KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
(Bài đọc tham khảo dành cho học viên)
Thạc sĩ Phan Ngọc Tú
Tiến sĩ Trương Quang Dũng
Thạc sĩ Sơn Thanh Tùng
Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất. Một
bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa những gì chúng ta
mong đợi. Dù bạn là ai, đang còn đi học hay đã đi làm, bạn cũng thường xuyên
phải thuyết trình trước đám đông. Và chắc hẳn, bạn đều đã trải qua giai đoạn chuẩn
bị, xây dựng bài thuyết trình với cảm giác hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều
người nghĩ rằng thuyết trình luôn là thử thách khó khăn nhưng thực tế đã chứng
minh, thuyết trình không phải là quá khó nếu chúng ta biết cách.
Tài liệu này sẽ hướng dẫn cho bạn từng công đoạn của việc thuyết trình như
chuẩn bị buổi thuyết trình, trình bày hiệu quả bài thuyết trình… Ngoài ra tài liệu
còn hướng dẫn những cách thức đối mặt với sự sợ hãi, hiểu được thính giả và thu
hút họ… nhằm giúp bạn tự đánh giá và hoàn thiện kỹ năng thuyết trình của mình.
I. CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ BUỔI THUYẾT TRÌNH
Để cho buổi thuyết trình thành công, bạn phải cố gắng chuẩn bị và tập luyện
thật nghiêm túc. Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, kỹ lưỡng thì cơ
hội thành công càng cao.
1. Xác định rõ mục tiêu
Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu là mục
tiêu bạn muốn đạt được. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn hình thành nội dung
và cách truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất. Điều này lại có liên
quan đến các yếu tố: những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và
bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào.
Thường hầu hết các bài thuyết trình thành công đề phải đạt 3 yếu cầu chính
yếu: chuyển tải được những thông tin mới, người nghe không chỉ “nghe” mà còn
được “thưởng thức” bài thuyết trình và các vấn đề trong bài thuyết trình cần được
trình bày rõ ràng, logic. Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này bạn cần xác định cách
diễn đạt phù hợp. Khi truyền đạt thông tin, bạn cần trình bày theo một cấu trúc hợp
lý, logic. Khi muốn người nghe thư giãn, bạn có thể nói những câu dí dỏm, hài
hước, những câu chuyện vui. Còn trong trường hợp mục tiêu bài thuyết trình muốn
cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bài thuyết trình cần
đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọng điệu hào
hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe.
2
Cần lưu ý rằng khả năng tập trung của người nghe chỉ giới hạn trong khoảng
45 phút. Trong khoảng thời gian đó, họ chỉ tiếp thu khoảng 1/3 những gì bạn trình
bày. Vì thế nội dung bài thuyết trình cần được cụ thể thành 3-4 vấn đề quan trọng
và nhấn mạnh những điểm này trong phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại chúng ở
phần cuối. Thông thường, các ý chính rơi vào các vấn đề:
- Tại sao “chủ đề thuyết trình” này lại cần thiết?
- Nội dung của “chủ đề thuyết trình” gồm những gì?
- Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì?
Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình
dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu. Ví dụ, với tiêu đề “cải tiến chất
lượng dịch vụ công”, có thể một số người nghe hình dung bạn sẽ trình bày các khái
niệm về chất lượng, cải tiến chất lượng và dịch vụ công. Nếu phần trình bày của
bạn cứ sa đà vào các khái niệm này sẽ làm cho người nghe chán, gây cho họ cảm
giác đang “đi học”. Cần nhớ, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu các khái
niệm và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản. Chẳng
hạn thông qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ảnh minh họa để họ hiểu
về chất lượng, dịch vụ công … thay vì phải nghe các khái niệm này dưới dạng lý
thuyết.
2. Tìm hiểu người nghe
Để có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả cần lưu ý trình độ văn hóa
và quan điểm của người nghe. Đồng thời tính đến phản ứng của người nghe trước
khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm vì điều này có thể ảnh hưởng đến bầu
không khí của buổi thuyết trình. Nếu bạn biết một số người nghe có quan điểm
cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay đã
có những chứng cứ, lập luận tốt. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước không
đúng lúc đôi khi gây phản cảm. Do vậy, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói
đùa đúng lúc để đem lại hiệu quả cao nhất.
Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu chỉ
có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề
nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Còn đối với trường hợp
có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều. Trong trường
hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự
chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình.
3. Tìm hiểu địa điểm và thiết bị nghe nhìn
Địa điểm có ảnh hưởng đến không khí của buổi thuyết trình. Chẳng hạn một
buổi thuyết trình tại một trường đại học có bầu không khí khác với ở một khách
sạn. Song vì địa điểm là nơi bạn khó đề nghị thay đổi nên bạn chỉ lưu ý để tạo ra
bầu không khí cho phù hợp cho chủ đề thuyết trình của bạn. Vấn đề quan trọng là
3
bạn nên xem xét trước địa đểm để chọn chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý, có những
đồ vật có thể hạn chế tầm nhìn của người nghe không, có thể điều chỉnh ánh sáng
trong phòng khi cần sử dụng thiết bị trực quan hay không, các ghế ngồi đã sắp xếp
hợp lý chưa… Nếu có thể, bạn cần điều chỉnh lại một số chi tiết cho phù hợp với ý
định của bạn.
Khi bạn có ý định sử dụng các thiết bị nghe nhìn, bạn nên kiểm tra xem đã có
sẵn các thiết bị bạn cần chưa. Nếu đã có sẵn các thiết bị nghe nhìm, bạn nên làm
quen với việc sử dụng các thiết bị này để tránh các trục trặc có thể xảy ra khi đang
thuyết trình. Nếu chưa có bạn phải tính toán (có thể phải thuê) để sao cho bài thuyết
trình của bạn đạt hiệu quả.
4. Thu thập thông tin
Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào công tác nghiên cứu kỹ
lưỡng trước đó. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức.
Bạn phải cố gắng thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn càng tốt để bài thuyết
trình có sức thuyết phục hơn. Khi thu thập thông tin, tài liệu, luôn ghi nhớ mục tiêu
của bài thuyết trình.
Bạn có thể bắt đầu việc thu thập thông tin bằng cách chọn một quyển sách tiêu
biểu về chủ đề bài thuyết trình và phần tài liệu tham khảo trong sách sẽ mở rộng
thêm cho bạn danh mục tài liệu phù hợp. Thường sách sẽ giúp cho bạn các khái
niệm, cơ sở lý luận của những một dung mà bạn dự định thuyết trình. Các báo cáo
quản lý, tài liệu của chính phủ, tạp chí chuyên ngành sẽ giúp bạn cập nhật những
nhận định mang tính thời sự của những chuyên gia trong nước và thế giới, những
số liệu giúp bạn tăng thêm sự thuyết phục khi bạn sử dụng chúng để minh họa
những nội dung cần thiết. Ngòai ra bạn có thể sử dụng nguồn thông tin từ internet,
từ bạn bè hoặc các quan hệ cá nhân. Những thông tin trên internet luôn được cập
nhật thường xuyên hơn so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn nên có tính mới mẻ.
Khi tìm thấy những tài liệu liên quan đến 3-4 ý chính, bạn hãy xếp chúng thành các
hồ sơ riêng tương ứng với mỗi ý chính, cho đến khi bạn có đủ thông tin để điền vào
bài thuyết trình.
Cần lưu ý những ưu, nhược điểm của những nguồn thông tin mà bạn dự định
sử dụng. Đồng thời phải xác định tính chính xác của những dữ liệu này.
5. Phác thảo đề cương
Bạn hãy coi nội dung là vấn đề trọng tâm và mọi điều xung quanh đều phải
thích hợp với nội dung đó. Nếu bài thuyết trình của bạn không có được nội dung
hay, bạn sẽ không thể có được một buổi thuyết trình thành công. Muốn vậy, bài
thuyết trình của bạn cần được soạn thảo một cách kỹ lưỡng với bước đầu là phác
thảo đề cương gồm các vấn đề sau.
5.1. Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính
4
Trình tự sắp xếp các ý chính được trình bày và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh
hưởng đến thông điệp bạn muốn chuyển tải đến người nghe. Vì vậy, bạn hãy sử
dụng kết cấu thích hợp nhất cho bài thuyết trình để có thể chuyển tải nội dung đến
người nghe một cách hiệu quả nhất. Bạn nên quyết định sớm về số lượng các ý
chính được nêu trong bài thuyết trình. Cũng nên kết thúc bài thuyết trình bằng một
ý mạnh mẽ và tích cực.
Có rất nhiều cách để trình bày ba hoặc bốn ý chính. Bạn có thể trình bày lần
lượt từng ý hoặc theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của từng ý. Nếu bạn
muốn người nghe có ấn tượng với một ý nào đó, thì hãy trình bày nó trước tiên và
tiếp theo là các ý hỗ trợ. Cách này được gọi là trình bày các ý riêng lẻ. Bạn cũng có
thể sử dụng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau. Cấu trúc trình bày hiện đang
sử dụng phổ biến là sắp xếp ý này gối lên ý kia. Theo cách này, ý thứ nhất sẽ gối
lên và phụ thuộc một mức độ nhất định của ý thứ 2 hay nói cách khác là ý thứ 2 sẽ
có một phần giải thích cho ý thứ nhất. các ý tiếp theo được trình bày tương tự và
nối các ý chính lại với nhau khá chặt chẽ. Bạn có thể để ý kiến trước mở và sau khi
trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài.
Bảng tóm tắt các cấu trúc thuyết trình phù hợp với các ý
KIỂU KẾT CẤU ỨNG DỤNG
Trình bày các ý riêng lẻ.
Các ý được trình bày
theo trình tự phù hợp với
một chủ đề.
Thường sử dụng cho các bài thuyết trình có tính chính
thức, như buổi trò chuyện có tính giáo dục hoặc các bài
giảng lý thuyết. Nếu người nghe ghi lại những điều
trình bày, bạn nên giúp họ bằng cách tóm tắt lại từng ý
trước khi trình bày ý tiếp theo.
Nhấn mạnh một ý.
Ý chính được tiếp nối
bằng một vài ý khác.
Thường sử dụng trong các bài thuyết trình về sự cần
thiết phải làm một việc nào đó. Kết cấu này mang tính
nhấn mạnh và phù hợp trong trường hợp người nghe có
khá nhiều thông tin về chủ đề thuyết trình. Điều này
giúp họ dễ tiếp thu các chi tiết hơn.
Gối ý.
Các ý được xây dựng
theo kết cấu gối ý và bổ
sung cho nhau khá chặt
chẽ.
Kết cấu này thích hợp nhất cho những buổi nói chuyện
với người nghe có quy mô nhỏ. Các ý gối nhau sẽ
khuyến khích người nghe tranh luận và tham gia vào
buổi thuyết trình.
5.2. Phác thảo đề cương
Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình
bày là việc làm cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn nắm rõ cấu trúc bài thuyết trình khi
5
bắt tay vào soạn thảo và nhớ lại những nội dung khi đang thuyết trình. Hãy xác
định 3 hoặc 4 ý chính. Ví dụ I, II, III, IV hoặc A, B, C, D, sau mỗi ý xác định tiếp
các ý nhỏ hơn (1, 2, 3, 4) và tiếp tục cho hết tất cả các ý. Khi phác thảo đề cương,
hãy cố gắng viết đơn giản sao cho chỉ cần nhìn qua, bạn có thể đọc được. Sau đây
là ví dụ về một phác thảo đề cương sơ lược. Bạn có thể sử dụng phác thảo này làm
cơ sở và mở rộng thêm.
CHỦ ĐỀ: ĐÀO TẠO ….
I. Tại sao cần thiết phải đào tạo?
1. Nhân viên hưởng lợi từ các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
2. Nhân viên mới nắm được quy trình đúng nhất.
II. Các hoạt động đào tạo gồm:
1. Nâng cao nghiệp vụ
1.1. Kiểm tra trình độ kỹ năng
1.2. Thiếu sót trong kiến thức
2. các vấn đề thực tế
III. Kết quả mong muốn:
1. Nâng cao hiệu quả hoạt động
2. Tăng năng suất
5.3. Mở đầu hiệu quả
Bắt đầu diễn thuyết, phần lớn người nghe chưa biết bạn nên bạn phải làm cho
họ có thiện cảm với mình ngay mới được. Tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu có ý
nghĩa hết sức quan trọng, trong đó thái độ tích cực và sự tự tin là một trong những
cách tốt nhất để gây ấn tượng tốt với người nghe. Điều này đồng nghĩa với việc bạn
phải chuẩn bị công việc và tâm lý thật tốt. Những diễn giả không chuyên nghiệp
thường chọn cách viết một hoặc hai câu mở đầu rồi luyện tập cho thành thạo, cho
thật “nhuyễn”. Khi mở đầu đã suôn sẻ, những vấn đề trình bày tiếp theo sẽ dễ dàng
và tự nhiên. Cũng cần lưu ý rằng mức độ tập trung chú ý của người nghe ngay lúc
khởi đầu là chưa cao, vì thế một khởi đầu suôn sẽ có ý nghĩa giúp bạn tự trấn tĩnh
nhiều hơn, hãy dành những ý quan trọng nhất nên trình bày sau khi buổi thuyết
trình đã bắt đầu khoảng vài phút. Hiện nay, có vài cách đang được sử dụng khá phổ
biến để mở đầu là: mở đầu bằng một câu chuyện, mượn lời của một danh nhân, đặt
một câu hỏi, gợi tính tò mò của người nghe …
Cũng có vài điều bạn nên tránh, đó là: