Kĩ năng xây dựng nhóm
làm việc hiệu quả
Trong công việc, đôi khi việc hợp tác làm việc nhóm với cá nhân khác đem
lại nhiều mâu thuẫn và ức chế hơn là khả năng tập hợp sức mạnh tập thể vốn
được ca ngợi. Bản thân những người lãnh đạo nhóm dù cố gắng đến đâu để
điều khiển trơn tru những hoạt động tập thể cũng không thể tránh được sai
lầm.
Kĩ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Theo Glem Parker, chuyên gia tư vấn về xây dựng nhóm ăn ý tại Princeton,
tác giả cuốn Team players and teamwork: New strategies for developing
success, để làm việc theo nhóm hiệu quả việc đầu tiên người lãnh đạo phải
làm đúng là lựa chọn thành viên hiệu quả.
Chuyên gia Parker đã đưa ra những bí quyết cho nhà lãnh đạo có thể hoàn
thành tốt nhiệm vụ đầu tiên này:
1. Định hình những gì mình cần
Với cương vị của một nhà quản lý dự án, bạn cần phải xác định rõ những yêu
cầu của dự án một cách đơn giản, rõ ràng và súc tích. Một khi xác định được
những mục tiêu và kết quả của dự án, hãy xem xét đến những kĩ năng bạn cần
để thực hiện nó tốt nhất. Hãy luôn nhắc nhở rằng điều bạn cần có thể khác với
những điều bạn có, đừng quá cả nể tiếp nhận những người đã quen thuộc
nhưng không phù hợp với công việc hiện tại. Xem xét thật cẩn thận và đánh
giá những kĩ năng đã có trong nội bộ tổ chức cũng như liệu bạn có cần phải
thuê nhân sự bên ngoài (những người làm việc tự do, tư vấn…) hay không.
2. Sẵn sàng với nhân sự dự phòng
Nhà quản trị cần phải có một sự linh hoạt điều chỉnh hoạt động giữa các thành
viên trong nhóm: mỗi thành viên cần phải thích nghi nhanh chóng với việc
thay đổi hạn định, luân chuyển nhiệm vụ trong trường hợp có thành viên
không thể hoàn thành hoặc cần hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc. Đặc
biệt đối với những kĩ năng cần thiết cho sự thành công của dự án, hãy đảm
bảo rằng những thành viên khác trong nhóm cũng cần phải có kĩ năng này
phòng khi có những vấn đề nảy sinh.
3. Lựa chọn đủ số người
Sai lầm của nhiều nhà lãnh đạo là xây dựng một đội quá nhiều hoặc quá ít
thành viên cho dự án, điều đó có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng. Dư
thừa người trong đội có thể dẫn đến những áp lực về mặt tài chính, những
thắc mắc về việc phân chia công việc, lãng phí thời gian hay thông tin chậm
trễ. Tương tự, thiếu người lại khiến mọi người cảm thấy bị áp lực về thời
gian, làm việc quá sức, thiếu hụt những kĩ năng và làm hẹp phạm vi hoàn
thành mục tiêu của dự án. Vì vậy, quản lý dự án cần tuyển đủ người cần thiết
và trong mức ngân sách cho phép. Trong hầu hết các trường hợp, việc đạt
được sự cân bằng về nhân lực trong nhóm là vô cùng khó. Tuy nhiên, với
những nhà quản lý kinh nghiệm, chắc chắn họ sẽ biết cân bằng giữa những
yêu cầu về kĩ năng, số người và phân bổ nhân lực một cách hợp lý.
4. Đề cao những người tâm huyết
Một dự án hay một công việc sẽ không thể nào có kết quả mỹ mãn nếu những
người đóng góp cho dự án lại thiếu hứng thú với nó. Những nhà quản lý dự án
cần phải đảm bảo chọn đúng các thành viên trong nhóm – người thành thạo
về lĩnh vực dự án sẽ làm, tâm huyết với những kết quả từ công việc trước mắt
và có thể sẵn sàng cống hiến những đóng góp ý nghĩa.
Thực tế cho thấy, nhiều dự án bị thất bại hay bị trì hoãn là do các thành viên
trong nhóm dành ưu tiên của họ cho những việc khác. Khi tình huống đó xảy
ra, công việc bị đổ dồn vào những người còn lại gây bế tắc và quá tải dẫn tới
kết quả cuối cùng không như mong đợi, do vậy, nhà quản trị đừng miễn
cưỡng mời bằng được những người có kĩ năng tốt nhưng thiếu nhiệt tình cho
công việc nhóm.
5. Tôn trọng cá tính và phong cách làm việc của các thành viên
Bí quyết thành công trong hoạt động nhóm được đúc kết trong 2 chữ “tôn
trọng”. Người quản lý dự án cần biết rõ các thành viên – tính cách, phong
cách làm việc của họ… Luôn tôn trọng các cá nhân trong nhóm của mình để
từ đó có cách quản lý họ hiệu quả. Sẽ tốt hơn nếu loại bỏ những cá nhân thích
tranh cãi và thách thức người khác vì mục đích của dự án và tâm trạng của
những thành viên khác. Bình tĩnh và kiềm chế cảm xúc là những tính cách cần
thiết đối với người quản lý dự án vì bạn là người có ảnh hưởng trực tiếp để
thái độ và tâm trạng của cả nhóm. Khi chú ý và quan sát tính cách cá nhân,
người lãnh đạo sẽ giao trách nhiệm cho đúng người, đảm bảo mỗi thành viên
thấy được tầm quan trọng và những đóng góp của họ đều đáng quý như nhau
trong dự án.
Nếu bạn làm được những gợi ý trên cũng có nghĩa là bạn đã đi được một nửa
con đường dẫn tới kết quả thành công rồi đó.
