Luận văn Thạc sĩ Luật Hiến pháp và Luật Hành chính: Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện Ảnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THANH SƠN

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8340403

Hà Nội – 12/2019

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.

Các tư liệu, trích dẫn nêu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, chính xác, trung

thực, khách quan. Số liệu được sử dụng trong luận văn hoàn toàn dựa trên khảo

sát từ thực tế. Những kết luận khóa học của luận văn chưa từng được công bố

trong bất kỳ công trình nào.

Tác giả luận văn Lê Thanh Sơn

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, các thầy, cô giáo

của Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức

trong suốt quá trình học tập vừa qua của tập thể học viên cao học.

Đặc biệt tác giả xin bày tỏ lòng biết hơn sâu sắc tới TS Phạm Thị Ninh đã

trực tiếp hướng dẫn tận tình, chu đáo và hiệu quả để tác giả hoàn thành luận văn

này.

Cuối cùng tác giả xin gửi lời cảm ơn lãnh đạo Trường Đại học Sân khấu –

Điện ảnh Hà Nội, các đồng nghiệp, gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tác

giả hoàn thành luận văn của mình.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Lê Thanh Sơn

DANH MỤC VIẾT TẮT

STT VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT

01. CCVC Công chức viên chức

02. CQNN Cơ quan nhà nước

03. HCNN Hành chính nhà nước

04. QLNN Quản lý nhà nước

05. QPPL Quy phạm pháp luật

06. UBND Ủy ban nhân dân

07. VBHC Văn bản hành chính

MỤC LỤC

MỤC LỤC ........................................................................................................ 5

PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 8

1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 8

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài .............................................. 9

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn ....................................................... 13

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 13

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn ............. 14

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn.............................................. 14

7. Kết cấu của luận văn ............................................................................... 14

Chương 1 ........................................................................................................ 15

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNHVĂN BẢN HÀNH CHÍNH ............................................................................................................ 15

1.1. Một số khái niệm có liên quan ............................................................. 15

1.1.1. Khái niệm văn bản ........................................................................... 15

1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ............................................... 16

1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính ......................................................... 17

1.2. Yêu cầu của một văn bản hành chính ................................................. 18

1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản ....................................... 18

1.2.2. Yêu cầu về nội dung của văn bản ..................................................... 19

1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ......... 22

1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản .................................................... 23

1.2.5. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính ...................... 24

1.3. Vai trò, chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ..................................... 28

1.3.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ........................................................ 28

1.3.2. Chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ............................................ 30

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................ 32

Chương 2 ........................................................................................................ 33

THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI .................. 33

2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.................................................................................................... 33

2.1.1 Vị trí chức năng ................................................................................ 33

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................... 33

2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 34

2.2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ......................................................... 35

2.2.1. Số lượng văn bản ban hành .............................................................. 35

2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản ......................................................... 36

2.2.3. Nội dung văn bản ............................................................................. 37

2.2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày ......................................................... 38

2.2.5. Về ngôn ngữ, văn phong .................................................................. 60

2.2.6. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ......................................... 62

2.3. Đánh giá chung ..................................................................................... 63

2.3.1. Những ưu điểm ................................................................................ 63

2.3.2. Những tồn tại, hạn chế ..................................................................... 66

2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế .......................................... 67

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................ 70

Chương 3 ........................................................................................................ 71

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNGSOẠN THẢO VÀ BAN HANH THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI ............................................ 71

3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ......................................................... 71

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạiTrường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ................... 73

3.2.1. Hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC ............................ 73

3.2.2. Nhóm giải pháp về nguồn nhân sự ................................................... 75

3.2.3. Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ..... 79

3.2.4. Nhóm giải pháp về kỹ thuật nhằm hoàn thiện nguyên tắc và phương pháp kiểm tra văn bản hành chính.............................................................. 81

3.2.5. Nhóm giải pháp về tài chính và trang thiết bị ................................... 88

3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .................................................................................... 90

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ................................................................................ 90

KẾT LUẬN ..................................................................................................... 91

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Văn bản là công cụ, phương tiện quan trọng để truyền đạt thông tin, các

quyết định quản lý giũa các cơ quan, đơn vị, giữa các cán bộ quản lý với công

chức, viên chức, người lao động.Mọi hoạt động của các cơ quan hành chính nhà

nước từ công tác chỉ đạo, điều hành, thực thi đến kiểm tra, giám sát, đánh giá…

đều được thực hiện thông qua văn bản. Do vậy soạn thảo và ban hành văn bản là

một hoạt động cần phải được quan tâm đúng mức. Trong công tác văn thư, công

tác soạn thảo và ban hành văn bản là bước đầu tiên cũng như căn bản nhất để

cán bộ văn thư có thể thực hiện được nghiệp vụ của mình cũng như có thể soạn

thảo và ban hành những văn bản truyền đạt được đúng nội dung cũng như trình

bày đúng thể thức, thẩm quyền ban hành. Soạn thảo và ban hành văn bản là một

hoạt động tất yếu để có thể điều hành và quản lý được cơ quan tổ chức một cách

dễ dàng.

Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội là cơ sở đào tạo nguồn nhân

lựctrong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật. Trong quá trình hoạt động và thực hiện

chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, nhà trường đã ban hành một số lượng

các văn bản hành chính rất lớn để truyền đạt thông tin cũng như thực hiện các

công việc, nhiệm vụ theo tính chất của cơ quan tổ chức. Để hoạt động giảng dạy

và đào tạo của Trường được diễn ra một cách tốt nhất thì công tác soạn thảo và

ban hành văn bản hành chính cũng cần phải được coi trọng, nâng cao và không

ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và điều hành.

Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trường

có một số hạn chế nhất định, chưa đáp ứng được hoạt động quản lý và điều hành

của nhà trường nói riêng và mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện Ngành giáo dục

nói chung. Vì vậy, cần thiết phải có nghiên cứu để tìm hiểu thực trạng công tác

soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

để từ đó cónhững giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này trong thời

điểm hiện nay cũng như là trong tương lai.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, Học viên đã chọn đề tài:

“Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu –

Điện Ảnh”để làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Với đề tài nghiên cứu này,

học viên mong muốn rằng sẽ đem lại ý nghĩa tích cực cả về mặt khoa học và

thực tiễn trong hoạt động quản lý và điều hành tại Trường Đại học Sân khấu –

Điện ảnh Hà Nội.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Đã có rất nhiều công trình nghiên cứuvề văn bản hành chính trong các

sách chuyên khảo, giáo trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ…

của nhiều tác giả.Tiêu biểu nhất trong số đó có thể kể đến các nhà khoa học như:

GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm; PGS.TS Văn Tất Thu; PGS. TS Lưu Kiếm

Thanh; PGS. TS Nguyễn Thị Thu Vân với những công trình sau đây:

GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm với cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản

và công tác văn phòng trong cơ quan Đảng và Nhà nước”, NXB Chính trị Quốc

gia Sự thật năm 2009. Cuốn sách đã khẳng định được tầm quan trọng của công

tác soạn thảo văn bản và công tác văn phòng của cấp lãnh đạo, quản lý và có ảnh

hưởng không nhỏ đến các hoạt động của cơ quan. Văn bản là một công cụ của

lãnh đạo nhằm chuyền tải quyết định lãnh đạo, quản lý, pháp luật vào đời sống.

Nếu không làm tốt công tác soạn thảo văn bản sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình

thực thi công vụ của cơ quan, tổ chức, làm ảnh hưởng đến uy tín và tính uy

nghiêm của cơ quan công quyền. Tuy nhiên trên thực thế thì công tác soạn văn

bản vẫn còn tồn tại những hạn chế… vì thế cuốn sách trên được biên soạn như

một cuốn sổ tay để tra cứu những vấn đề liên quan đến văn bản để nâng cao hiệu

quả công tác soạn thảo và công tác văn phòng trong cơ quan Nhà nước.

PGS. TS Văn Tất Thu với cuốn “Văn bản và công tác văn bản trong cơ

quan nhà nước”, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật năm 2013.Cuốn sách đã đề

cập tới sự quan tâmcủa Đảng và nhà nước về công tác văn bản từ năm 1945 đến

thời kỳ đổi mới; công tác văn bản trong thời kỳ đổi mới và cải cách hành chính;

thực trạng công tác xây dựng văn bản trong các cơ quan nhà nước hiện nay đồng

thời thể hiện một cách rõ rét các nội dung liên quan đến văn bản nói chung và

văn bản quản lý hành chính nhà nước nói riêng như: khái niệm, nguồn gốc, chức

năng, vai trò hay cách sử dụng ngôn ngữ, văn phong…

Cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà

nước”,NXB Thống kê năm 2000 của PGS. TS Lưu Kiếm Thanh đã giới thiệu

những vấn đề chung nhất về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản quản lý

hành chính nhà nước; nêu lên tầm quan trọng của soạn thảo và ban hành văn bản

và những chuẩn mực thực hiện theo quy định nhà nước của việc soạn thảo và

ban hành nhằm nâng cao chất lượng uy tín và hiệu quả công tác của cơ quan

quản lý nhà nước.

Bên cạnh những công trình tiêu biểu trên, liên quan đến văn bản hành

chính còn có một số giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu tham khảo, bài viết

nổi bật phải kể đến như:

- Học viện Hành chính Quốc gia (2008), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và

ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

- Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản quản

lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố

Hồ Chí Minh.

- Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2004), Giáo trình Kỹ thuật xây

dựng và ban hành văn bản, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.

- Lưu Kiếm Thanh chủ biên (2010), Những vấn đề về ngôn ngữ hành

chính, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.

- Lưu Kiếm Thanh (2003), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm

pháp luật, NXB Thống kê, Hà Nội.

- Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà

nước, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

-Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương (chủ biên), Lê Văn In, Nguyễn

Mạnh Cường (2013). Văn bản Quản lí nhà nước - Những vấn đề về lý luận và

kỹ thuật soạn thảo, NXB Chính trị Quốc gia Sự thậtđã phân loại và trình bày

công dụng của các loại văn bản hành chính, mẫu hóa các văn bản hành chính

thông dụng.

- Ngô Sỹ Trung (2016), Văn bản quản lý nhà nước,NXB Lao động - Xã

hội là cuốn sách chuyên khảo để nâng cao kỹ năng soạn thảo. Trong đó, nêu

được các khái niệm, thể thức, quy trình, nguyên tắc soạn thảo văn bản quản lý

nhà nước.

- Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Một số hướng nghiên cứu về kỹ thuật xây

dựng và ban hành văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước. Tạp chí Quản lý

nhà nước, tháng 8/2008.

- Nguyễn Thị Thu Vân chủ biên (2013), 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ

hành chính văn phòng. NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

- Nguyễn Thị Thu Vân (2017), Cách mạng công nghiệp 4.0 và sự chuyển

đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước. Tạp chí

Khoa học Nội vụ, tháng 12/2017.

Nghiên cứu về văn bản hành chính còn có các đề tài nghiên cứu trong

các Luận văn của một số tác giả tiêu biểu:

- Phan Thanh Liêm (2007), Hoàn thiện công tác soạn thảo và quản lý văn

bản hành chính trong các trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo,Luận

văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia. Đề tài nghiên cứu của tác giải đã hệ

thống hóa lý luận chung về soạn thảo và quản lý VBHC và dựa trên đó tác giả

đã phân tích thực trạng công tác soạn thảo và quản lý VBHC ở một số trường

đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo nêu lên những ưu điểm, nhược điểm và

nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác soạn thảo và quản

lý VBHCở các trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo,

- Hoàng Thị Tuyết Mai (2014), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản

hành chính của Trường Đại học Tân Trào, tỉnh Tuyên Quang,Luận văn Thạc sĩ,

Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn đã đưa ra cơ sở lý luận về nâng cao

chất lượng VBHC và lấy đó làm căn cứ để phân tích, đánh giá thực trạng chất

lượng ban hành VBHC của Trường Đại học Tân Trào rút ra được những ưu

điểm, nhược điểm và chỉ rõ nguyên nhân cụ thể từ đó đề xuất một số giải pháp

nâng cao chất lượng ban hành VBHC của Trường Đại học Tân Trào.

- Nguyễn Thị Thảo (2014), Chất lượng ban hành văn bản hành chính tại

các trường tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ, Học

viện Hành chính Quốc gia. Qua nghiên cứu cơ sở lý luận về chất lượng ban hành

VBHC trong các Trường Tiểu học tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng chất

lượng VBHC trong các Trường Tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội

đưa ra những ưu điểm, những bất cập và nguyên nhân từ đó đề xuất một số giải

pháp nâng cao chất lượng ban hành VBHC trong các Trường Tiểu học trên địa

bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội.

- Lại Thanh Sơn (2015), Xây dựng và ban hành văn bản của Ủy ban nhân

dân cấp xã, huyện Vũ Thư, tỉnh Thái Bình, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành

chính Quốc gia.

- Võ Thị Ngọc Chanh (2016), Ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban

nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc

gia.

- Nguyễn Thị Hằng (2017), Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại

Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ,

Học viện Hành chính Quốc gia.

- Phạm Nguyên Ngọc (2017), Chất lượng văn bản hành chính của các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sĩ, Học viện

Hành chính Quốc gia. Luận văn đã nêu lên cơ sở lý luận về VBHC, chất lượng

ban hành VBHC, từ đó làm căn cứ để phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng

VBHC của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình và chỉ ra được

những ưu điểm, những hạn chế, xác định rõ nguyên nhân của từng hạn chế qua

đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng VBHC của các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình.

Qua kết quả về tình hình nghiên cứu, có thể thấy rằng, nội dung nghiên

cứu của những công trình trên đã đề cập một cách tương đối đầy đủ về công tác

soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, nhưng hầu hết chủ yếu tập trung tại

các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập…Vàcho đến nay

chưa có bất kỳ đề tài nàonghiên cứu một cách hệ thống, toàn diện và chuyên sâu

về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân

khấu – Điện ảnh Hà Nội.

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

3.1. Mục đích

Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm góp phần nâng cao chất lượng soạn

thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà

Nội.

3.2. Nhiệm vụ

Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài cần phải thực hiện những nhiệm

vụ như sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Từ đó có những định hướng để khảo sát về thực trạng soạn thảo văn bản hành

chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.

- Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban

hành văn bàn hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là văn bản hành chính được ban

hànhtại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Để đảm bảo tính khoa học và tính thực tiễn, tác giả lựa chọn các văn bản

hành chính được ban hành từ năm 2013 đến năm 2017 tại Trường Đại học Sân

khấu - Điện ảnhHà Nội.

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1. Phương pháp luận

Luận văn dựa trên cơ sở lý luận của Chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy

vật lịch sử, chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh.

5.2. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;

- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin;

- Phương pháp so sánh, đối chiếu;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về lý luận:

Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về văn bản hành chính.

- Về thực tiễn:

+ Phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng và rút ra ưu điểm, hạn chế

trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học

Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất

lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu –

Điện ảnh Hà Nội.

+ Kết quả nghiên cứu giúp công chức, viên chức, người lao động Trường

Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội nhận thức rõ hơn về vị trí, vai trò của văn

bản hành chính trong hoạt động quản lý của nhà trường. Bên cạnh đó, những

giải pháp mà luận văn đưa ra sẽ giúp cho công tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính của nhà trường ngày càng hoàn thiện và đạt hiệu quả cao.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục chữ cái viết tắt, tài liệu tham

khảo, phụ lục,luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Chương 2: Thực trạng về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

tạiTrường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và

ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnh Hà Nội.

Chương1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1. Một số khái niệm có liên quan

1.1.1. Khái niệmvăn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.

Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.

Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện giao tiếp với nhau ở những

khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Cùng với sự phát triển

của xã hội loài người, hoạt động giao tiếp này ngày càng trở nên đa dạng và

phong phú. Khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người

càng lớn. Để thỏa mãn nhu cầu đó, con người đã tìm ra phương tiện giao tiếp

hữu hiệu nhấtđó là văn bản. Đây là phương tiện chủ yếu, dễ phổ biến và có khả

năng lưu giữ thông tin trong một thời gian dài.

Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã

hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà văn bản có nội dung và được sử dụng với mục

đích khác nhau. Chính vì vậy, văn bản trở thành đối tượng nghiên cứu của nhiều

ngành khoa học và khi nghiên cứu về văn bản mỗi ngành khoa học lại đưa ra

những khái niệm khác nhau về văn bản. Cụ thể:

- Theo Đại từ điển tiếng Việt: [44, tr. 1975]

+ Nghĩa hẹp: Văn bản là bản chép tay hoặc in ấn với một nội dung nhất

định thường để lưu lại.

+ Nghĩa rộng: Chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay loại ký hiệu nào đó.

- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Học viện

Hành chính Quốc gia: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin

bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định [12, tr. 8]. Với cách hiểu rộng như

vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.

- Trong cuốn ‘Văn bản và công tác văn bản trong các cơ quan nhà nước”

của PGS. TS Văn Tất Thu: Văn bản là kết quả phản ánh, ghi nhận thông tin về

những sự vật, hiện tượng của thế giới hiện thực khách quan và hoạt động tư duy

của con người được hình thành bởi hệ thống các ký hiệu ngôn ngữ (chữ viết)

trên vật liệu bằng giấy, có giá trị pháp lý [37, tr. 7].

- Trong các cơ quan, tổ chức, quan niệm về văn bản lại được hiểu một

cách đơn giản như sau: Văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ,

tài liệu…

Cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, sản phầm vật chất ghi lại

thông tin không chỉ là giấy mà bằng các phương tiện ghi và truyền tin khác. Ví

dụ như: văn bản điện tử, email... Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới

dạng thông điệp, dữ liệu, theo thể thức, định dạng nhất định, được tạo lập hoặc

được số hóa từ văn bản giấy.

Như vậy, có nhiều quan niệm khác nhau về văn bản bởi lẽ văn bản là đối

tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau. Tiếp cận từ góc độ quản

lý có thể hiểu:Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một

ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.

1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Trong hoạt động QLNN, trong giao dịch giữa các CQNN với nhau,

CQNN với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài… văn bản là phương

tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan

trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền HCNN.

Văn bản QLNN giữ một vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của đời

sống xã hội. Văn bản QLNN chính là phương tiện để xác định và vận dụng các

chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Do đó, xây dựng và ban

hành văn bản QLNN, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động

QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Các văn

bản QLNN luôn có tính pháp lý chung. Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp

lý của văn bản không giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin

quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế

thực hiện. Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản do Học viện Hành

chính Quốc gia biên soạn đã đưa ra khái niệm về văn bản quản lý nhà nước như

sau: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành

văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm

quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi

hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản

lý nội bộ nhà nược hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

[12, tr. 9].

Như vậy, văn bản quản lý nhà nước là văn bản được hình thành trong

hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết

định quản lý cũng như cụ thể hóa pháp luật để điều chỉnh những quan hệ xã hội

thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước.

1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một bộ phận của hệ thống văn bản QLNN dùng để

truyền đạt thông tin trong hoạt động QLNN. Trong phạm vi nghiên cứu của luận

văn, tác giả tập trung nghiên cứu nhóm văn bản hành chính theo cách phân loại

của Thông tư số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ,

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn

thư, cụ thể văn bản hành chính gồm các loại sau: "Nghị quyết (cá biệt), quyết

định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn,

chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự báo, báo cáo, biên bản, tờ trình,

hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy

chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi

đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công". Theo đó, văn

bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính

thông thường.

- Văn bản hành chính cá biệt: Là loại quyết định hành chính thành văn

mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban

hành nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt. Văn bản hành chính cá biệt có

những đặc điểm:

+ Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành.

+ Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức

cụ thể trong những trường hợp xác định.

+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý cụ thể.

+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành.

+ Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: Quyết định,

Nghị quyết…

- Văn bản hành chính thông thường: Là những văn bản mang tính thông

tin điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc

dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động QLNN như: công bố hoặc thông

báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một

cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin

giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với

tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường có các đặc điểm:

+ Thẩm quyền ban hành: Tất cả các cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền

ban hành văn bản hành chính thông thường.

+ Nội dung: Truyền đạt thông tin và giải quyết các công việc có tính sự vụ

hành chính trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

+ Việc đảm bảo thi hành: Văn bản hành chính thông thường không quy

định các chế tài.

+ Văn bản hành chính thông thường đưa ra các quyết định quản lý, do đó

không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá

biệt.

+ Văn bản hành chính thông thường do cơ quan, tổ chức có tư cách pháp

nhân ban hành, nội dung của nó không chứa đựng các quy phạm pháp luật, chỉ

tuân theo pháp luật. Đối tượng thi hành chỉ bao gồm một người hoặc một nhóm

người. Hiệu lực không gian hẹp, trong thời gian ngắn.

Văn bản hành chính chiếm số lượng lớn và được sử dụng hàng ngày trong

các cơ quan, tổ chức vừa là cơ sở thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, vừa có

ý nghĩa thực tiễn trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

1.2. Yêu cầu của một văn bản hành chính

1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản

Một VBHC khi ban hành phải đảm bảo nằm trong khuôn khổ, thẩm quyền

của cơ quan, tổ chức hay nói cách khác là nằm trong phạm vi đã được quy định

tại văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ

quan, tổ chức đó bao gồm thẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình thức tức là

chỉ được ban hành những văn bản mà nội dung đề cấp đến những vẫn đề liên

quan thuộc phạm vi của cơ quan, tổ chức và chỉ được ban hành một số văn bản

nằm trong khuôn khổ mà cơ quan, tổ chức đó được cho phép theo quy định.

1.2.2. Yêu cầu về nội dung của văn bản

a. Tính mục đích

Văn bản quản lý nhà nước được ban hành phải hướng tới mục đích nhất

định. Mục đích cao nhất khi ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm điều

chỉnh các mối quan hệ xã hội, quan hệ nội bộ tổ chức hoặc giải quyết công vụ

trong phạm vi quản lý của cơ quan ban hành. Đồng thời, văn bản còn phải thể

hiện rõ mục đích chính trị trong nội dung, tức là hướng tới việc thực hiện

phương châm, đường lối mà Đảng cầm quyền đã vạch ra. Chính vì vậy, tính

mục đích là yêu cầu đầu tiên đặt ra khi xây dựng nội dung văn bản.

Để đảm bảo yêu cầu nêu trên, trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định

rõ một số vấn đề thông qua việc trả lời các câu hỏi sau:

- Có thực sự cần thiết phải ban hành văn bản này không; hay nói cách

khác, văn bản dự định ban hành có giải quyết một mối quan hệ bức thiết nào của

xã hội hay không?

- Văn bản này được ban hành để làm gì, nội dung văn bản có đảm bảo

phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức của mình

không? kết quả cần đạt được của việc thực hiện văn bản như thế nào?

- Nội dung văn bản đã phù hợp và thể chế hóa được chủ trương, chính

sách các cấp uỷ Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các

văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên hay chưa?

Để giải quyết được những vấn đề trên, người chủ trì soạn thảo cần hiểu rõ

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình cũng như nhiệm vụ cụ thể về

từng vấn đề liên quan đến nội dung văn bản cần soạn thảo. Đồng thời, phải nắm

vững tôn chỉ, đường lối chính trị của Đảng, định hướng chiến lược về chính trị,

kinh tế, xã hội nói chung mà Đảng và Nhà nước đã vạch ra.

b. Tính pháp lý

Văn bản đảm bảo tính pháp lý khi:

- Được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực;

- Nội dung điều chỉnh phù hợp với thẩm quyền luật định;

- Nội dung văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và phù

hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên;

- Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm

trong hệ thống văn bản.

c. Tính khoa học

Về phương diện nội dung, tính khoa học của văn bản thể hiện ở các điểm

chính sau đây:

- Thông tin trong văn bản đầy đủ, cụ thể, chính xác;

- Thông tin trong văn bản có tính dự báo cao, có cơ sở khoa học, phù hợp

với quy luật phát triển khách quan tự nhiên và xã hội và hướng tới quốc tế hóa ở

mức độ thích hợp;

- Nhất quán, logic về chủ đề, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các

ý;

- Kết cấu hợp lý, chặt chẽ: hệ thống các ý trong văn bản được sắp xếp

theo trình tự khoa học có chủ ý, không trùng lặp, tản mạn, nhằm tạo điều kiện

thuận lợi cho việc nắm bắt và triển khai thực hiện;

- Nội dung văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống

văn bản quản lý nhà nước nói chung, tức là phải đảm bảo tính hệ thống, đồng bộ

trong tương quan với nội dung các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước khác.

d. Tính đại chúng

Để văn bản có sức thuyết phục, được mọi người tự giác thực hiện, các quy

định trong văn bản phải đảm bảo được các quyền và lợi ích hợp pháp của các

tầng lớp nhân dân, phù hợp với lợi ích chung của toàn xã hội. Vì vậy, khi ban

hành văn bản, đặc biệt là hệ thống văn bản có phạm vi ảnh hưởng rộng lớn như

văn bản quy phạm pháp luật, cần phải đặc biệt chú ý tới tính đại chúng của văn

bản. Có thể xác định tính đại chúng trên những phương diện biểu hiện sau đây:

- Nội dung văn bản phản ánh được nguyện vọng, ý chí của các tầng lớp

nhân dân và hướng tới đáp ứng các nguyện vọng đó;

- Các quy định cụ thể trong văn bản phù hợp với nội dung Hiến pháp về

quyền lợi và nghĩa vụ của công dân, đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của

nhân dân;

- Nội dung đưa ra có cơ sở khoa học, phù hợp với các quy phạm xã hội và

chuẩn mực đạo đức, văn hóa của cộng đồng;

Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng, cần thực hiện nghiêm ngặt

quy trình xây dựng ban hành văn bản. Cụ thể là:

- Tiến hành công tác khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến

nội dung chính của dự thảo một cách nghiêm túc theo những phương pháp thích

hợp và khoa học;

- Tổ chức nhiều kênh thông tin để lắng nghe ý kiến của quần chúng nhân

dân, nắm bắt tâm tư nguyện vọng của họ;

- Đa dạng hóa các hình thức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn

bản, trong đó chú ý thích đáng tới các hình thức thu hút được sự tham gia trực

tiếp của các tầng lớp nhân dân. Ví dụ như: tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến

đến tận các cấp hành chính cơ sở, đăng dự thảo văn bản dài ngày trên các

phương tiện thông tin đại chúng, v.v... Ý kiến góp ý của các tầng lớp nhân dân,

nhất là nhân dân lao động phải được tập hợp, nghiên cứu kỹ lưỡng và dùng làm

phương tiện chỉnh lý nội dung dự thảo văn bản.

e. Tính khả thi

Trước hết cần xác định rằng, tính khả thi của mỗi văn bản quản lý nhà

nước chỉ có được khi văn bản đó đạt các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa

học, tính đại chúng và tính pháp lý. Nhưng bên cạnh đó, tính khả thi còn có

những biểu hiện riêng mang tính đặc trưng:

- Nội dung văn bản phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh

tế - xã hội hiện tại, phù hợp với trình độ, năng lực của các chủ thể thi hành.Việc

xác định đầy đủ nội dung quy định của văn bản sẽ giúp cơ quan quản lý điều

chỉnh được những mối quan hệ xã hội thuộc chức năng nhiệm vụ và góp phần

thúc đẩy phát triển của xã hội, của nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên, những nội

dung đưa ra luôn phải phù hợp với thực trạng kinh tế xã hội hiện tại, bởi pháp

luật chỉ được thực hiện có hiệu quả khi không vượt quá khả năng kinh tế cho

phép. Và các quy định về trách nhiệm của cá nhân hay tổ chức luôn phải phù

hợp với điều kiện vật chất, tinh thần, độ tuổi, tâm sinh lý, trình độ nhận thức của

người thi hành nhằm đảm bảo khả năng thực thi cao. Nếu đặt ra các quy định,

mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở để thực hiện, làm tổn

hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện cho việc vi phạm pháp luật. Ngược

lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu, quá thấp

so với khả năng thực thi thì cũng sẽ không kích thích được sự năng động, sáng

tạo của các chủ thể, làm nhờn pháp luật và làm lãng phí nguồn lực của Nhà

nước;

- Nêu được các điều kiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các quy định hay

yêu cầu đưa ra trong văn bản.Trong văn bản, khi quy định về trách nhiệm, nghĩa

vụ, nhiệm vụ thì luôn phải quan tâm đến biện pháp, thủ tục, lộ trình để đảm bảo

thực hiện. Tránh tình trạng chỉ quy định bắt buộc người dân phải làm thế này,

thế kia, mà không quan tâm đến các nguồn lực vật chất, tinh thần để các đối

tượng thực thi có thể nghiêm chỉnh chấp hành các quy định đó. Chính vì vậy,

bước chuẩn bị khi xây dựng văn bản là hết sức quan trọng, cần phải được tiến

hành nghiêm túc nhằm khảo sát, nghiên cứu kỹ lưỡng những vấn đề liên quan

nhằm đưa ra phương án tối ưu về điều kiện thực hiện nội dung các văn bản đưa

ra;

- Xác lập được trách nhiệm cụ thể của cơ quan, tổ chức, cá nhân thi hành

văn bản.Trong văn bản luôn luôn phải xác định được nhiệm vụ cụ thể của từng

chủ thể thực hiện, trong đó có nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phối hợp, nhiệm vụ

kiểm tra, giám sát v.v... Có như vậy mới tránh được tình trạng đùn đẩy trách

nhiệm, trốn tránh nhiệm vụ như thực trạng thực hiện công vụ hiện nay. Và đây

cũng là một trong những phương diện đảm bảo tính khả thi cho văn bản được

ban hành.

1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

VBHC của một cơ quan, tổ chức phải đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình

bày. Cụ thể, phải tuân thủ các quy định, yêu cầu trong Thông tư số 01/2011/TT-

BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm

đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá

trình hoạt động của đơn vị. Kỹ thuật trình bày tức là mỗi yếu tố cấu thành của

một văn bản phải được trình bày theo một kiểu cách nhất định cả về kiểu chữ, cỡ

chữ và bố cục. Việc trình bày đúng các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình truyền đạt thông tin, quyết định quản

lý. Một văn bản được trình bày đúng thể thức theo quy định của pháp luật sẽ

đảm bảo được giá trị pháp lý của văn bản, tính thống nhất, khoa học trong văn

bản, tao điều kiện thuận lợi cho quá trình nghiên cứu, tra tìm, giải quyết, xử lý

và lưu trữ văn bản.

1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản

Văn bản quản lý nhà nước được viết theo phong cách ngôn ngữ hành

chính - công vụ. Phong cách ngôn ngữ này có các đặc trưng cơ bản là:

a. Tính chính xác

Để đảm bảo tính chính xác, cần lưu ý cách sử dụng từ ngữ trong văn bản:

- Không dùng từ đa nghĩa, làm phát sinh cách hiểu theo nhiều nghĩa khác

nhau;

- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ

trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa

phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ

phổ thông;

- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán - Việt và các từ gốc nước ngoài

khác. Không nên lạm dụng từ Hán - Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một

cách thích hợp, phù hợp;

- Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc phải sử

dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ

không quen thuộc đối với đời sống nhân dân;

- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và

nghiêm túc của văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt tránh dài dòng, cần

phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc và chú giải.

b. Tính phổ thông, đại chúng

Để đảm bảo tính phổ thông, văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ trong

sáng, dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước

ngoài đã được Việt hóa tối ưu. Hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn,

trong trường hợp bắt buộc phải sử dụng thì phải có giải thích rõ về nghĩa.

c. Tính khách quan, phi cá tính

Để đảm bảo tính khách quan, phi cá tính, từ ngữ sử dụng trong văn bản

cần:

+ Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;

+ Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương;

+ Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ;

+ Không dùng từ lóng, từ thông tục;

+ Không dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từ tình thái: “à,

ư, nhỉ, nhé, thì, là, mà, rằng...''; các từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến như “đi, nào,

nhé, thôi”...

d. Tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ,

các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách

nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc

ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo

đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép in ấn

bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.

e. Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải

thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng

với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.

Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất

nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức

của mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm

túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà

nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản để

quyết định các biện pháp kỷ luật. Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh

trình độ giao tiếp "văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp

quyền hiện đại.

1.2.5. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính

Văn bản hành chính là hệ thống văn bản dùng để chỉ đạo, điều hành giải

quyết các công việc thường xuyên trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính

vì vậy, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản loại này không do luật quy định

mà thường được các cơ quan, tổ chức quy định trực tiếp trong quy chế hoạt động

của cơ quan, tổ chức đó. Trên thực tế, có thể có những quy định không hoàn

toàn giống nhau bởi nó còn tuỳ thuộc vào người đứng đầu tổ chức đó quy định

nhưng về cơ bản phải đảm bảo chất lượng của văn bản banhành.Để thuận tiện

cho việc soạn thảo văn bản hành chính theo một chu trình tương đối khoa học,

cơ quan tổ chức có thể áp dụng một quy trình gồm các bước cơ bản sauđây:

a. Nêu sáng kiến

Xuất phát từ yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính cụ thể ở lĩnh vực

công tác do mình đảm nhiệm hoặc chức năng, nhiệm vụ công tác được giao, các

cá nhân hoặc đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức sẽ đề xuất sáng kiến việc

soạn thảo các văn bản.

b. Giao nhiệm vụ soạn thảo dự thảo

Trên cơ sở sáng kiến của cá nhân hoặc đơn vị cấp dưới, căn cứ tính chất,

nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho

đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

c. Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo

Trong bước này, chuyên viên hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ soạn thảo

cần tiến hành các hoạt động sau:

- Xác định chủ đề và mục đích soạnthảo. Chủ đề của văn bản: nội dung

văn bản đề cập đến mảng đời sống xã hội nào hoặc vấn đề gì trong hoạt động

quảnlý.Mục tiêu: văn bản được ban hành hướng tới mục tiêu nào trong các mục

tiêu quản lý đã đặt ra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ

quan, tổ chức.Phạm vi điều chỉnh của văn bản: văn bản điều chỉnh mối quan hệ

xã hội trong giới hạnnào;

- Thu thập và xử lý thông tin. Những thông tin cần thiết cho quá trình

hình thành nội dung và hướng tới mục tiêu sử dụng văn bản có thể được thu thập

từ nhiều nguồn: Nguồn văn bản: đó là những thông tin thu thập được từ hệ thống

văn bản quản lý bao gồm đường lối chủ trương chính sách trong các văn kiện

Đảng; quy định của pháp luật hiện hành xung quanh vấn đề đang đề cập; dữ liệu,

báo cáo của các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc của các cơ quan tổ chức có liên

quanv.v... Nguồn thực tế: quan điểm của các cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị và

của các chuyên gia, chuyên viên trực tiếp giải quyết vấn đề; hiện trạng về mối

quan hệ xã hội mà văn bản đang chuẩn bị ban hành cần điều chỉnh v.v…;

Lựa chọn tên loại vănbản.Tên loại văn bản thể hiện rõ mục đích quản lý

của cơ quan, tổ chức trong từng trường hợp ban hành văn bản cụ thể, do vậy cần

phải được lựa chọn chuẩn xác trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản. Mặt

khác, tên loại còn là căn cứ để xác định cách thiết lập và trình bày thể thức văn

bản, đồng thời quyết định hành văn tổng thể của văn bản. Do vậy, lựa chọn tên

loại là một trong những khâu tuy không mất nhiều thời gian song lại hết sức

quan trọng, có tầm ảnh hưởng lớn tới quá trình thực hiện soạn thảo, tới chất

lượng văn bản. Có thể căn cứ vào một số tiêu chí cơ bản sau đây để lựa chọn tên

loại văn bản quản lý thôngthường: Mục đích soạn thảo vănbản; Tính chất của

vấn đề được quy định trong vănbản; Đối tượng trực tiếp nhận vănbản;

Lập đềcương. Đề cương là bản dàn ý của văn bản, trong đó những mục

nội dung chính được bố cục theo một trật tự nhất định theo chủ định của người

soạn thảo. Lập đề cương là việc phối hợp các thao tác hình thành ý, lựa chọn và

sắp xếp các ý theo một trật tự nhất định nhằm tạo ra một bản dàn ý đầy đủ các

phương diện nội dung, kết cấu hợp lý và hoàn chỉnh.Đối với một số loại văn bản

có tính khuôn mẫu cao như các loại phiếu, các loại giấy, các loại văn bản chuyên

môn, v.v.., lập đề cương là bước không nhất thiết phải tiến hành. Còn đối với

các loại văn bản hành chính khác, lập đề cương lại có một vai trò hết sức quan

trọng trong quy trình soạn thảo. Công đoạn này giúp cho việc triển khai nội

dung văn bản bị không bị lạc chủ đề, tránh được tình trạng trùng lặp ý, thừa hay

thiếu ý; đồng thời còn giúp cho nội dung văn bản được sắp xếp theo một trình tự

logic chặt chẽ và hợp lý nhất trong điều kiện cho phép;

Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dựthảo.Trong khi viết bản thảo, cần lưu ý

luôn luôn phải dựa vào đề cương và tuân theo các yêu cầu về bố cục, văn phong,

ngôn ngữ hành chính. Bản thảo viết xong phải được người viết kiểm tra từng chi

tiết về cả nội dung và hình thức. Và trong khi viết, kiểm tra bản thảo, người viết

vẫn có thể điều chỉnh lại trật tự các luận điểm cho thật hợp lý, khoahọc.

Trong trường hợp cần thiết, chuyên viên soạn thảo có quyền đề xuất với

người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức

hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để điều chỉnh

nhằm hoàn thiện bản thảo trước khi thông qua.Cần lưu ý rằng: việc hoàn thiện

văn bản về mặt nội dung phải có sự xem xét chỉ đạo của trưởng đơn vị chuyên

môn. Và người đứng đầu bộ phận văn phòng, hành chính trong cơ quan có thể tư

vấn về phương diện thể thức, ngôn ngữ, trình bày văn bản nếu cá nhân hoặc đơn

vị chức năng chủ trì soạn thảo có nhu cầu.

d. Kiểm tra dự thảo

Dự thảo văn bản sau khi được soạn thảo xong cần chuyển cho các đơn vị

chức năng kiểm tra trước khi trình lãnh đạo xem xét, thông qua và ký ban hành.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo

văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn

bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng

phòng hành chính) giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và

chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ

quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

e. Xem xét, thông qua dự thảo

Việc xem xét, thông qua dự thảo văn bản được thực hiện tuỳ theo tính

chất hoạt động của cơ quan, tổ chức và tính chất của dự thảo.

Dự thảo văn bản có thể được xem xét, thông qua bởi cá nhân thủ trưởng

cơ quan hoặc người được uỷ quyền nếu cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ

thủ trưởng và tính chất của vấn đề cần phê duyệt trong nội dung dự thảo là thuộc

trách nhiệm của cá nhân người đứng đầu. Trường hợp này thủ trưởng cơ quan,

tổ chức sẽ ký trực tiếp hoặc uỷ quyền cho cấp phó ký thay.

Dự thảo văn bản còn được xem xét, thông qua bởi tập thể trong trường

hợp cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể và với những vấn đề quan

trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của

tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Trường hợp này

thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải sử dụng hình thức thay mặt (TM.) để ký văn

bản.

g. Ban hành

Việc ban hành văn bản được thực hiện bằng cách đăng tải trên trang thông

tin điện tử của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc gửi trực tiếp văn bản đến

các cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng nhận văn bản hoặc các phương thức

khác, tuỳ theo yêu cầu cần truyền đạt thông tin của từng văn bản cụ thể.

h. Gửi và lưu văn bản

Việc gửi vănbản cần đảm bảo nguyên tắc:Chuyển đúng tuyến, đúng

đốitượng; Chuyển đúng thờihạn; Không chuyển vượtcấp.

Việc lưu văn bản đảm bảo nguyên tắc lưu tại hai nơi: bản gốc lưu tại Văn

thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ

quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký.

1.3. Vai trò, chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản

lý tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

1.3.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

a. VBHC là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều

hành của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

Trong thực tế, có rất nhiều phương tiện, công cụ truyền đạt thông tin khác

nhau, tuy nhiên một trong số những phương tiện, công cụ truyền đạt thông tin

tốt nhất, đáng tin cậy nhất vẫn là văn bản. Cụ thể, tại Trường Đại học Sân khấu

– Điện ảnh Hà Nội các thông tin được truyền đạt chủ yếu gồm:

- Chủ trương, đường lối, pháp luật của Đảng và Nhà nước liên quan đến

sứ mạng, tầm nhìn hay mục tiêu, phương hướng hoạt động lâu dài của Trường

Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội. Đó là: Xây dựng Trường Đại học Sân

khấu – Điện ảnh Hà Nội đến năm 2020 thành trường trọng điểm của quốc gia về

đào tạo các ngành sân khấu, điện ảnh – truyền hình. Có cơ cấu ngành nghề phù

hợp, gắn với đòi hỏi của thực tiễn xã hội; có hệ thống chương trình, giáo trình và

phương pháp đào tạo tiên tiến, tiếp cận chuẩn mực quốc tế; phương thức đào tạo

đa dạng, huy động được nguồn lực của toàn xã hội; đội ngũ giảng viên, cán bộ

quản lý giỏi, có phẩm chất chính trị, đủ năng lực và tiêu chuẩn tương đương

trình độ quốc tế; cơ sở vật chất và kỹ thuật hiện đại, mang tính chuyên nghiệp

cao, gắn với đặc thù từng ngành học; quan hệ hợp tác quốc tế sâu rộng; phương

pháp quản lý và mô hình quản trị đại học tiên tiến, hiệu quả, đạt các chuẩn mực

khu vực và quốc tế.

- Nhiệm vụ, mục tiêu, phương hướng hoạt động cụ thể của Trường Đại

học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

- Sự biến đổi về cơ cấu tổ chức hay chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

các đơn vị trực thuộc và mối quan hệ giữa các đơn vị với nhau.

- Quá trình và những kết quả đạt được trong công tác giảng dạy và học tập

của nhà trường.

Trong hoạt động thường nhật của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh

Hà Nội, hầu hết mọi công việc từ chỉ đạo, quản lý, điều hành đều gắn liền với

VBHC. VBHC là nguồn cung cấp thông tin, số liệu, là cơ sở pháp lý để đảm bảo

các hoạt động giảng dạy và học tập của nhà trường. Do vậy, nếu thực hiện tốt

công tác soạn thảo và ban hành VBHC sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của

nhà trường.

b. VBHC là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

Các đối tượng quản lý có thể nhận thông tin qua nhiều nguồn khác nhau

như: các phương tiện thông tin, thư điện tử, truyền miệng… Tuy nhiên, hầu hết

các quyết định hành chính của lãnh đạo nhà trường được truyền đạt sau khi đã

thể chế hóa thành các văn bản. Đây là phương tiện truyền đạt chính xác, đầy đủ

và hiệu quả nhất. Do vậy, văn bản chính là phương tiện truyền đạt chính thức và

duy nhất có hiệu lực pháp lý hiện nay.

Cũng tương tự như những trường đại học khác, các quyết định quản lý

của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội thường là các Quyết định liên

quan đến công tác cán bộ, các Quyết định liên quan đến công tác hành chính các

Quyết định liên quan đến công tác học sinh, sinh viên, các Quyết định liên quan

đến công tác đào tạo…

Nếu các quyết định quản lý được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời và

đúng đối tượng thì sẽ giúp cho đối tượng tiếp nhận thông suốt, hiểu và nắm bắt

được tinh thần, ý đồ hay nhiệm vụ mà lãnh đạo yêu cầu thực hiện đồng thời có

đủ thời gian để thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu trong văn bản. Qua đó giúp

cho CCVC, người lao động của nhà trường nâng cao hiệu suất công việc và xử

lý nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của cá nhân, đơn vị. Ngược lại, nếu

việc truyền đạt quyết định kéo dài, thiếu cụ thể, không chính xác sẽ làm cho các

quyết định quản lý khi ban hành sẽ không có tính khả thi, đạt hiệu quả thấp hay

không đủ thời gian để thực hiện nhiệm vụ đã được đưa ra trong văn bản.

Việc sử dụng văn bản với nhiệm vụ truyền đạt các quyết định quản lý là

một mặt của việc tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất

lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất lao động của người

quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế hoặc không đem lại hiệu quả.

Có thể nói, văn bản đóng góp một vai trò rất lớn giúp cho lãnh đạo nhà

trường tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các đơn vị trực thuộc theo

yêu của mình và hướng hoạt động của CCVC, người lao động của nhà trường

vào mục tiêu trong công tác quản lý.

c. VBHC là phương tiện để kiểm tra, theo dõi hoạt động của lãnh đạo

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

Lãnh đạo nhà trường có thể thông qua việc kiểm tra quá trình giải quyết

các văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các đơn vị trực thuộc. Kiểm tra

việc chấp hành kỷ luật, tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ để đánh giá ý

thức, năng lực hay hiệu suất làm việc của CCVC, người lao động.

Kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý và điều hành là một

phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các hoạt động trong nhà trường một cách tích

cực, có hiệu quả. Đồng thời, kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng

cao trình độ tổ chức, có ý nghĩa quan trọng quyết định đến việc đảm bảo chất

lượng đào tạo của nhà trường.

d. VBHC là công cụ xây dựng hệ thống và thực thi pháp luật

Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà

nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Xây dựng hệ thống pháp

luật là nhằm tạo cơ sở cho các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập

như các trường đại học và công dân được hoạt động thống nhất theo những

chuẩn mực pháp lý.

VBHC là công cụ để cụ thể hóa các điều luật hiện hành, hướng dẫn thực

hiện các điều luật đó. Nó vừa là phương tiện đảm bảo thông tin, truyền đạt các

quyết định quản lý, phương tiện kiểm tra, theo dõi vừa là công cụ thực thi pháp

luật.

Khi ban hành văn bản hành chính, cần chú ý đảm bảo các yêu cẩu về nội

dung, thể thức, kỹ thuật trình bày sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

sao cho các VBHC được ban hành có giá trị điều hành thực tế chứ không mang

tính hình thức, chỉ khi đó VBHC mới có hiệu lực pháp lý.

1.3.2. Chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

a. Chức năng thông tin

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội chứa đựng các

thông tin về chiến lược, kế hoạch phát triển các hoạt động liên quan đến công

tác đào tạo của nhà trường và phương hướng, cách thức tổ chức thực hiện các

chiến lược, kế hoạch đó. Đồng thời VBHC cũng chính là cầu nối để nhà trường

và các cơ quan cấp trên, cơ quan chủ quản (Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch),

hay cơ quan quản lý tại khu vực (UBND quận Cầu Giấy, UBND phường Mai

Dịch) mà trường đặt làm trụ sở phối hợp với nhau trong công tác quản lý và phát

triển theo quy định của pháp luật.

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội hướng dẫn việc

thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án phát triển trường và ứng dụng tiến

bộ khoa học trong công tác giảng dạy và học tập.

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội truyền đạt các

thông tin trong lĩnh vực đào tạo của nhà trường theo sự phân cấp; chứa đựng các

thông tin về kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, quản lý, kiểm tra hoạt động

giảng dạy của giảng viên, quy định về chế độ làm việc của giảng viên, quá trình

học tập hay đầu ra việc làm của sinh viên… theo quy định của pháp luật.

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội chứa đựng các

thông tin về các hoạt động lớn như các kỳ tuyển sinh (đại học chính quy, vừa

làm vừa học, sau đại học…), các khóa học ngắn hạn, hay các hoạt động kỷ niệm

(thành lập Trường, ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11) hàng năm.

Cùng với đó công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật hay giải

quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo của giảng viên, sinh viên, phụ huynh cũng được

thể hiện rõ nét qua những văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên và các văn bản

quy định của nhà trường.

Bên cạnh đó, các thông tin chứa đựng trong VBHC của trường Đại học

Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là yếu tố quyết định để đưa ra những chủ trương,

đường lối, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhắm giải quyết

những vụ việc nội bộ, cũng như các vụ việc có liên quan đến quyền lợi và lợi ích

hợp pháp của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhà trường.

b. Chức năng quản lý

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội giúp lãnh đạo

nhà trường quản lý, điều hành mọi hoạt động của nhà trường, là cơ sở pháp lý

đảm bảo cho công tác quản lý, điều hình, giúp lãnh đạo trường ban hành các

quyết định quản lý chính xác, hiệu quả tới các khoa, phòng, ban chức năng;

đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra quá trình triển khai, thực hiện

các nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc thúc đẩy các hoạt động đảm bảo đúng

tiến độ, đạt hiệu quả cao.

Như vậy, có thể thấy rằng việc ban hành các VBHC của trường Đại học

Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là cách thức tối ưu nhất mà lãnh đạo trường thường

xuyên sử dụng để tác động lên đối tưởng quản lý nhằm thực hiện có hiệu quả

nhất các nhiệm vụ đã được đặt ra phù hợp với quy mô, hay thẩm quyền của nhà

trường.

c. Chức năng pháp lý

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội thực hiện chức

năng pháp lý, được sử dụng để ghi lại, lưu giữ và truyền đạt các nội quy, quy

chế, quyết định hành chính; đó chính là căn cứ pháp lý, là cơ sở để giải quyết,

thực thi các nhiệm vụ trong mọi hoạt động giảng dạy và học tập trong toàn

trường.

VBHC của trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội giải quyết các

vấn đề nảy sinh trong nhà trường, là căn cứ, là cơ sở vững chắc để chứng minh

Trường hoạt động đúng quy định của pháp luật.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả Luận văn đã trình bày khái quát các vấn đề lý

luận như: Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính;

yêu cầu của một văn bản hành chính; vai trò, chức năng của văn bản hành chính

trong hoạt động quản lý tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội. Đó

chính là cơ sở để nghiên cứu tiếp chương 2 – Thực trạng soạn thảo và ban hành

văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

Chương 2

THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI

2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của Trường Đại học Sân khấu -

Điện ảnhHà Nội

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội thuộc hệ thống giáo dục

quốc dân được thành lập theo Quyết định số 372/CP ngày 17 tháng 12 năm 1980

của Thủ tướng chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

theo Quyết định số 3651/QĐ-BVHTTDL ngày 01 tháng 10 năm 2018 của Bộ

Trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, hoạt động theo quy định của Quy chế

này và các quy định của pháp luật có liên quan.

2.1.1.Vị trí chức năng

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công

lập, trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng đào tạo, bồi

dưỡng nguồn nhân lực về sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh và truyền hình có trình

độ đại học, sau đại học và trình độ thấp hơn về các ngành được cơ quan quản lý

nhà nước có thẩm quyền cho phép; nghiên cứu và thực nghiệm khoa học trong

lĩnh vực sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh, truyền hình nhằm nâng cao chất lượng

đào tạo của trường và góp phần xây dựng nền văn hoá Việt Nam tiên tiến đậm

đà bản sắc dân tộc.

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội (sau đây gọi tắt là Trường)

có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật;

trụ sở tại thành phố Hà Nội.

2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Trình Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phê duyệtchiến lược

phát triển Trường, kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm về công tác đào tạo,

bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học của Trường và tổ chức thực hiện sau khi được

phê duyệt.

2. Tổ chức xây dựng, thẩm định và ban hành chương trình đạo tạo, xây

dựng và công bố chuẩn đầu ra đối với các ngành đào tạo; biên soạn hoặc lựa

chọn, thẩm định, duyệt và phát hành giáo trình, tài liệu và các ấn phẩm khoa học

khác phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của Trường theo quy định

của pháp luật.

3. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo, thi, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp, cấp

văn bằng, chứng chỉ cho các ngành được phép đào tạo theo quy định của pháp

luật.

4. Tổ chứcnghiên cứu khoa học; triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu

khoa học vào thực tiễn hoạt động của Trường.

5. Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được

giao và theo quy định của pháp luật.

6. Hợp tác, liên kết với các cơ sở đào tạo, các tổ chức, cá nhân nghiên cứu

khoa học trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật nhằm phát triển

và nâng cao chất lượng đào tạo.

7. Cải tiến công tác quản lý, hoàn thiện tổ chức bộ máy của Trường tinh

gọn, hoạt động hiệu quả; thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo

chương trình, kế hoạch công tác của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

8. Xác định vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp

và số lượng người làm việc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; quản lý tổ chức

bộ máy, nhân sự; thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức,

người lao động, người học thuộc phạm vi quản lý của Trường theo quy định của

pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

9. Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác

theo quy định của pháp luật.

10. Thực hiện kiểm định và đảm bảo chất lượng đào tạo theo quy định của

pháp luật.

11. Xây dựng trang tin điện tử (website) của Trường, quản lý và cung cấp

nguồn thông tin của Trường, tham gia vào hệ thống thông tin chung của các

trường đại học, các Bộ, ngành có liên quan.

12. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo Điều lệ trường đại học và được Bộ

Văn hóa, Thể thao và Du lịch giao.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức

1. Hội đồng trường.

2. Lãnh đạo Trường:

Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.

3. Các phòng chức năng:

a) Phòng Hành chính, Tổng hợp;

b) Phòng Đào tạo, Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế;

c) Phòng Công tác học sinh, sinh viên;

d) Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục.

4. Các khoa:

a) Khoa Nhiếp ảnh;

b) Khoa Sân khấu;

c) Khoa Múa;

d) Khoa Kịch hát dân tộc;

đ) Khoa Thiết kế mỹ thuật;

e) Khoa Nghệ thuật Điện ảnh;

g) Khoa Truyền hình;

h) Khoa Công nghệ Điện ảnh – Truyền hình;

i) Khoa Kiến thức cơ bản.

5. Các tổ chức trực thuộc:

a) Viện Sân khấu – Điện ảnh;

b) Trung tâm Thông tin, Thư viện;

c) Tạp chí nghiên cứu Sân khấu – Điện ảnh;

d) Trung tâm Thực hành Sân khấu – Điện ảnh;

đ) Trung tâm Ngoại ngữ, Tin học.

Hiệu trưởng Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội có trách nhiệm

quy định nhiệm vụ cụ thể cho các phòng, khoa, tổ chức trực thuộc; bố trí, sắp

xếp viên chức theo cơ cấu chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ và người lao động

cho các phòng, khoa, tổ chức trực thuộc; xây dựng, ban hành Quy chế tổ chức

và hoạt động của Trường.

2.2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chínhtại

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

2.2.1. Số lượng văn bản ban hành

Trong 5 năm (2013-2017) Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

đã soạn thảo và ban hành số lượng văn bản hành chính khá lớn. Kết quả khảo

sát, thống kê số lượng văn bản ban hành cụ thể theo từng năm như sau:

Văn bản hành chính thông thường

Tổng số văn bản theo năm ban hành Quyết định Năm ban hành Công văn và các văn bản có tên loại khác

2013 794 336 1130

2014 950 435 1385

2015 1337 494 1831

2016 1525 666 2191

(Nguồn: Từ sổ đăng ký văn bản đicủa Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội)

2017 1527 872 2399

Nhìn vào bảng số liệu thống kê cho thấy, số lượng văn bản đi ngày càng

tăng qua các năm, điều này chứng tỏ nhiệm vụ hay khối lượng công việc phải xử

lý của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội cũng ngày một lớn. Bởi

vậy, việc nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính hiện

nay là rất cần thiết.

2.2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ký văn bản của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

được quy định tại Quyết định số 529/QĐ-SKĐAHN ngày 02 tháng 6 năm 2017

của Hiệu trưởng Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội về việc ban hành

Quy định về hoạt động của Ban Giám hiệu và phân công nhiệm vụ trong Ban

Giám hiệu, cụ thể như sau:

- Các văn bản báo cáo gửi các cơ quan ngoài Trường do Hiệu trưởng trực

tiếp ký. Quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, Quyết định cử cán bộ, giảng viên đi

học ngắn hạn, học dài hạn, cử cán bộ đi công tác trong và ngoài nước, Quyết

định thành lập các Hội đồng do Hiệu trưởng ký.

- Trong trường hợp Hiệu trưởng đi công tác, các văn bản gửi ra ngoài

Trường, đã nêu trên do Phó hiệu trưởng được ủy quyền ký thì nội dung văn bản

phải được sự thống nhất của Hiệu trưởng và có một bản gửi báo cáo Hiệu trưởng

(ở mục “Nơi nhận”).

- Các hợp đồng kinh tế, hợp đồng đào tạo, Phó hiệu trưởng được ủy quyền

ký phải chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nội dung chất lượng, hiệu quả,

giá trị và tính pháp lý của hợp đồng và kết quả thực hiện hợp đồng.

- Các Phó Hiệu trưởng ký thông qua và chịu trách nhiệm về văn bản liên

quan đến lĩnh vực mình phụ trách.

- Các Phó Hiệu trưởng chỉ ký duyệt chi khi đã được Hiệu trưởng phê duyệt.

Trên cơ sở Quyết định số 3651/QĐ-BVHTTDL ngày 01 tháng 10 năm

2018 của Bộ Trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch quy định về chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Sân khấu – Điện

ảnh Hà Nội và Quyết định 747/QĐ-SKĐAHN ngày 05 tháng 11 năm 2014 của

Hiệu trưởng Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội về việc ban hành Quy

chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội kết

hợp với khảo sát thực tế các VBHC được ban hành tại Trường Đại học Sân khấu

– Điện ảnh Hà Nội, tác giả nhận thấy không có VBHC nào có dấu hiệu sai phạm

về thẩm quyền ban hành.

2.2.3. Nội dung văn bản

Nội dung là thành phần chủ yếu của văn bản. Qua khảo sát 100 VBHC

của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội tính từ năm 2013 đến năm

2017, nhìn chung nội dung các văn bản được ban hành đảm bảo về mục tiêu, chủ

trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước cũng nhưđáp

ứng được yêu cầu, chỉ đạo của cơ quan cấp trên góp phần vào công cuộc xây

dựng và phát triển để Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh trở thành trường

trọng điểm quốc gia. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản nội dung

chưa phù hợp với quy định. Trong số 100 VBHC được khảo sát thì có 03 văn

bảnchưa đúng về nội dung, chiếm 3% tổng số văn bản. Cụ thể như sau:

Nội dung văn bản còn sơ sài, chưa đáp ứng được đầy đủ thông tin mà văn

bản cần đưa ra hay chưa thể hiện hết được ý chí mà lãnh đạo muốn truyền tải

thông qua văn bản.

Ví dụ 1: Báo cáo 43/BC-SKĐAHN ngày 05 tháng 02 năm 2013 về việc sơ

kết giảng dạy các môn lý luận chính trị. Báo cáo chỉ nêu ra một số kết quả đã đạt

được, chưa đánh giá được những hạn chế, nguyên nhân để đưa ra phương hướng

trong thời gian tiếp theo.

Thông tin, số liệu được đưa vào nội dung văn bản chưa cụ thể, thiếu chính

xác.

Ví dụ 1: Công văn số 57/SKĐAHN ngày 12 tháng 3 năm 2013 về việc

mượn vũ khí huấn luyện cho sinh viên. Nội dung của công văn có nêu “Ban chỉ

huy tự vệ Trường kính đề nghị Ban Chỉ huy quân sự quận Cầu Giấy tạo điều

kiện giúp đỡ cho mượn một số khẩu CKC dùng trong huấn luyện tự vệ và

thực hành huấn luyện các nội dung giáo dục quốc phòng an ninh cho sinh

viên”.Như vậy, khi công văn được gửi tới Ban Chỉ huy quân sự quận Cầu Giấy

thì Ban Chỉ hủy quân sự quận Cầu Giấy cũng không biết cụ thể cho mượn bao

nhiêu khẩu CKC để có thể đáp ứng được nhu cầu của nhà trường.

Ví dụ 2: Thông báo số 364/TB-SKĐAHN ngày 29 tháng 10 năm 2014 về

việc đi học tuần sinh hoạt công dân. Ở văn bản này, trong phần nội dung có nêu

“Địa điểm: P.406 nhà A1”. Tuy nhiên, địa điểm chính xác thì phải là P.406 nhà

A2. Tuy rằng, đây có thể là một lỗi nhỏ, hoặc lỗi do đánh máy nhưng điều này

cũng là một sai sót và ảnh hưởng phần nào tới quá trình giảng dạy của giảng

viên và quá trình học tập sinh viên.

Nhìn chung, việc ban hành văn bản của Trường Đại học Sân khấu – Điện

ảnh Hà Nội còn gặp nhiều dấu hiệu sai phạm, trong đó có những lỗi sai về nội

dung của văn bản, làm giảm tính hiệu lực, hiệu quả của văn bản. Trong thời gian

tới, công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện

ảnh Hà Nội cần được quan tâm hơn và có những giải pháp kịp thời để giải quyết

những vấn đề còn tồn tại nhằm nâng cao chất lượng VBHCkhi được ban hành.

2.2.4.Thể thức và kỹ thuật trình bày

Đúng về thể thức theo quy định hiện hành của nhà nước là một trong

những yêu cầu có tính chất bắt buộc của văn bản QLNN. Các VBHC được xây

dựng theo đúng các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày giúp khẳng định vị

trí và đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Văn bản được ban hành một cách

thống nhất, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày cũng

góp phần không nhỏ trong quá trình hoàn thiện nội dung cải cách hành chính.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định cụ thể

tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ trưởng Bộ

Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là một hoạt động vô

cùng quan trọng quyết định đến hiệu lực, hiệu quả của văn bản khi được ban

hành góp phần quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của nhà

trường. Tuy nhiên, hoạt động này còn chưa được CCVC, người lao động làm

việc tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đặc biệt quan tâm chú ý.

Vì vậy, qua tiến hành khảo sát 100 VBHC thì có tới 41 văn bản mắc lỗi về thể

thức và kỹ thuật trình bày. Nếu đánh giá theo tỉ lệ thì lên tới 41% tổng số VBHC

mà tác giả đã khảo sát, đây là một con số không nhỏ. Sau đây, tác giả xin đưa ra

một số ví dụ cụ thể:

Thứ nhất, lỗi trình bày về các yếu tố: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức; số,

ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và

trích yếu nội dung của văn bản.

Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính thì các yếu tố trên được trình bày như sau:

a) Quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo

chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai

cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ

đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ

được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ

ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không

dùng lệnh Underline).

b) Tên cơ quan, tổ chức

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm

khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,

cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ

chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng

cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới

tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài

bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường

hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều

dòng.

c) Số, ký hiệu của văn bản

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới

tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ

chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10

phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),

giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng

một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13

đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa

danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc

hiệu.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được

trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,

tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay

dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên

dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài

của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”

bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa

dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

Trong số những văn bản mà tác giả đã khảo sát, phần lớn một văn bản

cùng mắc nhiều lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày, vì vậy tác giả xin đưa ra

một số văn bản và phân tích cụ thể từng lỗi sai sau đó sẽ trình bày lại đúng theo

quy định.

Ví dụ 1: Quyết định số 967/QĐ-SKĐAHN ngày 09 tháng 10 năm 2015 về

việc thành lập Hội đồng Khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu Giáo trình

Tiếp thu tinh hoa thi pháp kịch nước ngoài Tập hai: Từ chủ nghĩa cổ điển thế kỷ

17 đến chủ nghĩa hiện thực thế kỷ 19.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 09 tháng 10 năm 2015

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 967/QĐ-SKĐAHN

QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng Khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu Giáo trình Tiếp thu tinh hoa thi pháp kịch nước ngoài Tập hai: Từ chủ nghĩa cổ điển thế kỷ 17 đến chủ nghĩa hiện thực thế kỷ 19

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ

NGHĨA VIỆT NAM” không đậm. Nét gạch dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” không gạch hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Trình bày không chính xác tên

cơ quan chủ quản.

- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu của văn bản: Trình bày kiểu chữ nghiêng

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung viết tắt chữ về việc và trình bày kiểu chữ nghiêng, không đậm, không có

nét gạch bên dưới.

Ví dụ 2: Tờ trình số 22/TTr-SKĐAHN ngày 18 tháng 01 năm 2016 về

việc đề nghị bổ nhiệm cán bộ.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 18 tháng 01 năm 2016

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 22/TTr-SKĐAHN

TỜ TRÌNH Về việc đề nghị bổ nhiệm cán bộ

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ

NGHĨA VIỆT NAM” không đậm. Nét gạch dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” sử dụng lệnh Underline.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Nét gạch dưới tên cơ quan, tổ

chức gạch hết dòng và sử dụng lệnh Underline.

- Lỗi sai về yếu tố Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản: Trình bày

không cùng hàng với yếu tố Số, ký hiệu văn bản.

- Lỗi sai về yếu tốTên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung không đậm, không có nét gạch dưới.

Ví dụ 3: Công văn số 341/SKĐAHN ngày 08 tháng 6 năm 2017 về việc

liên kết đào tạo chuyên ngành Diễn viên cải lương và Đạo diễn sự kiện lễ hội.

Hà Nội, ngày 08 tháng 6 năm 2017

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 341/SKĐAHN V/v liên kết đào tạo chuyên ngành Diễn viên cải lương và Đạo diễn sự kiện lễ hội

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” gạch không hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Trình bày nét gạch dưới lệch.

- Lỗi sai về yếu tố Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản: Ngày của văn

bản trình bày chưa đúng (đối với những ngày dưới ngày 10 thì trình bày số 0 ở

đằng trước).

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung trình bày kiểu chữ nghiêng.

Ví dụ 4:Báo cáo số 480/BC-SKĐAHN ngày 28 tháng 12 năm 2015 hoạt

động hợp tác quốc tế về đào tạo của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà

Nội năm 2015.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2015

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 480/BC-SKĐAHN

BÁO CÁO Hoạt động hợp tác quốc tế về đào tạo của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh năm 2015

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” sử dụng nét đứt và gạch không hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Nét gạch dưới tên cơ quan sử

dụng nét đứt.

- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Thiếu viết tắt ký hiệu của tên loại

văn bản.

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung trình bày kiểu chữ in hoa, không có nét gạch dưới.

Ví dụ 5:Thông báo số 61/TB-SKĐAHN ngày 13 tháng 3 năm 2013 về

việc đăng ký nhu cầu mua, thuê, thuê mua nhà ở xã hội của cán bộ, công chức.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 19 tháng 3 năm 2013

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 61/TB-SKĐAHN

THÔNG BÁO

Về việc đăng ký nhu cầu mua, thuê, thuê mua nhà ở xã hội của cán bộ công chức

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”

không đậm, nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” sử dụng nét đứt và

gạch không hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Trình bày không chính xác tên

cơ quan chủ quản, nét gạch dưới tên cơ quan sử dụng nét đứt.

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Viết tắt chữ về

việc, trích yếu nội dung trình bày kiểu chữ nghiêng, không đậm, không có nét

gạch dưới.

Ví dụ 6: Quyết định số 344/QĐ-SKĐAHN ngày 06 tháng 5 năm 2016 về

việc công nhận đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2016

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 344/QĐ-SKĐAHN

QUYẾT ĐỊNH Về việc công nhận đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” không gạch hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản: Trình bày tháng

chưa đúng (chỉ dùng số 0 đằng trước đối với tháng 01 và tháng 02).

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung trình bày không đậm, không có nét gạch dưới.

Ví dụ 7: Thông báo số 309/TB-SKĐAHN ngày 30 tháng 9 năm 2014 về

việc tham dự Hội thảo tập huấn về bình đẳng giới, lồng ghép giới và việc làm

bền vững.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 30 tháng 9 năm 2014

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 309/TB-SKĐAHN

THÔNG BÁO Về việc tham dự Hội thảo tập huấn về bình đẳng giới, lồng ghép giới và việc làm bền vững

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” cách quá xa và gạch không hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Sử dụng lẫn lộn phông chữ

(ĐAHN là phông chữ Arial).

- Lỗi sai về yếu tố Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản: Cỡ chữ nhỏ

(không phải là cỡ chữ 13 – 14).

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Cỡ chữ của tên

loại văn bản to hơn cỡ chữ 14, trích yếu nội dung trình bày kiểu chữ nghiêng

trong ngoặc đơn.

Ví dụ 8: Báo cáo số 45a/BC-SKĐAHN ngày 28 tháng 02 năm 2013 kết

quả đóng góp ý kiến về dự thảo sửa đổi Hiến pháp năm 1992.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2013

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 45a/BC-SKĐAHN

BÁO CÁO Kết quả đóng góp ý kiến về dự thảo sửa đổi Hiến pháp năm 1992

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” sử dụng lệnh Underline và không gạch hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Nét gạch dưới tên cơ quan sử

dụng lệnh Underline.

- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Sử dụng sai ký hiệu tên cơ quan.

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Cỡ chữ của tên

loại văn bản to hơn cỡ chữ 14, trích yếu nội dung trình bày kiểu chữ in hoa.

Ví dụ 9:Công văn số 221/SKĐAHN-TV ngày 30 tháng 6 năm 2014 về

việc xin rút dự toán tiền mặt.

Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2014

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 221/SKĐAHN-TV V/v xin rút dự toán tiền mặt

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ

NGHĨA VIỆT NAM” không đậm. Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc” sử dụngnét đứt và không gạch hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Nét gạch dưới tên cơ quan sử

dụngnét đứt.

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung trình bày kiểu chữ nghiêng.

Ví dụ 10: Quyết định số 1155/QĐ-SKĐAHN ngày 17 tháng 10 năm 2017

về việc thành lập Đoàn biểu diễn tham gia dự thi Hội thi “Tài năng trẻ học sinh,

sinh viên văn hóa nghệ thuật trên toàn quốc”.

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI

Số: 1055/QĐ-SKĐAHN

Hà Nội, ngày 17 tháng 10 năm 2017

QUYẾT ĐỊNH Về việc Thành lập Đoàn biểu diễn tham gia dự thi Hội thi “Tài năng trẻ học sinh, sinh viên văn hóa nghệ thuật trên toàn quốc”

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung trình bày không đậm, cỡ chữ nhỏ hơn cỡ chữ 14.

Ví dụ 11: Công văn số 432/SKĐAHN-ĐT ngày 30 tháng 12 năm 2014 về

việc giới thiệu giáo trình môn học.

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2014

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 432/SKĐAHN-ĐT V/v giới thiệu giáo trình môn học

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ

NGHĨA VIỆT NAM” không đậm, đánh máy thiếu chữ “M”.

- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Trình bày kiểu chữ đậm.

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội

dung trình bày kiểu chữ nghiêng.

Ví dụ 12: Công văn số 464/SKĐAHN ngày 14 tháng 12 năm 2015 về việc

mời phóng viên ghi hình và đưa tin Lễ Kỷ niệm 35 năm ngày Thành lập Trường

Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2015

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 464/SKĐAHN V/v mời phòng viên ghi hình và đưa tin Lễ Kỷ niệm 35 năm ngày Thành lập Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnh HN

- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” sử

dụng kiểu chữ nghiêng, nét gạch dưới sử dụng nét đứt và không gạch hết dòng.

- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Thiếu nét gạch dưới. Tên cơ

quan chủ quản sử dụng kiểu chữ đậm.

- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Trình bày sát lề trái.

- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Thiếu phần

trích yếu nội dung.

Ví dụ 13: Công văn số 426/CV-SKĐAHN ngày 16 tháng 9 năm 2016 về

việc giải trình tóm tắt dự án Trung tâm phát triển nghệ thuật Sân khấu truyền

thống của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 16 tháng 9 năm 2016

Số: 464/SKĐAHN V/v giải trình tóm tắt dự án Trung tâm phát triển nghệ thuật Sân khấu truyền thống của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Số trình bày kiểu chữ đậm. Sử

dụng sai ký hiệu văn bản.

Thứ hai, lỗi trình bày về yếu tố nội dung.

Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính thì các yếu tố nội dung được trình bày như sau:

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn

đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn

bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ

1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt

tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn

tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line

spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi

căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng

kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Ví dụ: Quyết định số 755/QĐ-SKĐAHN ngày 10 tháng 12 năm 2013 về

việc thành lập Hội đồng Khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu giáo trình

Nghệ thuật Diễn viên Kịch – Điện ảnh.

- Lỗi sai về cách trình bày các căn cứ: Sử dụng gạch đầu dòng, sử dụng

kiểu chữ nghiêng. Sau căn cứ đầu tiên sử dụng dấu hai chấm, sau căn cứ thứ hai

sử dụng dấu chấm. Kết thúc căn cứ cuối cùng không có dấu phẩy (đúng theo quy

định:Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn

cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết

thúc bằng dấu “phẩy”).

- Lỗi sai về cách trình bày khác: Sau chữ Quyết định không có “dấu hai

chấm”. Sau chữ “Điều” sử dụng “dấu hai chấm” (đúng theo quy định chỉ sử

dụng “dấu chấm”. Kết thúc nội dung Quyết địnhsử dụng “dấu chấm” (theo quy

định kết thúc phần nội dung của Quyết định phải sử dụng“dấu ./.”). Kết thúc nội

dung văn bản thiếu chữ ký nháy.

Thứ ba, lỗi trình bày về các yếu tố: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký

của người có thẩm quyền; nơi nhận.

Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính thì các yếu tố trên được trình bày như sau:

a) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác

của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,

“KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày

chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với

quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

b) Nơi nhận

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản

được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,

tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân

được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ

chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân

hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,

đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng

có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu

hai chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và

các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với

dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai

chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ

chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản

được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối

dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu

hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy,

chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu

(chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

Ví dụ 1: Công văn số 108/SKĐAHN ngày 25 tháng 3 năm 2016 về việc

đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ cho giảng viên và sinh viên đi thực tế sáng tác ảnh.

Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2016

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI Số: 108/SKĐAHN V/v đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ cho giảng viên và sinh viên đi thực tế sáng tác ảnh

Kính gửi: Lãnh đạo Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam

- Lỗi sai ở ví dụ này là thành phần 9a: Tên cơ quan viết chữ in hoa và kiểu

chữ đậm.

Ví dụ 2: Công văn số 276/SKĐAHN ngày 01 tháng 11 năm 2013 về việc

đi học tập thực tế các lớp Lý luận Chính trị - Hành chính khóa X, tại Quảng

Ninh từ ngày 07 – 12/11/2013.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, TCCBĐN.

KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Vũ Ngọc Thanh

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

người có thẩm quyền: Sau dấu chấm ở chữ “KT” không có dấu cách. Chữ “PHÓ

HIỆU TRƯỞNG” không được trình bày đậm.

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức,

đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình bày cùng hàng với chữ “Nơi nhận”. Cuối

dòng của đơn vị nhận văn bản không có dấu chấm phẩy. Sau chữ “Lưu” không

có dấu hai chấm và cuối cùng không có dấu chấm.

Ví dụ 3: Thông báo số 55/TB-SKĐAHN ngày 06 tháng 3 năm 2013 về

việc bàn giao trang thiết bị dự án.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, HCQT.

KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Đinh Công Mão

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Chữ “Nơi nhận” quá nhỏ không

phải cỡ chữ 12 và không được trình bày đậm. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức,

đơn vị và cá nhân nhận văn bản không được trình bày ở đầu dòng. Cuối dòng

của đơn vị nhận văn bản không có dấu chấm phẩy. Sau chữ “Lưu” không có dấu

hai chấm, thiếu tên viết tắt của đơn vị soạn thảo và cuối cùng không có dấu

chấm.

Ví dụ 4: Thông báo số 50/TB-SKĐAHN ngày 04 tháng 3 năm 2013 về

việc gửi nhu cầu bổ sung thiết bị, cơ sở vật chất.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT,TH, HCQT.

KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Phùng Thị Việt Hương

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

người có thẩm quyền: Sau chữ “KT” sử dụng dấu gạch chéo.

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Chữ “Nơi nhận” không được trình

bày đậm và không cùng hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký”.

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản lớn hơn cỡ

chữ 11 và không được trình bày ở đầu dòng. Cuối dòng của đơn vị nhận văn bản

không có dấu chấm phẩy. Sau chữ “Lưu” không có dấu hai chấm.

Ví dụ 5: Công văn số 42/SKĐAHN ngày 05 tháng 02 năm 2013 về việc

xác minh văn bằng, chững chỉ.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, CTCT (1).

KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Vũ Ngọc Thanh

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Chữ “Nơi nhận” sử dụng lệnh

Underline và không cùng hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người

ký”. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản lớn hơn

cỡ chữ 11 và trình bày nguyên tên đơn vị nhận văn bản. Cuối dòng của đơn vị

nhận văn bản không có dấu chấm phẩy. Chữ văn thư không viết tắt là VT. Sau

chữ “Lưu” không có dấu hai chấm. Cuối cùng không có dấu chấm.

Ví dụ 6: Công văn số 49/SKĐAHN ngày 04 tháng 3 năm 2013 về việc

đảm bảo lưới điện trong kỳ tuyến sinh Sau đại học năm 2013.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, HCQT.

KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Đình Thi

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

người có thẩm quyền: Sau chữ “KT” sử dụng dấu gạch chéo. Thẩm quyền ký

không được trình bày đậm.

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Chữ “Nơi nhận” không được trình

bày cùng hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký”. Phần liệt kê

các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản sử dụng kiểu chữ nghiêng.

Sau chữ “VT” sử dụng dấu hai chấm. Cuối cùng không có dấu chấm.

Ví dụ 7: Quyết định số 268/QĐ-SKĐAHN ngày 28 tháng 5 năm 2013 về

việc công nhận đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp.

Nơi nhận: - Như Điều 2; - Lưu: VT, ĐT, TH.

HIỆU TRƯỞNG Trần Thanh Hiệp

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

người có thẩm quyền: Thẩm quyền ký không được trình bày đậm.

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Chữ “Nơi nhận” sử dụng lệnh

Underline, không đậm và không được trình bày cùng hàng với dòng chữ “quyền

hạn, chức vụ của người ký”. Tên đơn vị nhận văn bản của Quyết định trình bày

sai. Sau chữ “Lưu” không có dấu hai chấm.Chữ “VT” không được trình bày sau

chữ “Lưu:”.

Ví dụ 8: Quyết định số 536/QĐ-SKĐAHN ngày 30 tháng 9 năm 2014 về

việc Phê duyệt đơn vị thực hiện hợp đồng cung cấp vé máy bay cho giảng viên

lớp tập huấn phổ biến triển khai thực hiện 08 tiêu chuẩn kỹ năng nghề du lịch

khu vực phía Nam tại Thành phố Cần Thơ.

Nơi nhận: - Như Điều 2; - Lưu: VT, TV.

KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Phùng Thị Việt Hương

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Mục “Như điều” sử dụng kiểu số

La Mã, kết thúc thiếu dấu chấm phẩy. Sau chữ “Lưu” không sử dụng dấu hai

chấm, kết thúc thiếu dấu chấm.

Ví dụ 9: Công văn số 227/SKĐAHN-TV ngày 07 tháng 7 năm 2015 về

việc thu nộp NSNN (Dự án: xây dựng, cải tạo và tăng cường năng lực thiết bị

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, TV.

KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Đinh Công Mão

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

người có thẩm quyền: Sau chữ “KT” sử dụng dấu gạch chéo, chữ “Phó Hiệu

trưởng” không được trình bày kiểu chữ in hoa.

- Lỗi sai về trình bày yếu tố Nơi nhận: Chữ “Nơi nhận” không được trình

bày đậm. Sau chữ “Như trên” thiếu dấu chấm phẩy. Sau chữ “Lưu” thiếu dấu hai

chấm, kết thúc thiếu dấu chấm.

2.2.5. Về ngôn ngữ, văn phong

Trong các phong cách ngôn ngữ Tiếng Việt thì ngôn ngữ trong VBHC

thuộc phong cách hành chính - công vụ. Việc lựa chọn các đơn vị ngôn ngữ để

soạn thảo VBHC dù muốn hay không muốn đều buộc phải tuân theo những

chuẩn mực của phong cách hành chính - công vụ. Việc lựa chọn, sử dụng ngôn

ngữ đúng phong cách là một trong những yêu cầu về chất lượng của VBHC nhà

nước được ban hành. Nó cũng thể hiện tầm vóc, uy tín của chủ thể ban hành văn

bản và sự tôn trọng các chủ thể thi hành VBHC. Do vậy, khi ban hành VBHC

nói chung, tại cấp Trường Đại học nói riêng, người soạn thảo văn bản phải chú ý

tới những đặc trưng của ngôn ngữ thuộc phong cách hành chính - công vụ đó là:

- Tính chính xác, rõ ràng

- Tính phổ thông, đại chúng

- Tính khách quan, phi cá nhân

- Tính trang trọng lịch sự

- Tính khuôn mẫu

Khảo sát 100 văn bản được ban hành của Trường Đại học Sân khấu –

Điện ảnh Hà Nội cho kết quả 31 văn bản chưa đúng trong việc sử dụng ngôn

ngữ, văn phong chiếm 31% tổng số văn bản. Điều này đồng nghĩa với việc tỉ lệ

văn bản mắc lỗi trong việc sử dụng ngôn ngữ, văn phong khá lớn. Thực tế,

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội thường mắc các lỗi sai

về ngôn ngữ chủ yếu sau đây:

- Lỗi viết tắt các cụm từ không thông dụng gây khó hiểu (có 05 văn bản).

Ví dụ: Thông báo số 319/TB-SKĐAHN ngày 02 tháng 10 năm 2014 về

tiêu chuẩn và quy trình xét học bổng “Thắp sáng ước mơ học đường” có ghi:

“sinh viên có điểm TBCHT (trung bình chung học tập) cả năm học 2013 – 2014

từ 8.0 trở lên, điểm rèn luyện 0.8 trở lên”.

- Lỗi về sử dụng từ ngữ: thừa từ, thiếu từ hoặc lặp từ (có 06 văn bản).

Ví dụ: Kế hoạch số 119/KH-SKĐAHN ngày 25 tháng 4 năm 2013 về trực

sẵn sàng chiến đấu bảo vệ ngày Lễ 30/4 – 01/5/2013 của Ban Chỉ huy quân sự

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội có ghi: “Để đảm bảo an toàn tuyệt

đối trong dịp vui chơi trong dịp Lễ 30/4 – 01/5/2013”.

- Các lỗi về chính tả (có 08 văn bản).

Ví dụ 1: Thông báo số 50/TB-SKĐAHN ngày 04 tháng 3 năm 2013 về

việc gửi nhu cầu bổ sung thiết bị, cơ sở vật chất có ghi: “Ban Giám hiệu Trường

Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đề nghị các đơn vị căn cứ vào tình hình

thực tế, nhu cầu cần thiết bổ xung các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy,

học tập và công tác thường xuyên của đơn vị trong năm 2013”.

Ví dụ 2: Công văn số 155/SKĐAHN ngày 06 tháng 6 năm 2013 về việc

cấp lại bằng tốt nghiệp có ghi: “Do sơ xuất trong khâu in bằng nên bằng tốt

nghiệp Thạc sỹ của sinh viên Đoàn Thị Việt Hòa – sinh ngày 05/6/1982 tại Hà

Nội đã bị in nhòe phần nơi sinh”.

- Lỗi về sử dụng sai phong cách ngôn ngữ, sử dụng văn phong nói vào

VBHC (có 12 văn bản).

Ví dụ 1: Công văn số 62/SKĐAHN ngày 14 tháng 3 năm 2013 về việc xin

ý kiến chỉ đạo về tuyển sinh cao học năm 2013 có ghi: “Trong các hồ sơ dự thi

của thí sinh gửi cho Trường có 02 trường hợp mà Thanh tra của Trường cảm

thấy băn khoăn, mặc dù cả 02 thí sinh đều có bằng tốt nghiệp Đại học Văn hóa

nghệ thuật Quân đội hệ chính quy”.

Ví dụ 2: Thông báo số 424/TB-SKĐAHN ngày 25 tháng 12 năm 2014 về

việc nghỉ Tết Dương lịch có ghi: “Theo quy định của Nhà nước, lịch nghỉ Tết

Dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01/2015 đến hết ngày 04/01/2015 (nghỉ liền 4

ngày)”.

- Có những văn bản cùng mắc nhiều lỗi về viết hoa: viết hoa tùy tiện,

không thống nhất, không theo quy định; viết tắt cụm từ không thông dụng (08

văn bản).

Ví dụ: Công văn số 329/SKĐAHN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc

xin duyệt cấp phôi bằng Thạc sỹ đợt 2 được trình bày như sau:

+ Trình bày sai, viết hoa không thống nhất về tên cơ quan: “Trường Đại

học Sân khấu Điện ảnh Hà Nội”, “trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội”.

“bộ Giáo dục – Đào tạo”, “Bộ Giáo dục và Đào tạo”.

+ Viết tắt cụm từ không thông dụng: “VBCC” (văn bằng chứng chỉ).

2.2.6.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Theo kết quả khảo sát của tác giả thì quy trình soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội được thực hiện

theo các bước cụ thể sau:

Bước 1: Đề xuất việc soạn thảo văn bản

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bước 4: Đánh máy, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Bước 5: Ký văn bản

Bước 6: Nhân bản, phát hành và lưu trữ văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu –

Điện ảnh được thực hiện tương đối tốt và đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

Tuy nhiên,tại một số trường hợp cụ thể, quy trình soạn thảo và ban hành

VBHCcòn chưa đảm bảo được hoàn toàn các yêu cầu đặt ra. Vì vậy, vẫn còn tồn

tại một số hạn chế cần khắc phục.

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02

năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

110/2004/NĐ-CP vàVăn bản số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014

của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số

09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc

lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại

Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Trong khi đó nhiều văn bản bước gửi và lưu trữ văn bản thực hiện chưa tốt, chưa

được gửi đi kịp thời và chính xác tới đối tượng có liên quan đến văn bản. Hoặc

việc lưu trữ văn bản chưa được hiệu quả, nhiều văn bản bị rách, nát, đôi khi còn

bị thất lạc gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản.

2.3. Đánh giá chung

2.3.1.Những ưu điểm

- Các VBHC được nhà trường ban hành đều phù hợp với đường lối, chủ

trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước. Việc thực hiện theo các

văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản và cơ quan cấp trên đã được cụ thể

hóa trong các VBHC do nhà trường ban hành để triển khai đến các đơn vị

chuyên môn, sinh viên trong nhà trường thực hiện nghiêm túc.

- Thẩm quyền ký và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện

ảnh Hà Nội được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng theo quy định của pháp

luật hiện hành. Qua khảo sát thực tế các VBHC được ban hành của nhà trường,

tác giả nhận thấy không có VBHC nào có dấu hiệu sai phạm về thẩm quyền ban

hành.

- Tuy chưa có quy định chung về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC

tại các trường đại học nhưng nhìn chung VBHC của Trường Đại học Sân khấu –

Điện ảnh Hà Nội đều được ban hành dựa trên cơ sở quy định của Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa

đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Văn bản số

01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư. Bao

gồm các bước:

Bước 1: Đề xuất việc soạn thảo văn bản

Xuất phát từ yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính cụ thể ở lĩnh vực

công tác do đơn vị hay cá nhân đảm nhiệm, cá nhân hay đơn vị trong nhà trường

sẽ đề xuất việc soạn thảo các văn bản quản lý.

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Trên cơ sở đề xuất việc soạn thảo văn bản, Hiệu trưởng sẽ xem xét, dựa

trên tính chất vụ việc sau đó giao cho đơn vị hay cá nhân phù hợp thực hiện.

Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện những công

việc sau:

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn

thảo.

+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.

+ Soạn thảo văn bản (trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng

việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu

ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo).

+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

+ Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải

trình người duyệt xem xét, quyết định.

Bước 4: Đánh máy, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo,

đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót

hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá

nhân hoặc người duyệt bản thảo đó.

+Lãnh đạo đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và

chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Hiệu trưởng.

Bước 5: Ký văn bản

Bước 6: Nhân bản, phát hành, lưu trữ văn bản

Văn bản sau khi đã được ký sẽ được nhân bản theo đúng số lượng và đóng

dấu sau đó phát hành (chuyển văn bản). Bản ký tươi sẽ được lưu trữ tại Văn thư.

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu –

Điện ảnh Hà Nội được thực hiện tương đối tốt và đạt hiệu quả pháp lý.

- Hình thức của văn bản về cơ bản đáp ứng được theo yêu cầu luật định.

Hầu hết các VBHC của nhà trường đều được trình bày đúng theo các yêu cầu về

kỹ thuật soạn thảo được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19

tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản hành chính.Các văn bản được soạn thảo bằng Tiếng Việt, đảm

bảo độ chính xác cao, không sử dụng những từ ngữ đa nghĩa, khó hiểu, lỗi chính

tả được khắc phục cơ bản. Cấu trúc văn bản chặt chẽ, logic, đảm bảo được các

yêu cầu theo quy định như điều khoản thi hành, hiệu lực của văn bản… Đa số

VBHC khi ban hành đã đáp ứng tương đối đầy đủ các thành phần về thể thức

trình bày như: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu

của văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích

yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người

có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.

Tình trạng VBHC ban hành mà không lưu vào sổ; không ghi số, ngày,

tháng, năm; sai số vá ký hiệu về cơ bản đã được khắc phục.

-Về mặt nội dung hầu hết các VBHC đều đảm bảo được yêu cầu về nội

dung. Chất lượng văn bản ngày càng được nâng cao, ngày càng khắc phục tình

trạng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, không đảm bảo tính thống

nhất, chồng chéo.

VBHC của nhà trường khi ban hành đã xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ,

căn cứ vào đặc điểm tình thực tế để đưa ra các chương trình hành động cụ thể,

có quy định rõ chế độ khen thưởng, kỷ luật, nêu rõ trách nhiệm của từng cán bộ,

giảng viêntrong quá trình thực thi nhiệm vụ.

-Đa số các VBHC sử dụng từ ngữ và văn phong hành chính phù hợp.

Trong các văn bản gần như không còn sử dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa

phương. Văn phong hành chính công vụ và cú pháp được sử dụng trong văn bản

phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu giúp người đọc dễ dàng tiếp

cận.

Tóm lại, công tác ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện

ảnh Hà Nội đã đạt được những tiến bộ đáng kể. Chất lượng văn bản ngày càng

được chú trọng và nâng cao, nội dung và thể thức văn bản đảm bảo theo đúng

hướng dẫn, giúp cho hoạt động đào tạo của nhà trường ngày càng ổn định và

phát triển.

2.3.2.Những tồn tại, hạn chế

Về cơ bản VBHC được ban hành trong hoạt động của nhà trường đã đáp

ứng được yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên, công tác soạn thảo và ban hành VBHC vẫn

có một số hạn chế, yếu kém cần khắc phục. Cụ thể như sau:

-Về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu

– Điện ảnh Hà Nội:Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội chưa có một

quy trình riêng mang tính chất đặc thù cho công tác soạn thảo và ban hành

VBHC làm cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản thiếu tính thống nhất;

trình tự, thủ tục ban hành còn nhiều hạn chế, tiến độ soạn thảo còn chậm so với

yêu cầu.

- Về nội dung văn bản: Nhiều văn bản có nội dung sơ sài, được trình bày

quá ngắn gọn, không làm sáng tỏ nội dung, không phản ánh rõ được mục tiêu

hay nhiệm vụ của văn bản. Một số văn bản, nội quy, quy định áp dụng đối với

học sinh, sinh viên bị trùng lặp, không thống nhất hoặc chồng chéo. Điều này

khiến đơn vị tiếp nhận văn bản không thể nắm bắt hay hiểu sai nhiệm vụ mà văn

bảo yêu cầu dẫn tới tình trạng công việc bị ùn tặc hoặc xử lý thiếu triệt để.

- Về thể thức văn bản: Rất nhiều văn bản trình bày các yếu tố thể thức

không đúng theo quy định hiện hành về tất cả các thành phần thể thức: Quốc

hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa

danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn

bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận…Những lỗi trên làm giảm tính pháp lý của

văn bản, một số trường hợp còn bị trả lại làm cho công việc bị chậm tiến độ và

ảnh hưởng tới bộ mặt của nhà trường.

- Về ngôn ngữ văn phong của văn bản:Còn nhiều văn bản chưa đáp ứng

được yêu cầu về phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ. Những lỗi sai chủ

yếu thuộc về lỗi diễn đạt, lỗi dùng từ, đặt câu và chính tả, trong đó lỗi xuất hiện

nhiều nhất trong các văn bản là lỗi dùng từ như: dùng từ không đúng phong

cách, thừa từ, thiếu từ, lặp từ. Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong

văn bản: viết tắt một cụm từ quá dài, viết tắt một cụm từ không thông dụng, làm

người đọc văn bản không hiểu hoặc hiểu sai ý nghĩa của văn bản.

- Về công tác kiểm tra, giám sát quá trình soạn thảo và ban hành văn bản:

+ Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có một khâu rất quan

trọng đó là kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Điều đó được thể hiện ở chữ

ký nháy cuối mỗi văn bản. Tuy nhiên, rất nhiều văn bản không thực hiện bước

này dẫn đến việc VBHC khi ban hành mắc rất nhiều các lỗi về thể thức, kỹ thuật

trình bày.

+ Do chưa quản lý tốt, chưa kiểm soát được tình hình ban hành văn bản,

thiếu sự điều phối có hiệu quả từ một kế hoạch, định hướng cơ bản, cho nên

phần lớn hệ thống VBHC trong nhà trường chưa hoàn thiện. Có lĩnh vực còn

quá ít văn bản hoặc văn bản có nội dung đã lạc hậu, không được kịp thời thay

thế, sửa đổi, bổ sung. Ngược lại, có lĩnh vực quá nhiều văn bản cùng điều chỉnh

về một vấn đề, một nội dung… Văn bản bị sửa đổi, thay thế liên tục làm hạn chế

tác dụng, hiệu lực, hiệu quả.

+ Việc quản lý, lưu trữ văn bản còn thiếu chặt chẽ, đồng bộ, chưa bảo

đảm tính khoa học. Công tác hệ thống hóa văn bản chưa được quan tâm chú

trọng. Do không nắm bắt được kết quả rà soát, xử lý văn bản của cấp trên, vẫn

còn tình trạng áp dụng văn bản bị bãi bỏ hoặc hết hiệu lực.

2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

- Nguyên nhân khách quan

+Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công

lập, trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng đào tạo đặc thù

các lĩnh vực văn hóa nghệ thuật và tất cả các nguồn lực chủ yếu đều tập trung

cho công tác chuyên môn. Bởi vậy, những vấn đề liên quan đến công tác soạn

thảo và ban hành văn bản vẫn còn chưa được quan tâm, chưa được hiểu một

cách đúng đắn gây nên nhiều bất cập trong công tác hành chính của nhà trường

nói chung và công tác văn bản nói riêng.

+ Hệ thống quy định về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC chỉ có

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về

công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của

Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Văn

bản số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác

văn thư. Các quy định trong các văn bản trên chỉ khái quát, chưa được trình bày

một cách cụ thể, gây khó khăn trong quá trình áp dụng vào thực tế.

+ Hệ thống thuật ngữ hành chính của nước ta còn nhiều vấn đề chưa được

làm sáng tỏ, nhiều thuật ngữ tiếng Việt chưa được tiêu chuẩn hóa và thống nhất

trong sử dụng.

- Nguyên nhân chủ quan

+ Một là,lãnh đạo nhà trường tập trung và dành thời gian chủ yếu cho

công tác chuyên môn và cũng một phần do nhận thức của lãnh đạo chưa chú

trọng đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, chưa thực sự coi hoạt động

ban hành văn bản là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong hoạt động của nhà

trường, có những lúc văn bản được ký không được xem xét kỹ nội dung cũng

như thể thức, chỉ tới khi văn bản đã được ban hành mới phát hiện ra sai sót.

+ Hai là, đội ngũ viên chức trong nhà trường chủ yếu là giảng viên, chỉ

làm công tác chuyên môn đặc thù thuộc lĩnh vực nghệ thuật, hoàn toàn không

quan tâm đến công tác văn bản hay nói cách khác là không có một chút kiến

thức về văn bản. Bởi vậy, đôi lúc có vấn đề chuyên môn cần giải quyết qua văn

bản mà lãnh đạo giao trực tiếp cho đơn vị hoặc cá nhân giảng viên xử lý thì khi

văn bản đó được trình ký và ban hành chắc chắn chỉ đảm bảo được các tiêu chí

về mặt nội dung mà không đảm bảo được các quy định về thể thức và kỹ thuật

trình bày.

+ Ba là, nhà trường chưa xây dựng được các quy định chuẩn mực về công

tác ban hành VBHC, cụ thể là quy trình ban hành VBHC để thực hiện một cách

thống nhất. Điều này dẫn đến sự tùy tiện trong quy trình ban hành văn bản của

các đơn vị, cá nhân trong trường và việc chấp hành các khâu nghiệp vụ kỹ thuật

ban hành văn bản không được thống nhất. Đặc biệt hầu hết các văn bản khi được

trình lên lãnh đạo nhà trường để ký duyệt thì thường không thực hiện thủ tục ký

nháy của người chịu trách nhiệm về mặt thể thức (chữ ký nháy của Trưởng

phòng Hành chính, Tổng hợp). Bên cạnh đó, bản thân người chịu trách nhiệm về

mặt thể thức cũng không nhận thức được rõ tầm quan trọng và cũng không có

chuyên môn về công tác văn bản. Điều này một lần nữa lại dẫn đến việc văn bản

khi ban hành không đảm bảo được các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

theo quy định của Nhà nước.

+ Bốn là, trình độ chuyên môn kỹ thuật soạn thảo VBHC của cán bộ soạn

thảo văn bản còn yếu, không được tập huấn thường xuyên. Nhiều người còn

chưa thành thạo việc, thiếu kiến thức, hạn chế về kỹ năng soạn thảo, kỹ năng xử

lý các sự vụ liên quan để thủ tục giấy tờ, khả năng phát hiện, thu thập thông

tin… Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chỉ là kiêm nhiệm chứ không có

chuyên môn sâu đúng chuyên ngành mà chỉ được hướng dẫn qua những người

làm việc trước đó. Do đó, việc sai sót trong quá trình ban hành, kiểm tra, xử lý

văn bản là khó tránh khỏi, vì bản thân người chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản

không nắm bắt được yêu cầu về nội dung cũng như thể thức của văn bản.

+ Năm là, sự phối hợp giữa các đơn vị, cá nhân trong nhà trường còn hạn

chế do chồng chéo về chức năng nhiệm vụ dẫn đến tình trạng có những việc thì

các bên cùng muốn nhận những có những việc thì đùn đẩy trách nhiệm giữa các

bên.

+ Sáu là, việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ hay nội dung các văn

bản mới về công tác soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa được

chú trọng, chưa được tiến hành thường xuyên nên chưa đạt hiệu quả cao.

+ Bảy là, công tác kiểm tra, rà soát, đánh giá hoạt động ban hành VBHC

của lãnh đạo, của cơ quan cấp trên đối với nhà trường chưa được thực hiện một

cách nghiêm túc và có chất lượng.

+ Tám là, về điều kiện thời gian, một số văn bản soạn thảo gấp do yêu

cầu thực tế. Khi tiến hành soạn thảo chưa cân đối thời gian hợp lý cho việc xin ý

kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan nên việc góp ý cho văn bản

nhiều khi rất chiếu lệ, mang tính hình thức, chất lượng không cao.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

Chương này tác giả đã trình bày khái quát về tổ chức và hoạt động của

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội bao gồm: Vị trí chức năng, nhiệm

vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và tính đặc thù đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh

vực nghệ thuật.

Tác giả đã điều tra, khảo sát, phân tích thực trạng hệ thống văn bản đi của

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh trong 5 năm (từ năm 2013 – 2017) về: Số

lượng văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung văn bản, thể thức và kỹ

thuật trình bày, ngôn ngữ văn phong, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Luận văn đã đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại hạn chế và rút ra

được nguyên nhân của những tồn tại hạn chế trong công tác soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội. Qua

đó cho thấy, việc đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là

một yêu cầu cấp thiết.

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI

3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính tại

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

Giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu, là sự nghiệp của Đảng, Nhà

nước và của toàn dân. Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo là đổi mới

những vấn đề lớn, cốt lõi, cấp thiết, từ quan điểm, tư tưởng chỉ đạo đến mục

tiêu, nội dung, phương pháp, cơ chế, chính sách, điều kiện bảo đảm thực hiện;

đổi mới từ sự lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước đến hoạt động quản

trị của các cơ sở giáo dục-đào tạo.

Là một trong những cơ sở giáo dục-đào tạo trong hệ thống các Trường

Đại học của quốc gia, Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội giữ một vị

trí nhất định và đóng góp một phần trong công cuộc đổi mới nền giáo dục của

Việt Nam. Chính vì vậy, để thực hiện tốt mục tiêu nói trên, trước hết Trường

Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội cần coi việc nâng cao chất lượng ban hành

VBHC là yếu tố quan trọng, là nhiệm vụ trọng yếu trong quá trình xây dựng và

phát triển Trường.

Nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội cần phải xác định

những phương hướng cơ bản có tính nguyên tắc làm căn cứ lý luận và thực tiễn

để xây dựng các giải pháp có tính khả thi trong hoạt động của Trường Đại học

Sân khấu – Điện ảnh hiện nay.

Thứ nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong công tác soạn thảo và ban

hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội. Đây được coi là

nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất trong công tác ban hành VBHC. Đảng

lãnh đạo trong quản lý HCNN bằng việc đưa ra những đường lối, chủ trương,

chính sách trên mọi lĩnh vực nói chung và trong hoạt động giáo dục-đào tạo nói

riêng.

Thứ hai, đảm bảo tính pháp chế. Đất nước ta đang thực hiện thành công

nhà nước pháp quyền XHCN, mọi cá nhân, tổ chức đều phải sống, làm việc tuân

thủ theo các quy định của pháp luật, sử dụng các quy định của pháp luật làm căn

cứ để thực hiện hoạt động của mình. Nguyên tắc này yêu cầu các VBHC khi

được ban hành phải đảm bảo các yêu cầu pháp lý, có nghĩa là VBHC được ban

hành dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành, không trái với Hiến pháp,

các quy định của các CQNN cấp trên đồng thời phải ban hành theo trình tự, thủ

tục và thuộc phạm vi thẩm quyền của chủ thể ban hành văn bản.

Thứ ba, đảm bảo tính lịch sử. Đổi mới công tác soạn thảo và ban hành

VBHC nhìn từ góc độ lịch sử giúp chúng ta có được cái nhìn toàn diện, thấy

được những tính túy để kế thừa, phát huy và rút ra những kinh nghiệm để hạn

chế những điểm yếu từ đó góp phần làm hoàn thiện hơn công tác ban hành

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

Thứ tư, đảm bảo tính khoa học. Đổi mới phương pháp soạn thảo và ban

hành VBHC là cần thiết, phù hợp với các quy luật khách quan, tuy nhiên việc

đổi mới phải đảm bảo tính khả thi. Giải pháp đưa ra dù hay đến đâu nhưng trong

điều kiện nhất định không thể đáp ứng hoặc không phù hợp thì giải pháp đó

cũng không có ý nghĩa. Có nghĩa là giải pháp phải đồng bộ, phải phù hợp với

điều kiện của nhà trường.

Từ những nguyên tắc có tính định hướng nêu trên, căn cứ vào thực trạng

soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội,

Luận văn đề xuất phương hướng nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành

VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội như sau:

Một là, cần phải thay đổi và nâng cao nhận thức của lãnh đạo nhà trường

cũng như đội ngũ CCVC, người lao động về vai trò việc soạn thảo và ban hành

VBHC. Hầu hết, các đơn vị, cá nhân trong Trường vẫn chưa có sự quan tâm

đúng mức đối với công tác soạn thảo và ban hành VBHC, điều này dẫn đến tình

trạng chất lượng ban hành VBHC chưa cao. Vì vậy trước hết cần nâng cao nhận

thức cho đội ngũ CCVC, người lao động về vai trò của văn bản nói chung và

VBHC nói riêng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự

nghiệp; đặc biệt là CCVC, người lao độngtrực tiếp làm việc, tiếp xúc với văn

bản.

Hai là, hiện đại hóa quy trình và phương tiện xây dựng các VBHC, về kỹ

thuật cần tích cực ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hiệu quả vào hoạt

động soạn thảo và ban hành VBHC của nhà trường.

Ba là, cần tập trung chỉ đạo điều hành hoạt động của các phòng chức năng

nhằm triển khai thực hiện một cách có hiệu quả, bảo đảm tiến độ và thời gian

quy định; đề cao trách nhiệm của đơn vị chủ trì soạn thảo, cá nhân soạn thảo, có

những chế tài đảm bảo xử lý những hành vi thiếu trách nhiệm trong công tác

soạn thảo và ban hành VBHC.

Bốn là, tăng cường công tác tự kiểm tra, thường xuyên rà soát VBHC của

các đơn vị trực thuộc. Kịp thời kiến nghị và kiên quyết xử lý văn có nội dung sai

trái; tham mưu sửa đổi, bổ sung, thay thế văn bản không còn phù hợp.

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

Nhận thức được những ưu điểm và những hạn chế, bất cập trong công tác

soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội,

Luận văn đề xuất một số giải pháp sau đây nhằm nâng cao chất lượng ban hành

VBHC:

3.2.1. Hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC

Thể chế là hệ thống các quy định do Nhà nước xác lập trong hệ thống văn

bản pháp luật của Nhà nước và được Nhà nước sử dụng để điều chỉnh và tạo ra

các hành vi và mối quan hệ giữa Nhà nước với công dân và các tổ chức nhằm

thiết lập trật tự kỷ cương xã hội.

Hoạt động ban hành VBHC phải đảm bảo tôn trọng tuyệt đối các quy định

của pháp luật về thẩm quyền, trình tự và hình thức ban hành, kiểm trả và xử lý

văn bản.Hiện nay, có nhiều văn bản quy định chi tiết về công tác ban hành văn

bản quy phạm pháp luật như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015;

Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 quy định chi tiết một

số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tuy

nhiên, đối với VBHC chỉ có văn bản quy định thể thức, quy trình xây dựng và

ban hành văn bản đó là:

-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư.

-Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn

thư.

-Văn bản số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ

hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về

công tác văn thư.

-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Các quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số

09/2010/NĐ-CP; Văn bản số 01/VBHN-BNV về quy trình xây dựng và ban

hành văn bản còn chung chung, chưa cụ thể nên khi đưa vào áp dụng trong thực

tế còn khó khăn và chưa thống nhất. Vì vậy, việc hoàn thiện thể chế soạn thảo và

ban hành VBHC là yêu cầu cấp thiết hiện nay.

Để thực hiện yêu cầu trên trong thời tới, Trường Đại học Sân khấu – Điện

ảnh Hà Nội cần triển khai thực hiện theo định hướng sau:

- Xây dựng các quy định chuẩn mực và hướng dẫn về công tác soạn thảo

và ban hành VBHC áp dụng đối với Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà

Nội dựa trên các quy định hiện hành.

- Cần có quy định rõ ràng về trách nhiệmđối với đơn vị, cá nhân soạn thảo

văn bản; đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm về nội dung, thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản và người có thẩm quyền ban hành VBHC.

Đồng thời cần có cơ chế thưởng – phạt nghiêm minh đối với các cán bộ, viên

chức được giao nhiệm vụ soạn thảo, kiểm tra, ban hành văn bản. Đây được coi

là một trong những động lực khuyến khích đơn vị, cá nhân có thành tích tốt

trong việc thực hiện nhiệm vụ cũng như là chế tài xử lý dành có các đơn vị, cá

nhân có những sai phạm trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản.

Như vậy, hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC của Trường

Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là việc xây dựng các quy định, quy phạm

thống nhất khi xây dựng hệ thống pháp luật về công tác soạn thảo và ban hành

VBHC, nhằm đảm bảo cho việc thực hiện nội dung các văn bản luật đi vào thực

tiễn một cách chính xác, không cho phép các đơn vị, cá nhân soạn thảo hay đọc

văn bản có cách nhìn khác nhau về một quy định.

3.2.2. Nhóm giải pháp về nguồn nhân sự

a.Nâng cao nhận thức của công chức, viên chức, người lao động về tầm

quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là trường đào tạo đặc thù

trong lĩnh vực nghệ thuật. Phần lớn nguồn nhân sự chủ yếu tập trung nghiên cứu

và hoạt động chuyên môn, chỉ có một phần nhỏ nhân sự thực hiện các nhiệm vụ

về công tác hành chính, sự vụ, đặc biệt đối với khối giảng viên nhận thức và sự

hiểu biết về công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn là những khái niệm mơ

hồ, trừu tượng. Chính vì vậy, việc nâng cao nhận thức của công chức, viên chức,

người lao động về tầm quan trọng của văn bản nói chung công tác soạn thảo và

ban hành VBHC nói riêng là yếu tố cần được đặt lên hàng đầu trong nhóm các

giải pháp về nguồn nhân sự.

Để thực hiện được yêu cầu này,trước hết, cần nâng cao nhận thức của ban

lãnh đạo nhà trường về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính. Ban lãnh đạo nhà trường cần tích cực nghiên cứu, tìm hiểu để

thấy rõ được chức năng, vai trò, tầm quan trọng của văn bản từ đó có kế hoạch

tuyên truyền phổ biến, quán triệt tới toàn thể cán bộ, giảng viên, người lao động

trong toàn trường nâng cao tinh thần tự giác nghiên cứu học tập không chỉ ở lĩnh

vực chuyên môn mà còn ở công tác soạn thảo và ban hành văn bản; thường

xuyên rèn luyện tu dưỡng phẩm chất chính trị, đạo đức. lối sống, phát huy tinh

thần đoàn kết, phối hợp, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ

được giao.

Đặc biệt, cần nâng cao nhận thức cho cán bộ, viên chức, người lao động

về ý nghĩa của việc tuân thủ các quy định, quy trình soạn thảo và ban hành văn

bản đối với chất lượng của văn bản; chất lượng của VBHC ảnh hưởng trực tiếp

tới hoạt động của nhà trường. Việc tuân thủ các yếu tố về thể thức, nội dung, kỹ

thuật trình bày khi ban hành VBHC không chỉ là việc tuân thủ các quy định của

pháp luật mà còn thể hiện phong cách làm việc văn minh, khoa học của mỗi cá

nhân.

b.Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự tham gia trực tiếp vào quá

trình soạn thảo và ban hành VBHC

Trong những năm qua, công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng viên chức

làm công tác chuyên môn giảng dạy thường xuyên được quan tâm, tuy nhiên về

kiến thức, nghiệp vụ, kỹ năng có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành

văn bản còn chưa được quan tâm đúng mức. Để nâng cao chất lượng VBHC cần

chú trọng đầu tư vào việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ,

viên chức trực tiếp làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các phòng,

ban chức năng của nhà trường, cụ thể là:

- Cần có biện pháp tăng cường đầu tư và có kế hoạch lâu dài trong công

tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác soạn thảo văn bản. Đội ngũ nhân sự

được lựa chọn làm công tác văn bản phải được trang bị những kiến thức, chuyên

môn sâu về lĩnh vực, phải có những kiến thức về chính trị, pháp lý cần thiết, bên

cạnh đó cần phải đảm bảo các yếu tố về nghiệp vụ, kỹ năng soạn thảo văn bản,

am hiểu thực tế, có khả năng xử lý tình huống, đưa ra các đề xuất trong quá trình

soạn thảo.

- Để nâng cao trách nhiệm cũng như tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức

chuyên tâm hơn vào công tác, nhà trường cũng cần có quy định cụ thể về cơ chế

giám sát và khen thưởng hợp lý để động viên đối với cán bộ, viên chức làm công

tác soạn thảo và ban hành văn bản. Điều này một mặt tạo ra các điều kiện vật

chất thuận lợi giúp cán bộ, viên chức yên tâm công tác; mặt khác, phát huy cao

hơn nữa vai trò, năng lực của từng cá nhân.

- Tổ chức khảo sát, nghiên cứu, đánh giá thực trạng về năng lực của đội

ngũ nhân sự thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản để sàng lọc, phân

công nhiệm vụ đúng vị trí chức năng, đúng trình độ đối với cá nhân được giao

nhiệm vụ.

c. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn

cho đội ngũ nhân sự

Việc đào tạo, bồi dưỡng năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ

nhân sự nói chung và đội ngũ nhân sự làm công tác soạn thảo và ban hành văn

bản nói riêng góp phần quan trọng vào quá trình xây dựng và hoàn thiện đội ngũ

CCVC của nhà trường với phẩm chất tốt và có năng lực phù hợp với trình độ

chuyên môn. Muốn thực hiện tốt điều này, ban lãnh đạo nhà trường cần chú

trọng một số vấn đề sau:

- Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ CCVC những kiến thức về lý

luận chính trị, về lãnh đạo, quản lý, về khoa học xã hội, nhân văn và những kiến

thức chuyên môn phù hợp với công việc được giao. Đây là điều kiện quan trọng,

quyết định đến khả năng phân tích, luận giải những vấn đề thực tiễn từ những

chủ trương, đường lối, nghị quyết của Đảng, các chính sách của cơ quan nhà

nước cấp trên. Trên cơ sở đó vận dụng sáng tạo vào thực tiễn của đơn vị, vào

lĩnh vực mà cá nhân đang được phân công phụ trách. Thông qua đào tạo, bồi

dưỡng giúp cán bộ có khả năng phân tích, xử lý các tình huống, hình thành

phương pháp nhận thức khoa học và giải quyết các vấn đề nhanh, nhạy, đạt hiệu

quả cao.

- Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ,

nhất là kiến thức về pháp luật, về QLNN một cách cơ bản, có hệ thống đối với

đội ngũ CCVC của nhà trường theo chức danh tương ứng phù hợp với nội dung,

yêu cầu công việc đảm nhiệm.

- Xây dựng chương trình đào tạo, tổ chức các lớp tập huấnbồi dưỡng kiến

thức về soạn thảo văn bản cho đội ngũ nhân sự được phân công các nhiệm vụ có

liên quan đến xử lý văn bản theo định kỳ ngay tại Trường vừa nâng cao trình độ

chuyên môn nghiệp vụ vừa tạo điều kiện để cán bộ, viên chức có cơ hội giao

lưu, học hỏi, trao đổi, giúp đỡ và nâng cao tinh thần đoàn kết trong môi trường

công sở. Động viên cán bộ, viên chứctham gia các lớp đào tạo ngắn hạn, các lớp

tập huấn, các hội thảo có liên quan về chuyên môn, nghiệp công tác văn bản với

những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt

động soạn thảo và quản lý văn bản của nhà trường.

- Hàng năm, để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý,

giải quyết văn bản có thể cử cán bộ, viên chức làm công tác soạn thảo, kiểm tra

văn bản tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng ở một số đơn vị có chuyên môn cao

về công tác này như Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, Học viện Hành

chính quốc gia, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội…

- Quán triệt tới cán bộ, viên chức làm công tác soạn thảo và ban hành

VBHCngoài việc tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng còn cần có ý thức tự giác,

thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu để cập nhật liên tục những quy định mới

nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên,

tuân thủ nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành để áp dụng vào thực tiễn

công việc được đảm nhận.

- Đổi mới nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức

danh nghề nghiệp và vị trí việc làm theo hướng chuyên nghiệp, chuyên sâu; mỗi

chức danh, mỗi vị trí được bồi dưỡng những kiến thức và kỹ năng phù hợp, thiết

thực với công việc đang đảm nhận, các chương trình cụ thể như: kỹ năng nghiệp

vụ cho công chức, viên chức, cải cách hành chính, văn thư lưu trữ, thực hành

văn bản; ứng dụng công nghệ thông tin; xử lý tình huống… Tiếp tục đổi mới

hình thức đào tạo, bồi dưỡng kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, áp dụng các

phương pháp truyền đạt kiến thức theo từng đối tượng đào tạo, bồi dưỡng như:

thuyết trình, làm việc theo nhóm, chia tổ, nhóm nghiên cứu thảo luật xử lý tình

huống…

d. Tuyên truyền, phổ biến, nâng cao ý thức pháp luật

Những năm qua, công tác tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật ở

nhiều lĩnh vực như: giáo dục-đào tạo, kinh tế, văn hóa-xã hội… của Trường Đại

học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội được thực hiện rất nghiêm túc từ cán bộ, giảng

viên đến toàn thể sinh viên trong nhà trường. Tuy nhiên, công tác tuyên truyền,

phổ biến pháp luật liên quan đến VBHC còn chưa được quan tâm sâu sắc. Vì

vậy, trong thời gian tới, lãnh đạo nhà trường cần quan tâm và triển khai mạnh

mẽ hơn công tác tuyên truyền, phổ biếnnhững vấn đề, những nội dung hay

những quy định có liên quan đến công tác văn bản tới các đơn vị trực thuộc, tới

toàn thể cán bộ, viên chức. Có như vậy, mỗi đơn vị, cá nhân mới tự nhận thức,

tự hiểu và nắm bắt được những kiến thức pháp lý, những vai trò, chức năng hay

tầm quan trọng của công tác văn bản và đó chính là nền tảng, là cơ sở để mỗi

đơn vị, mỗi cá nhân tự giác tuân thủ và thực thi pháp luật nói chung và các thủ

tục luật định liên quan đến công tác văn bản nói riêng.

3.2.3. Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC là trình tự các bước, các thủ tục

màcơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quá trình soạn thảo và ban hành văn

bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tùy theo tính chất,

nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng quy trình

soạn thảo và ban hành văn bản cho phù hợp. Việc xác định một quy trình chuẩn

là hết sức cần thiết nhằm trật tự hóa công tác này, nhưng để xây dựng quy trình

chuẩn cho tất cả các loại văn bản là một nhiệm vụ phức tạp và lâu dài. Cho đến

nay, chỉ có một quy trình chung trong việc soạn thảo và ban hành văn bản QPPL

được quy định trong Luật Ban hành văn bản QPPL 2015. Các VBHC hầu hết

được soạn thảo và ban hành theo yêu cầu thực tiễn trong quá trình hoạt động của

từng cơ quan, tổ chức.

Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành VBHC thực chất là "tiêu

chuẩn hóa" từng giai đoạn trong quá trình soạn thảo và ban hành VBHC. Đây là

giải pháp rất quan trọng và hết sức cần thiết đối với hoạt động của các cơ quan,

tổ chức, đặc biệt là các đơn vị sự nghiệp công lập bởi nó là cơ sở để đảm bảo

chất lượng, hiệu quả sử dụng của văn bản khi được ban hành.Mỗi bước trong

quy trình có vai trò nhất định trong việc ban hành VBHC, giữa các bước có mối

quan hệ với nhau tạo nên quy trình thống nhất. Để hoàn thiện quy trình soạn

thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội,

chúng ta có thể dựa trên một số quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số

09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Văn bản số 01/VBHN-BNV ngày

25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư cùng với quy trình chung

mà tác giả đã trình bày ở Chương 1 sau đó tiến hành xây dựng quy trình theo các

bước sau:

Bước 1:Đề xuất việc soạn thảo văn bản

Xuất phát từ kế hoạch công tác, từ văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên

hoặc yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính trong quá trình hoạt động của

nhà trường, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân sẽ đề xuất việc soạn thảo các VBHC.

Bước 2:Tổ chức lấy ý kiến và soạn thảo văn bản

Trên cơ sở đề xuất việc soạn thảo văn bản, ban lãnh đạo nhà trường sẽ

xem xét, căn cứ tính chất vụ việc sau đó giao cho đơn vị hay cá nhân chủ trì

soạn thảo.

Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện những

công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung công việc mà văn bản cần điều chỉnh, đối

tượng, quyết định tên loại văn bản phù hợp với mục đích văn bản. Sau đóxác

định tính chất(độ mật, độ khẩn) của văn bản cần soạn thảo.

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến đối tượng ban hành văn bản:

Thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, điều tra xã hội…

- Xây dựng dự thảo, lấy ý kiến chủ trương đơn vị chuyên môn và các đơn

vị liên quan.

Thực tế, việc lấy ý kiến các đơn vị khác đối với dự thảo VBHC thông

thường là không thực sự bắt buộc. Việc lấy ý kiến chỉ thực sự cần thiết đối với

văn bản mang tính chất quan trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn và thời gian lâu dài

như: Quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy

chế dân chủ, Quy chế thi đua khen thưởng, Quy chế hoạt động đối ngoại… Đối

với những văn bản bắt buộc phải thực hiện bước này, đơn vị soạn thảo sẽ phải

thực hiện các công việc sau:

+ Thứ nhất, gửi bản dự thảo tới các đơn vị liên quan, đối tượng lấy ý kiến

thường là các đơn vị, cá nhân sẽ chịu tác động của văn bản và bộ phận pháp chế

hay chuyên gia về lĩnh vực chuyên môn mà văn bản đề cập.

+ Thứ hai, tiếp nhận các ý kiến phản hồi sau đó tiếp thu, biên tập và hoàn

chỉnh bản dự thảo.

Việc lấy ý kiến tham gia xây dựng, góp ý dự thảo là góp phần hoàn thiện

dự thảo văn bản, nâng cao chất lượng văn bản. Có thể sử dụng các hình thức lấy

ý kiến như: Lấy ý kiến thông qua các cuộc họp, hội thảo, gửi công văn đóng góp

ý kiến… Để hoạt động này có chất lượng thì việc lấy ý kiến phải được tiến hành

có trọng tâm, trọng điểm, đi thẳng vào vấn đề và đúng đối tượng tránh hiện

tượng lấy ý kiến tràn lan hoặc quá hẹp.

Bước 3:Kiểm tra, sửa chữa, bổ sung trước khi trình ký

Văn bản sau khi được đơn vị chủ trì soạn thảo (đơn vị chuyên môn) thông

qua thì sẽ có chữ ký nháy của trưởng đơn vị chuyên môn để chịu trách nhiệm về

mặt nội dung. Sau đó văn bản sẽ được chuyển sang bộ phận pháp chế - phòng

Hành chính, Tổng hợp để kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày. Văn bản khi đã

đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày sẽ có chữ ký nháy của

Trưởng phòng Hành chính, Tổng hợp hoặc người chịu trách nhiệm kiểm tra về

thể thức mặt thể thức và kỹ thuật trình bày được phân công.

Văn bản sau khi đã đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về mặt nội dung, thể thức

và kỹ thuật trình bày sẽ được chuyển lại cho đơn vị chủ trì soạn thảo để trình

lãnh đạo nhà trường ký và ban hành.

Bước 4:Ký văn bản

Trên cơ sở văn bản của đơn vị chủ trì trình ký, ban lãnh đạo nhà trường sẽ

kiểm tra lần cuối trước khi ký ban hành.

Lưu ý: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các

thứ mực dễ phai.

Bước 5: Nhân bản, phát hành và lưu văn bản

Văn bản sau khi đã được ký sẽ được chuyển về bộ phận Văn thư để đăng

ký vào sổ sau đó sẽ được nhân bản theo đúng số lượng và đóng dấu rồi phát

hành (chuyển giao văn bản). Việc chuyển giao văn bản phải đúng đối tượng,

đúng thời hạn, không chuyển vượt cấp và phải có sổ quản lý việc chuyển giao

văn bản.

Lưu văn bản: Mỗi văn bản sẽ cần lưu ít nhất 02 bản chữ ký tươi (01 bản

lưu tại bộ phận Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo).

3.2.4.Nhóm giải pháp về kỹ thuật nhằm hoàn thiện nguyên tắc và

phương pháp kiểm tra văn bản hành chính

a. Tăng cường chế độ kiểm tra, giám sát đối với việc tổ chức sử dụng

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

Kiểm tra là một trong những nội dung cơ bản của công tác soạn thảo và

ban hành văn bản, là một công việc thường xuyên, quan trọng của bất kỳ một cơ

quan, tổ chức nào. Đây là chức năng có vai trò quan trọng, ảnh hưởng tới kết

quả thực hiện các chức năng khác.

Kiểm tra được hiểu là quá trình vận dụng các cơ chế và phương pháp

nhằm bảo đảm cho một tổ chức hay cá nhân hoạt động đúng với những mục

đích, yêu cầu đặt ra, tức là bao gồm việc đo lường kết quả hoạt động của các cá

nhân và tổ chức trong thực tế và so sánh với các tiêu chí đã được xác lập từ

trước trong kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, chỉ ra nguyên nhân của các sai

lệch để làm cơ sở đưa ra các biện pháp điều chỉnh hoạt động kịp thời, bảo đảm

cho tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Để công tác kiểm tra việc thực thi công vụ của CCVC có hiệu quả cần

tiến hành theo các nguyên tắc sau:

- Kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên: Công tác này có thể diễn ra

theo định kỳ hoặc đột xuất, có thể tiến hành kiểm tra tổng hợp nhưng cũng có

thể tập trung vào những nội dung, những mặt hoạt động chính của nhà trường.

- Kiểm tra phải khách quan: Việc kiểm tra phải được tiến hành trên cơ sở

những tiêu chuẩn nhất định, không phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của người

kiểm tra. Những căn cứ mà hoạt động kiểm tra có thể dựa vào là: các quy định

của pháp luật có liên quan đến quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của

cơ quan, đơn vị; công tác soạn thảo và ban hành văn bản…

- Trong quá trình kiểm tra, nhà trường phải đảm bảo tính dân chủ, công

khai. Mọi CCVC, người lao động phải thực hiện các mục tiêu, tiêu chí như nhau,

nội dung kiểm tra phải thông báo công khai.

- Để công tác kiểm tra có hiệu quả, phải chỉ ra sự khác biệt giữa hoạt động

thực tế với kế hoạch. Kiểm tra vừa là để phòng ngừa và khắc phục các sai sót,

vừa là để khuyến khích các hoạt động tốt nên không được tạo áp lực cho đối

tượng bị kiểm tra, không cản trở quá trình hoạt động bình thường của đối tượng

bị kiểm tra.

- Các nguyên nhân sai lệch trong quá trình kiểm tra phải chỉ ra được, cần

đưa ra những hoạt động xử lý kết quả điều tra: như điều chỉnh sai lệch, kỷ luật

CCVC, người lao động không hoàn thành nhiệm vụ và khen thưởng các cá nhân

hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Quá trình kiểm tra kết thúc, ban kiểm tra phải có văn bản kết luận.

Như vậy, công tác kiểm tra hoạt động ban hành VBHC của nhà trường

muốn có hiệu quả, cần phải tiến hành một cách thực chất. Những kết luận kiểm

tra phải khách quan, trung thực mới cho phép ban lãnh đạo nhà trường nắm

được thực trạng và hoạt động của nhà trường để đưa ra các quyết định thích hợp.

Muốn thực hiện tốt công việc này, cần tăng cường cập nhật, nắm bắt

thông tin trong các quy định hiện hành về tổ chức sử dụng văn bản. Mặt khác

cần tích cực nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo

và ban hành văn bản, công tác văn thư lưu trữ. Có như vậy sẽ đảm bảo được tính

hiệu quả trong công tác tự kiểm tra.

b. Tăng cường kiểm tra nội dung văn bản và hình thức văn bản

- Về nội dung văn bản

+ Kiểm tra nội dung VBHC có mâu thuẫn, trái với quy định trong văn bản

QPPL đã đề ra.

+ Kiểm tra sự phù hợp của hình thức văn bản với nội dung văn bản đó.

Mỗi loại văn bản có chức năng, mục đích sử dụng khác nhau. Tên loại văn

bản phù hợp với ngôn ngữ, cách hành văn trong văn bản, phù hợp với bố cục,

kết cấu một văn bản nhất định; phù hợp với thành phần thể thức của từng loại

văn bản. Do vậy, nếu trong quá trình soạn thảo, cán bộ soạn thảo không nắm

chắc hệ thống các loại văn bản, không có kỹ thuật soạn thảo thì bị sai về chức

năng văn bản.

+ Kiểm tra nội dung văn bản có mang tính khả thi hay không

Kiểm tra nội dung văn bản phải đưa ra có phù hợp pháp luật, có phù hợp

với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành; khi quy định các

quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.

Do đó, người soạn thảo phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối

tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ

thể.

Bên cạnh đó, khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào

vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có

nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp

với hoàn cảnh không gian và thời gian.

- Về thể thức văn bản

Trong quá trình ban hành văn bản, nên thường xuyên kiểm tra những văn

bản đã ban hành và các thành phần thể thức do nhà nước quy định (thành phần

thể thức bắt buộc và các thành phần thể thức đối với từng loại văn bản). Hiện

nay thể thức văn bản đối với VBHC chúng ta đang áp dụng Thông tư

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.

Nội dung kiểm tra:

+ Kiểm tra văn bản có đúng, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy

định đối với từng loại văn bản không.

+ Kiểm tra vị trí, kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức.

+ Kiểm tra các thành phần thể thức có đúng với từng vấn đề đặt ra trong

nội dung văn bản.

c. Xây dựng quy trình kiểm tra

Bước 1: Xác định văn bản cần kiểm tra, mục đích, phạm vi kiểm tra

Bước 2: Lập kế hoạch

Kế hoạch kiểm tra văn bản được xây dựng nhằm sử dụng có hiệu quả thời

gian và các nguồn lực để đảm bảo đạt được mục đích đề ra. Kế hoạch kiểm tra

sau khi thông qua phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.Kế hoạch kiểm tra

phải thể hiện được các nội dung sau:

- Mục đích, phạm vi, nội dung kiểm tra.

- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, xác định những công

việc phải thực hiện ứng với từng tiêu chuẩn, thời gian bắt đầu à kết thúc, người

chịu trách nhiệm chính, người phối hợp (cần có danh sách phân công nhiệm vụ

cụ thể kèm theo).

- Xác định các thông tin và minh chứng cần thu thập (phối hợp với các bộ

phận liên quan để được cung cấp các số liệu cần thiết).

- Dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động các nguồn lực cho các

hoạt động nêu trên.

- Lập thời gian biểu: Chỉ rõ khoảng thời gian cần thiết để triển khai kiểm

tra và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thể.

Bước 3: Thu thập thông tin và minh chứng

Thông tin và minh chứng là những tư liệu được sử dụng để hỗ trợ và minh

họa cho các nhận định trong báo cáo kiểm tra.

Nội hàm của các thông tin, minh chứng phải gắn với các yêu cầu của các

tiêu chí để xác định mức độ văn bản đạt được với mỗi tiêu chí. Nội hàm của các

minh chứng được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các nhận định trong báo cáo.

Thông tin phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo độ tin cậy

và chính xách.

Khi thu thập thông tin và minh chứng phải kiểm tra độ tin cậy, xác định

tính chính xác, mức độ phù hợp, liên quan đến các tiêu chí, tiêu chuẩn. Trong

trường hợp không thể tìm được thông tin, minh chứng cho những yêu cầu nào

đó của các tiêu chí cần tiến hành tham vấn chuyên gia hữu quan kịp thời.

Trong quá trình thu thập thông tin và minh chứng, phải ghi rõ nguồn gốc

của chúng. Lưu giữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến

nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp bảo vệ các

thông tin và minh chứng đó.

Bước 4: Xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được

Các thông tin thu được phải qua xử lý mới sử dụng được. Các kỹ thuật

thống kê được sử dụng nhiều ở công đoạn này. Các thông tin điều tra phải được

sử dụng ở dạng số liệu tổng hợp, tránh sử dụng những thông tin làm ảnh hưởng

đến các cá nhân cung cấp thông tin.

Thông tin, minh chứng thu được và kết quả xử lý của từng tiêu chí và tiểu

chuẩn phải cho phép:

- Mô tả một cách ngắn gọn về các thuộc tính của văn bản.

- Đưa ra những nhận xét về những điểm mạnh, những tồn tại, phân tích

các nguyên nhân, xác định những vấn đề cần cải tiến và đề ra những biện pháp

cải tiến những vấn đề đó.

- Chứng minh mức đạt được của văn bản đối với mỗi tiêu chí.

Trong quá trình xử lý, phân tích, có thể có một số thông tin và minh

chứng thu được không phù hợp với các kết quả xem xét, đánh giá cần kiểm tra

lại các thông tin và minh chứng đó, giải thích lý do của sự đối lập về các thông

tin hoặc kết quả đã đưa ra.

Công tác phối hợp được thể hiện trong 03 lĩnh vực hoạt động cơ bản là:

phối hợp trong xây dựng, ban hành chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch;

phối hợp trong tổ chức thực hiện chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch;

phối hợp trong kiểm tra việc thực hiện chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế

hoạch.

Việc phối hợp trong xây dựng, đặc biệt là trong kiểm tra các quyết định

chưa được kế hoạch hóa thường xuyên để ghi vào chương trình công tác. Vì vậy,

cần phải được đưa thành nội dung cụ thể trong kế hoạch công tác của các trường

tiểu học, làm cơ sở pháp lý cho hoạt động phối hợp, kiểm tra, đôn đốc và để truy

cứu trách nhiệm đối với người vi phạm trong trường hợp cần thiết.

Bước 5: Viết báo cáo kiểm tra

Kết quả kiểm tra phải được trình bày dưới dạng một bản báo cáo về các

kết quả đánh giá so với các yêu cầu và tiêu chí đã định, đồng thời cũng đề xuất

những kế hoạch xử lý văn bản sau tự đánh giá. Báo cáo kiểm tra là một bản cam

kết quan trọng để thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng của văn bản đối

với vấn đề điều chỉnh có liên quan.

Báo cáo kiểm tra phải mô tả một cách ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và đầy

đủ các thuộc tính của văn bản, trong đó phải chỉ ra những điểm mạnh, những tồn

tại, khó khăn và kiến nghị các giải phải cải tiến chất lượng, kế hoạch đầu tư

nguồn lực để thực hiện, thời hạn hoàn thành, thời gian tiến hành việc đánh giá

tiếp theo, tình hình và kết quả thực hiện các biện pháp đã đề ra trong lần đánh

giá trước (nếu có).

Trong báo cáo kiểm tra, độ dài ngắn của mỗi phần đánh giá theo từng tiêu

chuẩn không nhất thiết phải bằng nhau.

Bước 6: Triển khai các hoạt động sau khi hoàn thành kiểm tra

- Triển khai thực hiện các hoạt động đã đề ra trong “Phần Kế hoạch”

trong báo cáo kiểm tra.

- Tổ chức lưu giữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan

đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp để bảo

quản các thông tin và minh chứng đó.

- Đề xuất với cơ quan có thẩm quyền xử lý đối với VBHC bị khiếm

khuyết.

d. Tổ chức rà soát, đánh giá, hệ thống hóa văn bản theo định kỳ

Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa VBHC đóng vai trò quan trọng

trong việc cập nhật, ban hành văn bản mới, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho

đơn vị, cá nhân trong việc nghiên cứu, tra tìm.

Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa VBHC là cơ sở, là điều kiện để

từng bước hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC, góp phần hoàn

thiện hệ thống pháp luật của Nhà nước. Chính vì vậy, công tác này cần phải

được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ và đảm bảo trình tự nhất định.

Căn cứ vào những văn bản mới, những quy định mới của cơ quan cấp

trên, nhà trường cần định kỳ rà soát, đánh giá để loại bỏ những văn bản đã hết

hiệu lực thi hành, phát hiện những văn bản mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không

còn phù hợp với yêu cầu thực tế.

e. Định kỳ sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm về công tác ban hành

VBHC

Sau khi thực hiện ban hành VBHC cần tiến hành sơ kết, tổng kết, đánh giá

công tác này. Đánh giá một cách trung thực, cụ thể, chính xác kết quả hoạt động

ban hành văn bản.

Hoạt động xây dựng và ban hành VBHC nói chung, hệ thống văn bản

quản lý nói riêng phải tuyệt đối tôn trọng các quy định của pháp luật về thẩm

quyền, trình tự và hình thức tiến hành. Tức là các cơ quan, tổ chức phải tiến

hành hoạt động này trong khuôn khổ thẩm quyền của mình theo trình tự nhất

định tương ứng với thẩm quyền. Các cơ quan đại diện quyền lực nhà nước, đặc

biệt là cơ quan giám sát, kiểm tra, kiểm sát có vai trò rất quan trọng trong việc

đảm bảo tính pháp chế trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật

về VBHC.

Việc xây dựng và hoàn thiện các văn bản quản lý nói chung vàVBHC nói

riêng là một quá trình hoạt động cụ thể liên quan đến công tác tuyên truyền, phổ

biến và giáo dục pháp luật. Đây là công tác có ý nghĩa và việc làm theo pháp

luật. Để công tác này thực sự phát huy được hiệu quả, cần thực hiện đồng bộ các

giải pháp; phát triển hệ thống thông tin pháp luật; đa dạng hóa vể nguồn cung

cấp các tiêu chuẩn của văn bản; hoàn thiện cơ sở các tiêu chuẩn trên mạng thông

tin và tạo điều kiện cho các đối tượng khai thác miễn phí; nâng cao kiến thức đội

ngũ làm công tác soạn thảo văn bản, bằng cách tổ chức hội nghị chuyên đề về

công tác soạn thảo văn bản.

Bên cạnh đó, có thể tổ chức các hội nghị chuyên đề, cần xem xét một cách

đầy đủ bằng phương pháp biện chứng và lịch sử để xác định hiệu quả của công

tác ban hành văn bản: phương án tổ chức và biện pháp thực hiện đúng hay sai,

thiếu sót ở khâu nào, người nào… Từ đó rút kinh nghiệm, phát huy cái đã làm

được, khắc phục cái chưa làm được. Nếu không làm tốt bước tổng kết, rút kinh

nghiệm thì những sai lầm cũ tái diễn, còn ưu điểm thì không phát huy được.

Trong khi tiến hành sơ kết, tổng kết cũng cần khen thưởng kịp thời các đơn vị,

cá nhân làm tốt công tác ban hành VBHC.

3.2.5.Nhóm giải pháp về tài chính và trang thiết bị

Có thể nói, tài chính và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lý nói

chung, công tác soạn thảo và ban hành VBHC nói riêng là yếu tố không thể

thiếu đảm bảo tính khả thi cũng như hiệu lực, hiệu quả của văn bản khi áp dụng

vào các hoạt động thực tiễn.

a. Đảm bảo nguồn kinh phí tài chính

Tài chính là một trong những nguồn lực quan trọng, nó có tác động nhất

định đến hiệu quả cũng như kết quả công việc. Tuy nhiên, với quy định về phân

bổ nguồn kinh phí cho việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC còn

hạn chế như hiện nay thì sẽ không đáp ứng được một cách đầy đủ trong việc

triển khai thực hiện nhiệm vụ.

Vì vậy, trong thời gian tới, nhà trường cần đề xuất vớicơ quan chủ quản

(Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) có những quy định rõ ràng trong việc phân

bổ nguồn kinh phí hàng năm phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành

VBHC. Đồng thời nhà trường cần xây dựng cơ chế đảm bảo nguồn kinh phí cho

từng hoạt động liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, cụ thể

như: kinh phí tổ chức tập huấn hàng năm, tổ chức các buổi hội thảo lấy ý kiến,

kinh phí biên soạn đề cương phổ biến văn bản… Có như vậy, cán bộ làm công

tác soạn thảo mới phát huy được hết tinh thần trách nhiệm cũng như lòng nhiệt

tình đối với công việc, đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng văn bản khi được

ban hành.

b. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị

Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào để thực hiện các nhiệm vụ, các hoạt động

quản lý hay giải quyết các vấn đề, sự vụ hàng ngày đều cần phải thông qua cơ sở

vật chất, trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Chính vì vậy, việc đầu tư cơ sở vật

chất, trang thiết bị phục vụ cho mọi hoạt động là một việc làm đúng đắn. Cơ sở

vật chất tốt, trang thiết bị làm việc hiện đại không chỉ đảm bảo cho mọi hoạt

động được tiến hành một cách dễ dàng, thuận tiện, hiệu quả mà còn tạo nên môi

trường làm việc chuyên nghiệp và góp phần giữ gìn sức khỏe, nâng cao tinh thần

làm việc, tạo tiền đề cho cán bộ, viên chức, người lao động đảm bảo hoàn thành

các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ.

Việc trang bị các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị cần đáp ứng các

yêu cầu sau:

- Phải thích hợp với từng loại công việc: Điều này đảm bảo các phương

tiện được trang bị sẽ giúp cho quá trình thực hiện các công việc được tiến hành

thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

- Tiết kiệm: Các phương tiện kỹ thuật được trang bị phải hợp lý với nhu

cầu sử dụng, chú trọng đến hiệu suất sử dụng, tránh tính trạng sử dụng tràn lan

gây lãng phí.

- Phải góp phần tạo nên môi trường văn hóa công sở: Trang thiết bị cần

đảm bảo yêu cầu về tính thẩm mỹ, gọn gàng, phù hợp với tính chất công việc,

tạo không gian làm việc thoải mái cho CCVC, người lao động.

- Không ngừng đổi mới và hiện đại hóa trang thiết bị để đáp ứng tốt hơn

nữa yêu cầu trong công cuộc cải cách hành chính và phát triển đất nước.

Muốn thực hiện tốt các yêu cầu trên cần phải xem xét dựa trên các điều

kiện cụ thể của nhà trường. Việc đáp ứng các yêu cầu về cơ sở vật chất, trang

thiết bị phải dựa trên các văn bản quy định của nhà nước và nhu cầu thực tế của

công việc, trang thiết bị hiện có của nhà trường, năng lực sử dụng của CCVC,

người lao động và khả năng tài chính của nhà trường. Bên cạnh đó, một điều

quan trọng cần phải có cơ chế kiểm soát, quản lý trong quá trình sử dụng và

thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng theo định kỳ. Điều này vừa giúp nâng cao độ

bền, hiệu quả sử dụng của trang thiết bị vừa tiết kiệm chi phí để mua sắm, thay

mới.

Như vậy, việc tăng cường đầu tư nguồn kinh phí và cơ sở vật chất, trang

thiết bị vào công tác soạn thảo văn bản và ban hành VBHC là một yếu tố rất cần

thiết đảm bảo cho hoạt động quản lý được diễn ra thuận lợi, kịp thời, chính xác,

nâng cao hiệu suất, hiệu quả. Chính vì thế, ban lãnh đạo nhà trường cần chú

trọng hơn nữa trong việc đảm bảo các điều kiện về tài chính, cơ sở vật chất,

trang thiết bị góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của mọi hoạt động nói

chung và công tác soạn thảo và ban hành VBHC nói riêng.

3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính

CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống

xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn

thư lưu trữ, soạn thảo văn bản là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực

cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản từ thủ

công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu

chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại

trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ, soạn

thảo văn bản là một vấn đề đượcĐảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây

là lĩnh vực mang tính thời đại và góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt

động của một cơ quan, đơn vị.

Trên thị trường hiện nay, các công tay sản xuất phần mềm và các tổ chức

cung ứng giải pháp kỹ thuật có rất nhiều sản phẩm phục vụ hoạt động của cơ

quan, tổ chức.

Đối với các VBHC do phòng, ban soạn thảo có phần mềm về quản lý

nhân sự, quản lý văn bản. Các chương trình phần mềm này có thể giúp các

phòng, ban, đơn vị, cá nhân trong cùng một cơ quan có thể trao đổi thông tin với

nhau liên tục mà không cần gặp trực tiếp. Làm được như vậy, các bước trong

quy trình ban hành VBHC sẽ rất nhanh, tiết kiệm thời gian chuyển văn bản cho

các phòng, ban và tiết kiệm chi phí in ấn, dự thảo văn bản, giảm bớt số lượng

ban hành văn bản mà vẫn đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng văn bản.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Từ kết quả phân tích, đánh giá thực trạng, tìm ra nguyên nhân của những

tồn tại, hạn chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, chương này, tác giả đã đưa ra

phương hướng và đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và

ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

đó là: Hoàn thiện thể chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; nhóm

giải pháp về nguồn nhân sự; hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính; nhóm giải pháp về kỹ thuật nhằm hoàn thiện nguyên tắc và phương

pháp kiểm tra văn bản hành chính; nhóm giải pháp về tài chính và trang thiết bị;

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính. Để tăng tính hiệu quả các giải pháp nói trên cần được thực hiện một

cách nghiêm túc và đồng bộ.

KẾT LUẬN

Trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý giáo

dục-đào tạo nói riêng, VBHC là phương tiện, là công cụ hữu hiệu để các cơ

quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp thực hiện chức năng, nhiệm vụ và duy trì mọi

hoạt động của mình, đóng góp cho sự phát triển chung của toàn xã hội. Cũng

như những cơ quan, tổ chức khác, công tác soạn thảo và ban hành VBHC của

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội chiếm một vị trí vô cùng quan

trọng trong quá trình đào tạo và phát triển Trường.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm gần đây Đảng ủy,

Ban Giám hiệu nhà trường đã quan tâm, tạo điều kiện để công tác soạn thảo và

ban hành VBHC ngày một hoàn thiện hơn. Tuy nhiên, qua nghiên cứu thực tế

trong những năm vừa qua, tác giả nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội còn tồn tại nhiều bất

cập do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan. Do vậy để chất lượng soạn

thảo và ban hành VBHC được nâng cao, hoàn thiện hơn, ban lãnh đạo nhà

trường cần quan tâm hơn nữa tới việc xây dựng những quy định hướng dẫn cụ

thể về công tác soạn thảo và ban hành VBHC, cần triển khai một cách nghiêm

túc và đồng bộ những giải pháp về nhân sự; hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang

thiết bị; hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành VBHC; tăng cường công tác

kiểm tra, rà soát, đánh giá VBHC…trong đó chú trọng đến công tác đào tạo, bồi

dưỡng trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, kiến thức pháp luật cho đội ngũ

nhân sự được phân công nhiệm vụ hay chịu trách nhiệm đối với các vấn đề liên

quan đến công tác văn bản của nhà trường.

Qua thời gian nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành

VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, đề tài đã có một số

đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn:

Về mặt lý luận, đề tài đã hệ thống hóa và làm phong phú thêm hệ thống lý

luận về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nói chung và văn bản hành chính

nói riêng.

Về mặt thực tiễn, Luận văn đưa ra phương hướng và một số giải pháp

nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành VBHC. Tác giả mong muốn, kết quả

nghiên cứu của đề tài có thể ứng dụng vào công tác soạn thảo và ban hành

VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội., góp phần thực hiện

mục tiêu chung của toàn Ngành giáo dục, đó làđổi mới căn bản, toàn diện giáo

dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện

kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế.

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC VĂN BẢN ĐƯỢC KHẢO SÁT TRONG LUẬN VĂN

I. Danh mục Quyết định

1. Quyết định số 20/QĐ-SKĐAHN ngày 14 tháng 01 năm 2013 về việc

thành lập Hội đồng xét nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức, viên

chức năm 2013.

2. Quyết định số 27/QĐ-SKĐAHN ngày 16 tháng 01 năm 2013 về việc

ban hành Quy định hoạt động của phòng học đa năng Điện ảnh, Truyền hình và

Nhiếp ảnh.

3. Quyết định số 88/QĐ-SKĐAHN ngày 01 tháng 02 năm 2013 về việc

cho nghỉ học và bảo lưu kết quả học tập.

4. Quyết định số 172/QĐ-SKĐAHN ngày 08 tháng 4 năm 2013 về việc

đồng ý để cán bộ đi học Nghiên cứu sinh.

5. Quyết định số 268/QĐ-SKĐAHN ngày 28 tháng 5 năm 2013 về việc

công nhận đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp.

6. Quyết định số 290/QĐ-SKĐAHN ngày 03 tháng 6 năm 2013 về việc

hỗ trợ học phí cho cán bộ, giảng viên được cử đi học Nghiên cứu sinh.

7. Quyết định số 328/QĐ-SKĐAHN ngày 25 tháng 6 năm 2013 về việc

Thành lập Ban Kiểm kê tài sản.

8. Quyết định số 482/QĐ-SKĐAHN ngày 11 tháng 9 năm 2013 về việc

bổ nhiệm chủ nhiệm lớp.

9. Quyết định số 755/QĐ-SKĐAHN ngày 10 tháng 12 năm 2013 về việc

thành lập Hội đồng Khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu giáo trình

Nghệ thuật Diễn viên Kịch – Điện ảnh.

10. Quyết định số 760/QĐ-SKĐAHN ngày 23 tháng 12 năm 2013 về việc

thu nhận bổ sung sinh viên lớp Quay phim Điện ảnh – Truyền hình K33A.

11. Quyết định số 18/QĐ-SKĐAHN ngày 13 tháng 01 năm 2014 về việc

ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ.

12. Quyết định số 25/QĐ-SKĐAHN ngày 17 tháng 01 năm 2014 về việc

gia hạn thời gian bảo vệ luận văn.

13. Quyết định số 88/QĐ-SKĐAHN ngày 18 tháng 3 năm 2014 về việc cử

cán bộ đi công tác tại TP Buôn Ma Thuột – Nha Trang.

14. Quyết định số 536/QĐ-SKĐAHN ngày 30 tháng 9 năm 2014 về việc

Phê duyệt đơn vị thực hiện hợp đồng cung cấp vé máy bay cho giảng viên lớp

tập huấn phổ biến triển khai thực hiện 08 tiêu chuẩn kỹ năng nghề du lịch khu

vực phía Nam tại Thành phố Cần Thơ.

15. Quyết định số 623/QĐ-SKĐAHN ngày 16 tháng 10 năm 2014 về việc

cử đại biểu tham dự gặp mặt, giao lưu HSSV, VĐV tiêu biểu các dân tộc thiểu

số năm 2014.

16. Quyết định số 59/QĐ-SKĐAHN ngày 30 tháng 01 năm 2015 về việc

phê duyệt đơn vị tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển sắp xếp lại phòng làm việc cho

các khoa.

17. Quyết định số 251/QĐ-SKĐAHN ngày 24 tháng 4 năm 2015 về việc

khiển trách trước toàn trường đối với HSSV.

18. Quyết định số 309/QĐ-SKĐAHN về việc nâng lương theo niên hạn

đối với viên chức

19. Quyết định số 717/QĐ-SKĐAHN ngày 29 tháng 7 năm 2015 về việc

thành lập Hội đồng khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu Chương trình

đào tạo chi tiết chuyên ngành Nhạc công Tuồng.

20. Quyết định số 967/QĐ-SKĐAHN ngày 09 tháng 10 năm 2015 về việc

thành lập Hội đồng Khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu Giáo trình Tiếp

thu tinh hoa thi pháp kịch nước ngoài Tập hai: Từ chủ nghĩa cổ điển thế kỷ 17

đến chủ nghĩa hiện thực thế kỷ 19.

21. Quyết định số 321/QĐ-SKĐAHN ngày 22 tháng 4 năm 2016 về việc

bổ sung ủy viên Hội đồng tuyển sinh Thạc sĩ

22. Quyết định số 344/QĐ-SKĐAHN ngày 06 tháng 5 năm 2016 về việc

công nhận đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp.

23. Quyết định số 760/QĐ-SKĐAHN ngày 11 tháng 7 năm 2016 về việc

thành lập Ban thanh tra tuyển sinh hệ trung cấp chính quy năm 2016.

24. Quyết định số 1327/QĐ-SKĐAHN ngày 09 tháng 11 năm 2016 về

việc cho HSSV được nghỉ học tạm thời và bảo lưu kết quả.

25. Quyết định số 1466/QĐ-SKĐAHN ngày 20 tháng 12 năm 2016 về

việc thành lập Hội đồng tuyển sinh đại học hình thức vừa làm vừa học năm

2016.

26. Quyết định số 278/QĐ-SKĐAHN ngày 03 tháng 4 năm 2017 về việc

phê duyệt đơn vị thực hiện hợp đồng cung cấp bóng đèn sân khấu, dây dẫn, thiết

bị bảo vệ cho sàn tập khoa Sân khấu, khoa Kịch hát Dân tộc Trường đại học Sân

khấu - Điện ảnh Hà Nội.

27. Quyết định số 354/QĐ-SKĐAHN ngày 28 tháng 4 năm 2017 về việc

thành lập Hội đồng duyệt đề cương luận án tiến sĩ cho NCS Nguyễn Thị Bích

Ngoan.

28. Quyết định số 441/QĐ-SKĐAHN ngày 23 tháng 5 năm 2017 về việc

cho phép cán bộ đi thăm thân tại Thụy Điển.

29. 620/QĐ-SKĐAHN ngày 16 tháng 6 năm 2017 về việc giao đề tài luận

văn và giảng viên hướng dẫn.

30. Quyết định số 1155/QĐ-SKĐAHN ngày 17 tháng 10 năm 2017 về

việc thành lập Đoàn biểu diễn tham gia dự thi Hội thi “Tài năng trẻ học sinh,

sinh viên văn hóa nghệ thuật trên toàn quốc”.

II. Danh mục Công văn và những văn bản có tên loại khác

1. Tờ trình số 20/TTr/SKĐAHN ngày 23 tháng 01 năm 2013 về việc đề

nghị tặng Cờ thi đua xuất sắc của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Công văn số 40/SKĐAHN-TCCB ngày 04 tháng 02 năm 2013 về việc

xin đón tiếp 03 chuyên gia Bỉ vào giảng dạy.

3. Công văn số 42/SKĐAHN ngày 05 tháng 02 năm 2013 về việc xác

minh văn bằng, chững chỉ.

4. Báo cáo số 45a/BC-SKĐAHN ngày 28 tháng 02 năm 2013 kết quả

đóng góp ý kiến về dự thảo sửa đổi Hiến pháp năm 1992.

5. Công văn số 48/SKĐAHN-TCCB ngày 01 tháng 3 năm 2013 về việc

cho phép cán bộ đi tham dự Liên hoan phim Quốc tế ASEAN tại Malaysia.

6. Công văn số 49/SKĐAHN ngày 04 tháng 3 năm 2013 về việc đảm bảo

lưới điện trong kỳ tuyến sinh Sau đại học năm 2013.

7. Thông báo số 50/TB-SKĐAHN ngày 04 tháng 3 năm 2013 về việc gửi

nhu cầu bổ sung thiết bị, cơ sở vật chất.

8. Công văn số 52/SKĐAHN-TCCB ngày 05 tháng 3 năm 2013 về việc

đăng ký đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài.

9. Thông báo số 55/TB-SKĐAHN ngày 06 tháng 3 năm 2013 về việc bàn

giao trang thiết bị dự án.

10. Công văn số 57/SKĐAHN ngày 12 tháng 3 năm 2013 về việc mượn

vũ khí huấn luyện cho sinh viên.

11. Thông báo số 61/TB-SKĐAHN ngày 13 tháng 3 năm 2013 về việc

đăng ký nhu cầu mua, thuê, thuê mua nhà ở xã hội của cán bộ, công chức.

12. Công văn số 62/SKĐAHN ngày 14 tháng 3 năm 2013 về việc xin ý

kiến chỉ đạo về tuyển sinh cao học năm 2013.

13. Báo cáo số 70/BC-SKĐAHN ngày 20 tháng 3 năm 2013 Kết quả đóng

góp ý kiến về dự thảo sửa đổi Luật Đất đai.

14. Công văn số 114/SKĐAHN ngày 23 tháng 4 năm 2013 về việc liên

kết đào tạo chuyên ngành Diễn viên Chèo.

15. Kế hoạch số 119/KH-SKĐAHN ngày 25 tháng 4 năm 2013 về trực

sẵn sàng chiến đấu bảo vệ ngày Lễ 30/4 – 01/5/2013 của Ban Chỉ huy quân sự

Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

16. Công văn số 141/SKĐAHN-TCCB ngày 20 tháng 5 năm 2013 về việc

cho phép đoàn giảng viên và sinh viên đi học về Dựng phim tại trường DIMA –

Hàn Quốc.

17. Công văn số 155/SKĐAHN ngày 06 tháng 6 năm 2013 về việc cấp lại

bằng tốt nghiệp.

18. Báo cáo số 171/BC-SKĐAHN ngày 14 tháng 6 năm 2013 Sơ kết công

tác TĐKT 6 tháng đầu năm 2013.

19. Công văn số 188/SKĐAHN ngày 22 tháng 7 năm 2013 về việc giới

thiệu thủ khoa tốt nghiệp năm 2013.

20. Kế hoạch số 224/KH-SKĐAHN ngày 05 tháng 9 năm 2013 về việc tổ

chức Lễ Khai giảng năm học 2013 – 2014.

21. Công văn số 258/SKĐAHN-TCCB ngày 17 tháng 10 năm 2013 về

việc xin được đón tiếp và làm visa cho chuyên gia Nga vào giảng dạy.

22. Công văn số 269/SKĐAHN-TCCB ngày 30 tháng 10 năm 2013 về

việc đăng ký cho cán bộ đi học lớp Bồi dưỡng kiến thức QLNN chương trình

chuyên viên cao cấp năm 2013.

23. Công văn số 276/SKĐAHN ngày 01 tháng 11 năm 2013 về việc đi

học tập thực tế các lớp Lý luận Chính trị - Hành chính khóa X, tại Quảng Ninh

từ ngày 07 – 12/11/2013.

24. Công văn số 280/SKĐAHN-TCCB ngày 07 tháng 11 năm 2013 về

việc xin đón tiếp đoàn Học viện Kịch nghệ Trung ương Trung Quốc sang giảng

dạy và trao đổi.

25. Công văn số 329/SKĐAHN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc xin

duyệt cấp phôi bằng Thạc sỹ đợt 2.

26. Thông báo số 27/TB-SKĐAHN ngày 28 tháng 02 năm 2014 về việc

chấn chỉnh nề nếp học tập học kỳ II, năm học 2013 – 2014.

27. Thông báo số 72/SKĐAHN-TCCB ngày 12 tháng 3 năm 2014 về việc

cử cán bộ, giảng viên tham gia chương trìnhđào tạo tại Nhật Bản.

28. Thông báo số 82/TB-SKĐAHN ngày 17 tháng 3 năm 2014 Tuyển

sinh đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp chính quy năm 2014.

29. Công văn số 103/SKĐAHN-TCCB ngày 02 tháng 4 năm 2014 về việc

xin đón tiếp chuyên gia CHLB Đức sang giảng dạy.

30. Kế hoạch số 140/KH-SKĐAHN ngày 28 tháng 4 năm 2014 Triển khai

thực hiện thông tin, tuyên truyền vềứng phó với biến đổi khí hậu và phòng

chống thiên tai trong trường học năm 2014.

31. Công văn số 162/SKĐAHN-TCCB ngày 19 tháng 5 năm 2014 về việc

đề nghị xét duyệt bổ sung danh sách giảng viên hưởng các chếđộ theo Nghịđịnh

61/2006/NĐ-CP.

32. Thông báo số 172/TB-SKĐAHN ngày 28 tháng 5 năm 2014 về việc

gửi danh sách cán bộ, giảng viên củađơn vị mình có vợ hoặc chồng, con và anh,

chị, em ruột thi tuyển vào trường năm 2014.

33. Công văn số 196/SKĐAHN-TCCB ngày 11 tháng 6 năm 2014 về việc

xin mua ngoại tệ cho đoànđi Trung Quốc.

34. Báo cáo số 205/BC-SKĐAHN ngày 16 tháng 6 năm 2014 Công tác

đào tạo 6 tháng đầu năm 2014.

35. Công văn số 221/SKĐAHN-TV ngày 30 tháng 6 năm 2014 về việc

xin rút dự toán tiền mặt.

36. Công văn số 278/SKĐAHN-TCCB ngày 09 tháng 9 năm 2014 về việc

cử cán bộ đi tham dự Hội nghị thường niên của CILECT tại Hoa Kỳ.

37. Thông báo số 282/TB-SKĐAHN ngày 11 tháng 9 năm 2014 về việc

bình xét các danh hiệu thi đua khen cao năm 2014.

38. Thông báo số 309/TB-SKĐAHN ngày 30 tháng 9 năm 2014 về việc

tham dự Hội thảo tập huấn về bình đẳng giới, lồng ghép giới và việc làm bền

vững.

39. Thông báo số 319/TB-SKĐAHN ngày 02 tháng 10 năm 2014 về tiêu

chuẩn và quy trình xét học bổng “Thắp sáng ước mơ học đường”.

40. Thông báo số 324/TB-SKĐAHN ngày 06 tháng 10 năm 2014 về việc

mở lớp bổ sung kiến thức cho thí sinh dự thi tuyển trình độ thạc sĩ năm 2015.

41. Thông báo số 364/TB-SKĐAHN ngày 29 tháng 10 năm 2014 về việc

đi học tuần sinh hoạt công dân.

42. Thông báo số 424/TB-SKĐAHN ngày 25 tháng 12 năm 2014 về việc

nghỉ Tết Dương lịch.

43. Công văn số 432/SKĐAHN-ĐT ngày 30 tháng 12 năm 2014 về việc

giới thiệu giáo trình môn học.

44. Công văn số 84/SKĐAHN-TCCB ngày 18 tháng 3 năm 2015 về việc

kết quả tổng hợp đánh giá, phân loại công chức, viên chức năm 2014.

45. Báo cáo số 130/BC-SKĐAHN ngày 16 tháng 4 năm 2015 Thi đua học

sinh, sinh viên làm theo lời Bác giai đoạn 2013 – 2015.

46. Công văn số 216/SKĐAHN-TCCB ngày 30 tháng 6 năm 2015 về việc

xin chủ trương bổ sung vị trí cán bộ quản lý cấp phòng khoa và tổ chức trực

thuộc.

47. Công văn số 227/SKĐAHN-TV ngày 07 tháng 7 năm 2015 về việc

thu nộp NSNN (Dự án: xây dựng, cải tạo và tăng cường năng lực thiết bị Trường

Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

48. Công văn số 265/SKĐAHN-TCCB ngày 14 tháng 8 năm 2015 về việc

cử Đoàn đại biểu đi dự Lễ Kỷ niệm 70 năm Ngày truyền thống ngành Văn hóa

và Đại hội Thi đua yêu nước Bộ VHTTDL

49. Công văn số 357/SKĐAHN-TCCB ngày 07 tháng 10 năm 2015 về

việc xin đón chuyên gia Mỹ vào làm việc và giảng dạy cho sinh viên của

Trường.

50. Công văn số 464/SKĐAHN ngày 14 tháng 12 năm 2015 về việc mời

phóng viên ghi hình và đưa tin Lễ Kỷ niệm 35 năm ngày Thành lập Trường Đại

học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

51. Báo cáo số 480/BC-SKĐAHN ngày 28 tháng 12 năm 2015 Hoạt động

hợp tác quốc tế về đào tạo của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội

năm 2015.

52. Tờ trình số 22/TTr-SKĐAHN ngày 18 tháng 01 năm 2016 về việc đề

nghị bổ nhiệm cán bộ.

53. Công văn số 108/SKĐAHN ngày 25 tháng 3 năm 2016 về việc đề

nghị giúp đỡ, hỗ trợ cho giảng viên và sinh viên đi thực tế sáng tác ảnh.

54. Công văn số 213/SKĐAHN ngày 07 tháng 6 năm 2016 về việc tổ

chức huấn luyện lực lượng tự vệ cụm số 04 năm 2016.

55. Công văn số 241/SKĐAHN-TCCB ngày 13 tháng 6 năm 2016 về việc

đề xuất danh sách xét tặng bằng khen của Bộ trưởng.

56. Công văn số 253/SKĐAHN-TCCB ngày 17 tháng 6 năm 2016 về việc

cử viên chức dự thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp giảng viên chính (hạng

II).

57. Kết luận số 302/KL-SKĐAHN ngày 06 tháng 7 năm 2016 của Hiệu

trưởng Nguyễn Đình Thi tại buổi làm việc giữa ban giám hiệu với lãnh đạo các

đơn vị trực thuộc

58. Công văn số 313/SKĐAHN-TCCB ngày 12 tháng 7 năm 2016 về việc

cử cán bộ tham gia lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên cao cấp khóa II năm 2016.

59. Công văn số 364/SKĐAHN-TCCB ngày 24 tháng 8 năm 2016 về việc

đồng ý để cán bộ tham gia tiểu ban phục vụ Liên hoan phim quốc tế Hà Nội lần

thứ IV, năm 2016.

60. Công văn số 426/CV-SKĐAHN ngày 16 tháng 9 năm 2016 về việc

giải trình tóm tắt dự án Trung tâm phát triển nghệ thuật Sân khấu truyền thống

của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

61. Tờ trình số 431/TTr-SKĐAHN ngày 19 tháng 9 năm 2016 về việc liên

kết đào tạo với Trường Trung cấp Văn hóa Nghệ thuật Thừa Thiên Huế.

62. Thông báo số 62/TB-SKĐAHN ngày 08 tháng 02 năm 2017 về việc

báo cáo các nội dung thực hiện Quy chế công khai tại Trường Đại học Sân khấu

- Điện ảnh Hà Nội năm học 2016 – 2017.

63. Công văn số 134/SKĐAHN ngày 15 tháng 3 năm 2017 về việc đăng

ký tham gia xét thưởng tác phẩm nghệ thuật thường niên của Hội NSSKVN.

64. Công văn số 153/SKĐAHN-TCCB ngày 30 tháng 3 năm 2017 về việc

cử người tham gia Hội đồng cấp Bộ xét tặng danh hiệu NGND, NGƯT lần thứ

14.

65. Báo cáo số 237/BC-SKĐAHN ngày 24 tháng 4 năm 2017 Tổng hợp

hồ sơ thiết kế cải tạo, sửa chữa khu phụ, chống thấm mái, sơn lại mặt ngoài nhà

học lý thuyết và thực hành A2.

66. Kế hoạch số 297/SKĐAHN ngày 11 tháng 5 năm 2017 Tổ chức đối

thoại giữa người học với lãnh đạo nhà trường năm 2017.

67. Công văn số 341/SKĐAHN ngày 08 tháng 6 năm 2017 về việc liên

kết đào tạo chuyên ngành Diễn viên cải lương và Đạo diễn sự kiện lễ hội.

68. Công văn số 498/SKĐAHN-TCCB ngày 31 tháng 7 năm 2017 về việc

cử cán bộ đi tham dự Chương trình mùa hè SCOT tại Toga, Nhật Bản.

69. Kế hoạch số 532/KH-SKĐAHN ngày 21 tháng 8 năm 2017 về việc

thực hiện kiểm tra nề nếp giảng đường năm học 2017 – 2018.

70. Công văn số 826/SKĐAHN ngày 18 tháng 12 năm 2017 về việc góp ý

dự án Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật GDĐH.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý

nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

2. Bộ Nội vụ (2014), Văn bản số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm

2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số

09/2010/NĐ-CP.

3. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản hành chính.

4. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm

2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, sử lý tài liệu

điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài

liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

5. Bộ Thông tin và Truyền thông (2017), Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT

ngày 19 tháng 12 năm 2017 Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử

trong cơ quan nhà nước.

6. Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương (chủ biên), Lê Văn In, Nguyễn

Mạnh Cường (2013). Văn bản Quản lí nhà nước - Những vấn đề về lý luận và

kỹ thuật soạn thảo, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

7. Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản

quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành

phố Hồ Chí Minh.

8. Nguyễn Thị Hà (2012), Nghiên cứu chức năng ngôn ngữ văn bản quản

lý nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

9. Nguyễn Văn Hậu chủ biên (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính,

NXB Lao động – Xã hội.

10. Học viện Hành chính Quốc gia (1997), Văn bản quản lý nhà nước và

công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục, Hà Nội.

11. Học viện Hành chính Quốc gia (2004), Giáo trình Tiếng Việt thực

hành, NXB Giáo dục, Hà Nội.

12. Học viện Hành chính Quốc gia (2008), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng

và ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

13. Lê Văn In, Phạm Hưng (1996), Phương pháp soạn thảo văn bản hành

chính, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

14. Phan Thanh Liêm (2007), Hoàn thiện công tác soạn thảo và quản lý

văn bản hành chính trong các trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào

tạo,Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia.

15. Hoàng Thị Tuyết Mai (2014), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản

hành chính của Trường Đại học Tân Trào, tỉnh Tuyên Quang,Luận văn Thạc sĩ,

Học viện Hành chính Quốc gia.

16. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về công tác văn thư.

17. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính

phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

18. Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính

phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản

quy phạm pháp luật.

19. Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính

phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản

quy phạm pháp luật.

20. Phạm Nguyên Ngọc (2017), Chất lượng văn bản hành chính của các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sĩ, Học viện

Hành chính Quốc gia.

21. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn

thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

22. Vương Đình Quyền (2015), Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và

quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

23. Nguyễn Thế Quyền (2009), Xử lý văn bản quản lý hành chính nhà

nước khiếm khuyết, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

24. Quyết định số 372/CP ngày 17 tháng 12 năm 1980 của Hội đồng

Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

25. Quyết định số 3951/QĐ-BVHTTDL ngày 01 tháng 10 năm 2018 của

Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.

26. Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ

tưởng Chính phủ ban hành Điều lệ trường đại học.

27. Quốc hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22

tháng 6 năm 2015.

28. Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2004), Giáo trình Kỹ thuật xây

dựng và ban hành văn bản, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.

29. Lưu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành

chính nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.

30. Lưu Kiếm Thanh (2003), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm

pháp luật, NXB Thống kê, Hà Nội.

31. Lưu Kiếm Thanh (2006), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB

Thống kê, Hà Nội.

32. Lưu Kiếm Thanh chủ biên (2010), Những vấn đề về ngôn ngữ hành

chính, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.

33. Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà

nước, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

34. Nguyễn Văn Thâm (2009), Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác

văn phòng trong cơ quan Đảng và Nhà nước”, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

35. Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà

nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính, NXB Chính trị - Hành chính.

36. Nguyễn Thị Thảo (2014), Chất lượng ban hành văn bản hành chính

tại các trường tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ,

Học viện Hành chính Quốc gia.

37. Văn Tất Thu (2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà

nước, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

38. Bùi Loan Thùy (2014), Tăng cường khả năng đáp ứng thông tin phục

vụ lãnh đạo, quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức,Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam (Số 2), tr17.

39. Ngô Sỹ Trung (2016), Văn bảnquản lý nhà nước,NXB Lao động - Xã

hội là cuốn sách chuyên khảo để nâng cao kỹ năng soạn thảo. Trong đó, nêu

được các khái niệm, thể thức, quy trình, nguyên tắc soạn thảo văn bản quản lý

nhà nước.

40. Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Một số hướng nghiên cứu về kỹ thuật

xây dựng và ban hành văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước. Tạp chí

Quản lý nhà nước, tháng 8/2008.

41. Nguyễn Thị Thu Vân chủ biên (2013), 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ

hành chính văn phòng, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.

42. Nguyễn Thị Thu Vân (2017), Cách mạng công nghiệp 4.0 và sự

chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước.

Tạp chí Khoa học Nội vụ, tháng 12/2017.

43. Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản

lý nhà nước, NXB Khoa học xã hội.

44.Nguyễn Như Ý (1999), Đại từ điển tiếng Việt, NXB Giáo dục, Hà Nội.