư mục chuyên đề):
Loại thư mục này được biên soạn và sử dụng rộng rãi trong các thư viện
công cộng, giúp tuyên truyền, hướng dẫn độc giả đọc theo chuyên đề. Có hai loại
thư mục giới thiệu: Thư mục giới thiệu phổ thông và thư mục giới thiệu nghiên
cứu.
Thư mục phê bình:
Giúp tuyên truyền những tác phẩm mới và tốt bằng cách phân tích nội dung
tư tưởng, nêu ưu, khuyết điểm của các tác giả về các mặt, đánh giá sự đáp ứng của
ấn phẩm với những yêu cầu của giai đoạn hiện tại.
Nhóm thư mục đặc biệt: Bao gồm:
- Thư mục nhân vật: Là một tập hợp tài liệu liên quan đến nhân vật. Có 2
loại: Thư mục về một nhân vật riêng biệt và thư mục về một nhóm nhân
vật.
- Thư mục địa chí: Là tập hợp tài liệu về một địa phương, một khu vực địa
lý lớn hoặc nhỏ trong một nước. Thư mục địa chí bao gồm: Tài liệu địa
phương, tài liệu về địa phương, tài liệu của các tác giả có tên tuổi, quê ở
địa phương.
- Thư mục các tài liệu thư mục (thư mục bậc 2): Đây là loại thư mục đặc
biệt làm nhiệm vụ thống kê những thư mục được biên soạn, giúp độc giả
nắm được các nguồn thư mục hiện có, giúp cán bộ thư viện tra cứu,
hướng dẫn, tuyên truyền sách báo, giúp các thư viện trong một nước xây
dựng kế hoạch sát sao, tránh lãng phí, biên soạn trùng lặp.
1.2.4 Hoạt động thông tin thƣ mục tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN
Trung tâm TTTV, ĐHQGHN được thành lập theo quyết định số 66/TCCB
ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội. Theo đó, các
phòng ban cũng ra đời trong đó có Phòng Thông tin – Nghiệp vụ.
Phòng Thông tin – Nghiệp vụ là phòng chịu trách nhiệm chính trong công
tác thông tin – thư mục của Trung tâm, xây dựng các CSDL đặc thù của
ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ
công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và đào tạo. Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng
nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ
thông tin, tư liệu, thư viện. Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin,
về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên
ĐHQGHN.
Công việc thường xuyên của Phòng là trích báo, tạp chí, hàng tháng xuất bản
Bản tin điện tử; biên soạn các ấn phẩm thông tin – thư mục; phổ biến giới thiệu
nguồn lực thông tin đến các trường, khoa, đơn vị trực thuộc ĐHGHN. Ngoài ra,
Phòng còn chịu trách nhiệm tổ chức các hội thảo, hội nghị, đón và tổ chức thực tập
cho sinh viên thư viện các trường đại học, cao đẳng, tổ chức các lớp học nâng cao
nghiệp vụ thư viện,…
Ngay từ khi mới được thành lập, hoạt động thông tin – thư mục tại Trung
tâm đã được triển khai, với ấn phẩm đầu tiên đó là Bản tin điện tử. Số đầu tiên
được in ấn và xuất bản ngay khi vừa thành lập Trung tâm, tháng 7/1997. Từ những
số đầu tiên còn đơn giản, sơ sài, Bản tin đã nhanh chóng nghiên cứu, đưa ra các
chuyên mục phục vụ nhu cầu tin, gây được chú ý của đông đảo bạn đọc trong,
ngoài ĐHQG như: Điểm tin hoạt động của các đơn vị trong ĐHQGHN, hoạt động
Trung tâm; Cập nhật thành tựu mới của các lĩnh vực giáo dục, KHXH&NV, kinh
tế, môi trường…; Giới thiệu thư mục sách mới; Thư mục luận án tiến sĩ, luận văn
thạc sĩ; Thư mục tóm tắt bài trích tạp chí khoa học có tại Trung tâm. Quá trình phát
triển của Bản tin (tháng 7/1997 - 01/2010), đến nay đã xuất bản được 152 số, các
chuyên mục được thay đổi theo từng thời kỳ sao cho phù hợp thực tiễn phục vụ
thông tin ở Trung tâm. Đặc biệt một số chuyên mục chiếm vị trí quan trọng, cốt lõi,
được duy trì từ khi ra đời cho tới nay và tiếp theo.
Ngoài ra, Trung tâm còn xuất bản các ấn phẩm thông tin khác như: Tóm tắt,
thư mục, danh mục...
Một số ấn phẩm thông tin mà Trung tâm đã xuất bản: Thư mục đạo đức Hồ
Chí Minh (ở cả 3 dạng in ấn, trên CD, trong CSDL), Thư mục các công trình
nghiên cứu khoa học Trường ĐHQGHN với hơn 16.000 biểu ghi (biên soạn năm
2006 nhân dịp kỷ niệm ĐHQGHN 100 năm, xây dựng CSDL thư mục của tất cả
các công trình nghiên cứu khoa học từ khi thành lập tới năm 2005), Thư mục toàn
văn bài đăng về thư viện - thông tin trong Bản tin Điện tử, Trung tâm thông tin -
thư viện ĐHQGHN (từ số 1 đến 150 - tháng 7/1997 đến 01/2010) với 415 bài toàn
văn...
Hoạt động thông tin – thư mục từ khi xuất hiện đã đóng góp rất lớn vào quá
trình hoạt động của Trung tâm: Tích cực tuyên truyền đường lối chính sách của
Đảng và Nhà nước, giúp giáo dục mọi mặt cho mỗi cá nhân, giúp phát triển việc
dạy và tự học... Ngoài ra, hoạt động thông tin – thư mục còn giúp cho Trung tâm
quản lý và nắm bắt được nguồn lực thông tin, định hướng phát triển vốn tài liệu,
giúp bạn đọc tra cứu, sử dụng tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả
phục vụ, nâng cao chất lượng kho tài liệu...
Trung tâm phục vụ một số lượng bạn đọc rất lớn, hiện tại có khoảng 25.000
bạn đọc, trong đó chủ yếu là sinh viên, nghiên cứu sinh, cán bộ nghiên cứu và
giảng dạy. Ngoài ra, còn có một số lượng bạn đọc là nghiên cứu sinh và bạn đọc tự
do bên ngoài, tuy nhiên, số lượng này là rất ít.
Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là học sinh – sinh viên, nguồn tin họ
cần chủ yếu là phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu các chương trình trên lớp và
một số nguồn tin về văn hóa xã hội, giải trí... Đội ngũ cán bộ giảng dạy, nhà khoa
học của trường có học hàm, học vị cao bao gồm: Các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ,
thạc sĩ. Đội ngũ này chiếm tỷ lệ lớn trong đội ngũ cán bộ khoa học cả nước. Họ là
đối tượng phục vụ đặc biệt và có những đặc điểm riêng về nhu cầu tin; là những
người có tầm hiểu biết sâu rộng, có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực. Họ thường
quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu, các tài liệu mang tính chất hỗ trợ cho
công tác nghiên cứu, giảng dạy... Nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý ở các trường,
các khoa, và các viện nghiên cứu. Họ có nhiệm vụ đưa ra quyết định, từ xác định
chiến lược phát triển công tác giáo dục và đào tạo đến xây dựng chính sách điều
hành trong từng trường thành viên, từng viên nghiên cứu. Do vậy nhu cầu tin rất
cần thiết với họ, phải là nguồn tin có giá trị, mang tính chất khoa học và phải luôn
cập nhật, phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý là một trong những nhiệm vụ hết sức
quan trọng của TT TTTV ĐHQGHN, góp phần đưa ĐHQGHN trở thành một
Trung tâm đào tạo có chất lượng, uy tín trong và ngoài nước.
Với khối lượng bạn đọc và nhu cầu tin cao như vậy, Trung tâm đã cố gắng
phục vụ một cách tốt nhất với tiềm lực mà mình có và đã đạt được những thành
tích nhất định. Để được như vậy, một phần không nhỏ là do hiệu quả hoạt động của
hoạt động thông tin – thư mục. Chính hoạt động này đã làm tạo ra các sản phẩm
nhằm thỏa mãn một cách tốt nhất nhu cầu tin của bạn đọc, từng bước nâng cao chất
lượng phục vụ.
CHƢƠNG 2
KẾ HOẠCH BIÊN SOẠN “THƯ MỤC NGUYỄN VĂN ĐẠO”
VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN
2.1 Đặc điểm của “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”
2.1.1 Giới thiệu về cố GS. VS. Nguyễn Văn Đạo
GS. VS. Nguyễn Văn Đạo (1937 – 2006) quê ở Vĩnh Phú, là con thứ ba
trong một gia đình có chín người con. Mẹ ông - bà Nguyễn Thị Bình khi xưa từng
nổi tiếng khắp vùng là một cô gái đẹp. Cha ông - thầy khoá Nguyễn Văn Nguyên
từng làm tới chức trưởng ty giáo dục (tương đương với chức Giám đốc Sở Giáo
dục – Đào tạo bây giờ). Ông rất trọng việc học tập của các con nên Nguyễn Văn
Đạo cùng các anh chị em được bố mẹ gửi học chu đáo tại các trường của huyện,
của tỉnh. Ngay từ khi còn nhỏ, Nguyễn Văn Đạo đã nổi tiếng là cậu bé ham học,
thông minh và luôn đứng đầu lớp.
Năm 1953, gia đình thầy khoá Nguyễn Văn Nguyên bị quy tội địa chủ. Tất
cả gia sản, đất đai, nhà cửa bị tịch thu. Gia cảnh lâm vào khốn cùng, gia đình ông
bị bạn bè, xóm làng xa lánh. Cha ông bị giam giữ tại Thái Nguyên, sau đó một năm
thì được tha và qua đời trên đường về quê, chỉ kịp trăng trối lại: “Hãy nhắn với nhà
tôi, dù thế nào cũng phải lo cho các con ăn học tới nơi tới chốn, và hãy nhắn với
các con tôi, dù thế nào cũng phải học cho giỏi!”. Gia cảnh khó khăn, có lúc tưởng
chừng như không vượt qua nổi, nhưng mẹ ông kiên quyết không cho các con bỏ
học, bà lam lũ làm việc để nuôi chín người con ăn học.
Khi ấy GS Nguyễn Văn Đạo mới là chàng trai 17 tuổi đang theo học năm
cuối phổ thông tại trường Hùng Vương cách nhà gần 30 cây số, ngày nào chàng
trai trẻ hiếu học cũng phải dậy sớm từ hai, ba giờ sáng để kịp giờ lên lớp buổi
chiều. Nhà nghèo, không thể xin tiền học, Nguyễn Văn Đạo phải làm thuê, làm
mướn kiếm tiền trang trải học hành. Trải qua bao gian khó, chàng trai Nguyễn Văn
Đạo đã tốt nghiệp trường Hùng Vương và đỗ vào khoa Toán - ĐH Sư phạm Hà
Nội. Và từ đây, sự nghiệp nghiên cứu khoa học của ông bắt đầu. Ông cũng là
người có nhiều đóng góp to lớn cho sự nghiệp khoa học, giáo dục và các hoạt động
xã hội trong nước và quốc tế:
- Năm 1957, Nguyễn Văn Đạo tốt nghiệp xuất sắc Khoa Toán, Trường Đại
học Sư phạm Hà Nội và trở thành cán bộ giảng dạy tại Trường Đại học
Bách khoa Hà Nội.
- Năm 1963 – 1965, ông làm nghiên cứu sinh tại Đại học Tổng hợp
Maxcơva và bảo vệ thành công Luận án phó Tiến sĩ Toán - Lý.
- Năm 1976, do viết xong luận án từ trong nước, nên chỉ với 3 tháng, ông
bảo vệ thành công luận án tiến sĩ khoa học tại Đại học Tổng hợp Vacsava,
Ba Lan.
- Năm 1977, ông được bầu làm Phó Viện trưởng – Tổng Thư ký Viện Khoa
học Việt Nam.
- Năm 1979 – 1990, ông là Viện trưởng sáng lập của Viện Cơ học, Tổng
biên tập đầu tiên của Tạp chí Cơ học.
- Năm 1986, ông là Phó Chủ tịch Ủy ban Quốc gia UNESCO của Việt
Nam.
- Năm 1994 – 2001, ông là Giám đốc đầu tiên ĐHQGHN.
- Từ 2001 là Chủ tịch Hội đồng Khoa học và Đào tạo của Đại học Quốc gia
Hà Nội. Ông cũng là Chủ tịch Hội đồng Khoa học Tự nhiên - Hội đồng
Khoa học Quốc gia.
Và rất nhiều các chức vị, chức danh khác nữa.
Các phần thưởng và danh hiệu vinh dự:
- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ (1971)
- Huân chương Kháng chiến hạng Nhì (1983)
- Huân chương Lao động hạng Nhất (2001).
- Giải thưởng nhà nước Ukraina do Tổng thống trao tặng về những cống
hiến trong khoa học Toán Lý (1996).
- Giải thưởng Hồ Chí Minh trong lĩnh vực khoa học và công nghệ về công
trình “Dao động phi tuyến của các hệ động lực”. Đây là tập hợp các công
trình nghiên cứu, kết quả của sự sáng tạo, bền bỉ của Giáo sư trong gần
40 năm (2000).
- Viện sĩ Viện Hàn lâm Khoa học Tiệp Khắc (1988)
- Viện sĩ Viện Hàn lâm Khoa học Thế giới thứ ba (1999)
- Viện sĩ Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia Ukraina (2000)
- Viện sĩ Viện Hàn lâm Khoa học Châu Âu (2002)
Sự nghiệp nghiên cứu khoa học cũng như những công trình khoa học, những
đóng góp của ông được công nhận rộng rãi và được đánh giá rất cao trong giới
khoa học trên thế giới. Ông là người có công đầu trong việc hình thành và phát
triển ngành Cơ học Việt Nam như một ngành khoa học độc lập, ngang hàng với
nhiều ngành khoa học khác như Toán, Lý, Hóa… Ông còn có nhiều công lao trong
việc đào tạo, bồi dưỡng, và tạo điều kiện phát triển cho nhiều nhà khoa học thuộc
các lĩnh vực động lực học và dao động, xây dựng nên một trường phái mạnh về
nghiên cứu dao động phi tuyến của Việt Nam, do chính Giáo sư dẫn đầu.
Đặc biệt, ông còn là nhà quản lý với nhiều sáng tạo có tinh thần dám làm,
dám chịu trách nhiệm, người biết cách tập hợp lực lượng để đạt được mục đích đề
ra. Ông là người có công lớn trong sự hình thành và phát triển của mô hình Đại học
Quốc gia nói chung và Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng. Ông là người đã đưa
mô hình Trường đại học – Viện nghiên cứu – Doanh nghiệp vào thực tế hoạt động
của ĐHQGHN. Hai “công trình” mang đầy dấu ấn của ông đó là: ĐHQGHN và
Trường ĐH FPT. Trong các cương vị mà ông đã đảm nhiệm, cương vị Giám đốc
Đại học Quốc gia Hà Nội không phải là vị trí quản lý đầu tiên của ông nhưng đó lại
là thử thách thực sự trong sự nghiệp của ông. Việc hình thành hai Đại học Quốc
gia là một chủ trương lớn của Chính phủ mở đầu cho việc cải cách hệ thống giáo
dục đại học Việt Nam đang ngày càng lạc hậu so với thế giới. Một mô hình đại học
đa ngành, đa lĩnh vực, tự chủ cao là một xu hướng chung của các nền giáo dục đại
học tiên tiến khi bước vào kỷ nguyên mới nhưng đối với Việt Nam lại quá xa lạ và
dường như khó có thể chấp nhận được. Chính vì thế, ngay từ những ngày đầu, khi
có chủ trương xây dựng hai Đại học Quốc gia, đã là những ngày vô cùng khó khăn,
gian khổ, đầy thách thức. Quyết tâm chính trị từ những cấp cao nhất cũng không
giảm bớt được những cản trở từ một hệ thống quản lý cũ kỹ, lạc hậu, từ những nếp
nghĩ chật hẹp và cả những đặc quyền không muốn bị sẻ chia. Giáo sư cùng những
cộng sự tâm huyết với giáo dục nước nhà đã đấu tranh bền bỉ, không mệt mỏi, để
giành lấy vị thế xứng đáng cho Đại học Quốc gia. Những năm tháng gian nan đó
đã chứng tỏ bản lĩnh của một nhà lãnh đạo tài ba để có được những tiền đề tốt đẹp
cho sự phát triển của ĐHQGHN như ngày hôm nay. Chính GS. TS. Mai Trọng
Nhuận – Giám đốc ĐHQGHN đã nhận định, “GS.VS Nguyễn Văn Đạo là người
luôn suy nghĩ và hành động với những ý tưởng và tầm nhìn rất xa, luôn hướng tới
tương lai”.(1)
Ngoài ra, ông còn là một người nhiệt tình tham gia các hoạt động xã hội, đã
từng đứng trong cương vị phó Chủ tịch Ủy ban Hòa Bình Việt Nam, Hội trưởng
Hội Liên lạc với người Việt Nam ở nước ngoài, được bà con Việt kiều rất tín
nhiệm và tin tưởng...
Ngày 11/12/2006, GS. VS. Nguyễn Văn Đạo đã mãi mãi ra đi ở tuổi 70
trong khi vẫn còn đầy nhiệt huyết, rất nhiều công trình và dự định còn giang dở, để
lại những hồi ức tốt đẹp cho bạn bè, đồng nghiệp về một nhà khoa học tầm cỡ quốc
tế, một nhà quản lý có tư tưởng cách tân, một người thầy mẫu mực, một nhà hoạt
động xã hội tâm huyết, giàu lòng nhân ái, một người bạn chân thành...
2.1.2 Đặc điểm của “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”
Nhân dịp kỷ niệm 74 năm ngày sinh của GS. VS. Nguyễn Văn Đạo, Trung
tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã có kế hoạch phát triển Bộ sưu tập Nguyễn
Văn Đạo bao gồm mọi tài liệu do Giáo sư viết, liên quan đến Giáo sư và những tài
(1) Phát biểu của GS. TS. Mai Trọng Nhuận tại Hội thảo “Những cống hiến của Giáo sư Nguyễn Văn Đạo cho sự
nghiệp giáo dục Việt Nam”, tổ chức ngày 12/12/2009 tại Trường ĐH FPT
liệu Giáo sư đã sử dụng... (ở cả dạng công bố và không công bố) trong các lĩnh vực
hoạt động mà ông tham gia để nghiên cứu, lưu giữ, giới thiệu... Đó là những tài
liệu có giá trị vô cùng lớn không những đối với ĐHQGHN mà còn đối với sự
nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học, với xã hội... phản ánh một con người, một
nhân cách, một thời kỳ, một nền khoa học... và cũng là tình cảm tri ân của thư viện
nói riêng, cán bộ, sinh viên ĐHQGHN nói chung với cố Giáo sư, vị Giám đốc đầu
tiên của mình. Do vậy, xét về ý nghĩa, Thư mục Nguyễn Văn Đạo là công trình có
quy mô lớn, mang dấu ấn, tầm vóc ĐHQG.
Tuy nhiên, nếu nhìn nhận trên góc độ chuyên môn, Thư mục Nguyễn Văn
Đạo là một sản phẩm thông tin – thư viện đơn thuần, một công cụ tra cứu, một
công trình thư mục về nhân vật, mà trong đó sẽ giới thiệu những tài liệu do chính
nhân vật viết và những tài liệu viết về nhân vật đó, đồng thời chỉ ra cho bạn đọc
cách tiếp cận những tài liệu đó một cách dễ hiểu nhất, giúp bạn đọc có thể dễ dàng
tìm kiếm những thông tin cần thiết cho bản thân. Đây là một thư mục nhân vật
riêng biệt, nó phải phản ánh được về nhân vật đó một cách rõ ràng, hệ thống nhất:
Cuộc đời, sự nghiệp, hoạt động...
Do GS. VS. Nguyễn Văn Đạo là một người đã từng giữ nhiều vị trí, chức vụ
khác nhau trong xã hội, trong các tổ chức, cơ quan... nên các tài liệu được phản ánh
trong thư mục rất phong phú, đa dạng về cả nội dung, hình thức và loại hình thể
hiện. Chính vì thế, công trình này cũng phải có bố cục hợp lý, nội dung trình bày
cũng phải phản ánh được toàn bộ nội dung tài liệu một cách rõ ràng, khoa học nhất,
giúp bạn đọc có thể dễ dàng sử dụng, tra cứu và tìm kiếm thông tin một cách dễ
dàng và nhanh chóng nhất.
Với những ý nghĩa của mình, có thể nói đây là một công trình thư mục đặc
biệt mà TT TTTV ĐHQGHN biên soạn. Nó có ý nghĩa to lớn đối với ĐHQGHN
nên cuốn thư mục cần phải thể hiện được nét đặc trưng quan trọng ấy, ngay từ hình
thức đến nội dung, phải làm sao để bạn đọc, những người sử dụng cuốn thư mục ấy
nhận ra ý nghĩa của nó ngay khi tiếp xúc với cuốn tài liệu. Bên cạnh vai trò là một
sản phẩm thông tin – thư viện đơn thuần, một công cụ tra cứu, nó phải thể hiện,
phải mang được dấu ấn ĐHQGHN.
2.1.3 Yêu cầu của “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”
Khi biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” cần phải đảm bảo những yêu
cầu sau:
Theo lý do biên soạn, đầu tiên cuốn thư mục phải thể hiện được sự đặc biệt,
tính riêng và ý nghĩa của mình, phải làm sao để làm nổi bật được một ấn phẩm
mang dấu ấn ĐHQGHN.
Bên cạnh đó, đây là một cuốn thư mục nhân vật riêng biệt, nên nó phải đáp
ứng đủ các yêu cầu của một ấn phẩm thông tin thư mục, cần phản ánh được cuộc
đời, sự nghiệp, hoạt động... của cố Giáo sư Nguyễn Văn Đạo một cách đầy đủ và
hệ thống.
Cuốn thư mục cần được xây dựng phù hợp với đối tượng bạn đọc chủ yếu là
những người nghiên cứu khoa học, những cán bộ quản lý, và những bạn đọc khác
quan tâm đến thư mục.
Lựa chọn nguồn tài liệu thích hợp, không chỉ chú trọng đến số lượng mà còn
phải đảm bảo chất lượng các tài liệu.
Tiến hành tìm kiếm tài liệu trên các nguồn phụ phải đảm bảo thông tin có độ
tin cậy, có chất lượng.
Khi đã có được tài liệu cần phải có kế hoạch xử lý tài liệu phù hợp, thống
nhất trong toàn thư mục.
Phải xác định rõ diện bao quát của ấn phẩm, lập đề mục hợp lý, phản ánh nội
dung và chủ đề của thư mục.
Cần có kế hoạch cập nhật các tài liệu một cách thường xuyên, do đó trong
quá trình biên soạn cần chú ý làm sao để sau này khi muốn cập nhật thêm tài liệu
mới vào sẽ nhanh chóng và dễ dàng.
Xem xét toàn diện tình hình nói chung và khả năng cụ thể của Trung tâm nói
riêng (lực lượng xử lý, đội ngũ cộng tác...) để có điều chỉnh kế hoạch và thực hiện
một cách hợp lý.
Công tác xử lý tài liệu cần tuân theo một chuẩn thống nhất và tuân thủ các
quy tắc mô tả thư mục, phân loại, biên mục, tóm tắt, định từ khóa...
Các bảng tra cần được xây dựng sao cho trở thành công cụ được cung cấp
thêm cho bạn đọc tiếp cận tới tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận lợi.
Bố cục của thư mục phải rõ ràng, mạch lạc, có hệ thống, phản ánh nội dung
của thư mục.
Thư mục phải có cấu trúc ổn định, có đầy đủ các dữ liệu xuất bản: Tên ấn
phẩm, cán bộ biên soạn, xuất bản, tiêu đề chính, tiêu đề phụ, số lượng ấn loát...
In và trình bày đẹp mắt nhưng đơn giản, theo một thể thức thống nhất (khổ),
bìa, trình bày...
Sau khi xuất bản, cần tiến hành phổ biến thư mục một cách có hiệu quả. Tổ
chức mối liên hệ ngược thường xuyên với người dùng để kịp thời chỉnh sửa, hiệu
đính thư mục.
2.2 Quản lý kế hoạch
Giám đốc Trung tâm sẽ là người phụ trách chung về tất cả các mặt, các công
tác trong việc phát triển Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo. Trong mỗi công tác sẽ có
những cá nhân chịu trách nhiệm riêng:
+ Công tác xây dựng Thư mục Nguyễn Văn Đạo do Trưởng phòng Thông tin
– Nghiệp vụ phụ trách.
+ Công tác xây dựng Tủ sách Nguyễn Văn Đạo, CSDL về sách do Phó Giám
đốc phụ trách công tác nghiệp vụ kiêm Trưởng phòng Bổ sung – Trao đổi
phụ trách.
Trên cơ sở công tác xây dựng “Tủ sách Nguyễn Văn Đạo” và “Thư mục
Nguyễn Văn Đạo”, Trung tâm dự định sẽ tiến hành xây dựng Bộ sưu tập
số Nguyễn Văn Đạo, công việc này sẽ do Phòng máy tính kết hợp với
phòng Số hóa đảm nhiệm. Tất cả các tài liệu của Giáo sư và tài liệu viết về
Giáo sư sẽ được chuyển dạng số, xây dựng một CSDL riêng biệt, đặt trên
cổng thông tin điện tử của Trung tâm. Tuy nhiên, công việc này sẽ được
tiến hành trong tương lai. Trước mắt, Trung tâm tập trung vào việc xây
dựng tủ sách và xây dựng thư mục.
Nguồn kinh phí để phát triển Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo là nguồn kinh phí
sự nghiệp. Hàng năm, Trung tâm nhận được một nguồn kinh phí từ ĐHQGHN, đó
là nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên của cơ quan. Và chính nguồn kinh phí
đó được sử dụng để xây dựng và thực hiện kế hoạch.
Chịu trách nhiệm chính trong việc biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” là
các cán bộ Phòng Thông tin – Nghiệp vụ, cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ
Phòng Phân loại – Biên mục và Phòng Bổ sung – Trao đổi. Các cán bộ thuộc hai
phòng này sẽ giúp đỡ xử lý, xây dựng CSDL sách Nguyễn Văn Đạo để xây dựng
thư mục. Các tài liệu còn lại, chủ yếu là các tài liệu không công bố và các tài liệu
công bố nhưng không dưới dạng sách sẽ do các cán bộ Phòng Thông tin – Nghiệp
vụ xử lý. Bên cạnh đó, việc thực hiện sẽ có sự tham gia của các sinh viên Khoa
Thông tin – Thư viện Trường ĐH KHXH&NV hiện đang thực tập tại Trung tâm,
dưới sự chỉ đạo của các cán bộ thực hiện tại các phòng ban trên.
Về nguồn lực thông tin, hầu hết các tài liệu phục vụ việc xây dựng, phát triển
bộ sưu tập là do gia đình cố Giáo sư cung cấp, tặng cho Trung tâm, hiện tại số
lượng khoảng trên 700 tài liệu, bao gồm tài liệu do Giáo sư viết, các tài liệu viết về
Giáo sư và các tài liệu Giáo sư đã từng sử dụng, được biếu tặng, các thư từ, công
văn... trong đó có khoảng 200 tài liệu là tài liệu mà Giáo sư sưu tầm thuộc nhiều
lĩnh vực khác nhau, chỉ dùng để xây dựng tủ sách, không dùng trong việc biên soạn
thư mục.
Tài liệu phong phú cả về hình thức lẫn nội dung, do Giáo sư ngoài là một
nhà khoa học, còn là người từng giữ nhiều vị trí, chức vụ, vai trò trong các cơ
quan, tổ chức, đoàn thể... Dạng tài liệu bao gồm cả tài liệu công bố và tài liệu
không công bố (Bản thảo viết tay, bản đánh máy, bản in thư điện tử, bài đăng trên
báo,tạp chí, bài in từ trên mạng...).
2.3 Quy trình biên soạn
2.3.1 Lập đề cƣơng
Việc lập đề cương là vạch ra phương hướng giải quyết và kế hoạch tiến
hành, bao gồm toàn bộ các vấn đề về nội dung và phương pháp thực hiện.
Với kinh nghiệm trong công tác thông tin – thư mục, việc xây dựng đề
cương biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” được Ban quản lý kế hoạch giao cho
các cán bộ Phòng Thông tin – Nghiệp vụ phụ trách.
Đề cương thực hiện phải xác định rõ ràng mục đích xây dựng và ý nghĩa sử
dụng của công trình đó.
Căn cứ vào đề tài thư mục, loại hình thư mục, mục đích cũng như đối tượng
sử dụng của thư mục để đề ra hướng chọn tài liệu một cách hợp lý. Đó là phương
hướng chung và những nguyên tắc như: Phạm vi tài liệu quy định thời gian, quy
định hình thức xuất bản... Tùy theo tính chất thư mục mà xác định loại tài liệu
được chọn.
“Thư mục Nguyễn Văn Đạo” là dạng thư mục nhân vật, phản ánh cuộc đời,
sự nghiệp của cố GS. VS. Nguyễn Văn Đạo. Bên cạnh vai trò như một thư mục
nhân vật thông thường, cuốn thư mục được xây dựng nhằm mục đích lưu giữ,
tưởng nhớ tới cố Giáo sư như một nhân vật đặc biệt đối với ĐHQGHN. Chính vì
thế, người lập đề cương luôn phải chú trọng vào những đặc điểm như trên để xác
định lựa chọn tài liệu cho hợp lý.
Một điều đáng chú ý trong khi biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” là tất
cả các tài liệu sẽ được xử lý hình thức và nội dung một cách theo nguyên tắc “mô
tả trực diện” như một tài liệu mới nhập về. Tất cả các tài liệu có tại Trung tâm sẽ
được đi qua các khâu bổ sung, biên mục, định ký hiệu... Việc làm này sẽ giúp có
được sự thống nhất toàn vẹn trong cách thức xử lý tài liệu, tạo thuận lợi cho việc
biên soạn, góp phần làm nâng cao chất lượng thư mục và đảm bảo mục tiêu biên
soạn. Việc lập đề cương biên soạn cũng dựa vào điều này để điều chỉnh đề cương
cho hợp lý.
Cùng với các tài liệu công bố là sách do các cán bộ Phòng Bổ sung – Trao
đổi và Phòng Phân loại – Biên mục xử lý, các tài liệu không công bố và tài liệu
công bố không phải là sách do Phòng Thông tin – Nghiệp vụ xử lý, tất cả sẽ được
sử dụng để tiến hành biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”.
Sau khi đã có được giới hạn tài liệu, đến đây đã có thể hình dung được cấu
trúc thư mục gồm bao nhiêu phần và thứ tự các phần. Dự kiến sắp xếp các phần và
thứ tự các phần, có cần lập bảng tra hay không, lập những bảng gì.
Khi đã có được những yếu tố cơ bản trong nội dung của cuốn thư mục, cần
vạch kế hoạch để tiến hành: Phân công người phụ trách, tham khảo ý kiến chuyên
viên, biên soạn... Cần vạch lịch trình tiến hành từng bước như: Giải quyết vấn đề gì
trước? Trong thời gian bao lâu? Bao giờ xong toàn bộ?... Việc đầu tiên cần làm đó
là phải thu thập, xử lý tài liệu để xây dựng CSDL thư mục, sau đó mới tiến hành in
ra trên dạng giấy. Đây là một công việc tốn rất nhiều thời gian, chiếm phần lớn
thời gian biên soạn thư mục. Khi đã có CSDL thư mục, việc in ra trên dạng giấy là
một việc rất dễ dàng và thuận tiện. Theo dự kiến, “Thư mục Nguyễn Văn” Đạo sẽ
hoàn tất vào cuối năm 2010.
Khi đã lập xong đề cương thực hiện, đề cương đó sẽ được thảo luận, góp ý
và có thể được sửa đổi, thêm bớt các đề mục tùy thuộc vào khối lượng tài liệu tìm
được. Nếu được thông qua, nó sẽ là tài liệu hướng dẫn thực hiện. Do vậy, việc lập
đề cương là khâu then chốt, quan trọng, quyết định đến chất lượng của quy trình
biên soạn thư mục cũng như chất lượng thư mục. “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” là
công trình có tính chất, đặc điểm đặc biệt, do vậy việc lập đề cương thực hiện cũng
phải dựa theo những đặc điểm, tính chất đó cho sát với mục tiêu kế hoạch thực
hiện.
2.3.2 Sƣu tầm tài liệu
Việc sưu tầm tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc quyết định chất lượng
cuốn thư mục, gồm 2 bước:
Xác định nguồn tìm
Trước hết cần xác định đâu là nguồn chính, đâu là nguồn phụ. Nguồn chính
được xác định là các tài liệu được gia đình cố Giáo sư biếu tặng, các nguồn khác sẽ
là nguồn phụ để tìm kiếm tài liệu. Chủ yếu tập trung vào các nguồn sau:
+ Tra cứu mục lục trực tuyến OPAC trên các cổng thông tin điện tử tới các
CSDL sách, bài trích báo, tạp chí... của các thư viện, Trung tâm Thông tin,
lớn, đa ngành, chuyên ngành...
VD: Thư viện Quốc gia, Trung tâm Thông tin khoa học và Công nghệ Quốc
gia...
+ Thư mục trong các sách nghiên cứu và tạp chí chuyên môn
VD: Tạp chí Cơ học do Viện Cơ học xuất bản
+ Danh mục sách xuất bản của các Nhà xuất bản về các lĩnh vực có liên quan
VD: Nxb ĐHQGHN, Nxb Giáo dục...
+ Ngoài ra, còn có thể tìm thêm tài liệu từ các nguồn tin trên Internet, các
Website...
Các tài liệu tìm được qua các nguồn phải ghi lại trên phiếu theo các quy tắc
mô tả để tiện sử dụng (mỗi tài liệu ghi trên một phiếu).
Trực tiếp lựa chọn
Khi đã xác định được nguồn tìm và các tài liệu, tiến hành lựa chọn tài liệu.
Đây là công việc quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng thư mục. Mục
đích là lọc lấy những tài liệu sát hợp với đề tài, có ý nghĩa với thư mục đó. Chính
vì thế, khi lựa chọn cần phải nắm thật chắc và hiểu sâu sắc mục đích, nhiệm vụ, đối
tượng phục vụ và tính chất của thư mục, đặc biệt là các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu.
VD: Trên các Website, có rất nhiều những bài viết khác nhau ở những địa
chỉ khác nhau nhưng lại có nội dung giống hoặc tương đương nhau.
Cần lựa chọn tài liệu nào có nội dung thông tin nhiều nhất, chính xác
nhất từ những nguồn có uy tín.
Từ các nguồn tìm đó, cán bộ biên soạn sẽ phải đi đến tận nơi có tài liệu, tiếp
xúc trực tiếp với tài liệu để có bản mô tả theo nguyên tắc trực diện và có được cái
nhìn sơ bộ về tài liệu đó.
VD: Với những tài liệu được xuất bản chính thức, thời gian xuất bản đã lâu,
hoặc khó tìm, cần đến các nhà xuất bản, để vừa tìm tài liệu, vừa tiếp
xúc trực tiếp với tài liệu để có cái nhìn sơ bộ, xem tài liệu đó có nội
dung trùng hay tương tự với những tài liệu đã có hay không, tài liệu nào
hơn... để lựa chọn đưa vào thư mục.
2.3.3 Xử lý hình thức và nội dung tài liệu
Khi đã có được tài liệu, công việc tiếp theo là phải tiến hành xử lý tài liệu, cả
về nội dung và hình thức. Các tài liệu sẽ được mô tả trên các phiếu tiền máy, mỗi
tài liệu là một phiếu riêng, để sau này tiện việc kiểm tra, điều chỉnh, hiệu đính và
dễ sử dụng. Sau này, các phiếu tiền máy sẽ được tiến hành nhập máy các thông tin
đã xử lý ở các biểu ghi qua môđun Biên mục của phần mềm Libol, xây dựng các
điểm truy nhập... để xây dựng CSDL. Việc xử lý tài liệu sẽ được tiến hành thống
nhất trên tất cả các đối tượng.
Mô tả thư mục:
Mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tư cách là
một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục, đó là bước đầu tiên của việc
xử lý phân tích tài liệu, nhờ đó mà các chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một
quy tắc chặt chẽ. Với tư cách là một sản phẩm, nó bao gồm một tập hợp các chỉ
dẫn nhằm cung cấp cho người đọc một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và
được xem như một vật mang tin về tài liệu.
Mục đích của mô tả thư mục là cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất,
không mơ hồ, giúp cho người biên soạn thư mục dễ dàng đưa chúng vào vị trí của
bản thư mục.
Trong cuốn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”, các yếu tố mô tả được đưa vào
vẫn bao gồm các yếu tố hình thức: Nhan đề, tác giả, các thông tin xuất bản... Tuy
nhiên, có thể có một số yếu tố thay đổi hoặc thêm vào vì hình thức và dạng tài liệu
mà cuốn thư mục phản ánh đa dạng và phong phú, nhiều loại hình. Do chưa có quy
định chính thức về xử lý tài liệu không công bố bản thảo, bản viết tay, các văn bản
quản lý, văn bản hành chính... nên cơ quan đã xây dựng một quy định tạm thời cho
việc mô tả những dạng tài liệu này.
Theo đó, với các tài liệu công bố – các sách đã xuất bản hay những công
trình nghiên cứu, những bài viết... đã được công bố qua các kênh thông tin chính
thức – vẫn được tiến hành mô tả hình thức như các tài liệu là sách khác tại Trung
tâm, và vẫn bao gồm các yếu tố mô tả hình thức cơ bản dành cho sách.
VD: Đi theo con đường sáng tạo và sáng lập/ Nguyễn Văn Đạo.- H.:
ĐHQGHN, 2007.- 591tr.
Việc xử lý các tài liệu này sẽ do các cán bộ Phòng Bổ sung – Trao đổi thực
hiện.
Với các tài liệu không công bố: Đó là các công trình nghiên cứu, các bản
thảo, thư từ... của Giáo sư hoặc thuộc sở hữu của Giáo sư. Các tài liệu này sẽ được
mô tả như một bài trích báo, tạp chí. Tuy nhiên, việc mô tả hình thức có thể thêm
một số các yếu tố khác dành cho tài liệu không công bố và phù hợp với dạng tại tài
liệu.
VD: Thêm Tiêu đề bổ sung chủ đề – Tên cá nhân (tương đương trường 600
trong MARC21) và Tiêu đề bổ sung – Tên tập thể (tương đương trường
710 trong MARC21) cho các tài liệu là văn bản quản lý, văn bản hành
chính... do các cơ quan, tổ chức ban hành và được đại diện của cơ quan,
tổ chức đó ký.
Tuy nhiên, dù là dạng tài liệu nào, việc định ký hiệu cho mỗi tài liệu phải thể
hiện được sự đặc biệt của các tài liệu đó, theo mục đích, ý nghĩa của việc phát triển
bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo. Toàn bộ tài liệu sẽ có ký hiệu riêng, không đưa vào
hệ thống chung. Ký hiệu kho của các tài liệu là DN01 (DN mang nghĩa “danh
nhân”, 01 là số hiệu bộ sưu tập đầu tiên được xử lý phát triển theo hình thức này).
Đây là một ký hiệu mở, ký hiệu thể hiện được tính mở của kho tài liệu thuộc dạng
này, để sau này có thể mở rộng thêm ra (nếu có) chứ không phải là một dạng ký
hiệu “chết” của một kho “chết”, nghĩa là chỉ có duy nhất một mà thôi, không thể
phát triển.
Viết chú giải, tóm tắt
Đây là khâu quan trọng trong biên soạn thư mục, giúp người đọc nắm được
những nội dung cơ bản, giá trị khoa học, thực tiễn của tài liệu.
Có 2 loại tóm tắt, dẫn giải:
Loại mang tính chất giải thích (chú thích): Rất ngắn gọn nhằm nói rõ thêm
về tác giả, về chủ đề hoặc tính chất, công dụng của tài liệu
Loại mang tính chất tuyên truyền, giáo dục: Yếu tố chủ yếu là đánh giá tài
liệu, có thể từ 10 – 15 dòng tùy theo nội dung tài liệu.
Đây là công việc cần phải làm và không thể thiếu đối với việc biên soạn thư
mục. “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” có thể sử dụng loại thứ nhất, mang tính chất
giải thích. Các tài liệu trong thư mục có thể được tóm tắt theo các cách diễn giải,
quy nạp hay tổng hợp tùy từng tài liệu, tùy từng cán bộ thực hiện, nhưng phải nêu
bật được lên nội dung của tài liệu một cách đầy đủ và chính xác. Bài tóm tắt cần
ngắn gọn, xúc tích, dài hay ngắn tùy thuộc vào tài liệu nhưng viết không quá 100
từ, ngôn ngữ của bản tóm tắt phải theo ngôn ngữ của tài liệu gốc. Một số thuật ngữ
giữa các bản thảo viết tay hay đánh máy và tài liệu công bố chính thức có sự khác
nhau thì khi xử lý tài liệu, viết tóm tắt cho tài liệu nào phải tuân theo ngôn ngữ gốc
của tài liệu đó.
Các thuật ngữ được sử dụng phải chính xác và mang thông tin thực, dễ hiểu
với người sử dụng. Nội dung bản tóm tắt phải được thể hiện sao cho khi đọc tóm
tắt, người đọc có thể biết được nội dung chủ yếu của tài liệu và qua đó xác định
xem có cần đọc tài liệu gốc hay không, tiết kiệm thời gian cho độc giả và hiệu quả
với công tác phục vụ bạn đọc.
Phân loại tài liệu:
Tất cả các tài liệu trong “Bộ sưu tậpNguyễn Văn Đạo” sẽ được mô tả và xử
lý tuân theo các chuẩn biên mục sẵn có, áp dụng thống nhất trên toàn bộ tài liệu
của Trung tâm: Phân loại theo Khung phân loại Thập tiến Dewey DDC 14, biên
mục theo MARC21, mô tả theo Quy tắc mô tả thư mục Quốc tế ISBD. Tuy nhiên,
khi các tài liệu được phân loại theo Khung phân loại DDC sẽ xảy ra hiện tượng
phân tán tài liệu với các tài liệu có cùng chủ đề, gây khó khăn khi tra tìm tài liệu và
xé nhỏ nội dung thư mục . Chính vì thế, khi biên soạn Thư mục, cần có kế hoạch
xây dựng, tập hợp thành các chủ đề, tạo cho người dùng tin thêm một con đường
tiếp cận với tài liệu nhanh và chính xác hơn.
VD: + Tài liệu “Mô hình chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam” thì sẽ xếp vào
phần chế tạo máy bay
+ Tài liệu “Chế tạo vũ khí mới cho Không quân Việt Nam – Máy bay
Chinook” lại xếp vào phần vũ khí quân sự
Chính vì thế, cần tập hợp những tài liệu này vào cùng một chủ đề chế
tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam để giúp bạn đọc tiếp cận những tài liệu
này nhanh hơn và giúp cho công tác xây dựng bố cục thư mục được
thuận lợi.
Định từ khóa:
Thông thường, theo phương thức biên soạn thư mục dạng giấy truyền thống
thì việc định từ khóa là không cần thiết. Nhưng với “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”,
trước khi in ra trên dạng giấy, việc biên soạn sẽ bắt đầu từ việc xây dựng CSDL
thư mục Nguyễn Văn Đạo, bao gồm toàn bộ các yếu tố mô tả nội dung và hình
thức của tất cả các tài liệu trong “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo”, mỗi tài liệu sẽ
tương đương với một biểu ghi thư mục. Do đó, việc định từ khóa sẽ giúp tạo thêm
các điểm truy nhập tới tài liệu.
Việc định từ khóa sẽ tuân theo Bộ từ khóa do Thư viện Quốc gia biên soạn
và Bộ từ khóa Khoa học công nghệ do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công
nghệ Quốc gia biên soạn. Trong quá trình thực hiện, cần đảm bảo các yêu cầu đối
với việc định từ khóa.
Đối với “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo”, các tài liệu chứa ngôn ngữ chuyên
ngành rất nhiều. Vì thế, cần chú ý việc tách các cụm từ, từ ghép làm từ khóa.
VD: Dao động phi tuyến, Vật lý nguyên tử...
Sau khi đã có được các bản mô tả trên các phiếu tiền máy, tiến hành kiểm
tra, điều chỉnh, hiệu đính đối với tất cả các phiếu rồi nhập máy vào CSDL qua
môđun biên mục của phần mềm Libol để tạo nên các biểu ghi thư mục trong CSDL
thư mục, phục vụ công tác quản lý và tra cứu tài liệu trên OPAC. Với việc làm này,
sau này việc cập nhật các biểu ghi sẽ trở nên vô cùng dễ dàng.
2.3.4 Sắp xếp tài liệu
Cách sắp xếp tài liệu biểu hiện nội dung tư tưởng của đề tài. Trong cuốn thư
mục, tài liệu được sắp xếp theo trình tự nhất định. Mục đích của nó là giúp người
sử dụng tìm nhanh chóng các tài liệu mình cần. Tùy vào số lượng tài liệu mà có
cách sắp xếp cho thích hợp, việc áp dụng phương pháp sắp xếp hợp lý sẽ có ảnh
hưởng đến việc phát huy tác dụng của thư mục.
Có nhiều cách sắp xếp:
+ Theo phân loại
+ Theo chủ đề
+ Theo thời gian xuất bản
+ Theo loại hình...
Lựa chọn cách sắp xếp nào phù hợp tùy thuộc nhiều yếu tố: đề tài, mục đích
biên soạn, tính chất nội dung tài liệu... Tuy nhiên, với “Thư mục Nguyễn Văn
Đạo” thì có thể xem xét 2 cách sắp xếp tài liệu, đó là: Theo chủ đề, theo loại hình.
VD: * Sắp xếp theo chủ đề, tài liệu được chia thành các phần như:
- Mô hình ĐHQGHN
- Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam và Đại học Tư thục Anbe
Anhxtanh
- Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam
...
* Sắp xếp theo loại hình tài liệu:
- Tài liệu công bố: Sách, bài trích báo, tạp chí...
- Tài liệu không công bố: Bản thảo, thư, văn bản quản lý...
Việc sắp xếp phải theo một hệ thống thống nhất, chặt chẽ từ đầu đến cuối.
Trong thư mục, quá trình sắp xếp chia làm 3 giai đoạn:
- Sắp xếp toàn bộ tài liệu trong thư mục thành từng phần: Sẽ có 2 phần lớn:
+ Phần 1: Các tài liệu do GS. VS. Nguyễn Văn Đạo viết
+ Phần 2: Các tài liệu viết về GS. VS. Nguyễn Văn Đạo(chủ yếu được
viết sau khi Giáo sư qua đời)
Quá trình này có thể xem xét áp dụng một trong 3 cách sắp xếp như
trên. Tuy nhiên, do các tài liệu trong “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” đa
dạng về cả nội dung lẫn hình thức, nên ưu tiên sắp xếp theo chuyên đề vì
như vậy, thư mục sẽ không bị xé nhỏ, tra cứu dễ dàng các tài liệu có nội
dung gần nhau.
- Sắp xếp thứ tự giữa các phần: Sau khi đã phân chia cuốn thư mục thành các
phần theo một cách sắp xếp nhất định, các phần đó sẽ được sắp xếp theo
trật tự: Ưu tiên các tài liệu về ĐHQGHN và mô hình ĐHQG, các tài liệu
về giáo dục; tiếp theo là các tài liệu khác của Giáo sư khi ở trên các cương
vị khác nhau (theo trình tự thời gian của việc bổ nhiệm các cương vị); các
tài liệu là các bản thảo xuất bản sách, báo...; cuối cùng là các tài liệu khác.
- Sắp xếp tài liệu trong từng phần: Cách làm phổ biến là trong từng phần
riêng biệt, tốt nhất là xếp theo vần chữ cái, tên tác giả hoặc tên ấn phẩm.
Tuy nhiên, Thư mục Nguyễn Văn Đạo là một thư mục đặc biệt, chủ yếu
chứa những tài liệu không công bố theo suốt cuộc đời, sự nghiệp hoạt
động của Giáo sư. Chính vì thế, các tài liệu trong từng phần riêng biệt tốt
nhất là nên sắp xếp theo trình tự thời gian, trình tự diễn ra sự việc, để phản
ánh được quá trình hoạt động, cuộc đời, sự nghiệp của Giáo sư một cách
có hệ thống.
Ngoài ra, có thể xem xét các cách sắp xếp khác tùy thuộc vào khối lượng và
thành phần tài liệu tìm được.
2.3.5 Lập bảng tra cứu
Với “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”, cần lập tiến hành lập bảng tra cứu, đây là
một công việc không thể thiếu đối với mỗi thư mục. Bảng tra cứu giúp độc giả tìm
tài liệu trong thư mục dễ dàng, nhanh chóng, giúp người sử dụng tiếp cận tài liệu
theo những cách khác nhau, đa dạng hóa các phương thức tiếp cận tài liệu cho độc
giả.
Có nhiều loại bảng tra cứu phụ trợ:
+ Bảng tra tên tác giả
+ Bảng tra tên ấn phẩm
+ Bảng tra tác giả tập thể
+ Bảng tra tên nhân vật
+ Bảng tra chủ đề
+ Bảng tra tên địa lý...
Mỗi loại bảng tra thường áp dụng cho những loại thư mục nhất định. “Thư
mục Nguyễn Văn Đạo” là một thư mục nhân vật, loại bảng tra phù hợp nhất là
bảng tra theo tác giả. Ngoài các tài liệu do Giáo sư viết, còn có rất nhiều các tài
liệu do những người khác viết về Giáo sư. Loại bảng tra này sẽ tập hợp lại, hệ
thống lại các tài liệu ấy. Các tài liệu trong bộ sưu tập bên cạnh các tác giả cá nhân
còn có khá nhiều những tác giả tập thể (chủ yếu là trong những văn bản quản lý),
do Giáo sư là người giữ nhiều chức vụ, vị trí quan trọng khác nhau, nên trong cuốn
thư mục sẽ có hai bảng tra: Bảng tra tác giả cá nhân và bảng tra tác giả tập thể.
Nguồn lập bảng tra:
Đối với những bảng tra khác nhau có những nguồn khác nhau.
VD: Đối với bảng tra chủ đề, khi chọn lọc tài liệu và viết tóm tắt, dẫn giải
nội dung cần ghi thêm vào fiche riêng những chủ đề cần thiết. Đây
chính là nguồn để lập bảng tra cứu.
Bảng tra trong Thư mục Nguyễn Văn Đạo là bảng tra theo tác giả , nên
nguồn để lập bảng tra chính là dựa vào các yếu tố mô tả.
Cách trình bày bảng tra rất đơn giản, gồm 2 cột:
+ Một cột ghi tên tác giả (cá nhân hoặc tập thể)
+ Một cột ghi số thứ tự, vị trí các tài liệu của tác giả đó trong thư mục
Bảng tra sẽ được xếp cuối cùng trong thư mục để tiện việc tra cứu.
2.3.6 Biên tập, xuất bản và phổ biến thƣ mục
Cuối cùng là viết lời đề tựa và biên tập cuốn thư mục để hoàn thành các
bước xây dựng. Tiếp đó, bản thảo thư mục sẽ được đưa lên cho Ban chỉ đạo thực
hiện kế hoạch xem xét, góp ý. Người quyết định cuối cùng sẽ là Giám đốc Trung
tâm. Khi được phê duyệt, thông qua mới được xuất bản chính thức.
Sau khi được xuất bản chính thức, Trung tâm sẽ tiến hành phổ biến thư mục:
+ Gửi cơ quan cấp trên (Đại học Quốc gia Hà Nội), gửi tặng gia đình cố
Giáo sư và những người cần thư mục.
+ Đặt trong “Tủ sách Nguyễn Văn Đạo” để tra cứu và trưng bày.
+ Để tại các phòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu của Trung tâm để tiến
hành phục vụ, cho bạn đọc sử dụng.
+ Đưa lên cổng thông tin điện tử của Trung tâm để phục vụ tra cứu online,
sau đó sẽ xem xét để kết xuất ra đĩa CD.
+ Trưng bày tại các cuộc triển lãm sách...
Song song với việc phổ biến thư mục là tổ chức mối liên hệ ngược thường
xuyên với người sử dụng để kịp thời điều chỉnh hoạt động của ấn phẩm. Đó là
những công tác hoàn thiện để nâng cao chất lượng thư mục.
2.4 Thực tiễn triển khai kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”
Công tác biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” do các cán bộ Phòng
Thông tin – Nghiệp vụ phục trách cùng với sự tham gia của các cán bộ phòng Bổ
sung – Trao đổi, Phân loại – Biên mục và các sinh viên thực tập Khoa Thông tin –
Thư viện Trường ĐHKHXH&NV.
Việc thực hiện được chia ra hai giai đoạn chính:
- Xây dựng CSDL thư mục
- Biên soạn thư mục dạng giấy
Hiện tại, Trung tâm đã thực hiện đến bước xây dựng CSDL thư mục, công
việc vẫn đang được tiến hành. Đây là một công việc đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ
thực hiện có trình độ cao và chiếm phần lớn thời gian thực biên soạn thư mục.
2.4.1 Lập đề cƣơng
Việc lập đề cương thực hiện do Trưởng phòng Thông tin – Nghiệp vụ phụ
trách. Theo đề cương, các trình tự các công tác được thực hiện như sau:
- Xây dựng CSDL thư mục
+ Sưu tầm tài liệu: Xác định nguồn tìm và trực tiếp lựa chọn
+ Xử lý hình thức và nội dung tài liệu: Mô tả thư mục, viết tóm tắt nội
dung tài liệu, định từ khóa, phân nhóm tài liệu theo chủ đề
+ Hiệu đính và nhập máy
- Biên soạn thư mục dạng giấy
+ Chọn lọc, sắp xếp tài liệu
+ Lập bảng tra cứu
+ Biên tập, xuất bản và phổ biến thư mục
2.4.2 Sƣu tầm tài liệu
Việc sưu tầm tài liệu được tiến hành qua 2 bước :
Xác định nguồn tìm
Nguồn chính được xác định là nguồn tài liệu do gia đình cố Giáo sư tặng lại
cho Trung tâm, với số lượng khoảng trên 700 tài liệu, bao gồm tài liệu do Giáo sư
viết, các tài liệu viết về Giáo sư và các tài liệu Giáo sư đã từng sử dụng, được biếu
tặng, các thư từ, công văn... trong đó có khoảng 200 tài liệu là tài liệu mà Giáo sư
sưu tầm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Do Giáo sư giữ nhiều vị trí, chức vụ khác nhau nên các tài liệu rất phong phú
về nội dung, có nhiều dạng, bao gồm cả tài liệu công bố (những tài liệu được xuất
bản, phổ biến qua những kênh thông tin chính thức: sách, các bài in trên báo, tạp
chí) và dạng tài liệu không công bố (văn bản quản lý, các tập bản thảo, các công
trình nghiên cứu khoa học...). Trong đó chủ yếu là các tài liệu không công bố.
Ngoài các tài liệu mà Trung tâm được tặng, gia đình cố Giáo sư còn cho biết đã
tặng lại một số lượng lớn tài liệu của Giáo sư cho Thư viện Tạ Quang Bửu, và hiện
tại, tại nhà riêng của Giáo sư cũng vẫn còn rất nhiều tài liệu, sẽ sớm được tập hợp
để tặng cho Trung tâm.
Nguồn phụ để tìm kiếm có rất nhiều nguồn (như đã nêu ở 2.3.2) nhưng hiện
nay, các cán bộ mới chỉ tập trung khai thác ở các nguồn:
+ Tra cứu mục lục trực tuyến OPAC trên các cổng thông tin điện tử của các
thư viện, Trung tâm Thông tin, đa ngành, chuyên ngành...
VD: Thư viện Tạ Quang Bửu...
+ Ngoài ra, còn tìm thêm tài liệu từ các nguồn tin trên Internet, các
Website...
Trực tiếp lựa chọn
Trong quá trình tìm kiếm từ các nguồn trên, tới nay, số lượng các tài liệu lên
đến hơn 800, trong đó:
+ Số lượng tài liệu ở Thư viện Tạ Quang Bửu là hơn 500
+ Các tài liệu từ các nguồn tin trên mạng, các Website khoảng hơn 300
Tuy nhiên, Trung tâm mới chỉ xem xét, lựa chọn được số tài liệu ở trên
mạng, các Website, còn hơn 500 tài liệu ở Thư viện Tạ Quang Bửu thì hiện tại vẫn
chưa chọn lựa được. Sắp tới, Trung tâm sẽ cử cán bộ tới tận nơi để xem xét, đánh
giá, lựa chọn nguồn tài liệu đó.
Trong số khoảng 300 tài liệu tìm được trên mạng, các cán bộ đã lựa chọn
được khoảng 70 tài liệu có chất lượng, phù hợp với các yêu cầu đã đặt ra. Số lượng
các tài liệu giảm như vậy một phần lớn là do nội dung các bài viết giống hoặc
tương đương nhau, hoặc có ít thông tin phù hợp...
2.4.3 Xử lý hình thức và nội dung tài liệu
Tất cả các tài liệu được xử lý hình thức và nội dung một cách theo nguyên
tắc “mô tả trực diện” như một tài liệu mới nhập về, tất cả các tài liệu tại Trung tâm
sẽ được đi qua các khâu bổ sung, biên mục, định ký hiệu... tùy từng dạng tài liệu.
Các yếu tố mô tả hình thức và nội dung của tài liệu được viết trên phiếu tiền máy
để tiện sử dụng, tiện việc kiểm tra, điều chỉnh, hiệu đính... Mỗi tài liệu được viết
trên một phiếu.
Tất cả các tài liệu trong “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo” sẽ được mô tả và xử
lý tuân theo các chuẩn biên mục sẵn có, áp dụng thống nhất trên toàn bộ tài liệu
của Trung tâm: Phân loại theo Khung phân loại Thập tiến Dewey DDC 14, biên
mục theo MARC21, mô tả theo Quy tắc mô tả thư mục Quốc tế ISBD.
Mô tả thư mục
Các yếu tố mô tả được đưa vào vẫn bao gồm các yếu tố hình thức: Nhan đề,
tác giả, các thông tin xuất bản... tuy nhiên, do sự đa dạng trong dạng tài liệu và đặc
biệt là do chưa có quy định chính thức về xử lý tài liệu không công bố: các bản
thảo, các văn bản quản lý, thư... nên Trung tâm đã xây dựng một quy định tạm thời
cho việc mô tả những dạng tài liệu này.
Theo đó, với các tài liệu công bố (sách và các bài đăng trong báo, tạp chí),
vẫn mô tả hình thức bình thường như những tài liệu cùng dạng khác tại Trung tâm.
Với các tài liệu là sách, sẽ do các cán bộ Phòng Bổ sung – Trao đổi và Phân
loại – Biên mục xử lý. Các cán bộ Phòng Thông tin – Nghiệp vụ xử lý tài liệu là
bài đăng trong báo, tạp chí.
Ngoài ra, một số cuốn sách là tập hợp các bài viết của Giáo sư hoặc người
khác viết về Giáo sư thì bên cạnh việc mô tả cuốn sách như một chỉnh thể, Phòng
Thông tin – Nghiệp vụ còn thực hiện trích các bài viết đó theo dạng một bài báo,
tạp chí.
VD: Nguyễn Văn Đạo đi theo con đường sáng tạo và sáng lập/ Nguyễn Văn
Đạo.- H.: ĐHQGHN, 2007.- 591tr.
Dự án VIE/87/020 nghiên cứu về các quá trình thủy thạch động lực học
vùng bờ biển// Trong sách: Nguyễn Văn Đạo đi theo con đường sáng tạo
và sáng lập. 2007.- H.: ĐHQGHN, 2007.- tr.460.
Các tài liệu không công bố sẽ được mô tả như một bài trích báo, tạp chí, tuy
nhiên đối với một số tài liệu khi mô tả phải thêm một số yếu tố khác cho phù hợp
với nội dung tài liệu (như VD ở phần 2.3.3).
VD: Tiêu đề bổ sung chủ đề – Tên cá nhân: Nguyễn Văn Đạo
Tiêu đề bổ sung – Tên tập thể: Đại học Quốc gia Hà Nội
Tất cả các tài liệu không công bố đều phải mô tả yếu tố dạng tài liệu: bản
thảo viết tay, bản đánh máy, bản in thư điện tử, bản in trên mạng... vào vùng thông
tin bổ sung cho nhan đề.
Nhan đề nguồn trích được sử dụng dành cho các tài liệu mô tả dưới dạng bài
trích sẽ được ghi phần nguồn trích.
VD: Trong cuốn: Nguyễn Văn Đạo đi theo con đường sáng tạo và sách lập
Viết tóm tắt nội dung tài liệu
“Thư mục Nguyễn Văn Đạo” sử dụng loại tóm tắt mang tính chất giải thích
(chú thích), rất ngắn gọn, giới hạn trong 100 từ nhằm nói rõ thêm về tác giả, về chủ
đề hoặc tính chất, công dụng của tài liệu.
Các bài tóm tắt được các cán bộ sử dụng một cách hiệu quả ba phương pháp
dẫn giải, quy nạp, tổng hợp.
Khi tiến hành viết tóm tắt tài liệu, các cán bộ luôn chú ý tuân thủ và đảm bảo
đúng các yêu cầu đối với bài tóm tắt. Ngôn ngữ trong bài tóm tắt theo ngôn ngữ
của tài liệu gốc.
VD: Không dùng Toán học hỗn độn mà dùng Toán học Chaos.
Định từ khóa
Việc định từ khóa giúp tạo thêm các điểm truy nhập tới tài liệu.
Công tác định từ khóa cho các tài liệu trong “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”
cũng được thực hiện như với các tài liệu khác của Trung tâm, tuân theo Bộ từ khóa
do Thư viện Quốc gia biên soạn và Bộ từ khóa Khoa học công nghệ do Trung tâm
Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn.
Do có rất nhiều tài liệu chứa ngôn ngữ chuyên ngành nên việc định từ khóa,
tách cụm từ, từ ghép được các cán bộ thực hiện rất cẩn thận.
VD: Dùng Toán cơ học, không tách ra thành Toán học, Cơ học
Phân nhóm tài liệu theo chủ đề
Sau khi đã viết tóm tắt và định từ khóa, các cán bộ tiến hành phân nhóm các
tài liệu được mô tả dưới dạng bài trích theo các chủ đề dựa vào nội dung của tài
liệu, và đã phân chia được thành 15 chủ đề:
- Bài viết về các nhân vật, giới thiệu sách
- Mô hình ĐHQGHN
- Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam
- Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam và Đại học Tư thục Anbe Anhxtanh
- GS.VS.Nguyễn Văn Đạo và Ủy Ban Hòa bình Việt Nam
- GS.VS.Nguyễn Văn Đạo và Hội Việt Kiều
- Sự kiện Tổng thống Hoa Kỳ William Jefferson Clintơn thăm ĐHQGHN
(Ngày 17/11/2000)
- Bản thảo xuất bản sách tiếng Việt
- Bản thảo xuất bản sách tiếng Anh
- Bản thảo xuất bản sách tiếng Nga
- Phụ lục hình vẽ trong sách xuất bản
- Bài viết về GS.VS.Nguyễn Văn Đạo
- Bài viết về nghiên cứu khoa học
Mỗi chủ đề là tập hợp các tài liệu có nội dung về chủ đề đó. Sau khi đã xử lý
xong, các tài liệu này sẽ được đóng tập mang tên chủ đề đó để quản lý như một tài
liệu là sách. 15 chủ đề này được đánh số ký hiệu cũng như những tài liệu là sách
khác, DN01 rồi đến số ký hiệu cho mỗi chủ đề, tiếp đó là số thứ tự các tài liệu trực
thuộc chủ đề đó, được đánh số thứ tự từ 001 trong mỗi chủ đề. 15 chủ đề tương
ứng với số ký hiệu từ DN01/00163 đến DN01/00177.
2.4.4 Hiệu đính và nhập máy
Khi đã xử lý xong về nội dung và hình thức tài liệu, các cán bộ tiến hành
kiểm tra và hiệu đính lại các phiếu tiền máy, hoàn thành nốt các yếu tố mô tả. Sau
đó, tiến hành nhập máy các tài liệu qua môđun Biên mục của phần mềm Libol
(hiện Trung tâm đang sử dụng là phần mềm Libol 5.5).
Tất cả các yếu tố vẫn được đặt vào các trường tương ứng của khổ mẫu biên
mục MARC 21 như các tài liệu khác. Tuy nhiên, có một số điểm được lưu ý khi
nhập.
Với các tài liệu không công bố sẽ được mô tả như một bài trích báo, tạp chí,
một số yếu tố được thêm vào sẽ tương đương với việc thêm các trường trong quá
trình biên mục cho phù hợp với nội dung tài liệu (như VD ở phần 2.3.3).
VD: 600 04$aNguyễn Văn Đạo
710 1#$aĐại học Quốc gia Hà Nội
Yếu tố dạng tài liệu của các tài liệu không công bố được đặt vào trường 245
$b vùng thông tin bổ sung cho nhan đề.
VD : Bản thảo viết tay, bản đánh máy, bản in thư điện tử, bài in trên mạng...
Trường 654 Tiêu đề bổ sung chủ đề - Thuật ngữ chính sẽ dành cho tên các
thuật ngữ chính tạo nên sự khác biệt trong các chủ đề.
VD: 654 $aMô hình ĐHQGHN
654 $aBài viết về giáo dục
Trường 773 $t Nhan đề nguồn trích được sử dụng dành cho các tài liệu mô tả
dưới dạng bài trích sẽ được ghi phần nguồn trích. Nguồn trích ở đây là các chủ đề
mà tài liệu đó trực thuộc.
VD: 773 $tThư mục Nguyễn Văn Đạo: Mô hình ĐHQGHN
Đối với các tài liệu được in từ trên mạng, ngoài việc đưa tên chủ đề làm
nguồn, còn đưa thêm địa chỉ Website của tài liệu đó, hai yếu tố này cách nhau bằng
dấu “ ;”.
VD: 773 $tThư mục Nguyễn Văn Đạo: Bài viết về GS.VS. Nguyễn Văn
Đạo; Theo Vietnamnet.vn (Trang Tin tức Sự kiện)
9XX – Khối trường thông tin cục bộ, do MARC không quy định cụ thể nên
ở các Trung tâm khác nhau sẽ có những cách sử dụng khác nhau. Ở TT TT – TV,
ĐHQGHN khối trường này cũng được áp dụng cho phù hợp với tình hình thực tiễn
cơ quan mình. Theo đó, trường 914 là trường Thông tin bổ sung cho ấn phẩm và
trường 928 Thông tin về nơi lưu trữ ấn phẩm.
914$aThư mục Nguyễn Văn Đạo.$bTài liệu không công bố
928 $aTrung tâm TT-TV ĐHQGHN: DN01/00165 – 14
Hiện tại, Trung tâm đã xây dựng được CSDL thư mục với 611 biểu ghi, bao
gồm:
Các tài liệu do Giáo sư viết: Khoảng 490 biểu
Các tài liệu viết về Giáo sư: Khoảng 120 biểu
Trong đó:
- Tài liệu công bố: 291 biểu
+ Sách: 162 biểu
+ Bài đăng trong sách, báo, tạp chí: Khoảng 60 biểu
+ Bài in từ trên mạng: Khoảng 70 biểu
- Tài liệu không công bố: 320 biểu
+ Bản thảo: Khoảng 170 biểu
+ Bản in thư điện tử: 61 biểu
...
Con số này vẫn chưa dừng lại ở đó, các cán bộ tại Trung tâm vẫn đang tiếp
tục tìm kiếm tài liệu để cập nhật, đưa vào CSDL, xây dựng thành công cuốn “Thư
mục Nguyễn Văn Đạo” đầy ý nghĩa này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đại học Quốc gia Hà Nội. Quy chế tổ chức và hoạt động của TT
TTTV ĐHQGHN.- H., 1998
2. Đoàn Phan Tân. Thông tin học: Giáo trình dành cho sinh viên
ngành thông tin – thư viện và quản trị thông tin.- H.: ĐHQGHN,
2001.- 337tr.
3. Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện.- H.: VHTT, 2000.- 636tr.
4. Nguyễn Huy Chương. Tập bài giảng Thư mục học đại cương.- 55tr.
5. Nguyễn Thị Hòa. Quá trình phát triển vốn tài liệu và xử lý kỹ thuật
tại Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội – Niên luận.-H.: 2009.- 45tr.
6. Phan Văn. Thông tin học.- H.: ĐHQGHN, 2000.- 139tr.
7. Phan Văn – Nguyễn Huy Chương. Nhập môn khoa học thư viện và
thông tin.- ĐHQGHN, 1997.- 140tr.
8. Trung tâm TTTV, ĐHQGHN. Đề cương xây dựng “Thư mục
Nguyễn Văn Đạo”.- H., 2010
9. Vũ Văn Nhật. Thông tin Thư mục khoa học kỹ thuật: Giáo trình
dùng cho sinh viên chuyên ngành thông tin – thư viện khoa học.-
H.: ĐHQGHN, 1999.- 203tr.
http://www.lic.vnu.edu.vn 10.
http://www.wikipedia.com 11.
http://xaluan.com 12.
