Tin học B Văn Phòng 1
GV: Nguyễn Quang Vinh - Email:info@nguyenquangvinh.net - Website: NguyenQuangVinh.net
I.MS WORD NÂNG CAO
Làm việc với Macro
Khi làm việc với Word, nhiều khi bạn phải lặp lại một số các thao tác xử lý trên tài liệu. Điều này sẽ
được đơn giản hơn khi bạn áp dụng kỹ thuật Macro.
Macro có thể hiểu là một lệnh để gọi một thủ tục (thủ tục là một chương trình được lập trình trên máy tính có
thể bao gồm nhiều lệnh yêu cầu máy tính làm việc) nào đó. Lệnh Macro có thể được gắn bởi tổ hợp phím tắt
hoặc được gắn vào một nút lệnh trên thanh công cụ mà khi nhấn tổ hợp phím này hoặc nhấn chuột lên nút đã
gán trên thanh công cụ, Macro đó sẽ được thực hiện:
1. Tạo Macro:
Để dễ hiểu hơn, chúng ta sẽ đưa ra bài toán và cách giải quyết nó sau đây:
Bạn là một nhân viên văn phòng, rất hay phải soạn thảo các báo cáo, hợp đồng . . . .mà có dòng tiêu đề đầu tiên
là:
CỘNH HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---oOo---
Hãy tạo một Macro có tên CHXHCNVN và gắn nó bởi một tổ hợp phím nóng Ctrl + T chẳng hạn, bạn thao tác:
Chọn nhóm lệnh View, chọn lệnh Macros
Một menu lệnh hiển thị:
bạn chọn lệnh Record Macro.
Hộp thoại Record Macro hiển thị:
Đặt tên cho
Macro trong ô
Macro name.
Store macro in:
chọn tập tin đính
kèm macro
Nhấn chọn
Keyboardđể đặt
tổ hợp phím nóng
cho Macro.
Khi bạn chọn Keyboard , hộp thoại Customize Keyboard hiển thị:
Tin học B Văn Phòng 2
GV: Nguyễn Quang Vinh - Email:info@nguyenquangvinh.net - Website: NguyenQuangVinh.net
Bạn đặt con trỏ chuột vào ô
Press new shortcut key và
nhấn tổ hợp phím Ctrl + T
(tổ hợp phím bạn muốn gán
làm phím nóng). Lập tức
trong ô Press new shortcut
key sẽ xuất hiện tổ hợp
phím bạn vừa nhấn.
Save changes in: chọn tập
tin đính kèm
Nhấn tiếp Assign để đồng
ý.
Nhấn Close để đóng hộp
thoại Customize Keyboard.
Nhìm trên Word, bạn sẽ thấy con trỏ chuột hiển thị thành dạng . Bây giờ bạn hãy thực hiện việc nhập nội
dung và định dạng nội dung cho Macro như sau:
CỘNH HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---oOo---
Bạn có thể thực hiện bất cứ thao tác nào trên Word, macro sẽ làm nhiệm vụ lưu lại thao tác của bạn.
Nhập và định dạng xong, để kết thúc bạn chọn lệnh Macros trong nhóm lệnh lệnh View.
Một meu lệnh hiển thị , bạn chọn lệnh Stop Recording. Kết thúc việc tạo Macro.
Bây giờ, bạn mở một trang văn bản mới và nhấn phím Ctrl + T để xem kết quả.
2. Quản lý Macro:
Chọn nhóm lệnh View, chọn tiếp lệnh Macros.
Tin học B Văn Phòng 3
GV: Nguyễn Quang Vinh - Email:info@nguyenquangvinh.net - Website: NguyenQuangVinh.net
Một menu lệnh hiển thị , bạn chọn lệnh View Macros.
Hộp thoại Macros hiển thị:
Xoá một Macro: chọn tên macro
cần xóa trong khung Macro
name và nhấn Delete.
Edit: hiệu chỉnh Macro, khi bạn
nhấn chọn thì cửa sổ Microsoft
Visual Basic hiển thị cho bạn
viết lệnh.
3. Đính kèm Macro
- Vào biểu tượng Office chọn Save/ Save As
- Trong hộp thoại Save as chọn
- Mục Save As type: Chọn Word Macro-Enabled Document (*.docm)\
- Nhấn Save để hoàn thành.
Tin học B Văn Phòng 4
GV: Nguyễn Quang Vinh - Email:info@nguyenquangvinh.net - Website: NguyenQuangVinh.net
Sử dụng chức năng tìm kiếm & thay thế
Trong văn bản của bạn có độ dài chừng trăm trang thì việc muốn tìm kiếm hoặc thay thế một từ nào đó thật khó
nếu bạn thực hiện dò bằng tay. Thật may, Word cung cấp cho bạn chức năng dò tìm tự động.
1. Thực hiện tìm kiếm:
Chọn nhóm lệnh Home, chọn tiếp lệnh Find
Hộp thoại Find and Replace hiển thị, bạn chọn lớp Find
Find what: nhập vào nội dung cần tìm.
Chọn Find Next để tìm kiếm. Nếu tìm thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị nội
dung vừa tìm thấy trên màn hình.
Chọn Find Next nhiều lần để tiếp tục tìm kiếm.
Chọn Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm.
Nếu có thể, bạn chọn More để lựa chọn thông số cho việc tìm kiếm.
2. Tìm kiếm vàthay thế:
Trong hộp thoại Find and Replace, bạn nhấn chọn lớp Replace
Tin học B Văn Phòng 5
GV: Nguyễn Quang Vinh - Email:info@nguyenquangvinh.net - Website: NguyenQuangVinh.net
Find what: nhập nội dung cần tìm kiếm.
Replace with: nhập nội dung cần thay thế.
Replace All: tìm và tự thay thế cho đến khi hết từ cần tìm trong văn bản.
Find Next: để tìm kiếm, nếu tìm thấy Word sẽ tự đánh dấu. Muốn thay thế bạn nhấn Replace.
Kết thúc việc tìm kiến thay thế bạn nhấn Cancel.
Muốn định dạng màu sắc, kích thước, … cho chữ thay thế ta Click vào More -> Format
Thao tác tạo ghi chú(FOOTNOTE)
1. Tạo ghi chú:
Đôi khi trong văn bản bạn cần đánh dấu để chú thích từ hay đoạn nào đó bạn thao tác:
Đặt vị trí con trỏ chuột tại vị trí cần tạo chú thích.
Chọn nhóm lệnh References, chọn tiếp lệnh Insert Footnote.
Lúc này bạn sẽ thấy Word tự động nhảy xuống phí dưới trang văn bản và hiển thị cho bạn vùng để nhập nội
dung ghi chú.
Tương tự như vậy, bạn tạo ghi chú cho các từ hay đoạn khác, trong một trang thứ tự đánh dấu ghi chú bắt đầu
bằng số 1, . . .Thao tác chỉnh sửa chữ, màu sắc cho nội dung ghi chú tương tự như việc định dạng các ký tự
trong văn bản.
2. Loại bỏghi chú:
Bạn quét khối chọn ngay số thứ tự đánh dấu ghi chú cần loại bỏ.